HANDBOEK RAAD VAN TOEZICHT

Transcriptie

1 HANDBOEK RAAD VAN TOEZICHT Uitgave 2018 Vastgesteld na bespreking met het college van bestuur op 29 januari 2018

2 INHOUDSOPGAVE: 1 Stichting Optimus voor primair onderwijs Algemene gegevens Gegevens scholen Verloop leerlingenaantallen van Optimus Samenwerking kosten voor gezamenlijke rekening Mosagroep / Shared Service Centre Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs Constituerende bepalingen van Optimus Primair Onderwijs Considerans, zoals voorafgaand aan de Statuten van Optimus Algemene uitgangspunten welke zullen worden nagestreefd bij de uitoefening van de taken en bevoegdheden van de raad van toezicht Waarom een handboek van de raad van toezicht? Algemene inleiding Functie van het handboek (Onafhankelijke) informatievoorziening van de raad van toezicht Een escalatiemodel Het toezichtplan Inleiding Rechtspersoon De statuten van de stichting Reglement raad van toezicht Reglement college van bestuur Regeling vergoeding voor gemaakte onkosten/vacatiegeld Commissies van de raad van toezicht De auditcommissie van de raad De remuneratiecommissie van de raad De commissie onderwijs en professionalisering Profielen raad van toezicht Het algemeen functieprofiel voor (leden van) de raad van toezicht Het profiel voor de functie van voorzitter raad van toezicht Regelingen, codes etc Melding misstanden Klokkenluidersregeling Code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs Honorering van raden van toezicht van onderwijsinstellingen Vergadervolmacht raad van toezicht Verzekering raad van toezicht Bijlagen Samenstelling van de raad van toezicht Zittingsduur en het rooster van aftreden van de raad van toezicht De leden van het college van bestuur Inrichting van de werkzaamheden door de rvt Inleiding Commissies van de raad van toezicht Afspraken m.b.t. specifieke taken in Ambtelijk secretariaat Jaaragenda van vergaderingen van de raad van toezicht Activiteitenplan raad van toezicht Jaaragenda s van rvt-commissies Jaaragenda van de auditcommissie Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 2

3 7.6.2 Jaaragenda van de remuneratiecommissie Jaaragenda van de commissie onderwijs en professionalisering Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 3

4 1 Stichting Optimus voor primair onderwijs 1.1 Algemene gegevens Optimus is uit fusies van rechtsvoorgangers (Cumulus en Mosaïek) ontstaan op 1 januari Optimus is een stichting voor bijzonder onderwijs (katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel). Optimus vormt het bevoegd gezag voor 31 scholen voor basisonderwijs in de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd en Oss. Het betreft 29 scholen voor regulier basisonderwijs en 2 scholen voor speciaal basisonderwijs. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 4

5 1.2 Gegevens scholen 08PW R.K. Basisschool Dr. Jan de Quay Beers 08QG R.K. Basisschool Onze Bouwsteen Beugen 08XM R.K. Basisschool De Bakelgeert Boxmeer 10NZ Basisschool De Weijerwereld 20GB Speciale School voor Basisonderwijs Palet 04VT R.K. Basisschool De Zevensprong Cuijk 05GK R.K. Basisschool De Waai 08ZO R.K. Basisschool De Regenboog 09WX R.K. Basisschool De Ester Escharen 04FQ R.K. Basisschool De Bongerd Gassel 03GL PC Basisschool De Wegwijzer Grave 07UN R.K. Basisschool De Sprankel 08ZT R.K. Basisschool De Raamdonk 07RI R.K. Basisschool De Bongerd Haps 07RZ R.K. Basisschool St. Lambertus Haren NB 03QO R.K. Basisschool t Schrijverke Herpen 06WZ R.K. Basisschool De Linde Macharen 03MA R.K. Basisschool Klimop Megen 00EB R.K. Basisschool Het Telraam Oeffelt 14VU Speciaal Basisonderwijs Het Baken Oss 06VO R.K. Basisschool De Vier Heemskinderen Ravenstein 16UP R.K. Basisschool De Bogaard 07SL R.K. Basisschool De Kreek'l Reek Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 5

6 11DH R.K. Basisschool De Bolster Sambeek 05JE R.K. Basisschool Den Omgang Schaijk 07VP R.K. Basisschool De Regenboog Schaijk 06VW Jenaplanschool Lindekring St. Agatha 06XO R.K. Basisschool St. Jozef Velp NB 06XB R.K. Basisschool De Akkerwinde Vianen NB 10YE R.K. Basisschool Vlasgaard Zeeland 11LT R.K. Basisschool t Oventje Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 6

7 1.3 Verloop leerlingenaantallen van Optimus Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 7

8 1.4 Samenwerking kosten voor gezamenlijke rekening Mosagroep / Shared Service Centre De Mosagroep is een samenwerkingsverband van negen schoolbesturen. Dat zijn Stichting Invitare, Stichting Optimus Primair Onderwijs, Stichting Peelraam, Stichting Oeverwal, SPOM Maas en Waal, SPO Condor, Filios Scholengroep, Samenwerkingsstichting Kans & Kleur en SKOV Vierlingsbeek. Bij de negen schoolbesturen zijn 125 scholen aangesloten. In totaal werken daar ongeveer docenten en medewerkers voor meer dan kinderen. De Mosagroep is door de schoolbesturen opgericht om een aantal werkzaamheden centraal en gezamenlijk uit te voeren, zoals de personeels- en salarisadministratie. Dat werkt efficiënter en scheelt in de kosten per bestuur. 1.5 Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs Samenwerkingsverband Stromenland Stromenland is een samenwerkingsverband passend onderwijs PO (PO 2507). Het betreft een stichting, waarin 25 besturen met 167 scholen voor basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en speciaal onderwijs samenwerken om passend onderwijs te realiseren voor alle leerlingen in deze regio. Stromenland heeft als missie: Passend onderwijs voor elke leerling, in de klas, op de school, met de ouders, in de wijk en in ons samenwerkingsverband. Het uitgangspunt is Gewoon als het kan, speciaal als het moet. Stromenland heeft een bestuur dat richting geeft aan het beleid en de uitvoering hiervan bewaakt. Samenwerkingsverband Binnen Samenwerkingsverband PO werken 96 scholen voor Basisonderwijs, 3 scholen voor Speciaal Basisonderwijs en 4 scholen voor Speciaal Onderwijs samen in de gemeenten Oss, Bernheze, Landerd, Uden, Maasdonk, Veghel en Sint-Oedenrode. De missie van dit samenwerkingsverband luidt: Partijen zien in het realiseren van Passend Onderwijs in ultieme zin de opdracht die ze hebben om voor alle kinderen waarvoor zij gezamenlijk verantwoordelijk zijn in de regio betekenisvol onderwijs aan te bieden, dat zowel tegemoet komt aan de individuele ontwikkelingsbehoeften van het kind als aan de behoeften van de samenleving. Zij beogen daarmee een wezenlijke bijdrage te leveren aan het welzijn en de welvaart van de regio waarin zij werkzaam zijn. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 8

9 2 Constituerende bepalingen van Optimus Primair Onderwijs 2.1 Considerans, zoals voorafgaand aan de Statuten van Optimus In de stichting wordt professioneel, dynamisch, vol vertrouwen en in gezamenlijkheid gewerkt aan de ontwikkeling en toekomst van allen die bij Optimus betrokken zijn. Alle kwaliteiten van de leerlingen worden aangesproken en met hen tot ontwikkeling gebracht. De leerlingen ontwikkelen/vormen zich tot burgers met een waardenoriëntatie, die hen in zelfverantwoordelijke zelfbepaling verantwoordelijkheid doet nemen, om in betrokkenheid met medeburgers, ook die met oriëntaties op andere bronnen van waarden, de samenleving verder te ontwikkelen, gericht op het welzijn van de samenleving als geheel. De kardinale deugden Verstandigheid, Moed, Gematigdheid en Rechtvaardigheid, zijn wezenlijke oriëntatiepunten in de waardeoriëntatie van het onderwijs, het (samen)werken en de ontwikkeling van Optimus. Het pedagogisch klimaat wordt gebaseerd op deze kernwaarden. De stichting zal met betrekking tot de identiteit een zinvolle relatie willen onderhouden met de ouders/verzorgers van zijn leerlingen, met zijn maatschappelijke adviesraad en waar voor het doel dienstbaar en voorhanden is met vertegenwoordigers van de geloofsgemeenschap. De stichting streeft naar het realiseren van een ononderbroken ontwikkeling voor kinderen van 0-13 jaar. De stichting spant zich in om, in samenwerking met anderen die betrokken zijn bij de totaalontwikkeling van het kind, de ontwikkeling van Integrale KindCentra te bevorderen. De stichting is gevoelig voor de ontwikkelingen in de maatschappelijke context waarbinnen zij haar missie realiseert en stelt zich uitreikend op naar maatschappelijke belanghebbenden, opdat voortdurende dialoog plaats kan vinden over de doel oriëntaties van onderwijs en educatie, teneinde goed aan te sluiten bij de behoeften van de samenleving. De stichting stimuleert beleidsmatig en permanent de professionele ontwikkeling van haar medewerkers, opdat zij duurzaam kunnen functioneren als onderzoekende en lerende professionals, die met de nodige autonomie in samenwerking met andere professionals vorm kunnen geven aan hun professionele praktijk en die op elk moment professionele verantwoording kunnen en willen afleggen over hun handelen. Door structurele samenwerking met andere kennisorganisaties draagt de stichting bij aan de ontwikkeling van onderwijs, het beroep van de leraar basisonderwijs en het beroep van de schoolleider. 2.2 Algemene uitgangspunten welke zullen worden nagestreefd bij de uitoefening van de taken en bevoegdheden van de raad van toezicht De raad van toezicht zal bij de uitoefening van zijn taak in ieder geval aandacht willen besteden aan: Staat het belang van het kind bij alle maatregelen die kinderen aangaan voorop? (refererend aan het VN kinderrechtenverdrag). Weet het kind zich verzorgd, erkend, begrepen, veilig, zich geholpen en ontmoet het begrip en ruimte voor zijn groeiende zelfstandigheid? Samengevat voelt het kind zich geborgen? In algemene zin zal in het toezicht ook aandacht zijn voor de realisatie van de inhouden genoemd in art 26 van de universele rechten van de mens, luidende: Het onderwijs zal gericht zijn op de volle ontwikkeling van de menselijke persoonlijkheid en op de versterking van de eerbied voor de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Het zal het begrip, de verdraagzaamheid en de vriendschap onder alle naties, rassen of godsdienstige groepen bevorderen. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 9

10 Wordt de opvoedkundige omgangssituatie gekenmerkt door hulp die de professionele medewerkers aan de kinderen bieden met het oogmerk dat de kinderen tot zelfverantwoordelijke zelfbepaling kunnen komen? Groeit de ruimte van de kinderen om doelen te kiezen en daar verantwoordelijk voor te zijn? Erkent de onderwijsorganisatie dat het zelfstandige oordeel, de kritische mentaliteit moet worden gegund aan leerlingen met betrekking tot de waarden welke Optimus voorleeft en aandraagt in zijn onderwijs? De raad zal toezien op betrokken strategievorming (neergelegd in het koersplan ) en de processen welke daaraan ten grondslag liggen. Communicatief handelen zal beoordeeld worden op de daaronder liggende symmetrische, machtsvrije argumentatie, met doorlopende discussie over de houdbaarheid van de gehanteerde uitgangspunten. De daaruit voortkomende kennis kan slechts geldigheid afdwingen als alle betrokkenen de gevolgen en neveneffecten van het gebruik van die kennis ten overstaan van de belangen van eenieder, zonder dwang kunnen aanvaarden. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 10

11 3 Waarom een handboek van de raad van toezicht? In het handboek wordt beschreven hoe effectief intern bestuur en toezicht binnen Optimus wordt vormgegeven. 3.1 Algemene inleiding In Nederland houdt de inspectie van het onderwijs namens de overheid en samenleving toezicht op de kwaliteit van het onderwijs. Dit externe toezicht door de inspectie (op geleide van onderwijswetgeving) is niet voldoende om de kwaliteit, responsiviteit en het lerend vermogen van het onderwijs/een onderwijsorganisatie te bevorderen en het onderwijs voldoende maatschappelijke legitimiteit te geven. Daarvoor is een sterke gerichtheid van de organisatie nodig op het leveren van maatschappelijk toegevoegde waarde. Dit houdt in dat Optimus onderwijsopbrengsten moet realiseren die voor de leerlingen en hun ouders, maar ook andere belanghebbenden en belangendragers in het voedingsgebied (en omgeving) van betekenis zijn. Het gaat dan m.n. over cognitieve vaardigheden (leervorderingen en leren leren), sociaal emotionele ontwikkeling, levensbeschouwelijke ontwikkeling en vaardigheden op uiteenlopende gebieden (expressief, lichamelijk). Voor het realiseren van zijn taak heeft Optimus een goede bestuursvorm nodig. Het scheiden van besturen en toezicht houden is een wettelijke verplichting geworden met de op 1 augustus 2010 in werking getreden wet Goed onderwijs, goed bestuur. Dit handboek, met daarin het periodiek te actualiseren, concrete toezichtplan, beschrijft de werkwijze van besturen en het toezien op het besturen. Een werkwijze die voldoet aan de vereisten die deze wet en de vereisten uit de Code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs (zie hoofdstuk 6.5.3). Er is niettemin sprake van fulltime, professioneel en dicht op de organisatie betrokken bestuurders versus op meer afstand opererende, vaak niet in het onderwijs werkzame en parttime werkzame toezichthouders. Onevenwichtigheid dreigt daardoor. Om het interne toezicht effectief in te richten in de zin dat de verhoudingen tussen cvb en rvt in balans komen en beide colleges hun rollen en verantwoordelijkheden waar kunnen maken is een gedragen toezichtplan nodig. Een toezichtplan als kader voor effectief intern toezicht; dat in onderlinge, zorgvuldige dialoog tot stand komt. Daardoor worden de verwachtingen duidelijk en correct rolgedrag van en tussen rvt en cvb loopt dan minder risico om in gevaar te komen. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 11

12 3.2 Functie van het handboek Bezien vanuit bovenstaande overwegingen wil de rvt met het voorliggende handboek het volgende bereiken: 1. Een zo optimaal mogelijke transparantie te bieden aan alle betrokken stakeholders over de wijze waarop het toezicht is geregeld binnen Optimus; 2. Een beoordelingskader te formuleren dat de rvt hanteert om het functioneren van het cvb te waarderen en namens de samenleving te legitimeren; 3. De samenwerkingsrelaties tussen rvt en cvb te definiëren alsmede het inrichten van het werkgeverschap door de rvt; 4. De basis voor integriteit in de organisatie en het toezicht te leggen in het kader van bijvoorbeeld nevenfuncties en onafhankelijkheid van toezichthouders en het voldoen aan de Code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs; 5. In dit toezicht houden te voldoen aan wet- en regelgeving; 6. Een bijdrage te leveren aan de verdere professionalisering van Optimus door het interne toezicht onderdeel te maken van het interne besturingsmodel. Toelichting: Om de positie en rol van het handboek/toezichtplan goed te kunnen duiden, worden drie aan elkaar gerelateerde begrippen genoemd: - interne governance - het besturingsmodel en - het interne toezichtarrangement (beschreven in dit handboek), waarvan het toezichtplan het sluitstuk vormt. In schema: Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 12

13 De rvt definieert Interne Governance als het waarborgen van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de (maatschappelijke) doelstellingen van Optimus, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. Het Besturingsmodel geeft antwoord op de vraag hoe Optimus de besturing en beheersing, het toezicht en verantwoording afleggen, regelt op een zodanig manier, dat daarmee de in de missie beschreven ambitie om de talenten van de aan haar toevertrouwde jeugd te ontwikkelen, daadwerkelijk gerealiseerd wordt. Het intern besturingsmodel beschrijft en regelt in dat kader de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de organisatieniveaus van OPTIMUS: de rvt, het cvb, het school- c.q. locatiemanagement, de teams en individuele medewerkers. Onderdeel van het besturingsmodel is dus het intern toezicht houden. De wijze waarop dit intern toezicht houden plaatsvindt, wordt aangeduid als het Interne toezichtarrangement. Het is de bestuurlijke- en organisatorische vormgeving van het interne toezicht, inclusief de beschrijving van bevoegd- en verantwoordelijkheden van de rvt in relatie tot die van het cvb. Iedere organisatorische laag stuurt aan én houdt toezicht op de volgende organisatorische laag. Door rapportages en o.a. de bespreking daarvan wordt geïnformeerd en verantwoording afgelegd over de voortgang van de gemaakte afspraken en de kwaliteit die wordt gerealiseerd, bijvoorbeeld ten aanzien van onderdelen van het strategisch beleidsplan en de vereisten die de inspectie stelt. Op de normale gang van zaken kan een uitzondering worden gemaakt als er calamiteiten optreden of dreigen op te treden: dan is er sprake van een escalatiemodel op basis waarvan vergaande interventies in de organisatie gepleegd kunnen worden. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 13

14 3.3 (Onafhankelijke) informatievoorziening van de raad van toezicht De rvt dient ten aanzien van de informatievoorziening niet geheel afhankelijk te zijn van het cvb. Daarbij staan meerdere mogelijkheden open, als; Benchmarks De rvt kan opdracht geven aan het cvb dan wel een externe deskundige om de prestaties, bestedingen etc. van Optimus te benchmarken met vergelijkbare onderwijsorganisaties en deze te betrekken in het oordeel over het maatschappelijke presteren van de stichting en het cvb. Contra-expertise De rvt heeft het recht de accountant en/of externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen over elk door de rvt noodzakelijk geacht onderwerp. Het doen van eigen waarnemingen 1. Rvt-leden kunnen individueel (bij hoge uitzondering collectief) scholen bezoeken indien zij menen dat daaraan kennis en ervaring kan worden ontleend ten behoeve van hun functie(s). Indien zij daartoe besluiten zal daar altijd overleg met het bestuur aan vooraf gaan. 2. De eigen waarnemingen strekken zich ook uit tot de toetsing van de kwaliteit van het stakeholdermanagement van de stichting. 3. De rvt dient mede als gevolg van nieuwe wetgeving, tenminste twee maal per jaar overleg te hebben met de GMR van de stichting. 3.4 Een escalatiemodel 1. Het besturingsmodel van de stichting en de daaruit afgeleide managementstatuten hebben onder meer tot doel ervoor zorg te dragen dat bij optredende (of dreigend op te treden) calamiteiten effectief bestuurlijk handelen optreedt op het niveau waar de calamiteit ontstaat of dreigt te ontstaan. Wanneer de effectiviteit van het bestuurlijk handelen van daarvoor verantwoordelijke personen achterblijft bij wat van hen in het licht van de calamiteit- mag worden verwacht, treedt het escalatiemodel in werking. 2. Onder het escalatiemodel van de stichting wordt verstaan een stelsel van afspraken over interventiemechanismen volgend op opgetreden (of dreigend op te treden) calamiteiten en waarbij het bestuurlijk handelen achterblijft bij wat in het licht van de (dreigende) calamiteit mag worden verwacht. Het escalatiemodel geeft daarmee geclausuleerd aan in welke situaties de in het besturingsmodel en managementstatuten vastgelegde rollen, bevoegd- en verantwoordelijkheden (partieel) kunnen worden opgeheven. 3. Calamiteiten zijn gebeurtenissen die de kwaliteit van het katholiek, protestantschristelijk en interconfessioneel primair onderwijs in Cuijk, Boxmeer, Grave, Landerd en Oss, de reputatie en legitimiteit van Optimus, de primaire processen, doelstellingen of bedrijfsvoering van de stichting in gevaar brengen. Onder calamiteiten wordt in ieder geval het volgende verstaan: a. Financiële onregelmatigheden in de breedste zin van het woord; b. Het handelen in strijd met de wet, regelgeving, statuten, de code voor goed bestuur en overige voor de stichting toepasselijke regels, procedures etc.; c. Kwaliteitsverlies van door de stichting aangeboden (onderwijs) voorzieningen; d. Het niet behalen van afgesproken en in verwachte resultaten geconcretiseerde (strategische) doelstellingen; e. Het tekortschieten van het personeelsbeleid van de stichting, zoals zorg dragen voor de benodigde professionaliteit van de medewerkers, hun competenties en ontwikkeling daarvan, voldoende medewerkerstevredenheid en het voorkomen Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 14

15 van een zodanig aantal onvervulbare consequenties dat daarmee de kwaliteit van het onderwijs in het geding komt. f. Een intern besturingsmodel dat belemmert dat de rol en taak van het cvb wordt of kan worden belemmerd. 4. De rvt kan in onderling overleg met het cvb besluiten calamiteiten als genoemd in lid 3 aan lid 3 toe te voegen. 5. De rvt ziet er op toe dat het cvb de rvt over deze onderwerpen informeert met een vastgestelde regelmaat. 6. Als er (dreigende) calamiteiten worden geconstateerd, vraagt de rvt het cvb om een verklaring in termen van de toedracht, de ernst en consequenties van de calamiteit alsmede wat het cvb aan actie heeft ondernomen. 7. De rvt staan de volgende interventies ter beschikking indien de in lid 6 genoemde verklaring niet strookt met wat in het licht van de calamiteit verwacht mag worden: a. De rvt vraagt het cvb binnen een nader geduide termijn passende actie te ondernemen; b. De rvt sommeert het cvb binnen een nader geduide termijn passende actie te ondernemen; c. De rvt ontneemt het cvb een deel van de bevoegdheden binnen een nader omschreven termijn en voorwaarden; d. De rvt schorst het cvb of een lid daarvan voor een nader omschreven termijn; e. De rvt gaat over tot ontslag van het cvb of een lid daarvan. 8. Het in lid 6 en 7 genoemde geldt mutatis mutandis voor de overige organisatieniveaus binnen de stichting bij (dreigende) calamiteiten. 9. Om de toezichthoudende rol gescheiden te houden van de besturende, benoemt de rvt in geval van in lid 7 c, d en e genoemde interventies, een interim-bestuurder welke direct aan de rvt verantwoording aflegt. 3.5 Het toezichtplan Inleiding In het toezichtplan geeft de rvt op concrete wijze aan hoe hij zal: - toezien op de uitvoering van de taken van het cvb; en - zijn eigen taken zal inrichten en uitvoeren. Leidend voor de rvt zijn de vragen als: Realiseert de onderwijsorganisatie de doelstelling waarvoor deze is opgericht, - zoals vastgelegd in betreffende wetgeving, - zoals aangescherpt met de omgeving van de onderwijsorganisatie, - zoals vastgelegd in een strategisch beleidsplan en uitwerkingsnotities daarvan, - zoals vastgelegd in afspraken tussen rvt en het cvb. Is de organisatie daartoe goed ingericht, - draagt de onderwijskundig-organisatorische vormgeving van de organisatie bij aan het behoud en de versterking van de kwaliteit van het onderwijs? - worden de professionals betrokken bij beleidsvorming en verantwoording? - wordt de rvt goed geïnformeerd? - is er een interne controller/controllerfunctie? - wordt er een kritische dialoog gevoerd met stakeholders? Ook alle aspecten van de bedrijfsvoering zijn onderwerp van het toezicht. Bij de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren zal de rvt zich ook de algemene vraag stellen of het toezicht de beoordeling in control mag verwerven. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 15

