PRIVACY REGLEMENT van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL)

Transcriptie

1 PRIVACY REGLEMENT van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) Privacy reglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met in het kader van zorg- of hulpverlening gehouden routine monitoring van klachten door PAREL.

2 Privacy reglement PAREL 2 Algemene inleiding Het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) betreft een continue, elektronische registratie van gegevens betreffende patiënten met stemmings-, angst- en /of somatoforme stoornissen die voor die stoornissen onder behandeling zijn bij het LUMC en Rivierduinen. Doel is bij te dragen aan betere psychiatrische zorg, wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en opleiding. Het wetenschappelijk onderzoek vindt plaats in het kader van de onderzoeklijn Mood Anxiety and Somatoform Disorders and the HPA-axis (MASH) van de afdeling psychiatrie van het LUMC. Het registratienetwerk. Het netwerk bestaat per uit de afdeling psychiatrie van het LUMC en Rivierduinen. Het netwerk staat open voor deelname van andere centra. Patiënten die lijden aan stemmings-, angst- en /of somatoforme stoornissen (SAS-stoornissen) worden geïnterviewd door een onderzoeksverpleegkundige over hun klachten. Aan de hand van een kort gestructureerd interview (ongeveer 35 minuten) wordt de diagnose vastgesteld. Tevens vullen de patiënten, begeleid door deze verpleegkundige, vragenlijsten in. Tenslotte worden er nog een of meer (afhankelijk van de stoornis) beoordelingsschalen afgenomen door de verpleegkundige. Het meten van de klachten gebeurt bij het begin van de behandeling en met tussenpozen van zes tot 12 weken (afhankelijk van de aard van de behandeling) in het beloop van de behandeling. De vragenlijsten hebben betrekking op de aard en de ernst van de psychopathologie. Daarnaast worden enkele demografische gegevens ingevoerd zoals leeftijd en geslacht en gegevens over de uitgevoerde behandelingen. Alle data worden ingevoerd in een computerbestand met behulp van QuestManager, een software programma voor invoer en beheer van meetgegevens. Dat programma slaat de ruwe data niet alleen op, maar bewerkt ze ook tot interpreteerbare testuitslagen. De databestanden Met de in het computerbestand opgeslagen gegevens over de patiënt gebeurt het volgende: a. De behandelend arts of psycholoog ontvangt een rapport van de meetsessie (diagnostische gegevens + interpretatie van testuitslagen) vergezeld van een selectie van op naam van de patiënt gestelde (dus niet anonieme) uitdraaien van de testuitslagen. Dit gebeurt onmiddellijk na afname zodat ze gebruikt kunnen worden bij het vaststellen en evalueren van behandelplannen. Desgewenst kan de behandelaar de meetgegevens van eigen patiënten raadplegen middels het intranet van de instelling. Het databestand wordt bewaard op het intranet van de participerende instelling en is niet toegankelijk zonder toestemming van de databeheerder. b. Eenmaal per maand worden de volgende gegevens uit het bestand geëxtraheerd, versleuteld verzonden naar de datamanager van de afdeling psychiatrie van het LUMC en aldaar toegevoegd aan een centraal databestand. Het gaat om de volgende gegevens: Patiëntgegevens (nummer, geboortejaar, geslacht, diagnose) Ruwe data vragenlijsten. Gegevens over uitgevoerde behandelingen. De bij sub b genoemde gegevens worden opgenomen in een centraal bestand. Dit bestand bevat anonieme gegevens die op de afdeling psychiatrie LUMC niet tot personen herleidbaar zijn. Bij de het onttrekken van patiënten gegevens aan het bestand van de instelling ten behoeve van het bestand op het LUMC worden patiënt gegevens onder een nieuw nummer bewaard. Op basis van het eerste getal van dit nummer is te bepalen van welke instelling de gegevens afkomstig zijn. Het bestand waarmee het nummer is te herleiden tot het registratienummer van de betreffende patiënt wordt alleen bewaard op de participerende instelling. Het Parel reglement heeft betrekking om beide soorten gegevens: de Routine Monitoring registratie bij deelnemende instellingen en de geanonimiseerde gegevens in het centrale bestand. De privacy en toestemmingsprocedures De opbouw van het Routine Monitoring databestand Alle deelnemende instellingen (zie onder registratienetwerk) hebben een privacyreglement. Hierin is onder andere de kennisneming, de verstrekking van de gegevens en de inzage in de opgenomen gegevens geregeld. De verwerking van gegevens is door elke aanstelling aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Patiënten Voorafgaande aan de eerste meetsessie wordt de patiënt geïnformeerd over de mogelijkheid van wetenschappelijk onderzoek van de geanonimiseerde gegevens. Bij de patiënten die aangeven dat hun gegevens niet mogen worden gebruikt ten behoeve van onderzoek en onderwijs, geeft de beheerder dit aan in QuestManager. Deze patiënten krijgen een privacy status in Questmanager. Dit betekent dat van deze patiënten geen gegevens in het centrale databestand terecht komen.

