Protestantse Zorggroep Crabbehoff

Transcriptie

1 Protestantse Zorggroep Crabbehoff Deze regels met betrekking tot gedrag en integriteit zijn een onlosmakelijk onderdeel van de (arbeids-)contracten die met Protestantse Zorggroep Crabbehoff (PZC) worden gesloten. Versie 4 - Vastgesteld Dordrecht, 30 juli 2018 J. Groen, bestuurder.

2 Inleiding... 1 Kernwaarden Gedrag en cultuur Algemeen... 3 De omgang met cliënten / klanten... 4 De omgang met collega's... 5 Scheiding werk en privé... 5 Relatiegeschenken... 5 Uitnodigingen... 6 Mobiele telefoon... 6 social media... 6 internet en gebouwen en werkomgeving... 6 Mededinging overige documenten met specifieke gedragsregels... 8 Tenslotte... 8 Bevestiging en ondertekening... 8 INLEIDING PZC wil dat haar cliënten in zo groot mogelijke vrijheid en zelfstandigheid leven. Zingeving is het centrale thema. Wat vindt de cliënt zinvol en wat is zinvol voor de medewerker en hoe kunnen wij, in overleg met elkaar, onze zorg- en dienstverlening daarop afstemmen. Medewerkers hebben dit doel voor ogen en zijn betrokken, voelen zich verantwoordelijk en zijn ondernemend. Wij noemen dit zingevingsgericht werken. Daarbij hebben cliënten, hun familie/mantelzorgers, bezoekers en andere betrokkenen ook een belangrijke eigen verantwoordelijkheid, om aan dit doel bij te dragen. In dit document beschrijven wij het gedrag dat hierbij verwacht wordt van onze medewerkers en iedereen die namens PZC optreedt. Deze regels met betrekking tot gedrag en integriteit zijn een onlosmakelijk onderdeel van de (arbeids-)contracten die met PZC worden gesloten. Tevens treft u de regels met betrekking tot mededinging aan. De contractant geeft met het tekenen van het (arbeids-)contract aan op de hoogte te zijn van deze gedragsregels en zich hieraan te houden. Deze gedragsregels behoren bij de procedure compliance 1 en zal, samen met de procedure, jaarlijks worden geëvalueerd. De bestuurder is verantwoordelijk voor de procedure compliance en tevens voor deze gedragsregels. Het gedragscode-boekje Afgesproken is de populaire versie van de gedragsregels. Alle medewerkers 2 en vrijwilligers ontvangen dit boekje bij in dienst treden. 1 Volgens wet- en regelgeving / integer 2 Hiermee bedoelen we medewerkers (in vaste - of tijdelijke dienst), leerlingen en stagiaire Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 1 van 8

3 KERNWAARDEN. Betrokken Onze medewerkers doen hun werk met hart en ziel. Zij geven cliënten en diens naasten het gevoel dat ze welkom zijn met hun hulpvraag en dat zij er werkelijk toe doen. We staan open voor de eigenheid en het bijzondere van elk mens en hebben respect voor alle mogelijke opvattingen. Onze betrokkenheid laten we zien door ons te verplaatsen in de belevingswereld van onze cliënten. We bieden oplossingen voor hun specifieke wensen en behoeften en spelen flexibel in op wisselende omstandigheden. Verantwoordelijk Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het resultaat van hun handelen. Ze werken goed samen, maar zijn ook autonoom. Ze zijn collegiaal, bereid om verantwoording af te leggen over wat ze doen, en altijd bezig hun taak zo goed mogelijk te vervullen. Ook integer zijn hoort daarbij. We verwachten van onze medewerkers dat ze open, oprecht en betrouwbaar zijn. Kortom: onze medewerkers zeggen wat ze doen en doen wat ze zeggen. Ondernemend Wij hechten grote waarde aan creativiteit en het vermogen van mensen om nieuwe wegen te bewandelen voor het ontdekken van kansen en het oplossen van problemen. Onze medewerkers tonen initiatief en maken gebruik van de vrijheid en de ruimte die de organisatie hen biedt. GEDRAG EN CULTUUR. Gedrag is concreet, zichtbaar en meetbaar. Cultuur is een onderliggende waarde, een gezamenlijk uitgangspunt van waaruit wij ons gedragen. Ons gedrag in het kader van good governance 3 en compliance vindt zijn oorsprong in een gedeelde cultuur. Het belang van de gedragsregels is meervoudig. De medewerkers van PZC doen hun werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Het is dan ook van groot belang dat onze klanten en onze stakeholders 4 vertrouwen (kunnen) hebben in PZC als organisatie en in de mensen die met elkaar het gezicht van PZC bepalen. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen met betrekking tot integer gedrag. Deze gedragsregels gelden voor iedereen die optreedt namens PZC. Dus niet alleen voor medewerkers, bestuurder en de Raad van Toezicht (RvT), maar ook voor bedrijven en instanties die werken in opdracht van PZC 5. Waar in dit document wordt gesproken van "de medewerker", wordt dus tevens gedoeld op "de representant" van PZC. In deze gedragsregels wil PZC een aantal belangen veilig stellen: het belang van onze klanten, het belang van onze medewerkers, het belang van PZC en het belang van de samenleving. Op sommige punten formuleren we de code in de vorm van concrete regels ( zoals bij de gedragsregels mededinging); op veel andere punten in de vorm van algemene gedragslijnen. Hiervoor is bewust gekozen. 3 Good governance is dat zowel de bestuurder als de RvT goed functioneren en dat de relatie tussen de twee organen complementair en constructief is. Het gaat om goed bestuur, toezicht en verantwoording. ( 4 belanghebbenden 5 Als gevolg hiervan maakt deze code ook onderdeel uit van de overeenkomsten met leveranciers Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 2 van 8

4 De code heeft als doel dat medewerkers en representanten hun handelen binnen de specifieke context goed interpreteren, beoordelen en afwegen. Niet om deze verantwoordelijkheid van hen over te nemen. Juist het nemen van verantwoordelijkheid is één van de kernwaarden van PZC. Dit document gedragsregels is een openbaar document. PZC en haar medewerkers willen op de inhoud te allen tijde aanspreekbaar zijn. Externe relaties en andere belanghebbenden kunnen de code inzien op de website van PZC. Leveranciers en bedrijven die in opdracht van ons werken, zal PZC apart informeren. Zij worden geacht van de inhoud van de code op de hoogte te zijn en weten dus aan welke afspraken en gedragsregels PZC hen zal houden. PZC vindt het belangrijk dat alle betrokkenen zich houden aan deze code. Deze gedragsregels zijn niet in de eerste plaats bedoeld als wetboek met regels en sancties. Want criteria en normen veranderen en ontwikkelen zich in de tijd. PZC hoopt vooral een proces op gang te brengen van bewustwording en dialoog. Schatten we de gevolgen en de risico's van bepaalde situaties goed in? Maken we daarin dezelfde afwegingen? Praten we hier voldoende over met elkaar? Zijn wij zorgvuldig genoeg? Hoe zorgen we ervoor dat we niet alleen integer handelen, maar ook nog eens integer overkomen? Dit alles in de wetenschap dat de grens tussen 'goed gedrag' en 'fout gedrag' niet altijd helder aan te geven is en per situatie anders kan lopen. In het navolgende passeren een aantal thema's de revue die van belang zijn wanneer PZC het heeft over gedrag en integriteit 6. ALGEMEEN De medewerkers van PZC worden geacht elke gedraging die afbreuk doet aan hun integriteit achterwege te laten. Dat betekent niet alleen dat zij handelen in de geest van deze gedragsregels en het boekje Afgesproken, maar ook dat zij in staat zijn om van geval tot geval risico's en kwetsbaarheden in te schatten en dat ze situaties vermijden waarin de schijn zich tegen hen of tegen PZC zou kunnen keren. In bijzondere situaties kan gebruik worden gemaakt van de klokkenluidersregeling. Deze procedure is te vinden in MyDMS 7 en tevens zijn de medewerkers-vertrouwenspersonen beschikbaar voor informatie en ondersteuning. Transparantie en openheid, zowel bij sollicitatie waarbij een VOG 8 dient te worden overlegd, als tegenover de direct leidinggevende en collega s tijdens het werk, zijn daarbij sleutelwoorden. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de (her)registratie in de kwaliteitsregisters die relevant zijn voor de functie en in de functiebeschrijving / arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd PZC doet zaken met anderen op basis van eerlijkheid, vertrouwen en duidelijke afspraken. PZC houdt zich aan haar woord. Als een afspraak toch op belemmeringen stuit, leggen we dat uit. Totdat een nieuwe afspraak is gemaakt, blijft de oude in stand. 6 Integriteit is de persoonlijke eigenschap, karaktereigenschap, van een individu die inhoudt dat de betrokkene eerlijk en oprecht is en niet omkoopbaar. 7 MyDMS = My Documentmanagementsysteem: het digitale kwaliteitshandboek 8 VOG = Verklaring omtrent het Gedrag Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 3 van 8

5 Medewerkers zijn zich bewust van risico s en handelen direct om risico s te verkleinen en eventuele gevolgen te beperken en signaleren risico s aan de leidinggevenden. Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensovertuiging, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat en handicap worden door PZC als vormen van ongewenst gedrag afgewezen. Evenals het opdringen van de eigen overtuiging aan anderen.. > Onder seksuele intimidatie wordt verstaan elke ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal, of fysiek gedrag, dat als zodanig kan worden gekwalificeerd. > Onder agressie wordt verstaan elk voorval waarbij een persoon verbaal, psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen. Hieronder valt ook pesten. > Onder discriminatie wordt verstaan elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die ten doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op religieus, politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven, wordt teniet gedaan of aangetast. DE OMGANG MET CLIËNTEN / KLANTEN PZC wil betrokken, verantwoordelijk en ondernemend zijn. Dit vereist een correcte, dienstverlenende instelling van de medewerkers in de richting van onze klanten. Cliënten / Klanten worden altijd met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit, politieke overtuiging, of hun gedragingen. Hierin passen geen verbale of nonverbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. In werktijd, maar ook buiten werktijd spreken we met respect over onze klanten. We gaan zorgvuldig, transparant en vertrouwelijk om met (cliënt / klant)informatie. De privacy van cliënten / klanten wordt gerespecteerd, informatie wordt deugdelijk opgeslagen en van de beschikbare kennis wordt geen oneigenlijk gebruik gemaakt. Van medewerkers van PZC wordt verwacht dat zij zich door hun gedrag niet in een positie brengen waarin zij chantabel zijn. Van cliënten / klanten wordt verwacht dat zij medewerkers van PZC niet in een chantabele positie brengen Van cliënten / klanten wordt geen geld, geschenken of anderszins geaccepteerd. Indien het onmogelijk is om beleefdheidshalve te weigeren zal men: o Het geschenk aan de leidinggevende geven, deze zal zorgen dat het ten goede komt aan de cliënten; o Verzoeken het geld te doneren aan de Stichting Vrienden van PZC, zodat het ten goede komt aan de cliënten; o Het geld aan de leidinggevenden geven voor storting in het budget voor het personeelsfeest, zodat het ten goede komt aan alle medewerkers. De schenker zal hiervan op de hoogte worden gesteld. Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 4 van 8

