HANDBOEK COLLEGE. Handboek College 2014

Transcriptie

1 HANDBOEK COLLEGE

2 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 5 A. Kandidaat-wethouders 7 B. Informatie voor aangetreden collegeleden 9 1. Bezoldiging en rechtspositionele zaken 9 2. Voorzieningen voor collegeleden Veiligheid collegeleden Bestuurlijke bevoegdheden bij inbewaringstelling en wet tijdelijk huisverbod Collegevergaderingen Stadhuis Buitenlandse ambtsreizen Geschenken Vervoer Nevenfuncties wethouders en burgemeester 18 C. Beëindiging van het ambt 21 Bijlage 1. Wet- en regelgeving 23 Bijlage 2. Functieomschrijving politiek assistent 24 3

4 4

5 Voorwoord Een beetje integer bestaat niet zei Ien Dales twintig jaar geleden al. De integriteit van het openbaar bestuur is heden ten dage alleen maar belangrijker geworden. Een aantal regels met betrekking tot integriteit is vastgelegd in landelijke wetgeving en gemeentelijke regelgeving. Daarop is dit handboek gebaseerd. Maar integriteit gaat niet alleen over het naleven van regels. Het gaat ook om het herkennen van morele vragen. Integriteit is het juiste doen als niemand kijkt. Politieke ambtsdragers hebben een voorbeeldfunctie voor burgers en ambtenaren. Uw gedrag heeft zijn weerslag op de hele gemeentelijke organisatie, zowel in positieve als negatieve zin. Collegeleden leven in een glazen huis. Daardoor kan er ook publieke aandacht zijn voor privégedragingen. Het is belangrijk daarop alert te zijn, en gedrag te vermijden dat het aanzien en de integriteit van het politieke ambt en de gemeente Rotterdam kan schaden. Spreek uw collega s daar indien nodig ook op aan. De burgemeester treedt op als vertrouwenspersoon bestuurlijke integriteit. Handboek College Dit handboek is een leesbare handreiking over de praktische toepassing van regels voor het ambt van burgemeester en wethouder. Het betreft onderwerpen als bestuurlijke integriteit, veiligheid, declaraties, nevenfuncties en gebruik van de dienstauto. Waar het relevant is wordt verwezen naar wetgeving en regels. Elke kandidaat-wethouder krijgt dit handboek uitgereikt in een persoonlijk gesprek met ondergetekende. Heeft u vragen over het handboek of de regels, dan kunt u terecht bij: hoofd Bureau gemeentesecretaris (BGS), telefoonnummer Ph.F.M. Raets Gemeentesecretaris gemeente Rotterdam 5

6 6

7 A Kandidaat-wethouders Een commissie met vijf gemeenteraadsleden doet vooraf onderzoek naar kandidaat-wethouders en brengt daarover verslag uit aan de gemeenteraad. De commissie kijkt of aan de wettelijke vereisten wordt voldaan en of er geen sprake is van onverenigbare nevenfuncties. Indien nodig voert de commissie een individueel gesprek met de kandidaat. De kandidaat-wethouder dient voor het aantreden kritisch te kijken naar het wel of niet behouden van de eigen nevenfuncties. Is er twijfel over bepaalde nevenfuncties of financiële belangen, dan kan de gemeentesecretaris worden geconsulteerd. Als er geen bezwaren zijn benoemt de gemeenteraad de wethouder. Deze legt in de raadszaal de eed of verklaring en belofte af. De griffie is verantwoordelijk voor de organisatie van dit proces. 7

8 8

9 B Informatie voor aangetreden collegeleden 1. Bezoldiging en rechtspositionele zaken Financiële aspecten wethouderschap Bestuurders ontvangen een wettelijk vastgestelde bezoldiging. Personen die in deeltijd wethouder zijn, ontvangen de bezoldiging naar evenredigheid. Daarnaast ontvangen wethouders een vakantie- en een eindejaarsuitkering, overeenkomstig de bepalingen voor rijkspersoneel. Ook de burgemeester ontvangt een bezoldiging en een vakantieuitkering, waarvan de hoogte te vinden is in een bijlage van het Rechtspositiebesluit burgemeesters. De hoogte van de eindejaarsuitkering voor de burgemeester wordt bekendgemaakt in de Staatscourant. Als het rijkspersoneel een eenmalige uitkering ontvangt, krijgt de burgemeester een uitkering op gelijke voet. Voor overige kosten die te maken hebben met de uitoefening van het ambt ontvangen de wethouders voorts een onkostenvergoeding en de burgemeester een ambtstoelage. De hoogte daarvan is vastgesteld in het Rechtspositiebesluit wethouders, Rechtspositiebesluit burgemeester en bijbehorende circulaires. Pensioen De burgemeester valt onder het pensioenreglement van de Stichting Pensioenfonds ABP, de wethouders onder dat van Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA). Deze reglementen bieden een ouderdomspensioen en een nabestaandenpensioen. De gemeente houdt de premies verplicht in op de bezoldiging. Contactpersonen Rotterdamse Serviceorganisatie Rotterdam, HR-beheer: - mevrouw Z.J.Y (Jean) Abdullakhan mevrouw A. (Anja) Kuijper Verhuiskosten Als een collegelid naar Rotterdam verhuist is, onder bepaalde voorwaarden, een tegemoetkoming in de kosten mogelijk voor transport van de inboedel en inrichting. Voor meer informatie: Rechtspositiebesluit burgemeester en Rechtspositiebesluit wethouders. Cafetariamodel Collegeleden kunnen deelnemen aan regelingen die gelden voor Rotterdamse ambtenaren, zoals het cafetariamodel. Daarbij kunt u fiscaal loon inleveren (bezoldiging, vakantiegeld, eindejaarsuitkering) ten gunste van een belastingvrije vergoeding voor bijvoorbeeld vakbondscontributie, de fietsregeling of bedrijfsfitness. Contactpersonen Rotterdamse Serviceorganisatie Rotterdam, HR-beheer: - mevrouw Z.J.Y (Jean) Abdullakhan mevrouw A. (Anja) Kuijper

