PRIVACY BIJ LIMOTEC bvba

Transcriptie

1 PRIVACY BIJ LIMOTEC bvba Limotec bvba is verantwoordelijk voor de gegevens die wij verzamelen en verwerken voor onze eigen doeleinden. Wij zijn begaan met het handhaven van de veiligheid en privacy van de persoonlijke gegevens die wij verwerken, hetzij via onze website of via onze interacties met klanten, prospecten of industriële partners. Of we nu onze klanten ondersteunen of onze eigen gegevens beheren, privacy en veiligheid vormen de kern van onze activiteiten. Hoewel we passende maatregelen nemen in onze eigen praktijken, vormen veiligheid en privacy de kern van onze bedrijfsactiviteiten, dus is het noodzakelijk dat we opereren in overeenstemming met en waar mogelijk boven de vereisten van de industrie en wettelijke vereisten. SLEUTELCONTACTEN Als u contact met ons wilt opnemen om meer te weten te komen over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, uw rechten uitoefenen, een klacht bij ons indienen of gewoon een aantal van onze praktijken bespreken, neem dan contact met ons op via de volgende gegevens: Post: Data Protection, Limotec BVBA Bosstraat 21, B-8570 Vichte Belgium. Telefoon: +32 (0) BEWARING VAN GEGEVENS Limotec bvba verwerkt persoonsgegevens alleen zolang als nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of wanneer wij een legitieme zakelijke reden hebben om ze te bewaren. We bekijken persoonlijke gegevens van geval tot geval en documenteren de bewaartermijn voor elk van deze gegevens. Voor meer informatie over hoe lang Persoonsgegevens mogelijk worden bewaard voordat ze uit onze systemen en databases worden verwijderd, kunt u contact met ons opnemen over de bovenstaande gegevens. GEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN EN WAAROM Brand-, gas- & CO-detectiesystemen Hoewel onze kerndiensten niet draaien om het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens, verwerken wij vaak persoonlijke gegevens als onderdeel van de levering van onze brand-, gas- & COdetectiesystemen aan klanten. Dit kan variëren van gegevens van onze klanten of van gegevens van klanten van onze klanten. Wij verzamelen geen persoonlijke gegevens als een vanzelfsprekendheid in deze interacties, behalve voor precontractueel materiaal en communicatie met betrekking tot individuele werkstukken. Deze werkzaamheden werk en de daaropvolgende verwerking van gegevens wordt allemaal uitgevoerd in het kader van een contract of met het oog op het aangaan van een contract, waaraan Limotec bvba en onze klanten onderworpen zijn. Gegevens: adres, naam, adres, telefoonnummer, BTW nummer. Aanvragen via website Op onze website hebben we een Interventieaanvraag pagina, die de mogelijkheid biedt om assistentie aan te vragen. Het Interventieaanvraag formulier bevat basis contactgegevens en vrije tekstvelden, zodat u details van uw aanvraag kunt verstrekken. Deze gegevens worden verwerkt in het kader van onze legitieme belangen en worden alleen gebruikt om uw aanvraag te vereenvoudigen.

