Vraag en Antwoord. Convenant gegevensverwerking meldkamers. Versie: 3 januari 2018

Transcriptie

1 Vraag en Antwoord Convenant verwerking meldkamers Versie: 3 januari 2018 Dit is een Q&A met de meest gestelde vragen over het convenant verwerking meldkamers. De vragen en antwoorden gaan over: algemeen, governance, verwerking, uitvoering en systemen. De gebruikte afkortingen worden op de laatste pagina toegelicht. Onder een discipline wordt verstaan een convenantpartner (de regionale ambulancevoorziening, de politie, de Koninklijke Marechaussee en de veiligheidsregio s). Deze Q&A is digitaal beschikbaar op de website van het IFV/Veiligheidsberaad Algemeen 1. Waarom is er een landelijk convenant over verwerking meldkamer? De aanleidingen voor het maken van afspraken in een convenant zijn: Operationele vragen over verstrekking door de disciplines over de samenloop van (privacy) regelgeving, de verstrekking aan externe organisaties en verschillende werkwijzen met betrekking tot de verwerking van ; Vragen van de Inspectie Gezondheidszorg en de Autoriteit Persoons (AP) over de afscherming van patiënt op de meldkamer. De stringentere regelgeving op het gebied van datalekken en de inwerkingtreding van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in mei De verwerkingen in de meldkamer vinden zowel mono- als multidisciplinair plaats waarbij verschillende regelgeving, werkafspraken en werkwijzen van toepassing zijn. Er is sprake van verschillende interpretaties van de wet-en regelgeving van de disciplines en uiteenlopende toepassingen van het delen van. 2. Wat is het doel van het convenant? Het convenant heeft tot doel de meldkamers te ondersteunen bij de belangenafweging tussen privacy van betrokkenen, operatien en de samenleving als geheel. Hiervoor wordt helderheid gegeven in de samenloop van de verschillende privacyregels, het bewustzijn van het juist omgaan met persoons vergroot en de meldkamers voorbereid op de nieuwe Europese regelgeving. 3. Voor wie is het convenant bedoeld? Het is convenant is voor de convenantpartners, de betrokkenen over wie persoons verwerkt worden, organisaties die van de meldkamers verstrekt krijgen en organisaties die zorgen voor de randvoorwaarden dat de meldkamers hun rechtmatig kunnen verwerken. De convenantpartners (de regionale ambulancevoorziening, de politie, de Koninklijke Marechaussee en de veiligheidsregio s) zijn verantwoordelijk voor de verwerking op de meldkamer. De betrokkene is de burger van wie de (persoons-) worden verwerkt in de hoedanigheid van bijv. de melder, getuige, slachtoffer, patiënt of functionaris in dienst van een discipline. De organisaties die zorgen voor de condities van het convenant zijn de Nationale Politie in de vorm van het meldkamerdienstencentrum als landelijk beheerder, het ministerie van J&V als eigenaar van een aantal gemeenschappelijke meldkamerapplicaties en mede verantwoordelijk voor het functioneren van de meldkamers. Tot slot de externe organisaties die 1

2 van de convenantpartners willen ontvangen zoals Rijksdienst voor Wegverkeer, een veiligheidsregio, alarmcentrales, RIVM, CBS, RWS, NCC, LOCC, ministeries, zorgverzekeraars. 4. Wat heeft de burger aan het convenant? Het convenant raakt de burger op twee manieren. Het draagt bij aan een zorgvuldige verwerking van zijn of haar persoons en het regelt de uitoefening van de rechten van de betrokkene als het meerdere convenantpartners aangaat. De melder mag er van uitgaan dat als hij/zij verstrekt aan de (centralist van) de meldkamer dat daarbij de wettelijke regels in acht worden genomen. Het is daarom van belang dat eenduidig komt vast te staan in welke situaties het toegestaan of noodzakelijk is, om op de meldkamer te verwerken. De burger kan een patiënt zijn die recht heeft op zorg en waarvoor de zorgverlener het medisch beroepsgeheim in acht moet nemen. De medische van de patiënt moeten geborgd zijn. Naast persoons kunnen ook zgn. bijzondere worden verwerkt bijv. gezondheid, geloof, seksuele gerichtheid, justitiële. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat deze alleen bij wettelijke uitzondering worden verwerkt. De burger heeft ook rechten als betrokkene zoals het recht op inzage of verwijdering. Het convenant regelt de afstemming tussen partners als de uitoefening van de rechten de gezamenlijke verwerking betreft. 5. Hoe is het convenant tot stand gekomen en vastgesteld? In opdracht van het Portefeuillehoudersoverleg Informatievoorziening Veiligheidsberaad zijn doelstelling, reikwijdte, betrokken partijen en afspraken uitgewerkt door een multidisciplinaire werkgroep. Meerdere privacy experts hebben hierbij geadviseerd. Na de consultatieronden is het convenant ondertekend door de besturen van de disciplines. Het is ter afstemming voorgelegd aan het ministerie van VenJ, de Autoriteit Persoons, het programma van de Landelijke meldkamerorganisatie en het Meldkamerdienstencentrum van de Nationale Politie. 6. Wat zijn de belangrijkste afspraken in het convenant? 1. Er zijn 9 gemeenschappelijke thema s gekozen: Gezamenlijke verwerking door de convenantpartners Gegevensverstrekking aan externe organisaties De bewerker Rechten betrokkenen Informatiebeveiliging Interne bedrijfsvoering Inwerkingtreding AVG Uitvoering Toezicht 2. Het convenant gaat uit van de huidige wet- en regelgeving. Het doet recht aan de privacyregels en geheimhouding tegelijkertijd spelen de belangen als de veiligheid van de hulpverleners en de samenleving als geheel. 3. De reikwijdte van het convenant wordt bepaald door de verwerking tijdens het werkproces op de meldkamer: van aanname van meldingen voor 112 of niet-spoed, de intake, de uitgifte en de opschaling tot en met het gouden uur van een ramp of crisis. Het gaat niet over de vervolgprocessen van crisisbeheersing of over monodisciplinaire achterliggende werkprocessen, hiervoor gelden vaak andere wetgeving, andere partners en eigen autorisatiestructuren. 4. Het convenant is techniek onafhankelijk opgesteld zodat bij een nieuw meldkamersysteem of andere media zoals apps de afspraken toepasbaar blijven. 2

3 5. De veiligheid van de hulpverlener is een belangrijk onderdeel van het convenant: partners zeggen toe elkaar de nodige te verstrekken bij de afhandeling van een incident om de veiligheid van de hulpverleners (en de burgers) te borgen. 6. Voor de verstrekking van persoons tussen de convenantpartners zijn de wettelijke kaders toegelicht en de toetsingscriteria per discipline. 7. Het convenant houdt zoveel mogelijk rekening met de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 1 (AVG). De AVG heeft diverse gevolgen zoals het aanstellen van een functionaris voor de bescherming voor de gehele organisatie en gaat verder dan de reikwijdte van het convenant. Voor de totale implementatie van de AVG blijft iedere convenantpartner zelf verantwoordelijk. 8. De toepassing van de privacyregels en de nieuwe AVG vragen meer specifieke kennis en ondersteuning van de medewerkers en het management van de meldkamer. 9. Het convenant is naast de medewerkers op de meldkamer ook van belang voor externe organisaties, de bewerkers en de betrokkenen (bijv. de melder, slachtoffers, getuigen, verdachten, familieleden, functionarissen) over wie de worden verwerkt. 