Privacycharter van Brussels Expo (Human Resources)

Transcriptie

1 Privacycharter van Brussels Expo (Human Resources) 1. Inleiding Brussels Expo (hierna 'wij') waardeert uw interesse voor haar activiteiten en uw wens om deel uit te maken van haar team. Dit charter is uitsluitend bedoeld voor betrokken personen die ons hun persoonsgegevens zouden willen doorgeven in het kader van een sollicitatie of om ons hun diensten aan te bieden als zelfstandige. Om uw sollicitatie te kunnen onderzoeken, verzamelen, verwerken en bewaren wij uw persoonsgegevens. Wij streven ernaar om dat steeds met respect voor uw rechten te doen. Wij willen ook dat u op de hoogte bent van die rechten. Daarom vragen wij u om dit charter aandachtig te lezen. Het is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij ontvangen via onze verschillende websites of via elk ander middel in het kader van een wervingsprocedure in bredere zin. Als u nog vragen hebt over de verwerking van uw gegevens of bedenkingen bij bepaalde informatie in dit charter, neem dan contact met ons op via het adres privacy@brussels-expo.be. 2. Welk wettelijk en reglementair kader bestaat er op dit vlak? Wij doen er alles aan om uw rechten op het gebied van privacy en gegevensbescherming te respecteren. Hoewel wij garanties willen bieden die verder reiken dan het wettelijke kader dat op dit vlak van toepassing is, hebben wij de nodige organisatorische en technische maatregelen genomen om te voldoen aan de bepalingen van de wet van 08/12/1992 tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27/04/2016, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming of General Data Protection Regulation (hierna 'GDPR'). 3. Welke begrippen zijn nuttig voor het begrijpen van dit charter? - Betrokken persoon: een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van bepaalde informatie. Dit is de persoon waarvan de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke of in zijn opdracht. In dit geval betreft het elke natuurlijke persoon die ons zijn persoonsgegevens meedeelt: in dit geval elke natuurlijke persoon die ons persoonsgegevens meedeelt om te solliciteren naar een functie binnen onze organisatie of om ons zijn diensten aan te bieden als zelfstandige. - Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (= de betrokken persoon). Deze definitie is breed, aangezien een gegeven als persoonsgegeven wordt beschouwd van zodra het een natuurlijke persoon direct (naam, voornaam, foto enz.) of indirect ( adres, klantnummer, werknemersnummer, cv, sollicitatiebrief enz.) kan identificeren. - Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Ook hier is de definitie breed. Elke bewerking van persoonsgegevens vormt een verwerking: verzamelen, raadplegen, bewaren, versturen, wijzigen, wissen enz. - Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een andere instelling die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Dit is de persoon die beslist over de reden

2 waarom uw gegevens worden verzameld en verwerkt. Dit is uw aanspreekpunt en de persoon die verantwoordelijk zal worden gesteld voor het naleven van de geldende normen op het gebied van gegevensbescherming. - Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een andere instelling die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. De verwerker beslist niet over de reden waarom een verwerking wordt uitgevoerd, hij voert het uit in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke. 4. Wie zijn wij? De vzw Tentoonstellingspark van Brussel, afgekort 'Brussels Expo', heeft haar hoofdkantoor in B-1020 Brussel, Belgiëplein 1. BTW: BE In het geval dat u bij ons wilt solliciteren of ons uw diensten wilt aanbieden, en aangezien wij de middelen en doeleinden van de gegevensverwerking bepalen, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die u ons meedeelt: naam, voornaam, foto, cv, sollicitatiebrief, telefoonnummer, adres, geboortedatum, werkervaring enz. 4. Wat valt er onder dit charter? Dit charter is bedoeld om u uit te leggen welke informatie wij over u verzamelen, op welke manier wij die informatie verwerken en waarom wij dat doen. Via dit document willen wij u informeren over onze verplichtingen en uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit charter heeft betrekking op alle persoonsgegevens die Brussels Expo verzamelt met het oog op een sollicitatie van een betrokken persoon om bij het team van Brussels Expo te komen werken of om ons zijn diensten aan te bieden als zelfstandige. Door persoonsgegevens aan ons mee te delen, verbindt u zich ertoe correcte gegevens over uzelf door te geven. 5. Welke principes hanteren wij op het gebied van gegevensbescherming? Wij hechten veel belang aan uw persoonsgegevens en privacy. Uw vertrouwen in ons is een prioriteit. Wij streven ernaar om uw gegevens op een rechtmatige, transparante, eerlijke en verantwoordelijke manier te verwerken. Wij stellen alles in het werk om de juiste organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens correct te beschermen. Tot slot proberen wij zo weinig mogelijk gegevens over u te verzamelen met het oog op het realiseren van onze wervingsdoelstellingen. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om steeds een hoog beschermingsniveau te garanderen. 6. Met welk doel verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens? Wij verzamelen uw persoonsgegevens om uw profiel te kunnen onderzoeken en te evalueren of u geschikt bent om de aangeboden functie uit te oefenen of de diensten te leveren die onze organisatie nodig heeft. Wij verzamelen de persoonsgegevens die u ons vrijwillig stuurt om uw profiel te kunnen onderzoeken en te evalueren of u geschikt bent om de aangeboden functie uit te oefenen of de diensten te leveren die onze organisatie nodig heeft. Wij verrichten ook onderzoek op websites zoals Linkedin om openbaar gemaakte informatie over u te verzamelen. Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens over u: uw identiteitsgegevens, uw postadres, uw cv, uw sollicitatiebrief en alle andere gegevens met betrekking tot uw arbeidstraject en uw profiel, met het oog op het realiseren van het verwerkingsdoel, namelijk uw profiel onderzoeken en evalueren of