6 DE OMGANG MET COLLEGA'S PZC wil een prettig en veilig werkklimaat bieden. Daarbij hoort dat medewerkers elkaar collegiaal en met respect behandelen. (H)erken de grens van je medemens. Kijk kritisch naar jezelf en je eigen gedrag. Discriminatie, agressie, pesten en(seksuele) intimidatie zijn uit den boze en worden niet getolereerd. Een collega is een interne klant en dus zijn de opmerkingen bij de omgang met klanten hier ook van toepassing. PZC heeft in MyDMS klachtenprocedures voor cliënten en medewerkers beschikbaar. De (cliënt +medewerker) -vertrouwenspersonen dragen zorg voor klachtregistratie, analyse, verslaglegging en advisering ter verbetering. SCHEIDING WERK EN PRIVÉ PZC hecht veel belang aan een imago als integere organisatie. Om de relatie met externe partijen zuiver te houden gaat PZC uit van een duidelijke scheiding tussen werk en privé: PZC wil dat medewerkers de opdrachtgeverrol niet vermengen met de klantrol. Dit betekent in beginsel dat medewerkers privé geen goederen of diensten afnemen bij een bedrijf, waarmee ook PZC zaken doet of in het recente verleden zaken deed. Als dat toch gebeurt, dan alleen tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden. Hiervan kan enkel worden afgeweken in het geval PZC met een bedrijf een collectieve voordeelregeling is overeengekomen. Uit oogpunt van transparantie worden privétransacties met leveranciers van PZC gemeld bij de leidinggevende. De opdrachtverlening door PZC aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant. In het bijzonder als het gaat om opdrachtverstrekking aan bedrijven waarin familieleden of bekenden werkzaam zijn in invloedrijke posities. Deze code maakt daarom onderdeel uit van het inkoopbeleid en de samenwerkingsprocedures. Het is niet toegestaan voor medewerkers om bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van derden met behulp van eigendommen van PZC. Het is niet geoorloofd dat medewerkers voor zichzelf of voor hun verwanten enige vorm van voordeel of voorrang regelen, waar het de dienstverlening van of namens PZC betreft. Dit geldt ook voor de woningtoewijzing. Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd -zouden kunnen- zijn met de belangen van PZC. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij de leidinggevende. De leidinggevende legt dit vast in het personeelsdossier. Het betreft hier bestuursfuncties, toezichthouders functies, vrijwilligerswerk of werkzaamheden voor andere werkgevers. PZC sponsort geen initiatieven van en door organisaties die het persoonlijk belang van een medewerker voorop stellen in plaats van het belang van PZC. Evenmin als het de sponsoring betreft van een organisatie waarbinnen een medewerker op enigerlei wijze beslissingsbevoegdheid heeft over de bestemming van sponsorgelden. RELATIEGESCHENKEN Relatiegeschenken worden niet beschouwd als een persoonlijke gift, maar als een geschenk aan PZC. Wanneer een medewerker een (relatie)geschenk ontvangt, geeft hij dit aan zijn leidinggevende. De leidinggevende bezorgt het bij een doelgroepmanager ten bate van activiteiten voor de cliënten. PZC wil voorkomen dat relatiegeschenken -zouden kunnen- worden gezien als tegenprestatie voor een geleverde/te leveren dienst (bijvoorbeeld het niet volledig uitonderhandelen van de prijs). Het aannemen van geschenken of giften in geld of natura van een relatie waarmee op datzelfde moment wordt gesproken of onderhandeld over een mogelijke opdrachtverlening is niet toegestaan. Geschenken thuis, stiekem of in de vorm van geld worden niet geaccepteerd. Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 5 van 8