16 4 Rechtspersoon De statuten van de stichting en het reglement van de raad van toezicht en het college van bestuur: 4.1 De statuten van de stichting Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 4.2 Reglement raad van toezicht Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: de stichting: Optimus, stichting voor katholiek, protestants -christelijk en interconfessioneel primair onderwijs, statutair gevestigd te Boxmeer de raad van toezicht: het toezichthoudend orgaan van de stichting cvb: het orgaan belast met het besturen van de stichting statuten: de statuten van de stichting, d.d. 28 april Artikel 2 Het reglement 1. Dit reglement is gebaseerd op artikelen 11, 12, 13 en 14 van de statuten. 2. Dit reglement wordt vastgesteld en goedgekeurd door de rvt en treedt daarna in werking. 3. Dit reglement geldt voor onbepaalde duur en wordt, indien dit noodzakelijk wordt geacht door de rvt, maar in ieder geval 5 jaar na inwerkingtreding in samenhang met de statuten en het reglement van het cvb geëvalueerd en zonodig door de rvt aangepast. Aanvullend op de beschrijving van de taken en bevoegdheden van de raad in de art. 13 van de statuten, in art. 3 van dit reglement: Artikel 3 Verantwoordelijkheden van de raad van toezicht De toezichthoudende taak van de rvt richt zich naar het belang van het bijzonder onderwijs in Cuijk, Boxmeer, Landerd, Oss en Grave, het gemeentelijk onderwijsbeleid, de scholen die door de stichting in stand worden gehouden en het belang van de samenleving. De functies/verantwoordelijkheden van de rvt zijn: 1. Het voorzien in een goed bestuur voor Optimus (in formeel-juridische zin is dit vastgelegd in art. 6, lid 2 en art.7, lid 1 van de statuten). 2. Het vervullen van het werkgeverschap van het cvb; 3. Het fungeren als klankbord voor het cvb, door mee te denken en door zijn ervaring, kennis en kunde daartoe ter beschikking te stellen; 4. Het als volwaardige/professionele tegenkracht, namens de samenleving, toezicht houden op het functioneren van het cvb. 5. Dit toezicht regardeert: 5.1 Het bewaken van de doelstelling(en) (en de continuïteit daarvan) van de stichting zoals deze is vastgelegd in de statuten; 5.2 Het bewaken van de onderwijs- en maatschappelijke prestaties /taken van de Optimus onderwijsorganisatie. 5.3 Het bewaken dat de waarde van de materiële en immateriële eigendommen van de stichting geborgd worden; 5.4 Het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de stichting; 5.5 Het vragen om verantwoording door het cvb; 6. Zorgdragen voor een goed functionerende rvt. AFDELING A TOEZICHT Artikel 4 Toezicht op (de realisatie van) de strategische doelstellingen 1. De rvt houdt toezicht op de funderende en richtinggevende strategie voortvloeiend uit de doelstelling van de stichting en in beleidsplannen/jaarplannen eigentijds verbonden wordt met maatschappelijke ontwikkelingen. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 37

38 Artikel 5 Het toezichthoudende instrument Om het toezicht verantwoord te kunnen uitoefenen werkt de rvt met: a. eenheid van visie van de rvt en het cvb op het realiseren van de doelen van de stichting, het beleid en de strategie; daarbij wordt rekening gehouden met ethiek en geldende normen en waarden; b. eenheid van visie van de rvt op de doelen van zijn toezicht; c. de analyse van het realiseren van de doelen, het daartoe gevoerde beleid en ontwikkelde strategie, met oog voor risicofactoren en aandacht voor doelmatigheid, rechtmatigheid, effectiviteit en efficiency; d. een geformuleerd toezichthoudend systeem dat onder meer bestaat uit een jaarlijkse planning en control cyclus e. een planning en control systeem, dat aansluit bij het door de instelling gebruikte model voor sturing, bedrijfsvoering en kwaliteit. Artikel 6 Accountant en externe deskundigheid 1. De rvt benoemt de externe accountant en formuleert in overleg met het cvb de opdracht aan de accountant voor de jaarlijkse controle van de jaarrekening. 2. Eenmaal in de vier jaar vindt een grondige beoordeling plaats van het functioneren van de externe accountant. 3. De rvt kan de accountant voor zijn oordeel en advies inschakelen over elk door de rvt noodzakelijk geacht onderwerp. 4. De rvt kan te allen tijde externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies inschakelen. 5. De rvt voorkomt belangenverstrengelingen van een lid of leden van de rvt alsmede van de leden van het cvb en van de accountant van de stichting en neemt bij het constateren ervan een zodanig besluit dat de belangenverstrengeling zo volledig en zo spoedig mogelijk ten einde komt. 6. De financiële consequenties van de inschakeling van de accountant of andere externe deskundigen komen voor rekening van de stichting. AFDELING B HET WERKGEVERSCHAP Artikel 7 Het werkgeverschap 1. De rvt is de werkgever van het cvb. 2. De rvt voert periodiek een functioneringsgesprek en /of beoordelingsgesprek met het cvb. 3. De rvt stelt in en na overleg met het cvb een protocol voor functionerings- en beoordelingsgesprekken vast. 4. De rvt bepaalt, mede op geleide van overheidsrichtlijnen en cao-bepalingen, de rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, en de honorering van de leden van het cvb. Artikel 8 Werving van leden van het college van bestuur 1. Een vacature wordt vastgesteld door het cvb en gemeld aan de rvt. 2. De rvt vormt een benoemingsadviescommissie, in ieder geval bestaande uit 2 leden van de rvt (gebruikelijk de voorzitter van de rvt en de voorzitter van de remuneratiecommissie); een lid van het cvb en een (school)directeur. Op een door de raad vastgestelde wijze, betrekt deze commissie een lid van de GMR bij zijn werkzaamheden. 3. De benoemingsadviescommissie stelt een concept profielschets op. 4. Deze concept profielschets wordt ter advisering voorgelegd aan: a. het directeuren beraad Optimus (DBO); b. de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR); c. de maatschappelijke adviesraad (MAR). De raad kan besluiten om de profielschets ook ter advies voor te leggen aan door de raad te bepalen overige betrokkenen/stakeholders. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 38

39 5. Deze geledingen krijgen de gelegenheid een advies over de profielschets uit te brengen m.n. gericht op de samenwerkingsrelatie van de betreffende geleding met het cvb. 6. De rvt stelt de profielschets vast. 7. De rvt werft en selecteert op basis van de profielschets een aantal geschikte kandidaten. 8. De benoemingsadviescommissie voert met deze kandidaten een (aantal) gesprek(ken). 9. Op basis van de gesprekken selecteert de benoemingsadviescommissie 1 à 2 kandidaten. 10. Bij deze kandidaat/kandidaten wordt een assessment uitgevoerd. 11. Het resultaat van het assessment wordt door de assessor of door de benoemingsadviescommissie besproken met de kandidaat/kandidaten. 12. De remuneratiecommissie, bijgestaan door een bestuurder, voeren een arbeidsvoorwaardengesprek en vergewist zich van het accepteren van een eventuele benoeming door betrokken kandidaat. 13. De benoemingsadviescommissie stelt een voordracht op aan de rvt. 14. De rvt (her)benoemt de leden van zijn raad met in acht name van de vormbepalingen hieromtrent in art. 11, lid 2 van de statuten. AFDELING C KLANKBORD Artikel 9 Relatie met het college van bestuur 1. De rvt fungeert als klankbord voor het cvb: zowel door mee te denken als door zijn ervaring, kennis en kunde daartoe ter beschikking te stellen. 2. De voorzitter van de rvt fungeert als communicatiepartner voor het cvb. 3. Elk individueel lid van de rvt kan op incidenteel verzoek van het cvb deze met raadgeving terzijde staan. AFDELING D HET FUNCTIONEREN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Artikel 10 Vergaderingen van de raad van toezicht 1. De rvt vergadert als regel in aanwezigheid van het cvb. Bij afwijking hiervan motiveert de rvt zijn besluit vanuit het belang van de stichting. Deze motivatie wordt in de verslaggeving vermeld. 2. De rvt vergadert als regel in openbaarheid tenzij hij besluit tot beslotenheid van de beraadslagingen, hetgeen gemotiveerd wordt vanuit het belang van de stichting, en het daaraan ontleende belang van de rvt en/of van het cvb en/of van personen. 3. De rvt werkt met een jaaragenda en een vergaderschema waarin de data voor het komende jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen. 4. De rvt maakt van zijn vergaderingen een verslag op hoofdpunten, alsmede een afsprakenlijst en een besluitenlijst. 5. Het verslag wordt bekend gemaakt op een door de rvt te bepalen wijze, tenzij er bepaalde punten zijn in het verslag die uit het belang van de stichting, en het daaraan ontleende belang van de rvt en/of van het cvb en/of van personen niet openbaar gemaakt dienen te worden. Artikel 11 Informatievoorziening De rvt dient ten aanzien van de informatievoorziening niet geheel afhankelijk te zijn van het cvb. Informatiestromen, informatiedragers en eigenstandige informatiekanalen worden (niet limitatief) in deze paragraaf beschreven. 1. De rvt is zelf verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. Met behulp van de jaaragenda bepaalt de rvt in overleg met het cvb zijn informatievoorziening, waartoe in ieder geval behoren een tijdige informatie over het beleid, de doelrealisaties, de prestaties en resultaten, het aan de onderwijsinstelling verbonden risico, de maatschappelijke functie en de strategie. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 39

40 3. De rvt wint informatie in dan wel houdt voeling met de organisatie en belanghebbenden: a. regulier door de informatieverstrekking door het cvb; b. facultatief door bijvoorbeeld periodiek een ontmoeting met stafmedewerkers, het bijwonen van een vergadering van het directeurenberaad of de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, een gesprek met een wethouder of door locatiebezoeken. Een en ander altijd na kennisgeving aan het cvb. c. door de aanwezigheid bij sociale, personele of andere evenementen van de Stichting. 4. Benchmarks De rvt kan aanvullend op de benchmarks m.b.t. de leeropbrengsten ook zelf opdracht geven aan het cvb dan wel een externe deskundige om de prestaties, bestedingen etc. van de stichting OPTIMUS primair onderwijs te benchmarken met vergelijkbare onderwijsorganisaties en deze betrekken in het oordeel over het maatschappelijke presteren van de stichting en het cvb. 5. Contra-expertise De rvt heeft het recht de accountant en/of externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen over elk door de rvt noodzakelijk geacht onderwerp. Artikel 12 Evaluatie 1. De rvt evalueert jaarlijks periodiek, in eigen kring en in aanwezigheid van het cvb, het functioneren en de samenstelling van het cvb, alsmede de relatie van de rvt met het cvb. De uitkomst van de evaluatie wordt met het cvb besproken. 2. Periodiek evalueert de rvt, in eigen kring en, in aanwezigheid van het cvb, zijn functioneren als een collegiaal orgaan, het functioneren van de leden, en het functioneren van de voorzitter en vice voorzitter/secretaris, en zijn omgang met het cvb. De uitkomst van de evaluatie wordt met het cvb besproken. Artikel 13 Algemeen competentieprofiel leden van de raad 1. De rvt stelt voor de leden en de (vice-)voorzitter van de rvt een algemeen competentieprofiel op, welke afgeleid wordt van zijn taken en het doel van de stichting. 2. De rvt gaat niet tot vaststelling van het algemeen competentieprofiel over dan nadat het cvb en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad advies over de profielschets hebben uitgebracht, dan wel in de gelegenheid zijn geweest advies uit te brengen. Artikel 14 Werving van de leden van de raad 1. Bij het ontstaan van een vacature in de rvt stelt de rvt het algemene competentieprofiel bij met het oog op de benodigde en evenwichtige spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines, welke in de rvt aanwezig dienen te zijn. 2. De werving van kandidaten voor een zetel in de rvt geschiedt door middel van publicatie of advertentie. De kandidaten dienen schriftelijk te reageren onder overlegging van hun motivatie en hun CV. 3.a De rvt stelt een selectiecommissie in, bestaande uit leden van zijn rvt en uit een lid van het cvb en een lid van de GMR. 3.b De selectiecommissie heeft tot taak een of meerdere kandidaten voor een zetel in de rvt te selecteren. 4. Na de selectie doet de selectiecommissie een gemotiveerde voordracht aan de rvt over de te benoemen kandidaat 5. De rvt benoemt zijn leden. 6. Het nieuw benoemde lid van de rvt verklaart door de ondertekening van een benoemingsbrief de benoeming te aanvaarden en in te stemmen met de statuten en reglementen van de stichting. 7. De rvt stelt, i.s.m. het cvb, een introductieprogramma op voor nieuwe leden van de rvt. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 40

41 8.a Indien de rvt, bij het ontstaan van een vacature als gevolg van het in werking treden van het rooster van aftreden, tot zijn inzicht komt dat: - gegeven zijn samenstelling; en - mogelijk gegeven andere te formuleren en kenbaar te maken overwegingen; het niet noodzakelijk of dienstbaar wordt geacht om: - het algemene competentieprofiel van de rvt te actualiseren (art. 13, lid 1); of - een specifiek nieuw competentieprofiel te ontwikkelen 8.b Het betreffende, aftredende lid, vanwege de rvt een positieve evaluatie verwerft; derhalve past in het profiel van de raad en eventueel de functie daarbinnen; en continuering dus wenselijk en gerechtvaardigd is; 8.c Het betreffende, aftredende lid formeel nog voor herbenoeming in aanmerking kan komen (art 15); 8.d Het betreffende, aftredende lid een herbenoeming ambieert en zal aanvaarden; 8.e Kan de rvt besluiten een verkorte procedure te volgen. 8.f De rvt betrekt bij deze besluitvorming, in alle fasen, het college van bestuur. 8.g De rvt informeert en consulteert de GMR over dit besluit, voordat de verkorte procedure wordt uitgevoerd. 8.h De rvt bepaalt bij welke stappen in de verkorte procedure het betreffende, aftredende lid niet betrokken/aanwezig kan zijn. 8.i Indien een verkorte procedure wordt vormgegeven, vervallen de bepalingen onder lid 2 tot en met 7, van artikel 14, met uitzondering van lid 5. ARTIKEL 15 Aftreden en herbenoeming Leden van de rvt die aftredend zijn volgens het rooster van aftreden, kunnen op grond van de statuten één maal voor herbenoeming in aanmerking komen. ARTIKEL 16 Functies in de raad 1. In artikel 11, lid 6 worden twee functies binnen de raad aangeduid: voorzitter en vice voorzitter/secretaris. 2. Op 13 juni 2016 heeft de raad een functieprofiel Voorzitter raad van toezicht vastgesteld. Dit reglement verwijst daarnaar. 3. De vice vz/secretaris beheert het archief van de rvt, draagt zorg voor het regelen van de verslaglegging van de vergaderingen van de rvt. 4. Voorzitter en vice vz/secretaris ondertekenen namens de rvt de contracten met (leden van) het cvb, de correspondentie van de rvt en de verslagen van de vergaderingen van de rvt. ARTIKEL 17 Commissies van de raad 1. De rvt kan een of meer commissie(s) instellen, bestaande uit leden van de rvt dan wel bestaande uit externe deskundigen en leden van de rvt. 2. Zowel de commissies als de individuele leden met een specifieke taak werken met een schriftelijke opdrachtverstrekking, waarin het doel van de werkzaamheden, het product en/of resultaat, de tijdsduur, de werkwijze inclusief verslaglegging en de verantwoording aan de rvt zijn vastgelegd. ARTIKEL 18 Kwaliteit en deskundigheid De rvt houdt zijn kwaliteit op peil door middel van deskundigheidsbevordering, passend bij de te verrichten taken en de aanwezige deskundigheden en verantwoordt dit in zijn jaarverslag. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 41

42 ARTIKEL 19 Vacatiegeld en vergoeding van onkosten 1. De rvt heeft op 7 maart 2016 een regeling vastgesteld, met de naam Regeling onkostenvergoeding en vacatiegeld leden raad van toezicht. Dit reglement verwijst naar die regeling. 2. De kosten, welke de rvt voor zijn werkzaamheden kan maken, betreffen bijv. budgetten voor: a. vergaderingen; b. bijeenkomsten; c. honorering van de leden; d. deskundigheidsbevordering, als symposia, congressen, cursussen en trainingen; e. lidmaatschap vereniging voor toezichthouders; f. literatuur; g. onkostenvergoeding op declaratiebasis; h. aansprakelijkheidsverzekering. 3. Alle kosten van de rvt worden zichtbaar gemaakt in het jaarverslag van de stichting. ARTIKEL 20 Verslag van de rvt De rvt stelt jaarlijks een verslag op van zijn functioneren en de bevindingen welke daaruit zijn voortgekomen. Dit verslag maakt onderdeel uit van het jaarverslag van de stichting. Onderdelen in het verslag van de rvt zijn in ieder geval: 1. De namen van de leden, hun beroep, leeftijd en nevenfuncties welke van belang zijn voor het lidmaatschap van de rvt. 2. Het rooster van aftreden en benoeming en het aantal termijnen. 3. Het verslag van zijn werkzaamheden in de verslagperiode alsmede de bevindingen welke daaruit zijn voortgekomen (onder andere de uitoefening van zijn hoofdtaken, de onderwerpen die aan de orde zijn geweest, de beoordeling van de realisatie van de onderwijsdoelen en de maatschappelijke taak, het contact met belanghebbenden). 4. De ontwikkeling van het instrumentarium van de rvt (statuten, reglementen, codes, regeling van deskundigheid, regeling van de honorering, e.d.). Aldus vastgesteld door de rvt in zijn vergadering van 26 september Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 42

43 4.3 Reglement college van bestuur Algemene verantwoordelijkheden 1. Het cvb is verantwoordelijk voor de statutair aan hem toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 2. Het cvb dient primair het belang van de stichting bij het realiseren van de doelen en de maatschappelijke functie van de stichting en maakt secundair bij de beleidsvorming een evenwichtige afweging van de belangen van allen die betrokken zijn bij de stichting. 3. De leden van het cvb zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het bestuur van de stichting, binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden. 4. De leden van het cvb zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zullen uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten, die het belang of de reputatie van de stichting schaden. Het cvb bevordert dat de medewerkers van de stichting zich ook volgens deze norm gedragen. 5. De leden van het cvb zijn in het bijzonder verantwoordelijk voor vaststelling en realisatie van de doelen van de stichting. Specifieke verantwoordelijkheden 1. Het cvb wordt voorgezeten door de voorzitter, die - naast zijn aandeel in de collectieve verantwoordelijkheid van het cvb en naast zijn afzonderlijke verantwoordelijkheden voortkomend uit de toedeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden - in het bijzonder verantwoordelijk is voor de voortgang van de werkzaamheden van het cvb, het proces van besluitvorming van het cvb, en voor de communicatie en het overleg tussen cvb en rvt. 2. Een lid van het cvb is afzonderlijk verantwoordelijk voor de aan hem toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, zulks binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden. Onverminderd de collectieve verantwoordelijkheid van het cvb is een lid van het cvb als eerstverantwoordelijke aanspreekbaar, door de rvt en door het cvb, op de aan dit bestuurslid toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, met name wat betreft het concipiëren, plannen, voorbereiden, uitvoeren, en evalueren van het beleid dat daartoe behoort. 3. De leden van het cvb ontwerpen onderling een toedeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, binnen de door de rvt aangegane contractuele relaties. De vigerende toedeling wordt als bijlage aan dit reglement toegevoegd. Doelen van het besturen Doel van het besturen is het realiseren van het doel van de stichting. 1. Het cvb realiseert de maatschappelijke doelen die na samenspraak met de interne geledingen en na verkregen goedkeuring van de rvt zijn vastgesteld, dan wel die door de overheid in wet- en regelgeving zijn vastgelegd en voorgeschreven. 2. Het cvb is verantwoordelijk voor realisatie van de doelen op strategisch en op beleidsmatig niveau ten aanzien van het verlenen van onderwijs, de onderwijsproducten en onderwijsdiensten, het onderwijsbedrijf en de leiding (management), met aandacht voor de kwaliteitsaspecten van onderwijs en bedrijf, de tevredenheid van ouders en leerlingen, de personeelstevredenheid, de financiering en het financiële beheer. 3. Het cvb legt de verwerkelijking van de doelen zoals genoemd in artikel 3.1 en 3.2 vast in een cyclus van planning en control, bestaande uit ondermeer een beleidsplan - met focus op meerdere jaren met bijbehorende meerjarenraming, een jaarwerkplan - met bijbehorende begroting en ter afronding een jaarrekening met jaarverslag. In de hier genoemde beleidsdocumenten wordt aandacht besteed aan Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 43

44 de prestaties en resultaten van de onderwijsinstelling, het daaraan verbonden risico en aan het risicobeheer. Taken bij het besturen Het cvb heeft tot taak: a. de visie voor het besturen te ontwikkelen en te implementeren; b. de doelen van het beleid en van de uitvoering daarvan vast te stellen, zowel voor de onderwijsinstelling als voor de onderwijsverlening; c. de strategie te vormen, te implementeren, te voeren, en te evalueren; d. te beslissen als eindverantwoordelijke in de besluitvorming; e. intern en extern te communiceren; f. leiding te geven en medewerkers te motiveren; g. als werkgever van de medewerkers op te treden; h. de continuïteit van de organisatie te waarborgen; i. de organisatieontwikkeling en het management development te beheersen; j. de organisatie in al zijn facetten te beheren; k. de onderwijsinstelling extern als bestuur te verantwoorden overeenkomstig de governance code; l. de behartiging van de pastorale en katechetische aspecten in het onderwijs te waarborgen. Verantwoording 1. Het cvb verantwoordt zijn collectieve verantwoordelijkheid. Onverminderd de collectieve verantwoordelijkheid van het cvb, verantwoordt een lid van het cvb zich, ten overstaan van de rvt en/of het cvb, primair voor de aan dit bestuurslid toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, met name op het concipiëren, plannen, voorbereiden, uitvoeren, en evalueren van het daartoe behorende beleid. 2. Leden van het cvb verantwoorden hun beleid en uitvoering van beleid binnen het cvb. 3. Het cvb is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de rvt. Leden van het cvb zijn samen en afzonderlijk aan de rvt verantwoording schuldig over de doelrealisatie van de doelen zoals genoemd in artikel 3.1 t/m 3 over het daartoe ontwikkelde en gevoerde beleid en de strategie, over de bedrijfsvoering, en over de gehele organisatie. 4. Het afleggen van verantwoording door het cvb vindt plaats in een vergadering van de rvt dan wel in een daartoe aangekondigd, voorbereid en opgezet, overleg tussen het cvb en de rvt. Het cvb, of leden van het cvb, verantwoorden zich niet in individuele contacten met de voorzitter of met één of meer leden van de rvt. Bereikbaarheid en waarneming 1 Het cvb draagt er zorg voor dat minstens één lid van het cvb in functie bereikbaar is. In incidentele gevallen kan een medewerker uit de organisatie met de waarneming worden belast op basis van schriftelijk vastgelegde taken en bevoegdheden. 2. De leden van het cvb nemen gedurende korte periodes van afwezigheid onderling voor elkaar waar. In geval van afwezigheid langer dan een maand (wegens ziekte, vakantie of anderszins) van een lid van het cvb stelt het cvb een voordracht op voor de rvt voor de eventuele waarneming dan wel deelt aan de rvt mee hoe het cvb de waarneming tussen de leden van het cvb onderling regelt. Vergaderingen 1. Het cvb stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het lopende kalenderjaar de vergaderdata en tijdstippen vast voor de vergaderingen van het eerstvolgende jaar. 2. Het cvb komt - zoals statutair voorgeschreven - tenminste één maal per maand in vergadering bijeen. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 44

