INSTALLATIE MAIL SUITE

Transcriptie

1 INSTALLATIE MAIL SUITE 0 0

2 INSTALLATIE MAIL SUITE HANDLEIDING DATUM: Inleiding Codeless BPA Platform Workflow4U Workflow4U Integration Tool Exchange Connector 1 2 Systeemeisen Software Installaties Codeless BPA Platform Workflow4U Workflow4U Integration Tool Exchange Connector 3 4 Installatie Mail Suite Voorbereiding Installatieprocedure Import SQL Script Aanmaken database connecties in BPA Platform Importeren taken Vullen taak start variabelen Importeren Workflow4U definities en entiteiten Aanpassen entiteit "Medewerker" Instellen Taak ID's bij workflow acties Instellen BPA Platform Server locatie binnen Workflow4U 15 5 Documentatie Mail Suite Mail Suite - Workflow4U Processen Mail Suite - Workflow4U entiteiten, rechten en workflow definities Mail Suite - BPA Platform Taken

3 1 Inleiding Het pakket Mail Suite wordt gebruikt voor de integratie van Microsoft Exchange met Workflow4U. Mail Suite maakt het mogelijk om automatisch ontvangen s binnen Workflow4U als workflow te registreren waarna verdere afhandeling en registratie van het verkeer binnen Workflow4U uitgevoerd kan worden. Daarnaast biedt Mail Suite desgewenst de mogelijkheid een agenda synchronisatie met Microsoft Exchange tot stand te brengen (On-premise en cloud-based op basis van Office 365). Mail Suite bestaat uit een viertal losse software pakketten die ieder ingericht en geconfigureerd dienen te worden. Een korte introductie van deze pakketten vindt men onderstaande. Codeless BPA Platform (Voorheen Orbis Taskcentre) is een automatiseringsplatform waarin men eenvoudig eigen bedrijfsprocessen kan automatiseren. BPA Platform werkt op basis van taken, waarbij iedere taak een bedrijfsproces voorstelt. Binnen iedere taken heeft men de beschikking over meerdere staptypes welke ieder een eigen functie hebben, zoals het ophalen van data uit een database of het versturen van een mail. Door stappen aan elkaar te koppelen kan met zonder programmeerwerk zelf snel bedrijfsprocessen automatiseren. Binnen Mail Suite wordt BPA Platform gebruikt voor het automatisch uitvoeren van onderliggende processen zoals het inlezen en versturen van mails en het synchroniseren van agenda afspraken. Workflow4U is een workflow pakket dat onder andere de mogelijkheid biedt om relaties, contactpersonen en documenten te registreren. Binnen Workflow4U is het tevens mogelijk om eigen workflows te definiëren met eigen velden en proces stappen. Binnen Mail Suite wordt Workflow4U voor opslag van ingelezen s en voor de verder afhandeling van deze s (Zoals het versturen van een reactie of de mail koppelen aan een specifieke relatie). Daarnaast wordt Workflow4U ook gebruikt voor het registreren van agenda afspraken en het synchroniseren met afspraken naar Microsoft Exchange. De Workflow4U Integration Tool is een toolpack (plugin) voor Codeless BPA Platform die de mogelijkheid biedt om direct vanuit BPA Server te kunnen communiceren met de API (Application Programming Interface) van Workflow4U. Binnen Mail Suite wordt de Workflow4U Integration Tool gebruikt voor de communicatie vanuit Codeless BPA Platform naar Workflow4U. Denk hierbij aan het aanmaken van workflows wanneer nieuwe mails ontvangen worden of het bijwerken van agenda afspraken binnen Workflow4U wanneer deze binnen Microsoft Exchange bijgewerkt worden. De Exchange Connector is een toolpack (plugin) voor Codeless BPA Platform die directe communicatie met een Microsoft Exchange omgeving mogelijk maakt vanuit Codeless BPA Platform. De Exchange Connector wordt binnen Mail Suite gebruikt om s en agenda afspraken op te halen en bij te werken. Tevens wordt de Exchange Connector gebruikt om te reageren op acties die binnen Microsoft Exchange (zoals een ontvangen of een wijziging in een agenda afspraak). 1

4 2 Systeemeisen Om het pakket Mail Suite te kunnen gebruiken is het noodzakelijk dat de software op een ondersteunde systeemconfiguratie geïnstalleerd wordt. Voor Mail Suite gelden minimaal de onderstaande systeemeisen: Besturingssysteem Onderstaande besturingssystemen worden ondersteund: Microsoft Windows 2008 Server (SP2 / R2, 32 en 64 bits) Microsoft Windows 2012 Server (Tevens R2, 64 bits) Microsoft Windows 2016 Server (64 bits) Microsoft SQL Server Onderstaande SQL Server versies worden ondersteund: Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2008 (Inclusief R2) Microsoft SQL Server 2012 Microsoft SQL Server 2014 Microsoft SQL Server 2016 Microsoft SQL Server 2017 Express edities worden tevens ondersteund. U dient hierbij wel rekening te houden met inherente limitaties van de toegestane database grootte. Raadpleeg hiervoor de handleiding van de desbetreffende Express editie. Microsoft Exchange Onderstaande Microsoft Exchange versies worden ondersteund: Microsoft Exchange 2013 Microsoft Exchange 2016 Exchange Online (Office 365) Microsoft Exchange 2010 wordt niet ondersteund. Microsoft Internet Information Server (IIS) Microsoft Internet Information Server 7.0 of nieuwer is noodzakelijk en ondersteund. Codeless BPA Platform (Voorheen Orbis TaskCentre) Het is aan te raden de meest recente versie van BPA Platform te gebruiken. De meeste recente versie van deze software is te vinden op de download pagina van Orbis Software Benelux. Individuele systeemeisen voor dit product kunt u terugvinden in de release notes en systeemeisen welke tevens beschikbaar zijn op de download pagina. Workflow4U Het is aan te raden de meest recente versie van Workflow4U te gebruiken. De meest recente versie van deze software is te vinden op de download pagina van Orbis Software Benelux. Individuele systeemeisen voor dit product kunt u terugvinden in de release notes en systeemeisen welke tevens beschikbaar zijn op de download pagina. Workflow4U Integration Tool Het is aan te raden de meest recente versie van de Workflow4U Integration Tool te gebruiken. De meeste recente versie van deze software is te vinden op de download pagina van Orbis Software Benelux. Downloads voor de Workflow4U integration tool bevinden zich onderaan de pagina. Individuele systeemeisen voor dit product kunt u terugvinden in de release notes en systeemeisen welke tevens beschikbaar zijn op de download pagina. Exchange Connector Het is aan te raden de meest recente versie van de Exchange Connector te gebruiken. De meeste recente versie van deze software is te vinden op de download pagina van Orbis Software Benelux. Individuele systeemeisen voor dit product kunt u terugvinden in de release notes en systeemeisen welke tevens beschikbaar zijn op de download pagina. 2

