Privacybeleid TV De Korrel

Transcriptie

1 Uw privacy TV De Korrel is ervan overtuigd dat de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang is voor haar activiteiten. Daarom willen wij u in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop TV De Korrel persoonsgegevens verwerkt van leden, relaties, gebruikers van onze Clubapp en bezoekers van onze website. Uiteraard worden persoonsgegevens van leden, relaties, gebruikers van de Clubapp en bezoekers van de website, met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt TV De Korrel zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geldig vanaf 25 mei Begrippen: 1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel. 2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging. 3. Ereleden zijn, door het bestuur voorgedragen en door de ALV bekrachtigde, personen die zie buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging. 4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, adres, (mobiel) telefoonnummer, IBAN rekeningnummer, speelsterkte single, speelsterkte dubbel. 5. Onder vereniging wordt verstaan TV De Korrel, zoals omschreven in de statuten. 6. Het inschrijfformulier is de aanmelding voor het lidmaatschap TV De Korrel, via een formulier op de website. 7. Het aanmeldformulier is het formulier dat wordt gebruikt om in te schrijven voor activiteiten, training of toernooien van TV De Korrel. 8. Het huishoudelijk reglement is het reglement wat is vastgesteld en gepubliceerd op de website van TV De Korrel 9. De bewaartermijn is bij de secretaris maximaal één kalenderjaar na beëindiging lidmaatschap in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]. 10. Een verwerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn en wordt bijgehouden in een verwerkingsregister. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens. Er zijn verschillende doeleinden waarvoor TV De Korrel uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt: Wanneer u een lidmaatschap afsluit om u te kunnen informeren over lidmaatschapsaangelegenheden. Bijvoorbeeld om u op de juiste manier in te kunnen delen bij de tennisactiviteiten en -toernooien van TV De Korrel; Wanneer u gebruik maakt van specifieke informatie TV De Korrel die enkel toegankelijk is via het afgeschermde deel van onze website, inclusief de Clubapp; Wanneer u contact heeft met TV De Korrel. Dit contact kan telefonisch zijn, maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via benadert, het contactformulier invult, meedoet aan enquêtes, gebruik maakt van onze website inclusief Clubapp, Datum: 14 mei 2018 Pagina 1

2 inlogt op uw account, u aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert; Voor het nakomen van wettelijke verplichtingen; Voor interne analyses van ons ledenbestand. Persoonsgegevens De persoonsgegevens worden opgeslagen en bijgehouden door de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van TV De Korrel, namelijk: Wie men is (voornaam, achternaam, voorletters); Het adres, postcode en woonplaats voor het verzenden van brieven; Het adres voor correspondentie; Pasfoto voor het laten maken van een KNLTB tennispasje of voor gebruik in het Afhangbord bij baanreserveringen en gebruik in de (alleen voor leden beschikbare) Clubapp voor informatie verstrekking; De geboortedatum, speelsterktes single en - dubbel en geslacht i.v.m. het indelen in de juiste leeftijd (bijv. 55+ toernooi) en categorie (dames/heren/single/dubbel/mix) bij tennis toernooien; Het IBAN bankrekeningnummer voor het kunnen incasseren van training -en contributiegelden en; Het (mobiele) telefoonnummer om tennisafspraken te kunnen maken. De persoonsgegevens van buitengewone leden bestaan uit: achternaam, voornaam, e- mailadres en telefoonnummer en worden gebruikt om te communiceren met de vereniging. De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden, met uitzondering van de KNLTB. Op het moment van inschrijving bij TV De Korrel wordt men ook automatisch lid van de KNLTB. Dit is een andere juridische identiteit: zie het privacy statement van de KNLTB: De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na één kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van het secretariaat en/of ledenadministratie. Bij de overige bestuurs- en commissieleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben. Wanneer u uw toestemming heeft gegeven voor het verzenden van een nieuwsbrief (per september 2018 mogelijk) dan wordt deze toegezonden. U kunt uw toestemming altijd intrekken door u af te melden voor de betreffende nieuwsbrief in de afmeldlink. Uw e- mailadres wordt verder gebruikt voor het toesturen van informatie over (nieuwe) activiteiten en toernooien indien u daarvoor toestemming heeft gegeven. Die toestemming kunt u altijd intrekken door een te sturen naar TV De Korrel privacy@tvdekorrel.nl Datum: 14 mei 2018 Pagina 2