10 Ziekmelden - Procedure burgemeester en wethouder Indien u ziek bent, dient u dat op de eerste ziektedag te melden. - De burgemeester meldt zich ziek bij de afdeling Directie Middelen en Control / Mens en Organisatie. De gemeentelijke contactpersoon start vervolgens de ziekmeldingsprocedure. - Wethouders melden zich ziek bij het hoofd Bureau Gemeentesecretaris. Bureau Gemeentesecretaris geeft de ziekmelding door aan P&O. Verzekeringen Voor de wethouders en burgemeester is een aantal verzekeringen afgesloten: - collectieve ongevallenverzekering - doorlopende reisverzekering (bagage en ongevallen) voor ambtsgerelateerde reizen - algemene aansprakelijkheidsverzekering, via de reguliere aansprakelijkheidsverzekering van de gemeente. Aansprakelijkheid bij commissariaten namens de gemeente Volgens de huidige wetgeving kunnen commissarissen ook claims krijgen inzake vermogensschade, bijvoorbeeld van de organisatie zelf, de aandeelhouders, werknemers, derden of een curator. Als de organisatie geen vermogen meer heeft en niet verzekerd is tegen deze claims, dan kunnen bestuurders of commissarissen hiervoor hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld. Deze vermogensclaims zijn buitengesloten bij genoemde algemene aansprakelijkheidsverzekering. Individuele verzekering van een bestuurder of commissaris is niet mogelijk. Ga daarom altijd na of de organisatie (BV, NV, stichting of vereniging) waar u bestuurder bent, een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders en commissarissen heeft afgesloten. Behandelende afdeling/contactpersoon: Stadsontwikkeling, afdeling Schade- en Verzekeringszaken - de heer H. (Henk) Boender de heer B. (Bert) van der Knoop Voorzieningen voor collegeleden De gemeente stelt verschillende gemeentelijke voorzieningen ter beschikking voor de uitoefening van het politieke ambt. Vanuit bedrijfsvoering ontvangt u bijvoorbeeld bij aantreden een telefoon en een tablet. Daarnaast kunt u, indien nodig en al naar gelang de behoefte, specifieke trainingen volgen, bijvoorbeeld media-, presentatie- of taaltraining. Ook kunt u gebruikmaken van de dienstauto. Over deze voorziening vindt u in hoofdstuk 9 meer informatie. U kunt uitsluitend om functionele redenen gebruikmaken van de voorzieningen. Het is in Rotterdam niet toegestaan om de gemeentelijke voorzieningen voor privégebruik in te zetten. Dit principe is opgenomen in de Gedragscode van B en W, die door de gemeenteraad is vastgesteld. Collegeleden leven onder een vergrootglas als het gaat om gebruik van gemeentelijke voorzieningen en vergoeding van kosten. Ieder collegelid wordt geacht op een verantwoorde manier hiermee om te gaan en verantwoorde afwegingen te maken. Het gaat ten slotte om publieke middelen. Kosten van voorzieningen De kosten van deze gemeentelijke voorzieningen zijn voor rekening van de gemeente. Conform de VNG-handreiking zijn ze onder te verdelen in bedrijfsvoeringskosten en bestuurskosten. Daarnaast zijn er kosten die voor uw eigen rekening blijven. U ontvangt daarvoor maandelijks een vaste ambtstoelage of onkostenvergoeding. De vaste onkostenvergoeding is conform de VNGhandreiking bedoeld voor diverse kostencomponenten. Deze zijn opgenomen in onderstaand overzicht. De gemeentesecretaris wordt periodiek geïnformeerd over de rekeningen die onder bestuurskosten opgenomen zijn. 10