10. Het convenant zal verder zijn vertaling moeten krijgen naar de praktijk. Hiervoor zijn praktijkscenario s opgesteld per discipline en multidisciplinair en zal een implementatieplan aan het CIO beraad worden voorgelegd. Wet bescherming persoons vanaf 25 mei 2018 de AVG en uitvoeringswet AVG Hoofdthema s Convenant Gegevensverwerking Meldkamers: 1. Gegevensverwerking onderling en externe organisaties 2. Bewerker 3. Rechten betrokkenen 4. Informatiebeveiliging 5. Interne bedrijfsvoering 6. Uitvoering 7. Toezicht MK Ambulanc ezorg Wet BIG, Wet geneeskundige behandelovereenkomst MK Brandweer Data management Opscent Kmar Richtlijn bescherming opsporing en vervolging, Wet politie OC Politie Richtlijn bescherming opsporing en vervolging, Wet politie Applicaties Infrastructuur Gegevensverwerking 7. Wat is verwerking? Iedere handeling die men uitvoert met een gegeven is een verwerking. Voor de toepassing van de privacyregelgeving is belangrijk wie is verantwoordelijk voor de verwerking en gaat het om persoons. 8. Over welke gaat het convenant? De privacy wetgeving is gelaagd opgebouwd: algemeen (Wet bescherming persoons en vanaf mei 2018 de AVG) en specifiek zoals de Wet politie en de wetgeving voor de geneeskundige hulpverlening. Het convenant gaat over de verwerking tijdens het dagelijkse werkproces waarop de verschillende regels van toepassing zijn. Het gaat om 1 De AVG is op 24 mei 2016 in werking getreden en heeft een voorbereidingsperiode van 2 jaar. Op 25 mei 2018 krijgt de AVG rechtstreekse werking in de lidstaten. 3

4 persoons, bijzondere mede afhankelijk van de verantwoordelijke. De scope is ruim, het kan ook gaan om de preparatie, nazorg of managementinformatie. Echter regelgeving over Nationale veiligheid en crisisbeheersing kent eigen bepalingen. 9. Stel een discipline wil van de eigen meldkamer. Hoe beoordeel je dit? Om deze vraag te beantwoorden is het van belang te weten of er sprake is van persoons. Dat is al snel het geval als bijv. een adres is een tot de individu herleidbaar gegeven. Als men persoons wil voor andere werkprocessen dan het meldkamer werkproces dan is er sprake van verdere verwerking. Het gaat om andere doelen dan waarvoor de melder zijn heeft verstrekt. Het is raadzaam om na te gaan of de geanonimiseerd verstrekt kunnen worden. Voor de MKA en de MKB vindt de beoordeling plaats op grond van de Wet bescherming persoons en moet de verstrekking voldoen aan het vereiste: verenigbaar doel. Voor de MKA geldt daar bovenop dat indien sprake is van een behandelovereenkomst tussen zorgverlener en patiënt, het medisch beroepsgeheim geldt. Bijv. als de directeur RAV persoons van de MKA wil inzien, dan dient dit getoetst te worden aan het verenigbaar doel. Zodra het patiënt zijn is het in beginsel verboden omdat het medisch beroepsgeheim van toepassing is. Als een brandweercommandant voor rapportages of brandonderzoek persoons wil van de meldkamer brandweer dan zal dit verzoek moeten voldoen aan het criterium verenigbaar doel. Het verenigbaar doel hangt af van de situatie: de verwantschap met het doel van verzamelen, de aard van de, de gevolgen van een verstrekking, de verwachtingen van de betrokkene en of de ontvanger zorgdraagt voor de nodige waarborgen zoals dat de verstrekte slechts door geautoriseerde personen worden ingezien en niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waartoe ze worden verwerkt. De politie en de KMar passen de Wet politie toe op de politietaken en anders is de Wbp van toepassing. De politie en de KMar hebben een verstrekkingenwijzer. Wet politie, Wet bescherming persoons Intake pol 112, 0900, etc. Uitgifte pol Opschaling pol Wet bescherming persoons Aanname 112 melding door NP Wet bescherming persoons Intake MKB 112, 088, etc Uitgifte MKB Opschaling MKB Wet bescherming persoons, Wet BIG, Wet Geneesk.beh.ovk Intake MKA 112, 088, etc Uitgifte MKA Opschaling MKA 10. Welke mag de caco verstrekt krijgen? De calamiteiten coördinator voert een wettelijke taak uit op grond van de Wet veiligheidsregio s. Als een functionaris voor zijn wettelijke taak persoons nodig heeft, zal de discipline van de meldkamer de toetsing doen of de gevraagde strikt noodzakelijk zijn en passen binnen de wettelijke grenzen van de discipline. Onder andere is van belang dat de verstrekking 4