5 3 Software Installaties Om Mail Suite in te kunnen zetten is het noodzakelijk meerdere losstaande software pakketten te installeren en configureren. De installatie en configuratie van deze losstaande software pakketten valt buiten de scope van dit document. Voor de installatie van de afzonderlijke software pakketten verwijzen wij u graag naar de afzonderlijke installatiehandleidingen en installatievideo's voor ieder product. Voordat Mail Suite ingericht kan worden dienen onderstaande pakketten geïnstalleerd en werkend te zijn: Installatievideo: Handleiding basisinrichting: Software download: De installatie van BPA Platform Basisinrichting BPA Platform BPA Platform Installatievideo: Software download: Workflow4U Installatie Workflow4U Installatievideo: Software download: Workflow4U Integration Tool installatie Workflow4U Integration Tool Installatievideo: Installatiehandleiding: Whitepaper: Software download: Exchange Connector installatie Handleiding - Installatie Exchange Connector Whitepaper Exchange Connector Exchange Connector Nadat deze pakketten geïnstalleerd en ingericht zijn kunt u verder gaan met de inrichting van Mail Suite in hoofdstuk 4. 3

6 4 Installatie Mail Suite Voor de installatie van Mail Suite is het noodzakelijk dat de pakketten uit hoofdstuk 3 geïnstalleerd zijn en correct werken. Doorloop eerst hoofdstuk 3 voordat u stappen uit dit hoofdstuk uitvoert. Let op: Het pakket "Orbis TaskCentre" is recentelijk hernoemd naar "Codeless BPA Platform". De termen TaskCentre en BPA Platform zijn synoniem aan elkaar. Indien in deze handleiding of elders naar de term "BPA Platform" gerefereerd wordt is dit equivalent aan "TaskCentre". Afhankelijk van de geïnstalleerde versie van de software kunt u tevens een of beide benamingen tegenkomen. In dit hoofdstuk wordt ervan uit gegaan dat de installatievideo's uit hoofdstuk 3 gevolgd zijn en onderstaande producten geïnstalleerd zijn. Codeless BPA Platform (Orbis TaskCentre) Workflow4U Workflow4U Integration Tool Exchange Connector Tevens gaat dit hoofdstuk ervan uit dat onderstaande objecten reeds aangemaakt zijn: SQL Database met de naam "Workflow4u_import". Exchange Connector connectie met de naam "Mailsuite". Workflow4U Integration Tool connectie met de naam "Workflow4u". Deze objecten worden aangemaakt binnen de installatie video's uit hoofdstuk 3. Mocht u andere benamingen voor connecties en databases gebruikt hebben, dan zult u zelf de vervolgstappen hierop moeten aanpassen. Voor de installatie van Mail Suite is tevens een stap-voor-stap installatievideo beschikbaar. Dit hoofdstuk complementeert deze video. Mail Suite maakt gebruik van meerdere SQL views, tabellen, procedures en functies voor de verwerking van s. Deze functies worden middels een SQL Script in de "Workflow4u Import" database aangemaakt. 1. Open de SQL Management Studio en maak verbinding met de database server waar de "Workflow4U_Import" database staat. 2. Bij de installatieset van Workflow4U wordt het bestand "script.sql" meegeleverd. Open dit bestand in de SQL Management Studio. 3. Selecteer als actieve database "Workflow4u_import". In het volgende screenshot is een SQL Management Studio te zien waarin dit script geopend is en de juiste database geselecteerd is. 4