11 Vergoedingenoverzicht onkosten (Gebaseerd op VNG-handreiking Integriteit voor politieke ambtsdragers, september 2013) Bedrijfsvoeringskosten Werkplek zoals bureau, meubilair Inrichting werkkamer Beveiliging werkplek Ondersteunend personeel (secretaresse, bode, chauffeur, politiek assistent, woordvoerder) ICT op werkplek ARBO-aanpassingen werkplek Ontvangsten delegaties, werklunches en diners, functionele borrels op werkplek Catering, maaltijden op werkplek Pantryvoorziening koffie en thee (bijv. diner wethouder met staatssecretaris op werkplek, gericht op zakelijk doel Rotterdam) Bijeenkomsten voor strategieontwikkeling organisatie Relatiegeschenken, mits functioneel verstrekt aan externe relatie Activiteiten voor medewerkers i.h.k.v Lief en Leed regeling (verantwoordelijkheid bij leidinggevende van de medewerker) Mobiele telefoon/pda, kantoorbenodigdheden, visitekaartjes, pilotenkoffer voor vervoer stukken Verzekeren of vergoeden schade aan persoonlijke eigendommen tijdens ambtsvervulling Bestuurskosten ICT thuis Aansluiting, abonnementen, hard- en software Abonnementen en vakliteratuur in stadhuiscomplex Functionele consumpties, lunches en diners (bijv. diner wethouder met staatssecretaris in restaurant, gericht op zakelijk doel Rotterdam) Reis- en verblijfkosten binnen- en buitenland, inclusief benodigde vaccinaties Fooien in buitenland bij functionele lunches en diners Deelname aan congressen, cursussen en opleidingen Geschenken voor ambtsbezoek bij jubilea, openingen Lidmaatschap landelijke beroepsvereniging met professionaliseringsoogmerk (bijv. lidmaatschap Nieuwspoort) Verhuiskosten, Vergoeding tijdelijke woonruimte Kosten voor eigen rekening Inrichting werkkamer/ ontvangstruimte thuis Attenties en cadeaus voor naaste medewerkers (bijv. bloemetje voor medewerker door wethouder zelf) Contributie overige beroepsvereningingen Representatieve aanpassingen aan woning/ ontvangsten zakelijke relatie thuis Ontvangsten zakelijke relatie thuis Abonnementen kranten en tijdschriften thuis Individuele consumpties buiten de werkplek Fooien in Nederland Alle partijpolitieke kosten zoals onderhoud politiek netwerk, bezoek partijbijeenkomsten en reis- en verblijfkosten (bijv diner wethouder met staatssecretaris als politiek overleg over politiek functioneren) Persoonlijke relatiegeschenken Contributies overige beroepsverenigingen Persoonlijke schrijfwaren en benodigdheden zoals vulpen of aktetas Kleding (huur, aanschaf, reiniging) Uitgaven voor persoonlijke verzorging 11

12 Declaraties Gezien alle beschikbare gemeentelijke voorzieningen is in Rotterdam afgesproken dat er in principe geen declaraties worden ingediend. Indien er bij hoge uitzondering toch een declaratie wordt ingediend zal deze door de bestuurder met motivatie en ingevuld formulier aan de gemeentesecretaris worden voorgelegd voor akkoord. De bestuurder maakt zelf een verantwoorde keuze over het indienen van een declaratie. De bij hoge uitzondering ingediende declaratie zal worden gepubliceerd op de website Een declaratie wordt na deze afweging enkel vergoed indien: - het uitsluitend gaat om functionele kosten; - er niet op andere wijze in deze voorziening wordt voorzien door de gemeente; - het geen kostencomponent betreft die uit de eigen onkostenvergoeding dient te worden betaald. 3. Veiligheid collegeleden Burgemeester en wethouders staan regelmatig in het middelpunt van de publieke belangstelling. Soms is het nodig extra veiligheidsmaatregelen te treffen in het stadhuis en soms ook daarbuiten, bijvoorbeeld in de thuissituatie en tijdens het vervoer. Binnen de Bestuursdienst is een veiligheidsadviseur aangesteld die u kunt inschakelen als vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld in het geval van beledigingen of bedreigingen. De veiligheidsadviseur geeft veiligheids- en beveiligingsadviezen. Ook is hij contactpersoon voor de politie bij het doen van aangifte van strafbare feiten, die samenhangen met het ambt van bestuurder. Veiligheidsadviseur: - de heer H.G.J. (Hans) Kreuger, , h.kreuger@rotterdam.nl 4. Bestuurlijke bevoegdheden bij inbewaringstelling en wet tijdelijk huisverbod Een inbewaringstelling (IBS) is een spoedprocedure om iemand tegen zijn of haar wil op te laten nemen in een organisatie voor Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ instelling). Aan deze vrijheidsberovende (en zeer ingrijpende) maatregel zijn strikte voorwaarden en procedures verbonden. Een Rotterdams collegeprincipe is dat de taken binnen de spoedprocedure verplicht rouleren tussen burgemeester en wethouders. De burgemeester of de dienstdoende wethouder vervult in deze procedure een belangrijke rol. U wordt hierover apart geïnformeerd. Hiernaast heeft de burgemeester een discretionaire bestuurlijke bevoegdheid met betrekking tot de wet tijdelijk huisverbod. Contactpersonen IBS: - GGD: de heer K.J. (Klaas) Ridder, / Helpdesk BOPZ online: Contactpersonen wet tijdelijk huisverbod: -Maatschappelijke Ontwikkeling: mevrouw S. (Sara) Etty / Helpdesk BOPZ online: Collegevergaderingen Het college van B en W komt tweemaal per week bijeen, op dinsdag en op vrijdag. Collegeleden zijn verplicht hierbij aanwezig te zijn. Blokkeer uw agenda hier dus voor. Collegevergadering dinsdag: - van tot uur, met een uitloop tot uur - in collegekamer SH

