Online Privacy DJEEPEEBEE BVBA - DPOFFICE. beleid

Transcriptie

1 Online Privacy DJEEPEEBEE BVBA - DPOFFICE beleid Versie 0.0 dd. 20/05/2018

2 ONLINE PRIVACY BELEID WAAROM DIT ONLINE PRIVACYBELEID? DPOffice weet dat privacy erg belangrijk is voor haar klanten en wij doen dan ook alles om u te kunnen verzekeren dat wij uw persoonlijke levenssfeer respecteren. Wij vinden het belangrijk om jou als bezoeker van onze website te informeren op welke manier wij met jouw gegevens omgaan. Daarom krijg je in hier in duidelijke taal antwoord op volgende vragen: - Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? - Wanneer verwerken we welke persoonsgegevens, waarom en hoelang bewaren we ze? - Wat zijn jouw rechten? - Wie heev toegang tot jouw persoonsgegevens en worden persoonsgegevens internawonaal doorgegeven? - Wat zijn cookies? Gebruikt DjeePeeBee bvba cookies? - Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens nog? - Wie contacteer je in geval van vragen i.v.m. deze privacy policy? - Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy? - Wijzigingen van de privacy policy en het cookiebeleid 20/05/2018 Online Privacy beleid 1

3 WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS? De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is DjeePeeBee BVBA, met maatschappelijke zetel te 3294 Molenstede, Wevinnestraat 22. Indien je vragen hebt met betrekking tot dit privacy beleid of de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, kan je ons op volgende manieren contacteren: - Telefonisch op nummer 0476/ Per mail door het invullen en versturen van het contac`ormulier op onze website. WANNEER VERWERKEN WE WELKE PERSOONSGEGEVENS, WAAROM EN HOELANG BEWAREN WE ZE? Hieronder vind je een lijst van manieren waarop wij persoonsgegevens verwerken. Telkens wordt de categorie van persoonsgegevens en de reden waarom we ze verwerken, vermeld. In de begrippenlijst die je op het einde van dit privacy beleid vindt, worden de categorieën van persoonsgegevens uitgelegd. Bron? Categorie van persoonsgegevens: Waarom? Bewaartermijn? Jouw vraag tot contactnamen door het invullen en versturen van het contactformulier Identificatiegegevens en contactgegevens Noodzakelijk om met jou in contact te kunnen treden in het kader van jouw vraag. (noodzakelijk in het kader van het tot stand komen van een overeenkomst - dienstverlening) In geval we niet tot een samenwerking komen, worden deze gegevens na het verstrijken van 1 maand automatisch gewist uit onze gegevensbank. WAT ZIJN JOUW RECHTEN? Je hebt het recht om je gegevens niet met ons te delen. Dit kan perfect als je alleen een bezoek brengt aan onze website, doch niet als je verder van onze diensten wenst gebruikt te maken. Bijvoorbeeld: wij kunnen niet met jou contact opnemen zoals je aangeev door het invullen en doorsturen van het contac`ormulier. 20/05/2018 Online Privacy beleid 2

4 Als je gegevens met ons deelt, heb je als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven. Dit zijn geen absolute rechten. Dit wil zeggen dat ze niet in strijd mogen zijn met de rechten en verplichten van andere betrokkenen of met een weeelijke verplichwng waaraan wij moeten voldoen. Recht Recht op informake Recht op toegang Omschrijving Dit recht wordt beschreven in dit document Je kan ons steeds via het contac`ormulier op onze website een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegeven in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informawe opvraagt zullen wij deze voorzien van alle noodzakelijke informawe zoals: de verwerkingen, de bewaartermijn, de weeelijke basis voor verwerking en de ontvangers. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou om een kopie van je idenwteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto en MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer) onleesbaar. Dit ter bescherming van uw privacy. Deze informawe zal jou binnen de maand worden toegestuurd of binnen de maand zal je uitgenodigd worden om deze informawe te consulteren in onze kantoren. Recht op rechtzemng Recht op verwijdering Je hebt het recht om elk persoonsgegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoed dat dit niet correct is. Wij zullen dit zo snel mogelijk aanpassen. Wanneer je niet meer wenst dat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, kan je door middel van het invullen en versturen van het contac`ormulier op onze website vragen om deze gegevens te verwijderen uit onze de bestanden/databases. Dit recht is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Je kan bijvoorbeeld geen verwijdering vragen van gegevens waarop een weeelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt. Verder kan je geen verwijdering vragen van gegevens waar wij een bewaartermijn hebben gedefinieerd zolang deze bewaartermijn niet werd bereikt. 20/05/2018 Online Privacy beleid 3