7 4. Voer nu het script uit met een klik op de knop "Execute", of druk op F5 op het toetsenbord om dit script uit te voeren. 5. Wanneer het script correct is uitgevoerd zult u de melding "Commands completed succesfully." te zien krijgen. Om verbinding te maken met de "Workflow4u_import" database moet binnen BPA Platform een ODBC en een OLEDB connectie naar deze database aangemaakt worden. Aanmaken ODBC Connectie: 1. Open de BPA Platform cliënt en log in op de BPA Platform omgeving. 2. Navigeer naar "System" > "Tools" > "Input". Dubbelklik hierna op de stap "Database Query (ODBC)". 3. Druk op de knop "Add" om een nieuwe verbinding toe te voegen. 4. Klap in het nieuwe scherm met de titel "Availible Sources" de sectie "ODBC Drivers" open en selecteer de driver met de naam "SQL Server". In de volgende screenshots is het resultaat van bovenstaande acties te zien: 5. Druk op de knop "Ok". U krijgt nu een nieuw scherm zien met de titel "SQL Server Login" waarin u de database connectie zelf instelt. 6. Vul in het veld "Server" de naam van de SQL Server instantie in. 7. Het vinkje "Trusted Connection" kan gebruikt worden indien de uitvoerende Windows gebruiker van de BPA Platform omgeving rechten heeft op de database. U kunt tevens dit vinkje uitzetten en binnen de "Login ID" en "Password" velden de inloggegevens van een SQL gebruiker instellen. 8. Druk op de knop "Options" om uitgebreide instellingen voor deze connectie weer te geven. 9. Selecteer in de "Database" dropdown de "Workflow4u_Import" database. In onderstaand screenshot wordt een voorbeeld getoond van een gedefinieerde database connectie. 5

8 10. Druk op de knop "OK" om deze instellingen te bevestigen. 11. Er wordt nu een nieuw scherm getoond waarin de connectienaam ingesteld kan worden. Voer hier "Workflow4u_import" in. Let op: Het is van essentieel belang dat de naam van deze connectie precies zoals genoemd ingegeven wordt (inclusief gebruikte hoofdletters). Wanneer deze naam overgenomen wordt zullen de BPA Platform Taken die later in dit hoofdstuk geïmporteerd worden automatisch deze connectie herkennen en gebruiken. Bij een afwijkende naam dient u handmatig in alle taken de connecties te corrigeren. Het volgende screenshot geeft weer wat er ingevoerd in dient te worden: 12. Bevestig dit scherm met een druk op de knop "OK". 13. U zult nu de nieuwe connectie binnen BPA Platform zien staan. Selecteer deze regel en druk op de knop "Test" om de connectie te testen. 14. Sluit na een succesvolle connectietest dit scherm af met de knop "Close". Aanmaken OLEDB Connectie: 1. Open de BPA Platform cliënt en log in op de BPA Platform omgeving. 2. Navigeer naar "System" > "Tools" > "Input". Dubbelklik hierna op de stap "Database Query (OLEDB)". 3. Druk op de knop "Add" om een nieuwe verbinding toe te voegen. 4. In het scherm "Availible OLEDB Providers" zal u de optie "Microsoft OLE DB Provider for SQL Server" zien staan. Selecteer deze provider. In de volgende afbeelding ziet u het OLEDB Provider selectie scherm met daarin de geselecteerde OLEDB driver: 6

9 De verdere stappen voor het aanmaken van de OLEDB connectie zijn identiek aan het aanmaken van de ODBC connectie. Volg vanaf dit punt stap 5 tot en met 14 uit de sectie "Aanmaken ODBC Connectie". De volgende stap is het importeren van de BPA Platform taken horende bij Mail Suite. 1. Open de BPA Platform cliënt en log in op de BPA Platform omgeving. 2. Klik met de rechtermuis op de map "Tasks" en selecteer in het contextmenu de optie "Import...". 3. Bij Mail Suite wordt een bestand met de naam "Taskcentre taken.tks" meegeleverd. Onderstaand scherm toont het Import scherm waar u het.tks bestand kunt selecteren. 4. Druk op de knop "OK". BPA Platform zal nu een scherm tonen dat aangeeft dat de taken geïmporteerd worden. Mocht u de melding krijgen dat de taken in een nieuwere versie van BPA Platform gemaakt zijn dan kan kunt u deze melding met een druk op de knop "Ok" bevestigen. Na afloop van deze actie zullen de Mail Suite taken geïmporteerd zijn. De Mail Suite taken zijn opgezet om elkaar sequentieel te starten. Om een taak te kunnen starten vanuit een andere taak is het ID van de te starten taak noodzakelijke informatie. De ID is per omgeving anders en moet daarom geregistreerd worden in een set variablen binnen BPA Platform. Het is aan te raden om het ID van alle taken in een Notepad vast te leggen voor eenvoudige verwerking. In onderstaande stappenplan zoeken we het ID op van een van de Mail Suite taken. Deze stappen dienen voor alle meegeleverde taken uitgevoerd te worden. 1. Open de taak " Mail Suite - Find Mails". 2. Open het tabblad "General" en klik op de knop "Options". 3. Navigeer in het nieuwe scherm naar het tabblad "Advanced". 7

10 In de volgende afbeelding worden beide schermen getoond: 4. In het "Task Options" scherm ziet u achter "Task ID" een waarde staan - dit is de taak ID. Registreer dit nummer in combinatie met de taaknaam ergens zonder de voorloop nullen. Bijvoorbeeld: Taak: ID: 1355 Taak: ID: 1356 Voer bovenstaande vier acties uit voor alle meegeleverde taken en sla dit bestand op. In sectie zullen we de data uit dit bestand nogmaals nodig hebben. 5. Navigeer nadat alle ID's vastgelegd zijn binnen de BPA Platform Cliënt naar "System" > "Variables". 6. In dit scherm zal een zestal variabelen getoond worden waarin een Taak ID geregistreerd moet worden. Onderstaande tabel toont het ID die bij iedere variabele geregistreerd dient te worden: Naam variabele: Mailsuite_Readmails Bijbehorende ID: Taak Naam variabele: Mailsuite_CreateWorkflow Bijbehorende ID: Taak Naam variabele: Mailsuite_Updat Bijbehorende ID: Taak Naam variabele: Mailsuite_AgendaWFtoExchange Bijbehorende ID: Taak Naam variabele: Mailsuite_AgendaGetExchange Bijbehorende ID: Taak Naam variabele: Mailsuite_ExchangeToWF Bijbehorende ID: Taak Open de variable "Mailsuite_Readmails". 8. Vul in het blok "New Value" het ID in dat geregistreerd is voor taak "06.02". In het geval van ons voorbeeld uit stap 4 zou u dus "1356" invullen. 9. Klik op de knop "Set" om deze waarde daadwerkelijk te registreren. 8

