Huishoudelijk reglement Stichting Agnes van Leeuwenberch, Huize Agnes in de wandelgangen

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Stichting Agnes van Leeuwenberch, Huize Agnes in de wandelgangen Door het volledige bestuur goedgekeurd op 2 november 2015 Algemene bepalingen Artikel 1 1. In dit reglement wordt verstaan onder: De stichting: de Stichting Agnes van Leeuwenberch, gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer ; 2. De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 16 juli 2015 bij notaris A. Van Heesen, Van Doorne N.V. te Amsterdam; 3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 5 van de Statuten; 4. Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel inkomsten genoemd; 5. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting. Doel van de Stichting Agnes van Leeuwenberch (Huize Agnes) Artikel 2 Bewerkstelligen dat 1. Huize Agnes een veilige, gezonde en duurzame woonomgeving is voor vrouwen en kinderen zonder papieren waar bewoonsters, kinderen, vrijwilligers, personeel en gasten zich veilig weten en zich thuis voelen. 2. Er voldoende financiële en materiele middelen, vrijwilligers en personeel zijn om dat te realiseren. Beleid Artikel 3 1. Het beleid is vastgelegd in een werkplan. Dit werkplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien door de coördinator. Elke nieuwe versie van een werkplan is van kracht op het moment dat deze door het bestuur is goedgekeurd. Het werkplan bevat een jaarbegroting. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document Vrijwilligersbeleid. Het bestuur en de coördinator Artikel 4 1. Het bestuur: Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting; Draagt er zorg voor dat volledig bestuurd wordt volgens de principes en bepalingen die zijn vastgelegd in de Utrechtse Voorwaarden voor goed bestuur 2013 van de Gemeente Utrecht en de Governancecode Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening (2013), model instruerend bestuur (blz ). Om de continuïteit in het besturen te garanderen kan in de komende jaren alleen artikel VI, 7 punt 3 van de Huishoudelijk reglement Huize Agnes 1

2 Governancecode niet gerealiseerd worden: twee bestuursleden hebben een familiaire relatie; Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishoudelijk reglement); Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering; Is verantwoordelijk voor de aansturing en de begeleiding van de coördinator. Zij draagt zorg voor een duidelijk takenpakket, goede werkafspraken en werkbegeleiding -en functioneringsgesprekken; Elk bestuurslid neemt bij toerbeurt deel aan de aansturings- en begeleidingsgesprekken die het bestuurslid met de portefeuille VPV met de coördinator voert (zie artikel 4, 5); Kan in bijzondere omstandigheden een lening van maximaal 1250 euro aan een (oud-)bewoonster verstrekken. Hiervoor is schriftelijke toestemming van de penningmeester nodig. De hoogte van de lening, de termijnen waarop afgelost wordt en de uiterlijke datum van aflossing worden in een schriftelijk contract, ondertekend door de coördinator en de ontvangster van de lening, vastgelegd. Is niet bevoegd tot het afsluiten van leningen in welke vorm dan ook in andere omstandigheden dan de hierboven genoemde; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in de statuten, het beleidsplan en de jaarbegroting. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen, zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herkiezingvolgorde zoals bepaald in het door het bestuur vastgestelde rooster van aftreden (zie Bijlage 1); De leden van het bestuur worden benoemd voor een aaneengesloten periode van maximaal vier jaar en treden af volgens een door het bestuur opgesteld rooster. Aftredende leden zijn aansluitend nog een keer herbenoembaar. Een in een tussentijdse vacature benoemd lid van het bestuur treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats zij is benoemd volgens het rooster had moeten aftreden. Ontstaat een vacature, dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen; Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur; Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd. Om structurele belangenverstrengeling te voorkomen, wordt ervoor gezorgd dat de meerderheid van het bestuur geen familie van elkaar is in de 1 e en 2 e graad. Huishoudelijk reglement Huize Agnes 2