13 Collegebijeenkomst vrijdag: - van 9.30 tot uur; - bestemd voor werkbezoeken, ontmoetingen met partners uit de stad of verdieping op complexe onderwerpen voor latere besluitvorming. Geheimhouding De hele collegeagenda, de secretarisaantekeningen en alles wat besproken wordt in de collegevergaderingen is geheim. Overtreding van de geheimhoudingsverplichting is strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht. Soorten agendaposten type A B C D* E* omschrijving type agendapost Hamerstukken Bespreekstukken Vaste bespreekstukken Geheime stukken met een beperkte verspreiding Bespreeknotities met een beperkte verspreiding toelichting of voorbeeld bijvoorbeeld raadsvragen, raadsvergadering, actualiteiten, themaplanning, Haagse contacten Financiële of personele informatie in deze notities wordt in het algemeen geen besluit van het college gevraagd, het gaat veelal om een eerste oriëntatie op onderwerpen waarover een collegelid de andere collegeleden eerst wil peilen. Werkwijze reguliere agendaposten - de te behandelen agendaposten worden vrijdagmiddag gepubliceerd in Notubox. U kunt ze lezen via de ipad; - alle A-agendaposten worden tijdens de vergadering in één keer afgehamerd, tenzij een collegelid tijdig aangeeft over een A-post het woord te willen voeren; - de overige posten worden per stuk behandeld. Werkwijze agendaposten met presentatie Zeer complexe of portefeuilleoverstijgende onderwerpen kunnen met een presentatie worden toegelicht. Het eerstverantwoordelijke collegelid moet de presentatie vooraf aankondigen. Na instemming van de rest van het college kan deze worden ingepland. Besluitvorming door college Voor wettelijk geldige besluitvorming is een quorum nodig. Dit is minimaal de helft van het aantal collegeleden. uitzondering: recesperioden. Dan kan een mandaatregeling gelden waardoor de wel aanwezige collegeleden besluiten kunnen nemen over routinematige en spoedeisende zaken Per agendapost wordt een van de volgende besluiten genoteerd: 13

14 besluit conform MM conform conform + aant. aantekening VV afvoeren toelichting op besluit het college besluit conform de in de post gevraagde beslissing het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar met (een) kleine tekstuele en/of redactionele wijziging(en) het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar heeft aanvullende opmerkingen of vragen. Deze staan in de secretarisaantekening er is een ander of afwijkend besluit genomen. De argumentatie staat in de secretarisaantekening het college schuift de post door naar de volgende vergadering de post is niet besluitrijp of anderszins niet in orde en wordt van de agenda afgevoerd De secretarisaantekeningen worden enkele dagen na de collegevergadering verspreid. Collegeleden kunnen drie dagen reageren met een wijzigingsvoorstel. Zonder reactie zijn de aantekeningen na drie dagen goedgekeurd. Bekendmaking besluiten Het college van B en W maakt de genomen besluiten openbaar met de zogenoemde B en W- besluiten. Dit gebeurt na iedere collegevergadering. 6. Stadhuis De gemeente biedt u op het stadhuis een werkkamer aan die representatief is ingericht, in de stijl van het stadhuis. De gastheren en -vrouwen van het team Gastheerschap van de afdeling Externe Betrekkingen en Kabinet (EBK) zijn verantwoordelijk voor: - de ontvangst en de begeleiding van gasten voor het college van B en W; - de catering op de kamers (warme en koude dranken, lunch en diner). De gastheren en -vrouwen zijn standaard aanwezig tussen 8.00 uur en uur en tijdens commissie - en raadsvergaderingen en eventuele officiële ontvangsten in het Stadhuis. Collegeleden kunnen gebruikmaken van maaltijden op het stadhuis. Hiervoor is een overeenkomst gesloten met de cateraar van de bedrijfskantine. Deze verzorgt de (standaard-) lunches en de avondmaaltijden. Gebruik representatieve ruimtes Het stadhuis beschikt over enkele prachtige representatieve ruimtes: de Burgerzaal, de eerste klas trouwzaal (SH113) en de collegekamer (SH105). Deze ruimtes worden alleen gebruikt voor activiteiten met een representatief, protocollair of symbolisch karakter. Het college van B en W ontvangt hier gasten in het historische huis van de stad. EBK is verantwoordelijk voor het beleid rond de ontvangsten, activiteiten en evenementen in de representatieve ruimtes en behandelt en coördineert de aanvragen en de organisatie. Als de aanvraag inhoudelijk is goedgekeurd én er een collegelid beschikbaar is, licht EBK de aanvrager in over het genomen besluit. Bij een goedgekeurde ontvangst informeert EBK ook Communicatie (persberichten) en Financiën (kostenramingen).wanneer een collegelid toezegt om bij een ontvangst aanwezig te zijn, maar om welke reden dan ook uiteindelijk niet aanwezig kan zijn, zorgt het secretariaat van het desbetreffende collegelid voor vervanging. 14

