Bijlage 1 Modellen subsidieprofiel en risicoanalyse Deel I: subsidieprofiel Deel II: risicoanalyse regeling

Transcriptie

1 Bijlage 1 Modellen subsidieprofiel en risicoanalyse Deel I: subsidieprofiel Deel II: risicoanalyse regeling DEEL I - SUBSIDIEPROFIEL Onderstaand format subsidieprofiel is de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker. Subsidiezaken wordt betrokken bij de invulling ervan. Het doel van het profiel is verantwoording geven over de keuze voor het subsidiemiddel. Dit dossier dient toegevoegd te worden aan het GS-stuk voor de subsidieregeling. Het subsidieprofiel dient altijd volledig ingevuld te worden. Volledig wil zeggen met motivering en een antwoord dat genoegzaam aangeeft waarom een bepaalde keuze is gemaakt. Een antwoord bestaande uit ja/nee is onvoldoende. A. Beleidsaspecten Probleemanalyse welk probleem (beleidsvraagstuk) willen we gaan oplossen? Gemeenten kunnen vaak weinig formatieruimte vrijmaken voor taalbeleid Fries welke oorzaken liggen aan dit probleem ten grondslag? Divers, taalbeleid is vaak niet de hoofdtaak van betreffende beleidsmedewerker wat gevolgen heeft voor prioriteitstelling wat is het verband tussen oorzaak en probleem? Door middelen ter beschikking te stellen worden gemeenten uitgedaagd meer te doen dan oorspronkelijk gepland en positieve ervaringen op te doen met het Fries waarom moet de provincie dit probleem (mede) oplossen? De provincie heeft een sturende rol bij het Fries, ook wel de rol van Taalschipper genoemd. Hoewel taalbeleid verantwoordelijkheid is van de gemeenten/bestuursorganen zelf, heeft de provincie er belang bij dat de overheden een voorbeeldfunctie op zich nemen met het Fries. Het Fries moet breed gedragen worden en daarbij zijn gemeenten onmisbaar. wat gaat er mis als we niets doen? Wat we moeten voorkomen is dat de uitvoering van de Wet gebruik Friese taal (Wgft) achterblijft doordat de Friese overheden/bestuursorganen niet aan hun verplichtingen voldoen. Dat zou de sturende, stimulerende en aanjagende rol van de provincie schaden. Overigens, zonder de voorbeeldfunctie van de overheid, zal de Friese taal moeite hebben het huidige gebruiksniveau te handhaven Operationele beleidsdoelen wat is de door Provinciale Staten vastgestelde beleidsbasis voor ons handelen; De beleidsbasis ligt in de algemene zorgplicht die de provincie heeft voor de Friese taal. Zowel de Wgft, als het coalitieakkoord, als het uitvoeringsprogramma Mei Hert Holle en Hannen benoemen het bevorderen van het Fries bij de overheden. Dat wordt concreet in het uitvoeringsprogramma, waar wordt gestreefd naar een taalverordening en taalbeleidsplan bij alle gemeenten in formuleer de outcome: welk maatschappelijke effect wordt beoogd, en bij welke doelgroep(en) (specifiek en meetbaar); Een actueel taalbeleid (specifiek resultaat) bevordert (zichtbaar) de Friese profilering van gemeenten/bestuursorganen (doelgroep) en is daarmee uitnodigend naar bijv. burgers de Friese taal te gebruiken. formuleer de output: welke beleidsprestatie wordt beoogd, en bij welke doelgroep(en)? (specifiek en meetbaar);