3 Relevante nevenfuncties van de bestuursleden en van de coördinator worden in het jaarverslag opgenomen. Nevenfuncties worden als relevant beschouwd als deze tot de (schijn van) belangenverstrengeling kunnen leiden. Bij iedere wijziging in de samenstelling van haar bestuurders wijzigt het bestuur terstond het uittreksel bij de Kamer van Koophandel. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen. Alle leden van het bestuur zijn eindverantwoordelijk voor het bereiken van de doelen van de stichting (artikel 2 en 3). Daarbij houden zij rekening met de statuten en het huishoudelijk reglement. Zij zijn bevoegd om alles te doen wat nodig is voor het bereiken van de doelen van de stichting, in overleg met de andere leden van het bestuur en in overeenstemming met de taakverdeling onder de bestuursleden zoals vermeld in hun taak- en functieomschrijvingen, de statuten en het huishoudelijk reglement. Zij zijn gehouden aan de door de stichting getekende contracten. Elk bestuurslid onderhoudt contacten met alle daarvoor in aanmerking komende personen en instanties en vertegenwoordigt samen met de secretaris en de penningmeester de stichting bij ontstentenis van de voorzitter. Bestuursleden ontvangen geen beloning maar kunnen voor gemaakte onkosten een declaratie indienen bij de penningmeester. 2. Taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter Coördineren en leiding geven aan het bestuur; Inspireren en op de hoogte zijn van relevante informatie; Samenwerken en delegeren; Bemiddelen, het op een lijn krijgen van de bestuursleden; Communiceren met belanghebbenden; Representatie naar de buitenwereld; Het leiden van de vergaderingen en de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming. 3. Taken en verantwoordelijkheden van de secretaris Voorbereiden van vergaderingen in overleg met de voorzitter en het tijdig sturen van de agenda en de daarbij behorende stukken aan de leden van het bestuur; Zorgdragen voor het notuleren van de vergadering en het tijdig sturen van de notulen en de besluitenlijst aan de leden van het bestuur; Beantwoorden van ingekomen post, zo nodig in overleg met de voorzitter; Aanleveren van informatie voor de interne en externe nieuwsvoorziening (o.a. de website, de Nieuwsbrief); Aanleveren van informatie voor het werkplan en het jaarverslag; Opzetten en bijhouden van het archief; Geheugen van de organisatie zijn; Toezien op het volgen van de statuten en het huishoudelijk reglement; Opstellen van het rooster van aftreden in overleg met het bestuur en tijdig (her)verkiezingen organiseren; Huishoudelijk reglement Huize Agnes 3