3 Privacy reglement PAREL 3 Behandelaars en afdeling psychiatrie LUMC: Er wordt met regelmaat een geanonimiseerde datadump geleverd door Rivierduinen waarmee de onderzoeken worden uitgevoerd. Het geanonimiseerde databestand en onderzoek. Het geanonimiseerde databestand wordt in het kader van onderzoek gebruikt om: gegevens te verzamelen over het beloop van stemmings- angst en somatoforme stoornissen en over de effecten van behandelingen; deze gegevens zullen worden gecombineerd met die welke door de afdelingen psychiatrie van de VU en de RUG op soortgelijke wijze worden verzameld; in het kader van aparte projecten wordt het databestand als basis gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek. Voor verwerving van additionele gegevens in het kader van dergelijk onderzoek (bijvoorbeeld ter bepaling van genetische kenmerken van respondenten) wordt apart toestemming gevraagd bij de commissie medische ethiek (CME).

4 Privacy reglement PAREL 4 ALGEMENE BEPALINGEN 1. Begripsbepalingen 1.1 Persoonsgegeven Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon. 1.2 Medische of psychologische gegevens Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening. 1.3 Routine monitoring dataset Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de zorgverlening zijn verzameld. 1.4 De centrale dataset Een samenhangende verzameling van geanonimiseerde gegevens uit de routine monitoring dataset. 1.5 Verstrekken van gegevens uit de routine monitoring dataset Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de routine monitoring zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen. 1.6 Houder van de routine monitoring dataset Degene in de aan PAREL participerende instelling die de zeggenschap heeft over de routine monitoring en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement. 1.7 Geregistreerde Degene over wie persoonsgegevens in de routine monitoring dataset zijn opgenomen. 1.8 Beheerder van de routine monitoring dataset Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een routine monitoring dataset of een gedeelte daarvan, doorgaans de onderzoeksverpleegkundige. 1.9 Gebruiker van de routine monitoring dataset Degene die geautoriseerd is gegevens in de routine monitoring dataset in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de routine monitoring dataset kennis te nemen College Bescherming Persoonsgegevens Het College Bescherming Persoonsgegevens, ingesteld bij artikel van Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). 2. Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op de routine monitoring, als bedoeld onder 1.3 van dit reglement, en op de centrale dataset, als bedoeld in artikel 1.4 van dit reglement, binnen het samenwerkingsverband Psychiatrisch Academisch Registratienetwerk Leiden e.o. (PAREL).

