BIJLAGE 1: Privacyverklaring Special Heroes programma

Transcriptie

1

2 BIJLAGE 1: Privacyverklaring Special Heroes programma De school gaat starten met het Special Heroes Sport programma. Dit programma laat deelnemers kennismaken met verschillende sportactiviteiten met als doel daarin structureel actief te blijven. Om dit programma te kunnen uitvoeren zullen Special Heroes en de school een aantal persoonsgegevens van de deelnemers verwerken. Special Heroes en de school vinden de privacy van de deelnemers erg belangrijk. Binnen het Special Heroes programma zal zorgvuldig worden omgegaan met de persoonsgegevens van de deelnemers. Hieronder staat uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe daarmee wordt omgegaan. Verantwoordelijken Het programma Special Heroes is een landelijk sport, kunst en cultuur stimuleringsprogramma dat onderdeel uitmaakt van. Een algemeen nut beogende instelling (goed doel). De school en Special Heroes Nederland zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met de school of met: Papendallaan VD Arnhem info@specialheroes.nl Persoonsgegevens Voor het Special Heroes programma gebruiken de school en Special Heroes Nederland een registratiesysteem (de schooltool). In dit systeem worden de volgende persoonsgegevens van de deelnemers vastgelegd die ook gebruikt worden voor de uitvoering van het programma: voornaam, achternaam, geslacht, woonplaats, geboortedatum en groepsnaam; welke vrijetijdsbesteding de deelnemer heeft op het gebied van sport; welke wensen de deelnemer heeft op het gebied van sport; aan welke kennismakingsactiviteiten wordt deelgenomen tijdens het Special Heroes programma; of het Special Heroes programma de deelnemer heeft geholpen bij de invulling van de vrijetijdsbesteding. Doelen De hiervoor genoemde persoonsgegevens worden door de school en/of Special Heroes gebruikt voor de volgende doelen: inventarisatie van de wensen van deelnemers om te kunnen bepalen welke kennismakingslessen in het programma op school zullen worden aangeboden; het organiseren en begeleiden van geschikte kennismakingslessen tijdens het programma; het kunnen verwijzen van deelnemers naar geschikte aanbieders van sportactiviteiten in en na het Special Heroes programma en het informeren van de ouders/wettelijk vertegenwoordigers daarover; evaluatie van het programma en het maken van een analyse of het programma goed werkt; opstellen van (anonieme) rapportages om te voldoen aan verantwoordingsverplichtingen; voldoen aan wettelijke verplichtingen. Grondslag voor de verwerking Om het programma zo goed mogelijk te kunnen laten aansluiten bij de wensen en behoeften van de deelnemers is het voor Special Heroes en de school binnen het programma nodig om de genoemde persoonsgegevens te verwerken. Daarbij is het ook van belang voor de school en Special Heroes om 9

3 zoveel mogelijk deelnemers goed te kunnen ondersteunen bij het vinden van een geschikte structurele vrijetijdsbesteding. Beeldmateriaal Tijdens de activiteiten van het Special Heroes programma kunnen foto s en beeldmateriaal worden gemaakt door Special Heroes Nederland. Er wordt uitsluitend beeldmateriaal gepubliceerd waarbij een deelnemer herkenbaar in beeld is, indien de deelnemer of diens ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) daar schriftelijk toestemming voor heeft/hebben gegeven aan Special Heroes Nederland via een toestemmingsformulier dat wordt verstrekt door de school. Derden De persoonsgegevens zullen uitsluitend aan derden worden verstrekt voor de doelen zoals die hiervoor zijn genoemd. De school en/of Special Heroes Nederland kan de hiervoor genoemde persoonsgegevens van de deelnemers doorgeven aan samenwerkingspartners die meewerken aan de uitvoering van het Special Heroes programma. Denk aan de personen die de deelnemers begeleiden voor het programma, de aanbieders van sportactiviteiten, kunst- en cultuuractiviteiten of de combinatiefunctionaris die door/via de gemeente is aangesteld om de deelnemers te ondersteunen bij het vinden van geschikte sport-, kunst- of cultuuractiviteiten. Het kan ook voorkomen dat de school of Special Heroes wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken, bijvoorbeeld op grond van een rechterlijk bevel. Voor het onderhoud en beheer van het registratiesysteem kan de IT leverancier toegang hebben tot de persoonsgegevens. Het kan voorkomen dat de persoonsgegevens in de Verenigde Staten van Amerika worden opgeslagen. Special Heroes Nederland zal er in dat geval voor zorgen dat zij die waarborgen treft die op grond van de privacyregels nodig zijn. Er zullen anonieme (niet tot de leerling herleidbare informatie) rapportages worden gemaakt van sommige gegevens, zoals het aantal deelnemers aan het Special Heroes programma en het effect van het programma op de invulling van de vrijetijdsbesteding. Deze rapportages worden gebruikt om verantwoording af te leggen aan de financiers van het Special Heroes programma en de samenwerkingspartners. Bewaartermijn Zolang het Special Heroes programma loopt worden de persoonsgegevens verwerkt door de school en Special Heroes Nederland. Indien de school stopt met het programma zal de school geen toegang meer hebben tot het registratiesysteem en de daarin opgenomen persoonsgegevens. De persoonsgegevens zullen in het registratiesysteem worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering en de verantwoording van het Special Heroes programma. Uw rechten U heeft als wilsbekwame deelnemer van 16 jaar of ouder of als ouder/wettelijk vertegenwoordiger van een jongere of niet wilsbekwame deelnemer het recht om namens de deelnemer inzage, verbetering of verwijdering van de persoonsgegevens te vragen. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens van de deelnemer. Een verzoek of bezwaar kunt u rechtstreeks richten aan Special Heroes via: Special Heroes Nederland Papendallaan VD Arnhem info@specialheroes.nl 10