45 3. De voorzitter van het cvb roept de vergadering bijeen. Wegens dringende redenen kan ieder lid van het cvb een vergadering bijeenroepen. 4. De vergaderingen van het cvb worden voorgezeten door de voorzitter van het cvb. 5. Elk lid van het cvb is gerechtigd agendapunten voor te stellen voor de vergadering van het cvb. 6. De voorzitter van het cvb stelt de agenda vast, de leden van het cvb gehoord hebbende. 7. Het cvb kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan door hiertoe, door het cvb uitgenodigde medewerkers van de stichting of derden, niet zijnde leden van de rvt. 8. Van de vergaderingen van het cvb wordt een afsprakenlijst opgesteld. Hierop worden per onderwerp de gemaakte afspraken vermeldt alsmede de eventueel genomen besluiten. De afsprakenlijst, en het besluitenregister worden in de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. Besluitvorming 1. De besluitvorming van het cvb vindt plaats conform de in artikel 9 van de Statuten van de stichting gegeven voorschriften. 2. Besluiten die als gevolg van de statuten onderworpen zijn aan de goedkeuring van de rvt worden uitsluitend in een vergadering van het cvb genomen. Het betreffende onderwerp wordt dan te allen tijde in de agenda opgenomen. 3. Het cvb, en elk afzonderlijk lid van het cvb, streeft er naar dat besluiten in onderlinge overeenstemming met elkaar worden genomen. In het bijzonder bevordert de voorzitter van het cvb dat besluitvorming tot stand komt, en dat dit op een zorgvuldige wijze geschiedt, bij voorkeur collectief gedragen op basis van consensus. 4. Indien binnen het cvb geen overeenstemming wordt bereikt bij eerste besluitvorming, dan wordt het voorgenomen besluit geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van het cvb, tenzij de voorzitter van het cvb van mening is dat uitstel van de besluitvorming niet verantwoord is. Hij neemt dan een besluit vanuit het belang van de stichting. 5. Bij blijvende stagnerende besluitvorming neemt de voorzitter van het cvb een besluit indien dit in het belang van de stichting is. De overige leden van het cvb committeren zich aan dit besluit, ook in de uitvoering en de presentatie van het door de voorzitter terzake genomen besluit. 6. Beleidsbesluiten over aangelegenheden die behoren tot de individuele bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden van een lid van het cvb, kunnen in een vergadering van het cvb alleen worden genomen als het betreffende lid aanwezig of vertegenwoordigd is, tenzij de voorzitter oordeelt dat aanhouden van de besluitvorming niet in het belang van de stichting is. 7. Over de uitvoering van het beleid dat door het cvb is vastgesteld, is een lid van het cvb binnen zijn bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, bevoegd besluiten te nemen. Het lid van het cvb informeert het cvb over zijn besluiten door een schriftelijke rapportage dan wel in de vergadering van het cvb. 8. Leden van het cvb hebben de bevoegdheid om de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering van een ander lid van het cvb in de vergadering van het cvb aan de orde te stellen. 9. Een lid van het cvb treedt niet uitvoerend op in het functioneren van een organisatieonderdeel dat valt onder de bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden van een ander lid van het cvb, tenzij dit naar het oordeel van de voorzitter van het cvb in het belang is van de stichting of van het organisatieonderdeel, en het noodzakelijk is in een niet uitstelbare situatie. Hierover vindt overleg plaats met het lid van het cvb aan wie het functioneren volgens artikel 2.3 is toegedeeld, tenzij dit feitelijk onmogelijk is. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 45

46 Medezeggenschap en inspraak 1. Uitgaande van het belang van de stichting en van het belang van de gebruikers van de instellingen van de stichting, streeft het cvb in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. 2. Het cvb onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens de medewerkers (de Medezeggenschapsraad) als een functioneel element van en in de organisatie en benut dit overleg ten volle. 3. Het cvb neemt de vigerende wet- en regelgeving terzake in acht en bevordert de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt conform deze reglementen. Openheid en externe verantwoording 1. Het cvb draagt er zorg voor dat de activiteiten van de stichting - en van zijn instellingen en organisatie - bestuurlijk, juridisch, organisatorisch, financieel, goed en inzichtelijk geregeld zijn en verantwoord worden. 2. Het cvb biedt openheid over het beleid, het geboden onderwijs en de prestaties van de stichting. Het cvb legt verantwoording af aan degenen waartoe de wet- of regelgeving oproept en staat bij het concipiëren, ontwikkelen en uitvoeren van zijn beleid open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. Het cvb bevordert actief - intern en extern - informatieverstrekking, verantwoording en de mogelijkheid tot beleidsbeïnvloeding. 3. Het cvb stelt vast wie de belanghebbenden bij de realisatie van de doelstelling van de stichting zijn en raadpleegt hen volgens wettelijk voorschrift over: a. de vaststelling of wijziging van de missie, doelstelling of grondslag van de onderwijsorganisatie; b. het overdragen van de zeggenschap over de onderwijsorganisatie of over een belangrijk deel daarvan en over besluiten tot fusie of tot het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere onderwijsorganisatie; c. opheffing of een belangrijke inkrimping van - dan wel belangrijke uitbreiding van de werkzaamheden van de onderwijsorganisatie, besluiten tot concentratie of deconcentratie van de onderwijsorganisatie; d. structurele sluiting van afdelingen, dependances of locaties, de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van het te verlenen onderwijs. 4. Het cvb bevordert dat de leerkrachten niet alleen intern maar ook extern verantwoording afleggen over hun handelen, zulks met inachtneming van de vigerende wet en regelgeving. Deskundigheid 1. Het cvb is ervoor verantwoordelijk dat in het cvb voldoende deskundigheden en vaardigheden gewaarborgd blijven. 2. Elk lid van het cvb draagt er zorg voor dat zijn kennis en kunde ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling in het belang van de stichting. Elk lid van het cvb laat zich daarop aanspreken door de overige leden van het cvb of door de rvt via de functioneringsgesprekken. 3. Wanneer een lid van het cvb in specifieke gevallen de kennis en/of ervaring mist om in het belang van de stichting adequaat te handelen, dan laat hij zich bijstaan door de overige leden van het cvb of door andere deskundigen. Evaluatie 1. Het cvb bespreekt ten minste éénmaal per jaar zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij. 2. Het cvb maakt verslag van deze bespreking op en informeert de rvt op hoofdlijnen hierover. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 46

47 Gedragsregels 1. Het cvb handelt vanuit en in het belang van de onderwijsinstelling, conform de doelstelling die daartoe in de statuten is vastgelegd. 2. Elk lid van het cvb heeft de plicht te vermijden dat er een belangenverstrengeling tussen de stichting en het lid van het cvb ontstaat, dan wel de schijn van een belangenverstrengeling door het bestuurslid wordt opgeroepen. a. Indien een lid van het cvb voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf of een ander lid van het cvb zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan de voorzitter van het cvb. Indien naar het oordeel van het cvb zich een incidentele tegenstrijdigheid voordoet, en de bezwaren daarvan kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het betrokken lid aan die voorziening mee. Indien naar het oordeel van het cvb een meer dan incidentele onverenigbaarheid van belangen aan de orde is, dan zorgt het betreffende bestuurslid onverwijld voor opheffing van de tegenstrijdige of onverenigbare belangen. b. Indien een lid van het cvb voorziet dat een nevenfunctie invloed zal, of nevenwerkzaamheden zullen, (gaan) hebben op de positie als lid van het cvb, dan meldt hij dit terstond aan de voorzitter van het cvb. Indien naar de mening van het cvb de status van het cvb negatief beïnvloed wordt, of de participatie aan de werkzaamheden van het cvb schade ondervindt, dan beëindigt het betreffende lid deze nevenfunctie of nevenwerkzaamheden. c. Elke afwijking van de bepalingen in artikel 13, sub a en b wordt onverwijld aan de rvt gemeld. Die meldingsplicht betreft ook tijdelijke voorzieningen. 3. De leden van het cvb zijn verplicht tot geheimhouding van wat hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van het cvb. 4. De leden van het cvb doen geen publieke uitspraken over het beleid en over bestuursbesluiten, tenzij op verzoek van dan wel na overleg met de voorzitter, die het aanspreekpunt van het cvb is. 5. De leden van het cvb zullen zich ervan onthouden: a. middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen van de stichting; b. middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van de stichting werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van de stichting; c. zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de rvt personen in dienst van de stichting voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten, of iets dat aan de stichting toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken; d. zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de rvt deel te nemen aan het toezicht of het bestuur van rechtspersonen, die middellijk of onmiddellijk producten en/of diensten ten behoeve van de stichting kunnen offreren dan wel samenwerken met de onderwijsinstelling dan wel voor samenwerking in aanmerking komen. Slotbepalingen 1. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van het cvb na verkregen goedkeuring van de rvt. 2. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het cvb met inachtneming van de wettelijke bepalingen en de statuten van de stichting. 3. Bij de jaarlijkse evaluatie van het cvb gaat het cvb na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. Aldus vastgesteld door de rvt in zijn vergadering van 10 februari Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 47

48 5 Regeling vergoeding voor gemaakte onkosten/vacatiegeld Onkosten worden vergoed op basis van schriftelijk ingediende declaraties en qua hoogte is deze vergoeding vergelijkbaar met gebruiken in de organisatie. De vaststelling van vacatiegelden geschiedt op geleide van en binnen de grenzen van: - grenzen welke door een minister worden vastgesteld/gepubliceerd in de Staatscourant - cao grenzen voor honorering bestuurders Zie hiervoor hoofdstuk Jaarlijks wordt door het cvb in de jaarrekening verwoord welke bedragen op grond van deze regeling zijn uitgegeven. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 48

49 6 Commissies van de raad van toezicht Inleiding De rvt van Optimus kan er voor kiezen om, ter ondersteuning van zijn taak, commissies in te stellen. Voor het lidmaatschap van een commissie zijn specifieke deskundigheid en affiniteit met het onderwerp van een commissie van betekenis. De rvt stelt de commissies in op geleide van zijn behoefte daar aan. De commissies ondersteunen de rvt bij zijn werkzaamheden. Deze ondersteuning kan een adviserend maar ook een uitvoerend karakter hebben. De rvt bepaalt wat er met de producten van het werk van de commissies gebeurt. De rvt herijkt bij continuering van een commissie jaarlijks de opdracht/het toezichtplan en de samenstelling van de commissie. Het lidmaatschap van een commissie wordt jaarlijks bij de algemene (zelf-)evaluatie betrokken. Commissies worden als regel samengesteld uit leden van de rvt. Taakomschrijving van de commissie 6.1 De auditcommissie van de raad 1. De auditcommissie wordt samengesteld uit de rvt en bestaat in beginsel uit tenminste twee leden. De rvt benoemt de leden van de auditcommissie, waaronder de voorzitter van de auditcommissie. Het voorzitterschap van de auditcommissie kan niet worden vervuld door de voorzitter van de rvt. Tenminste één van de leden van de auditcommissie is een financieel expert. 2. De samenstelling van de auditcommissie wordt bekend gemaakt in het jaarverslag en via de website van de stichting. 3. De auditcommissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. Verslagen van de vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de rvt. 4. De primaire taak van de auditcommissie is het voorbereiden van de besluitvorming door de rvt. De rvt blijft als geheel verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem opgedragen taken. Deze verantwoordelijkheid strekt zich ook uit over de wijze waarop de auditcommissie haar werkzaamheden uitvoert. 5. De auditcommissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de rvt uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de rvt als geheel kan uitoefenen. 6. De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het cvb ten aanzien van: a. de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van integriteitcodes en het treasurybeleid; b. de financiële informatieverschaffing door de stichting; c. de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountants; d. de wijze waarop het cvb tussentijdse cijfers en informatie tot stand brengt, alsmede over de mate waarin, waar van toepassing, de externe accountant dergelijke informatie beoordeelt. 7. De auditcommissie schenkt bijzondere aandacht aan complexe en/of ongebruikelijke transacties in de jaarrekening en zij richt zich voorts op gebieden waarbij Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 49

50 oordeelsvorming een belangrijke rol speelt zoals waardering van activa en passiva en voorzieningen. 8. De taken en verantwoordelijkheden van de auditcommissie ten aanzien van de externe accountant zijn de volgende: a. fungeren als het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten; b. het adviseren van de rvt over de benoeming van de externe accountant; c. jaarlijks rapporteren aan de rvt over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en het functioneren van de externe accountant; d. het adviseren van de rvt en het cvb, welke ten minste eenmaal in de twee jaar gezamenlijk oordelen over het functioneren van de externe accountant. 6.2 De remuneratiecommissie van de raad 1. De remuneratiecommissie wordt samengesteld uit de rvt en bestaat in beginsel uit ten minste twee leden. De rvt benoemt de leden van deze commissie, waaronder de voorzitter van de commissie. Het voorzitterschap van de commissie kan niet worden vervuld door de voorzitter van de rvt. 2. De samenstelling van de commissie wordt bekend gemaakt in het jaarverslag en via de website van de stichting. De commissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. Verslagen van de vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de rvt. 3. De commissie is binnen de rvt belast met: a. het voeren van beoordeling-/functioneringsgesprekken met het cvb; b. het doen van voorstellen met betrekking tot een algemene profielschets voor leden van het cvb en het voorzien in een opvolgingsplanning voor dit cvb; c. het doen van voorstellen aan de rvt betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid voor leden van het cvb; d. het doen van voorstellen inzake de bezoldiging van de individuele leden van het cvb waarin in elk geval aan de orde komen: - de bezoldigingsstructuur; - de hoogte van de vaste bezoldiging en/of variabele bezoldigingscomponenten; - pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan en, indien daartoe aanleiding bestaat, het doen van voorstellen tot wijziging van of aanvulling op de bezoldiging van individuele leden van het cvb, welke bezoldiging en eventuele wijziging en/of aanvulling ter vaststelling worden voorgelegd aan de rvt; e. De commissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de rvt uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de rvt als geheel kan uitoefenen. 6.3 De commissie onderwijs en professionalisering 1. De commissie onderwijs en professionalisering wordt samengesteld uit de rvt en bestaat in beginsel uit ten minste twee leden. De rvt benoemt de leden van deze commissie, waaronder de voorzitter van de commissie. Het voorzitterschap van de commissie kan niet worden vervuld door de voorzitter van de rvt. 2. De samenstelling van de commissie wordt bekend gemaakt in het jaarverslag en via de website van de stichting. 3. De commissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 50

51 Verslagen van de vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de rvt. 4. De commissie is binnen de rvt belast met het voorbereiden van de bespreking en de besluitvorming inzake: - de volledige maatschappelijke opdracht van de onderwijsorganisatie; - de levensbeschouwelijke identiteit; - de professionalisering in het perspectief van de strategische doelen. 5. De commissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de rvt uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de rvt als geheel kan uitoefenen. 6. De commissie legt voornemens voor haar activiteiten jaarlijks ter vaststelling voor aan de rvt. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 51

52 6.4 Profielen raad van toezicht Het algemeen functieprofiel voor (leden van) de raad van toezicht Inleiding De (leden van) de raad van toezicht (rvt) dienen te voldoen aan de algemene profielkenmerken zoals die in deze notitie worden beschreven, teneinde de taken en bevoegdheden welke tot de functie van intern toezicht behoren, deugdelijk en onafhankelijk te kunnen uitoefenen. Aan dit profiel ten grondslag liggende referenties: De statuten van Optimus waar in de artikelen 11 tot en met 14 de formele positie van de rvt is vastgelegd. Het Reglement van de raad van toezicht waarin bepalingen zijn vastgelegd ter uitwerking van statutaire artikelen en waarin ook aanvullende onderwerpen zijn vastgelegd. Het handboek van de raad van toezicht, inhoudelijk met name hoofdstuk 3 constituerende bepalingen voor Optimus. In het handboek komt verder het toezichthoudend systeem aan de orde. De wet- en regelgeving; de Code goed bestuur in het primair onderwijs ; en het referentiekader van de V.T.O.I. Maatschappelijke ontwikkelingen met betrekking tot toezicht. De bevindingen uit de jaarlijkse zelfevaluaties van de raad van toezicht. Voor de inhouden van deze referentiebronnen wordt verwezen naar de betreffende documenten. (Leden van) de raad zullen hun kennis van al deze referentiebronnen actueel houden en mede op geleide hiervan hun handelen inrichten. De raad van toezicht: een collegiaal toezicht-team De taken en bevoegdheden zijn belegd bij de raad van toezicht en niet bij individuele leden van de raad. Alle leden zijn, en elk afzonderlijk lid, is verantwoordelijk voor de uitoefening van de taak en bevoegdheden van de rvt. Dit veronderstelt onderling overleg en het bereiken van consensus. Dit principe van gezamenlijke besluitvorming beoogt de degelijkheid van besluiten te bevorderen. Het uitgangspunt van collegiaal toezicht sluit niet uit dat de uitoefening van bepaalde taken en bevoegdheden kunnen worden opgedragen aan individuele toezichthouders. Dit gegeven betreft nadrukkelijk geen formele delegatie; de verantwoordelijkheid blijft berusten bij de raad. Collegiaal toezicht verplicht onder meer tot toezicht op de persoon van de uitvoerend toezichthouder (voldoende gekwalificeerd, geen signalen van disfunctioneren); op de omvang van de aan hem toevertrouwde taken (voldoende duidelijk omschreven, afbakening ten opzichte van niet opgedragen taken); en op de controle op de taakuitoefening (rapportage uitvoerend toezichthouder). De collega s moeten kennis nemen van hetgeen hen wordt gemeld en moeten, waar nodig, corrigerend optreden. Het vraagt een hoge mate van alertheid van alle betrokkenen. Het organiseren van toezicht - de rol van de voorzitter Van de voorzitter wordt verwacht dat hij voorziet in effectieve informatie aan de leden van de rvt (haal- en brengplicht) en toeziet op een goede samenstelling en functioneren van de raad, op effectief toezicht vanuit de rvt en op de samenstelling van commissies. Hij of zij fungeert als vertrouwenspersoon van het cvb, waarbij gewaarborgd moet blijven dat de checks and balances voldoende functioneren en er dus niet als uitgangspunt wordt gehanteerd dat tussen (vz) cvb en vz rvt gestreefd wordt naar panklare voorstellen voor de rvt. De voorzitter zorgt voor goede vergaderingen, evaluaties, enz. Dit niet onaanzienlijke takenpakket weegt mee bij het vaststellen van specifieke (zwaardere) verantwoordelijkheid van de voorzitter. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 52

53 Verwachte basiskennis en -kunde van alle toezichthouders Ongeacht welke taakverdeling er wordt gerealiseerd, moet er van worden uitgegaan dat het algemeen beleid en het financieel beleid, het risicomanagement en transparantie behoort tot de fundamentele taken van de toezichthouder en derhalve verplicht onderdeel zijn van de eisen te stellen aan elke toezichthouder. Dit om zijn controle te kunnen uitoefenen op het handelen van het bestuur, welk handelen ervoor borg dient te staan dat de organisatie aan zijn doelstellingen en kernverplichtingen kan (blijven) voldoen. Hiertoe is ook kennis van de wet- en regelgeving een vereiste. Optimus is een stichting voor bijzonder primair onderwijs, meer in het bijzonder voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel onderwijs. Leden van de raad dienen bekend te zijn met de grondslag van dit onderwijs en/of bereid te zijn zich daar in te verdiepen. Met betrekking tot het werken met professionals in een complexe organisatie is het vereist dat alle leden van de raad zich op basis van specialistische (ervarings)-kennis, levenswijsheid en moed een realistisch beeld kunnen vormen over de stuur-mogelijkheden van het bestuur. Met in acht name van de eigen taak, welke in onafhankelijkheid moet worden uitgevoerd, moeten alle leden van de raad een vertrouwensrelatie met het bestuur kunnen aangaan en onderhouden. Optimale nabijheid met behoud van de functionele distantie. De waarde van diversiteit in de raad van toezicht De raad van toezicht kent betekenis toe aan de in de literatuur beschreven value in diversity hypothese, volgens welke stelling het per definitie zo is dat een verscheidenheid aan achtergronden van zijn samenstellende leden leidt tot een verscheidenheid aan meningen en complementariteit; en dat het in gegeven beslissingssituaties beter is wanneer de raadsleden beschikken over meer meningen. De raad realiseert zich dat dat het selecteren van meerdere opties voor het nemen van een besluit daarbij tijdrovender kan zijn. De raad acht dit echter passend bij de kernactiviteit van de organisatie: onderwijs, opvoeding en vorming. Het nemen van besluiten en het toetsen daarvan in dit domein berust in hoge mate naar het zoeken van rechtvaardigheid en geldigheid, voortkomend uit inzichten en meningen van velen. De raad hanteert hierbij de theorie van communicatief handelen van J. Habermas. Hij stelt dat een norm enkel geldigheid kan afdwingen als alle betrokkenen de gevolgen en de neveneffecten, welke volgen uit de algemene opvolging van die norm, ten overstaan van de belangen van eenieder, zonder dwang kunnen aanvaarden. Naast de waarde van diversiteit voor opiniëren en besluitvorming, kan diversiteit ook betekenis dragen voor een grotere toegang van de raad tot externe resources en netwerken; voor communicatie naar buiten de organisatie en mogelijk ook symbolische waarde hebben. De raad streeft daartoe naar een evenwichtige samenstelling naar etniciteit, leeftijd, sekse en persoonlijkheid, een afspiegeling van het maatschappelijke beeld. Voor spreiding door relevante opleidingsachtergronden en spreiding door relevante functionele achtergronden hanteert de raad de regel dat al zijn leden een academisch niveau hebben, gebaseerd op opleiding en/of ervaring. Het zwaartepunt van de samenstelling van de raad van toezicht ligt bij voorkeur bij de opleiding en/of ervaring vanuit wetenschappen en/of werkveld(en) welke betekenisvol zijn voor onderwijs, opvoeding en vorming. De voorzitter van de raad heeft een academische opleiding in een sociale wetenschap afgerond; zijn/haar kennis is ook doorleefde, tevens actuele kennis, mede waardoor de rol van sparring partner en de schakelfunctie van de voorzitter tussen de raad van toezicht en het bestuur betekenisvol vorm kan krijgen. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 53

54 Eenheid van visie op toezicht De (leden van de) raad moeten eenheid van visie verwerven en hanteren met betrekking tot: - Een hanteerbare opvatting over de kwaliteit van primair onderwijs. - Hoe kan de raad complementair aan het externe toezicht, toezicht houden op de kwaliteit van het onderwijs van Optimus? - Wat houdt toezichthouden voor de raad verder in? E. Hooge stelt dat: toezichthouden in de kern draait om controle en een disciplineringsmechanisme voor het bestuur vormt. Er moet voldoende tegenkracht aanwezig zijn ten opzichte van de professionele bestuurders, in een van elkaar onafhankelijk samenspel. - Het vormgeven van goed intern toezicht met behulp van een uitgewerkt toezichthoudend systeem. Beslag op tijd voor de toezicht taak Uit bijvoorbeeld rondetafelgesprekken van toezichthouders en uit onderzoek naar tijdsbesteding onder auspiciën van de V.T.O.I. blijkt dat het noodzakelijk geachte tijdsbeslag nogal eens een problematisch gegeven is. Uit dezelfde bronnen komt naar voor dat het tijdsbeslag een stijgende trend kent en tevens toeneemt naarmate de organisatie groter is. Optimus normeert het tijdsbeslag. Dat is niet hetzelfde als een uitdrukking van zo is het of zo moet het zijn. Normeren heeft hier de betekenis van met de huidige kennis wordt ervan uitgegaan dat de taak in die uren, naar behoren, kan worden uitgeoefend. Een hogere tijdsbesteding vindt eventueel plaats op geleide van een eigen keuze van de toezichthouder. Zodoende is voor de leden van de raad een tijdsinvestering van 120 uur op jaarbasis vastgesteld. Voor de voorzitter het dubbele hiervan. Vastgesteld tijdens de rvt-vergadering van 18 april Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 54

55 6.4.2 Het profiel voor de functie van voorzitter raad van toezicht De voorzitter fungeert als regisseur van het toezichthoudende proces en is eerste aanspreekpunt bij urgente of vertrouwelijke kwesties. Van de voorzitter wordt specifiek verwacht dat zij/hij: in staat is de rvt zowel intern en extern te vertegenwoordigen; in staat is besluitvorming te bevorderen aangaande lastige en complexe zaken; in staat is de onderscheidende rollen van de verschillende geledingen (in het bijzonder die van de rvt en het cvb) te bewaken; functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met het cvb kan voeren; de vergaderingen van de rvt (met het cvb) kan voorbereiden en goed kan leiden; het jaarlijkse overleg met de medezeggenschapsorganen kan voeren; het functioneren van de rvt kan beoordelen/toetsen. Competenties, kennis en overige eisen De voorzitter, lid van de raad van toezicht, is of beschikt over: academisch denk- en werkniveau; moed, durf en tact om precaire situaties aan de orde te stellen en adequaat te kunnen behandelen; ruime bestuurlijke ervaring in combinatie met bewezen toezichthoudende kwaliteiten; betrokkenheid en affiniteit met onderwijs; onderschrijving van de grondslag en doelstelling van Optimus Onderwijs; inzicht in de verdeling van taken en rollen tussen raad van toezicht en college van bestuur; bekendheid met de issues van corporate governance; beschikken over een juist evenwicht in betrokkenheid en professionele afstand; bewust zijn van eigen positie en de noodzaak deze voor de raad van toezicht inzichtelijk, controleerbaar en transparant te hanteren; vermogen om de adviserende en toezichthoudende rol in teamverband uit te oefenen; vermogen om op strategisch niveau te acteren door zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over door de college van bestuur voorgelegde aangelegenheden en om het organisatiebeleid te toetsen; vermogen en attitude om inhoud te geven aan de klankbordfunctie met het cvb; het vermogen om het functioneren van de leden van het cvb te beoordelen; integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling; beschikken over een aantal voor de organisatie relevante netwerken op strategisch niveau; bekendheid met de regio; inzicht in de dynamiek van de verschillende partijen en ketenpartners die de maatschappelijke functie van het werkveld van de organisatie (mede) bepalen; breed overzicht ten aanzien van alle facetten van de bedrijfsvoering; organisatiesensitiviteit en gevoel voor intermenselijke verhoudingen; voldoende beschikbaarheid en toewijding om de rol van voorzitter adequaat te kunnen invullen (indicatie 200 tot 250 uur op jaarbasis) Vastgesteld tijdens de rvt-vergadering van 13 juni 2016 Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 55