2 Alle betrokken gemeenten en bestuursorganen hebben in 2020 een taalbeleidsplan, met de wetenschap dat de provincie dit slechts kan stimuleren, maar dat gemeenten zelf verantwoordelijk zijn en blijven voor de realisatie ervan wanneer is de output, beleidsprestatie, niet bereikt? Als gemeenten - ondanks de stimulerende maatregelen uit deze regeling - ervoor kiezen niet aan de wettelijke verplichtingen te voldoen Beleidsinstrumenten en -effecten geef aan of naast subsidieverstrekking nog andere beleidsinstrumenten worden ingezet; Er zijn geen andere instrumenten die dit specifieke doel beogen motiveer voor subsidieverstrekking en elk van de andere instrumenten waarom zij bijdragen aan het wegnemen of verminderen van de oorzaak, zoals genoemd in de probleemanalyse, met inbegrip van de samenhang en wisselwerking tussen deze instrumenten; Niet van toepassing is het subsidie-instrument voor dit beleidsvraagstuk al eerder ingezet en zo ja, had dit het gewenste effect (zie operationele beleidsdoelen)? Nee, wel heeft een incidentele subsidie aan één gemeente een positief resultaat (verordening + beleidsplan) opgeleverd zijn er (on)gewenste neveneffecten aan subsidieverstrekking? Nee vormt subsidieverstrekking geen verkapte opdrachtverlening? Nee, de Wgft verplicht gemeenten tot het maken van beleid, de regeling stimuleert de uitvoering slechts wat zijn de effectindicatoren? welke gegevens zijn noodzakelijk voor de effectmeting? hoe worden deze gegevens verzameld? Over effecten: het belangrijkste effect is het (nieuw) opstellen van een taalverordening en/of taalbeleidsplan door gemeenten/bestuursorganen en uitvoering van activiteiten uit het taalbeleidsplan. Het betreft een beperkt aantal bestuursorganen waarmee direct contact is, met name via het programma Gemeenten&Frysk van de Afûk, dat effecten inzichtelijk maakt. B. Juridische en financiële aspecten Concrete invulling van de subsidieregeling wanneer moeten er subsidieaanvragen ingediend kunnen worden? Aanvragen kunnen in de periode het gehele jaar door in behandeling genomen worden wie komt er in aanmerking voor subsidie? Gemeenten (met uitzondering van de Waddeneilanden en Weststellingwerf) en andere bestuursorganen in Fryslân die niet tot de centrale overheid behoren. aan welke criteria moet worden voldaan om voor subsidie in aanmerking te komen? susbidie wordt verleend voor 1) opstellen, dan wel actualiseren van taalverordening of taalbeleidsplan Fries uitvoeren van activiteiten uit het taalbeleidsplan die zijn gericht op toename van het 2) gebruik van het Fries en/of betere zichtbaarheid van het Fries en/of betrekken van jongeren bij het gebruik van het Fries, op basis van een taalbeleidsplan of een Bestuurlijke Overeenkomst Fries Taalbeleid. wat zijn de subsidiabele en niet-subsidiabele kosten?

3 is er een vaste subsidie voor een vaste concrete prestatie(eenheid)? 1 nee wat is de hoogte van de subsidie? Maximaal ,- per aanvrager welke verdeelsystematiek wordt gehanteerd (volgorde van binnenkomst, tender, evenredigheid, loting of een combinatie hiervan)? Volgorde van binnenkomst voor welke tijdsduur wordt subsidie verstrekt? 1)opstellen/actualiseren verordening of beleidsplan afronden voor 31 december ) uitvoeren activiteiten ter uitvoering van het beleidsplan tot uiterlijk 1 juli 2021 welke verplichtingen worden opgelegd (doelgebonden/niet-doelgebonden)? de activiteiten dienen binnen 6 maanden na subsidieverstrekking uitgevoerd te zijn, maar uiterlijk voor de hierboven genoemde data. Staatssteun kan er sprake zijn van ongeoorloofde staatssteun; zo ja, hoe kan deze worden voorkomen? Nee, het betreft een stimuleringsregeling tussen overheden is er een Europese vrijstellingsverordening van toepassing, zo ja, kunnen arrangement 1 en 2 nog toegepast worden (d.w.z. geen financiële verantwoording)? kan de subsidie verstrekt worden met gebruikmaking van de de-minimis-verordening? Financieel hoeveel budget is beschikbaar en voor welke periode? , , ,- hoeveel subsidie is beschikbaar per ontvanger (min. max.); maximaal ,- wat wordt de hoogte van het subsidieplafond en wat wordt het tijdvak? Zie hierboven zijn er meerdere subsidieplafonds nodig? Subsidieplafond per jaar wordt vastgesteld, tegelijkertijd met het vaststellen van de regeling hoe vindt de bevoorschotting plaats (tempo, percentages)? De subsidies worden 100% bevoorschot, of ineens uitbetaald (in het geval van directe vaststelling) bij een lening: hoogte, looptijd, aflossing, zekerheidstelling, rente? bij een garantie: hoogte, looptijd, provisie? wat is de verhouding tussen de provinciale bijdrage en de eigen bijdrage? Aanvragende bestuursorganen bepalen zelf de begroting voor Fries taalbeleid. De regeling steunt - ongeacht de hoogte van die begroting tot maximaal per aanvrager Uitvoering hoeveel tijd is nodig per te honoreren aanvraag (inclusief bevoorschotting)? 30 uur per verstrekking (verlening, vaststelling, beheer) 1 Voorbeelden: 1.000,- per te plaatsen zonnepaneel, aan te leggen volkstuin, te organiseren evenement, etc.

