Gegevensbeschermingsbeleid voor de Praesidiad-sollicitanten

Transcriptie

1 Praesidiad is de groepsvennootschap van bepaalde ondernemingen, waaronder Hesco, Betafence en Guardiar. Gegevensbeschermingsbeleid voor de Praesidiad-sollicitanten Laatste update: 25 mei 2018 Dit gegevensbeschermingsbeleid (hierna het Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten genoemd) regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door Praesidiad Group Limited (hierna Praesidiad genoemd): en haar filialen (met inbegrip van Hesco, Betafence en Guardiar) als onderdeel van uw sollicitatie voor een jon bij Praesidiad of één van haar filialen, hetzij via de website van Praesidiad of een andere website van één van de filialen van Praesidiad (de Websites ) of op enige andere wijze, en de daaropvolgende communicatie met ons, inclusief via , telefoon, fax en Socialemediakanalen (bijv. LinkedIn) met betrekking tot alle vacatures. NOTA 1. Dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten heeft betrekking op de specifieke verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten naar een job bij Praesidiad of met Praesidiad verbonden ondernemingen. Voor ons algemene beleid met betrekking tot het gebruik van onze Websites en onze communicatie met u in een andere hoedanigheid dan als sollicitant, verwijzen wij u naar ons Algemene beleid voor gegevensbescherming. NOTA 2. Als u informatie wilt over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken via cookies, sociale plugins en andere soorten traceertechnologie, gelieve ons Cookiebeleid te raadplegen. Door het indienen van een aanvraag via een van de Websites, een externe rekruteerder, een externe website, rechtstreeks bij ons, of op enige andere wijze, erkent u dat u dit beleid zorgvuldig hebt gelezen en dat u ermee instemt zonder voorbehoud. 1. ALGEMEEN 1.1 Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Praesidiad Group Limited, 8th Floor, The Gridiron Building, One Pancras Square, Londen, Verenigd Koninkrijk, N1C 4AG, met ondernemingsnummer , en haar filialen (hierna: Praesidiad, wij, ons, onze ). U kunt contact met ons opnemen via op gdpr@praesidiad.com

2 1.2 Elk begrip dat met een hoofdletter begint, wordt in dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten uitdrukkelijk gedefinieerd. Waar mogelijk, gezien de context, worden enkelvoudwoorden geïnterpreteerd als ook het meervoud en vice versa omvattende. 1.3 Wanneer naar bepaalde wet- of regelgeving wordt verwezen, wordt daaronder tevens verstaan elke wijziging, vervanging of vernietiging van die wet- of regelgeving, met inbegrip van daarmee verband houdende uitvoeringsbesluiten. 1.4 Wij behouden ons het recht voor om naar eigen goeddunken en van tijd tot tijd het Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten te wijzigen. Deze wijziging of aanpassing wordt meegedeeld via de website van Praesidiad. Als u de wijzigingen, veranderingen of amendementen niet accepteert, kunt u ons dat laten weten door een te sturen naar gdpr@praesidiad.com. 2. SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN 2.1 Wanneer u bij ons solliciteert voor een job, door het gebruik van de Websites of op andere wijze, kunnen wij de volgende persoonsgegevens over u verzamelen: Uw contactgegevens en basisidentiteitsgegevens, zoals uw naam, adres, telefoonnummer en postadres; Uw cv- en cv-gerelateerde informatie, zoals voormalige en huidige werkgever, werkervaring, opleiding, vaardigheden, referenties, huidige rang en salaris, enz.; Persoonsgegevens met betrekking tot uw nationaliteit en uw sociale zekerheidsidentiteit; Alle persoonlijke informatie die we van u of van derden verkrijgen als onderdeel van een referentiecontroleproces; Alle persoonlijke informatie die u kiest om te uploaden als onderdeel van een document dat uw sollicitatie ondersteunt. 2.2 In principe verkrijgen wij de hierboven vermelde persoonsgegevens rechtstreeks van u. Kiest u er echter voor om te solliciteren via een extern wervingsbureau, dan worden uw persoonsgegevens door ons ontvangen via het externe wervingsbureau. Het is de verantwoordelijkheid van het agentschap om de informatie in Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten aan u door te geven. Wij adviseren u het gegevensbeschermingsbeleid van uw externe wervingsbureau te raadplegen om te achterhalen welke gegevens zij over u verwerken, wat de voorwaarden voor die verwerking zijn en hoe u uw rechten ten opzichte van het externe wervingsbureau kunt uitoefenen. Wij zullen geen van de persoonsgegevens die u meedeelt via de Websites of op een andere manier aan externe rekruteringsbureaus doorsturen, tenzij u uitdrukkelijk toestemming hiervoor geeft. 2.3 Indien u een functie wordt aangeboden, kan onze interne rekruteringsafdeling persoonsgegevens met betrekking tot uw sollicitatie aan uw profiel toevoegen.