15 Protocollaire aanwezigheid college van B en W Een aantal keren per jaar vinden er ontvangsten/evenementen plaats waarbij de aanwezigheid van het college van B en W dringend gewenst is. EBK zal u daarvan tijdig op de hoogte stellen. Dit zijn bijvoorbeeld: - Nieuwjaarsreceptie op het Stadhuis op de eerste maandag na het kerstreces; - Koningsdagreceptie op het Stadhuis op 27 april; - Dodenherdenking op diverse locaties op 4 mei; - Herdenking Bombardement van Rotterdam op 14 mei. EBK ondersteunt het gehele college van B en W bij het collegebreed gecoördineerd uitnodigingenbeleid en protocol. Vanuit dat perspectief is het wenselijk dat de bestuurders hun agenda s openstellen voor het hoofd en de coördinator van de afdeling EBK. Contactpersoon: - Ruud van Vugt, coördinator Externe Betrekkingen & Kabinet College B en W Buitenlandse ambtsreizen Het college heeft de Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2014 vastgesteld. Hieronder vindt u een korte weergave daarvan. Rotterdam is een wereldspeler in de haven- en logistieke sector. Om tot versterking van deze en andere posities te komen, gaan meerdere collegeleden internationale betrekkingen aan en maken zij buitenlandse ambtsreizen. De burgemeester is portefeuillehouder Internationale Betrekkingen. Duurzaamheid speelt een rol bij de aanvraag van een ambtsreis en bij de keuze van het vervoer. Bij de afweging om van technologie (bijvoorbeeld een video-conferentie) gebruik te maken of te reizen, staat de goede behartiging van het belang van de gemeente Rotterdam voorop. De bestuurder die een buitenlandse ambtsreis maakt, heeft vooraf toestemming nodig van het college van B en W. Het besluit wordt openbaar gemaakt. In de agendapost staat informatie over ten minste de aanleiding en het doel van de reis, de beleidsoverwegingen en het programma, de afweging van wederkerigheid, de (voorgenomen) datum of periode, de samenstelling van het gezelschap, de geraamde kosten en de mee reizende ambtenaar. Uitnodigingen voor buitenlandse werkbezoeken, vergaderingen en dergelijke, worden alleen geaccepteerd als aantoonbaar sprake is van een gemeentelijk belang of van de (directe) uitoefening van een ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfunctie. De gemeente betaalt reizen zelf, tenzij de reis (al dan niet ten dele) op kosten van een ander Nederlands overheidslichaam of een orgaan van de Europese Unie kan worden gemaakt. En bij alle categorieën nevenfuncties is het uitgangspunt dat de organisatie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend de kosten vergoedt. Voor zover dat bij ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfuncties niet het geval is, zijn de (resterende) kosten voor de gemeente. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar de Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam De functionele uitgaven in verband met de reis worden vergoed volgens de geldende regelgeving. Het mee reizen van de partner van een bestuurder en/of verlenging van ambtsreizen voor privédoeleinden is niet toegestaan. Alleen van het eerste kan bij uitzondering worden afgeweken. Bestuurders kunnen voor buitenlandse ambtsreizen naar redelijkheid en efficiëntie gebruik maken van diverse soorten vervoer. Binnen Europa wordt - uitzonderingen daargelaten - economyclass gevlogen. De regels voor binnenlands vervoer zijn ook van toepassing op het binnenlandse deel van een buitenlandse ambtsreis. 15