11 In de volgende afbeelding ziet u het resultaat van stap 7 tot en met 9: 10. Bevestig met een druk op de knop "OK" deze aanpassing. Voer stap 7 tot en met 10 uit voor de overige variabelen, waarbij u bij iedere variabele de bijbehorende "Task ID" registreert. Binnen taak " Mail Suite - Read Mails" zitten een tweetal instellingen die aangepast moeten worden aan de huidige omgeving. 1. Open de BPA Platform cliënt en log in op de BPA Platform omgeving. 2. Open taak " Mail Suite - Read Mails". 3. Selecteer in de zwevende browser de tab "Environment" en scroll naar beneden naar de sectie "Variables". In onderstaande afbeelding ziet u het browser scherm en de variabelen. Voor overzichtsredenen is de normaliter openstaande "Steps" categorie ingeklapt. 9

12 4. Open de variabele met de naam "path" door hierop te dubbelklikken. 5. U krijgt nu een detailscherm te zien van de variable met daarin een "Default Value:" die standaard op "d:\box" ingesteld staat. Dit is het pad waarop opgehaalde mails opgeslagen worden. U kunt dit pad naar eigen wens aanpassen. Let op: Het veld "path" mag niet verwijzen naar een gemapte drive. Let op: Windows hanteert een maximale grootte van 260 karakters voor maplocaties (Voorbeeld: "c:\temp\mijnmap\" heeft bijvoorbeeld 16 karakters). Opgehaalde s gebruiken standaard reeds een redelijke hoeveelheid van deze ruimte. Zet bij voorkeur deze map op de root van een schijf (of een andere lokatie met minimale lengte voor de mapnaam). 6. Druk op de knop "Ok" om deze wijziging op te slaan. 7. Open na bevestiging de variabele met de naam "Connectie". In deze variabele staat een database connectie ingesteld die binnen deze taak gebruikt wordt. 8. In deze database connectie ziet u binnen de tekst de waarde "Data Source=orbis-sql01" staan. Dit is de locatie van de database server. U dient de naam van de server (Orbis- SQL01) hier aan te passen naar de naam van de eigen database server. Voorbeeld: Mocht de server "SQLServer01" heten dan past u deze tekst aan naar "Data Source= SQLServer01". In de volgende afbeelding ziet u de "Connectie" variabele. Links staat de inhoud van de variable voor aanpassing, rechts na aanpassing. 9. Bevestig deze wijziging met een druk op de knop "OK". 10. Sluit hierna de taak met een druk op de knop "OK" om deze wijzigingen te bewaren. De verdere inrichting van de omgeving zal in Workflow4U plaatsvinden, waarbij eerst de benodigde Workflow definities en entiteiten aangemaakt dienen te worden. Eerst worden de entiteiten geïmporteerd, en daarna de Workflow definities: Importeren Entiteiten 1. Open een browser en navigeer naar de geïnstalleerde Workflow4U en log in als een gebruiker die beheerrechten heeft. 2. Open in het menu "Instellingen" > "Wizards" > "Definities importeren/exporteren" In onderstaande afbeelding ziet u deze menuoptie weergegeven. 3. Druk in het nieuwe scherm op de knop "Entiteit Definities Importeren". 4. Druk in het nieuwe scherm op de knop "Browse". U krijgt nu de mogelijkheid een bestand te selecteren. Selecteer het bestand "WorkflowEntities.xml" dat meegeleverd wordt met 10

13 de installatieset van Mail Suite. Druk na de selectie op "Volgende" om het bestand te importeren. 5. U krijgt nu het scherm "Entiteit Definities Importeren" te zien. Klik op "Volgende". 6. U krijgt nu het scherm "Rollen importeren" te zien. Klik ook hier op "Volgende". 7. U krijgt nu het scherm "Definities importeren" te zien. Hier ziet u een overzicht van de te importeren entiteiten. Vink hier de onderstaande vinkvelden aan: o "Behoud ids voor nieuwe onderdelen" o "Ontbrekende vertalingen toevoegen voor verplichte meertalige velden" In onderstaande afbeelding wordt het import scherm weergegeven met beide vinkjes aangevinkt: Let op: De database scripts en taken van Mail Suite verwachten een vast ID voor objecten. Het is dus van essentieel belang dat het vinkje "Behoud ids voor nieuwe onderdelen" aangezet wordt! 8. Klik hierna op de knop "Definities Importeren" om de definities in te lezen. Importeren Workflow Definities 1. Open een browser en navigeer naar de geïnstalleerde Workflow4U en log in als een gebruiker die beheerrechten heeft. 2. Open in het menu "Instellingen" > "Wizards" > "Definities importeren/exporteren". 3. Druk in het nieuwe scherm op de knop "Workflow Definities Importeren". 4. Druk in het nieuwe scherm op de knop "Browse". U krijgt nu de mogelijkheid een bestand te selecteren. Selecteer het bestand "Workflowdefinities.xml" dat meegeleverd wordt met de installatieset van Mail Suite. Druk na de selectie op "Volgende" om het bestand te importeren. 5. U krijgt nu het scherm "Workflow Definities Importeren" te zien. Klik op "Volgende". 6. U krijgt nu het scherm "Rollen importeren" te zien. Klik ook hier op "Volgende". 7. U krijgt nu het scherm "Definities importeren" te zien. Hier ziet u een overzicht van de te importeren entiteiten. Vink hier de onderstaande vinkvelden aan: o "Behoud ids voor nieuwe onderdelen" o "Ontbrekende vertalingen toevoegen voor verplichte meertalige velden" Let op: De database scripts en taken van Mail Suite verwachten een vast ID voor objecten. Het is dus van essentieel belang dat het vinkje "Behoud ids voor nieuwe onderdelen" aangezet wordt! 8. Klik hierna op de knop "Definities Importeren" om de definities in te lezen. De entiteit "Medewerker" is een standaard entiteit binnen Workflow4U. Voor de werking van de Mail Suite tool is deze entiteit uitgebreid met een tweetal extra velden die niet standaard aanwezig zijn. 1. Open een browser en navigeer naar de geïnstalleerde Workflow4U en log in als een gebruiker die beheer rechten heeft. 2. Navigeer naar "Instellingen" > "Entiteiten" > "Entiteit Definities" 3. Zoek in de lijst de entiteit met de naam "Medewerker". 11