4 Communiceren met belanghebbenden. 4. Taken en verantwoordelijkheden de penningmeester Fiatteren en betalen van alle facturen en fiat van een tweede bestuurslid vragen voor niet begrootte uitgaven hoger dan 500 Euro; Bijhouden archief voor wat betreft financiële stukken; Regelmatig en met verantwoorde tussenpozen van maximaal 14 dagen de inkomsten en uitgaven van alle rekeningen van de Stichting bekijken; Leiding geven aan de boekhouder, de administratieve vrijwilliger en de coördinator wat betreft financieel-administratieve zaken als, verzenden rekeningen, afbetaling schulden bewoonsters; Controleren van de boekhouding; Elk kwartaal een schriftelijke financiële rapportage van de actuele financiële situatie (inkomsten, uitgaven en prognoses van inkomsten en uitgaven) van de stichting geven, en mogelijke financiële risico s aan de orde stellen (zie ook artikel 13, 1); Opstellen van de jaarrekening en het financieel jaarverslag en de jaarbegroting binnen de daarvoor gestelde termijnen waarna vaststelling door het bestuur volgt; Voorleggen van de jaarrekening en het financieel jaarverslag aan de twee leden van de kascommissie die jaarlijks door het bestuur worden aangesteld; Erop toezien dat de jaarrekening voor 1 juli van het opvolgende jaar digitaal openbaar wordt gemaakt; Samen met het bestuur het beleid ten aanzien van vrijwilligersvergoedingen en onkostenvergoeding voor vrijwilligers vaststellen en (laten) uitvoeren; Samen met het bestuur het beleid ten aanzien van leningen aan vrouwen en terugbetaling vaststellen en (laten) uitvoeren; Communiceren met belanghebbenden. 5. Taken en verantwoordelijkheden van het bestuurslid belast met het beleid voor vrouwen, personeel en vrijwilligers (VPV) Verantwoordelijk voor de communicatie met de instantie van waaruit personeel wordt gedetacheerd, de Tussenvoorziening; Bevorderen dat de Tussenvoorziening en Huize Agnes van elkaars expertise kunnen profiteren; Namens het bestuur aanspreekpunt zijn als vrouwen, vrijwilligers of personeel een officiële klacht hebben ingediend volgens één van de klachtenprocedures van Huize Agnes; Gunfactor voor Huize Agnes realiseren; Samen met de coördinator plannen van de toekomstige behoefte aan vrijwilligers en personeel van de organisatie en bevorderen dat blijvend in deze behoefte kan worden voorzien; Aanspreekpunt voor de coördinator over beleidszaken ten aanzien van: Vrouwen en kinderen o Instroom en uitstroom o Stimuleren zelfredzaamheid Huishoudelijk reglement Huize Agnes 4

5 o (Her)aanvragen asielverlening, juridische hulp, scholing, medische zorg Vrijwilligers en personeel o Leiding geven o Deskundigheidsbevordering o Motiveren Locaties huizen Huize Agnes o Bezettingsgraad o Nieuwe locaties o Onderhoud o Financiële aspecten als huur, energierekening, aanleveren van gegevens aan de penningmeester Samen met een ander bestuurslid (zie artikel 4.1) voert het bestuurslid VPV de aansturings- en begeleidingsgesprekken met de coördinator, in de inwerkperiode driewekelijks, later zeswekelijks. 6. Taken en verantwoordelijkheden van het bestuurslid Fondsenwerving Zorgen dat zij op de hoogte is van financieringsmogelijkheden; Zoeken naar mogelijkheden en ideeën voor het vinden van financiën; Aanvragen van structurele en projectmatige fondsen volgens de eisen en criteria die de financier stelt; Ontwikkelen en uitvoeren van strategie en tactiek voor het opbouwen en onderhouden van formele en informele relaties met donateurs, begunstigers en fondsen; Bijhouden overzicht van toegezegde bedragen en geoormerkte gelden; Tijdig en op maat rapporteren aan de diverse investeerders over de behaalde resultaten; Ontwikkelen, implementeren, evalueren en bijstellen van het beleid op het gebied van fondsenwerving; Verzorgen van financiële en inhoudelijke rapportage aan het bestuur van de fondswerving in samenwerking met de penningmeester; Adviseren en ondersteunen van bestuur, coördinator en vrijwilligers in het zoeken naar donateurs; Communiceren met belanghebbenden. 7. Taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuurslid Mede bepalen van het door het bestuur gevoerde beleid; Assisteren en vervangen, indien nodig, van een ander bestuurslid in diens taken; Actief deelnemen aan het bestuur en zich ontplooien waar mogelijk op het gebied van bestuurs- en commissietaken overeenkomstig de eigen kwaliteiten; Erop toezien dat besluiten die het bestuur neemt in de geest zijn van de wensen van de oprichtster van de stichting Agnes van Leeuwenberch; Communiceren met belanghebbenden. Huishoudelijk reglement Huize Agnes 5