56 6.5 Regelingen, codes etc Melding misstanden Kader: 1. De rvt heeft een regeling voor de melding van misstanden ( klokkenluidersregeling ) vastgesteld. 2. De klokkenluidersregeling maakt deel uit van dit toezichtplan en is in deze bijlage (8.5.2) opgenomen. 3. Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. leidinggevende: de directeur of lid cvb b. medewerker: de medewerker in dienst van de stichting, waaronder begrepen de leden van het cvb; c. vertrouwenspersoon: de functionaris die als zodanig is aangewezen door het cvb; d. vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar de medewerker werkzaam is omtrent: - schending van wet- of regelgeving; - schending van (interne) beleidsregels; - inbreuk op de missie en visie van OPTIMUS; - het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. Inleiding Optimus primair onderwijs wil in al zijn activiteiten hoge normen naleven ten aanzien van openheid, fatsoen en integriteit. Om deze normen te handhaven moedigt de stichting medewerkers, die het vermoeden hebben dat er ernstige missstanden bestaan binnen de stichting, aan, om hiervan melding te maken zonder dat zij bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. Vermeende ernstige misstanden omvatten alle activiteiten van de stichting of medewerkers van de stichting die inbreuk maken op wetten of regels en de stichtingmissie en -visie. Uitgangspunten Meldingen over mogelijke misstanden zijn niet beperkt tot fraude, diefstal, corruptie, opzettelijk verkeerd uitvoeren van regels of opzettelijke misleiding, maar bestrijken een veel groter gebied van overtreding van wet- en regelgeving, waartoe ook gedrag behoort dat niet strookt met de stichtingmissie en -visie. De meldingen kunnen betrekking hebben op misstanden uit het verleden of het heden, of op het risico dat dergelijke misstanden in de toekomst plaats zullen vinden. Deze procedure is bedoeld om medewerkers aan te moedigen snel intern aan de bel te trekken en er zo voor te zorgen dat misstanden worden voorkomen of rechtgezet worden. Doel van de procedure Het is de bedoeling van deze procedure om: 1. Stichtingmedewerkers de mogelijkheid te bieden om misstanden of vermoedens daarvan te melden en adequate opvolging te geven aan de gedane meldingszaken; 2. Het management in staat te stellen op een vroeg tijdstip geïnformeerd te worden over misstanden; Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 56

57 3. De medewerkers duidelijk te maken dat zij niet bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling als zij te goeder trouw in overeenstemming met deze procedure misstanden of vermoedens daarvan melden; 4. Bij te dragen aan de ontwikkeling van een cultuur die gekenmerkt wordt door openheid, aanspreekbaarheid en integriteit. Toepassingsgebied van de procedure Deze procedure staat los van en vormt een aanvulling op andere, meer specifieke bestaande of toekomstige klachtenprocedures binnen de stichting. Medewerkers die een klacht willen indienen met betrekking tot hun werk, of een andere klacht waarvoor een meer specifieke procedure bestaat, dienen gebruik te maken van die specifieke procedure. Bescherming De stichting zal geen strafmaatregelen nemen tegen of oneerlijke behandeling toestaan van medewerkers die te goeder trouw hun bezorgdheid uitspreken over bepaalde zaken en zal waar nodig maatregelen nemen om de medewerkers hiertegen te beschermen. De stichting begrijpt dat sommige medewerkers er de voorkeur aan geven dat meldingen in het kader van deze procedure vertrouwelijk behandeld worden. De meldingen zullen daarom met de grootst mogelijke mate van vertrouwelijkheid behandeld worden. De identiteit van medewerkers die volgens deze procedure vermeende misstanden melden, zal desgevraagd door de stichting niet bekend worden gemaakt. In sommige gevallen zal het echter vanzelf duidelijk zijn wie de melder is, kan het onderzoek er toe leiden dat er een verklaring moet worden afgelegd, of wordt de betrokkene gevraagd om bewijsmateriaal te verschaffen. In dergelijke omstandigheden, waarin het achterhalen van de waarheid belemmerd zou worden door volledige vertrouwelijkheid, kan de stichting geen volledige vertrouwelijkheid garanderen tegenover degene die vermoedens van misstanden meldt. Een onderzoek kan echter ook een kostbaar, tijdrovend en potentieel beschadigend proces zijn. Als beschuldigingen kwaadwillig en niet op feiten gebaseerd blijken te zijn, kan de stichting gepaste maatregelen nemen tegen medewerkers die dergelijke kwaadwillige beschuldigingen uiten. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 57

58 6.5.2 Klokkenluidersregeling Inhoudsopgave 1. Definities 2. Procedure 3. Melding aan de voorzitter van het cvb/de rvt 4. Rechtsbescherming 5. Inwerkingtreding 1 Definitief Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder 1. De medewerker: degene die al dan niet werkzaam is ten behoeve van Optimus stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs en de (onderwijs)instellingen die door OPTIMUS stichting voor katholiek, protestantschristelijk en interconfessioneel primair onderwijs in stand worden gehouden of gelieerd zijn. 2. De stichting: OPTIMUS stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs. 3. De voorzitter van het cvb: de voorzitter van het cvb van de stichting. 4. De voorzitter van de rvt: de voorzitter van de rvt van de stichting. 5. Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de werknemer. 6. Vertrouwenspersoon: de functionaris die door de voorzitter van het cvb is aangewezen/benoemd om als zodanig voor de stichting en de (onderwijs)instellingen die door de stichting in stand worden gehouden. 7. Een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden of wetenschap van een vermoeden van onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard waaronder: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving of beleidsregels; c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen of personen die belast zijn met de uitvoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen; d. een schending van binnen de instelling geldende gedragsregels; e. een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die de stichting kan schaden. 2 Procedure Artikel 2 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld is in artikel 4 lid 2, meldt de werknemer een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij een verantwoordelijke of indien hij melding aan een verantwoordelijke niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 58

59 plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende of aan een verantwoordelijke. 2. De leidinggevende, de verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende, de verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de voorzitter van het cvb onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de voorzitter van het cvb een afschrift van de vastlegging ontvangt. 3. De voorzitter van het cvb stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien de werknemer het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende of een verantwoordelijke, maar aan de vertrouwenspersoon. 4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 5. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van het cvb wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de stichting en de (onderwijs)instellingen die door de stichting in stand worden gehouden. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is. Artikel 3 1. Binnen een periode van vier, zes of acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van het cvb schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen vier, zes of acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van het cvb hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. 3 Melding aan de voorzitter van de raad van toezicht Artikel 4 1. De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de rvt als bedoeld in artikel 1, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 2; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en de werknemer hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de voorzitter van het cvb, doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven; d. het vermoeden van een misstand een bestuurder van de stichting betreft, of e. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder e doet zich voor, indien sprake is van: a. een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding, of b. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 59

60 3. De voorzitter van de rvt legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. 4. De voorzitter van de rvt stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Als de werknemer het vermoeden van misstand al eerder heeft gemeld, dan wordt in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. 5. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 6. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de rvt wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de stichting en de (onderwijs)instellingen die door de stichting in stand worden gehouden of gelieerd zijn. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is. Artikel 5 1. Binnen een periode van vier, zes of acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de rvt schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen vier, zes of acht weken weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de rvt hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. 4 Rechtsbescherming Artikel 6 De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. 5 Inwerkingtreding Artikel 7 Deze regeling is in werking getreden. Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 60

61 6.5.3 Code Goed Bestuur in het Primair Onderwijs Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 61

62 Code Goed Bestuur in het primair onderwijs

63 Inhoud Voorwoord 3 Code Goed Bestuur in het primair onderwijs 4 I Algemene bepalingen 4 II Uitgangspunten 6 III Schoolbestuur 7 IV Intern toezichtsorgaan 9 V Slotbepalingen 10 Toelichting bij de Code Goed Bestuur in het primair onderwijs 11 Inleiding 11 Algemeen 11 I Algemene bepalingen 11 II Uitgangspunten 14 III Schoolbestuur 17 IV Intern toezichtsorgaan 19 V Slotbepalingen 21 Colofon 22 2 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

64 Voorwoord Goed onderwijs vraagt om goed bestuur. De in 2010 op principes gebaseerde Code Goed Bestuur in het primair onderwijs geeft schoolbesturen een leidraad bij het realiseren van goed bestuur. In deze Code Goed Bestuur hebben de leden van de PO-Raad vastgesteld wat zij verstaan onder goed bestuur. Schoolbesturen en intern toezichthouders toetsen de bestuurlijke inrichting en het bestuurlijk functioneren aan de principes van de code. Zo is dit document een instrument voor reflectie. De code nodigt uit om eigen keuzes te maken en om deze keuzes te verantwoorden. De PO-Raad heeft gekozen voor een code waarin vooral uitgangspunten voor goed bestuur centraal staan. Zo voorkomen we nieuwe plan- en regellast en laten we het aan de onderwijsorganisaties in het primair onderwijs om over hun eigen invulling van die principes te kiezen. Tevens biedt de op principes gebaseerde code ruimte voor de brede verscheidenheid aan bestuurlijke verschijningsvormen binnen het primair onderwijs. De Code Goed Bestuur heeft een ontwikkelkarakter. Goed bestuur komt namelijk niet tot stand doordat besturen een code vaststellen, maar doordat zij ieder voor zich en gezamenlijk invulling geven aan de principes van de code en zo het bestuur verder professionaliseren. De PO-Raad wil bevorderen dat de Code Goed Bestuur een levend document is dat het bestuurlijk handelen versterkt ten aanzien van duurzame kwaliteitsverbetering van het onderwijs, financieel management, organisatieontwikkeling en HRM. De deskundigheid en het moreel kompas van bestuurders en toezichthouders zijn hierbij onontbeerlijk. De Algemene Ledenvergadering van de PO-Raad heeft in juni 2017 ingestemd met enkele aanscherpingen van de Code Goed Bestuur. Dit heeft geleid tot deze aangepast versie van de code, die per 1 augustus 2017 in werking is getreden. In de toelichting van dit document leest u meer over de aanpassingen. Utrecht, augustus 2017 Rinda den Besten, voorzitter PO-Raad Anko van Hoepen, vicevoorzitter PO-Raad 3 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

65 Code Goed Bestuur in het primair onderwijs I Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze code wordt verstaan onder: a) Wet: de Wet op het Primair Onderwijs dan wel de Wet op de Expertisecentra; b) School: een school of instelling als bedoeld in de wet; c) Bevoegd gezag: voor wat betreft bijzondere scholen de stichting, vereniging of andere rechtspersoon, in de wet als zodanig aangeduid; voor wat betreft openbare scholen het college van burgemeester en wethouders of ander openbaar orgaan, of de openbare of samenwerkingsstichting, in de wet als zodanig aangeduid; d) Organisatie: het geheel van scholen, organen en functionarissen ressorterend onder het bevoegd gezag; e) Schoolbestuur: het orgaan van het bevoegd gezag dat op basis van statuten of een andere regeling belast is met de verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de taken en bevoegdheden namens het bevoegd gezag; f) Intern toezichtsorgaan: het orgaan van het bevoegd gezag dat op basis van statuten of een andere regeling belast is met het houden van toezicht; g) Directeur: de directeur van een school, als bedoeld in de wet; h) Belanghebbenden: personen, geledingen en organisaties waarmee de organisatie nauw contact wenst te onderhouden; i) Code: deze Code Goed Bestuur in het primair onderwijs; j) PO-Raad: de sectororganisatie voor het primair onderwijs. Artikel 2 Verantwoordelijkheid ten aanzien van de code 1. De code is vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de PO-Raad. 2. De leden van de PO-Raad onderschrijven deze code. Zij hanteren de uitgangspunten van de code bij hun dagelijks werk en gaan op verantwoorde wijze om met de vrijheid die deze code biedt. 3. De leden van de PO-Raad streven er naar dat het gestelde in deze code zoveel als redelijkerwijs mogelijk wordt toegepast binnen op basis van de wet of anderszins geregelde samenwerkingsverbanden waarbij zij aangesloten zijn. Artikel 3 Pas toe of leg uit 1. De leden van de PO-Raad zullen de bepalingen in deze code naleven. 2. Daar waar leden menen niet te kunnen voldoen aan de bepalingen in deze code maken zij aan hun belanghebbenden en het bestuur van de PO-Raad kenbaar in hoeverre niet voldaan is aan de bepalingen uit deze code en wat de reden daarvan is. 3. Het gestelde in lid 2 geldt niet ten aanzien van die onderdelen van deze code waarvan naleving wettelijk verplicht is. Artikel 4 Strijdigheid en voorrang 1. Indien op een bevoegd gezag codes vanuit meerdere onderwijssectoren van toepassing zijn, dan maken het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan in overleg een keuze. Uitgangspunt hierbij is dat er op enig moment slechts één code van toepassing is op de organisatie. 2. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan motiveren de keuze en maken deze kenbaar aan de belanghebbenden en de betreffende sectororganisaties. 4 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

66 Artikel 5 Functiescheiding tussen bestuur en intern toezicht 1. Het bevoegd gezag draagt zorg voor een scheiding tussen de functies van bestuur en intern toezicht. 2. Binnen het kader van het gestelde in lid 1 zijn ondermeer de volgende modaliteiten mogelijk: a) Onderbrenging van de functies van bestuur en intern toezicht in twee verschillende organen van het bevoegd gezag. Daarbij komt bijvoorbeeld de functie van bestuur bij een college van bestuur of statutair bestuurder te berusten ( het schoolbestuur als bedoeld in deze code) en de functie van intern toezicht bij een raad van toezicht ( het intern toezichtsorgaan als bedoeld in deze code). b) Onderbrenging van de functies van bestuur en intern toezicht in één orgaan van het bevoegd gezag, waarbij scheiding van bestuur en toezicht wordt gerealiseerd doordat binnen dat ene orgaan bepaalde functionarissen met de uitoefening van het bestuur worden belast en anderen met de uitoefening van intern toezicht. Daarbij komt bijvoorbeeld de functie van bestuur bij de uitvoerende leden van het bestuur te berusten ( het schoolbestuur als bedoeld in deze code) en de functie van intern toezicht bij de toeziende leden van het bestuur ( het intern toezichtsorgaan als bedoeld in deze code). In de situatie als hier bedoeld kan het voorzitterschap van het orgaan, het doen van voordrachten voor benoeming van een uitvoerend bestuurder en het vaststellen van de bezoldiging van uitvoerend bestuurders niet aan een uitvoerende bestuurder worden toebedeeld. c) Feitelijke uitoefening van de functie van bestuur door een of meer functionarissen in dienst van het bevoegd gezag op basis van door het schoolbestuur gegeven volmacht, mandaat of delegatie, waarbij het schoolbestuur zich onthoudt van feitelijke uitoefening van de functie van bestuur en zich richt op uitoefening van intern toezicht. Daarbij komt bijvoorbeeld de functie van bestuur bij de met volmacht/mandaat/delegatie belaste functionarissen te berusten ( het schoolbestuur als bedoeld in deze code) en de functie van intern toezicht bij het schoolbestuur ( het intern toezichtsorgaan als bedoeld in deze code). 3. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan dragen er zorg voor dat de wijze waarop de functies bestuur en intern toezicht onderscheiden en gescheiden worden, vast ligt in de statuten en/of een reglement en/of het managementstatuut van het bevoegd gezag. Daarbij regelen het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan tevens welke organen en functionarissen welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben, hoe deze organen en functionarissen worden samengesteld c.q. benoemd en welke werkwijze deze hanteren. 5 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

67 Artikel 6 Naleving 1. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan bespreken en bevorderen naleving van deze code binnen de organisatie. 2. De PO-Raad bevordert naleving van deze code binnen de aangesloten bevoegde gezagsorganen. II Uitgangspunten Artikel 7 Opdracht Bevoegde gezagsorganen binnen het primair onderwijs zijn maatschappelijke instellingen met een specifieke verantwoordelijkheid. Zij verzorgen de vorming en opleiding van kinderen in de leeftijd van 4 tot circa 12 jaar 1 en zorgen voor kwalitatief goed onderwijs. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan zijn er namens het bevoegd gezag in ieder geval verantwoordelijk voor dat: ieder kind het maximale rendement uit zijn of haar mogelijkheden kan halen, doordat hij of zij het best mogelijke onderwijs krijgt; de scholen adequate opbrengsten realiseren; de leerlingen zich optimaal kunnen ontwikkelen als democratisch burger en lid van de samenleving (burgerschap); de leerlingen zich er van bewust worden dat leren positief bijdraagt aan hun ontwikkeling en een leven lang aan de orde zou moeten zijn; de medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen en onder optimale omstandigheden hun bijdrage aan deze processen kunnen leveren (goed werkgeverschap); de beschikbare middelen op een effectieve en verantwoorde wijze in een meerjarig perspectief worden ingezet ter realisatie van deze opdracht. Artikel 8 Inrichting van de organisatie 1. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan dragen er zorg voor dat de organisatie wordt ingericht op basis van efficiency en effectiviteit ten aanzien van het realiseren van de opdracht. 2. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan dragen zorg voor een goede verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de verschillende organen, in het bijzonder tussen het schoolbestuur, het intern toezichtsorgaan en de directeuren. Daarbij worden taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in beginsel zo laag mogelijk in de organisatie belegd. 3. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan dragen er zorg voor dat de organisatie zo is ingericht dat deze het vermogen heeft zich aan te passen aan een wijzigende omgeving. 4. Medezeggenschap vormt een belangrijk onderdeel van de organisatie met eigen bevoegdheden. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan dragen er zorg voor dat de medezeggenschapsorganen goed kunnen functioneren. Artikel 9 Professionals 1. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan creëren en bewaken professionele ruimte voor het personeel van het bevoegd gezag, ten minste door het bevorderen van een cultuur waarin professionals gestimuleerd worden met elkaar in gesprek te gaan om de kwaliteit van het eigen en elkaars professionele handelen te versterken en eenzaamheid en handelingsverlegenheid te doorbreken. 2. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan dragen zorg voor een beleid dat gericht is op ontwikkeling en onderhoud van de eigen deskundigheid en verantwoordelijkheid van het personeel voor de kwaliteit van het onderwijs. 3. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan stellen een eigen professionaliseringsagenda op die is gebaseerd op de bestuurlijke taak en is afgestemd op de geformuleerde bestuurlijke opgave en het daarvoor benodigde bestuurlijk vermogen. 1 Ook jonger dan 4 jaar indien ook voorschoolse opvang tot de doelstelling van het betreffende bevoegd gezag behoort. En tot circa 20 jaar waar het scholen voor voortgezet speciaal onderwijs betreft. 6 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

68 Artikel 10 Interne verantwoording De organen en functionarissen van het bevoegd gezag (ten minste het schoolbestuur, het intern toezichtsorgaan en de directeuren) verantwoorden zich tegenover elkaar en tegenover de medezeggenschapsorganen, het personeel en de ouders/verzorgers over de uitoefening van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Artikel 11 Horizontale dialoog 1. Teneinde de opdracht optimaal te realiseren, dragen het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan zorg voor een beleid dat voorziet in een dialoog met belanghebbenden op alle relevante niveaus van de organisatie. 2. In het beleid wordt in ieder geval aandacht besteed aan: wie ten minste als belanghebbenden van de organisatie worden beschouwd; de wijze waarop de belanghebbenden worden betrokken in de beleidscyclus; de wijze waarop informatie wordt verstrekt (en resultaten worden teruggekoppeld). Artikel 12 Jaarverslag 1. In het jaarverslag leggen het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan verantwoording af over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de interne verantwoording en de horizontale dialoog. 2. In het jaarverslag wordt voorts gemeld: hoe de functies van bestuur en intern toezicht worden uitgeoefend, welke organen daartoe zijn ingesteld, wie deel uitmaakt van de betreffende organen, wie welke taken heeft en wat de werkwijze is; in hoeverre de organisatie voldoet aan de bepalingen uit deze code en de uitleg voor eventuele afwijkingen; welke resultaten op organisatie- en schoolniveau zijn behaald ten aanzien van strategisch beleid, gestelde doelen en leerresultaten. 3. Het jaarverslag wordt actief openbaar gemaakt. III Schoolbestuur Artikel 13 Taken en bevoegdheden schoolbestuur 1. Het schoolbestuur draagt zorg voor de besturing van de organisatie waaronder wordt verstaan het uitvoering geven aan de besturingsfilosofie en de opdracht van het bevoegd gezag, het geven van richting, de verwerving van de nodige middelen, het besteden en beheren daarvan en het adequaat doen functioneren van de organisatie in het algemeen. 2. Het schoolbestuur beschikt over de benodigde bevoegdheden ter uitvoering van de toebedeelde bestuurstaak. 3. Het schoolbestuur is verantwoordelijk voor uitoefening van de aan hem toebedeelde bevoegdheden en kan daarop worden aangesproken. 4. Het schoolbestuur draagt zorg voor naleving van de code binnen de organisatie. Artikel 14 Leidraad schoolbestuur 1. Bij de vervulling van zijn taak richt het schoolbestuur zich naar de opdracht van het eigen bevoegd gezag alsmede naar de opdracht als gesteld in artikel 7 van deze code. 2. Het schoolbestuur handelt en besluit integer en rechtmatig, ten minste in overeenstemming met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, en draagt zorg voor een integere bedrijfsvoering. Artikel 15 Strategisch beleid 1. Het schoolbestuur draagt zorg voor een actueel strategisch beleid met heldere doelen die gelden als leidraad voor de organisatie. 2. In het strategisch beleid maakt het schoolbestuur ondermeer duidelijk hoe strategisch beleid op organisatieniveau zijn vertaling vindt naar kwalitatief goed onderwijs en leerresultaten voor kinderen. 7 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

69 3. Het schoolbestuur en het intern toezichtsorgaan evalueren regelmatig de realisatie van het strategisch beleid en de geformuleerde doelen binnen een vaste cyclus voor planning & controle. 4. Het schoolbestuur onderzoekt periodiek en op gestructureerde wijze welke onzekere factoren het realiseren van zijn strategisch beleid en doelen in de weg kunnen staan. Artikel 16 Cultuur 1. In de besturing van de organisatie richt het schoolbestuur zich niet alleen op de resultaten, maar ook op de wijze waarop deze tot stand komen (zoals cultuur, processen en condities). 2. Het schoolbestuur bevordert een organisatiecultuur binnen de organisatie die het mogelijk maakt dat werknemers en andere belanghebbenden melding durven te maken van door hen vermoede onregelmatigheden binnen de organisatie. Daarbij behoort bescherming van de rechtspositie van degene die die dergelijke zaken aan de orde stelt. Artikel 17 Informatie Het schoolbestuur draagt er zorg voor dat het intern toezichtsorgaan beschikt over de informatie die vereist is voor de uitoefening van intern toezicht en horizontale dialoog. Artikel 18 Inrichting en functioneren van het schoolbestuur 1. Het schoolbestuur is zodanig ingericht dat het zijn taak naar behoren kan uitoefenen. 2. Indien het schoolbestuur uit meerdere personen bestaat, wordt duidelijk omschreven wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. 3. Het schoolbestuur treedt als eenheid naar buiten. 4. Het schoolbestuur vraagt feedback op het eigen functioneren. 5. Het schoolbestuur evalueert jaarlijks zijn functioneren en professionaliseringsactiviteiten. 6. De uitkomsten van het vierde en vijfde lid bespreekt het schoolbestuur met het intern toezichtsorgaan. Artikel 19 Onafhankelijkheid 1. Ieder lid van het schoolbestuur dient zich ten opzichte van medebestuurders, het intern toezichts orgaan en ieder deelbelang van de organisatie onafhankelijk en kritisch te kunnen opstellen. 2. Een lid van het schoolbestuur kan niet tegelijkertijd de functie van intern toezichthouder vervullen bij een andere organisatie in dezelfde sector. Een lid van het schoolbestuur kan ook niet tegelijkertijd de functie van toezichthouder vervullen bij een organisatie in een aanpalende onderwijssector in hetzelfde voedingsgebied. Voorts is het gestelde in artikel 297a BW van toepassing. 3. Een (oud)toezichthouder van de organisatie is voor een periode van vier jaar niet benoembaar als bestuurder van dezelfde organisatie. 4. Een lid van het schoolbestuur meldt een potentieel tegenstrijdig belang bij de voorzitter van het intern toezichtsorgaan. 5. Het aanvaarden van een (on)betaalde nevenfunctie door een lid van het schoolbestuur is afhankelijk van de goedkeuring van het intern toezichtsorgaan. 6. Betaalde of onbetaalde nevenfuncties van het schoolbestuur worden vermeld in het jaarverslag. 7. Iedere schijn van belangenverstrengeling tussen de organisatie en het schoolbestuur wordt voorkomen. 8 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