2 Gegevens: naam, telefoonnummer, plaats, contractnummer. Personeelsadministratie Wij verwerken persoonlijke gegevens om arbeidsovereenkomsten te vereenvoudigen en om onze werknemers een arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden die verband houd met het werken bij Limotec bvba. Medewerkers krijgen interne privacy informatie over de manier waarop hun gegevens worden verwerkt, maar als u eerder in Limotec bvba heeft gewerkt, kunt u een verzoek indienen via de contactgegevens in de bovenvermelde rubriek Sleutelcontacten. Gegevens: verstrekt via intern privacy beleid aan medewerkers. Potentiële klanten Wij verwerken basis zakelijke contactgegevens van potentiële klanten en opportuniteiten, die in eerste instantie verzameld kunnen worden via verkoopvergaderingen, visitekaartjes, mondelinge informatie, evenementen die wij organiseren, toespreken of bijwonen. Dit omvat de zakelijke contactgegevens van de potentiële klant, waaronder zijn persoonlijke informatie en details over elke opportuniteit. Deze verwerking is in het legitieme belang van Limotec bvba of het voldoen aan onze vereisten bij het aangaan van een contract met een klant of bij de uitvoering van een contract. Gegevens: naam, adressen, adres, telefoongegevens, handtekeningen, zakelijke contactgegevens, gesprekken. Financieel beheer, boekhouding en administratie Ons financieel management en onze boekhouddiensten verwerken de basisgegevens van onze klanten om aan onze boekhoudkundige verplichtingen te voldoen. Dit varieert van facturen, rekeninggegevens, goedkeuringen van urenstaten, werkstaten, voorwaarden en bankgegevens. We gebruiken een Cloud-gebaseerde oplossing om deze gegevens te verwerken en gebruiken een aparte Cloud-gebaseerde oplossing voor documentopslag. Deze verwerking is in de eerste plaats bedoeld om ons in staat te stellen onze kant van het contract met onze klant uit te voeren en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen voor financiële rapportering. Gegevens: naam, adressen, adres, telefoongegevens, bankgegevens van klanten en leveranciers, handtekeningen, zakelijke contactgegevens. GEBRUIK VAN DERDEN Wij maken gebruik van externe systeemleveranciers om onze diensten effectief te kunnen leveren en onze informatie (inclusief persoonlijke gegevens) veilig op te slaan, waardoor wij ons kunnen richten op het leveren van onze toonaangevende beveiligings- en privacy oplossingen aan onze klanten. Onze providers bestaan uit: Onze eigen infrastructuur We hebben gebruik gemaakt van wereldleiders op het gebied van Cloud-gebaseerde infrastructuurdiensten, wat betekent dat de provider zorgt voor alle fysieke apparatuur en het beheer ervan en Limotec de rest doet. Dit betekent dat er een hoog niveau van fysieke beveiliging op onze systemen is en Limotec zorgt voor aanvullende niveaus daarboven. Wij bouwen onze systemen en diensten in deze omgevingen, waardoor u ook de locatie kunt kiezen waar de gegevens worden bewaard (inclusief persoonlijke gegevens). Limotec kiest altijd voor de EU, wat betekent dat als we een dienst leveren vanuit deze systemen, de gegevens zich in de EU bevinden.

3 , kantoorapplicaties en documentopslag Voor deze diensten maken wij gebruik van een extern gehoste provider, die wereldberoemde experts zijn in het leveren van deze diensten. De gegevens worden allemaal verwerkt in Europa en wij zijn verantwoordelijk voor de veilige configuratie ervan. Deze systemen zijn van cruciaal belang voor ons bedrijf en als u met ons in contact komt, zullen uw gegevens ongetwijfeld binnen deze systemen worden bewaard, tenzij ze worden verwijderd omdat we ze niet langer nodig hebben. Sales Management Solution Wij gebruiken een intern gehost systeem om alle verkoop gerelateerde informatie, zoals prospect informatie, vast te leggen. Financial Accounting Software Wij gebruiken een in de sector erkende financiële softwareoplossing, die intern gehost wordt in België. Dit systeem bevat de zakelijke contactgegevens van onze klanten en het bijhorende facturatie en financieel materiaal. Human Resources (HR) Samen met onze klanten zijn onze medewerkers de levensader van Limotec. Daarom kozen we voor een in de sector erkend HR-systeem dat ons in staat zou stellen om onze medewerkers effectief te beheren en te ondersteunen. Het wordt gehost in België en bewaart enkel de gegevens van de medewerkers van Limotec (vroeger en nu). BEVEILIGING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS Bij Limotec bvba nemen we de beveiliging van persoonlijke gegevens uiterst ernstig. We hebben een mix van cyber security controles, encryptie en een Information Security Management System (ISMS) geïmplementeerd. Wij beoordelen de beveiliging op vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid om ervoor te zorgen dat de gegevens beschermd, accuraat en beschikbaar blijven voor de beoogde doeleinden. Een aantal van de kerncontroles die we als onderdeel van deze certificeringen hebben geïmplementeerd, zijn dat ook: Multi-Factor Authenticatie (MFA) op alle internetsystemen. Encryptie van gegevens in rust en in doorvoer. Technische beoordeling van onze systemen op kwetsbaarheden en configuratiezwakheden. Gecontroleerde toegang tot alleen goedgekeurde personen. Screening van alle medewerkers. Opleiding in gegevensverwerking voor alle medewerkers. Beleid en procedures voor de veilige werking en configuratie van systemen. INTERNATIONALE GEGEVENSOVERDRACHTEN Onze systemen en diensten bevinden zich voornamelijk in België en andere landen van de Europese Unie. Uw persoonsgegevens worden verwerkt buiten Europa en in landen die geacht worden niet over voldoende waarborgen te beschikken. Dit komt omdat sommige van de locaties waar sommige van de toonaangevende systemen die we gebruiken in de EU worden gehost, maar gegevens buiten de EU verwerken in landen zoals, maar niet beperkt tot de Verenigde Staten van Amerika. Het komt ook zelden voor dat onze medewerkers buiten Europa werken en toegang hebben tot systemen van buiten de EER. Limotec heeft passende maatregelen genomen om te allen tijde een adequaat niveau van bescherming van uw Persoonsgegevens te waarborgen, wanneer deze worden verwerkt naar landen buiten Europa