6 8. Plaats in de organisatie, taken en verantwoordelijkheden van de coördinator De coördinator is vanuit de Tussenvoorziening gedetacheerd bij de Stichting Agnes van Leeuwenberch. De coördinator wordt aangestuurd en begeleid door het bestuurslid met de portefeuille VPV en een ander bestuurslid (zie artikel 4, 1 en 4,5). Bij aanvang van de aanstelling gebeurt dit in driewekelijkse gesprekken, later in zeswekelijkse. De Tussenvoorziening draagt zorg voor de naleving van de met de gedetacheerde overeengekomen arbeidsvoorwaarden, gebaseerd op de CAO Welzijn en ziet toe op de juiste toepassing van de rechtspositie van de coördinator. De coördinator geeft leiding aan de vrijwilligers en het personeel van de stichting en legt minstens eenmaal per zes weken verantwoording af aan het bestuur van de stichting. Elk kwartaal overleggen bestuurslid VPV, voorzitter van het bestuur, coördinator en de clustermananager van de Tussenvoorziening over de voortgang van de werkzaamheden voor de stichting. De functionerings- en beoordelingsgesprekken met de coördinator over de werkzaamheden voor de stichting worden gehouden met de clustermanager van de Tussenvoorziening, het bestuurslid VPV, en eventueel de voorzitter van het bestuur. Taken en verantwoordelijkheden Algemeen Zorgdragen voor een gezond, duurzaam en veilig leefklimaat voor de bewoonsters, vrijwilligers en personeel in lichamelijk, sociaal en psychisch opzicht; Bewaken van de kwaliteit van de hulpverlening en bevorderen van de kwaliteit; Onderhouden en uitbreiden van het ondersteunend netwerk van de stichting; Deelnemen aan gemeentelijke, provinciale en landelijke besprekingen die handelen over de doelgroep van de stichting; Initiëren en implementeren van nieuw beleid; Beheren van de kas en rekeningen in (laten) dienen bij de gemeente Utrecht; Beslissen over onkosten- en reiskostenvergoedingen van vrijwilligers in overleg met de penningmeester; Informeren van, overleggen met en verantwoording afleggen aan het bestuur over beleidszaken ten aanzien van: Vrouwen en kinderen o Zorgdragen voor selectie bewoonsters en plaatsing in locaties Huize Agnes o Zorgdragen dat de zelfredzaamheid van de bewoonsters en kinderen in alle aspecten van het dagelijkse leven gestimuleerd wordt o Zorgdragen voor toezicht op voortgang van aanvragen en lopende procedures, juridische hulp, scholing, werk, gezondheid en algemeen welzijn van de vrouwen en kinderen o Vaststellen van leefgeld (samen met bestuurslid VPV en de penningmeester van het bestuur) en ervoor zorgen dat het uitbetaald wordt Huishoudelijk reglement Huize Agnes 6

7 Vrijwilligers en personeel o Leiding en begeleiding geven o Zorgdragen voor voldoende vrijwilligers een personeel dat geschikt is voor de taken o Taak- en functieomschrijvingen maken o Zorgdragen voor de deskundigheidsbevordering o Wensen, o.a. op het gebied van scholing pijlen en zo mogelijk laten vervullen o Motiveren Locaties huizen van Huize Agnes o Zorgdragen voor voldoende bewoners daarbij inbegrepen de zorg voor een evenwichtige samenstelling van de bewoonsters o Samen met het bestuur zorgdragen voor een nieuwe locatie als een locatie wegvalt o (Laten) signaleren van gebreken in de staat van onderhoud van de huisvesting en in overleg met het bestuur maatregelen nemen o Financiële aspecten van de huizen als huur, energierekening bijhouden en problemen signaleren De coördinator is bevoegd om alles te doen wat nodig is voor het bereiken van de doelen van de stichting, met uitzondering van datgene wat expliciet is toebedeeld aan het bestuur. Hij of zij onderhoudt contacten met alle daarvoor in aanmerking komende personen en instanties. De coördinator ontvangt een salaris en een vergoeding voor gemaakte onkosten. Royement bestuursleden Artikel 5 1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt; 2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als zij meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Bestuursbesluiten Artikel 6 Het bestuur: Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering; Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven Huishoudelijk reglement Huize Agnes 7