7 PZC wil niet dat geschenken (in geld of in natura) of uitnodigingen op het privéadres van medewerkers worden aangeboden. PZC gaat ervan uit dat onze externe relaties van deze regel op de hoogte zijn en zich er aan houden. Geschenken die desondanks op een privéadres worden aangeboden zullen, ongeacht hun waarde, worden geweigerd. PZC zal de betreffende cliënt / relatie in dat geval informeren over / herinneren aan deze gedragsregels en indien nodig passende maatregelen nemen. UITNODIGINGEN Alle uitnodigingen voor etentjes, seminars, excursies en evenementen op kosten van de uitnodiger worden vooraf gemeld aan, besproken met en eventueel goedgekeurd door de leidinggevende. De leidinggevende maakt samen met de betreffende medewerker een inhoudelijke afweging en besteedt hierbij ook aandacht aan de kansen en risico's die het aannemen van die uitnodiging met zich meebrengt. Daarnaast wordt van geval tot geval afgewogen of de tegenwaarde van het aanbod binnen redelijke grenzen blijft en in logische verhouding is met de aard van het contact. Wanneer er sprake is van een duidelijke meerwaarde voor PZC (netwerk, verdiepen relatie tijdens uitvoering van het werk e.d.) kan de medewerker op de uitnodiging ingaan. Ook hier geldt dat PZC wil voorkomen dat een uitnodiging door wie dan ook zou kunnen worden opgevat als tegenprestatie voor een gunst of een dienst. Dit betekent dat, als er ook maar de geringste twijfel bestaat over de gepastheid, het aanbod vriendelijk afgewezen wordt. MOBIELE TELEFOON Tijdens de werkzaamheden gebruiken medewerkers hun persoonlijke mobiele telefoon niet. SOCIAL MEDIA PZC wil graag Social Media inzetten ter promotie van onze organisatie en is zeer voor openheid en transparantie. Uiteraard kunnen ook medewerkers persoonlijk actief zijn op de diverse Social Media, waarbij zij zich dienen te houden aan het privacyreglement en de handreiking Hoe gebruik je Social Media op een verantwoorde manier'. (V&VN, Beroepsvereniging van zorgprofessionals.) INTERNET EN Het gebruik van computers, internet en vraagt specifieke afspraken. Deze zijn opgenomen in het internet- en reglement. Van medewerkers wordt verantwoordelijk, professioneel en integer handelen verwacht, om risico s met betrekking tot computergebruik te voorkomen. GEBOUWEN EN WERKOMGEVING Medewerkers gaan zorgvuldig om met het gebouw en de werkomgeving. Middelen en materialen worden alleen gebruikt waarvoor zij bestemd zijn en op de door de leveranciers aanbevolen wijze. Storingen en defecten worden direct en zonder uitstel gemeld. Ook wordt ervoor gezorgd dat een medewerker uit de volgende dienst op de hoogte is van de storing/het defect en zo mogelijk wordt een (tijdelijke) oplossing gerealiseerd. Indien er een gevaarlijke situatie kan ontstaat door een storing/defect wordt dit gemeld volgens de procedures Melden Incidenten Cliënten(MIC) en/of Melding (bijna) incidenten medewerkers (MIM). Tijdens de werkzaamheden wordt zuinig omgegegaan met energie en afval wordt zo mogelijk gescheiden. Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 6 van 8

8 MEDEDINGING. De gedragsregels mededinging zijn bedoeld om de RvT, Bestuurder en de medewerkers van PZC bewuster te maken van integer handelen ten aanzien van de mededingingsregelgeving. Dat gebeurt door vast te leggen wat in het algemeen als wenselijk en als nietwenselijk gedrag wordt beschouwd. PZC handelt overeenkomstig het principe van een evenwichtige en eerlijke marktwerking en neemt daartoe de toepasselijke mededingingsregelgeving in acht. Medewerkers van PZC zijn verplicht zich te onthouden van handelingen die in strijd zijn met de mededingingsregelgeving. Hieronder volgen enkele voorbeelden van handelingen die onder geen enkele omstandigheid zijn toegestaan: schriftelijke of mondelinge afspraken met concurrenten omtrent prijzen of andere voorwaarden, tenzij sprake is van een combinatie waaraan PZC deelneemt; schriftelijke of