70 IV Intern toezichtsorgaan Artikel 20 Taken en bevoegdheden intern toezichtsorgaan 1. Het intern toezichtsorgaan houdt toezicht op het functioneren van de organisatie in het algemeen en het schoolbestuur in het bijzonder. 2. Het intern toezichtsorgaan is belast met vaststelling dan wel goedkeuring van de begroting, het jaarverslag (inclusief het bestuursverslag en de jaarrekening) en het strategisch beleid en eventueel andere daartoe binnen het bevoegd gezag daartoe aangewezen besluiten. 3. Het intern toezichtsorgaan draagt zorg voor aanwijzing van de accountant die belast is met de controle van de jaarrekening. 4. Het intern toezichtsorgaan draagt zorg voor de inrichting van het bevoegd gezag, ten minste door middel van een goedkeuringsrecht ten aanzien van statutenwijziging. 5. Indien sprake is van een bezoldigd schoolbestuur dan wel een of meer functionarissen die op basis van volmacht of mandaat feitelijk zijn belast met uitoefening van bestuurlijke taken en bevoegdheden, dan vervult het intern toezichtsorgaan het werkgeverschap ten opzichte van deze functionarissen. Daaronder is ten minste begrepen uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van benoeming, schorsing, ontslag en beloning. Ten aanzien van de in een dergelijke situatie toe te passen beloning, houdt het intern toezichtsorgaan zich aan een daartoe door de PO-Raad vast te stellen of aan te wijzen leidraad. 6. Het intern toezichtsorgaan staat het schoolbestuur met raad terzijde en fungeert als klankbord. Artikel 21 Leidraad intern toezichtsorgaan 1. Bij de vervulling van zijn taak richt het intern toezichtsorgaan zich naar de opdracht van het eigen bevoegd gezag alsmede naar de opdracht als gesteld in artikel 7 van deze code. 2. Aandachtspunten van het intern toezichtsorgaan zijn ten minste: de kwaliteit van het door de organisatie geboden onderwijs; rechtmatig en integer bestuur en beheer van de organisatie; rechtmatige verwerving en doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van middelen; naleving van de code. 3. Het intern toezichtsorgaan stelt een toezichtskader vast waarin wordt geëxpliciteerd op welke criteria het intern toezicht zich voorts in het bijzonder richt. Artikel 22 Informatiebehoefte intern toezichtsorgaan 1.Het intern toezichtsorgaan is verantwoordelijk voor zijn eigen informatievoorziening. Het formuleert hiertoe zijn informatiebehoefte ten opzichte van het schoolbestuur, doch voorziet ook zichzelf anderszins van de benodigde informatie. 2.Het intern toezichtsorgaan pleegt tenminste tweemaal per jaar overleg met de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad. Artikel 23 Inrichting en functioneren 1. Voor de leden van het intern toezichtsorgaan worden profielen opgesteld die zijn afgestemd op hun taken en bevoegdheden. Deze profielen worden openbaar gemaakt. 2. Ten aanzien van het intern toezichtsorgaan wordt duidelijk omschreven wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. 3. Leden van het intern toezichtsorgaan hebben een van tevoren vastgestelde zittingstermijn, waarbij is geregeld hoe wordt gehandeld aan het einde van deze termijn. De totale zittingsduur van een lid van het intern toezichtsorgaan bedraagt maximaal acht jaar. 4. Het intern toezichtsorgaan treedt als eenheid naar buiten. 5. Het intern toezichtsorgaan is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren en professionaliseringsactiviteiten en evalueert deze jaarlijks. De uitkomsten van de evaluatie bespreekt het intern toezichtsorgaan met het schoolbestuur. 9 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

71 Artikel 24 Onafhankelijkheid 1. Ieder lid van het intern toezichtsorgaan dient zich ten opzichte van medeleden, het schoolbestuur en ieder deelbelang van de organisatie onafhankelijk en kritisch te kunnen opstellen. Dit geldt derhalve ook voor leden van het intern toezichtsorgaan die op basis van enige voordracht zijn benoemd. 2. Een lid van het intern toezichtsorgaan kan niet tegelijkertijd de functie van bestuurder vervullen bij een andere organisatie in dezelfde sector. Een lid van het intern toezicht kan ook niet tegelijkertijd de functie van bestuurder vervullen bij een organisatie in een aanpalende onderwijssector in hetzelfde voedingsgebied. 3. Een lid van het intern toezichtsorgaan kan geen lid van een intern toezichtsorgaan zijn bij een andere organisatie in dezelfde of aanpalende onderwijssector in hetzelfde voedingsgebied. Voorts is het gestelde in artikel 297b BW van toepassing. 4. Een lid van het intern toezichtsorgaan meldt een potentieel tegenstrijdig belang bij de voorzitter van het intern toezichtsorgaan. 5. Hoofd- en (on)betaalde nevenfuncties van het intern toezichtsorgaan worden gemeld bij de voorzitter van het intern toezichtsorgaan en vermeld in het jaarverslag. 6. Iedere schijn van belangenverstrengeling tussen de organisatie en het intern toezicht wordt voorkomen. Artikel 25 Vergoeding 1. Het intern toezichtsorgaan bepaalt de vorm en de hoogte van de eigen vergoeding. Het intern toezichtsorgaan richt zich hierbij naar een daartoe door de PO-Raad vast te stellen of aan te wijzen leidraad. 2. Het intern toezichtsorgaan maakt de vergoedingsregeling openbaar en verantwoordt deze jaarlijks in de jaarrekening. V Slotbepalingen Artikel 26 Invoering van de code 1. Deze code treedt per 1 augustus 2017 in werking. 2. Deze code geldt voor onbepaalde tijd, onverlet de bevoegdheid van de PO-Raad om op enig moment tot wijziging of intrekking over te gaan. 10 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

72 Toelichting bij de Code Goed Bestuur in het primair onderwijs Inleiding De PO-Raad heeft in januari 2010 de Code Goed Bestuur primair onderwijs vastgesteld. Sindsdien is de code enkele malen aangepast. In 2012 heeft conform het toen luidende artikel 26 een eerste evaluatie plaatsgevonden. De tekst is toen op enkele plaatsen gecorrigeerd en aangepast en voor onbepaalde tijd vastgesteld. In november 2014 is met het oog op de versterking van Goed Bestuur professionalisering van het bestuur in de code opgenomen en zijn enkele aanvullende aanpassingen doorgevoerd. Op advies van de in 2015 ingestelde monitorcommissie Goed Bestuur zijn in juni 2017 enkele wijzigingen doorgevoerd die door de commissie zijn gekwalificeerd als onbetwistbare principes ten aanzien van onverenigbaarheid van functies en transparantie. Tevens zijn een paar wijzigingen aangebracht om het samenspel tussen bestuur en toezicht te versterken. Schoolbesturen en intern toezichthouders dienen de bestuurlijke inrichting en het bestuurlijk functioneren te toetsen aan de principes van de code. Verder is de code een leidraad bij keuzes voor inrichting en gedrag binnen de eigen organisatie. Deze toelichting heeft tot doel de tekst van de code te verduidelijken en op onderdelen te verlevendigen met voorbeelden. Daarbij blijft dat wat in de code staat bepalend. Voor zo ver nodig zijn de wijzigingen in de toelichting verwerkt. Algemeen In de code staan de principes voor goed bestuur centraal. De volgende principes zijn in de code terug te vinden: Pas toe of leg uit; de leden van de PO-Raad zijn verplicht tot naleving van de code, maar mogen op onderdelen daarvan afwijken mits dit niet ingaat tegen de geldende Nederlandse wet- en regelgeving en zij dit gemotiveerd verantwoorden. Scheiding van bestuur en intern toezicht; de functies (activiteiten) van besturen en toezien dienen uitgeoefend te worden door verschillende functionarissen of organen. Dit is wettelijk bepaald. Hierop is het pas toe of leg uit -principe niet van toepassing. Maatschappelijke opdracht; organisaties voor primair onderwijs hebben niet alleen tot doel hun eigen missie en visie na te streven, maar hebben ook een maatschappelijke opdracht. Verantwoorde inrichting van de organisatie; de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen een bevoegd gezag dient doordacht te zijn met inachtneming van doelmatigheid, subsidiariteit en adaptiviteit. Professionele ruimte; binnen een onderwijsorganisatie dient ruimte gegeven te worden aan de autonomie van de professionals, in casu de onderwijsgevenden. Verantwoording en dialoog; de verschillende organen en functionarissen binnen een onderwijsorganisatie dienen zich tegenover elkaar en tegenover de maatschappelijke omgeving te verantwoorden omtrent hun keuzes en met anderen in dialoog te willen gaan over die keuzes. Strategische koers; een bevoegd gezag moet doordachte en gedragen doelstellingen voor ogen hebben en die systematisch nastreven. Transparantie; de organisatie moet zowel intern als extern open willen zijn en haar handelswijze willen toelichten. Integriteit; schoolbestuurders en intern toezichthouders dienen eerlijk en oprecht te functioneren, zonder (bijvoorbeeld financieel) eigenbelang. Onafhankelijkheid; schoolbestuurders en intern toezichthouders moeten hun taken en bevoegdheden kunnen uitoefenen gericht op het belang van het bevoegd gezag, en dus zonder te worden beïnvloed door belangen die zij wellicht uit andere hoofde zouden willen behartigen. I Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Hoewel begripsbepalingen geacht mogen worden voor zich te spreken, is het aan te bevelen in het kader van deze code toch uitdrukkelijk kennis van artikel 1 te nemen. Vanwege de brede variëteit van bestuursvormen binnen het primair onderwijs, hebben de in de code gebruikte begrippen niet altijd de betekenis die men er in de eigen organisatie aan verbindt. Bij de begrippen is wel zoveel als mogelijk aangesloten bij wettelijke definities. Zo is bevoegd gezag gedefinieerd als de (bijzondere of openbare) rechtspersoon die de school in stand houdt. En dus niet als het bestuur zoals het spraakgebruik veelal luidt. Binnen ieder bevoegd gezag moet gekozen worden welk orgaan of welke functionaris(sen) de functies van bestuur en intern toezicht vervullen. Ook het begrip directeur sluit aan bij de wettelijke formulering en doelt dus op de persoon (of personen bij 11 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

73 een meerhoofdige directie) als bedoeld in artikel 29 lid 1 WPO/WEC die belast is met de onderwijskundige, organisatorische en huishoudelijke leiding van een school. Artikel 2 Verantwoordelijkheid ten aanzien van de code Omdat de code is vastgesteld door de leden van de PO-Raad, kan de code alleen voor deze leden bindend zijn. Uiteraard meent de PO-Raad met deze code een zodanige norm te hebben gesteld dat ook organisaties die (nog) niet zijn aangesloten bij de PO-Raad zich eraan zullen houden. Gewezen wordt op de laatste zin van artikel 2. Zeker een op principes gebaseerde code zal niet alles dichtregelen. In het kader van goed bestuur resteert zodoende altijd een bepaalde vrije ruimte en dus eigen verantwoordelijkheid. Organisaties die zich aan de code willen houden zullen ook met die vrijheid moeten omgaan met inachtneming van de principes van de code. Het is niet zonder meer mogelijk om de code van toepassing te laten zijn op samenwerkingsverbanden passend onderwijs e.d. Via lid 3 wordt de leden van de PO-Raad de inspanningsverplichting opgelegd om de principes van de code ook in bestuurlijke samenwerkingsverbanden zoveel als mogelijk toegepast te krijgen. Artikel 3 Pas toe of leg uit In lid 2 van artikel 3 van de code is een regel opgenomen die kenmerkend is voor codes in het algemeen. Een code is geen wet of reglement; aangesloten organisaties worden geacht zich eraan te houden (lid 1), maar men mag er op onderdelen ook van afwijken als men meent daar goede redenen voor te hebben. In die mogelijkheid tot afwijking onderscheidt een gedragscode zich van wetten of andere regels. De pas toe of leg uit -regel is geen vrijbrief om willekeurig van de code af te wijken. Deze regel geldt alleen indien een organisatie meent in zodanige bijzondere omstandigheden te verkeren dat aan bepaalde eisen van de code niet voldaan kan worden. Het pas toe of leg uit - beginsel is niet bedoeld om de ruimte te geven iets niet te doen, maar om de ruimte te geven iets beter te doen. De pas toe of leg uit -regel moet op zijn beurt zelf nageleefd worden. Dat betekent dat een organisatie die gebruik wil maken van de afwijkingsmogelijkheid aan de volgende eisen moet voldoen: De onmogelijkheid tot naleving moet worden genoemd en toegelicht. Aangegeven moet worden op welke onderdelen de code daardoor niet nageleefd kan worden. Aangegeven moet worden aan welke alternatieve normen de organisatie zich op die onderdelen dan zal houden. Een en ander moet in het jaarverslag openbaar worden gemaakt (artikel 12 lid 2 van deze code). Het gebruik van de pas toe of leg uit -regel is bijvoorbeeld denkbaar ten aanzien van artikel 19 van de code (onafhankelijkheid bestuurder) indien bijvoorbeeld een stichting voor primair onderwijs statutair verbonden is met een stichting voor voortgezet onderwijs waarover dezelfde personen het bestuur voeren. De pas toe of leg uit -regel geldt niet ten aanzien van die onderdelen van deze code waarvan naleving wettelijk verplicht is. Artikel 4 Meerdere codes Voor wat betreft de sector primair onderwijs wordt de Code Goed Bestuur in het primair onderwijs geacht in de plaats te treden van eerdere codes (zie voetnoot 1 bij de preambule). Maar afgezien daarvan kunnen op een bevoegd gezag codes vanuit verschillende sectoren van toepassing zijn. Die situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij onderwijsorganisaties die zowel primair als voortgezet onderwijs omvatten. De PO-Raad en de VO-raad hebben immers ieder een eigen Code Goed Bestuur. Ook in multidisciplinaire organisaties kunnen codes uit bijvoorbeeld zowel de onderwijssector als de welzijnssector van toepassing zijn.r Om in deze gevallen onduidelijkheid te vermijden, wordt in artikel 4 van de code aangegeven dat een keuze gemaakt moet worden, dat die openbaar gemaakt moet worden, en dat die moet worden gemeld aan de betreffende sectororganisaties (in het voorbeeld dus de PO-Raad en de VO-raad). Artikel 5 Functiescheiding bestuur intern toezicht De code benadrukt de verplichte scheiding van de functies van bestuur en intern toezicht binnen organisaties voor primair onderwijs. Die verplichte scheiding staat sinds 2010 in de Wet op het primair onderwijs en de Wet op de expertisecentra (artikel 17a WPO en artikel 28g WEC). In dit geval is het principe pas toe of leg uit dus niet geldig, omdat de scheiding van deze functies wettelijk bepaald is. Volgens de toelichting bij die wetsartikelen draagt scheiding van bestuur en intern toezicht bij aan de kwaliteit van goed bestuur en daarmee aan beter onderwijs. Door bestuur te onderscheiden van intern toezicht, wordt bereikt dat het schoolbestuur op basis van professionele deskundigheid de opdracht van de organisatie kan realiseren. Door daarnaast intern toezicht een eigen onafhankelijke plaats in de bestuurlijke organisatie te geven, wordt bereikt dat het bevoegd gezag niet te veel in zichzelf gekeerd raakt en ten opzichte van het schoolbestuur een tegenkracht bestaat. Wet en code spreken over scheiding van de functies van bestuur en intern toezicht. Daarmee wordt gedoeld op de activiteiten besturen (maken van beleidskeuzes, nemen van besluiten in het kader van beleid en beheer e.d.) en toezien (goedkeuren van strategisch beleid en majeure besluiten, beoordeling van het besturen 12 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

74 e.d.). Deze functies zouden niet door dezelfde persoon/ personen uitgeoefend moeten worden. Maar de functiescheiding verplicht er niet per definitie toe dat de functies ook door verschillende organen van het bevoegd gezag uitgeoefend moeten worden. Er zijn en blijven verschillende manieren om de functiescheiding uit te werken. In de code worden de drie meest voor komende vormen van functiescheiding in lid 2 genoemd. Per variant is in 2012 bijvoorbeeld toegevoegd. Er zijn in de praktijk namelijk meer invullingen per variant mogelijk. In artikel 5 lid 2 onder a) wordt de organieke scheiding genoemd. Daarbij worden de functies van besturen en toezien statutair verdeeld over twee organen: een raad van toezicht die toeziet en een professioneel bestuur (bestuurder, college van bestuur) dat bestuurt. Vanwege deze verdeling wordt dit op z n Engels wel een twotierstructuur genoemd. Deze structuur vereist dus de bekostiging van een of meer professionele bestuurders en komt daarom vooral voor bij grotere organisaties. Dit is de gangbare bestuursstructuur binnen het MBO, het HBO, organisaties voor welzijn en gezondheidszorg en het bedrijfsleven (waar beide organen meestal raad van commissarissen en raad van bestuur worden genoemd). In artikel 5 lid 2 onder b) wordt de functionele scheiding genoemd. Daarbij worden de functies van besturen en toezien binnen één orgaan uitgeoefend ( het bestuur ), maar statutair verdeeld over twee soorten functionarissen: uitvoerende bestuursleden die besturen en toeziende bestuursleden die toezicht uitoefenen. Omdat hier sprake is van één bestuursorgaan wordt dit wel aangeduid als een one-tierstructuur. Deze structuur is in Nederlandse rechtspersonen minder ingevoerd dan de two-tierstructuur, maar komt veel voor in Engelse en Amerikaanse bedrijven. In onderwijsorganisaties kan zo n functionele scheiding bijvoorbeeld aan de orde zijn indien binnen het stichtingsbestuur uitdrukkelijk (en statutair) onderscheid wordt gemaakt tussen de taken en bevoegdheden van enerzijds het dagelijks bestuur (DB) en anderzijds het algemeen bestuur (AB). Alle leden tezamen vormen het stichtingsbestuur, maar de DB-leden fungeren als schoolbestuur en de AB-leden fungeren als intern toezichtsorgaan. Van het DB kan eventueel ook een bezoldigd (algemeen) directeur deel uitmaken. Die heeft dan echter individueel geen bestuursbevoegdheden, maar alleen collectief in samenspraak met de andere DB-leden. Het voorzitterschap van het bestuur, het doen van voordrachten voor benoeming van een bestuurder en het vaststellen van de bezoldiging van uitvoerende bestuurders kan niet aan een uitvoerende bestuurder worden toebedeeld, dit is wettelijk bepaald en komt dus niet in aanmerking voor de pas toe of leg uit -regel (bv. artikel 129a BW). In artikel 5 lid 2 onder c) wordt ten slotte de feitelijke scheiding tussen bestuur en toezicht als mogelijkheid genoemd. Hierbij oefenen een of meer functionarissen (algemeen directeur, centrale directie, bovenschools management, schooldirecteuren) taken en bevoegdheden uit namens het formele bestuur van de rechtspersoon (stichtingsbestuur, bestuurscommissie e.d.). Binnen het primair onderwijs is dit de nog meest voorkomende structuur. 13 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

75 Deze variant roept bij lezing van deze code soms enige verwarring op doordat de functie van intern toezicht feitelijk wordt uitgeoefend door het orgaan met de titel stichtingsbestuur. Dit statutair bestuur van de rechtspersoon machtigt een of meer functionarissen om feitelijk de bestuursfunctie uit te oefenen. Zo n volmacht wordt vastgelegd in het managementstatuut. Deze volmacht wordt ook wel aangeduid als mandaat. Strikt genomen is de term mandaat afkomstig uit het bestuursrecht en alleen van toepassing voor openbare organen en openbare rechtspersonen. In de praktijk worden de begrippen volmacht en mandaat door elkaar gebruikt. Kenmerkend voor een volmacht (en mandaat) is, dat degene die de volmacht gegeven heeft, ook nog zelf bevoegd blijft tot uitvoering van de gemachtigde bevoegdheden. En degene die de volmacht gegeven heeft, kan (onder bepaalde voorwaarden) een namens het bestuur genomen besluit zelfs nog terugdraaien ( vernietigen ). Zo kan dus bijvoorbeeld het bestuur dat de algemeen directeur gemachtigd heeft het huisvestingsoverleg met de gemeente te voeren ook zelf nog met de wethouder om tafel gaan. Of achteraf een deal van de directeur met de gemeente terugdraaien. In het kader van scheiding van de toezichts- en bestuurstaak is dat niet de bedoeling. Feitelijke scheiding van bestuur en toezicht via het geven van een volmacht/mandaat doet zodoende in belangrijke mate een beroep op de zelfbeheersing (het gedrag) van het bestuur. Om deze nadelen van mandaat enigszins te matigen, is naast de volmacht of mandatering van taken en bevoegdheden door het bestuur, ook de overdracht of delegatie van taken en bevoegdheden mogelijk. Dit is overigens pas het geval sinds de inwerkingtreding van de wetswijziging goed bestuur in 2010 waarbij in artikel 30a WPO/WEC daarvoor een wettelijke basis is gelegd 1. Bij overdracht of delegatie van taken en bevoegdheden is het voor het orgaan dat de taken en bevoegdheden overdraagt/delegeert niet mogelijk die nog zelf uit te oefenen of in dat kader genomen besluiten te vernietigen. Zowel bij volmacht/mandaat als bij overdracht/delegatie blijft formeel het bestuur van de rechtspersoon verantwoordelijk en aansprakelijk voor de besluiten, ook als die op basis van het mandaat/de delegatie door een ander worden genomen. Artikel 6 Naleving van de code In artikel 6 van de code is opgenomen dat zowel intern (binnen de eigen organisatie) als extern (door de PO-Raad) naleving van de code wordt bevorderd. Met interne naleving wordt beoogd de principes van de code onder de aandacht te brengen van alle betrokkenen binnen de organisatie, dus bij toezichthouders, directeuren, medezeggenschapsraden, personeelsleden, stafmedewerkers e.d. Dit om te bereiken dat het naleven van de code niet alleen iets is waar het schoolbestuur zich op richt, maar dat principes van goed bestuur deel uit gaan maken van de cultuur van de organisatie. Bij de vaststelling van de Code Goed Bestuur is benadrukt dat deze code een ontwikkelkarakter heeft. Goed bestuur komt niet tot stand doordat besturen een code vaststellen, maar doordat besturen ieder voor zich en gezamenlijk door verdere professionalisering van bestuur invulling kunnen geven aan de principes van de code. Hierbij wordt dus een actieve houding verwacht. II Uitgangspunten Artikel 7 Opdracht De PO-Raad heeft er voor gekozen in de code een opdracht te verwoorden waaraan alle aanbieders van primair onderwijs geacht worden zich te houden. Deze opdracht geldt dus náást de missie en visie die de meeste bevoegde gezagen voor zichzelf ook al wel geformuleerd zullen hebben. In de formulering van de opdracht zoals die in artikel 7 is gekozen, wordt vooral gerefereerd aan de maatschappelijke functies die (door de overheid gefinancierde) onderwijsorganisaties zich dienen te realiseren. In het tweede punt van artikel 7 wordt gesproken over adequate opbrengsten. Dit is breder dan de wettelijk bepaalde minimale leerresultaten die een onderwijsorganisatie zou moeten boeken (artikel 10a WPO). Het zesde punt benadrukt dat de beschikbare middelen in een meerjarig perspectief ten dienste staan van de kwaliteit van het onderwijs en verdeeld worden naar de strategische doelstellingen van de onderwijsorganisatie. Dat vraagt om een meerjarig strategisch beleid en een meerjarenbegroting. Artikel 8 Inrichting van de organisatie In dit artikel zijn enkele uitgangspunten opgenomen die betrekking hebben op de inrichting van de organisatie. In dit kader worden genoemd: efficiency (met niet meer middelen dan noodzakelijk); effectiviteit (doelgerichtheid); heldere verdeling van taken ( wie moet het doen ), bevoegdheden ( wie mag het doen ) en verantwoordelijkheden ( wie is erop aanspreekbaar ); subsidiariteit (hogere organen of functionarissen oefenen in beginsel geen taken en bevoegdheden uit die ook door lagere organen of functionarissen binnen de organisatie kunnen worden afgehandeld); adaptief vermogen (flexibiliteit om te reageren op wijzigende omstandigheden). 1 Voor volmacht of mandaat is geen expliciete wettelijke basis vereist 14 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