8 uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt; Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot. Geldigheid vergaderingen Artikel 7 Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien ten minste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht. Frequentie vergaderingen Artikel 8 Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen. Een bestuursvergadering duurt maximaal 3 uur. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld. Agenda vergaderingen Artikel 9 1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; 2. De secretaris mailt de conceptagenda en de erbij bijbehorende bijlages uiterlijk 5 dagen voor aanvang van de vergadering door; 3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen; 4. Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. Huishoudelijk reglement Huize Agnes 8

9 5. De secretaris draagt er zorg voor dat de punten die volgens dit huishoudelijk reglement driejaarlijks (artikel 16,2) jaarlijks (artikel 16, 1 en 3, artikel 13, 3) of elke vergadering (artikel 4, 4, artikel 13, 1 en 2) door het bestuur besproken moeten worden, tijdig geagendeerd worden. Notulen vergaderingen Artikel Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden; 2. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld; Inbreng tijdens de vergadering Artikel Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht; 2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering; 3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing in overleg met de andere bestuursleden. Communicatie Artikel Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: a) Het personeel, de vrijwilligers, vrouwen en kinderen van Huize Agnes; b) Donateurs, fondsen en collega-stichtingen; c) De gemeente Utrecht; d) De media. 2. Het bestuur draagt o.a. zorg voor een goed communicatie door alle aspecten die genoemd zijn onder VIII Externe inbreng en verantwoording van de Governancecode Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening (2013), model instruerend bestuur (blz , zie Bijlage 2) via website dan wel jaarverslag te realiseren. Risicobeheersings- en controlesysteem financiële en operationele doelstellingen Artikel Het bestuur draagt zorg voor een adequaat risicobeheersings- en controle systeem van de financiële doelstellingen van de stichting door elke vergadering een verslag van de actuele financiële situatie van de stichting te bespreken, mogelijke risico s als aflopen subsidie en afname donaties te analyseren en te bespreken hoe ze te voorkomen, het jaarverslag door een externe instantie te laten opstellen en het door een kascommissie te laten controleren. 2. Het bestuur draagt zorg voor een adequaat risicobeheersings- en controle systeem van de operationele doelstellingen van de stichting door elke vergadering te bespreken in welke mate de doelstellingen van de stichting gerealiseerd worden, mogelijke risico s te analyseren en te bespreken hoe ze te voorkomen. Huishoudelijk reglement Huize Agnes 9

10 3. Minstens eenmaal per jaar wordt de schriftelijke rapportage over de opzet en werking van het risicobeheersings- en controlesysteem van de financiële en operationele doelstellingen in het Bestuur besproken en worden de conclusies en de daaruit voortvloeiende maatregelen schriftelijk vastgelegd. Donaties en declaraties Artikel Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door het bestuur; 2. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel; 3. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden gestort op de bankrekening van de stichting; 4. Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden, ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst op de bankrekening van de stichting gestort; 5. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en kunnen zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven Maatschappelijke en ecologische verantwoordelijkheid Artikel 15 De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om haar ecologische en maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken. Evaluatie functioneren bestuur en coördinator Artikel Het Bestuur bespreekt ten minste een keer per jaar en buiten de aanwezigheid van de coördinator, haar eigen functioneren, dat van haar leden en van eventuele door haar ingestelde commissies, en trekt op basis daarvan conclusies. Uitkomsten en afspraken uit de evaluaties worden schriftelijk vastgelegd. Het bestuur vraagt vooraf aan de bespreking de visie van de coördinator en betrekt die visie in de bespreking van het eigen functioneren. 2. Minimaal een keer per drie jaar laat het bestuur zich bij de evaluatie van het eigen functioneren ondersteunen door een externe, die niet alleen het evaluatiegesprek leidt, maar ook inhoudelijk als kritische sparringpartner kan functioneren en het Bestuur kan helpen om blinde vlekken te onderkennen en te bespreken. 3. Minstens een keer per jaar bespreekt het Bestuur het functioneren van de coördinator en indien van toepassing, van het coördinerend personeel als collectief. Dit gebeurt in afwezigheid van de coördinator en andere personen van wie het functioneren besproken wordt. Slotbepalingen Artikel In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Huishoudelijk reglement Huize Agnes 10