5 Privacy reglement PAREL 5 KENMERKEN VAN DE ROUTINE MONITORING 3. Doel van de routine monitoring 3.1 De houder van de routine monitoring dataset, welke slechts wordt aangelegd indien dit noodzakelijk is voor een goede vervulling van de taak van de houder, omschrijft de doelstelling van de in artikel 2 bedoelde routine monitoring nauwkeurig en duidelijk. Deze omschrijving vormt als bijlage A één geheel met dit reglement. 3.2 De houder van de routine monitoring dataset zal niet meer gegevens in de registratie opnemen dan voor het doel van de routine monitoring noodzakelijk is en zal geen gegevens in de routine monitoring dataset opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan in bijlage A genoemd. 4. Inrichting van de routine monitoring en taak van de houder 4.1 De inrichting van de routine monitoring waarop dit reglement van toepassing is, is omschreven in bijlage B. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement. 4.2 In de sub 4.1 bedoelde omschrijving wordt tenminste genoemd: de naam, vestigingsplaats en het karakter van instelling voor geestelijke gezondheidszorg ten behoeve waarvan de registratie functioneert, de houder en wie namens de houder optreedt, de beheerder(s), de werkwijze van de routine monitoring, of de registratie voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd is ingesteld; indien er sprake is van een beperkte looptijd geeft de houder aan wat er na afloop met de gegevens gebeurt. 4.3 De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de routine monitoring. Zijn handelen met betrekking tot de werking van de routine monitoring en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement. 4.4 De houder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de routine monitoring gegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 5. Opgenomen gegevens De routine monitoring kan binnen het kader van het doel van de registratie de volgende gegevenscategorieën bevatten: 5.1 Personalia/identificatiegegevens, 5.2 Medische, sociale en psychologische gegevens, 5.3 Behandelingsgegevens. De geanonimiseerde dataset bevat alleen de bij sub 5.2 en 5.3 genoemde gegevens. Deze categorieën van gegevens en hun herkomst worden nader gespecificeerd in bijlage C bij dit reglement. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.

6 Privacy reglement PAREL 6 VERTEGENWOORDIGING 6. Vertegenwoordiging 6.1 Indien de geregistreerde jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die de ouderlijke macht uitoefenen, dan wel de voogd in de plaats van de geregistreerde. 6.2 Hetzelfde geldt voor de geregistreerde die de leeftijd van achttien jaar nog niet heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake. 6.3 Indien de geregistreerde in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien jaar valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de persoon zelf diens ouders op. 6.4 Indien de geregistreerde de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, niet onder curatele staat of ten behoeve van hem niet het mentorschap is ingesteld - in dit geval treedt de curator of mentor in diens plaats - dan treedt degene in de plaats van de geregistreerde die door hem daartoe op een eerder moment schriftelijk is gemachtigd. Ontbreekt zodanige persoon, of treedt deze niet op, dan treedt in plaats van de geregistreerde diens echtgenoot of andere levensgezel, tenzij deze persoon dat niet wenst, dan wel, indien ook zodanige persoon ontbreekt, diens ouder, kind, broer of zus, tenzij deze persoon dat niet wenst. 6.5 Indien de geregistreerde de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een ander persoon schriftelijk te machtigen om in de plaats van de geregistreerde te treden. 6.6 De persoon die in de plaats treedt van de geregistreerde betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de geregistreerde zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. 6.7 De houder komt zijn verplichtingen die voortvloeien uit wet en reglement na jegens de vertegenwoordiger van de geregistreerde, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed houder.