3 u geschikt bent om de aangeboden functie uit te oefenen of de diensten te leveren die onze organisatie nodig heeft. Uit principe verwerken wij geen zogenaamde 'gevoelige' persoonsgegevens (bijv. medische gegevens, politieke opvattingen, gerechtelijk verleden). De geldende reglementering voorziet echter wel de mogelijkheid om dergelijke persoonsgegevens in bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden te verwerken. Wij informeren u daarom dat de verzamelde persoonsgegevens ook gevoelige gegevens kunnen zijn als dat noodzakelijk is voor het onderzoeken van uw sollicitatie. Indien nodig zal om die gegevens worden gevraagd in het kader van de wervingsprocedure, en voor de verzameling en verwerking ervan zal afzonderlijk toestemming worden gevraagd. 1. Hoe verwerken wij uw gegevens? U stuurt ons uw sollicitatie per naar het adres recruitment@brussels-expo.be of op een andere manier. De persoonsgegevens die u doorgeeft worden direct verwerkt door onze hr-dienst, die deze gegevens verwerkt met een substantiële mate van vertrouwelijkheid en veiligheid. Uw sollicitatie en de documenten die u aan ons richt, kunnen worden geprint en opgeslagen in een map 'recruiting'. Uw dossier wordt ook in digitale vorm bewaard. De informatie in uw dossier kan worden geraadpleegd door: De medewerkers van de hr-afdeling, de verantwoordelijke van de ITafdeling en de verwerker die verantwoordelijk is voor ons informaticasysteem (die deze gegevens alleen zullen raadplegen in het geval van een informaticaprobleem waarvoor hun interventie vereist is) en de eventuele personen binnen de organisatie van wie de mening over de te vervullen functie van belang is (hoewel we steeds proberen uw identiteit geheim te houden tot de dag van het eventuele sollicitatiegesprek wanneer we uw profiel met deze personen bespreken). Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie. 7. Welke gegevens verzamelen wij en hoe verwerken we die? Verzamelde gegevens Uitgevoerde verwerking Grond van rechtmatigheid Uw identificatiegegevens: U geeft ons uw Naam, voornaam identificatiegegevens opdat wij u correct kunnen identificeren en uw sollicitatie kunnen onderzoeken. Andere identificatiegegevens Andere identificatiegegevens, zoals uw leeftijd, hobby's, positieve/negatieve eigenschappen enz., kunnen nuttig blijken voor het evalueren van uw profiel. Contactgegevens Contactgegevens, zoals uw e- mailadres en uw postadres, zijn handig om u te kunnen contacteren. Curriculum vitae U stuurt ons uw curriculum vitae zodat wij uw profiel kunnen bestuderen en bepalen of u de geschikte persoon bent voor de functie waarvoor u solliciteert.

