Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Vergadering van Eigenaars VvE De 4 Werelden 1 mei 2018

Transcriptie

1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Vergadering van Eigenaars VvE De 4 Werelden 1 mei 2018

2 Via VVE Belang zijn Peet van der Reek en Anko Staas op 23 april op een informatiebijeenkomst geweest die gericht was op VvE s Nieuwe privacywetgeving en informatiebeveiliging voor de gehele EU welk per 25 mei 2018 in werking treedt Wet is van toepassing op iedereen en alles wat persoonsgegevens bewaart, dus niet alleen bedrijven maar ook verenigingen zoals onze VvE De wet is een versterking en uitbreiding van de privacy rechten van personen Er wordt meer verantwoordelijkheid bij de organisatie gelegd die persoonsgegevens verwerken

3 Er zullen strengere regels, handhaving en sancties van toepassing zijn (bedrijven kunnen boetes krijgen die kunnen oplopen tot 20 miljoen of 4% van de omzet), voor verenigingen zijn er nog geen verder gegevens over boetes bekend. De autoriteit Persoonsgegevens gaat 300 personen voor handhaving inzetten Verenigingen worden per 25 mei niet aangesproken als zij nog niet aan de wet voldoen. Wel moet er aangetoond worden dat we bezig zijn met het opzetten en per moet alles aan de wet voldoen Daar wij de persoonsgegevens NAWTE bewaren zullen we moeten voldoen aan alle in deze wet gestelde eisen en dat vraagt nogal wat zoals documentatie en protectieplicht

4 Twinss bewaart naast NAWTE ook bankgegevens en zal dus ook aan deze nieuwe wetgeving moeten voldoen en binnen hun organisatie wordt er dan ook aan gewerkt VvE Belang heeft een softwareprogramma ontwikkeld welke wij tot onze beschikking hebben, waarin in 15 stappen precies verteld wordt wat er moet gebeuren Iedereen zal schriftelijk toestemming gevraagd moeten worden om bepaalde persoonsgegevens te bewaren (beperkt tot NAWTE??) Hierbij zal moeten worden aangegeven voor welke doeleinden die gegevens bewaart worden en hoe lang

5 Onrechtmatig gebruik van gegevens is niet toegestaan, alleen te gebruiken voor die doeleinden waar toestemming voor is gegeven. Er dient een database bijgehouden te worden van alle eigenaars en gebruikers waarin opgenomen: persoonsgegevens (NAWTE), overeenkomst (Akte van Splitsing), reden van verwerking NAWTE, door wie verwerkt en bewaartermijn. Die database dient wachtwoord beveiligd te zijn en slechts toegankelijk voor een beperkt aantal mensen en dan alleen voor de reden waar de gegevens voor verstrekt zijn Dit is vastgelegd in de wetgeving persoonsregistratie als doelbinding Database zal ook gebruikt worden voor registratie van andere zaken zoals kasthuur, elektra aansluiting voor auto, AED gecertificeerd, etc.

6 Er dienen documenten gemaakt te worden zoals: toestemmingsverklaring, geheimhoudingsverklaring (door alle vrijwilligers te tekenen), privacy policy, verwerkersovereenkomst, verwerking register De computers van vrijwilligers die toegang tot persoonsgegevens hebben dienen goed beveiligd te zijn en de laatste updates van software geïnstalleerd Ook dienen dienstverleningsbedrijven geïnformeerd te worden dat zij eventuele privacygevoelige informatie niet voor andere doeleinden mogen gebruiken en vernietigen wanneer niet meer nodig

7 Opslag van data buiten de EU is niet toegestaan, wij gebruiken nu gratis MegaCloud (NZ) voor opslag van documenten waar privacygevoelige gegevens in kunnen staan. Bovendien is de beveiliging van gratis clouddiensten minder betrouwbaar dan betaalde. Wij zullen dat dus moeten verplaatsen naar een betaalde dienst zoals Microsoft OneDrive. Deze wet geldt niet alleen voor het bestuur maar voor iedereen die met privacygevoelige gegevens omgaat, dus ook alle vrijwilligers binnen de VvE Er zal in de begroting een post opgenomen moeten worden ter financiering voor de aanschaf van database software en de inrichting daarvan Al met al een hoop werk dus..

8