7 Privacy reglement PAREL 7 RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN 1 EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS 7. Kennisgeving 7.1 De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie(s) en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen. 7.2 Indien andere doelen dan zorgverlening en zorgondersteuning een doelstelling vormen van de registratie(s), heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf gericht te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, een en ander met inachtneming van het in artikel 3 bepaalde. 8. Gebruik van gegevens voor wetenschappelijk onderzoek en verstrekking van gegevens aan derden 8.1 Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in de leden 2, 3, 4 of 5 is voor gebruik van de gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de gerichte toestemming van de geregistreerde vereist. Indien verstrekking buiten de doelstelling van de registratie valt, dient de toestemming schriftelijk verleend te worden. 8.2 Binnen PAREL kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan: - degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de geregistreerde, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben; - aan personen en instanties, wier taak het is de verleende zorg te controleren en te toetsen. 8.3 Buiten PAREL kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan: - degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de geregistreerde, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben; 8.4 Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de geregistreerde ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek op het gebied van de volksgezondheid worden verstrekt, indien aan tenminste één van de volgende voorwaarden is voldaan: - het vragen van de gerichte toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en voorzien is in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde niet onevenredig wordt geschaad; - het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen (geanonimiseerde gegevens). In feite betreft het dan niet meer persoonsgegevens. Voorts is dit slechts mogelijk indien: - het onderzoek een algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid dient, - het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, - de geregistreerde tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt, en - het onderzoek wordt verricht conform de gedragscode gezondheids-onderzoek van de Raad voor Gezondheidsonderzoek en de Stichting Federatie van Medisch Wetenschappelijke Verenigingen. Indien aan deze voorwaarden is voldaan, dienen er voorts tussen de houder en de onderzoeker schriftelijke afspraken te zijn gemaakt over de in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden te treffen maatregelen. 8.5 Van alle gegevensverstrekkingen aan derden anders dan op grond van lid 2, 3 en 4 wordt door de houder een register bijgehouden. De in dit register vermelde gegevens worden gedurende twee kalenderjaren bewaard, tenzij zij in het kader van een gerechtelijke procedure of een aansprakelijkstelling langer bewaard moeten blijven. 1 1 In het hiernavolgende dient voor "de geregistreerde" te worden gelezen "de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger".

8 Privacy reglement PAREL 8 De houder deelt de geregistreerde op diens verzoek schriftelijk binnen vier weken mede of zijn/haar persoonsgegevens in het jaar voorafgaand aan het verzoek uit de routine monitoring aan derden zijn verstrekt. 9. Toegang tot persoonsgegevens 9.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Voorts hebben toegang tot persoonsgegevens uit de registratie de beheerder, voor zover dit in het kader van beheer noodzakelijk is. Deze en andere door elk van genoemde personen aangewezen (mede)gebruikers van de registratie(s), binnen PAREL werkzaam, zijn in beginsel bij naam of functie genoemd in bijlage D, welke één geheel met dit reglement vormt en in het bezit is van de houder. Bij de in deze bijlage genoemde personen of functionarissen wordt aangegeven tot welke persoonsgegevens zij toegang hebben. 9.2 De houder heeft als zodanig geen toegang tot de geregistreerde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder. 10. Inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 10.1 De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens De gevraagde inzage en/of de afgifte van het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen in de persoonlijke levenssfeer van anderen dan de verzoeker Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. In bijlage F bij dit reglement wordt geconcretiseerd wat onder een redelijke vergoeding wordt verstaan. 11. Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens 11.1 Op verzoek van de geregistreerde worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de geregistreerde afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens De geregistreerde kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de registratie voorkomen De geregistreerde kan verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens De houder deelt zijn beslissing binnen acht weken na ontvangst van het verzoek tot correctie of vernietiging schriftelijk aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed De houder draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd De houder vernietigt de gegevens binnen dertien weken na een daartoe strekkend verzoek van de geregistreerde, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. 12. Bewaartermijnen 12.1 Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. De bewaartermijn wordt vermeld in bijlage E, welke wordt geacht één geheel te vormen met dit reglement Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar. Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor de geregistreerde of voor een ander dan de geregistreerde, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de geregistreerde en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat. Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

9 Privacy reglement PAREL Overdracht van opgenomen persoonsgegevens 13.1 De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende zorg tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt. 14. Klachten 14.1 Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de geregistreerde de volgende mogelijkheden. Deze kan gebruik maken van een binnen het gezondheidscentrum functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling. De geregistreerde kan zich ook tot het College Bescherming Persoonsgegevens wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht weken na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen acht weken na afloop van die termijn. Een en ander laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt als voor het inschakelen van het College Bescherming Persoonsgegevens.