4 en landen waarvan wordt aangenomen dat ze onvoldoende waarborgen bieden. Als u vragen heeft of kopieën wilt ontvangen van beveiligingen voor een specifieke set van verwerkingen, neem dan contact met ons op met het specifieke verzoek. Uw rechten met betrekking tot uw gegevens Onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens heeft u een aantal Rechten die erop gericht zijn om u de controle te geven over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen: Post: Data Protection, Limotec BVBA Bosstraat 21, B-8570 Vichte Belgium. Telefoon: +32 (0) We kunnen u om identificatie vragen voordat we gegevens bekendmaken, omdat we ervoor moeten zorgen dat we alleen informatie verstrekken aan de persoon die er recht op heeft. U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens: Recht op informatie: u hebt recht op informatie over de manier waarop uw persoonlijke gegevens worden verwerkt. Recht op toegang: u hebt recht op toegang tot de persoonlijke informatie die wij over u hebben. Recht op correctie: dit heeft betrekking op het recht op correctie van eventuele onjuiste persoonlijke gegevens die wij over u hebben. Recht op wissen: het recht om te vragen dat wij uw gegevens verwijderen, of de verwerking ervan stopzetten of verzamelen, in sommige omstandigheden. Het recht om bezwaar te maken: u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, zoals het verzoek aan ons om u geen marketing communicatie meer te sturen. Recht op gegevens overdraagbaarheid: uw kunt uw persoonlijke gegevens opvragen voor verzending naar een andere dienstverlener. Recht om een klacht in te dienen: u kunt een klacht indienen bij de Toezichthouder voor Gegevensbescherming, die voor ons de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit is, met behulp van de onderstaande gegevens: Postal Address Data Protection Authority, Rue de la Presse 35, 1000 Brussels +32 (0) (0) contact(at)apd-gba.be Uiteindelijk willen we dat u de controle heeft over uw persoonlijke gegevens, dus voel je vrij om contact op te nemen en vragen te stellen. WIJZIGINGEN IN UW PRIVACY BIJ ONS Natuurlijk veranderen er van tijd tot tijd dingen en bij Limotec bvba streven wij er altijd naar om onze bedrijfsvoering en dienstverlening aan onze klanten voortdurend te verbeteren. Sommige wijzigingen kunnen leiden tot wijzigingen in onze privacy informatie en deze pagina, om ervoor te zorgen dat we te allen tijde transparant zijn over hoe we uw gegevens verwerken. Wanneer er belangrijke wijzigingen

5 worden aangebracht in de manier waarop wij uw privacy beschermen, zullen wij dit duidelijk maken op onze website of via andere communicatiemiddelen, zoals , zodat u de wijzigingen kunt inzien en een geïnformeerde beslissing kunt nemen over de vraag of u uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens wilt uitoefenen.