3 2.4 Onze aanvraagprocedure, in het bijzonder door middel van een aanvraagformulier op een van de Websites, is niet bedoeld om persoonsgegevens die kunnen worden opgevat als gevoelige gegevens te verwerken. Gevoelige gegevens zijn persoonsgegevens die betrekking hebben op uw ras of etniciteit, politieke voorkeuren, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, uw gezondheid of seksleven of criminele voorgeschiedenis. Als dergelijke informatie relevant wordt in het kader van de aanvraagprocedure, wordt u hier specifiek om gevraagd en krijgt u de kans om afzonderlijk in te stemmen met de verwerking van deze gevoelige gegevens. Indien u er desondanks voor kiest om gevoelige gegevens over uzelf te uploaden of anderzijds te verstrekken, dient bij het uploaden of verstrekken van deze gegevens uw vrije, specifieke, geïnformeerde, uitdrukkelijke en ondubbelzinnige schriftelijke toestemming te worden gegeven voor de verwerking van deze gegevens in overeenstemming met het gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten. 3. DOELEINDEN WAARVOOR WIJ UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN 3.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens om u in staat te stellen te solliciteren naar interessante vacatures bij ons. 3.2 Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken om u relevante en gepersonaliseerde informatie te verschaffen over toekomstige mogelijkheden om bij ons in dienst te treden. 3.3 Als een sollicitatieprocedure voor een bepaalde functie bij ons tot een succesvol resultaat leidt, kunnen de door u verstrekte persoonsgegevens worden gebruikt voor personeelsdoeleinden tijdens uw dienstverband bij ons. 3.4 Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om statistische analyses uit te voeren ter verbetering van onze applicatie- en rekruteringsdiensten en ons dienstenaanbod in het algemeen. Een dergelijke verwerking dient waar mogelijk op gepseudonimiseerde wijze plaats te vinden. 3.5 Wij verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde wetshandhavers of vertegenwoordigers, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. 3.6 Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken ter informatie van derden in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of afsplitsing door die derden, zelfs als die derden buiten de EU zijn gevestigd. 3.7 Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor het behoud van onze legitieme belangen of die van onze partners of een derde partij, in het bijzonder als en wanneer uw gebruik van de Websites of uw toepassing in het algemeen kan worden beschouwd: (a) een schending van toepasselijke gebruiksvoorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de websites, (c) een gevaar voor onze andere Websites, Socialemediakanalen of andere communicatiekanalen of onderliggende systemen van ons of onze onderaannemers ten

4 gevolge van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook hatelijk, obsceen, discriminerend, racistisch, lasterlijk, hatelijk, kwetsend of op een andere manier ongepast of illegaal. 4. RECHTSGRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS 4.1 Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor de doeleinden die in de artikelen 3.1 en 3.2 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten worden genoemd, vragen wij als verantwoordelijke om uw toestemming. 4.2 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het doel zoals uiteengezet in artikel 3.3 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten is noodzakelijk voor de bescherming van onze legitieme belangen, inclusief om tijd en middelen te besparen om een efficiënter bedrijf te runnen door hergebruik van reeds beschikbare informatie waar toegestaan. 4.3 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het doel zoals uiteengezet in artikel 3.4 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten is noodzakelijk voor de bescherming van onze legitieme belangen, waaronder het voortdurend verbeteren van onze Websites, Socialemediakanalen, producten en diensten om ervoor te zorgen dat u de best mogelijke ervaring hebt. 4.4 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het doel zoals beschreven in artikel 3.5 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten is noodzakelijk om ons in staat te stellen te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 4.5 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.6 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten beschreven doel is noodzakelijk voor de bescherming van onze legitieme belangen, waaronder het samenvoegen en afsplitsen, en het verkrijgen en verkrijgen door derden. 4.6 De verwerking van uw persoonsgegevens voor het doel zoals beschreven in artikel 3.7 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten is noodzakelijk voor de bescherming van onze legitieme belangen, waaronder het beschermen van onze Websites, Socialemediakanalen, producten en diensten tegen misbruik en illegale activiteiten. 5. NAAR WIE WIJ UW GEGEVENS STUREN 5.1 Wij vertrouwen op externe verwerkers om u onze Websites en Socialemediakanalen te verstrekken, evenals om uw persoonsgegevens namens ons te verwerken. Deze externe verwerkers mogen uw persoonsgegevens alleen op onze uitdrukkelijke schriftelijke instructie namens ons verwerken. 5.2 We kunnen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten binnen onze Groep. Wij zullen echter passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat alle entiteiten binnen onze Groep de nodige zorg dragen dat alle verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming is met wat is uiteengezet in dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten.

5 5.3 Uw persoonsgegevens kunnen door ons op eigen initiatief worden gedeeld met politie of justitie als bewijs of indien er gegronde verdenking bestaat van een door u in het kader van uw aanvraag gepleegde onrechtmatige daad of misdrijf. 6. LOCATIE EN OVERDRACHT 6.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens in de eerste plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Echter, om uw persoonsgegevens te verwerken voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 3 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten, kunnen we uw persoonsgegevens ook doorgeven aan andere entiteiten binnen onze Groep of aan derden die namens ons buiten de EER verwerken. Mocht een dergelijke overdracht plaatsvinden, dan zal Praesidiad ervoor zorgen dat er veiligheidsmaatregelen zijn genomen om de veiligheid en integriteit van uw gegevens te waarborgen, evenals alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die u zou kunnen genieten onder de toepasselijke dwingendrechtelijke wetgeving. 6.2 Elke entiteit buiten de EER die uw persoonsgegevens verwerkt, is gehouden de nodige veiligheidsmaatregelen in acht te nemen om de veiligheid en integriteit van uw gegevens te waarborgen. Dergelijke waarborgen zullen het gevolg zijn van: het land van de ontvanger beschikt over wetgeving die als gelijkwaardig met de in de EER geboden bescherming kan worden beschouwd; of van een contractuele overeenkomst tussen ons en die entiteit. Al onze entiteiten zijn partij bij een contractuele overeenkomst die is gebaseerd op de standaardcontractuele clausules van de Europese Commissie (controller-to-controller) (Beschikking C(2004)5721 van de Commissie). 7. KWALITEITSWAARBORGEN 7.1 Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt zolang als nodig is om de doeleinden te bereiken die worden genoemd in artikel 3 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten of, met betrekking tot de doeleinden in artikels 3.1 en 3.2, tot het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. We zullen uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 3 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten, tenzij dat het geval is: Een hoger belang van Praesidiad, uw financiële instelling, de betalingsdienstaanbieder of enige andere derde bij het identificeerbaar houden van onze persoonsgegevens; Een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijke of administratieve maatregel die ons verhindert hen van hun identiteit te ontdoen. 7.2 U begrijpt dat een essentieel aspect van het gebruik van onze Websites, of het anderszijds solliciteren voor een functie bij ons of onze filialen, beoordelingen van zowel uw professionele als relevante persoonlijke kenmerken met zich meebrengt om u een geschikte functie bij ons of onze filialen te vinden, of om uw geschiktheid voor een bepaalde functie te bepalen. Dit

6 betekent dat wij een profiel van u opbouwen en gebruiken op basis van deze relevante kenmerken. Merk echter op dat deze beoordelingen nooit volledig geautomatiseerd zijn en menselijke tussenkomst vereisen. 7.3 Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang door ons personeel of onze externe verwerkers zal alleen op een need-to-know basis en zal onderworpen zijn aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat veiligheid en beveiliging inspanningsverplichtingen zijn die nooit kunnen worden gegarandeerd. 8. UW RECHTEN 8.1 U hebt het recht om toegang te vragen tot alle op u betrekking hebbende persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. We behouden ons echter het recht voor om een administratieve vergoeding in rekening te brengen voor meerdere volgende verzoeken om tot toegang die duidelijk worden ingediend met als doel ons overlast of schade te berokkenen. 8.2 U hebt het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die onjuist zijn, gratis worden gecorrigeerd. Indien u een verzoek tot correctie indient, dient dit verzoek vergezeld te gaan zijn van een bewijs van juistheid van de door u gewenste correctie. 8.3 U hebt het recht uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. 8.4 U hebt het recht te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden zoals beschreven in artikel 3 van dit Gegevensbeschermingsbeleid voor sollicitanten of, met betrekking tot de doeleinden zoals beschreven in artikel 3.1 en 3.2, als u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering zal worden beoordeeld op basis van: Onze zwaarwegende belangen of die van een andere derde partij; Alle wettelijke en bestuursrechtelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die tegen deze schrapping in strijd kunnen zijn. In plaats van te wissen kunt u ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken als en wanneer: (a) u de juistheid van de gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is, of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de in bepaling artikel 3 genoemde doeleinden. 8.5 U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens als u kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met de bijzondere omstandigheden die een dergelijk verzet rechtvaardigen. Indien de voorgenomen verwerking echter als direct marketing kan worden aanzien, hebt u het recht zich kosteloos en zonder rechtvaardiging tegen deze verwerking te verzetten.

7 8.6 U hebt het recht alle door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat van ons te ontvangen. 8.7 Indien u een verzoek tot uitoefening van één of meer van de hierboven vermelde rechten wenst in te dienen, kunt u een sturen naar gdpr@praesidiad.com. Een waarin om uitoefening van een recht wordt verzocht, mag niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek. Elk verzoek moet gedateerd zijn en duidelijk vermelden welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor, indien dat nodig is. De omstandigheden kunnen betekenen dat we uw identiteit moeten verifiëren voordat we uw verzoek uitvoeren om uw persoonsgegevens te beschermen volgens de relevante norm. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van het ontvangen van dit verzoek. Indien de aanvraag geldig blijkt, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag behandelen. Als u een klacht hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het hierboven vermelde adres. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.