Stichting samen aan de soep

Transcriptie

1 Stihting samen aan de soep Huishoudelijk Reglement 1 Begripsepaling In dit reglement wordt verstaan onder: a d e f g h de stihting: de Stihting Samen aan de Soep, gevestigd te Leersum, ingeshreven ij de Kamer van Koophandel te Utreht, onder nummer ; postadres: Halfeiken 33 Leersum 3956VT; info@samenaandesoep.nl; I-net: samenaandesoep.nl; telefoon de statuten: de statuten van de stihting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 11 novemer 2016 ij notaris E.D. de Jongh te Dronten. het estuur: het estuur van de stihting als edoeld in artikel 4 van de Statuten; eleidsplan: Een sturingsmiddel waarmee de stihting de werkzaamheden riht op de missie, de gemeenshappelijke opdraht of de estaansreden van de stihting. De missie wordt vertaald in algemene en onrete doelstellingen. De organisatie omshrijft in het eleidsplan hoe de eshikare mensen en middelen zullen worden ingezet om deze doelstellingen te realiseren. fondsenwerving: ativiteiten en projeten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stihting kunnen worden verwezenlijkt; projet-aquisitie: het verkrijgen van opdrahten of overeenkomsten oor het uitvoeren van een projet. projetgroep: innen de kaders van de stihting zelfstandig opererende groep vrijwilligers die een evenement met een korte looptijd organiseren en daarover rapporteren. Indien noodzakelijk kunnen ook voor eperkte tijd personen (professionals) worden ingehuurd. werkgroep: innen de kaders van de stihting zelfstandig opererende groep vrijwilligers die periodiek of doorlopend een evenement organiseren en daarover rapporteren. Indien noodzakelijk kunnen ook eperkte tijd personen

2 (professionals) worden ingehuurd. i jaarvergadering: estuursvergadering, waarin ieder estuurslid aanwezig is, de verantwoording wordt vastgesteld en het geatualiseerde eleidsplan voor het komend jaar wordt vastgesteld. j Raad van Advies en Idee: is een informele ommissie en vormt het geweten, geheugen en (zakelijk) klankord van de stihting. 2 Beleid a Het eleid is vastgelegd in een eleidsplan (Bijlage A). Dit eleidsplan wordt jaarlijks geatualiseerd en zo nodig herzien. Elke nieuwe versie van een eleidsplan is van kraht op het moment dat deze in de jaarvergadering is vastgesteld. d Het eleidsplan evat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan met ijehorende egroting. Het eleid t.a.v. de voor de stihting werkzame vrijwilligers maakt deel uit van dit eleidsplan. e T..v. de ANBI-verklaring van de elastingdienst is de stihting gehouden jaarlijks een atueel en vastgesteld eleidsplan te pulieren op de wesite 3 Donaties. a Donaties worden standaard gestort op de ankrekening van de stihting; Donateurs die ontant een edrag shenken aan een van de estuursleden ontvangen van dat estuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden ij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk innen drie werkdagen op de ankrekening van de stihting gestort; 4 Taken en evoegdheden van estuur en estuursleden Het estuur: a Bestuurt en vertegenwoordigt de stihting; Neemt estuursesluiten (zie de paragraaf Bestuursesluiten in dit huishoudelijk reglement); Beslist in ad ho situaties individueel over uitgaven tot 100 euro, die passen innen de vastgesteldeegroting; d Handelt innen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het eleidsplan, de jaaregroting en de projetudgetten;

3 e f g h i a d e f g h i j k Ontstaat een vaature dan wel is een estuurslid niet herkiesaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordraht door één of meerdere zittende estuursleden in eshouwing worden genomen; Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het estuur; Alle estuursleden spannen zih als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te ehouden en verklaren zih ereid af te treden indien hun aanwezigheid in het estuur de ANBI-status in gevaar rengt of zou kunnen rengen. Aftreedshema: Naam Funtie Herkiesaar Frans Kromhout Voorzitter 2018 Joost Sheltinga Penningmeester/Vie-vz 2019 Ines Slimani Seretaris 2020 Mutaties in de samenstelling van het estuur worden door de zorg van de seretaris innen 2 weken gemeld ij de Kamer van Koophandel. De voorzitter: Heeft algemene leiding van de stihting; Vertegenwoordigt de stihting naar uiten toe; Overlegt met offiiële instanties; Geeft leiding aan het estuur; Is het eerste aanspreekpunt voor estuursleden; Stelt in overleg met de seretaris de agenda voor elke vergadering op; Leidt de estuursvergaderingen en de jaarvergadering; Ziet erop toe dat eslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; Stelt, in goed overleg met de seretaris en de penningmeester, het eleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering; Coördineert en stuurt ativiteiten; Ziet erop toe dat estuursleden hun taken naar ehoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt. De penningmeester:

