Privacyreglement. GGD Amsterdam

Transcriptie

1 Privacyreglement GGD Amsterdam

2 Inhoudsopgave Algemene bepalingen 3 1 Begripsbepalingen 3 2 Reikwijdte 4 Verwerking van persoonsgegevens 4 3 Doel 4 4 Voorwaarden 4 5 Opgenomen gegevens 5 6 Informatieplicht 5 7 Toegang tot persoonsgegevens 5 8 Rechten van betrokkenen 5 9 Bewaartermijnen 6 10 Beveiliging 6 11 Klachten 6 Overgangs- en slotbepalingen 7 12 Looptijd van de registratie 7 13 Inwerkingtreding 7 Bijlage A: Overzicht Wbp-meldingen januari

3 Algemene bepalingen 1 Begripsbepalingen 1.1 Persoonsgegeven Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder dit reglement. 1.2 Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enig andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. 1.3 Bestand Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. 1.4 Verantwoordelijke Het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. 1.5 Beheerder De algemeen directeur van de GGD Amsterdam. 1.6 Bewerker Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtsgezag te zijn onderworpen. 1.7 Betrokkene Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 1.8 Ontvanger Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. 1.9 College bescherming persoonsgegevens Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de wet Klachtencommissie De door de GGD Amsterdam ingestelde klachtencommissie die belast is met de behandeling van klachten over door de GGD Amsterdam verleende zorg- en dienstverlening GGD Amsterdam De Geneeskundige en Gezondheidsdienst Amsterdam werkzaam ten behoeve van de volksgezondheid in het werkgebied Amsterdam, Aalsmeer, Amstelveen, Diemen, Ouder-Amstel, Uithoorn. 3

4 2 Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens binnen de GGD Amsterdam. Binnen de verschillende clusters van de GGD Amsterdam kan een specifiek privacyprotocol van toepassing zijn waarin de bepalingen van het onderhavige privacyreglement voor het desbetreffende cluster nader zijn uitgewerkt. Verwerking van persoonsgegevens 3 Doel 3.1 Voor de verwerking van persoonsgegevens door de GGD Amsterdam gelden de volgende doelstellingen: a. Ondersteuning bij uitvoering van wettelijk opgedragen taken; b. Ondersteuning en instandhouding van preventie, zorg en nazorg aan cliënten; c. Het financieel afhandelen van geboden zorg aan de cliënt met de cliënt dan wel met diens zorgverzekeraar c.q. de opdrachtgever; d. Ondersteuning bij intercollegiale toetsing en evaluatie; e. Ondersteuning bij wetenschappelijk onderzoek en onderwijs; f. Het vastleggen en beschikbaar stellen van informatie, (mede) verkregen op grond van de verwerkte persoonsgegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de GGD Amsterdam; g. Het adviseren van de gemeentebesturen in het kader van het door hen te voeren gezondheidsbeleid. 3.2 De verantwoordelijke zal geen persoonsgegevens verwerken voor andere 3.3 De beheerder zorgt voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en verplicht de bewerker dit reglement na te leven. 4 Voorwaarden 4.1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet- en regelgeving op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 4.2 Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden zoals omschreven in artikel 3, verzameld en verwerkt. 4.3 Elke verwerking van persoonsgegevens berust op ten minste één van de volgende gronden: a. toestemming van betrokkene; b. noodzakelijkheid voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is; c. het nakomen van een wettelijke verplichting; d. noodzakelijk ter vrijwaring van vitale belangen (zoals een ernstig gevaar voor de gezondheid van de betrokkene of van anderen of de vrees daarvoor); e. noodzakelijk voor een goede vervulling van een publiekrechtelijke taak; f. noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke. 4