16 Van elke reis wordt een verslag opgesteld dat (verkort) openbaar wordt gemaakt. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag voor de gemeenteraad. Contactpersoon Bestuursdienst, afdeling Bestuurlijke, Juridische en Internationale Zaken: - de heer C. (Chris) de Lange, Geschenken Algemeen Geschenken en giften die u als burgemeester of wethouder ontvangt, worden gemeld bij en geregistreerd door de kunstbeheerder van de afdeling Externe Betrekkingen & Kabinet en zijn eigendom van de gemeente. Een bestuurder accepteert geen geschenken, faciliteiten of diensten in welke vorm dan ook, als dit zijn onafhankelijke positie kan beïnvloeden of de schijn daarvan kan worden gewekt. In onderhandelingssituaties weigert hij door betrokken relaties aangeboden geschenken of andere voordelen. Een bestuurder bespreekt in het college, met de burgemeester of de gemeentesecretaris ook uitnodigingen voor excursies en evenementen op kosten van derden. Persoonlijk bedoelde geschenken en giften met een waarde van meer dan 50 euro worden in principe geweigerd. Als weigering om bestuurlijke of protocollaire redenen niet wenselijk is, wordt het persoonlijk bedoelde geschenk opgevat als een gemeentelijk geschenk. Melding en registratie vinden plaats volgens de procedure voor gemeentelijke geschenken. Als u persoonlijk bedoelde geschenken of giften ontvangt met een waarde van minder dan 50 euro, dan kunt u deze houden en hoeft u ze niet te melden en te registreren. De kunstbeheerder registreert geschenken in het registratiesysteem. Afhankelijk van de aard van het geschenk beoordeelt de kunstbeheerder, in overleg met EBK en BJI, welke bestemming het meest geschikt is voor het geschenk. Dat kan betekenen dat een van de Rotterdamse musea of instellingen het geschenk krijgt, dat het in de B en W-collectie blijft of dat het wordt geveild. Als een organisatie, organisatieonderdeel of persoon buiten de Bestuursdienst het geschenk krijgt, dan neemt het college daar een besluit over. Bij een veiling wordt de opbrengst volgens een collegebesluit gestort in het Fonds Bijzondere Noden Rotterdam. Kunstbeheerder van de afdeling Externe Betrekkingen & Kabinet: - mevrouw H. (Heleen) Gerver, Relatiegeschenken De afdeling EBK beheert de gemeentelijke relatiegeschenken. Deze geschenken zijn beschikbaar voor collegeleden (en voor mensen die namens collegeleden ergens optreden) en kunnen bij EBK aangevraagd worden. EBK adviseert over het geven van relatiegeschenken. Dit gebeurt aan de hand van enkele regels over het doel van uitgifte, soort ontvanger en eventueel het land waar het geschenk wordt uitgereikt. Alle geschenken kunnen digitaal bekeken worden op het gemeentelijk intranet Sjaan. Contactpersoon van de afdeling Externe Betrekkingen & Kabinet: - mevrouw A.L. (Aukje) Hekstra, Vervoer Algemeen De wethouders, burgemeester en gemeentesecretaris hebben de beschikking over enkele dienstauto s van de gemeente Rotterdam. De gemeentesecretaris en wethouders delen een aantal dienstauto s. De burgemeester heeft vanwege het altijd-beschikbaarheidsprincipe en uit veiligheidsoverwegingen steeds een auto ter beschikking. Als het aantal auto s onvoldoende is, bestelt de gemeente bij wijze van uitzondering een particuliere taxi. Als er, na het uiterste moment waarop een dienstauto gereserveerd kan worden voor de wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris, een dienstauto vrij is, dan kunnen de concerndirecteuren of de loco-gemeentesecretaris als vervanger van de gemeentesecretaris er gebruik van maken. 16