76 Artikel 8 laat verder in het midden hoe de organisatie zou kunnen worden ingericht. Voor de hand ligt uiteraard het maken van keuzes in de toedeling van bestuurs-, toezichts- en managementfuncties (zie artikel 5). Maar ook binnen en naast de daartoe ingerichte organen kunnen nog variaties aan de orde zijn. Denk aan de mogelijkheid tot instelling van commissies. Zo zien we binnen interne toezichtsorganen bijvoorbeeld auditcommissies (die zich in het bijzonder richten op toezicht op de financiële huishouding) en remuneratiecommissies (die zich richten op de beloning van de bestuurder(s)). Inrichting van dergelijke commissies kan bijdragen aan een goed verloop van de vergadering van het toezichtsorgaan doordat niet te lang bij details en uitvoeringskwesties stilgestaan hoeft te worden. Valkuil is echter dat de andere leden zich niet verantwoordelijk voelen voor hetgeen door de commissie is uitgezocht. En dat zijn ze wel! Commissies kunnen immers niet anders dan adviseren aan de het intern toezichtsorgaan (of een ander orgaan), en hun advies laat dus de verantwoordelijkheid van het gehele orgaan onverlet. Een belangrijk thema bij de inrichting van de organisatie kan de schaal van de organisatie zijn. Onder schaal is dan te verstaan de omvang van de organisatie in aantal scholen, aantal leerlingen, breedte van het dienstenaanbod, mate van spreiding e.d. Idealiter staat de (feitelijk of nagestreefde) schaal van de organisatie ten dienste van de uitoefening van de opdracht. Een kleine organisatie zoals een éénpitter (éénschools-schoolbestuur) zou niet klein moeten zijn omdat geen fusiepartners te vinden zijn, maar omdat betrokkenen menen dat die kleinschaligheid in de gegeven omstandigheden een meerwaarde heeft. En als dat niet zo is, dan is een uitspraak over de gewenste schaal relevant. Hetzelfde geldt voor een grootschalige organisatie. Ook die zal moeten aangeven wat als waarde van de schaal ervaren wordt en waarom. Het in 2014 toegevoegde lid 4 onderstreept het belang van de medezeggenschap binnen de organisatie. Het is tevens een uitvloeisel van de afspraken die de PO-Raad met andere stakeholders heeft gemaakt over de versterking van de medezeggenschap in het onderwijs. Artikel 9 Professionals Artikel 9 van de code gaat over de professionals. Daarmee worden in dit kader met name de leerkrachten en andere uitvoerende personeelsleden bedoeld. Goed onderwijs wordt in hoge mate gemaakt door goed personeel. Daarom zegt de code dat goed personeel in zijn professionaliteit erkend en gerespecteerd moet worden. Naast ruimte voor de professional dient uiteraard ook zorg voor de professional te bestaan bij de uitoefening 15 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

77 van diens werkzaamheden. Daarom doet lid 2 van artikel 9 een beroep op een deskundigheidsbevorderingsbeleid in relatie tot de kwaliteit van het onderwijs. De formulering van het in 2014 toegevoegde derde lid is in lijn met de aanbevelingen uit het rapport van de Commissie Meurs 2 dat onderscheid maakt tussen de bestuurlijke taak, de daarop basis van geformuleerde opgave en het daarvoor benodigde bestuurlijk vermogen. Artikel 10 Interne verantwoording De artikelen 10, 11 en 12 van de code hebben betrekking op transparantie en het afleggen van verantwoording. Daarbij richt het gestelde in artikel 10 zich vooral op hetgeen binnen de organisatie gebeurt, en hebben de artikelen 11 en 12 vooral betrekking op het naar buiten treden van de organisatie. Bij de interne verantwoording gaat het er om dat organen en functionarissen duidelijk maken welke keuzes zij hebben gemaakt in het kader van het bestuurlijk proces, en tevens waarom zij die keuzes hebben gemaakt. Volgens de code geldt die verantwoordingsplicht niet alleen (uiteraard) tegenover de medezeggenschapsraad, maar ook tegenover individuele personeelsleden en ouders. Artikel 11 Horizontale dialoog Verantwoording moet zoals gezegd niet alleen binnen de organisatie worden afgelegd, maar ook daarbuiten. Daarbij duidt het woord horizontaal op het contact met andere maatschappelijke groeperingen, in tegenstelling tot de verticale verantwoording die aan de overheid moet worden afgelegd (en die verder in de code buiten beschouwing blijft). Horizontale verantwoording kan op verschillende niveaus plaatsvinden, zowel op schoolniveau als op bestuursniveau. Het betreft de verantwoording naar de direct betrokkenen en belanghebbenden in de omgeving van de schoolorganisatie en/ of het bestuur. Alternatieve aanduidingen zijn stakeholdersbeleid of meervoudige publieke verantwoording. Ouders, burgers, gemeenten, werkgevers, andere instanties en de media stellen vragen over wat er in de school gebeurt. Er wordt verwacht dat zowel de school als het bestuur verantwoording aflegt over het handelen, de geleverde inspanningen, op basis van welke visie en vooronderstellingen er is gehandeld en wat de organisatie daarmee heeft bereikt. Anderen moeten kennis kunnen nemen van wat de school doet op een manier die bij hen past. De school vervult immers een maatschappelijke taak, met publieke middelen. Het gebruik van de term verantwoording kan in dit verband tot het misverstand leiden dat het (alleen) zou gaan om het eenzijdig afleggen van verantwoording 2 Professionalisering van besturen in het primair onderwijs. Verslag van de commissie Meurs (november 2013) door besturen of scholen. Het vragen van reacties (toetsen) of input (raadplegen) dragen ook bij tot koers van het bestuur of de school die beter aansluit bij de wensen van de gemeenschap. Want om dat laatste gaat het natuurlijk: het bestuur of de school moet beter worden van het onderhouden van een dialoog met zijn partners. Uitgaande van hun maatschappelijke opdracht dienen besturen en scholen zich er iets aan gelegen te laten liggen wat hun toegevoegde maatschappelijke waarde is en wat de maatschappij van hen vindt en verwacht. Daarbij kunnen zij zich op basis van feedback verbeteren en hun legitimatie (maatschappelijk draagvlak) versterken. De term dialoog is daarom meer op zijn plaats. Het geeft aan dat verantwoording geen eenzijdig proces van informatieverstrekking is, maar dat de ontvangers van die informatie (andere maatschappelijke groeperingen, buurscholen, de buurt e.d.) daar ook iets van mogen vinden. Die reactie van de omgeving moet gevraagd en gehoord worden. De code vraagt in het kader van de horizontale dialoog een uitspraak over wie als belanghebbenden van de organisatie beschouwd worden. Die keuze zegt iets over de plaats die het bevoegd gezag voor zichzelf ziet in zijn maatschappelijke omgeving. Zo zal een brede buurtschool andere partners hebben dan een school voor speciaal onderwijs met een regionale functie. Ook moet aan contacten in de omgeving duidelijk worden gemaakt wat er met hun eventuele feedback gedaan is of wordt gedaan. En via welke kanalen men informatie kan verkrijgen. Het voeren van een horizontale dialoog is niet aan bepaalde voorschriften gebonden. Veel besturen en scholen doen er al in mindere of meerdere mate aan, overigens niet altijd bewust. Een gerichte oriëntatie op de horizontale dialoog kan bijdragen aan bewustwording van keuzes en van te bereiken resultaten. Als de Inspectie van het Onderwijs tot het oordeel is gekomen dat er sprake is van een zeer zwakke school, is het bevoegd gezag verplicht de ouders van de leerlingen van de school hierover te informeren, door middel van in ieder geval de toezending van de door de inspectie opgestelde samenvatting van het inspectierapport welke samenvatting gelijktijdig met het inspectierapport ter beschikking is gesteld van het bevoegd gezag (artikel 45a WPO). Artikel 12 Jaarverslag Het jaarlijks opstellen van een jaarverslag over het voorgaande kalenderjaar en het daarin opnemen van een verantwoording over een Code Goed Bestuur, is wettelijk verplicht (artikel 171 WPO, artikel 157 WEC). Het jaarverslag is een belangrijk middel in het kader van het afleggen van interne verantwoording en externe dialoog. (Maar niet het enige! Denk ook aan middelen als enquêtes, nieuwsbrieven, artikeltjes in kranten, de website e.d.) Het jaarverslag had ooit vooral (en vaak alleen) een financiële verantwoordingsfunctie. Dat kan 16 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

78 tegenwoordig niet meer zo zijn. Het zou voor de hand moeten liggen dat onderwijsorganisaties in het jaarverslag vooral iets zeggen over hun core business : de behaalde resultaten op gebied van het onderwijs en andere aspecten van de maatschappelijke opdracht die de organisatie voor zichzelf ziet. Ook het afleggen van verantwoording over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan het bestuurlijk proces past in het jaarverslag. Dat het jaarverslag - bijvoorbeeld via de website van het bestuur - actief openbaar wordt gemaakt mag niet meer ter discussie staan. Daarom is in 2014 lid 3 toegevoegd. het bevoegd gezag. De code verplicht daar in artikel 15 nu wel toe. Het schoolbestuur moet weten welke doelen worden nagestreefd. En zich intern en extern over die doelen verantwoorden (bijvoorbeeld via het jaarverslag). Ook bij een éénpitter zijn de doelen op bestuursniveau niet gelijk aan de in het schoolplan beschreven doelen. De school is immers slechts één instrument in het kader van de bestuurlijke doelverwezenlijking. Denk aan de eventuele ambitie van het bestuur om meer scholen op te gaan richten, iets met kinderopvang te gaan doen o.i.d. De code verplicht tot strategisch beleid, niet noodzakelijk tot een strategisch beleidsplan of een bepaalde frequentie van herziening. III Schoolbestuur Artikel 13 Schoolbestuur In de artikelen 13 t/m 18 worden de belangrijkste aandachtspunten ten aanzien van het schoolbestuur beschreven. Let wel: het gaat hier dus om het orgaan (of de functionaris) dat de functie van het besturen uitoefent. Dat hoeft dus niet per se het orgaan te zijn dat ook zo heet. In geval van gemandateerde of gedelegeerde bestuursbevoegdheden (artikel 5 lid 2 onder c.) zal de algemeen directeur of wellicht zelfs de schoolleider als schoolbestuur in de zin van de code gelden. Het gaat erom wie binnen de organisatie zorg draagt voor het maken van de bestuurlijke keuzes ter uitvoering van de opdracht van de organisatie. In lid 4 van artikel 13 is het schoolbestuur aangewezen als orgaan dat zorg draagt voor naleving van de Code Goed Bestuur. Dat betekent niet dat anderen de code niet hoeven na te leven. Maar het lijkt verstandig dat één orgaan het tenminste tot zijn taak rekent intern toe te zien op die naleving, daar anderen eventueel op aan te spreken en toe te stimuleren. Artikel 14 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De term algemene beginselen van behoorlijk bestuur die in lid 2 van artikel 14 genoemd wordt, is een term die ontwikkeld is in de rechtspraak en gebruikt wordt in het bestuursrecht. Tot deze beginselen behoort onder andere het vereiste dat een besluit deugdelijk gemotiveerd moet worden, dat een bevoegdheid niet mag worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor die eigenlijk is toegekend, dat gelijke gevallen gelijk behandeld behoren te worden, en dergelijke. Dit geplaatst in het kader dat het bestuur rechtmatig en integer handelt en besluit. Artikel 15 Strategisch beleid De onderwijswetten kennen voor scholen de verplichting tot het vaststellen van een schoolplan, maar zeggen niets over de koersbepaling op het niveau van Het bevoegd gezag draagt zorg voor de kwaliteit van het onderwijs op de school, dit is wettelijk bepaald (artikel 10 WPO). Het verbeteren van de onderwijskwaliteit is het belangrijkste doel van de code. Lid 2 is daarmee de sleutelbepaling van de Code Goed Bestuur. Onderzoeken laten zien dat leerrendement primair wordt beïnvloed door wat er didactisch in de klas gebeurt, op het gebied van leren en instructie. Onderwijskundig leiderschap komt op een tweede plaats. Dit leiderschap stimuleert goed onderwijs door de ontwikkeling van de schoolorganisatie en van de competenties van het personeel. Het bestuur komt op de derde plaats. Zijn invloed op onderwijskwaliteit en leerresultaten is bescheiden, indirect, maar wel significant, blijkt uit een kleine maar groeiende hoeveelheid onderzoeksliteratuur. Het schoolbestuur doet er indirect toe, in zijn uitwerking op leiderschap en op structurele en culturele factoren van de schoolorganisatie. In meer algemene onderzoeken naar bestuur en toezicht bij non-profitorganisaties zijn aanwijzingen gevonden dat goed bestuur de kwaliteit van de dienstverlening bevordert. Omgekeerd gesteld leidt falend bestuur tot een falende organisatie en lage kwaliteit. Bij de totstandkoming van de code is wel nadrukkelijk opgemerkt dat strategisch beleid niet absoluut kan gelden of allesbepalend is. Omstandigheden kunnen zodanig wijzigen dat van de koers afgeweken moet worden. Vandaar dat eerder al (in lid 3 van artikel 8) de wenselijkheid van het adaptief vermogen werd benadrukt. Het vierde lid van artikel 15 refereert aan wat tegenwoordig wel risicomanagement wordt genoemd. Bedenken welke onzekerheden op strategisch, maar ook op tactisch en operationeel niveau, kunnen noodzaken tot koersaanpassing of het treffen van andere voorzieningen om deze risico s te beheersen (reserveringen, verzekeringen, controleprocedures e.d.). De PO-Raad heeft een risicomanagementinstrument ontwikkeld waarmee een bestuur de risico s in kaart kan brengen en kan bepalen welke beheersingsvorm daarbij passend is. 17 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

79 Artikel 16 Cultuur Naast de opbrengsten (leerresultaten, financiële resultaten, maatschappelijke opbrengst e.d.) roept artikel 16 van de code er toe op ook aandacht te geven aan de cultuur of het klimaat binnen de organisatie. Hoe gaan mensen met elkaar om? Welke normen en waarden worden levend gehouden? Dat zijn belangrijke graadmeters voor de integriteit van de organisatie. Ook hiervoor is een aansturende taak en verantwoordelijkheid bij het schoolbestuur gelegd. Maar ook hier geldt dat het zou moeten gaan om gedrag van alle bij de organisatie betrokkenen. Een belangrijk cultuuraspect is de manier hoe omgegaan wordt met melding van onregelmatigheden binnen de organisatie. Bij het op principes gebaseerde karakter van de code past niet dat een klokkenluidersregeling verplicht wordt gesteld. Maar bescherming van (de rechtspositie van) degene die vermoede onregelmatigheden aan de orde stelt, zou wel een kernwaarde van de organisatie behoren te zijn. Artikel 17 Informatie Zowel in artikel 17 (bij het schoolbestuur) als in artikel 22 (bij het intern toezicht) wordt gesproken over de informatie vanuit het schoolbestuur aan het intern toezicht. Ten eerste kan worden gezegd dat de beschikbaarheid van adequate informatie van essentieel belang is voor de goede uitoefening van intern toezicht. Alleen al om die reden is het de moeite waard de informatiestroom in de code twee maal te noemen. Maar relevanter is, dat artikel 17 in dit verband wijst op het initiatief en de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur (als zender van informatie), terwijl artikel 22 doelt op het eigen initiatief en de eigen verantwoordelijkheid van het intern toezichtsorgaan (de ontvanger ). Het zou handig zijn geweest als deze toelichting een simpel lijstje zou bevatten van de informatie die in het kader van goed toezicht en horizontale dialoog gewenst zou zijn. Helaas is zo n lijstje niet beschikbaar. Dit ten eerste omdat besturen en toezien sterk samenhangt met de eigen opdracht van de organisatie. Voor de ene organisatie zijn andere resultaten belangrijk dan voor de andere. Voorts kan het toetsingskader van het intern toezicht verschillen (zoals we zien in artikel 21) en daarmee evenredig verschuiven de accenten in de informatievoorziening. Ook hangt bijvoorbeeld de detaillering van informatie samen met de schaal van de organisatie; bij een grootschalige organisatie zal informatie in het kader van intern toezicht veelal bovenschools gebundeld 18 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

80 worden. Het bepalen van een adequate informatiestroom is dus maatwerk. Maar tegelijkertijd weerbarstig maatwerk waarbij zender en ontvanger goed contact moeten houden. De informatie die van schoolbestuur naar intern toezichtsorgaan gaat is immers niet per definitie de optelsom van de informatie die het schoolbestuur van de schooldirecteuren ontvangt. Maar het schoolbestuur moet ook weer niet teveel tijd kwijt zijn aan het verzamelen en doorgeven van informatie, het opstellen van zelfevaluaties, uitvoeren van 360 -feedbacks en dergelijke. En het intern toezicht moet door de bomen het bos nog kunnen onderscheiden. Artikel 18 Inrichting en functioneren van het schoolbestuur In 2017 is op advies van de monitorcommissie 3 lid 5 van het artikel aangepast en lid 6 toegevoegd. De toevoeging van dat het schoolbestuur ook zijn professionaliseringsactiviteiten evalueert is een voor de hand liggende aanvulling op het in 2014 toegevoegde lid 3 van artikel 9. Het nieuwe lid 6 is opgenomen om het samenspel tussen bestuur en het intern toezichtsorgaan te bevorderen. Artikel 19 Onafhankelijkheid Een belangrijk principe van goed bestuur is de onafhankelijkheid van degenen die met een bestuurs- en toezichtsverantwoordelijkheid belast zijn. Zij moeten in de uitoefening van hun functie worden geleid door het belang van de organisatie als geheel. En dus niet door deelbelangen (zoals het personeelsbelang, de mening van de ouders of het belang van de gemeente indien het om openbare scholen gaat). In dat kader dient ook (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen te worden. De artikelen 19 (voor de schoolbestuurders) en 24 (voor de toezichthouders) stellen in dit kader geen absolute grenzen, maar wijzen wel nadrukkelijk op dit principe. In navolging van het advies van de monitorcommissie zijn de grenzen in 2017 aangescherpt ten aanzien van onverenigbaarheid van functies (herformulering lid 2 en nieuw lid 3) en eisen ten aanzien van transparantie in de leden 4 t/m 6. De monitorcommissie kwalificeert deze wijzigingen als onbetwistbare principes. De onverenigbaarheid van functies in lid 2 heeft alleen betrekking op schoolbesturen in de zin van de onderwijswetten en bijvoorbeeld dus niet op besturen van samenwerkingsverbanden passend onderwijs. De definiëring van organisatie onder c in artikel 1 in samenhang met de definitie van bevoegd gezag onder b van datzelfde artikel laat daar geen misverstand over bestaan. (Zie ook toelichting op artikel 2) 3 Versterking Goed Bestuur in de sector primair onderwijs. Advies Monitorcommissie Goed Bestuur over het versterken van het samenspel bestuur intern toezicht en over gewenste aanpassingen van de Code Goed Bestuur PO (november 2016) Voor grote stichtingen is wettelijk vastgesteld dat een bestuurder of toezichthouder van een grote stichting slechts een beperkt aantal nevenfuncties mag hebben (artikel 297a BW). De grootte van een stichting wordt bepaald aan de hand van het jaarrekeningrecht. Bij de vaststelling of een stichting groot is wordt gekeken naar de waarde van de activa, de netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. Grote rechtspersonen zijn stichtingen die gedurende twee opeenvolgende balansdata volgens de geconsolideerde balans voldoen aan twee van de drie volgende eisen: 1. De waarde van de activa bedraagt meer dan 17,5 miljoen. 2. De netto-omzet is meer dan 35 miljoen. 3. Het gemiddeld aantal medewerkers bedraagt 250 of meer. Een bestuursfunctie bij een grote rechtspersoon mag worden gecombineerd met maximaal twee toezichthoudende functies bij grote rechtspersonen. Een bestuurder mag geen voorzitter zijn van de raad van toezicht van een andere grote rechtspersoon. Toezichthouders mogen maximaal vijf toezichthoudende functies bij grote rechtspersonen uitoefenen, waarbij een voorzitterschap dubbel telt. Een benoeming in strijd met deze voorschriften is nietig. IV Intern toezichtsorgaan Artikel 20 Intern toezichtsorgaan In de artikelen 20 t/m 25 worden de belangrijkste aandachtspunten ten aanzien van het intern toezichtsorgaan beschreven. De toezichthouder is in het kader van de wettelijk bepaalde functiescheiding (artikel 17b WPO / artikel 28h WEC) de tegenhanger van het schoolbestuur. Ook hier gaat het weer om het orgaan (of de functionaris) dat de functie van intern toezicht uitoefent en dat dus niet per se raad van toezicht of iets dergelijks hoeft te heten. Het gaat om het orgaan dat belast is met toezicht op het functioneren van de organisatie in het algemeen en het schoolbestuur in het bijzonder. Naast de algemene toezichtsuitoefening heeft het intern toezichtsorgaan een (beperkt) aantal specifieke taken en bevoegdheden zoals opgesomd in artikel 20 (die grotendeels in de wetgeving aan dit orgaan worden toebedeeld, zie artikel 17c WPO / artikel 28i WEC. Dit komt dus niet in aanmerking voor het pas toe of leg uit -principe). Het betreft deels taken en bevoegdheden in het kader van goedkeuring (voordat het schoolbestuur een besluit definitief kan nemen), deels taken en bevoegdheden in het kader van toezicht (nadat het schoolbestuur een besluit heeft genomen) en ten slotte enkele directe eigen taken en bevoegdheden (zoals aanwijzing van de accountant, benoeming en ontslag van het schoolbestuur e.d.). 19 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