4 hoeveel tijd is nodig per te weigeren aanvraag? 3,5 uur hoeveel tijd is nodig voor een aanvraag tot vaststelling? Zie boven: 30 uur per verstrekking (verlening, vaststelling, beheer) hoeveel aanvragen kunnen worden gehonoreerd? hoeveel aanvragen kunnen worden verwacht? 12 (1 november 2017 t/m 31 december 2020) wat voor soort medewerkers zijn nodig voor de verlening en vaststelling? Subsidiemedewerker, beleidsmedewerker, jurist hoeveel medewerkers zijn nodig voor de verlening en vaststelling? 4 wanneer is de capaciteit nodig voor verlening, aanvullende bevoorschotting en vaststelling Vanaf publicatie van de regeling in juni 2018 tot en met Doelmatigheid is het in verband met doelmatigheid wenselijk dat subsidies tot worden vastgesteld op basis van een verklaring inzake werkelijke kosten en uitgaven? nee is er sprake van een aanvaardbaar risico indien subsidies worden verstrekt met gebruikmaking van een lager arrangement dan het standaardarrangement zoals dit voortvloeit uit het subsidiebedrag (met de mogelijkheid van prestatieverantwoording of directe vaststelling)? is er met soortgelijke subsidieverstrekking ervaring met misbruik en oneigenlijk gebruik? nee is het mogelijk om vooraf risico s aan te geven? Zo ja: welke? Cofinanciering vindt de subsidieverstrekking plaats in combinatie met subsidieverstrekking door een ander bestuursorgaan? Zo, ja, moet hiervoor worden afgeweken van de ASV? (afgezien van het aanvragende bestuursorgaan zelf) moet er in verband met cofinanciering sprake zijn van een verstrekking onder opschortende of ontbindende voorwaarde? DEEL II RISICOANALYSE Het onderstaande format met bijlage dient te worden ingevuld en opgeslagen in het dossier van de subsidieregeling, het GS-stuk. Dit doet de jurist van Subsidiezaken in samenwerking met de betrokken beleidsmedewerker. De jurist van Subsidiezaken is eindverantwoordelijk. Deze zal het risicoprofiel uitrekenen en het in een totaaloverzicht registreren op basis waarvan het risico hoog/midden/laag zal worden bepaald. Dat dient weer als basis voor de aanvullende controlemaatregelen. De weging van de diverse antwoorden wordt tussen haakjes aangegeven. A. Budget en verantwoordingsmechanisme 1. Worden er aanvragen verwacht in: Arrangement 1a? Arrangement 1b? Ja (5) Ja (4)