5 aan de caco binnen het doel valt waarvoor de melder zijn heeft verstrekt. Voor de bestrijding van het incident is dat meestal het geval. De verstrekking van bijzondere is aan strengere eisen gebonden echter een noodsituatie, het verenigbaar doel en de publiekrechtelijke taak van de caco zijn belangrijke afwegingsfactoren. 11. Hoe krijgt een externe organisatie van de meldkamer? Het gaat hier om organisaties buiten de convenantpartners zoals de Rijksdienst voor wegverkeer of particuliere alarmcentrales. Hiervoor hebben de convenantpartners een landelijke procedure afgesproken. De verantwoordelijke moet toestemming geven voor de en MDC zal een advies geven over de technische uitvoering van de verstrekking. De verantwoordelijke zal hier een toetsing uitvoeren volgens zijn eigen wetgeving. Een organisatie dient een gemotiveerd verzoek in bij het meldkamerdienstencentrum (MDC) aan de hand van het autorisatieformulier. Het MDC zal een eerste uitvoeringstoets (technisch) doen. De verzoekende organisatie vraagt zelf aan de betrokken disciplines bestuurlijke toestemming. De toelatingsbrief op de webservice of replica wordt in afschrift aan de betrokken meldkamers verzonden. De autorisatieprocedure staat uitgewerkt op de website van en de website van de koepels. Uitvoering 12. Wat doet het uitvoeringsprotocol? In het uitvoeringsprotocol zullen aan de hand van casuïstiek vragen uit de praktijk worden behandeld. Het uitvoeringsprotocol is een onderdeel van het convenant en zal worden vastgesteld door het CIO beraad. Vragen uit de praktijk - Een leidinggevende van de meldkamer van de ambulancezorg wil de aanrijtijden, type incidenten gesorteerd op locatie van alle disciplines. Mag dit? Gegevens van andere disciplines worden alleen verwerkt door een andere discipline als deze toestemming hebben gegeven. - De meldkamer brandweer weigert te verstrekken aan de brandweer van de eigen veiligheidsregio die deze nodig heeft voor brandonderzoek. Hoe beoordeelt men dit binnen de eigen veiligheidsregio? Dit hangt van meerdere factoren af. Bijv. heeft de betrokkene toestemming gegeven of is er sprake van een verenigbaar doel. Dit blijkt uit de verwantschap met het doel van verzamelen/verkrijging, de aard van de, de gevolgen van een verstrekking, de verwachtingen van de betrokkene en of de ontvanger zorgdraagt voor de nodige waarborgen zoals dat de verstrekte slechts door geautoriseerde personen worden ingezien en niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waartoe ze worden verwerkt. - Het beschikt over een replica (kopie) van alle data. De gemeente wil graag data uit dat bestand krijgen. Welke mag de gemeente krijgen en wie geeft hiervoor toestemming? De convenantpartner toetst of de persoons volgens zijn wetgeving aan de gemeente verstrekt mogen worden. Bij de afweging hangt het ervan af of de gemeente een wettelijke titel heeft, niet meer dan noodzakelijk wordt verstrekt, de niet op een andere manier verstrekt kunnen worden danwel of sprake is van een verenigbaar doel. - Op de replica is een account aangemaakt, wie beheert het wachtwoord en gebruikersnaam? Mag onderling uitgewisseld worden op de meldkamer? De verantwoordelijke convenant zorgt voor een autorisatiestructuur waarbinnen wachtwoorden en gebruikersnaam op de persoon zijn uitgedeeld. - Patiënt zijn in het opgenomen, met wie mag dit worden gedeeld? Patiënt die onder het medisch beroepsgeheim vallen, worden met niemand gedeeld tenzij wettelijke uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Bijv. als de patiënt toestemming geeft. - Er is een app ontwikkeld die men op de webservice van wil aansluiten, mag dat? Als er persoons worden verwerkt, moet de betrokken convenantpartner toestemming geven. De persoons in kunnen niet zonder meer worden doorverstrekt aan derden. 5