11 2. Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per . Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Bijlage 1 Samenstelling bestuur Stichting Agnes van Leeuwenberch en rooster van aftreden Bijlage 2 VIII Externe inbreng en verantwoording van de Govenrancecode Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening (2013), model instruerend bestuur (blz ) Huishoudelijk reglement Huize Agnes 11

12 Bijlage 1 Samenstelling bestuur Stichting Agnes van Leeuwenberch en rooster van aftreden Samenstelling bestuur van Huize Agnes Marinel Gerritsen, voorzitter Linda Huldman, secretaris Oscarine Vonk, penningmeester Kim Harsta, fondsenwerver Henny van den Nagel, Vrouwen, Personeel en Vrijwilligersbeleid Wendeline van den Nagel, algemeen bestuurslid Rooster van aftreden Huize Agnes Functie Naam In bestuur sinds Jaar van aftreden Herbenoembaar Jaar van aftreden Voorzitter Marinel Gerritsen mrt 2019 ja 1 mrt 2023 Secretaris Linda Huldman mrt 2017 ja 1 mrt 2021 Penningmeester Oscarine Vonk nov 2018 ja 1 nov 2022 Fondsenwerver Kim Harsta nov 2017 ja 1 nov 2021 Vrouwen, Personeel en Vrijwilligersbeleid Henny vd Nagel nov 2019 ja 1 nov 2023 Algemeen bestuurslid Wendeline vd Nagel 2015 Blijvend lid Blijvend lid Blijvend lid Het bestuur bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zes vrouwelijke leden. De leden van het bestuur worden benoemd voor een aaneengesloten periode van maximaal vier jaar en treden af volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Aftredende leden zijn aansluitend nog een keer herbenoembaar. Een in een tussentijdse vacature benoemd lid van het bestuur treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats zij is benoemd volgens het rooster had moeten aftreden. Huishoudelijk reglement Huize Agnes 12