5 Arrangement 2? Arrangement 3? Toelichting: subsidieverstrekking kan in de vorm van verschillende bedragen. Zo kan een regeling een bereik hebben van ,- tot ,-. In dat geval zijn verschillende arrangementen van toepassing binnen dezelfde regeling. Arrangement 1a is het meest risicovol: de verantwoordingseisen zijn het laagst bij dit soort verstrekkingen. Anderzijds is het financiële risico het laagst bij arrangement 1. Ja (3) Ja (2) Het hoogste cijfer telt. Het kan namelijk zijn dat een subsidieregeling de toepassing van meerdere arrangementen inhoudt. Punten: 5 B. Aanvragers 2. De groep aanvragers omvat: Iedereen (alle natuurlijke- en rechtspersonen)? Uitsluitend natuurlijke personen? Uitsluitend rechtspersonen? Uitsluitend privaatrechtelijke rechtspersonen? Uitsluitend publiekrechtelijke rechtspersonen? Een andere combinatie van bovenstaande personen? Toelichting: in het subsidieprofiel en bij het opstellen van de regeling wordt nagedacht over de doelgroep die uiteindelijk de beleidsprestatie zal moeten verrichten. Indien de uitvoering wordt over gelaten aan publiekrechtelijke partners is dit het minst risicovol. Laten we de prestatie over aan natuurlijke personen dan liggen risico s op de loer (denk bijvoorbeeld aan ondeskundigheid bij het uitvoeren van projectactiviteiten, het niet in staat zijn om een adequate projectadministratie bij te houden of het onverwijld afbreken van een lopend project wanneer men geconfronteerd wordt met tegenslagen). Privaatrechtelijke rechtspersonen zullen ten aanzien van natuurlijke personen over het algemeen meer berekenend en deskundiger zijn dan natuurlijke personen, maar bij deze rechtspersonen is de kans groter dat subsidiegelden op boekhoudkundige wijze weggesluisd worden en/of niet volledig besteed worden aan een project. Met bovengenoemde omstandigheden is bij de weging rekening gehouden. Ja (4) Ja (5) Ja (2) Ja (3) Ja (0) Ja (2) C. Beoordeling en subsidiabele kosten 3. Bevatten de toetsingscriteria onduidelijke, voor meerdere interpretatie vatbare, begripsbepalingen en/of termen die niet nader zijn gedefinieerd in de (toelichting op de) regeling? Ja (5) / Nee (0) Toelichting: kent de regeling een kader, oftewel: kun je uit de toetsingscriteria voldoende concreet afleiden welke activiteiten wel en niet onder de regeling vallen? Kun je dit ook voldoende duidelijk opschrijven in de beschikking. Is het ook mogelijk aanvragen te weigeren die niet aan het beeld dat we bij het opstellen van de regelingen voor ogen hadden voldoen?

6 4. Wordt er in de regeling een duidelijk onderscheid gemaakt tussen subsidiabele en niet-subsidiabele kostenposten van een project? Toelichting: indien de regeling geen duidelijk onderscheid maakt zoals hierboven is beschreven, is het risico groter dat er subsidie wordt verleend voor kosten die weinig tot geen verband houden met (de realisatie van) het project zelf. 5. Welk percentage van de projectkosten wordt gesubsidieerd binnen de regeling? Toelichting: hoe hoger het percentage van de te subsidiëren projectkosten is, des te groter het risico dat de aanvrager minder berekenend en/of verantwoord omgaat met de subsidiegelden of met de realisatie van haar project daar zij (bijna) geen financiële risico s draagt. 6. Worden de subsidiabele kosten per kostensoort omschreven in (de toelichting op) de regeling en zodoende afgebakend? Toelichting: indien het bovenstaande het geval is, kunnen de juiste correcties doorgevoerd worden op de begrote kosten van het project bij het verlenen van de subsidie en neemt het risico af dat er nietsubsidiabele kosten gesubsidieerd worden. 7. Is het regime van uitstel van de realisatietermijn in de regeling beperkt tot (nader omschreven) overmacht situaties? Ja (0) / Nee (3) De projectkosten worden voor 100% gesubsidieerd (3) De projectkosten worden tussen de 50% en 80% gesubsidieerd (1) De projectkosten worden voor minder dan 50% gesubsidieerd (0) Afhankelijk van de kostensoort van de projectkosten gelden verschillende percentages van subsidiering (2) Punten: 1 Ja (0) / Nee (3) Punten: 3 Ja (0) / Nee (3) Toelichting: indien er slechts in overmacht situaties uitstel kan worden verleend en de aanvrager hier kennis van neemt, zal dit leiden tot meer verantwoordelijkheid bij de aanvrager voor wat betreft het zorgdragen van de voortvarendheid m.b.t. de realisatie van haar project. Hierdoor neemt het risico af dat het project uiteindelijk niet wordt gerealiseerd. D. Toetsing prestaties 8. Verplicht de regeling tot het formuleren van een prestatie die achteraf voldoende toetsbaar/meetbaar is? Toelichting: uit de regeling en/of daaruit volgende beschikkingen moet voldoende duidelijke blijken welke prestatie verricht moet worden. Alleen in zo n geval is het mogelijk te sturen op prestaties. SMART formuleren betekent dat je bijvoorbeeld opneemt dat een stichting ervoor zorgt dat 15 werkzoekenden passende arbeid aangeboden krijgen (niet: subsidie voor het helpen van werkzoekenden). Ja (0) / Nee (5) / Gedeeltelijk (3)