14 Volgende afbeelding toont de lijst met entiteiten, met daarin de entiteit "Medewerker". 4. Klik op het "Pen" icoon vooraan de "Medewerker" entiteit. 5. Navigeer naar het tabblad "Eigenschappen". 6. Onderaan deze pagina staat de tekst "Eigenschap toevoegen" met daarnaast een dropdown waarin velden geselecteerd kunnen worden. Selecteer hier het veld "TekstVeld1". In onderstaande screenshot worden de eigenschappen van de entiteit "Medewerker" weergegeven, waarbij het veld "TekstVeld1" in de dropdown geselecteerd is. 7. Druk op het "Pen" icoon vooraan de "Eigenschap toevoegen" regel. 8. In het nieuwe scherm wordt gevraagd om een naam voor het veld op te geven. Noem dit veld "Mail Alias". 9. Sla dit veld op met een klik op de knop "Opslaan". Het entiteit scherm zal weer zichtbaar worden. 10. Selecteer nu in de "Eigenschap toevoegen" dropdown het veld "JaNeeVeld 1" en druk op het pen icoon om dit veld toe te voegen. 11. In het nieuwe scherm wordt gevraagd om een naam voor het veld op te geven. Noem dit veld "Lees in". 12. Sla dit veld op met een klik op de knop "Opslaan". 12

15 In Workflow4U bestaat de mogelijkheid om bij het uitvoeren van een Workflow actie automatisch een taak te starten. Binnen Mail Suite wordt gebruik gemaakt van deze mogelijkheid door automatisch taken te starten wanneer nieuwe s verwerkt worden. Het starten van taken vanuit Workflow4U gebeurt op basis van Taak ID. Mocht het advies in hoofdstuk opgevolgd zijn om vast te leggen welke Taak ID's bij iedere taak horen dan kan deze registratie gebruikt worden voor deze instellingen. Anders kan stap 1 tot en met 4 van hoofdstuk gevolgd worden om deze Task ID's op te halen. Deze instellingen moeten voor 5 processtappen in twee workflow definities uitgevoerd worden: Workflowtype ("Mail Suite Agenda Afspraak") Workflowactie: 20 "Bevestigen" Workflowactie: 21 "Nogmaals bevestigen" Bij deze workflows moet het ID van taak ingesteld worden. Workflowtype ("Mail Suite mail") Workflowactie: 30 "Nieuw bericht" Workflowactie: 150 "Verzenden" Workflowactie: 910 "Verzenden en archiveren" Bij deze workflows moet het ID van taak ingesteld worden. Uit te voeren stappen In dit stappenplan stellen we de Task ID voor een van de workflowacties in. Deze zelfde set stappen dienen uitgevoerd te worden voor alle vijf bovengenoemde workflows. 1. Open een browser en navigeer naar de geïnstalleerde Workflow4U en log in als een gebruiker die beheerrechten heeft. 2. Navigeer naar "Instellingen" > "Workflows" > "Entiteit Definities". 3. Klik op het "Pen" icoon bij Workflowtype ("Mail Suite Agenda afspraak"). 4. Klik nu op de tab "Proces". In onderstaande afbeelding ziet u de inhoud van het tabblad "Proces". Volgende screenshot toont een gedeelte van de "Proces" tab. 5. Klik op het "Pen" icoont vooraan stap "020 Bevestigen": 13

16 U krijgt dan het volgende scherm te zien: 6. Vul in het veld "Task ID" het ID van de bijbehorende taak in. In dit voorbeeld is dit het ID van taak Sla deze wijziging op met een druk op de knop "Opslaan". 8. Voer stap 1 tot en met 7 nogmaals uit voor de overige vier acties. 14