81 Het intern toezichtsorgaan houdt in algemene zin toezicht op het orgaan of de functionaris die de bestuurstaak uitoefenen. Uitoefening van dat toezicht kan soms leiden tot het achteraf vernietigen van een bestuursbesluit (zie het gestelde in deze toelichting ten aanzien van artikel 5 lid 2 onder c.). Maar meestal zal het toezicht alleen kunnen leiden tot een oordeel over het bestuursorgaan in meer algemene zin. Regelmatig zijn de functionarissen die met het besturen belast zijn ook in dienst van het bevoegd gezag. Denk aan de professioneel bestuurder of leden van colleges van bestuur, de algemeen directeur en dergelijke. In die situaties treedt het intern toezichtsorgaan ook op als werkgever van deze personen en vertegenwoordigt het in die hoedanigheid het bevoegd gezag. Die werkgeversverantwoordelijkheid is vooral aan de orde bij de benoeming of aanstelling van betrokkene en bij schorsing en ontslag. Het intern toezichtsorgaan heeft daarin het laatste woord. Maar als werkgever is het intern toezichtsorgaan ook verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaarden, waaronder de beloning van de schoolbestuurders. De laatste volzin van artikel 20 van de code is zo geformuleerd dat de PO-Raad met betrekking tot de toe te passen beloning voor bestuurders zelf een leidraad vast kan stellen of kan verwijzen naar een leidraad of naar een CAO die in een ander verband wordt vastgesteld. Er heeft enige tijd onduidelijkheid bestaan over de vraag of professioneel bestuurders zouden ressorteren onder de CAO voor het Primair Onderwijs. Zij vervullen immers zowel de werknemersrol (wat henzelf betreft) als de werkgeversrol (tegenover de overige werknemers van de organisatie). In het kader van de wetswijziging goed bestuur is vastgesteld dat zij desondanks onder de definitie personeel van de onderwijswetten moesten worden gebracht. Zodoende zou de CAO PO ook voor hen van toepassing zijn evenals de pensioenregelingen en bovenwettelijke regelingen bij ziekte en werkloosheid. Artikel 21 Toetsingskader intern toezicht Het is van belang dat het intern toezichtsorgaan expliciet vaststelt waarop het zich bij de uitoefening van het toezicht wil richten. Indien zo n toetsingskader ontbreekt, dan is de kans groot dat het intern toezichtsorgaan de reeds door het schoolbestuur gemaakte afwegingen nog eens dunnetjes over gaat doen. Ten eerste wordt dan het nut van functiescheiding uit het oog verloren. Ten tweede zou in dat geval onvoldoende recht worden gedaan aan de professionaliteit (kennis en overzicht) van het schoolbestuur. Het intern toezichtsorgaan moet daarom zijn toetsingscriteria weloverwogen kiezen, mede in het besef dat het hierin ook daadwerkelijk iets toe te voegen moet hebben aan het proces van totstandkoming van beleid. Toetsingscriteria kunnen bijvoorbeeld zijn: realisatie van de missie/opdracht van het bevoegd gezag, kwaliteit van het onderwijs, continuïteit van de organisatie (in termen van financiële kengetallen en aantallen leerlingen) en goed werkgeverschap e.d. Artikel 22 Informatiebehoefte intern toezichtsorgaan Hierboven (bij artikel 17) werd al het een en ander gezegd over het informatieverkeer tussen schoolbestuur en intern toezichtsorgaan. In artikel 22 wordt in dat kader nog opgemerkt dat het intern toezichtsorgaan ook zichzelf van de benodigde informatie dient te voorzien. Een actieve informatieplicht dus in het kader van de uitoefening van goed toezicht. Enerzijds is dat logisch en belangrijk. Het intern toezichtsorgaan mag immers niet alleen afhankelijk zijn van informatie die het van of via het schoolbestuur krijgt (en die dus gefilterd zou kunnen zijn). Maar anderzijds moet het intern toezichtsorgaan het schoolbestuur niet voor de voeten lopen en/ of onduidelijkheid bij anderen in de organisatie veroorzaken over wie de baas is. Het is daarom belangrijk dat de bevoegdheid om zelf informatie te vergaren zorgvuldig en in beginsel in goed overleg met het schoolbestuur wordt uitgeoefend. De CAO PO heeft echter nooit expliciet rekening gehouden met deze personeelscategorie. Bovendien wordt het niet wenselijk geacht dat bestuurders in hun rol van werkgever via de PO-Raad invloed hebben op de totstandkoming van de CAO PO en als werknemer onder die zelfde CAO vallen. Dit heeft er toe geleid dat eind 2012 de Bestuurdersvereniging PO (BvPO) is opgericht en dat deze vereniging als werknemersvertegenwoordiger van de bestuurders een CAO heeft afgesloten met de Vereniging van Toezichthouders (VTOI) die optreedt als werkgeversvertegenwoordiger. Vervolgens zijn zodoende verschillende manieren denkbaar langs welke het intern toezichtsorgaan zich ook door anderen dan het schoolbestuur kan laten informeren over relevante ontwikkelingen binnen de organisatie. Zo is daar de accountant die (wettelijk verplicht) wordt aangewezen door het intern toezichtsorgaan en zijn managementletter meestal ook persoonlijk toelicht aan het intern toezichtsorgaan. Voorts hebben grotere organisaties steeds vaker een controller binnen hun staf die ook rechtstreeks het intern toezichtsorgaan van advies mag dienen. 20 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

82 Tegelijkertijd met de toevoeging van het belang van medezeggenschap aan artikel 8 is in 2014 aan artikel 22 een tweede lid toegevoegd met als doel dat het intern toezichtsorgaan zelfstandig spreekt met de medezeggenschap. Daarbij is een frequentie van één keer per jaar als ondergrens vastgelegd. Inmiddels is in de WPO (artikel 17c lid 3) en de WEC (artikel 28i lid 3) een minimum frequentie van twee keer per jaar opgenomen. Deze wijziging is in 2017 meegenomen en is houdt een gesprek conform de formulering in de wet vervangen door pleegt overleg. Artikel 23 Benoeming van toezichthouders De code vereist (evenals de onderwijswetten, zie artikel 17a WPO en artikel 28g WEC) dat vóór werving openbaar wordt gemaakt aan welke vereisten kandidaten voor het intern toezichtsorgaan zouden moeten voldoen. Het gaat daarbij dus niet om statutaire voordrachtsrechten van medezeggenschapsorganen, gemeenten of andere organisaties, maar om de competenties die van kandidaten verwacht worden. Omdat dit wettelijk bepaald is, geldt het pas toe of leg uit -principe niet. Bedacht dient te worden dat voor leden van een intern toezichtsorgaan andere competenties gewenst zijn dan voor een lid van een schoolbestuur. Binnen het intern toezichtsorgaan gaat het minder om vakinhoudelijke deskundigheden en meer om de verbinding die gelegd kan worden met de eigenheid en maatschappelijke functie van de organisatie. In de code is bepaald dat voor de leden van het intern toezichtsorgaan een tevoren vastgestelde zittingstermijn geldt en dat herbenoeming slechts een beperkt aantal malen aan de orde kan zijn (artikel 23 lid 3). In 2017 is conform het advies van de monitorcommissie de maximale zittingsduur beperkt tot acht jaar. dan gedaan, bijvoorbeeld voor leden die op voordracht van derden worden benoemd. Die voordracht brengt op zichzelf al een schijn van afhankelijkheid met zich mee. In ieder geval moet duidelijk zijn dat een lid van het intern toezichtsorgaan dat op voordracht benoemd wordt, daar zit zonder last of ruggespraak en zich dient te richten naar het algemene belang van de organisatie (en dus niet naar enig deelbelang). In navolging van het advies van de monitorcommissie is in 2017 dit artikel uitgebreid met een aantal bepalingen ten aanzien van onverenigbaarheid van functies (lid 2 en 3) en eisen ten aanzien van transparantie (lid 4 en 5). De monitorcommissie kwalificeert deze wijzigingen als onbetwistbare principes. Zie verder toelichting bij artikel 19. Voor de intern toezichthouder geldt dat deze een beperkt aantal nevenfuncties mag bekleden, zie de toelichting bij artikel 19 lid 2 van de code. Artikel 25 Honorering van intern toezicht De Algemene Ledenvergadering van de PO-Raad heeft in juni van 2015 besloten om conform artikel 25 lid 1 geen leidraad op te stellen met een andere (maximum) normstelling dan die in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is vastgelegd. De honorering van toezichthouders moet wel worden gerelateerd aan de bezoldigingsschalen zoals die zijn vastgelegd in de CAO bestuurders PO. Deze onderverdeling fungeert namelijk ook als vertrekpunt voor de Monitor beloningscodes/ cao s bij WNT 20nn. Aangezien het toezichthoudend orgaan tevens de bezoldiging van de bestuurder(s) vaststelt doet het toezichthoudend orgaan er goed aan om zijn eigen bezoldiging binnen de schaal niet te laten variëren met die van de bestuurder(s). In 2017 is tevens op advies van de monitorcommissie lid 5 van het artikel aangepast. De toevoeging dat het intern toezichtsorgaan ook zijn professionaliseringsactiviteiten evalueert is een voor de hand liggende aanvulling op het in 2014 toegevoegde lid 3 van artikel 9. De toevoeging van de tweede volzin is opgenomen om het samenspel tussen bestuur en het intern toezichtsorgaan te bevorderen. Artikel 24 Onafhankelijkheid Lid 1 is wettelijk bepaald in artikel 17b en c WPO / artikel 28h en i WEC en komt dus niet in aanmerking voor de pas toe of leg uit -regel. Evenals voor schoolbestuursfunctionarissen is voor leden van het intern toezichtsorgaan onafhankelijkheid een belangrijk principe. Dat is makkelijker gezegd De PO-Raad heeft in het najaar van 2015 een appel aan toezichthouders in het primair onderwijs gedaan om hun maatschappelijke betrokkenheid te blijven meewegen bij het vaststellen van de eigen bezoldiging en daarbij de gemiddelde bedragen van de monitor als vertrekpunt te nemen bij het bepalen van de bezoldiging. V Slotbepalingen Artikel 26 Invoering van de code De aangepaste versie van de code is ingegaan op 1 augustus Voor zo ver de huidige situatie binnen een schoolbestuur in strijd is met de nieuwe regels wordt er van uitgegaan dat passende maatregelen worden genomen. Er is hiervoor geen harde overgangstermijn geformuleerd. 21 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

83 Colofon Dit is een uitgave van de PO-Raad. Vormgeving Coers en Roest, ontwerpers bno drukkers B.V., Arnhem Fotografie Rob Nelisse, Hedel Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, overgenomen of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de PO-Raad. PO-Raad, augustus CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

84 23 CODE GOED BESTUUR IN HET PRIMAIR ONDERWIJS

85 Aidadreef 4, 3561 GE Utrecht Postbus 85246, 3508 AE sectororganisatie voor het primair onderwijs

86 6.5.4 Honorering van raden van toezicht van onderwijsinstellingen 2015 Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 86

87 Honorering Raden van Toezicht 2015 Per 1 januari 2015 is de Wet normering topinkomens (WNT-2) in werking getreden. Deze wet bepaalt de maximale vergoeding van bestuurders en de honorering van de toezichthouders in de (semi-)publieke sector. In de WNT-2 zijn de honoreringsmaxima voor toezichthouders gekoppeld aan de bezoldiging van de bestuurder (jaarsalaris, inclusief pensioen en onkosten). De WNT-2 maximaliseert de vergoeding van leden van de Raad van Toezicht tot 10% van de voor de eigen bestuurder geldende bezoldiging en voor de voorzitter is dit 15% van deze bezoldiging, exclusief BTW. De honorering van de toezichthouders wordt vastgesteld door de Raad van Toezicht zelf, waarbij het uitgangspunt is dat het principe 'pas toe en leg uit' leidend is. De VTOI hanteert de volgende overwegingen: 1. De honorering moet worden gerelateerd aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is het hoogste interne toezichthoudende orgaan, de werkgever van het bestuur en de ultieme bewaker van de realisatie van de kwaliteit van de onderwijsinstelling. Hij houdt toezicht op het handelen van het College van Bestuur en toetst de belangenafwegingen die het College van Bestuur maakt. De Raad mag uitgaan van een maatschappelijk aanvaarbare waardering voor zijn werkzaamheden en inzet. De WNT-2 verwacht een veel grotere inzet en verantwoording van de Raad van Toezicht, hetgeen een verdubbeling is van de tijdsinzet waarvan men tot vijf jaar geleden van uit ging. 2. In de recente wet- en regelgeving zijn de aansprakelijkheid en de verantwoordelijkheid van de toezichthouders sterk toegenomen. Toezichthouders worden steeds meer het aanspreekpunt van de Inspectie, het Ministerie en de media. 3. De honorering moet worden gerelateerd aan de reële inzet en tijd die de toezichthouder besteedt aan de onderwijsinstelling. De inzet en mate van professionaliteit die men van een Raad van Toezicht verwacht, ziet men terug in wet- en regelgeving en Governancecodes. 4. Aan een besluit van de Raad van Toezicht om de honorering te wijzigen mogen eisen worden gesteld in de zin van een heldere motivering, gerelateerd aan een verandering van inzet en verantwoordelijkheid. Hierbij hoort een correcte procedure waarbij sprake is van transparantie en zorgvuldigheid. 5. De VTOI zal de honorering van leden en voorzitters van Raden van Toezicht gaan monitoren. Tevens zullen in de toekomst in VTOI Nieuws diverse uitwerkingen uit de praktijk worden besproken. Advies De VTOI adviseert de leden van de Raden van Toezicht een vergoeding van maximaal10% van de honorering van de bestuurder van hun instelling toe te kennen en de voorzitter van de Raad van Toezicht maximaal 15%. Bovenop het bedrag van de vergoeding dient de instelling de 21% BTW te vergoeden aan de toezichthouders (indien de toezichthouder BTW verschuldigd is). Pagina 1 van 8

88 Het is aan de Raad van Toezicht de hoogte van de vergoeding van haar leden en van de voorzitter van de Raad van Toezicht te bepalen. De Raad van Toezicht dient haar besluit helder te motiveren, en te verantwoorden in haar jaarverslag, en bij de besluitvorming in deze een transparante en zorgvuldige procedure te hanteren. Voor vragen kunt u terecht bij het bureau VTOI, telefoonnummer Pagina 2 van 8

89 Honorering Raden van Toezicht, wat is redelijk? Een handreiking. Deze handreiking is opgesteld om onze leden te helpen met enige achtergrondkennis een discussie te voeren over de wijze waarop honorering kan plaatsvinden. Er wordt een stuk achtergrond geschetst, er worden overwegingen meegegeven die meespelen in het bepalen van hoogte van honorering en de rol van de VTOI voor in de toekomst wordt geschetst. De semipublieke sector kent een historie van particuliere initiatieven die zich, vanuit een bepaalde levensbeschouwing of maatschappijvisie inzetten voor zorg, onderwijs, huisvesting en cultuur. Inmiddels zijn deze initiatieven geprofessionaliseerd in stichtingen (verstichting). Deze stichtingen hebben een privaatrechtelijke karakter en vervullen publieke taken. Door de verstichting is de invloed van leken, leden en vrijwilligers afgenomen ten faveure van professionals en professionele bestuurders onder druk van de toegenomen complexiteit van de bestuurlijke vraagstukken (professionalisering). De Raad van Toezicht is het hoogste interne toezichthoudende orgaan, de werkgever van het bestuur en de ultieme bewaker van de realisatie van de kwaliteit van de onderwijsinstelling. De Raad van Toezicht wordt meer en meer gezien als het interne governance mechanisme om bestuurlijke misstanden te voorkomen. De maatschappij en de politiek verwachten goed toezicht waarbij met de te besteden publieke middelen met zorg wordt omgesprongen. Bij goed toezicht is er voortdurend zicht op de context waarin de organisatie zich ontwikkelt en zich kan ontwikkelen. Het continu onderschrijven, delen en actualiseren van de waarden en de oriëntatie van de organisatie zijn daarbij cruciaal. Sinds 1 januari 2015 is de WNT2 van kracht. Deze wet bepaalt de maximale bezoldiging (honorering inclusief pensioenlasten werkgever en onkosten) van bestuurders en de honorering van toezichthouders in de (semi-)publieke sector. De WNT2 maximaliseert de honorering van leden van de Raad van Toezicht tot 10% van de voor de eigen bestuurder geldende bezoldiging en voor de voorzitter is dit 15% van deze bezoldiging. Dat wil nog niet zeggen dat dit ook de maximale bedragen moeten zijn. Deze worden in het algemeen vastgesteld rekening houdend met de maatschappelijke context van de instelling en de gevraagde inzet van de toezichthouders om hun taak goed te kunnen uitvoeren. In de ledenraadpleging van 9 maart 2015 hebben de VTOI leden aangegeven zelf verantwoordelijkheid te willen dragen voor de hoogte van de honorering en daarmee zelf ook een inschatting te maken wat een gepaste vergoeding is voor toezichthouders. Desalniettemin zou het aanbevelenswaardig zijn om als bestuur van de VTOI de vinger aan de pols te houden. Een constante herbezinning op ontwikkelingen en het uitdragen van een standpunt als bestuur daarover kan bijdragen aan het goed bedienen van onze leden in dit dossier. De voornaamste vraagstukken die momenteel spelen zijn: De honorering moet worden gerelateerd aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Toezicht. De honorering moet worden gerelateerd aan het werkelijke aansprakelijkheidsrisico wat een toezichthouder loopt. Pagina 3 van 8

90 De honorering moet worden gerelateerd aan de reële inzet en tijd die de toezichthouder besteedt aan de onderwijsinstelling. De honorering moet worden gerelateerd aan de mate van professionaliteit die men van een Raad van Toezicht verwacht conform wet- en regelgeving en governance codes. Aan een besluit van de Raad van Toezicht om de honorering te wijzigen mogen maatschappelijk gezien eisen worden gesteld in de zin van een heldere motivering, gerelateerd aan een verandering van inzet, verantwoordelijkheid, bevoegdheid en/of het aansprakelijkheidsrisico. Hierbij hoort een correcte procedure waarbij sprake is van transparantie en zorgvuldigheid. Wat zijn de overwegingen? De voornaamste indicatoren om de hoogte van de honorering vast te stellen zijn de inzet en tijd die een toezichthouder zou moeten besteden om zijn toezichthoudende functie goed te kunnen uitoefenen. Ook de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid die een toezichthouder draagt zijn van invloed op de hoeveelheid tijd die een toezichthouder zal besteden. Deze inspanning wordt gerelateerd aan een bepaalde hoogte van honorering. Reële inzet en tijd voor goed toezicht: een goed samengestelde Raad van Toezicht beschikt over de juiste toerusting doordat elk lid over de vereiste competenties beschikt en zich steeds betrokken voelt en toont. De samenstelling van de Raad van Toezicht speelt daarbij een belangrijke rol, met bijzondere aandacht voor de rol van de voorzitter als bepalende en bindende factor in de raad en samenwerking met het College van Bestuur. Bij gedrag en vaardigheden van elk lid van de Raad van Toezicht gaat het erom te voldoen aan een helder profiel en het hebben van kritisch zelfbewustzijn, sterke communicatieve vaardigheden, vakbekwaamheid en het vermogen permanent een lerende houding aan te nemen. Voor de juiste kennis is ook goede informatie nodig van het College van Bestuur, leden van de organisatie en van andere betrokkenen. Goed toezicht levert continu toegevoegde waarde op voor het College van Bestuur, de organisatie en de maatschappij. Goed toezicht komt vooral tot stand in de interactie tussen Raad van Toezicht en het College van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft daarbij verschillende rollen en moet daarin ook makkelijk schakelen: toezichthouder, klankbord, reflectie, werkgever, kritische vriend. De vergaderingen van de Raad van Toezicht met het College van Bestuur vormen het kloppend hart van het toezicht. In de drie uren die de Raad van Toezicht een aantal keren per jaar met het College van Bestuur vergadert moet het formeel gebeuren. Dit kan alleen goed gaan als alles wat zich daaromheen afspeelt qua informatievoorziening en -inwinning goed is geregeld: commissievergaderingen, bilaterale gesprekken, functioneringsgesprekken, werkbezoeken, gesprekken met de medewerkers, (G)MR, ouderraad, studentenraad en overige stakeholders, de selectie van nieuwe leden en zelfevaluatie. Juist door deze ondersteunende processen kan de Raad van Toezicht in de drie uren zijn toegevoegde waarde bewijzen voor de maatschappij, de organisatie en het College van Bestuur. De WNT2 verwacht een veel grotere inzet van de Raad van Toezicht, hetgeen een verdubbeling is van de tijdsinzet waarvan men tot vijf jaar geleden van uitging. De vraag is echter of dit uitgangspunt juist is. Een goede Raad van Toezicht stelt steeds de vraag: Doen we de goede dingen en doen we de dingen goed?. Als het College van Bestuur, leden van de organisatie en andere betrokkenen de goede informatie aanleveren kan de Raad van Toezicht in beperkte tijd zijn toegevoegde waarden leveren. Het bepalen van de benodigde tijdbesteding hangt dus mede af van de kwaliteit van de informatie die de Raad van Toezicht wordt aangereikt en zelf vergaart. Pagina 4 van 8

91 Uit het onderzoek De arbeidsmarkt van interne Toezichthouders onder de loep blijkt dat het tijdsbeslag voor gewone leden van een RvT in het onderwijs ligt op 10,5 uur per maand. Voorzitters besteden ongeveer 1,5 keer zoveel tijd dan de gewone leden. Het tijdsbeslag neemt toe naarmate de organisatie groter is. Het tijdsbeslag vertoont een stijgende trend in de tijd. Transparantie en aansprakelijkheid: goed toezicht is dynamisch en speelt voortdurend in op de veranderende omstandigheden. De omvang en de intensiteit van het toezicht zullen de komende jaren toenemen. Met daarbij ook een afbreukrisico: toezichthouders moeten blijvend werken aan hun toegevoegde waarde voor de instelling en voor de maatschappij. Goed intern toezicht verhoudt zich ook op de juiste wijze tot extern toezicht. Naarmate het intern toezicht beter georganiseerd is, kan de externe toezichthouder daar meer op vertrouwen. Het is aan de Raad van Toezicht de hoogte van de vergoeding van haar leden en van de voorzitter van de Raad van Toezicht te bepalen. De Raad van Toezicht dient haar besluit helder te motiveren, en te verantwoorden in haar jaarverslag, en bij de besluitvorming in deze een transparante en zorgvuldige procedure te hanteren. Wat is een redelijke honorering? Bovenstaande vraagstukken over een reële inzet en tijdsbesteding van toezichthouders, en de bijbehorende vereiste van verantwoordelijkheid en transparantie roept de vraag op wat een redelijke honorering is voor toezichthouders. Vele wegen leiden naar Rome en een eenduidig antwoord op deze vraag is er niet. Een mogelijke invalshoek om tot een redelijke vergoeding te komen kan de volgende aanpak zijn: RvT stelt na overleg met de bestuurder een toezichtvisie, toezichtkader, toetsingskader en informatieprotocol vast. RvT raamt na overleg met de bestuurder in hoeveel tijd de RvT gaat besteden aan het uitvoeren van de vastgestelde toezichtvisie. Om het instellingstoezichttarief vast te stellen neemt men het feitelijk bruto salaris van de bestuursvoorzitter en deelt dit door 1659 uur (zie de bestuurders cao). De vergoeding van de Raad van Toezichtleden is dan het instellingstoezichttarief maal het aantal te verwachten besteden uren. De noodzakelijk te maken reiskosten worden vergoed. Voor elk lid van de Raad is er een budget voor opleidingen/trainingen/congressen (kennisbevordering) dat gelijk is aan het opleidingsbudget dat voor een lid van het onderwijzend personeel beschikbaar is in de betrokken instelling. Hierbij gaan we er vanuit dat de uren voor de opleiding in eigen tijd geschiedt, dus niet wordt meegeteld in de uren inschatting en apart gehonoreerd. De rol van de VTOI in de toekomst De VTOI zal de honorering van leden en voorzitters van Raden van Toezicht gaan monitoren. Tevens zullen in de toekomst in VTOI Nieuws diverse uitwerkingen uit de praktijk worden besproken. Op deze wijze blijven wij onze leden informeren met up-to-date ontwikkelingen. Op termijn kan er voor gekozen worden, indien daar aanleiding toe is, om een gesprek te voeren in een ledenvergadering over de wijze van honorering. Uitgangspunt moet zijn dat er een actuele aanleiding is die maakt dat er van het initiële standpunt van de leden (namelijk: wij nemen zelf verantwoordelijkheid) afgeweken kan worden om een hernieuwde discussie te voeren. De VTOI zal een dergelijke handreiking zoals in deze vorm gepresenteerd met regelmaat updaten en ter beschikking stellen voor haar leden, om zonodig een discussie daarover in een RvT te kunnen voeren. Pagina 5 van 8