5 Recht Omschrijving Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van toestemming kan je echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van het invullen van het contac`ormulier op onze website. Wij hebben echter een gerechtvaardigd belang om geen enkel gegeven te verwijderen wanneer er geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie loopt die weeelijke gevolgen kan hebben. Dit betekent dat zolang dergelijke acwviteiten lopen, wij geen gegevens kunnen verwijderen. Recht op de beperking van een verwerking Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die wij met jouw gegevens uitvoeren, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren door deze vraag stellen via het invullen en versturen van het contac`ormulier op onze website. Wij gaan jouw gegevens dan niet langer verwerken tot alles uitgeklaard is. Recht op overdracht van jouw gegevens naar een gelijkaardige organisake. Wanneer je naar een gelijkaardige organisawe wenst over te stappen, kan je ons vragen (via contac`ormulier) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren. Recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit Wanneer je vermoed of denkt te weten dat wij onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. WIE HEEFT TOEGANG TOT JOUW PERSOONSGEGEVENS EN WORDEN PERSOONSGEGEVENS INTERNATIONAAL DOORGEGEVEN? Intern Binnen DjeePeeBee Bvba hebben alleen de daartoe gemachwgde personeelsleden en de personen die DjeePeeBee Bvba aanwijst, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen 20/05/2018 Online Privacy beleid 4

6 die personen die voor de correcte uitvoering van hun funcwe of voor de behoeven van de dienst, toegang nodig hebben. Extern Voor bepaalde verwerkingen doen wij een beroep op andere parwjen. We hebben met deze parwjen een verwerkersovereenkomst afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en op vertrouwelijke wijze worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst garandeert passende technologische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Jouw persoonsgegevens zijn bij hen bijgevolg in goede handen. Buiten de in dit privacy beleid beschreven situawes zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden worden overgemaakt zonder uw voorafgaande toestemming. Dus alleen als we daar weeelijk toe verplicht zijn of indien dit in onze overeenkomst werd afgesproken worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan derden. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw voorafgaande toestemming. WAT ZIJN COOKIES? GEBRUIKT DJEEPEEBEE COOKIES? Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan websites op jouw computer bewaard worden. Wij gebruiken geen cookies die persoonsgegevens verwerken. Soort cookie Naam cookie Doel? Welke persoonsgegevens worden opgeslagen? FuncKonele cookie Adobe Typekit Zorgt voor de presentawe van de juist leeertypes geen 20/05/2018 Online Privacy beleid 5

7 OP WELKE MANIER BESCHERMEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS NOG? Aangezien DjeePeeBee jouw privacy zeer belangrijk vindt, stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens op een adequate manier te beveiligen. Wij hebben alle passende fysische, elektronische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk. WIE CONTACTEER JE IN GEVAL VAN VRAGEN MET BETREKKING TOT DE POLICY? Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je het contac`ormulier op onze website invullen en doorsturen. WAT BETEKENEN EEN AANTAL BELANGRIJKE BEGRIPPEN IN DIT DOCUMENT? We hebben getracht om een zo duidelijk mogelijk taal te gebruiken in dit document. Misschien zijn er toch een aantal begrippen waar je liever wat meer uitleg over wenst. Daarom volgt hier een lijstje met een aantal typische begrippen uit de privacywetgeving. Indien er toch nog iets onduidelijk is. Stuur ons dan een mail en we zullen met veel plezier jouw vragen beantwoorden. (contac`ormulier) - AVG/GDPR: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking op 25 mei (Ook wel GDPR General Data Protection Regulation genoemd) - Persoonsgegevens: dit is alle informawe die direct (naam, adres, klantennummer, e- mail, geboortedatum,...) of indirect (IP-adres, nummerplaat auto ) kan leiden tot een idenwficeerbaar persoon. - Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens; - Cookies: dit zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan websites op jouw computer kunnen bewaard worden. Door middel van deze cookies kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen - Verwerkingsverantwoordelijke: DjeePeeBee bvba - Gegevensinbreuk: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmawge wijze leidt tot de verniewging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens; 20/05/2018 Online Privacy beleid 6

8 - Verwerker: een partner die in opdracht van de DjeePeeBee bvba persoonsgegevens verwerkt. - Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en de DjeePeeBee Bvba waarbij de DjeePeeBee Bvba bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgens de Belgische privacywetgeving en de Europese Verordening van Persoonsgegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten. - Bewaartermijn: we bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken en niet langer dan strikt nodig is om te voldoen aan onze weeelijke en reglementaire verplichwngen. De uiteindelijke bewaarperiode zal dus steeds aqangen van de van toepassing zijnde wetgeving en het respecwevelijke doel waarvoor jouw gegevens verwerkt worden. WIJZIGING PRIVACY POLICY EN COOKIEBELEID Djeepeebee BVBA houdt zich het recht voor om dit privacy beleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt door te klikken op de link onderaan elke webpagina. 20/05/2018 Online Privacy beleid 7