3 Wat zijn uw rechten U heeft het recht TV De Korrel te vragen welke persoonsgegevens zij van u verwerkt. TV De Korrel zal op dit verzoek schriftelijk of via privacy@tvdekorrel.nl uiterlijk binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren. Inschrijfformulier Indien iemand lid wil worden van TV De Korrel zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen via de website. Door middel van het indrukken van de Verzend knop onder aan het elektronische formulier gaat u akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement. Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacybeleid. Het genoemde privacyreglement is gepubliceerd op onze website Aanmeldformulier Voor deelname aan activiteiten van TV De Korrel of voor trainingen dient men zich op te geven met naam, voornaam, (mobiel) telefoonnummer en adres. Deze informatie zal worden gedeeld met de trainer/trainster en organisatoren van deze activiteiten. Kinderen onder de 16 jaar moeten altijd schriftelijk toestemming hebben van hun ouders/verzorgers. Jeugd van jaar mag hier zelf voor tekenen. Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd. Gebruik van persoonsgegevens door derden TV De Korrel laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. Pasjessysteem TV De Korrel werkt met de door de KNLTB jaarlijks verstrekte ledenpasjes met foto. Deze moeten door de leden gebruikt worden om banen te reserveren op het Afhangsysteem of deel te nemen aan eigen of KNLTB-toernooien. Voor dit systeem worden de namen van de spelers per baan gebruikt. De gegevens worden opgeslagen in het Afhangsysteem. Foto s en beeldmateriaal Bij activiteiten kunnen foto s of video-opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor de nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van TV De Korrel. Foto s en beeldmateriaal van leden onder de 16 jaar zal alleen met toestemming van ouders/verzorgers worden gebruikt. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd. Er hangt een camera op het park, gericht op een deel van banen 5 en 6. Deze wordt gebruikt om te kijken of de banen bespeelbaar zijn i.v.m. regen of sneeuw op de baan. De beelden worden beschikbaar gesteld via onze website en Clubapp en worden niet opgeslagen. Datum: 14 mei 2018 Pagina 3

4 Geluidsopnames Er worden geen opnames gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering. Pinpas betalen Bij TV De Korrel kunt u ook pinpas betalingen verrichten. Het banknummer is noodzakelijk om de betaling van uw consumpties aan de bar te voldoen. De betalingsoverzichten worden door de bank aan de administrateur ter beschikking gesteld om de betalingen te verifiëren met het kassasysteem. Ook leden van de kascontrolecommissie kunnen de gegevens steekproefsgewijs controleren. Aandacht voor het privacybeleid Op de jaarvergadering en op de website zal aandacht worden besteed aan het privacybeleid. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan. Alle nieuwe bestuurs- en commissieleden worden door de Privacy Officer voorgelicht over het privacybeleid. Social Media. TV De Korrel gaat graag, via het web en (eigen) social mediakanalen, in dialoog met leden, relaties, gebruikers van de Clubapp en bezoekers van de website over haar organisatie, activiteiten of toernooien. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. TV De Korrel volgt actief hiervoor het internet en social mediakanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Hierbij spant TV De Korrel zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. TV De Korrel behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, TV De Korrel (persoons-) gegevens vast zal leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid worden verwerkt. TV De Korrel is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan zijn social mediakanalen of de content op zijn social mediakanalen. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kan kunt u contact opnemen met TV De Korrel: privacy@tvdekorrel.nl. De Korrel Club app TV De Korrel biedt een deel van haar dienstverlening aan door middel van de Clubapp. Door deze app kunnen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Ook het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens via de Clubapp valt onder dit privacybeleid. Bij installatie van de Clubapp op uw smartphone geeft u TV De Korrel toestemming voor toegang en verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Datum: 14 mei 2018 Pagina 4

5 Gebruik van cookies TV De Korrel maakt gebruik van cookies. Dit is een klein bestandje met gegevens dat of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat. Cookies zijn onmisbaar voor een goede werking van onze website, zoals een automatische login of het automatisch invullen van uw gegevens. Met analytische cookies verzamelen wij met behulp van derden statistieken over het gebruik van onze website door de gebruikers. Met deze informatie zien we welke pagina s het meest bezocht worden, welke pagina s effectief zijn en welke pagina s foutmeldingen opleveren, en optimaliseren we het gebruiksgemak van onze website. Geheimhouding Bestuurs- en commissieleden zullen op een professionele manier omgaan met de privacy van de leden van de vereniging. Relatie met andere websites Op de websites van TV De Korrel treft u een aantal links aan naar andere websites. TV De Korrel kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring op de site die u bezoekt. Auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten Het auteursrecht van onze website en alle informatie binnen deze website berust bij TV De Korrel of bij derden welke met toestemming (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan TV De Korrel. Het is dan ook niet toegestaan om de website of onderdelen daarvan (elektronisch of anderszins) te kopiëren, wijzigingen aan te brengen en/of openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van TV De Korrel. Data-lek Bij een eventuele data-lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld [art van het AVG]. In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de Privacy Officer een registratie bijhouden. Privacy Officer Eén van de leden van het bestuur zal in de rol van Privacy Officer worden belast met de bescherming van persoonsgegevens. Vragen Heeft u nog vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kunt u een sturen naar: privacy@tvdekorrel.nl. Datum: 14 mei 2018 Pagina 5

6 Melden van kwetsbaarheden Ontdekt u een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren. Stuur een naar: privacy@tvdekorrel.nl. Wijzigingen TV De Korrel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op onze website te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Het privacybeleid is vastgesteld in de Algemene Bestuursvergadering van TV De Korrel op 14 mei De voorzitter: De secretaris: P. Janssen L. Loendersloot Datum: 14 mei 2018 Pagina 6