92 Honorering raad van toezicht onderdeel fiscus 2015 Fiscus en honorering Hieronder worden kort de fiscale aspecten besproken van de honorering van toezichthouders. De toezichthouder kan zijn honorering in verschillende hoedanigheden ontvangen: toezichthouder in (fictieve) dienstbetrekking, zelfstandige, met een eigen BV, vrijwilliger en werknemer in dienst bij een derde. Deze worden hieronder kort besproken. Voor uitgebreide informatie wordt u verwezen naar Fictieve dienstbetrekking Toezichthouders zijn functionarissen die toezicht houden op het bestuur van een onderwijsinstelling. Tussen de onderwijsinstelling en de toezichthouders bestaat dus geen gezagsrelatie. De toezichthouders vormen zelf het gezag. Er kan dus geen sprake zijn van een echte arbeidsovereenkomst tussen de onderwijsinstellingen de toezichthouder. Door een wetsfictie, die voor commissarissen bij BV s en NV s is bepaald, is deze arbeidsverhouding echter als een dienstbetrekking aangemerkt. De onderwijsinstelling waar de toezichthouder toezicht houdt op het bestuur, is inhoudingsplichtig ten aanzien van de loonbelasting en de premies volksverzekeringen van het aan de toezichthouder uitgekeerde honorarium. De fictieve dienstbetrekking geldt niet voor de premies werknemersverzekeringen. De toezichthouders zijn ook niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en de onderwijsinstelling is ook niet premieplichtig. Toezichthouder als zelfstandige Het is mogelijk dat een toezichthouder zijn werkzaamheden verricht als zelfstandige. De onderwijsinstelling heeft dan geen inhoudingsplicht. Toezichthouder met BV De toezichthouder die zijn werkzaamheden voor de onderwijsinstelling verricht vanuit zijn eigen BV zal via een factuur van de BV door de onderwijsinstelling worden betaald. De belastingdienst kan via de feitelijke omstandigheden de arbeidsrelatie toetsen en een directe relatie - fictieve dienstbetrekking - tussen de onderwijsinstelling en de toezichthouder vaststellen. Indien dat het geval is, wordt de onderwijsinstelling inhoudingsplichtig. Verklaring arbeidsrelatie (VAR) Wanneer de toezichthouder werkzaam is als zelfstandige en deze de onderwijsinstelling de zekerheid wil geven dat zij geen loonheffing en premies werknemersverzekeringen voor de toezichthouder hoeft te betalen, dan kan de toezichthouder gebruik maken van de VAR. Met een VAR kan de toezichthouder de onderwijsinstelling deze zekerheid geven als deze verklaring aangeeft dat de toezichthouder winst uit onderneming geniet of dat diens werkzaamheden voor rekening en risico van diens vennootschap zijn. De onderwijsinstelling moet een kopie van de verklaring en een kopie van het identiteitsbewijs (geen rijbewijs) bewaren in haar administratie. De VAR is aan te vragen bij de belastingdienst. Vrijwilliger De definitie van vrijwilligers luidt: degene die niet bij wijze van beroep arbeid verricht voor doorgaans een vereniging, stichting en dergelijke die niet is onderworpen aan de heffing van de vennootschapsbelasting. Kenmerkend van vrijwilligerswerk is dat de ontvangen vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte Pagina 6 van 8

93 werkzaamheden. De vergoeding mag dus geen verkapt loon zijn. Indien men onder deze definitie valt, is de onderwijsinstelling vrijgesteld van de inhoudingsplicht tot loonheffingen. Vanwege de grote waardering voor en de maatschappelijke waarde van het vrijwilligerswerk heeft men vrijwilligers vrijgesteld van de verplichting om een administratie te voeren. Het bedrag dat vrijwilligers uitgekeerd mogen krijgen, is maximaal 150,- per maand en maximaal 1.500,- per jaar (richtlijn 2014). Zie voor uitgebreide informatie: Functie-uitoefening in het kader van een dienstbetrekking bij derden Indien de toezichthouder zijn functie uitoefent op basis van een dienstbetrekking bij een derde partij, kan worden overeengekomen dat de beloning wordt uitbetaald aan de werkgever van de toezichthouder. Die werkgever is dan verantwoordelijk voor de afdracht van de loonheffing. De onderwijsinstelling is dan niet verantwoordelijk voor de afdracht van de loonheffing, men noemt dit de doorbetaalde loonregeling. Onkosten Voor de vergoeding van onkosten geldt de vigerende fiscale wet- en regelgeving. Deze is dus ook van toepassing op toezichthouders. BTW Met ingang van 1 januari 2013 wordt de toezichthouder bij de uitvoering van minimaal één toezichthoudende functie aangemerkt als ondernemer voor de btw. Dit houdt in dat hij zich bij de Belastingdienst dient te registreren als ondernemer voor de btw en btw-aangiften moet gaan indienen bij de Belastingdienst. Daarnaast zal de toezichthouder facturen moeten gaan indienen voor de verrichte dienstverlening. Consequenties Alle toezichthouders dienen met ingang van 1 januari 2013 facturen met btw in te dienen. Op dit moment (2015) geldt voor de btw een percentage van 21%. Self-billing De toezichthouder kan de factuur zelf indienen, maar er kan ook gekozen worden voor selfbilling. Self-billing houdt in dat de onderwijsinstelling waarvoor de toezichthouder werkzaamheden verricht een factuur opstelt namens de toezichthouder. Een voordeel van self-billing is dat de onderwijsinstelling waarvoor werkzaamheden worden verricht er op deze wijze zelf voor kan zorgen dat de facturen voldoen aan alle vereisten. Bovendien leidt dit tot een stukje verlichting van de administratieve lasten voor de toezichthouder. Fiscaal voordeel Er bestaat overigens een (klein) fiscaal voordeel voor de toezichthouders, omdat zij op hun beurt de btw die drukt op eventuele kosten die zij maken in het kader van hun toezichthoudende functie, in vooraftrek kunnen brengen (denk aan btw op reis-, verblijfs- en kantoorkosten). Als een toezichthouder minder dan 1.345,- op jaarbasis aan btw hoeft te betalen, kan hij worden vrijgesteld van de btw-plicht. Is de verschuldigde btw over de vergoeding een bedrag tussen 1.345,- en 1.883,- dan kan men vermindering van de btw-afdracht aanvragen. Een toezichthouder die onder de norm van 1.345,- blijft, heeft de keuze uit twee mogelijkheden: 1. Men kan zich aanmelden als btw-ondernemer en aangifte doen over het afgelopen belastingjaar. Vervolgens blijkt dat men geen btw verschuldigd is. 2. Ontheffing aanvragen bij de belastingdienst. Pagina 7 van 8

94 Zowel de belastingdienst ( als uw instellingsaccountant kan u adviseren over de btw-toepassing en de vrijstellingsmogelijkheden in uw specifieke situatie. Pagina 8 van 8

95 6.5.5 Vergadervolmacht raad van toezicht Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 95

96 VERGADERVOLMACHT De ondergetekende:, geboren te op, overwegende dat: - de ondergetekende lid is van de raad van toezicht van de stichting: OPTIMUS stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs, statutair gevestigd te Boxmeer, met adres: 5431 BW Cuijk, Molenstraat 19, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer: (de "Stichting"); - de raad van toezicht van de Stichting op (datum) te (plaats) bijeen komt ter vergadering; verleent een volmacht aan mede-lid van de Raad van Toezicht:, geboren te op, om als gevolmachtigde voor en namens de ondergetekende: de voormelde vergadering van de raad van toezicht van de Stichting bij te wonen, aldaar het woord te voeren en stem uit te brengen ten aanzien van de agendapunten, voorstellen en onderwerpen als hierna vermeld, in overeenstemming met de hierna vermelde instructies: 1. Onderwerp Voor Tegen Naar eigen inzicht Onthouding

97 Deze vergadervolmacht omvat mede de voorstellen die nauw samenhangen met voormelde onderwerpen en die tijdens voormelde vergadering aan de orde komen. Deze vergadervolmacht behoudt zijn volledige kracht en waarde wanneer tijdens voormelde vergadering summiere aanpassingen worden gedaan met betrekking tot voormelde onderwerpen. Op deze volmacht is Nederlands recht van toepassing. Getekend te op. naam: functie: lid van de raad van toezicht OPTIMUS stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs 2

98 6.5.6 Verzekering raad van toezicht Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 98

99 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 2í AE RIJEN COLLECTIEF VEMEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSI NSTELLI NGEN CERTIFICAAT _ DpONG.0g201 S_11T Datum a!si!te: Reden afgifte: Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: 146 (Optimus) SBO Het Baken BS Akkerwinde BS Onze Bouwsteen BS St. Antonius Abt BS Oventje BS De Bakelgeert School voor spec BO Palet BS De Bogaard BS De Raamdonk BS De Bolster BS De Regenboog BS De Bongerd BS De Regenboog BS De Bongerd BS De Schelven BS De Ester BS't Schrijverke BS Dr. Jan de Quay BS De Sprankel RKBS St. Jozef BS Het Telraam BS De Klimop BS De Vier Heemskinderen BS De Kreek'l BS De Vlasgaard BS St. Lambertus BS DeWaai BS De Linde BS DeWegwijzer Jenaplanschool De Lindekring BS DeWeijerhof BS Den Omgang BS De Zevensprong Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Allianz. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Ingangsdatum: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve ongevallenvezekering bij Allianz. Voorwaarden collectieve ongevallenvezekering COV07;. Bijzondere voorwaarden zoals genoemd op het polisblad;. Clausuleblad terrorisme (NHT). Overlijden: 500 per vezekerde Blijvende invaliditeit: per vezekerde Tandheelkundige behandeling: per vezekerde Geneeskundige kosten: per vezekerde N.v.t. 0,80 per leerling Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. ve mlde PÍemaes zijn êxclusisf poliskosten en assurmliebelasting. Dit ceíificaat is slchts ffi uitlreks l vil de originele vêzektring6. Mcht de tekst in dit ceítiíicaat andtrs geïnterprctêerd kunnen wffdtr da de pdis{vwatrdm) of op punten afrívijken, dan prcvalest ds tekbt van dê poliqvooíwaarden}. Vq m uitgêbíêide toolichting en de van toêpassing zijnde algemne en polbvwatrdên veilijzen wij nail onze websita.

100 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 2í8 5í20 AE RIJEN COLLECTIEF VERZEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSI NSTELLI NGEN CERTIFICAAT - DPDR.O82O Datum afgiíte: Reden afgifte: Verlenging VooÍ de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: 146 (Optimus) BS Akkerwinde BS St. Antonius Abt BS De Bakelgeert BS De Bogaard BS De Bolster BS De Bongerd BS De Bongerd BS De Ester BS Dr. Jan de Quay RK BS St. Jozef BS De Klimop BS De Kreek'l BS St. Lambertus BS De Linde Jenaplanschool Lindekring BS Den Omgang SBO Het Baken BS Onze Bouwsteen BS Oventje School voor spec. Basisonderwijs Palet BS De Raamdonk BS De Regenboog BS De Regenboog BS De Schelven BS't Schrijverke BS De Sprankel BS Het Telraam De Vier Heemskinderen BS De Vlasgaard BS De Waai BS De Wegwijzer BS De Weijerhof BS De Zevensprong Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is I augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Ingangsdatum: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol i s n u mme r Algemene Voorwaarden Ondenrijs Totaalpolis 2003;. Clausuleblad terrorisme (NHT) o BUzondere Voorwaarden Eigendommenvezekering voor Personeel en Vrijwilligers ,00 voor schade aan automobielen 2.269,00 voor schade aan motorrijwielen/scooters 681,00 voor schade aan bromfietsen 227,00 voorschade aan rijwielen 454,00 voor schade aan kleding en overige eigendommen (excl. geld) 1.135,00 voor te lijden bonus/malus verlies bij volledig cascovezekeringen 341,00 voor te lijden bonus/malus verlies bij aansprakelijkheids- en eventueel beperkte casco-vezekeri n gen. nihil 0,50 per leerling. Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. veímeldê prêmies z jn exclusief poliskosten en assuítrti.belasting. Dit certificaat is slocht3 am uittíek$l van dê oíiglnolo vsrzeksingen. M@ht d têkst in dit caítifcaat andêrs gsihtêípíeterd kunnen wsdff dtr de polis(vowaarden) of op punten afrvijkon, dan prevaleeít de têk3t van ds poliqvooilaarden). Voor oen uitgebreide toelichting ên de van toepassing zínde dgamno n polisvowaarden veilipen wu natr onze wêbaite.

101 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 218 5í20 AE RIJEN COLLECTI EF VEMEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSINSTELLINGEN CERTIFICAAT - DPDLR.O82O Datum afgifte: Reden afgifte: Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgênomen in het dominopakket. Bestuursnummer: 146 (Optimus) BS Akkeruinde BS St. Antonius Abt BS De Bakelgeert BS De Bogaard BS De Bolster BS De Bongerd BS De Bongerd BS De Ester BS Dr. Jan de Quay RKBS St. Jozef BS De Klimop BS De Kreek'l BS St. Lambertus BS De Linde Jenaplanschool De Lindekring BS Den Omgang SBO Het Baken BS Onze Bouwsteen BS Oventje School v. speciaal BO Palet BS De Raamdonk BS De Regenboog BS De Regenboog BS De Schelven BS't Schrijverke BS De Sprankel BS Het Telraam BS De Mer Heemskinderen BS De Vlasgaard BS De Waai BS DeWegwijzer BS De Weijerhof BS De Zevensprong De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Ingangsdatum: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Doorlopende zakenreisvezekering, Polisnummer ldeale Zakenreis 2002 (Europeesche Vezekeringen);. Clausuleblad terrorisme (NHT). Hulpverlening: kosprijs Telecommun icatiekosten : 100,00 Buitengewone kosten (mits toestemming van SOS International): - extra reis-/vervoerskosten kostprijs - extra verblijískosten (per vezekerde per dag) 100,00 - reiskosten ziekenhuisbezoek 250,00 - vezendkosten medicijnen kostprijs Geneeskundige kosten: - gemaakt buiten Nederland kostprijs - gemaakt in Nederland 1.000,00 - tandheelkundige kosten 250,00 Bagage: - per vezekerde leerling/begeleider 1.000,00 - voor eigendommen van de schooumedezeggenschapsraad en/of ac{iviteitencommissie 1.500,00 Schade aan logiesverblijven (mits hoger dan 50,00) 500,00 25,00 0,40 (BO) of 0,55 (VO) per leerling. Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. vomdds premies zijn exclusiêf poliskosten en assurantiebelastlng. Dit ceriificaat is slshts êen uifrêksêl van de originelê vêuêkeringon. MGht de t8kst in dit ceítificaat anders geihtêrpreteeíd kunnon words dan de polis(vooruaildtr) of op p rntsn afívijkon, dan prevaleri de tekst van do pollqvooruaarden). Voor 6tr ultgobrsido toelichting 6n de van to passing zijndo algeínonê en poli3vooilailden vsíwiizgn wij naar onze wobsit..

102 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 218 5í20 AE RIJEN COLLECTIEF VEMEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSINSTELLINGEN CERTf FICAAT _ DpTV.0g201S-1125 Datum afslfte: Reden afgifte: Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: í 46 (Optimus) Vezekerde: Mick van Mierlo, leerling van BS De Bogaard Stationssingel BB RAVENSTEIN Verzekerde zaak: Vezekerd bedrag: Ingangsdatum: Premie per jaar: Phonak solo-apparatuur conform aangeleverde nota/speciíicatie ,09 excl. assurantiebelasting Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Dekking: Voonvaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol is n u m me r Algemene Voorwaarden Ondenrijs Totaalpolis 2003; r Clausuleblad terrorisme (NHT) o BUzondere Voonrtraarden Eigendommenverzekering voor Personeel en Vrijwilligers Volgens opgave 68 per gebeurtenis 17,50 per vezekerd bedrag Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. vemelde prsmies zijn êxclusi f poliskosten en a3surantiêbêla3ting. Dit cortificaat is slshts een ultteksol van da origin.lo vszskoíingên. MGht dê t3k3t in dit certifcaat andss geihterpr teerd kunntr wtrdtr dan ds polis(y@ffiaildtr) of op Frnten afrvijksn, dan prcyaleert de tskst yan de polf(vooíwaarden). Vtr sn uitgabreids toslichting ên dê van tospassing ziinde dgomno on polisvooíwaardên vemiizon wij naar onze wsbsite.

103 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus AE RIJEN COLLECTIEF VERZEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSINSTELLINGEN CERTIFICAAT _ DpTV.0g2015_ Datum a{s!!te: Reden afgifte; Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is ondenstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: í46 (Optimus) Vezekerde: Kilian Schelbergen, leerling van BS De Schelven p/a Frans Halstraat CA BOXMEER Vezekerde zaak: Vezekerd bedrag: Ingangsdatum: Premie per jaar: Notebook conform aangeleverde nota/specifi catie ,70 excl. assurantiebelasting Per 0í í is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol i sn u mme r Algemene Voorwaarden Onderwijs Totaalpolis 2003; o Clausuleblad terrorisme (NHT) o Bijzondere Voorwaarden Eigendommenverzekering voor Personeel en Vrijwilligers 2003 Volgens opgave 68 per gebeurtenis 17,50 per verzekerd bedrag Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. vemldê premies zijn êxclusief poliskostên 6n assuíiltebelasting. Dit c rtificaat is sl&hts sn uittrsk3d yan dê oíiginels verzekeringff. Mmht de têkst in dit certificaat andtrs geïnterpreteerd kunntr wtrdtr ( an de polb(vooíwaardm) of op puntên afyijksn, dan pryalo Ít de tekst vn de polis(vooíwaaíden). Vooí èt uitgebreide toelichting en ds van toepasing zijnde algemne en pdisvowatrden veruijzen wij naar onze wobsite.

104 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus AE RIJEN COLLECTIEF VERZEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSINSTELLINGEN CERTIFICAAT - DPTV.082O Datum aígifte: Reden afgifte: Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: I 46 (Optimus) Vezekerde: Manon Verschuren, leerling van BS De Schelven p/a Frans Halstraat CA BOXMEER Verzekerde zaak: Verzekerd bedrag: Ingangsdatum: Premie per jaar: Daisy speler conform aangeleverde nota/specifi catie ,47 excl. assurantiebelasting Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol i sn u mme r Algemene Voorwaarden Onderwijs Totaalpolis 2003; o Clausuleblad terrorisme (NHT) o Bijzondere Voorwaarden Eigendommenverzekering voor Personeel en Vrijwilligers Volgens opgave 68 per gebeurtenis 17,50 per verzekerd bedrag Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. veíín lde premies zijn exclusief poliskoston sn assurantebelgting. Dit coítificaat is slsht3 H uittrok3d van de oíiginslo vsrzaksíingoít. Mocht de tekst in dit ceítifcaat ander3 gsihtèípíetsrd kunnff wqds dm de polis(vooíwaarden) of op puntên aftrijken, dil preyaleeít de t8kst yan de polis{v@ruaarden). VooÍ gen uitgêbíeide toelichting en dê van toepassing zijnde algerene en pdisvmaaídsn verwipen wij naar onzê websits,

105 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 218 5í20 AE RIJEN COLLECTIEF VERZEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWJSINSTELLINGEN CERTI FICAAT _ DPTV Datum afgifte: Reden afgifte: Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: í 46 (Optimus) Vezekerde: Maikel Coenen, leerling van BS De Schelven p/a Frans Halstraat CA BOXMEER Vezekerde zaak: Verzekerd bedrag: Ingangsdatum: Premie per jaar: Daisy speler conform aangeleverde nota/speciíïcatie ,11 excl. assurantiebelasting Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol isn u mme r Algemene Voorwaarden Ondenruijs Totaalpolis 2003; o Clausuleblad terrorisme (NHT) o Bijzondere Voorwaarden Eigendommenverzekering voor Personeel en Vrijwilligers Volgens opgave 68 per gebeurtenis 17,50 per verzekerd bedrag Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. Ysmldo píomi$ ziin exclusief poliskostên ên assurantiebelasdng. Dit cêrtificaat is slscht3 ofi uittrek3 l yan de oíiginelo vszekoíingi. Mocht do tekst in dit ceíincaat andss geïnteíprêteerd kunnm wqdtr dfl da poli3{vooíwaaídm} of op Frntên afrvijken, dan pruvalooít d,o tekst yan do polis{vooíwaarden). Voor soít uitgebreide toelichfng sn ds van toêpasing zunde algemne en pdisvmailden vehijzen wij nail onze web3its.

106 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 2í8 5í20 AE RIJEN COLLECTI EF VERZEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWJSINSTELLINGEN CERTIFICAAT _ DpTV.0g201S-112 Datum a!s!fte: Reden afgifte: 0í Verlenging Voor de hiernaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: í 46 (Optimus) Vezekerde: Dirk van Bergen, leerling van BS De Bakelgeert p/a Stationsweg CR BOXMEER Vezekerde zaak: Vezekerd bedrag: Ingangsdatum: Premie per jaar: Solo-apparatuur conform aangeleverde nota/speciíicatie ,85 excl. assurantiebelasting Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Dekking: Voorwaarden: Vezekerd bedrag: Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol isn u mmer Algemene Voorwaarden Onderwijs Totaalpolis 2003; o Clausuleblad terrorisme (NHT) o Bijzondere Voorwaarden Eigendommenverzekering voor Personeelen Vrijwilligers Volgens opgave 68 per gebeurtenis 17,50 per vezekerd bedrag Schades worden uitsluitend vergoed indien en voor zover deze niet elders zijn vezekerd. vermelde pr8mies zijn sxclusief poliskosten en assurtrtiebelasting. Dit ceíifcaat is slschts êên uittreks l van de orlglnslo vetzskeringm. MGht de bkst in dit ceítiíicaat andsrs geihterpreteerd kunnên woíden dan dê poliqvwatrdm) of op punten óvijken, dan prcvaleort de tak3t yan d6 poliqv@íwaarden), Voq oon uitgebroide to lichting ên dê van toepassing zijnde algemne ên pdisvmatrdên verwijzen wii naa onze wêbsita.

107 Domino-pakket Verzekeringnemer: CBO - Sluijsmans Risicobeheer Postbus 2í8 5í20 AE RIJEN COLLECTI EF VEMEKERINGSARRANGEMENT VOOR ONDERWIJSI NSTELLINGEN CERTTFTCAAT - DP G Datum afgifte: Reden afgifte: Verlenging Voor de hieínaast vermelde scholen is onderstaande dekking opgenomen in het dominopakket. Bestuursnummer: 146 (Optimus) Bestuurskantoor Per is onderstaand onderdeel uit het dominopakket ondergebracht bij Marsh. De contractvervaldatum is met stilzwijgende verlenging voor een periode van telkens 12 maanden. De jaarlijkse premievervaldatum is 1 augustus. Alle eerder afgegeven certificaten met hetzelfde nummer zijn hiermede vervallen. Vanaf heden in de volgende dekking gesloten: Vezekerd bedrag: Risico-adres(sen): Eigen risico: Jaarpremie: Bijzonderheden: Conform de collectieve Onderwijs Totaalpolis bij Marsh BV, Pol isn u mme r Algemene voorwaarden Onderuijs Totaalpolis 2003; Nederlandse Beurs Brandpolis Algemene Voorwaarden; o Clausuleblad terrorisme (NHT); BUzondereVoonryaarden Eigendommenvezekering 2003;. Inbraakclausule Onderwijsgebouwen. Conform opgave Conform opgave ,00 voor diefstal van computer- en audiovisuele apparatuur na inbraak; 2.500,00 voor overige schades. 2,5%o van het vezekerd bedrag. Bij onvoldoende beveiliging geldt volgens de inbraakclausule bij inbraak een eigen risico van ,00. Deze vezekering is afgesloten ter aanvulling van de door de gemeente afgesloten inventarisvezekering. vêmddê Prêmies zín exclusiêf poli3kosten en assurantiebela36ng. Dit coítificaat is slshts n uittrsk3el van de originele vgzsksingm. Mcht ds tekst in dit certiíicaat andss geïntarpíote rd kunnen woídh da da polis{voorwaardil) of op punten afiíyijken, dan peyalê Ít de tskst van de polis(vooíwaaíden}. Vs ffi uitgebreide toêlichting en de van to passing ziinde algsínene en polisyooíwatrdon veilijzen wij naar onzê website.

108

109

110

111

112 7 Bijlagen 7.1 Samenstelling van de raad van toezicht De leden van de raad van toezicht: De heer P.M.L. (Peter) Tijssen voorzitter Mevrouw A.T. (Ans) Hoogland lid Mevrouw A.J.H. (Anke) van der Vorst lid De heer R.T. (Rob) Wingens lid De heer H.A.G. (Erik) Ronnes lid Mevrouw C.A.C. (Cyrille) van Bragt lid Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 112

113 Mevrouw B.J.M.A. (Brenda) Guldemond ambtelijk secretaris Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 113

114 7.2 Zittingsduur en het rooster van aftreden van de raad van toezicht Datum van aftreden Lid Zittingsduur 31 december 2018 R. Wingens december 2018 P. Tijssen december 2019 E. Ronnes december 2020 A. van der Vorst december 2021 A. Hoogland december 2022 C. van Bragt Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 114

115 7.3 De leden van het college van bestuur De heer H.J.Th. (Harrie) van de Ven Voorzitter De heer M.C.M. (Michel) van den Berg Lid Handboek rvt 2018 OPTIMUS primair onderwijs 115