17 Zakelijk gebruik De dienstauto s voor de gemeentesecretaris en wethouders zijn uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. Dit betekent dat u de auto mag gebruiken voor de uitoefening van het ambt en voor activiteiten die horen bij ambtsgebonden en ambtsgerelateerde nevenfuncties. Op grond van de door de raad vastgestelde Gedragscode B en W is het voor de wethouders en gemeentesecretaris niet toegestaan om de dienstauto s in te zetten voor privékilometers of ritten naar niet-ambtsgerelateerde nevenfuncties. U ondertekent hiervoor bij aantreden een zogenoemde verklaring geen privégebruik. Deze door de raad vastgestelde regel staat boven de landelijke fiscale regels. Dit geldt echter niet voor de burgemeester. Bij de burgemeester vindt fiscale bijtelling voor privégebruik plaats. De daarop in te houden loonbelasting/premie volksverzekeringen wordt conform het Rechtspositiebesluit aan de burgemeester vergoed. Als er sprake is van een onvoorziene privésituatie, is het bij uitzondering mogelijk om de dienstauto voor een korte afstand te gebruiken. Het wel of niet inzetten van de dienstauto vraagt van u een verantwoorde afweging. Deze kilometers mogen bij uitzondering gemaakt worden en de staf van de bestuurder stemt ze vooraf af met de planner. Let op: deze onvoorziene spoedeisende ritten mogen nooit boven de fiscale jaargrens van 500km uit komen. Als een wethouder maar een deel van het kalenderjaar in functie is, geldt een tijdsevenredig maximum. Fiscale consequenties van overschrijding zijn voor uw eigen rekening. Een tweede uitzondering kan worden gemaakt als de veiligheid van een wethouder in het geding is. Veiligheidsanalyses zijn dan aanleiding om maatregelen op maat te nemen. De burgemeester wordt in deze situaties geïnformeerd en geraadpleegd voor een oordeel over de inzet van de dienstauto. Ritten naar politieke bijeenkomsten en campagnebijeenkomsten De ritten van de burgemeester en wethouders naar partijbijeenkomsten worden gezien als ambtsgebonden en mogen met de dienstauto gemaakt worden. Het college maakt een nadrukkelijke uitzondering voor ritten in het kader van de campagne. Dit kan absoluut niet. Denk daarbij aan het bezoeken van campagnebijeenkomsten, verkiezingsdebatten of selectiegesprekken met kandidaten, werkbezoeken in het kader van de campagne of flyeren. Rittenadministratie De belastingwetgeving maakt het noodzakelijk alle met dienstauto s gemaakte ritten te verantwoorden. Dit gebeurt in Rotterdam via een automatische rittenadministratie. De planner legt de overzichten maandelijks voor specificatie en goedkeuring voor aan de bestuurders. De administratie wordt gearchiveerd bij Gemeentebelastingen voor eventuele inspecties van de Belastingdienst. Contactpersoon dienstauto s: - de heer L.M. (Martin) Stok Contactpersoon Bestuursdienst: - de heer L.J. (Leo) Verhoeven Als er aanleiding voor is, stemt de planner af met het hoofd Bureau gemeentesecretaris of informeert hij de gemeentesecretaris over een te maken of gemaakte rit. Tevens bewaakt de planner de rittenadministratie en informeert hij de gemeentesecretaris als de fiscale grens in zicht komt. Woon-werkverkeer Voor het woon-werkverkeer zijn er enkele mogelijkheden; - gebruik van de dienstauto voor zover het woonadres zich in de gemeente Rotterdam bevindt; - gebruik openbaar vervoer (reiskostenvergoeding); - gebruik eigen vervoer (reiskostenvergoeding). De dienstauto kan worden ingezet voor het woon-werkverkeer als het woonadres in de gemeente Rotterdam is. Is het woonadres buiten de gemeente Rotterdam, dan wordt de situatie ter beoordeling voorgelegd aan de gemeentesecretaris. Als het oordeel van de gemeentesecretaris leidt tot een verschil van inzicht, dan wordt de situatie aan de burgemeester en/of ter besluitvorming aan het college voorgelegd. In principe gaat de gemeente uit van het gebruik van de dienstauto s, tenzij u ervoor kiest om gebruik te maken van een NS-jaarkaart (geldig voor heel Nederland, eventueel aangevuld met een jaarkaart voor regionaal vervoer) voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Als u kiest voor reizen 17

18 met openbaar vervoer, dan wordt de jaarkaart voor de duur van het ambt beschikbaar gesteld. Kiest u voor de jaarkaart dat kunt u indien nodig (bijvoorbeeld wanneer er geen openbaar vervoer beschikbaar is om de bestemming te bereiken) gebruik maken van een dienstauto. Deze ritten worden ook opgenomen in de rittenadministratie. 10. Nevenfuncties wethouders en burgemeester In Rotterdam hanteren we drie categorieën nevenfuncties: 1. ambtsgebonden nevenfuncties (q.q. functies): geheel verbonden aan het ambt 2. ambtsgerelateerde nevenfuncties 3. overige nevenfuncties Om te bepalen of een nevenfunctie ambtsgebonden is, wordt gebruikgemaakt van een aantal VNG-criteria, zoals: - er dient een aantoonbaar belang te zijn voor de gemeente Rotterdam; - de nevenfunctie dient geheel gekoppeld te zijn aan de inhoud en duur van het ambt. Een nevenfunctie is ambtsgerelateerd indien: - er sprake is van een aantoonbaar belang voor de gemeente Rotterdam; - de inhoud van de nevenfunctie gekoppeld is aan de inhoud van het ambt. Bestuurders mogen geen nevenfunctie vervullen die strijdig is met het belang van de gemeente, of waarvan de uitoefening niet strookt met een goede vervulling van het ambt. Binnen Rotterdam is expliciet de afspraak gemaakt dat het niet is toegestaan een nevenfunctie te bekleden bij een organisatie waarmee de gemeente Rotterdam een subsidierelatie onderhoudt. Kosten die een bestuurder uit hoofde van een (q.q of ambtsgerelateerde) nevenfunctie maakt, worden in principe vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. Melding vooraf Bestuurders moeten een nieuwe nevenfunctie of een wijziging daarin, vóór de aanvaarding daarvan schriftelijk melden aan de gemeentesecretaris en vervolgens in een agendapost in het college brengen. Hierdoor worden de gemeentesecretaris en het college in de gelegenheid gebracht zich, indien gewenst, uit te spreken over de functie. In de melding moet in elk geval staan: - de nevenfunctie en een korte omschrijving van de functie en inhoud; - of het een q.q of ambtsgerelateerde functie of privé-nevenfunctie betreft; - een inschatting van het daarmee gemoeide tijdsbeslag; - of het een bezoldigde of onbezoldigde functie betreft; - voor deeltijdwethouders: een expliciete melding of de functie binnen of buiten het ambt vervuld wordt. Hiernaast dient de bestuurder de gemeenteraad vóór aanvaarding te informeren. Dienstauto Bij ritten naar zowel q.q. functies als ambtsgerelateerde nevenfuncties mag de dienstauto worden ingezet. Voor de overige nevenfuncties is dit niet toegestaan. Inkomsten uit q.q.functies en ambtsgerelateerde nevenfuncties B en W-potje Collegeleden storten de inkomsten uit hun q.q functies en de ambtsgerelelateerde nevenfuncties in het B en W-potje. Het geld is bestemd voor kleine sociale projecten die soms een zetje kunnen gebruiken. De manager Bedrijfsvoering van de Bestuursdienst beheert dit potje en zorgt dat er jaarlijks een overzicht is van de bestedingen. Het college van B en W beslist zelf over de besteding van het B en W-potje. Alleen op basis van een collegeaantekening kan tot betaling worden overgegaan. De bezoldiging voortkomend uit overige nevenfuncties hoeft niet gestort te worden in het B en W-potje. Opgave neveninkomsten uit overige nevenfuncties Burgemeester en wethouders zijn volgens landelijke wetgeving verplicht om hun neveninkomsten te melden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ze zijn daar 18