4 Sollicitatiebrief Andere documenten in verband met uw sollicitatie Uw foto Sollicitatiegesprek aantekeningen tijdens het gesprek tests Uw sollicitatiebrief voor de functie waarvoor u solliciteert, kan persoonsgegevens over u bevatten. Deze sollicitatiebrief en de persoonsgegevens die erin kunnen staan, zijn nuttig voor de evaluatie van uw profiel. Afhankelijk van de te vervullen functie kan het nuttig blijken om ons bepaalde documenten te sturen, zoals uw diploma, aanbevelingsbrieven enz. Brussels Expo vraagt geen foto voor het evalueren van uw sollicitatie. Wij stellen evenwel vast dat sommige sollicitanten toch graag een foto toevoegen aan hun sollicitatie. Als wij uw profiel interessant vinden, zullen wij u contacteren en uitnodigen om u persoonlijk te komen voorstellen tijdens een sollicitatiegesprek. Tijdens dat gesprek zullen wij waarschijnlijk aantekeningen maken met betrekking tot het verloop van dat gesprek. Deze aantekeningen zullen worden bewaard in uw dossier gedurende een periode van drie jaar na het afsluiten van uw sollicitatie. Zo kunnen wij uw profiel evalueren voor eventuele nieuwe vrijgekomen functies. 5. Geeft u toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Zoals hiervoor uitgelegd, geeft u ons uw persoonsgegevens opdat wij uw profiel kunnen onderzoeken en kunnen evalueren of u geschikt bent om de aangeboden functie uit te oefenen. Dat doel geldt voor alle soorten van sollicitaties: wanneer u reageert op een door ons geformuleerde vacature, wanneer u spontaan solliciteert, en wanneer u ons uw diensten aanbiedt als zelfstandige. Personen die naar een tijdelijke functie willen solliciteren, verwijzen we graag door naar de vertrouwelijkheidsvoorwaarden van het interimkantoor dat uw dossier beheert. De persoonsgegevens die wij ontvangen via onze verschillende partners in het kader van een wervingsprocedure, zullen wij met dezelfde garanties verwerken als de gegevens die we via onze eigen middelen verzamelen.

5 Wij vestigen uw aandacht op het principe van de gegevensbeperking, dat de verwerkingsverantwoordelijken aanmoedigt om de gegevensverzameling te beperken tot de gegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor de verwerking in kwestie. In dit geval vragen wij u om ons alleen uw persoonsgegevens door te geven die strikt noodzakelijk zijn voor het onderzoek van uw sollicitatie en om te evalueren of u geschikt bent voor de te vervullen functie of de te leveren diensten. Aangezien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming (zoals hierna wordt uitgelegd), bent u uiteraard vrij om ons alle informatie mee te delen die u belangrijk acht voor het onderzoek van uw sollicitatie. Wij hebben ervoor gekozen om uw toestemming te vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een wervingsprocedure. Het is dan ook belangrijk dat u de draagwijdte van deze verwerking en de gevolgen ervan begrijpt, opdat u vrij, specifiek, met kennis van zaken en eenduidig toestemming kunt geven. Deze toestemming moet via een positieve daad worden gegeven. Door uw sollicitatie aan ons te richten geeft u actief, via een positieve daad (= het versturen van uw sollicitatie), uw toestemming. Deze toestemming is: - Vrij = U bent niet verplicht om ons uw sollicitatie te sturen, en u bevindt zich niet in een situatie van onevenwicht die u ertoe verplicht om ons deze sollicitatie te sturen. In het stadium van uw sollicitatie bent u immers niet gebonden aan onze organisatie en bevindt u zich dan ook niet in een 'werkgever-werknemersrelatie', die een band van ondergeschiktheid impliceert. - Specifiek = U geeft specifiek toestemming voor de verwerking die in dit charter staat beschreven. - Met kennis van zaken = Wij leveren u alle informatie die u nodig hebt om rechtsgeldig uw toestemming te geven voor de aangekondigde verwerking. - Eenduidig = wordt ondubbelzinnig gegeven. Wij zijn van mening dat het vrijwillig versturen van uw sollicitatie aan Brussels Expo een eenduidige en vrije positieve daad is, verricht met kennis van zaken, die specifiek toestemming geeft voor de in dit charter beschreven verwerking. 10. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens? Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van de verwerking van uw sollicitatie en het onderzoek van uw profiel. Nadat uw sollicitatie is afgesloten, bewaren wij uw persoonsgegevens nog maximaal twee jaar in onze database met gegevens van sollicitanten, voor zover wij vroegere sollicitanten willen kunnen contacteren wanneer er een nieuwe functie vrijkomt die mogelijk interessant is voor hen. Deze manier van werken is niet alleen in ons eigen belang, namelijk een efficiënter wervingsproces, maar ook in dat van de sollicitanten, in die zin dat zij hun interesse hebben getoond in onze activiteiten en dus graag bij ons zouden willen werken. In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren als dat om bijzondere redenen noodzakelijk zou blijken (bijv. op grond van een wettelijke verplichting of voor de bescherming van het recht op verdediging voor het gerecht enz.). Wij zullen u in dat geval inlichten over de verlenging van de bewaarperiode en de redenen daarvoor, op het moment dat de hiervoor vermelde termijn van twee jaar is afgelopen. 14. Wat zijn uw rechten?