10 Privacy reglement PAREL 10 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN 15. Looptijd van de registratie Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie(s), zoals aangegeven in de in artikel 4 genoemde bijlage B. 16. Wijziging van het reglement Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden. 17. Inwerkingtreding Dit reglement is per 1 juli 2003 in werking getreden en bij de houder in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs afschrift van dit reglement worden verkregen. Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman

11 Bijlage A: Doel van de routine monitoring Deze bijlage vormt één geheel met het privacy reglement van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) en heeft betrekking op het in artikel 3 genoemde doel van de routine monitoring. De routine monitoring heeft de volgende hoofddoelstelling: - ondersteuning en instandhouding van de zorg aan patiënten/cliënten als omschreven in de samenwerkingsovereenkomst met en de statuten van het LUMC en Rivierduinen. De routine monitoring heeft de volgende nevendoelstellingen: - het geven van ondersteuning bij intercollegiale toetsing door leden van het team van hulpverleners en - meer in het algemeen - het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole; De geanonimiseerde registratie heeft de volgende doelstellingen: - het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens, (mede) verkregen op grond van de in de routine monitoring dataset opgeslagen gegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer in de deelnemende instellingen; - het mogelijk maken van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting. Deze bijlage is in werking getreden op 1 juli Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman

12 Bijlage B: Inrichting van de routine monitoring Deze bijlage vormt één geheel met het privacy reglement van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) en heeft betrekking op de in artikel 4 genoemde inrichting van de routine monitoring. De inrichting van de registraties is als volgt: Houder Houder van de Routine Monitoring op de participerende instelling is een daarmee belaste werknemer. De houder van de anonieme registratie is PAREL. Beheerder In de deelnemende instellingen zijn meerdere onderzoeksverpleegkundigen werkzaam. Beheerder van de routine monitoring dataset zijn deze medewerkers voor zijn of haar (deel-)registraties, zoals genoemd in deze bijlage. Op het LUMC is een datamanager werkzaam die de anonieme registratie beheert. Gebruikers In de deelnemende instellingen zijn verschillende hulpverleners zoals psychiaters, psychologen, en verpleegkundigenwerkzaam. De (para)medische, sociale en psychologische gegevens worden geregistreerd in aparte deelregistraties van de registratie en worden uitsluitend gebruikt door de betreffende hulpverlener zelf, zijn/haar assistent(e), zijn/haar waarnemer, stagiaires en voorts hulpverleners in opleiding. Toegang wordt verleend op basis van de toegangsregels, vermeld in bijlage D. Werkwijze De werkwijze voor aparte deelregistraties is als volgt: Bij iedere meting worden de administratieve gegevens geregistreerd of op juistheid gecontroleerd. In de registratie worden gegevens opgenomen die relevant zijn voor de diagnose en de therapie. De (para)medische, sociale en psychologische gegevens zijn alleen toegankelijk voor de betreffende hulpverlener, zijn/haar assistent(e), zijn/haar waarnemer, stagiaires en/of hulpverleners in opleiding. Bij iedere meting kan de onderzoeksverpleegkundige de (para)medische, sociale en psychologische informatie veranderen en/of aanvullen. Inzage in deelregistraties door andere hulpverleners kan slechts geschieden voor zover nodig ten behoeve van de zorg aan patiënten/cliënten na goedkeuring van de beheerder van de registratie. Geautomatiseerde registraties zijn slechts toegankelijk via de uitsluitend bij de gebruikers bekende autorisatiecodes en/of wachtwoorden. Looptijd van de routine monitoring De routine monitoring is voor onbepaalde tijd ingesteld. Deze bijlage is in werking getreden op 1 juli Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman

13 Bijlage C: Opgenomen gegevens Deze bijlage vormt één geheel met het privacy reglement van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) en heeft betrekking op de in artikel 5 genoemde opgenomen gegevens in de routine monitoring. In Routine Monitoring: personalia/identificatiegegevens - naam, voorletter(s) - identificatienummer - geboortedatum - geslacht - anonimiseringsnummer (para)medische, sociale en psychologische gegevens - anamnesegegevens - onderzoek- en diagnosegegevens - meetgegevens m.b.t. klachten/symptomen en kenmerken - (farmaco)therapie-/behandelgegevens/(type)consult-verstrekkingsdatum De opgenomen gegevens zijn afkomstig van de patiënt/cliënt of een hulpverlener betrokken bij de directe zorg aan de patiënt/cliënt. De geanonimiseerde gegevens: Demografische gegevens - anonimiseringsnummer - geboortejaar - geslacht (para)medische, sociale en psychologische gegevens - onderzoek- en diagnosegegevens - meetgegevens m.b.t. klachten/symptomen en kenmerken - (farmaco)therapie-/behandelgegevens Deze bijlage is in werking getreden op 1 juli Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman

14 Bijlage D: Toegang tot de persoonsgegevens Deze bijlage vormt één geheel met het privacy reglement van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) en heeft betrekking op de in artikel 9 genoemde toegang tot persoonsgegevens in de routine monitoring. Onderstaand overzicht is uitgangspunt voor de toegang tot deze routine monitoring. Per gegevenscategorie wordt aangegeven vanuit welke functie welk type van activiteiten mag worden ondernomen. Functionaris PI B MSP hoofd onderzoeksverpleegkundige v v v onderzoeksverpleegkundige m m m assitent in opleiding (behandelaar) re re re psychiater/ klinisch psycholoog (behandelaar) re re re psychiater/ klinisch psycholoog (supervisor) ra ra ra databeheerder LUMC* g r r Verklaring van de gebruikte letters en tekens PI = Personalia/Identificatiegegevens B = Behandelingsgegevens MSP = (para-)medische, Sociale en Psychologische gegevens g = geen toegang re = raadplegen eigen patiënten ra = raadplegen alle patiënten m = raadplegen en invoeren/muteren/corrigeren/aanvullen v = raadplegen, invoeren/muteren/corrigeren/aanvullen en vernietigen * alle patiënten in de registratie voorzover ze geen bezwaar hebben gemaakt tegen gebruik van hun geanonimiseerde gegevens t.b.v. wetenschappelijk onderzoek. In de deelnemende instellingen wordt een lijst bijgehouden van namen van functionarissen die bij de houder werkzaam zijn en toegang hebben tot verschillende delen van de dataset. Deze lijst is bij de houder in te zien. Deze bijlage is in werking getreden op 1 juli Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman

15 Bijlage E: Bewaartermijnen Deze bijlage vormt één geheel met het privacy reglement van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) en heeft betrekking op de in artikel 12 genoemde bewaartermijnen van de routine monitoring. Personalia/identificatiegegevens Deze worden gedurende een periode van 10 jaren na vastlegging bewaard of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Niet verwijderd worden: - geboortejaar - geslacht - diagnose(s) - gecodeerde gegevens m.b.t. de behandeling (Para-)medische, sociale en psychologische gegevens Deze worden gedurende een periode van 10 jaren na vastlegging bewaard of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Bij opheffing van de deelnemende instelling of, in geval de geregistreerde verhuist naar een andere woonplaats of te kennen geeft bij een andere GGZ instelling c.q. hulpverlener ingeschreven c.q. behandeld te willen worden, worden de in bijlage C genoemde gegevens op diens verzoek dan wel met diens instemming (in afschrift) overgedragen aan de nieuwe houder of anders, na een bewaartermijn van 10 jaren na vastlegging, binnen een termijn van één jaar vernietigd. Deze bijlage is in werking getreden op 1 juli Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman

16 Bijlage F: Vergoedingen voor afschriften van opgenomen gegevens Deze bijlage vormt één geheel met het privacy reglement van het Psychiatrisch Academisch REgistratienetwerk Leiden e.o. (PAREL) en heeft betrekking op de in artikel 10 genoemde vergoeding voor de verstrekking van afschriften van opgenomen persoonsgegevens. Voor de verstrekking van afschriften wordt in beginsel een bedrag van 10,- Euro in rekening gebracht. Indien het aantal kopieën van teksten op A4-formaat het aantal van 20 pagina's te boven gaat, wordt voor elke volgende kopie van een pagina 0,50 Euro in rekening gebracht. Deze bijlage is in werking getreden op 1 juli Namens de houder, PAREL, Prof. Dr. F.G. Zitman