Privacy bij sportverenigingen

Transcriptie

1 Hoe gaan we bij Taxandria Atletiek met privacy om? Wim Tobé Secretaris Taxandria Atletiek maart maart 2018 wim.tobe@taxandria.at 1

2 Je hoopt dat je m nooit nodig hebt.. maar t is wel goed dat ie er is.. We proberen te voorkomen dat er brand uitbreekt. maar als dat toch gebeurt, kunnen we snel blussen 2

3 Je hoopt dat er nooit problemen ontstaan Privacy maar t is wel goed dat er over nagedacht is We nemen voorzorgsmaatregelen maar als het toch fout gaat, hebben we ons huiswerk gedaan 3

4 Inhoud Wetgeving Maatschappelijke ontwikkelingen Praktische tips 4

5 Wetgeving Synchronisatie van Europese regelgeving Wet Bescherming Persoonsgegevens (tot 25 mei 2018) Boetes: bestuurlijke boete (inzake meldingsplicht) Strafrechtelijke boete (gegevensverwerking in strijd met wet) Vanaf 25 mei 2018: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ofwel General Data Protection Regulation (GDPR). Boetes: véél hoger Focus vooral op (grotere) bedrijven Imago Huiswerk doen Dus ook relevant voor verenigingen 5

6 Essentie van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Waarom verwerk je gegevens? Wat verwerk je? Met wie deel je de gegevens? Hoe lang bewaar je de gegevens? Het moet duidelijk zijn wie het onderwerp Privacy in portefeuille heeft 6

7 Maatschappelijke ontwikkelingen: Privacy In breder perspectief Toenemende juridisering van de maatschappij Mensen worden steeds mondiger Toenemend consumentisme Leden komen alleen maar halen Verenigingen worden steeds meer gezien als bedrijf ; de rol van vrijwilligers wordt niet (goed) gezien/gewaardeerd Geen of geringe betrokkenheid van meerdere (ouders van jeugd-)leden 7

8 Wat kunnen de gevolgen zijn? Risicomanagement In breder perspectief Risico van aansprakelijkheidstelling neemt toe. Vrijwilligers (m.n. bestuursleden en trainers) haken af. Geen gekwalificeerde trainers meer? (Assistent-) trainers en bestuur spelen hierop in 8

9 Kans op en omvang van schade Voorbeeld: Geschaafde knie 9

10 Privacy Kans op en omvang van schade Voorbeeld: Gegevens van leden liggen op straat Imago vereniging 10

11 Maatschappelijke ontwikkeling en risico s: Vroeger Nu 11

12 Hoe kunnen we inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen? Tips voor: Website Nieuwe leden Huidige leden Nieuwsbrieven Bestuur Wacht je af totdat het fout loopt? Of: anticipeer je op wat er in de maatschappij speelt? 12

13 Tips Website Separate pagina over privacy: Definitie (informationele privacy) Welke informatie hebben wij van jou? Wat doen wij met jouw informatie? Welke informatie is openbaar en welke niet? Welke rol speel je zelf? Welke ingelogde leden kunnen jouw informatie zien? Welke informatie valt binnen cq. buiten de reikwijdte van onze club? 13

14 Website Welke informatie hebben wij van jou? 14

15 Website Wat doen we met jouw informatie? Externe informatieverstrekking: niet van toepassing. Uitzondering: koppeling met Atletiekunie Interne informatieverstrekking: strikt gereguleerd Voorbeeld: commissie Lief en Leed 15

16 Website Welke ledeninformatie is openbaar? 2 categorieën: 1. Ledeninformatie die uitsluitend toegankelijk is voor ingelogde leden, met uitzondering van: Bestuursleden, Vertrouwenspersonen en Leden die een Verklaring omtrent gedrag (VOGverklaring) hebben. 2. Informatie die uitsluitend toegankelijk is voor leden van een bepaalde commissie. Ledeninformatie is in principe niet beschikbaar voor derden 16

17 Website Welke rol speel je zelf? Je kunt zelf bepalen of je jouw gegevens op de website wilt tonen: 17

18 Website Welke ingelogde leden kunnen jouw informatie zien? Alle ingelogde leden kunnen hun informatie op de website zien, zoals zij ook de informatie van de andere leden kunnen zien (naam, telefoonnummer, adres). Leden met specifieke functies. Voorbeelden: Ledenadministrateur Penningmeester Alle gegevens Incasso- gegevens Principe: Alléén die gegevens die relevant zijn voor de functie Alle personen die toegang hebben tot privacy-gevoelige informatie, hebben een VOG en een geheimhoudingsverklaring Op de site is zichtbaar wie een VOG hebben 18

19 Website Welke informatie valt binnen cq. buiten de reikwijdte van onze club? Binnen de reikwijdte: Alle data die in het verenigingspakket zijn opgenomen (ledenadministratie, website, commissies e.d. geïntegreerd in één pakket) Buiten de reikwijdte: Gegevens die een clublid zelf elders achterlaat, vallen buiten deze reikwijdte, óók indien deze gegevens atletiek-gerelateerd zijn. Voorbeeld: Inschrijven.nl Informatie die je op Facebook, Instagram, What sapp e.d. plaatst (zelfs als het club-pagina's zijn), Kortom: alle informatie die buiten de vereniging om door een clublid op internet wordt geplaatst, valt buiten het privacy-bereik van onze club. Bewerkersovereenkomst afgesloten met software-leverancier Een clublid draagt dus zelf de verantwoordelijkheid hiervoor 19

20 Website Disclaimer 20

21 Website Test de veiligheid van je website 21

22 Website Welke gegevens heeft de club van mij? Ook: clubactiviteiten, clubrecords e.d. 22

23 Nieuwe leden Gedragscode leden en ouders 23

24 Nieuwe leden Gedragscode leden en ouders (Deel van) het inschrijfformulier: Gedragscode gelezen 24

25 Nieuwe leden Aanmelding In de bevestigingsbrief wordt o.a. verwezen naar de pagina over Privacy: Op de website zijn je verantwoordelijkheden nader beschreven. Lees de tekst s.v.p. aandachtig door 25

26 Huidige leden Welke rol speel je zelf? Verstrek geen privacy-gevoelige informatie van clubleden aan andere personen. Voorbeeld adressering Jezelf Carla Pieter 26

27 Nieuwsbrieven Aftiteling nieuwsbrieven 27

28 Nieuwsbrieven Aandacht voor privacy 28

29 Bestuur Calamiteitenprotocol Snel handelen: Nagaan wat er precies is gebeurd In de lead zijn met de berichtgeving Open zijn over wat er is gebeurd Als privacygevoelige informatie van leden toch op straat ligt. Voorzitter heeft de leiding en is enig aanspreekpunt voor de media Beperking van de imagoschade door pro-actief te reageren 29

30 Bestuur Bewerkersovereenkomst Bewerker mag persoonsgegevens niet aan derden verstrekken Geheimhouding door bewerker Beveiliging door bewerker Controle door opdrachtgever Informeerplicht van bewerker Aansprakelijkheid van bewerker Verenigingspakket Ledenadministratie Website Opdrachtgever Bewerker Nieuwsbrieven 30

31 Als het toch fout gaat. (voorbeeld: Ledengegevens liggen op straat) We hebben er vooraf alles aan gedaan om de risico s zoveel mogelijk te beperken: Website We zijn ons bewust van het belang van Nieuwsbrieven privacy Aanmelding nieuwe leden We weten hoe te handelen in geval van.. We wijzen onze leden op hun eigen verantwoordelijkheid 31

32 Meer weten? 1. Ga naar: 2. Gratis tool voor atletiekverenigingen: Vragen? 32