5 5 Opgenomen gegevens De persoonsregistraties bevatten ten hoogste de volgende gegevenscategorieën: - personalia en identificatiegegevens - sociaal/medische gegevens - onderzoeksgegevens - financiële en administratieve gegevens. Deze categorieën van gegevens en hun herkomst worden per gegevensverwerking nader gespecificeerd in de bijlagen bij dit reglement. Deze bijlagen vormen één geheel met het reglement. 6 Informatieplicht De beheerder draagt zorg voor het informeren van betrokkene over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel deze worden verwerkt, wie daarvoor verantwoordelijk is en welke rechten betrokkene ten aanzien van de gegevensverwerking heeft. 7 Toegang tot persoonsgegevens 7.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de door de Beheerder aangewezen medewerkers van de GGD Amsterdam en de beroepsbeoefenaar die deze gegevens verwerkt of diens waarnemer. 7.2 De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens. 8 Rechten van de betrokkene 8.1 De betrokkene heeft het recht op inzage in, kopie van en/of correctie, aanvulling of verwijdering van op hem betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens. 8.2 De betrokkene heeft het recht op afscherming van persoonsgegevens. 8.3 De betrokkene heeft recht op verzet tegen het verwerken van persoonsgegevens. 8.4 Verzoeken ter uitoefening van bovengenoemde rechten worden binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk beantwoord. 8.5 Alleen als belangen van derden (waaronder de verantwoordelijke) ernstig geschonden zouden worden kan inzage worden geweigerd. 8.6 Het recht op verzet tegen het verwerken van gegevens zal worden gehonoreerd tenzij de belangen van verantwoordelijke daardoor ernstig worden geschaad. 8.7 Voor de verstrekking van een afschrift kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. 8.8 Indien het verzoek niet wordt gehonoreerd kan niet alleen de betrokkene, maar iedere belanghebbende bezwaar en beroep aantekenen ingevolge de Algemene wet bestuursrecht. 5

6 9 Bewaartermijnen 9.1 Met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoe lang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. 9.2 Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens binnen één jaar verwijderd en vernietigd. Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer: - langere bewaring redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener; - redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene; - bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is; - indien daarover tussen de betrokkene en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat; - indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven. 10 Beveiliging De beheerder draagt zorg voorde naleving van de wet en het reglement en treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Tevens draagt hij zorg voor e nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 11 Klachten 11.1 Indien betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of betrokkene een andersoortige klacht heeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, dan kan hij zich richten tot de desbetreffende afdeling van de GGD Amsterdam en/of de klachtencommissie van de GGD Amsterdam (zie klachtenreglement GGD Amsterdam op Indien dit voor betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft betrokkene de mogelijkheid zich te wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil. Dit dient te geschieden binnen een termijn van 6 weken na ontvangst van de reactie van de GGD Amsterdam Indien het niet acceptabele resultaat het gevolg is van een besluit, kan binnen de termijn van 6 weken na bekendmaking van het besluit bezwaar worden ingediend bij het college van Burgemeester en Wethouders. 6

7 Overgangs- en slotbepalingen 12 Looptijd van de registratie Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de hele looptijd van de verwerking van de persoonsgegevens. 13 Inwerkingtreding Dit reglement is per 1 november 2012 in werking getreden en bij de GGD Amsterdam in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs afschrift van dit reglement worden verkregen. Amsterdam, 1 november 2012 De verantwoordelijke, Het College van Burgemeester en Wethouders, namens deze P. van der Velpen Algemeen directeur 7

8 Bijlage A: Overzicht Wbp-meldingen januari 2015 (Actueel overzicht is te vinden in het Wbp-Meldingenregister op Jeugdgezondheidszorg- Born Children and their development nr Epidemiologie & Gezondheidsbevordering- de opzet en het gebruik van de ZoomdataBase, de Zelfredzaamheidsmatrix nr MGGZ- Omvangschatting huiselijk geweld nr Epidemiologie & Gezondheidsbevordering- Gezondheidsmonitor 2012 nr Jeugdgezondheidszorg- Jeugdgezondheidsmonitor nr Jeugdgezondheidszorg- Hart en Ziel leerlingvolgsysteem nr Registratie Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK), nr Infectieziektebestrijding, Praeventis nr