4 a d e f g h i j k a i ii iii iv d e Voert de finaniële administratie; Waarorgt de ontinuïteit van de finaniële administratie, met name in geval van opvolging; Stelt finaniële overzihten op; Maakt het finaniële gedeelte van het jaarverslag; Zorgt ervoor dat de finaniële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het finaniële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Rihtlijn 650 Fondsenwervende instellingen van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Beheert de kas, de ankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, eleggingen en investeringen; Beheert de inventarislijst en het inventaris, epaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourezorging; Begroot inkomsten (inzamelingsaties) en uitgaven (projeten) en voert op deze ativiteiten tussentijds en na afronding finaniële ontrole uit; Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro, die passen innen de vastgestelde egroting; Beoordeelt of gedane uitgaven en delaraties vallen innen de jaaregroting, de kaders van projetudgetten en/of de in estuursvergaderingen gemaakte afspraken; Onderhoudt ontaten met sponsoren en susidieverstrekkers. De seretaris: Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige estuursleden; De verleende volmahten; De genomen esluiten. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de wesite; Stelt het niet-finaniële gedeelte van het jaarverslag op; Ontvangt alle innenkomende post, rehtstreeks of via andere estuursleden; Neemt kennis van en ehandelt de post, shakelt waar nodig andere estuursleden in om de post te ehandelen en

5 verzorgt de daaruit voortvloeiende orrespondentie; f Arhiveert alle relevante doumenten; g Zorgt er voor dat het atuele gedeelte van het arhief via de wesite voor alle estuursleden te downloaden is. h Beheert de wesite en ziet erop toe dat deze eshikaar en ereikaar is; i Ziet erop toe dat de wesite en alle andere interne en externe ommuniatie voldoet aan de huisstijl; j Onderhoudt ontaten met hen die teksten of andere ontent voor de wesite aanleveren; Overige estuursleden De taken van de overige estuursleden worden in overleg vastgesteld. Woordvoerder Het estuur kan een woordvoerder aanstellen, die de externe ommuniatie van de stihting voor zijn rekening neemt. Hij of zij onderhoudt ontaten met de pers en rengt relevante informatie naar uiten. 5 Vergaderingen a Het estuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, waarvan éénmaal per jaar een jaarvergadering. Een estuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur. Aan het einde van elke estuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld. d Het estuur kan de voorzitter vragen andere personen dan estuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een eslissing; e Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten ij de voorzitter en/of seretaris inrengen; voorzitter en/of seretaris stellen de agenda op. Urgente punten (zoals deharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de agenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; f De seretaris mailt de agenda uiterlijk 4 dagen voor aanvang van de vergadering aan de estuursleden en pulieert deze op het interne gedeelte van de wesite; g Aan het egin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld.

6 h Op een in de vergadering ingerahte agendapunt kan geen formele esluitvorming plaatsvinden. i Van elke vergadering wordt een verslag (met ativiteitenoverziht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de estuursleden. Het oneptverslag worden innen 1 week opgesteld en innen 1 week daarna door de estuursleden geontroleerd. Indien geen van de estuursleden ezwaar maakt tegen de inhoud kan deze op de internetsite van de stihting worden gepulieerd. In geval een estuurslid wel ezwaar maakt wordt het verslag op de eerstvolgende vergadering esproken en vastgesteld en alsnog op de wesite worden gepulieerd 6 Besluiten a Het estuur neemt met minimaal twee estuursleden esluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige estuursleden ij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke esluiten, estuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad ho esluiten op een estuursvergadering ekrahtigd zijn; Het estuur neemt alle overige esluiten na agendering en tijdens een estuursvergadering of jaarvergadering; Hst 7. n.v.t. Hst 8 Royement a Een estuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onehoorlijk estuur shade voor de stihting heeft veroorzaakt dan wel zou heen veroorzaakt en de estuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Een estuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeshreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op estuursleden die in het uitenland woonahtig zijn en uit hoofde van hun funtie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stihting verrihten; Een estuurslid kan geroyeerd worden indien zijn persoonlijke elangen strijdig zijn met die van de stihting. Hst 9. n.v.t. Hst 10. Afspraken, regels en rihtlijnen