17 Om BPA Platform taken te kunnen starten moet binnen Workflow4U verbinding gemaakt worden met de BPA Platform Server. In dit voorbeeld maken we een specifieke BPA Platform gebruiker aan voor Workflow4U. Als deze reeds bestaat of u wenst een andere reeds bestaande BPA Platform gebruiker te gebruiken kunt u de stappen in de sectie "Aanmaken BPA Platform gebruiker" overslaan. Aanmaken BPA Platform gebruiker 1. Open de BPA Platform cliënt en log in op de BPA Platform omgeving. 2. Navigeer naar "System" > "Users". 3. Klik met de rechtermuis op "Users" en selecteer "New User.." in het context menu. 4. Vul bij "Username" de naam "Workflow4u" in. 5. Selecteer "BPA Platform Authentication" als inlogtype. 6. Vul een wachtwoord bij deze gebruiker in binnen het veld "Password" en bevestig deze invoer in het veld "Confirm Password". 7. Navigeer naar de tab "Server Roles" en vink hier de optie "System Administrators" aan. 8. Navigeer naar de tab "Script Objects" en vink de opties "Any Object" en "Allow this user the use of System.GetObject() in script" aan. 9. Sla deze gebruiker met een druk op de knop "OK" op. Instellen BPA Platform connectie in Workflow4U 1. Open een browser en navigeer naar de geïnstalleerde Workflow4U en log in als een gebruiker die beheerrechten heeft. 2. Navigeer naar "Instellingen" > "Algemeen" > "TaskCentre Instellingen" 3. Vul bij "Server" de naam van de BPA Platform Server in. 4. Vul bij "Gebruikersnaam" de naam van de BPA Platform gebruiker in. Indien men de sectie "Aanmaken BPA Platform gebruiker" gevolgd heeft is dit de "Workflow4U gebruiker". 5. Vul bij "Wachtwoord" het wachtwoord van de zojuist ingevulde gebruiker in. 6. Het veld "Domein" laat u leeg. 7. In het veld "Type Aanmelding" selecteert u "TaskCentre" in de dropdown. 8. Met de knop "Verbinden" kunt u de verbinding testen. Indien deze succesvol is krijgt men de tekst "Het verbinden met de TaskCentre service is geslaagd" te zien. In onderstaande afbeelding wordt een succesvolle verbinding naar de BPA Platform server weergegeven. 9. Druk op de knop "Opslaan" om deze instellingen op te slaan. 15

18 5 Documentatie Mail Suite Hoofdstuk 5 ("Documentatie Mail Suite") bevat een beknopt overzicht van de werking en processen van Mail Suite. Dit hoofdstuk is enkel bedoeld als achtergrondinformatie en hoeft niet doorlopen te worden voor de installatie van Mail Suite zelf. Het product Mail Suite automatiseert meerdere bedrijfsprocessen. In onderstaand hoofdstuk gaan we kort in op de processen die standaard bij het product horen. Registratie mailcorrespondentie Het primaire proces van Mail Suite is het automatisch registreren van binnenkomende s uit verschillende Exchange mailboxen binnen Workflow4U, en het zelf versturen van nieuwe s naar relaties. Per gebruiker en per algemene mailbox kan worden ingesteld of s van deze gebruiker in het automatische proces van Mail Suite meegenomen wordt. Van iedere deelnemende mailbox zal Mail Suite alle s binnen Workflow4U registreren in het workflow type "Mail Suite Mail". Deze s worden indien mogelijk automatisch gekoppeld aan een relatie die aanwezig is binnen Workflow4U wanneer een match op adres of domeinnaam gevonden wordt. Binnen het Mail Suite Mail proces heeft de gebruiker de mogelijkheid om s te registreren of reacties terug te sturen naar de oorspronkelijke verzender van de . Deze communicatie wordt vastgelegd binnen Workflow4U zodat u later eenvoudig alle communicatie met een relatie terug kunt inzien, ongeacht wie deze communicatie heeft opgepakt. Synchronisatie met Exchange Agenda Mail Suite heeft de mogelijkheid om automatisch agenda afspraken uit een Microsoft Exchange agenda te synchroniseren naar Workflow4U. Zo kunt u binnen Workflow4U eenvoudig alle afspraken van alle medewerkers inzien en nieuwe afspraken aanmaken. De synchronisatie naar Microsoft Exchange is bi-directioneel wat inhoud dat agenda afspraken van Workflow4U naar Microsoft Exchange en van Microsoft Exchange naar Workflow4U doorgezet worden. Ook wijzigingen in bestaande afspraken of het verwijderen van afspraken in een van beide systemen wordt automatisch verwerkt in het andere systeem. Synchronisatie data uit backoffice met Workflow4U Binnen Workflow4U worden gegevens van relaties en contactpersonen verwerkt om deze te kunnen koppelen aan agenda afspraken of workflows. Het is mogelijk deze stamgegevens volledig binnen Workflow4U zelf te registreren, maar het is ook mogelijk deze gegevens te synchroniseren vanuit een eigen backoffice. Wanneer gegevens uit de backoffice dienen te komen worden standaard een of meerdere taken ingericht om deze gegevens op te halen en door te zetten naar Workflow4U. Binnen het Mail Suite pakket worden meerdere workflow definities, entiteiten en gebruikersrechten aangemaakt. Deze worden in onderstaand hoofdstuk omschreven: Entiteiten Onderstaande entiteiten worden binnen de Mail Suite oplossing aangemaakt of gebruikt voor verwerking van data Entiteit: Mail suite / workflow De entiteit "Mail suite / workflow" wordt gebruikt om het inlezen van s van specifieke domeinnamen of adressen te voorkomen. Binnen de entiteitdefinitie wordt per niet in te lezen adres of domeinnaam een nieuwe entiteit aangemaakt waarin het niet in te lezen adres wordt ingesteld. Wanneer s binnenkomen die matchen met een of meerdere entiteiten zal Mail Suite deze s niet automatisch inlezen. Voorbeeld: Wanneer "demo@demobedrijf.nl" aangemaakt wordt zullen s van dit specifieke account niet worden ingelezen. s van "administratie@demobedrijf.nl" zullen wel nog aangemaakt worden. Wanneer "@orbis-software.nl" als entiteit aangemaakt wordt zullen geen s verstuurd vanaf dit domein ingelezen worden. Het is tevens mogelijk om aan deze entiteit een specifieke medewerker te koppelen. Indien dit gedaan wordt zal de uitsluiting van de mailbox of domeinnaam enkel voor de ingestelde medewerker van toepassing zijn en niet voor andere gebruikers binnen Mail Suite. 16