4 Special Heroes Nederland zal bij een verzoek of bezwaar moeten controleren dat u de ouder/wettelijk vertegenwoordiger bent van de betreffende deelnemer en kan u daarom vragen om legitimatie. Na ontvangst van het verzoek of bezwaar zal Special Heroes Nederland binnen 4 weken reageren. Autoriteit Persoonsgegevens Als u een klacht heeft over de verwerking van de persoonsgegevens dan hoort de school of Special Heroes Nederland dat graag. Mocht u niet tevreden zijn over de afhandeling van de klacht dan kunt u op grond van de privacywetgeving een klacht indienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (URL: 11

5 BIJLAGE 2 TOESTEMMINGSFORMULIER PUBLICEREN BEELDMATERIAAL De school gaat starten met het Special Heroes Sport programma. Het programma Special Heroes is een landelijk stimuleringsprogramma dat onderdeel uitmaakt van. Het programma is onder meer bedoeld om deelnemers kennis te laten maken met verschillende sportactiviteiten en daarin structureel actief te blijven. Tijdens deze en andere activiteiten in het kader van het Special Heroes programma (zoals evenementen) zal Special Heroes Nederland foto s en soms ook bewegend beeldmateriaal maken. Special Heroes Nederland vraagt uw toestemming om het beeldmateriaal waarbij de deelnemer waarvan u de ouder/wettelijk vertegenwoordiger bent herkenbaar in beeld is te mogen publiceren. Is de deelnemer 16 jaar of ouder en in staat zelf hierover te beslissen dan volstaat toestemming van hem of haar. Dat kan hieronder worden aangegeven. Het gaat om publicaties op de Special Heroes websites, op social media (zoals Facebook) of in presentaties die Special Heroes Nederland verzorgt over haar werkzaamheden. Deze publicaties zullen worden gebruikt voor PR-, communicatie- en verantwoordingsdoeleinden van Special Heroes Nederland. Wilt u hieronder aangeven of u wel of geen toestemming geeft voor het publiceren van beeldmateriaal door Special Heroes Nederland waarbij de deelnemer herkenbaar in beeld is. Ondergetekende Voornaam: Achternaam: 0 Deelnemer 16 jaar en ouder en in staat zelf toestemming te geven:...(geboortedatum) 0 Ouder/wettelijk vertegenwoordiger van:..(naam kind) Naam van de groep op school: Geeft hierbij: WEL / GEEN (*) toestemming aan Special Heroes Nederland voor het publiceren van beeldmateriaal waarbij bovengenoemd kind herkenbaar in beeld is, op de wijze en voor het doel als hiervoor toegelicht. Datum: Handtekening: *doorhalen wat niet van toepassing is U kunt uw toestemming altijd weer intrekken: zie volgende pagina. 12

6 Indien u uw toestemming intrekt zal Special Heroes Nederland geen nieuw beeldmateriaal meer publiceren van bovengenoemd kind. Het beeldmateriaal dat al was gepubliceerd voordat u uw toestemming introk is wel in overeenstemming met de privacywetgeving gemaakt. U heeft het recht om het beeldmateriaal van bovengenoemd kind op te vragen in een gangbaar formaat. Als uitsluitend bovengenoemd kind herkenbaar in beeld is zult u dit beeldmateriaal ontvangen, eventueel tegen een vergoeding van de kosten hiervoor. De intrekking van uw toestemming, een verzoek om beeldmateriaal of vragen over dit formulier kunt u richten aan: Special Heroes Nederland Papendallaan VD Arnhem info@specialheroes.nl 13