mondelinge afspraken met concurrenten om bepaalde klanten of gebieden onderling te verdelen; bedrijfsgevoelige informatie verstrekken aan concurrenten zoals informatie over prijzen, kortingen, leveringsvoorwaarden, bedrijfsstrategie etc.; schriftelijke of mondelinge afspraken met concurrenten over het al dan niet inschrijven op aanbestedingen. RvT, bestuurder en medewerkers van PZC zijn verplicht te handelen naar de regels die zijn opgenomen in deze gedragsregels. Dit betekent dat zij zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord zullen gedragen. Indien medewerkers in hun contacten met concurrenten en/of andere derden worden benaderd om deel te nemen aan verboden afspraken of kennis krijgen van overtredingen van het mededingingsrecht dienen zij dit onverwijld te melden aan de daartoe aangestelde compliance-officer. De compliance-officer initieert de implementatie van de gedragsregels in de organisatie. Een compliancetraining kan hiervan onderdeel zijn en heeft als doel het bestuur en de medewerkers ten volle vertrouwd te maken met de werking van de gedragsregels met betrekking tot mededinging en de naleving van de, in de gedragsregels met betrekking tot mededinging opgenomen, voorschriften te verzekeren. De directie en de door het bestuur aangewezen medewerkers zijn verplicht om aan de compliancetraining deel te nemen. Medewerkers die uit hoofde van hun functie of anderszins de beschikking krijgen over vertrouwelijke informatie zijn verplicht deze informatie geheim te houden. Indien een medewerker twijfels heeft omtrent het karakter van bepaalde informatie, dient hij dit voor te leggen aan de bestuurder of leidinggevende. Door middel van het ondertekenen van het (arbeids-)contract wordt het handelen naar deze gedragsregels inzake mededingingsregels geborgd. Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 7 van 8

9 OVERIGE DOCUMENTEN MET SPECIFIEKE GEDRAGSREGELS (van toepassing voor onze medewerkers en voor hen inzichtelijk in het kwaliteitshandboek MyDMS). Omgang tussen medewerkers en cliënten, bejegening Gedragscodeboekje Afgesproken! Procedure Mishandeling/huiselijk geweld Procedure Meldingsformulier (bijna) incidenten medewerkers Procedure Traumaopvang na ingrijpende gebeurtenis Procedure disciplinaire maatregelen Dagelijkse omgang Procedure Voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag Huisregels Crabbehoff, Huisregels Dubbelmonde Procedure Genotsmiddelen cliënten Procedure Zorgweigering Inkoopbeleid goederen en diensten Informatie en geheimhouding Informatie Beveiligingsbeleid (IB-beleid) Privacybeleid ( + bijbehorende procedures) Privacyreglement Procedure Toestemming inzage in dossier/personeelsgegevens Procedure Archiveren papieren dossiers Procedure Mediabenadering Procedure Inzage personeelsdossiers Procedure Thuiswerken Internet en reglement Brochure V&VN Hoe gebruik je Social Media op een verantwoorde manier' Klachten Procedure Klachten cliënten Procedure Klachten medewerkers Procedure Klokkenluidersregeling Of hiervoor in de plaats tredende documenten. TENSLOTTE Wanneer een medewerker, een leverancier of een externe relatie handelt in strijd met deze gedragsregels, dan beschouwt PZC dat als een ernstige aangelegenheid. Afhankelijk van de ernst van de 'overtreding' zal de leidinggevende stappen ondernemen. Deze kunnen zich uitstrekken tot disciplinaire maatregelen tegen medewerkers of tot het verbreken van de samenwerking met een externe relatie of een leverancier. Bij strafrechtelijke zaken wordt onverwijld aangifte gedaan bij de bevoegde instanties. BEVESTIGING EN ONDERTEKENING Ik heb deze verklaring gelezen en middels mijn arbeidsovereenkomst / mijn contract ondertekend. Datum : vs. 4. definitief/ auteur : W. Tolenaars blz. 8 van 8