19 Entiteit: Mailboxes Bij het inlezen van mailboxen wordt onderscheid gemaakt tussen twee type mailboxen: Persoonlijke mailboxen van gebruikers. Algemene mailboxen (zoals of Het inlezen van persoonlijke mailboxen wordt ingesteld binnen de entiteit "Medewerker". Het inlezen van algemene mailboxen wordt geregeld binnen de entiteit "Mailboxes". Per in te lezen algemene mailbox wordt binnen dit entiteittype een nieuwe entiteit aangemaakt die aangeeft welk adres ingelezen wordt. Na definitie van een in te lezen algemene mailbox zullen de Mail Suite taken automatisch mails naar dit adres inlezen en aanmaken als "Mail Suite Mail" workflow. Entiteit: Mail autoreply Wanneer een verstuurd wordt is het mogelijk dat een auto reply op deze ontvangen wordt (bijvoorbeeld omdat de eigenaar van de mailbox op vakantie is). Mail Suite zal deze auto reply standaard inlezen als nieuwe "Mail Suite Mail" workflow. De entiteit "Mail autoreply" wordt gebruikt om te voorkomen dat deze auto reply's ingelezen worden als nieuwe workflow. Binnen dit entiteittype kunnen entiteiten aangemaakt worden met daarin woorden of zinsneden. Als deze woorden of zinsneden in het onderwerp van een binnenkomende staan wordt deze uitgesloten voor inlezen. Entiteit: Medewerker De entiteit "Medewerker" is een standaard entiteit binnen Workflow4U. Bij de inrichting van Mail Suite wordt deze standaard entiteit echter uitgebreid met een tweetal velden: "Lees in" "Mail Alias" Deze velden worden respectievelijk gebruikt om aan te geven dat s voor deze gebruiker ingelezen dienen te worden, en om aan te geven welke aliassen voor de mailbox van een gebruiker bestaan. Workflow definities Onderstaande workflow definities worden binnen de Mail Suite oplossing aangemaakt of gebruikt voor verwerking van data: Definitie: Mail Suite Mail De workflow definitie "Mail Suite Mail" is de basisdefinitie voor de verwerking van binnen Workflow4U. Dit workflowtype wordt gebruikt voor de registratie en afhandeling van binnenkomende s en voor het versturen van nieuwe mails vanuit Workflow4U. Definitie: Mail Suite Agenda Afspraak De workflow definitie "Mail Suite Agenda Afspraak" is de basisdefinitie voor het registreren van agenda afspraken binnen Workflow4U. Deze workflow definitie kan gebruikt worden om nieuwe agenda afspraken te maken die weergegeven worden binnen de medewerkerplanning van Workflow4U. Deze definitie wordt ook gebruikt bij het automatische synchronisatieproces tussen de Microsoft Exchange agenda en Workflow4U. Binnen dit proces wordt deze definitie gebruikt om agenda afspraken uit Exchange binnen Workflow4U te registreren en vice versa. Definitie: Relatie synchronisatie fouten Bij de inrichting van Mail Suite kunt u gebruik maken van een set taken die gegevens uit de backoffice naar Workflow4U synchroniseren. Het kan voorkomen dat deze taken een foutmelding genereren bij de synchronisatie, bijvoorbeeld wegens invalide data zoals een onjuist opgemaakt e- mailadres. Deze fouten worden in deze situatie aangemaakt als workflow "Relatie synchronisatie fouten" waarin de relatie en de fout(en) vermeld staan zodat men deze binnen Workflow4U kan terugvinden. Tevens biedt deze workflow definitie functionaliteit om deze problemen op te lossen zoals door het opnieuw proberen of door het aanpassen van de meegegeven data. Gebruikersrechten De onderstaande entiteiten worden standaard aangemaakt bij het inlezen van de Mail Suite workflows en definities: Rol: Iedereen De rol "Iedereen" is bedoeld als basisrol voor alle gebruikers die met Mail Suite gaan werken. Deze rol geeft gebruikers de rechten om nieuwe workflows van het type "Mail Suite Agenda Afspraak" en "Mail Suite Mail" aan te maken en deze workflows verder af te handelen. Deze rol wordt automatisch toegekend aan nieuwe Workflow4U gebruikers wanneer deze worden aangemaakt. 17