6 U bent zelf de baas over uw persoonsgegevens en hun verwerking. Wij stellen alles in het werk om uw rechten gegarandeerd te respecteren. Om uw persoonsgegevens optimaal te kunnen beheren, beschikt u over de volgende rechten: - Recht op informatie: U hebt het recht om op een transparante en duidelijke manier te worden geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens en de aan u toegekende rechten op dit vlak. Wij proberen dit te realiseren door middel van de publicatie van dit charter en door steeds klaar te staan om u bijkomende informatie te geven. - Recht op inzage: U hebt het recht om de bevestiging te krijgen dat uw persoonsgegevens al dan niet door ons worden verwerkt, en om inzage te krijgen in deze gegevens en in alle andere gegevens die van belang zijn voor hun verwerking. - Recht op correctie: Als u vaststelt dat de persoonsgegevens over u onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om ons te vragen om uw gegevens aan te vullen of, indien nodig, te corrigeren door ons de aanvullende informatie te bezorgen. - Recht op wissing: In bepaalde gevallen hebt u het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens uit ons bestand te verwijderen. - Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken tot alleen het bewaren ervan. - Recht op bezwaar: Als de verwerking van uw persoonsgegevens berust op het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo, hebt u het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen deze verwerking. - Recht op overdraagbaarheid: Als de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming of op een contract, en wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedures, hebt u het recht om uw persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U kunt vragen om uw gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Wij streven ernaar om zo snel en efficiënt mogelijk gevolg te geven aan uw verzoeken tot uitoefening van uw rechten. Wij melden u echter wel dat wij in bepaalde gevallen, die beschreven staan in de wettelijke en reglementaire normen op dit gebied, het recht hebben om de uitoefening van bepaalde rechten te weigeren indien de situatie dat rechtvaardigt. Wij zullen in dat geval proberen om u onze gemotiveerde weigering te communiceren, zodat u kunt begrijpen waarom wij geen positief gevolg kunnen geven aan uw verzoek. Wij verzoeken u om uw rechten uit te oefenen per aan het volgende adres: privacy@brusselsexpo.be. Belangrijk: Bedenk voordat u ons uw persoonsgegevens meedeelt, dat wij in het geval van uitoefening van een recht uw persoonsgegevens moeten bekendmaken. Onze macht om de identiteit van de persoon die het verzoek indient te controleren, is beperkt. In overeenstemming met ons principe om de gegevensverzameling te beperken tot de gegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor het realiseren van onze doeleinden, proberen wij voor het controleren van uw gegevens niet meer gegevens te verzamelen dan de gegevens die we al in ons bezit hebben. Wij gaan er dan ook van uit dat elk verzoek tot uitoefening van uw rechten via het door u geregistreerde adres uw identiteit voldoende aantoont. Wij verzoeken u om u te registreren met uw eigen adres en aandacht te schenken aan de beveiliging van uw adres. Wij behouden ons het recht voor om bijkomende maatregelen te nemen om uw identiteit te controleren indien dat nodig zou blijken. 6. Waar kunt u een klacht indienen in het geval van schending van uw recht?

7 U hebt altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer info op 7. Bijwerking van ons privacybeleid Ons beleid op het gebied van bescherming van de privacy kan in de toekomst steeds worden uitgebreid of aangepast, bijvoorbeeld bij nieuwe ontwikkelingen. Wij adviseren u dan ook om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen. Datum laatste bijwerking: / /2018