19 zelf voor verantwoordelijk. KPMG voert het proces uit. Elk collegelid ontvangt een van BZK met de link naar de webapplicatie. Is het collegelid verrekenplichtig, dan wordt dat bij het invullen duidelijk. In dat geval worden extra vragen gesteld en inkomensgegevens gevraagd. Het proces wordt jaarlijks afgerond met een collegebesluit over de verrekening met betrekking tot alle collegeleden. Het gaat om de volgende neveninkomsten: - belastbaar loon uit tegenwoordige arbeid; - belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden; - winst uit onderneming. De burgemeester of wethouder wordt in het begin van elk jaar via de webapplicatie benaderd voor de opgave van neveninkomsten over het voorafgaande kalenderjaar. Dan geeft u de werkelijk genoten neveninkomsten op. Als er geen neveninkomsten zijn, of de inkomsten zijn minder dan 14 procent van de bezoldiging op jaarbasis, dan kunt u daarover ook een verklaring afgeven. Vult u deze gegevens niet of te laat in, dan wordt 35 procent van de bezoldiging over dat jaar ingehouden. Daarnaast heeft het college van B en W onderling de afspraak gemaakt dat de bepalingen over het verrekenen van inkomsten uit niet-ambtsgerelateerde nevenfuncties, zoals die gelden voor voltijdwethouders, óók gelden voor wethouders die het ambt in deeltijd vervullen. Hierbij geldt de afspraak dat het vrijstellingspercentage bij deeltijdwethouders wordt berekend over de bezoldiging van de voltijdwethouder. Uitzonderingen opgave neveninkomsten De verplichtingen en verrekeningen zoals hierboven beschreven zijn niet van toepassing op: - wethouders die al op 10 maart 2010 wethouder waren en dat zonder onderbreking zijn gebleven; - wethouders die hun ambt in deeltijd vervullen; - burgemeesters die al op 10 maart 2010 burgemeester waren en dat zonder onderbreking zijn gebleven. Contactpersoon BZK-applicatie - Rotterdamse Serviceorganisatie Rotterdam (RSO): - mevrouw Z.J.Y (Jean) Abdullakhan Contactpersoon Gemeentelijk Bureau Rijksheffingen: - de heer L.J. (Leo) Verhoeven Comité s van Aanbeveling, Ambassadeursschappen en beschermheerschappen Binnen de nevenfuncties nemen de Comité s van Aanbeveling, Ambassadeurschappen en Beschermheerschappen een bijzondere plek in. Dit zijn veelal functies waarvoor de bestuurder gevraagd wordt als steunbetuiger, waarvoor geen actieve bijdrage gevraagd wordt en waar geen vergoeding voor verstrekt wordt. EBK coördineert, bewaakt en adviseert over de procedure en de criteria ten aanzien van een uitnodiging om zitting te nemen in een comité van aanbeveling, een ambassadeurschap of beschermheerschap. Contactpersoon Externe Betrekkingen en Kabinet: - mevrouw L.S. (Sabine) Wigmans Openbaarmaking nevenfuncties en neveninkomsten Het college van B en W publiceert in het kader van transparantie de nevenfuncties op De lijst wordt periodiek geactualiseerd indien daar aanleiding toe is. Hiernaast maakt de Bestuursdienst vóór 1 april van ieder jaar de volgende gegevens openbaar op Rotterdam.nl. Dit is een verplichting. Het gaat om: - de niet-ambtsgebonden nevenfuncties en de inkomsten hieruit van de burgemeester; - alle nevenfuncties en de inkomsten daaruit van de wethouder die voltijd het ambt vervult; - alle nevenfuncties van de wethouder die het ambt in deeltijd vervult. De inkomsten hieruit hoeven niet openbaar gemaakt te worden. 19

20 20