7 1 Huisstijl en Communiatie Binnen de stihting wordt voor alle visuele uitingen onsequent de voorgeshreven huisstijl geruikt. (Bijlage B) Het estuur onderkent het elang van goede ommuniatie met: De doelgroepen Donateurs; Gesusidieerde goede doelen of die voor toekomstige susidiëring in aanmerking komen; De media. Alle externe ommuniatie wordt vooraf (indien enigszins mogelijk) afgestemd. 2 Vergoeding van onkosten a Reiskostenvergoeding Voor de reiskostenvergoeding geldt dat zowel de kosten voor het openaar vervoer als de kosten voor het geruik van eigen auto kunnen worden vergoed. Als de vrijwilliger met het openaar vervoer reist, gelden de kaartjes voor trein, us, tram en taxi als onderouwing. Bij het geruik van de eigen auto worden de kosten van 0,19 per km vergoed. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op een kilometervergoeding wanneer men de kilometers lopend of per fiets aflegt. Vergaderkosten, verlijfskostenvergoeding en andere ijzondere kosten In geval andere kosten moeten worden gemaakt of zijn gemaakt voor de werkzaamheden voor de stihting moet hierover overleg met de penningmeester plaatsvinden Delaraties a Bestuursleden zijn gerehtigd voorgeshoten uitgaven en gereden kilometers te delareren, indien in overeenstemming met deze rihtlijnen; Voor delaraties wordt het delaratieformulier (ijlage D) gehanteerd; De penningmeester toetst de ingediende delaratie aan het reglement en etaalt uit; d De delaraties van de penningmeester moeten door een ander estuurslid geontroleerd en ondertekend worden.

8 a 10.4 Verzekeringen Voorshands worden door de stihting geen verzekeringen afgesloten. In geval van aansprakelijkstelling van één van de estuursleden wordt een eroep gedaan op de AVPverzekering van die persoon. Als vangnet eshikt de gemeente Utrehtse Heuvelrug over een Verzekering voor Vrijwilligers, waarop indien noodzakelijk een eroep gedaan kan worden. Hst 11. Instellen projet- en werkgroepen Kan voor epaalde tijd werkgroepen/projetgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontonden na finaniële afrekening met de penningmeester en deharge op een estuursvergadering; Een werkgroep of projetgroep, estaande uit vrijwilligers en indien noodzakelijk voor eperkte tijd ingehuurd personen (professionals), kan een of meer doelen van de stihting, zoals aangegeven in het lopende eleidsplan, onretiseren. Een instellingseshikking door het estuur opgemaakt, geeft weer aan welke doelen de werk- of projetgroep het komende jaar gaat werken. En welke middelen daarij geruikt kunnen of moeten worden. De groep koppelt regelmatig terug aan het stihtingsestuur en zorgt ervoor dat informatie over de eoogde doelen op de wesite komt. Inhuren personeel. De stihting kan werknemers in dienst heen of ZZP ers inhuren en daarvoor een marktonforme vergoeding verstrekken. Ehter, het werk moet wel in relatie staan tot het doel van de stihting en de finaniële middelen ervoor moeten toereikend zijn. Hst 12 t/m 14. n.v.t. Hst 15. De Raad van Idee en Advies Deze raad helpt van een goed idee een geweldig projet te maken. Zodat we nieuwe of gewijzigde soeponepten kunnen ontwikkelen. De raad is samengesteld uit mensen met uiteenlopende ahtergronden. Daarmee houden we ons inziht sherp, onze werkstijl elegant en onze ontwikkeling estendig. Het spreekt voor zih dat de leden van de raad ook de este vrienden van de stihting zijn, hun steun rijkt verder dan zo nu en dan een vergadering. De voorzitter houdt een lijst met de

9 ontatgegevens ij. Hst 16. n.v.t. Hst 17. Slotepalingen a Dit reglement of wijzigingen daarop, treedt in werking diret nadat dit in een estuursvergadering is vastgesteld/goedgekeurd In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, eslist het estuur. Deze eslissingen van het estuur worden geaht in het reglement te zijn opgenomen Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de seretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronishe kopie per . Bijlagen A Beleidsplan 2017 (8 feruari 2017) 8 feruari 2017