7 9. Wat is de aard van de prestatieafspraak in de regeling? Toelichting: dit is het vervolg op de vorige vraag. Hier wordt een onderscheid gemaakt tussen soorten activiteiten die beschikt gaan worden. Een concreet toetsbare prestatieafspraak (1) Bijvoorbeeld: aankoop en plaatsing van een zonnepaneel. Meerdere producten (2) Bijvoorbeeld: geven van cursussen over duurzaamheid waarbij onduidelijk is hoeveel cursussen vervolgens gegeven worden. Een open activiteit (3) Bijvoorbeeld: een activiteit die de duurzaamheid van Friese dorpskernen verbetert. Punten: 1 E. Politieke dimensie 10. Hoe groot is het afbreukrisico (politieke risico), gelet op de aard van de te subsidiëren activiteiten, indien zich onverhoopt problemen voordoen met de uitvoering? Toelichting: risicovol is subsidieverstrekking waarbij de aanvragers te dicht op de politiek zitten. Bepaalde regelingen kennen bovendien een politiek gevoelige lading. Indien verwacht wordt dat hier sprake van gaat zijn voor veel van de dossiers is het risico groter dan wanneer het een open regeling betreft waarbij daadwerkelijk transparant aangevraagd kan worden. Groot (3) Gemiddeld (2) Klein (1) Punten: 1 Beoordeling van het risico van de regeling Totaal aantal punten tot en met 15: laag risico. Totaal aantal punten 16 tot en met 25: gemiddeld risico. Totaal aantal punten 26 tot en met 35: hoog risico. Uitkomst risicowaardering conceptregeling Totaal aantal punten: 11 Risico (laag, gemiddeld, hoog): laag Eventuele opmerkingen: LET OP: Indien een specifiek risico dermate groot is, kan dit aanleiding zijn de totale risicowaardering één of twee niveau s hoger te waarderen. Indien hiervan sprake is dient dit verklaard te worden. Geeft één van de bovengenoemde vragen aanleiding tot opschaling van het risico? nee

8 BIJLAGE 2 Mogelijke beheersmaatregelen Risico Ingediende begroting Te subsidiëren activiteit, uitvoerbaarheid, haalbaarheid van de prestatie door organisatie Steekproefplan Sanctiebeleid Doelgroep Meetbaar maken verrichte prestatie achteraf Maatregelen Standaardformat voor de begroting hanteren. Vergelijken begroting met soortgelijke (op kostensoortniveau). Schriftelijke/mondelinge toelichting begroting vragen. Een beperkt deel van de activiteit subsidiëren. Normbedragen vaststellen. Benchmarken/ervaringsdatabase. Prijs vaststellen voor het geheel van de prestatie, of per deelprestatie, of per inputcomponent. Onderzoek naar opbouw tarieven, toerekening overhead etc. (mogelijkheid hiertoe inbouwen in de regeling). Gebruik maken van provinciale ervaringsgegevens. Procedure meldingsplicht. Gebruik maken van ervaringen uit verleden/provinciaal Misbruikregister. Helder en concreet benoemen van de prestatie. Communicatie over M&O- beleid. Goed definiëren activiteiten en voorwaarden. Onderbouwing derdenfinanciering. Gebruik maken van (a-selecte en selecte) steekproeven met eindbegunstigden communiceren. Risicoanalyse (juist) uitvoeren. Duidelijke sancties aanwezig. Duidelijkheid over voorwaarden en afspraken. Duidelijke dossiervorming m.b.t. sancties. Benadrukken dat er in geval van M&O een grotere pakkans is omdat er nadrukkelijk wordt gecontroleerd. Naast de daadwerkelijke uitvoering van controles is hiervoor ook een actieve communicatie over de handhaving nodig. Doelgroep goed definiëren. Gebruik maken van ervaringen (registratie misbruik). Vooraf duidelijkheid over voorwaarden en afspraken (ook over verantwoordingsstukken). Concrete activiteiten financieren. Gebruik inputvariabelen bij moeilijk meetbare activiteiten. Gebruik maken van forfaitaire kortingen bij projecten die niet geheel gerealiseerd zijn. Gebruik maken verklaring werkelijke kosten. Welke maatregelen zijn toegepast in de regeling? Toelichting: