PRIVACYPROTOCOL VEILIGHEIDSHUIS FRYSLÂN 2019 EN VERDER

Transcriptie

1 Sommige problemen van burgers zijn zo complex dat geen oplossing wordt bereikt in de reguliere processen van zorg en veiligheid. Er is dan regie en coördinatie nodig om tot een doorbraak te komen. De regisseurs van het Veiligheidshuis brengen professionals uit de domeinen zorg, veiligheid en gemeenten bij elkaar. Zonder de verantwoordelijkheid over te nemen, dragen zij oplossingen aan voor gecoördineerde actie. Het Veiligheidshuis bewaakt de uitvoering van de afspraken en forceert voortgang als het proces stagneert. Dankzij de netwerksamenwerking worden complexe problemen integraal aangepakt en beter beheersbaar. PRIVACYPROTOCOL VEILIGHEIDSHUIS FRYSLÂN 2019 EN VERDER

2 ONDERGETEKENDEN: DE FRIESE GE MEENTEN 1 Achtkarspelen Ameland Dantumadiel Dongeradeel de Fryske Marren Harlingen Heerenveen Leeuwarden Kollumerland c.a. Ferwerderadiel Ooststellingwerf Opsterland Schiermonnikoog Smallingerland Súdwest-Fryslân Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Waadhoeke Weststellingwerf op grond van artikel 171 van de Gemeentewet allen vertegenwoordigd door hun burgemeesters, ter uitvoering van de desbetreffende besluiten van hun colleges van burgemeester en wethouders; hierna afzonderlijk aangeduid als Partij of 'Gemeente en gezamenlijk als Gemeenten. 1 In 2019 vindt er een bestuurlijke fusie van de gemeenten Dongeradeel, Ferweradiel en Kollumerland c.a. plaats waarbij de nieuwe gemeente verder gaat onder de naam Noardeast Fryslân. Op basis van de Wet herindeling gaan rechten en verplichtingen van de op te heffen gemeente (zoals overeenkomsten die een gemeente is aangegaan) over op de nieuwe gemeente. Artikel 44 zegt hierover: Onverminderd het bepaalde in het tweede lid en in de artikelen 45 en 48 gaan op de datum van herindeling alle rechten en verplichtingen van een op te heffen gemeente over op de gemeente waaraan haar gebied wordt toegevoegd, dan wel, wanneer het gebied naar meer dan één gemeente overgaat, naar de in de betrokken herindelingsregeling aan te wijzen gemeente, zonder dat daarvoor een nadere akte wordt gevorderd. Hetzelfde geldt voor mogelijke andere herindelingen van gemeenten na

3 DE KE TENPARTNE RS Openbaar Ministerie Noord-Nederland (OM); Politie Noord-Nederland, namens deze district Fryslân; Regiecentrum Bescherming en Veiligheid (Jeugd- en Gezinsbescherming en Veilig Thuis Friesland); Raad voor de Kinderbescherming Noord-Nederland, namens deze Jeugdzorgregio Friesland; GGZ Friesland; Reclassering Nederland Midden-Noord; Leger des Heils Jeugdbescherming en Reclassering Noord-Oost; Verslavingszorg Noord-Nederland (Reclassering en Zorg); Dienst Justitiële Inrichtingen Samenwerkingsverband Noord, namens deze PI Leeuwarden; (Vereniging) Friese Woningcorporaties, namens deze Accolade; Veiligheidsregio Fryslân, waaronder GGD Fryslân, hierna afzonderlijk te noemen als Partij of Ketenpartner of gezamenlijk - inclusief gemeenten - te noemen als Partijen. 3

4 CONSIDERANS Overwegende en in aanmerking nemende: dat dit Protocol de gedragsregels omschrijft bij het verstrekken en verder Verwerken van Persoonsgegevens door Partijen en Partners in het kader van de samenwerking op het gebied van integrale veiligheid en complexe multi-problematiek in het Veiligheidshuis Fryslân - hierna te noemen Veiligheidshuis -, alsmede dat in dit Protocol de verschillende verantwoordelijkheden met het oog op de rechten en plichten uit toepasselijke privacy wet- en regelgeving zijn belegd. dat Partijen en Partners uit de justitie-, zorg- en bestuurlijke keten in het Veiligheidshuis samenwerken met als gedeelde missie: het realiseren van een samenleving met zo weinig mogelijk geweld, criminaliteit, overlast, maatschappelijke teloorgang, maatschappelijke onrust en aantasting van de (openbare orde en) veiligheid, waarbij de focus wordt gelegd op mensen die in ernstige mate annex zijn met deze veiligheidsproblematiek en kampen met complexe problemen op meerdere leefgebieden. In het Veiligheidshuis leggen Partijen en Partners de juiste verbindingen om de veiligheidsproblematiek effectief aan te pakken en recidive te voorkomen. Dit door het op een laagdrempelig, doch zorgvuldige en integere wijze, delen van informatie, kennis en expertise. Op basis van een gezamenlijke analyse van de situatie op verschillende leefgebieden, bepalen Partijen en Partners in onderlinge samenhang op maat de interventies die leiden tot een afname van de gesignaleerde veiligheidsproblematiek. Het gaat daarbij veelal om een mix van zorg en andere interventies - al dan niet geboden in het gedwongen kader van het strafrecht, het bestuursrecht of het civiele recht. Deze interventies worden opgenomen in en uitgevoerd vanuit een gezamenlijk plan van aanpak. Dit onder procesregie of met ondersteuning van het Veiligheidshuis. dat het voor het: beoordelen van de noodzaak tot het oppakken van een Casus door het Veiligheidshuis in Procesregie of Ondersteuning; zo nodig komen tot een gezamenlijke analyse van de situatie op leefgebieden; opstellen en uitvoeren van een gezamenlijk plan van aanpak; Bewaken van de voortgang en resultaten van de in gezamenlijkheid gemaakte afspraken en het indien nodig Bijsturen; beoordelen of een Casus kan worden Afgeschaald of opgeschaald, noodzakelijk is om gegevens, waaronder (Bijzondere) Persoonsgegevens, met elkaar uit te wisselen en te verwerken; dat samenwerking van Partijen en Partners om een bredere verantwoordelijkheid vraagt dan de eigen organisatieverantwoordelijkheid; dat bij de samenwerking in het Veiligheidshuis de Algemene Verordening Gegevensverwerking hierna te noemen AVG - in acht wordt genomen, evenals voor zover van toepassing overige verdragen, wet- en regelgeving, aanwijzingen, beroepscodes en besluiten rondom privacy en het beroepsgeheim; 4

5 dat de materiewetten voorop staan bij doel, noodzaak en verenigbaarheid van doelen. Het maatwerk op basis van de materiewetten wordt bepaald door de hulpvraag, de stap in het werkproces van het Veiligheidshuis en de aard van de veiligheidsproblematiek in een specifiek geval; dat Partijen en Partners naar een evenwicht zoeken tussen het belang van gegevensuitwisseling voor het bereiken van het doel van de samenwerking en het belang van privacy en het beroepsgeheim; dat daarbij het voorkomen en verminderen van gevaarzetting, evenals het voorkomen en verminderen van bedreiging van de openbare orde en veiligheid, zeer zwaarwegend zijn; dat in het door Partijen opgezette Veiligheidshuis Persoonsgegevens worden verwerkt ten dienste en onder verantwoordelijkheid van Partijen; dat het Veiligheidshuis is ingericht met inachtneming van het Landelijk Kader Veiligheidshuizen (2013). dat Partijen voor de samenwerking in het Veiligheidshuis afspraken hebben vastgelegd in: het door Partijen vastgestelde Toekomstplan Veiligheidshuis Fryslân 2019 t/m 2023; de door Partijen vastgestelde en ondertekende Samenwerkingsovereenkomst Veiligheidshuis Fryslân 2019 e.v. - hierna te noemen Samenwerkingsovereenkomst waarvan het Privacyprotocol Veiligheidshuis Fryslân - hierna te noemen Protocol - onderdeel uitmaakt; dat dit Protocol aansluit bij: het landelijke Handvat Gegevensuitwisseling in het zorg en veiligheidsdomein een juridisch handvat voor Zorg- en veiligheidshuizen (2017); het landelijke model Privacyprotocol integrale veiligheid en complexe multi-problematiek Zorg- en veiligheidshuis (2018); VERKLAREN TE Z IJN OV E REENGE KOME N: 5

6 INHOUDSOPGAVE Artikel 1 Begripsbepalingen... 8 Artikel 2 Afzonderlijke en Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken Artikel 3 Zetelgemeente Artikel 4 Doel Verwerking Persoonsgegevens Artikel 5 Categorieën Persoonsgegevens en vastlegging Artikel 6 Verstrekken en verwerken Persoonsgegevens Artikel 7 Grondslagen Artikel 8 Informeren Betrokkene Artikel 9 Geheimhoudingsbepalingen en toestemmingsvereiste Artikel 10 Noodzakelijke data en kwaliteit Artikel 11 Toegang tot het bestand Artikel 12 Verstrekking Persoonsgegevens Bestand Veiligheidshuis Artikel 13 Documentatie individuele verstrekkingen Artikel 14 Afsluiten Verwerking Persoonsgegevens in Bestand Artikel 15 Bewaren en vernietigen Artikel 16 Beveiliging Artikel 17 Geheimhouding Artikel 18 Rechten van Betrokkenen Artikel 19 Recht op inzage Artikel 20 Recht op correctie en verwijdering Artikel 21 Recht op verzet Artikel 22 Recht op overdraagbaarheid van Persoonsgegevens Artikel 23 Datalekken Artikel 24 Verwerkingsregister en Functionaris Gegevensbescherming Artikel 25 Aansprakelijkheid Artikel 26 Toezicht en handhaving Artikel 27 Wijzigingen en evaluatie Artikel 28 Toetreding van Partners Artikel 29 Duur, opzegging, beëindiging Artikel 30 Opvolging

7 Bijlage 1 Toetredingsformulier partner privacyprotocol Veiligheidshuis Fryslân Bijlage 2 Intentieverklaring agendadeelnemer Privacyprotocol Bijlage 3 Taken Procesregisseur Veiligheidshuis Bijlage 4 Criteria Casus opschaling naar en behandeling door Veiligheidshuis Bijlage 5 Doeleinden Verwerking Persoonsgegevens per processtap Bijlage 6 Categorieën Persoonsgegevens en Betrokkenen Bijlage 7 Beveiligingsbeleid Persoonsgegevens Bijlage 8 Grondslagen en voorwaarden ONDERTEKENING

8 ARTIKE L 1 BEGRIPSBE PA LINGEN Veiligheidshuis Partij Partner een samenwerkingsverband waarin zorg- en justitiële partijen en gemeenten, onder eenduidige procesregie, aan complexe zorg- en veiligheidsproblemen werken. De doelstelling van de samenwerking is bijdragen aan de algemene veiligheid, het verbeteren van de persoonlijke situatie, het voorkomen en verminderen van recidive, (ernstige) overlast, criminaliteit en/of maatschappelijke uitval, hetgeen moet worden gezien als een zwaarwegend algemeen belang. Dit gebeurt door een combinatie van repressie, bestuurlijke interventies en zorg. In het Veiligheidshuis is op provinciaal niveau specifieke kennis, expertise en vaardigheid gebundeld ten aanzien van de ketenoverstijgende systeemgerichte aanpak op maat van mensen die de sociale veiligheid (buitensporig) aantasten. Het Veiligheidshuis faciliteert en regisseert de aanpak van de meest lastige casuïstiek uit deze doelgroep en adviseert en ondersteunt Partijen en Partners ter voorkoming van escalatie van veiligheidsproblemen; instantie, organisatie of instelling die de Samenwerkingsovereenkomst en dit Protocol hebben ondertekend en in het Veiligheidshuis samenwerken en taken uitvoeren onder de voorwaarden en condities zoals opgenomen in de Samenwerkingsovereenkomst en dit Protocol. Partijen besluiten gezamenlijk over de visie, koers, beleidskeuzes, activiteiten en begroting van het Veiligheidshuis, zoals opgenomen in artikel 10 van de Samenwerkingsovereenkomst. instantie, organisatie of instelling niet zijnde een Partij - die met (grote) regelmaat onderdeel uit maakt van de samenwerking in het Veiligheidshuis en die door ondertekening van het Toetredingsformulier Partner Privacyprotocol Veiligheidshuis Fryslan door een rechtsgeldige vertegenwoordiger - bijlage 1 -, de in het Protocol geformuleerde doelstellingen onderschrijft, zich verplicht de bepalingen in het Protocol te zullen naleven en zich gerechtigd verklaart tot het in dit kader uitwisselen van Persoonsgegevens met Partijen, andere Partners en Agendadeelnemers. Partners hebben formeel geen sturing op het Veiligheidshuis in tegenstelling tot Partijen. 8

9 Agendadeelnemer Bestuurscommissie Verwerken Zetelgemeente medewerker van een instantie, organisatie of instelling, danwel een zelfstandig geordende beroepskracht zijnde geen Partij of Partner - die op incidentele basis deelneemt aan een Maatwerkoverleg en/of een of meer onderdelen van een plan van aanpak uitvoert. Dit in verband met zijn of haar directe beroepsmatige betrokkenheid bij de Casus. Hij of zij ondertekent voorafgaande aan deelname van het betreffende Maatwerkoverleg de Intentieverklaring Agendadeelnmer Privacyprotocol Veiligheidshuis Fryslan - bijlage 2 - en onderschrijft hiermee de in het Protocol geformuleerde doelstellingen, verplicht zich tot het naleven van de bepalingen in het Protocol en verklaart zich gerechtigd tot het in dit kader uitwisselen van Persoonsgegevens met Partijen, Partners en andere Agendadeelnemers. Agendadeelnemers hebben formeel geen sturing op het Veiligheidshuis. In dit Protocol wordt Agendadeelnemer hierna samen genoemd met Partners. het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 10, lid 3 van de Samenwerkingsovereenkomst. een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 AVG); het bevoegd gezag van de gemeente onder wiens organisatie het Veiligheidshuis beheersmatig ressorteert, te weten het College van B&W van de gemeente Leeuwarden. In hoedanigheid als zetelgemeente faciliteert en ondersteunt de gemeente Leeuwarden het primaire proces van het Veiligheidshuis (PIOFACH-functies) en treedt indien noodzakelijk op als rechtspersoon. Dit vanuit de overweging dat het Veiligheidshuis geen rechtspersoon is met eigenstandige wettelijke bevoegdheden en taken. Het Personeel van het Veiligheidshuis is in dienst of gedetacheerd bij de zetelgemeente. De gemeente Leeuwarden in hoedanigheid als zetelgemeente geeft inhoudelijk geen sturing aan het Veiligheidshuis. 9

10 Verwerkingsverantwoordelijke Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken Verwerker Personeel van het Veiligheidshuis een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze Verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht is vastgesteld, kan daarin reeds zijn bepaald wie de Verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (artikel 4 lid 7 AVG); van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken is sprake wanneer Verwerkingen zijn geintegreerd, en niet een een Partij of Partner als Verwerkingsverantwoordelijke kan worden aangemerkt voor de geintegreerde Verwerkingen. In dit geval zijn de Partijen en Partners Verwerkingsverantwoordelijken voor het geheel van de Verwerking; Partijen en Partners zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor zelfstandige Verwerkingen en wanneer verschillende Verwerkingen min of meer geïntegreerd zijn, maar geen sprake is van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken; een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt. medewerkers in dienst of gedetacheerd bij de Zetelgemeente, die de functies van het Veiligheidshuis zoals benoemd in paragraaf 3.2 van het Toekomstplan uitvoeren, evenals de bedrijfsprocessen in het Veiligheidshuis. Dit op locatie van het Veiligheidshuis en gebruik makend van het informatiesysteem van het Veiligheidshuis. Het Personeel van het Veiligheidshuis bestaat uit Procesregisseurs, trajectbegeleiders en procesondersteuners. Zij worden aangestuurd door de Manager van het Veiligheidshuis. 10

11 Manager Procesregisseur Casusregisseur Privacy-adviseur Betrokkene Derde Persoonsgegevens de dagelijkse sturing van het Veiligheidshuis is belegd bij de manager van het Veiligheidshuis. De manager functioneert in opdracht van de Bestuurscommissie van het Veiligheidshuis. Hij geeft leiding aan de medewerkers van het Veiligheidshuis, evenals aan de uitvoering van de functies van bedrijfsprocessen in het Veiligheidshuis. De Manager valt onder verantwoordelijkheid van de Zetelgemeente. De Procesregisseur is bevoegd en verantwoordelijk voor de Procesregie binnen het Veiligheidshuis en namens een van de Partijen of Partners belast met de taken zoals opgenomen in bijlage 3 van dit Protocol. de medewerker van een van de Partijen of Partner die belast is met de regie op uitvoering in de Casus voor zover het eigen (wettelijke) taken en bevoegdheden betreft. een medewerker van de Zetelgemeente die belast is met privacy-advisering aangaande het Verwerken van Persoonsgegeven op locatie en in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis, evenals advisering aangaande de opstelling van en het handelen volgens dit Protocol. de natuurlijke persoon op wie informatie, waaronder Persoonsgegevens, betrekking heeft (artikel 4 lid 1 AVG). In dit Protocol wordt met Betrokkene, de Betrokkene in de Casus bedoeld; een natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de Betrokkene of de Verwerkingsverantwoordelijke; alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ( de Betrokkene ); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG); 11

12 Bijzondere persoonsgegevens Bestand Casus Aanmelding & Intake Screening & Triage Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG); elk gestructureerde geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseert is danwel op functionele of georgrafische gronden is verspreid. een geval of situatie dat of die voldoet aan de criteria van aanmelding bij het Veiligheidshuis zoals geformuleerd in bijlage 4 van dit Protocol en die door een Partij of Partner is aangemeld bij het Veiligheidshuis ter beoordeling en eventuele bespreking in het Maatwerkoverleg onder Procesregie van het Veiligheidshuis, dan wel ter Ondersteuning door het Veiligheidshuis. het voordragen van een Casus door één der Partijen of Partners en het uitwisselen van informatie, waaronder Persoonsgegevens, tussen de Procesregisseur en de aanmeldende Partij of Partner ter toetsing of de Casus in aanmerking komt voor behandeling in het Veiligheidshuis. proces waarbij relevante Partijen en Partners worden bevraagd om te komen tot: een nadere afweging welke Partijen en Partners relevant zijn om te betrekken bij de Casus; de bepaling of het noodzakelijk is om de Casus in een Maatwerkoverleg te bespreken of op een Regietafel, danwel Ondersteuning in de Casus te geven; een eerste bepaling van de probleem- en doelstelling van een eventueel Maatwerkoverleg. 12

13 Maatwerkoverleg fase waarin onder Procesregie van het Veiligheidshuis overleg plaatsvindt tussen de direct bij de Casus betrokken medewerkers van Partijen en Partners, gericht op: het komen tot een toestandsbeeld; het bepalen van de probleem- en doelstelling in de Casus het opstellen van een gezamenlijk persoons-of systeemgericht plan van aanpak waarin staat welke Partij, Partner welke justitiele-, zorg- en/of bestuurlijke interventies wanneer uitvoert, evenals het maken van daaruit voortvloeiende werkafspraken; het inzichtelijk maken van de voortgang van de Casus en het indien nodig bijstellen van het plan van aanpak; het vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden in de Casus van de Partijen en Partners. Regietafel een overleg met vaste vertegenwoordigers van vaste Partijen en Partners waarbij ten aanzien van meerdere Casussen met een overkoepeled thema onder Procesregie van het Veiligheidshuis door Partijen en Partners per Casus of overkoepelend: een eerste doel van de betreffende Casus, danwel het thema wordt bepaald; op hoofdlijnen werkafspraken worden gemaakt over routering en verdere afhandeling van de betreffende Casus, danwel het thema; een Casusregisseur wordt aangewezen. Bewaken & Bijsturen de fase waarin onder Procesregie van het Veiligheidshuis de uitvoering en resultaten van het plan van aanpak en de ontwikkelingen op de leefgebieden worden bewaakt en indien nodig de in het plan van aanpak vastgelegde afspraken en interventies worden bijgestuurd. Afschalen & Resultaat het moment waarop Partijen en Partners in gezamenlijkheid samen met de Procesregisseur bepalen of de Casus kan worden afgeschaald in de zin dat de Procesregie door het Veiligheidshuis wordt afgesloten (en wordt overgedragen). Daarnaast wordt in gezamenlijkheid het resultaat bij afsluiting van de Casus in het Veiligheidshuis bepaald. Procesregie het uitvoeren van coördinerende werkzaamheden door de Procesregisseur gericht op de totstandkoming en sturing op de samenwerking tussen meerdere Partijen en Partners bij het behandelen van een specifieke Casus of specifiek thema. 13

14 Ondersteuning Systeemgericht de Procesregisseur ondersteunt een Partner of Partij in een Casus bij het voeren van Proces- of Casusregie. De verantwoordelijkheid voor het voeren van de regie, het opstellen van een gezamenlijk plan van aanpak en het monitoren en bijsturen van de uitvoering, ligt bij de betreffende Partij of Partner en niet bij de Procesregisseur van het Veiligheidshuis. interventies in het het plan van aanpak richten zich, indien nodig, in samenhang op alle gezins- of groepsleden die een aandeel of rol hebben in de Casus. Zorg interventie in de vorm van medische, psychosociale, of sociaal economische hulp, ondersteuning, activering of begeleiding, daaronder ook begrepen iedere vorm van forensische zorg. 14

15 ARTIKE L 2 AFZ ONDE RLIJKE EN GEZAMENLIJKE VE RWE RKINGSVE RA NTW OORDE LIJKE N 1. Partijen en Partners zijn Afzonderlijk Verwerkingsverantwoordelijke voor de Persoonsgegevens die zij verstrekken aan het Veiligheidshuis ten behoeve van Aanmelding & Intake, Screening & Triage, Maatwerkoverleg of Regietafel, Bewaking & Bijsturing en Afschaling van een Casus. 2. Partijen en Partners in het Veiligheidshuis zijn conform artikel 26 AVG Gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijken voor de Persoonsgegevens die zij, anders dan de verstrekking zoals bedoeld in artikel 2.1, Verwerken op locatie of in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis in het kader van de samenwerking voor de doeleinden zoals omschreven in artikel 4.2 van dit Protocol. 3. Verwerken van Persoonsgegevens op locatie en in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis gebeurt door het Personeel van het Veiligheidshuis. 4. Verwerking door Personeel van het Veiligheidshuis zoals genoemd in artikel 2.2 vindt plaats onder gezag van de Partij of Partner die de betreffende Persoonsgegevens heeft verstrekt. Deze Partij of Partner wordt voor die Verwerking aangeduid als Verwerkingsverantwoordelijke. ARTIKE L 3 ZETELGE MEENTE 1. De Zetelgemeente is, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, belast met het faciliteren en bewaken van een legitieme en zorgvuldige Verwerking van Persoonsgegevens op locatie en in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis. 2. De Zetelgemeente is, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, en voor zover het de Verwerking van Persoonsgegeven op locatie of in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis betreft, belast met: a. het afhandelen van wettelijke verplichtingen met betrekking tot de rechten van Betrokkenen zoals opgenomen in artikelen 18 a t/m d. De afhandeling vindt enkel plaats in en na afstemming met de Partijen en Partners die Persoonsgegevens over Betrokkene hebben verstrekt en verwerkt ten behoeve van de betreffende Casus. b. het treffen van passende maatregelen en voorzieningen aangaande de beveiliging van Persoonsgegevens; c. het in stand houden van procedures die er op gericht zijn om inbreuken in de beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens redelijkerwijs te detecteren en daarop actie te ondernemen, daaronder begrepen maatregelen tot herstel. ARTIKE L 4 DOE L VE RWE RKING PE RSOONSGEGEVE NS 1. Dit Protocol ziet op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens door Partijen en Partners in het kader van de uitvoering van artikel Het Verwerken van Persoonsgegevens in het Veiligheidshuis vindt plaats met als doel het gezamenlijk door Partijen en Partners bijdragen aan de sociale veiligheid als onderdeel van het integrale zorg- en veiligheidsbeleid van Gemeente(n). Meer specifiek is de samenwerking gericht op het voorkomen en verminderen van (ernstige) overlast, geweld, criminaliteit, maatschappelijke onrust, maatschappelijke teloorgang en aantasting van de openbare orde en veiligheid, hetgeen moet worden gezien als een zwaarwegend algemeen belang. 15

16 Dit door een samenhangend en zo nodig Systeemgericht geheel van repressieve-, bestuurlijkeen zorginterventies. Eveneens meer specifiek draagt de Verwerking van Persoonsgegevens in het Veiligheidshuis bij aan: a. het verminderen van complexe multi-problematiek. Dit betreft problematiek waarbij personen die het subject zijn in de casuïstiek te maken hebben met meerdere problemen die op meer dan één leefgebied spelen; b. het voorkomen van (verder) crimineel, gewelddadig en/of overlastgevend gedrag, danwel gedrag dat de openbare orde en veiligheid aantast, danwel verder afglijden van de persoon; c. het beheersbaar maken van ernstige gebieds- of groepsgebonden veiligheidsproblematiek; d. het mogelijk maken en faciliteren van een efficiënte en effectieve samenwerking tussen Partijen en Partners met het oog op de hierboven geformuleerde doeleinden, daar waar sprake is van stagnatie in de samenwerking. 3. Partijen of Partners kunnen een Casus bij het Veiligheidshuis aanmelden die voldoet aan de criteria zoals opgenomen in bijlage 4. De Procesregisseur neemt in samenspraak met de aanmelder van een Casus het besluit tot het al dan niet oppakken van de Casus door het Veiligheidshuis. Dit in Procesregie of in Ondersteuning. Bij het nemen van dit besluit worden de criteria in acht genomen zoals benoemd in bijlage 4. Daarnaast wordt dit besluit mede geleid door de kaders en prioritering zoals opgenomen in het Toekomstplan en mogelijke toekomstige door Partijen vastgestelde (wijziging in) prioriteiten. 4. Om het onder artikel 4.2 geformuleerde doel te bereiken Verwerken Partijen en Partners gezamenlijk de nodige Persoonsgegevens in het kader van Aanmelding & Intake, Screening & Triage, Maatwerkoverleg of Regietafel, Bewaken & Bijsturen en Afschaling. Voor elk van deze fasen in het werkproces zijn specifieke doelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens in het Veiligheidshuis van toepassing. Deze doelen zijn gespecificeerd in bijlage Partijen en Partners Verwerken de Persoonsgegevens die zij in het kader van de samenwerking onder dit Protocol hebben verkregen niet voor andere doeleinden dan de doelen omschreven in artikel Bij het Verwerken van Persoonsgegevens in het Veiligheidshuis worden de volgende uitgangspunten in acht genomen: a. er wordt voldaan aan de eisen van doelmatigheid, proportionaliteit en subsidiariteit; b. er is sprake van een strikte doelbinding per fase. Alleen de voor het doel van die fase noodzakelijke Persoonsgegevens worden verwerkt; c. als het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens wijzigt of de Casus gaat door naar een volgende fase, dan wordt eerst beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor noodzakelijk zijn en vervolgens of de gegevens daarvoor ook (verder) gebruikt mogen worden; d. een Partij of Partner die in een bepaalde fase Persoonsgegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden; e. Partijen en Partners die bij de behandeling van een Casus kennisnemen van Persoonsgegevens afkomstig van een andere Partij of Partner mogen deze gegevens enkel verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de Partij of Partner die de gegevens heeft ingebracht dit afzonderlijk accordeert. 16

17 ARTIKE L 5 CATE GORIEËN PE RSOONSGEGEVE NS EN VA STLE GGING 1. Partijen en Partners Verwerken in het kader van de samenwerking in het Veiligheidshuis de in Bijlage 6 genoemde categorieën Betrokkenen en de daarin genoemde categorieën (Bijzondere) Persoonsgegevens. 2. Partijen en Partners Verwerken Persoonsgegevens, inclusief Bijzondere en Strafrechtelijke Persoonsgegevens, binnen de wettelijke kaders van de voor iedere Partij en Partner toepasselijke wet- en regelgeving, evenals toepasselijke beroepscodes en aanwijzingen. 3. Partijen en Partners Verwerken Persoonsgegevens voor de onder artikel 4.2 geformuleerde doeleinden enkel op locatie en in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis en conform een voor 1 april 2019 specifiek hierop gericht definitief vast te stellen beveiligingsbeleid. Dit beveiligingsbeleid wordt na vaststelling als bijlage 7 aan dit Protocol toegevoegd. In algemene zin geldt dat de Verwerking op locatie en in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis plaatsvindt met in achtneming van de eisen zoals opgenomen in het beveiligingsbeleid van de Zetelgemeente en het beveiligingsbeleid van GCOS. ARTIKE L 6 VERSTREKKEN E N VE RWE RK EN PE RSOONSGE GEVE NS 6.1 V e r w e r k i n g v a n P e r s o o n s g e g e v e n s d o o r d e p r o c e s r e g i s s e u r 1. De Procesregisseur Verwerkt Persoonsgegevens ten behoeve van de Procesregie in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 4.2 slechts voor zover dit noodzakelijk is voor het bewerkstelligen van de in de desbetreffende fase aan de orde zijnde doelen voor gegevensverwerking als verwoord in artikel 4.2 en bijlage De Procesregisseur is belast met de taken zoals genoemd in bijlage 3. Hij of zij werkt voor wat betreft deze taken namens de Partij of Partner die de Casus aanmeldt of de Casusregie voert. 3. De Procesregisseur Verwerkt de in het eerste lid bedoelde Persoonsgegevens ten behoeve van een goede taakuitoefening van de aanmeldende Partij of Partner, dan wel de goede taakuitoefening van de Partij of Partner onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt. 4. Indien de Procesregisseur een Casus oppakt vanuit de functie Ondersteuning, dan gebeurt de Verwerking van Persoonsgegevens in het Bestand van de Partij of Partner die de Casus heeft aangemeld danwel hierin de Casus- of Procesregie voert. Deze Partij of Partner draagt op dat moment de verantwoordelijkheid voor het bewaken van een legitieme en zorgvuldige Verwerking van Persoonsgegevens in diens eigen Bestand. Bij Ondersteuning worden in het Bestand van het Veiligheidshuis enkel de NAW-gegevens van Betrokkene geregistreerd en de Persoonsgegevens uit de aanmelding van de Casus. 5. Voor de Verwerking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel is van toepassing de grondslag conform de AVG en/of andere wettelijke grondslag, en de wettelijke bepalingen op grond waarvan de aanmeldende Partij of Partner, dan wel de Partij of Partner onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt, de Casus heeft aangemeld respectievelijk de casusregie voert. 6. De Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel betreft de Verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2 van dit Protocol. 17

18 6.2 V e r s t r e k k e n P e r s o o n s g e g e v e n s t e n b e h o e v e v a n A a n m e l d i n g & I n t a k e, S c r e e n i n g & T r i a g e e n M a a t w e r k o v e r l e g of R e g i e t a f e l 1. Partijen en Partners kunnen Persoonsgegevens inbrengen in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 4.2 van dit Protocol, slechts voor zover dit noodzakelijk is voor het bewerkstelligen van de in de desbetreffende fasen aan de orde zijnde doelen voor gegevensverwerking als verwoord in artikel 4.2 en bijlage Persoonsgegevens als bedoeld in artikel worden slechts ingebracht indien dit noodzakelijk is voor de goede vervulling van de eigen taak en/of de goede uitvoering van de taak van de Partij of Partner ten behoeve waarvan de werkzaamheden in het kader van Aanmelding & Intake, Screening & Triage of het Maatwerkoverleg/Regietafel worden uitgevoerd. 3. De grondslag conform de AVG voor het inbrengen van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel wordt ontleend aan de eigen taak, en/of de taak van de Partij of Partner ten behoeve waarvan de werkzaamheden in het kader van Aanmelding & Intake, Screening & Triage of Casusoverleg/Regietafel worden uitgevoerd. 4. De Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel betreft de Verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2 van dit Protocol. 6.3 V e r s t r e k k e n v a n P e r s o o n s g e g e v e n s b i j h e t u i t v o e r i n g g e v e n aan a f s p r a k e n u i t h e t M a a t w e r k o v e r l e g o f R e g i e t a f e l 1. Partijen en Partners kunnen Persoonsgegevens verstrekken aan een andere Partij of Partner in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 4.2 voor zover deze noodzakelijk zijn voor deze Partij of Partner bij: a. het uitvoering geven aan interventies en acties die in het Maatwerkoverleg zijn afgesproken ter realisering van het door Partijen en Partners vastgestelde doel in de Casus; b. het voeren van de Procesregie en Casusregie op het plan van aanpak als dat in het Maatwerkoverleg is afgesproken, waaronder Bewaken & Bijsturen; c. het toebedelen van de Casus aan een specifieke Partij of Partner ten behoeve van verdere afhandeling, zoals het adviseren van de aanmelder of het aanbrengen van de Casus bij een andere overlegtafel. 2. De grondslag conform de AVG voor het verstrekken van Persoonsgegevens als verwoord in artikel wordt ontleend aan de eigen taak en/of de taak van de Partij of Partner die de activiteiten onder artikel a t/m c uitvoert. 3. De Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel betreft de Verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2 van dit Protocol. 18

19 ARTIKE L 7 GRONDSLA GE N 1. De grondslag voor de Verwerking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6.1.1, is artikel 6 AVG lid 1 sub e, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken van Algemeen belang door de aanmeldende Partij of Partner, dan wel Partij of Partner onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt. Voor de gegevens afkomstig van de politie is de grondslag gelegen in artikel 20 Wet politiegegevens. Voor gegevens afkomstig van het Openbaar Ministerie, is de grondslag gelegen in de artikel 8a, 39f en 51c Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. 2. De grondslag voor het inbrengen van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6.2.1, is artikel 6 AVG lid 1 sub e, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken van Algemeen belang door de aanmeldende Partij of Partner, dan wel de Partij of Partner onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt, en/of de verstrekkende Partij of Partner. Voor de gegevens afkomstig van de politie is de grondslag gelegen in artikel 20 Wet politiegegevens. De grondslag voor het verstrekken van justitiële, strafvorderlijke en/of tenuitvoerleggingsgegevens is gelegen in de artikelen 8a, 39f en 51c van de Wjsg. 3. De grondslag voor de verstrekking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6.3.1, is artikel 6 AVG lid 1 sub e, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken van Algemeen belang door de ontvangende partij en/of de verstrekkende partij. Voor de gegevens afkomstig van de politie is de grondslag gelegen in artikel 20 Wet politiegegevens. De grondslag voor het verstrekken van justitiële, strafvorderlijke en/of tenuitvoerleggingsgegevens is gelegen in de artikelen 8a, 39f en 51c van de Wjsg. 4. De onder 7.1, 7.2 en 7.3 bedoelde grondslag kan bij Casussen slechts van toepassing zijn als dit voortvloeit uit de goede uitvoering van de taken en werkzaamheden van Partijen en Partners, en de Verwerking plaatsvindt namens of de verstrekking plaatsvindt aan Partijen of Partners. Dit met in achtneming van de in bijlage 8 per Partij/Partner genoemde taken en voorwaarden. 5. Op de Persoonsgegevens die worden verwerkt, ingebracht of verstrekt in het Veiligheidshuis zijn de uitgangspunten van artikel 4.6 van toepassing, het bepaalde in artikel 8 over het informeren van Betrokkene en het bepaalde in artikel 9 over doorwerking geheimshoudingsbepalingen en toepassing toestemmingsvereisten. ARTIKEL 8 INFORME RE N BE TROKKE NE 1. De Partij of Partner die een Casus aanmeldt, of een andere Partij of Partner indien tijdens het Maatwerk bepaald, informeert de Betrokkene zo spoedig mogelijk mondeling of schriftelijk over het (voornemen tot) verstrekken van, danwel (het voornemen tot) het verder Verwerken van Persoonsgegevens in het kader van de samenwerking in het Veiligheidshuis onder dit Protocol. Dit voor zover de woon- of verblijfplaats van Betrokkene bekend is. 2. Indien Betrokkene nog geen 12 jaar oud is, wordt of worden zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) geïnformeerd. Is de minderjarige Betrokkene wel 12 maar nog geen 18 jaar oud, dan worden Betrokkene en diens wettelijk vertegenwoordiger(s) geïnformeerd. 3. De informerende Partij of Partner maakt het tijdstip waarop en de wijze van informeren kenbaar aan de overige bij de Casus betrokken Partijen en Partners. 19

20 4. De Manager draagt zorg voor het publiceren van een privacy-statement op de website van het Veiligheidshuis. De Partij of Partner die Betrokkene informeert verwijst naar dit privacystatement of overhandigt deze. 5. De onder 8.1 bedoelde informatieverstrekking, alsook het onder 8.4 genoemde privacystatement, bevatten ten minste de volgende punten: de aanleiding tot het verstrekken en Verwerken van Persoonsgegevens van Betrokkene, danwel het voornemen hiertoe; de doeleinden voor de Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkene in het Veiligheidshuis; de rechten die Betrokkene ten aanzien van de verstrekking en Verwerking van diens Persoonsgegevens kan uitoefenen, zoals omschreven in de artikelen 18 t/m 21 van dit Protocol. 6. De informatieverplichting zoals bedoeld in artikel 8.1 is niet van toepassing indien het achterwege laten van informeren van Betrokkene noodzakelijk is voor de waarborging van: a. de nationale veiligheid; b. landsverdediging; c. de openbare veiligheid; d. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid; e. andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van de Europese Unie of van Nederland, met name een belangrijk economisch of financieel belang van de Europese Unie of van Nederland, met inbegrip van monetaire, budgettaire en fiscale aangelegenheden, volksgezondheid en sociale zekerheid; f. de bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures; g. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen; h. een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt, al is het incidenteel, met de uitoefening van het openbaar gezag in de gevallen, bedoeld in de onderdelen a, b, c, d, e en g; i. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen; of j. de inning van civielrechtelijke vorderingen. 7. De motivatie voor het niet voldoen aan de informatieplicht op grond van Artikel 8.6 wordt in het Bestand van het Veiligheidshuis vastgelegd, evenals onder welke omstandigheden Betrokkene wel geïnformeerd kan worden. 20

21 ARTIKE L 9 GEHEIMHOU DINGSBEPALIN GEN E N TOE STEMMING SVE REISTE 1. Indien het voor het inbrengen en/of verstrekken van Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikelen 6.2 en 6.3 toestemming noodzakelijk is voor het doorbreken van geheimhoudingsbepalingen 2 ten opzichte van Betrokkene, dan: a. vraagt de betreffende Partij of Partner deze toestemming aan Betrokkene op het moment dat duidelijk is dat het inbrengen of verstrekken van Persoonsgegevens noodzakelijk is ten behoeve van de in de betreffende fase aan de orde zijnde doelen, of de uitvoering van de in artikel a t/m c genoemde activiteiten; b. worden deze Persoonsgegevens uitsluitend verstrekt voor zover hiervoor de uitdrukkelijke toestemming is verkregen van Betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger. 2. In beginsel wordt getracht om samen met Betrokkene tot een passende aanpak te komen voor de geconstateerde zorgen of problemen. Tijdens het gesprek hierover past de betreffende Partij of Partner zoveel als mogelijk het transparantiebeginsel toe. In dat gesprek kan de toestemming tot verwerking van Persoonsgegevens mondeling worden gegeven. 3. Krijgt een Partij of Partner zoals bedoeld in lid 1 geen toestemming van Betrokkene, of is het naar het oordeel van deze Partij of Partner niet mogelijk om toestemming te vragen, dan kan deze Partij of Partner toch Persoonsgegevens verstrekken, indien en voor zover hij naar eigen afweging conform de voor hem geldende professionele standaarden, tot het oordeel komt dat: a. zich een conflict van plichten voordoet. Verstrekking is noodzakelijk gelet op het afwenden van gevaar of een reëel risico op schade voor Betrokkene zelf of voor een ander, danwel gelet op een maatschappelijk belang dat in het geding is; b. goed hulpverlenerschap het verstrekken van Persoonsgegevens verlangd; c. verstrekking van gegevens een recht of een plicht is gelet op de wet en regelgeving die op de betreffende Partij of Partner en/of op de gegevensverstrekking van toepassing is. 4. Partijen en Partners die gehouden zijn aan geheimhoudingsbepalingen maken hun eigen afweging om al dan niet zonder toestemming Persoonsgegevens te verstrekken en te Verwerken op basis van het gezamenlijke toestandsbeeld in de Casus. 5. De verkregen toestemming of het met redenen omklede besluit om zonder toestemming toch gegevens te verstrekken, tekent de betreffende Partij of Partner aan in zijn eigen cliëntdossier en legt hij vast in zijn eigen Bestand. ARTIKE L 10 NOODZ AKE LIJKE DA TA EN KW A LITEIT 1. Partijen en Partners dragen er zorg voor dat de Persoonsgegevens die zij in het kader van de onder artikel 4.2 geformuleerde doeleinden verstrekken toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn. De Partij of Partner die Persoonsgegevens in het kader van de samenwerking in het Veiligheidshuis verstrekt blijft verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en nauwkeurigheid van die Persoonsgegevens. 2. Partijen en Partners verstrekken en Verwerken niet meer Persoonsgegevens dan noodzakelijk met het oog op de in artikel 4.2 en bijlage 5 van dit Protocol geformuleerde doeleinden (per fase). 2 Bijvoorbeeld zoals verwoord in de Wgbo (artikel 7:457 BW), artikel 88 wet BIG, de beroepscode van de Jeugdzorgwerker artikel J, beroepscode NIP artikel 71 t/m 87 (psycholoog, of broepscode NVO artikel 8 (pedagoog) en de Reclasseringsregeling 1995 artikel

22 3. Wanneer de Partij of Partner die Persoonsgegevens in het Veiligheidshuis heeft verstrekt, kennis verkrijgt van de onjuistheid van die Persoonsgegeven, dan informeert die Partij of Partner de Procesregisseur hierover. De Procesregisseur coördineert de eventuele correctie van Persoonsgegevens in het Bestand van het Veiligheidshuis. 4. Partijen en Partners die Betrokkene zorg bieden of anderszins interveniëren verstrekken ten behoeve van de Casus in ieder geval gegevens die betrekking hebben op aanvang van de zorg/interventie, de vorm, de voorwaarden waaronder de zorg wordt geboden/interventie wordt uitgevoerd, de behaalde resultaten en de eventuele afsluiting hiervan. 5. Is er naar het oordeel van een Partij of Partner nodig om meer gegevens te verstrekken dan genoemd in lid 4 teneinde te komen tot een volledig toestandsbeeld op basis waarvan een inhoudelijk passend plan van aanpak kan worden vastgesteld, dan verstrekt de Partij of Partner eveneens gegevens over de inhoud van de zorg of andersoortige interventies. 6. De Partijen en Partners die direct betrokken zijn bij het Maatwerkoverleg informeren de Procesregisseur van het Veiligheidshuis in het kader van Monitoren & Bijsturen over de voortgang en resultaten van de afgesproken interventies, evenals over een verandering van het toestandsbeeld in de Casus. 7. Indien stagnaties in de uitvoering van het plan van aanpak of een veranderend toestandsbeeld daartoe aanleiding geven, dan wordt de Casus opnieuw in een Maatwerkoverleg besproken om te bezien op welke wijze de stagnaties in de uitvoering van het plan van aanpak kunnen worden weggenomen en om zo nodig het eerder vastgestelde plan van aanpak te wijzigen. ARTIKE L 11 TOEGANG TOT HET BE STA ND 1. Enkel het Personeel van het Veiligheidshuis heeft toegang tot de Persoonsgegevens die in het Bestand van het Veiligheidshuis worden Verwerkt en heeft de bevoegdheid om Persoonsgegevens in het Bestand van het Veiligheidshuis vast te leggen en te wijzigen. 2. Een Partij of Partner kan geautoriseerd worden om toegang te krijgen tot het Bestand van het Veiligheidshuis of de bevoegdheid krijgen om Persoonsgegevens in het Bestand van het Veiligheidshuis vast te leggen of te wijzigen enkel voor zover: a. noodzakelijk voor diens rol in een specifieke Casus of Regietafel; b. het Persoonsgegevens betreft waarover deze Partij of Partner zelf beschikt; c. noodzakelijk voor het doel in (de fase van) die Casus. 3. De Manager kent autorisaties toe die toegang geven tot het Bestand van het Veiligheidshuis. 22

23 ARTIKE L 12 VERSTREKKING PE RSOONSGE GEVENS BESTA ND VEILIGHE ID SHUIS 1. De Procesregisseur verstrekt aan de Partijen en Partners die direct bij een Casus betrokken zijn een verslag van het Maatwerkoverleg over die specifieke Casus met hierin opgenomen: NAWgegevens van Betrokkene, contactgegevens van bij de Casus betrokken Partijen en Partners, een weergave op hoofdlijnen van het toestandsbeeld in de Casus aan de hand van leefgebieden, de probleem- en doelstelling in de Casus, per Partij of Partner de (werk)afspraken over in te zetten interventies en de daaraan gekoppelde termijn, de voortgang, wie Proces-, Casus- en behandelregie heeft, welke Partij of Partner Betrokkene al dan niet informeert en het plan van aanpak bespreekt en als dit niet mogelijk is de redenen waarom niet. 2. De Procesregisseur verstrekt uit het Bestand van het Veiligheidshuis slechts Persoonsgegevens die voor een Partij of Partner noodzakelijk zijn voor het vaststellen, uitvoeren en bijsturen van acties en interventies als onderdeel van het door Partijen en Partners gezamenlijk vastgestelde plan van aanpak. 3. Behoudens wettelijke verplichtingen tot verstrekking worden aan Derden geen (Persoons)gegevens uit het Bestand van het Veiligheidshuis verstrekt. ARTIKE L 13 DOCUME NTATIE INDIV IDU ELE VE RSTRE KKINGE N 1. Indien Partijen of Partners daartoe verplicht zijn door voor hen geldende materiewetgeving, dan leggen zij de afzonderlijke verstrekkingen van Persoonsgegevens, inclusief onderbouwing van de noodzakelijkheid daarvan met het oog op de in artikel 6 en 7 vastgelegde grondslagen, vast in het eigen Bestand. ARTIKE L 14 AFSLU ITE N VE RWE RKING PE RSOONSGE GEVENS IN BESTA ND 1. Verwerking van Persoonsgegevens in het Bestand van het Veiligheidshuis wordt in ieder geval afgesloten indien gedurende zes maanden geen nieuwe Persoonsgegevens met betrekking tot de Casus in het Bestand zijn opgenomen. 2. Partijen en Partners bepalen in samenspraak met de Procesregisseur of een Casus die in Procesregie is opgepakt kan worden afgesloten en wat de resultaten, danwel behaalde doelen in de Casus zijn bij afsluiting. 3. Op het moment van afsluiting van de Procesregie in de Casus stopt elke Verwerking van Persoonsgegevens in het Bestand van het Veiligheidshuis. Het Personeel van het Veiligheidshuis draagt er zorg voor dat in het Bestand van het Veiligheidshuis wordt aangetekend dat de Verwerking is afgesloten. ARTIKE L 15 BEWAREN E N VE RNIETIGE N 1. Persoonsgegevens worden niet langer in het Bestand van het Veiligheidshuis bewaard dan noodzakelijk voor het doel of de doeleinden waarvoor ze worden Verwerkt zoals geformuleerd onder artikel 4 en met inachtneming van artikel Na zes maanden na besluit tot Afschaling worden Persoonsgegevens gearchiveerd en heeft enkel het Personeel van het Veiligheidshuis toegang tot die Persoonsgegevens. 23

24 3. Persoonsgegevens worden vernietigd zodra de Verwerking daarvan niet langer nodig is voor het doel waarvoor zij zijn Verwerkt, maar uiterlijk binnen 3 jaar na het besluit tot Afschaling zoals genoemd in artikel Na drie jaar kunnen gegevens, niet zijnde Persoonsgegevens, enkel worden bewaard voor managementdoeleinden, te weten verantwoording, evaluatie en onderzoek. 5. Meldt een Partij of Partner een Casus binnen de bewaartermijn van 3 jaar opnieuw aan, dan geldt voor de Persoonsgegevens van Betrokkene een bewaartermijn te rekenen vanaf de laatste datum van Afschaling van die Casus. ARTIKE L 16 BEVEILIGING 1. De Zetelgemeente draagt zorg voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om Persoonsgegevens die op locatie of in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis worden verwerkt, te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Die maatregelen betreffen onder meer, maar niet uitsluitend, maatregelen met betrekking tot de toegang tot Persoonsgegevens, alsook het gebruik van beveiligde verbindingen voor de verstrekking van Persoonsgegevens. 2. Wanneer Persoonsgegevens aan andere Partijen of Partners worden verstrekt, gebeurt dit uitsluitend op een adequaat beveiligde manier, conform de geldende beveiligingsnormen voor de betreffende gegevens. 3. De Manager is verantwoordelijk voor het toezien op de naleving van de beschermingsmaatregelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens op locatie en in de informatiesystemen van het Veiligheidshuis en rapporteert hierover aan de Zetelgemeente. De Zetelgemeente en de Manager zijn bevoegd aanwijzingen te geven aan Partijen en Partners omtrent de juiste omgang met Persoonsgegevens in dat verband. ARTIKE L 17 GEHEIMHOU DING 1. Een ieder die op grond van dit Protocol kennis neemt van Persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet tot bekendmaking verplicht. 2. Partijen en Partners dragen er zorg voor dat iedere medewerker die in de uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst of dit Protocol in aanraking komt met Persoonsgegevens geheimhouding van die gegevens waarborgt. 3. Alle medewerkers die toegang hebben tot Persoonsgegevens die onder dit Protocol worden Verwerkt, beschikken over een positieve Verklaring Omtrent Gedrag, danwel hebben een veiligheidsonderzoek op grond van de voor de eigen organisatie geldende wet- en regelgeving doorlopen. 4. De Partijen en Partners in het samenwerkingsverband mogen de Persoonsgegevens afkomstig van de politie en Openbaar Ministerie slechts verwerken voor het specifieke doel waarvoor deze zijn verstrekt ten behoeve van de Casus. Deze Persoonsgegevens mogen alleen verder worden Verwerkt door de ontvangende Partijen indien het doel van de verdere verwerking verenigbaar is met het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt. Onverenigbaar gebruik van de gegevens, ook intern binnen de organisaties van de ontvangende Partijen, is niet toegestaan. 24