20 Rol: Mail onderhoud Gebruikers met de rol "Mail onderhoud" hebben het recht om de entiteit "Mailboxes" te mogen zien en te onderhouden. Deze gebruikers kunnen nieuwe algemene mailboxes toevoegen aan het Mail Suite proces voor automatisch inlezen, of bestaande algemene mailboxen uitsluiten voor verdere afhandeling door Mail Suite. Deze rol dient handmatig toegekend te worden aan gebruikers. Rol: Mail Gebruikers met de rol "Mail" hebben het recht om de entiteiten "Mail Autoreply" en "Mail suite / workflow" te onderhouden. Deze gebruikers hebben rechten om s uit te sluiten van inlezen door s aan te merken als auto reply. Of door een adres of domein toe te voegen aan de lijst met uitgesloten adressen voor inlezen. Deze rol dient handmatig toegekend te worden aan gebruikers. In het onderstaand hoofdstuk wordt kort ingegaan op de opzet en werking van de BPA Platform taken die standaard meegeleverd worden met Mail Suite. Mail Suite - Find Mails De taak "Mail Suite - Find Mails" wordt gebruikt om periodiek - standaard iedere minuut - te controleren of nieuwe s binnengekomen zijn binnen de mailboxen die ingesteld staan voor monitoring. Wanneer nieuwe s binnengekomen zijn registreert de taak dit in de database. Na de registratie wordt de taak "Mail Suite - Read Mails" gestart voor de verdere verwerking van de binnengekomen s. Mail Suite - Read Mails De taak "Mail Suite - Read Mails" wordt gestart door de taak "Mail Suite - Find Mails". Deze taak is verantwoordelijk voor het ophalen en opslaan van de s en bijlagen uit Exchange die door de voorgaande taak geregistreerd is. Deze taak wordt tevens gebruikt om bij de binnenkomende een relatie en / of contactpersoon te matchen op basis van het adres. Indien een match gevonden wordt, wordt de automatisch gekoppeld. Anders wordt deze zonder specifieke relatie / contactpersoon geregistreerd en kan de eindgebruiker deze na van hand zelf koppelen. Wanneer deze taak alle klaarstaande s opgeslagen heeft wordt de vervolgtaak "Mail Suite - Create Workflow from Mail" gestart. Mail Suite - Create Workflow from Mail De taak "Mail Suite - Create Workflow from Mail" wordt gestart door de taak "Mail Suite - Read Mails". Deze taak verwerkt de door de voorgaande taak opgehaalde en opgeslagen s binnen Workflow4U. De taak maakt documenten aan waarin de bijlagen uit de ontvangen s opgeslagen worden. Van de s wordt een workflow van het type "Mail suite Mail" aangemaakt met daaraan gekoppeld de bijbehorende bijlagen van deze . Na afronding van deze taak wordt de vervolgtaak "Mail Suite - Update mail" gestart. Mail Suite - Update mail De taak "Mail Suite - Update mail" wordt gestart door de taak "Mail Suite - Create Workflow from Mail". Deze taak markeert binnen Workflow4U verwerkte s als "Voltooid" binnen op de Exchange server. s gemarkeerd als "Voltooid" worden binnen Microsoft Outlook weergegeven met een groen vinkje naast de mail. Dit is een visuele indicatie voor medewerkers die aangeeft dat een mail daadwerkelijk ingelezen is. Mail Suite - Send Mail De taak "Mail Suite - Send Mail" wordt gebruikt om vanuit Workflow4U s naar relaties te kunnen sturen. Deze taak maakt hiervoor gebruik van de workflow definitie "Mail Suite Mail". Wanneer een workflow van het type "Mail Suite Mail" aangemaakt wordt en vervolgens de actie "verzend Bericht" of "verzenden en afhandelen bericht" gekozen wordt, zal deze taak gestart worden. Deze taak zal de inhoud van deze workflow per doorsturen naar de contactpersoon die ingesteld is binnen de workflow. 18

21 Mail Suite - Sync calendar WF to Exchange De taak "Mail Suite - Sync calendar WF to Exchange" wordt gebruikt om periodiek - standaard iedere 30 minuten - kalender items uit Workflow4U te synchroniseren naar Exchange. De synchronisatie maakt nieuwe kalender items uit Workflow4U aan in Exchange, update werkt bestaande kalender items in Exchange als deze binnen Workflow4U aangepast zijn en verwijderd niet langer in Workflow4U bestaande kalender items uit Exchange. Mail Suite - Get Exchange calendar changes De taak "Mail Suite - Get Exchange calendar changes" wordt gebruikt om gewijzigde kalender items uit Exchange op te halen. De synchronisatie van kalender items maakt gebruikt van de Exchange Event Agent - deze krijgt automatisch een notificatie van Exchange wanneer een item wijzigt. Wanneer een notificatie van wijziging ontvangen wordt slaat de agent de ID van dit item op in de database. Deze taak haalt deze ID's op en gebruikt deze om de details van het kalender item op te halen. Deze informatie wordt in de database geregistreerd waarna taak "06.07 Mail Suite - Sync exchange Calendar -> WF" gestart wordt voor verdere verwerking. Mail Suite - Sync Exchange Calendar -> WF De taak "Mail Suite - Sync Exchange Calendar -> WF" wordt gebruikt om wijzigingen in Exchange kalender items te registreren binnen Workflow4U. Deze taak haalt gegevens op uit de database welke door de voorgaande taak ("Mail Suite - Get Exchange calendar changes") geregistreerd worden. De taak haalt alle nog niet in Workflow4U verwerkte wijzigingen op en werkt het bijbehorende kalenderverzoek bij. Mail Suite - Afspraak bevestiging De taak "Mail Suite - Afspraak Bevestiging" wordt gebruikt in combinatie met het Workflow4U workflowtype "Mail Suite Agenda Afspraak". Wanneer in deze workflow definitie de actie "Bevestigen" of "Nogmaals bevestigen" uitgevoerd wordt zal deze taak per een afspraak bevestiging sturen naar de contactpersoon met wie de afspraak ingepland staat. 19

22 GELDROPSEWEG TR EINDHOVEN NEDERLAND TEL.: + 31 (0) VERKOOP@ORBIS-SOFTWARE.NL WEBSITE: 0