13 Bijlage 2 VIII Externe inbreng en verantwoording van de Govenrancecode Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening (2013), model instruerend bestuur (blz ) VIII. Externe inbreng en verantwoording Als maatschappelijke onderneming heeft de W&MD-onderneming een bijzondere relatie met haar belanghebbenden. Daarmee worden in elk geval bedoeld degenen die belang hebben bij de maatschappelijke functie van de W&MD-onderneming en degenen die de W&MD-onderneming nodig heeft om de maatschappelijke functie te vervullen. In elk geval zijn dat: de gebruikers van de producten en diensten, de overheden in het werkgebied, overige opdrachtgevers en financiers, de ketenpartners en vrijwilligers. Wie concreet de belanghebbenden zijn, bepaalt elke W&MD-onderneming op basis van haar positionering als maatschappelijke onderneming. Het is mogelijk dat de belanghebbenden per aspect van de maatschappelijke functie verschillen. De Directie en het Bestuur staan open voor inbreng van belanghebbenden en stellen zich toetsbaar op. Zij zorgen ervoor dat de belanghebbenden inbreng kunnen hebben bij het ontwikkelen van beleid en plannen die hen raken en dat zij geïnformeerd zijn over onder meer de gemaakte keuzen, de gerealiseerde prestaties en de inrichting en het functioneren van de besturende en toezichthoudende organen. VIII.1 De W&MD-onderneming heeft een beleid over de relatie met de belanghebbenden. Hierin staat in elk geval: wie de belanghebbenden zijn; waarover zij worden gehoord en hoe; waarover zij worden geïnformeerd en hoe. 20 VIII.2 Belanghebbenden worden, voor zover voor hen van belang, in elk geval gehoord over: missie, visie, doelstelling en/of grondslag van de W&MD-onderneming; beleid over het aanbod: aanpassing van de portfolio, verandering van doelgroep, inhoud van diensten en producten (aard, locatie, prijs) en hun kwaliteit; vrijwilligersbeleid. VIII.3 Het Bestuur zorgt ervoor dat zij bij de vaststelling van het beleid over de onder VIII.2 genoemde onderwerpen, geïnformeerd is over de inbreng van belanghebbenden, zodat die kan worden meegewogen bij het vaststellingsbesluit 21. VIII.4 De belanghebbenden worden in elk geval geïnformeerd over: wat de W&MD-onderneming biedt: - missie, visie, doelstellingen en/of grondslag; - producten en diensten en doelgroepen waar de onderneming zich op richt. de prestaties van de W&MD-onderneming in het afgelopen jaar: - maatschappelijke prestaties; - beschikbare financiële middelen en de inzet daarvan. 20 W&MD-ondernemingen hebben over het algemeen relaties met belanghebbenden om het aanbod beter op hun wensen af te stemmen en om te rapporteren over wat geleverd is. De principes en bepalingen van de code vragen om een integraal en expliciet beleid in deze. 21 Net zo als bij een reorganisatie gevraagd wordt naar het commentaar van de ondernemingsraad en het draagvlak bij medewerkers, wordt hier gevraagd naar de wensen en behoeften van belanghebbenden. Van leden van het Bestuur mag worden verwacht dat zij daarnaast ook zelf hun oor te luisteren leggen en opvangen hoe de W&MD-onderneming in de omgeving valt. 60 Huishoudelijk reglement Huize Agnes 13

14 de inrichting en het functioneren van het bestuur en toezicht in het afgelopen jaar: - de hoofdstructuur: keuze uit drie modellen (zie hoofdstuk 3) en de inrichting van deze modellen op hoofdlijnen 22 ; - omvang en samenstelling van het Bestuur en de Directie; - wat betreft de leden van het Bestuur: hun leeftijd, geslacht, begin en einde van de lopende zittingstermijn, de hoeveelste zittingstermijn; wie op voordracht van een orgaan binnen de W&MD-onderneming of een andere instelling is benoemd, hun hoofd- en andere nevenfuncties en hun honorering; - wat betreft de leden van de Directie: hun leeftijd, nevenfuncties, omvang van dienstverband en de structuur en hoogte van hun beloning; - wat betreft het functioneren van het Bestuur: de werkzaamheden en werkwijze, belangrijke onderwerpen die besproken zijn en de (her)benoeming van leden; - de profielschets voor het Bestuur, alsmede de reglementen. hoe de relatie met belanghebbenden is ingericht en werkt: - het beleid ten aanzien van de relatie met belanghebbenden; - de realisatie van dit beleid in het afgelopen jaar. Er wordt rekening gehouden met van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de vereisten van financiers. VIII. Alle informatie genoemd onder VIII.4 die betrekking heeft op het afgelopen jaar wordt in de jaarstukken opgenomen. De jaarstukken worden op de website geplaatst. Indien de W&MD- onderneming geen website heeft, zorgt zij ervoor dat geïnteresseerden de stukken kunnen opvragen. Alle andere informatie genoemd onder VIII.4 is beschikbaar op de website of zijn opvraagbaar indien de W&MD-onderneming geen website heeft. 22 Met hoofdlijnen wordt bedoeld: de modelkeuze en de uitgangspunten voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen het besturende en toezichthoudende orgaan, alsmede hun personele invulling. 61 Huishoudelijk reglement Huize Agnes 14