6 - Het CBS wil jaarlijks data ontvangen van de meldkamers, wie geeft daar toestemming voor? De convenantpartners die verantwoordelijk zijn voor de verwerking. 13. Waar vind ik meer hulp voor in de praktijk? Iedere convenantpartner zal volgens de AVG een functionaris voor bescherming aanstellen. Deze kan ondersteuning bieden in het toepassen van de wettelijke criteria. Het uitvoeringsprotocol van het convenant zal meer eenduidigheid in de praktische toepassing geven. Systemen 14. Waarom is het convenant systeemneutraal? Het gaat in het convenant om de verwerking van op de meldkamer. In welk systeem dit gebeurt, is in principe niet van belang. Het convenant is systeemneutraal opgesteld. De systemen moeten zo ingericht zijn dat de convenantpartners aan de eisen van informatiebeveiliging en privacy kunnen voldoen. Dit geldt voor de huidige en toekomstige systemen en is een verantwoordelijkheid van de eigenaren en bewerkers. 15. Welke systemen op de meldkamer moeten aangepast worden voor de AVG? De AVG heeft gevolgen voor de transparantie en verantwoordingsplicht. Of alle systemen op de meldkamer hieraan voldoen, is nog niet duidelijk. Dit zal door iedere discipline uitgezocht moeten worden. Voor de gemeenschappelijke systemen waar meerdere partijen gebruik van maken zoals, C2000, 112, telefonie, GIS is dit nog niet uitgezocht. 16. Hoe werkt het convenant met het LCMS? Het landelijk crisismanagement systeem (LCMS) is een van de landelijke systemen die na bestuurlijke toestemming kan krijgen vanuit de webservice. De verantwoordelijke voor LCMS moet hiervoor toestemming vragen aan de verantwoordelijken die de verstrekken voor de crisisbeheersing. Voor de verstrekking via de webservice moeten een aantal zaken duidelijk worden zoals de soort verstrekking en en de aansprakelijke organisatie. LCMS aansluiten op de webservice van heeft als voordelen dat ook informatie van LCMS naar kan gaan (en niet alleen andersom). Tevens is het een voordeel dat er één landelijke koppeling is, zodat LCMS niet meer in alle meldkamers afzonderlijk aan gekoppeld hoeft te worden. Voordat dit gerealiseerd kan worden, moet onderzocht worden of de webservice voldoende functionaliteit en biedt voor LCMS. Evt. aanpassingen in of LCMS kunnen dan nader besloten worden. De eigenaar van het LCMS kan hiervoor een autorisatie aanvraag indienen. 17. Gaat het convenant ook over de webservice of de replica van? Het convenant gaat over verwerking door de disciplines ongeacht het systeem. Indien men een verstrekking wenst via de webservice of van de replica dient men een verzoek in bij het meldkamerdienstencentrum. Deze volgt een procedure waarin wordt getoetst of het technisch mogelijk is, of de gewenste data in aanwezig zijn en of de verantwoordelijke toestemming hebben gegeven. Dat zijn de verantwoordelijken bij de RAV, veiligheidsregio, politie en KMar indien van deze partijen gevraagd worden. De die een meldkamercentralist vastlegt in worden op verschillende manieren ontsloten: 1) De data van de melder of het incident worden in de database van het regionale opgeslagen. Daarnaast wordt van iedere op lokaal niveau een zgn. replica (kopie) gemaakt. Hierop kunnen ( views ) overzichten ter beschikking worden gesteld door MDC mits de verantwoordelijke hiervoor toestemming geeft. 6

7 2) Vanaf 4.12 worden alle data tijdelijk, uitsluitend gedurende de looptijd van het incident, opgeslagen in de broker (berichten-makelaar). Deze broker heeft meerdere functies. Hij ondersteunt de - koppeling tussen meldkamer. Tevens kunnen andere organisaties via de webservice met uitwisselen of een melding aanmaken. Meldkamer Meldkamer Lokaal replica replica Broker Landelijk Webservice Brw korps RAV Veil. regio LMO RWS Na onale Poli e Conne xxion PAC CBS Afkortingen: AVG: Algemene verordening bescherming; KMar: Koninklijke marechaussee; MDC: het meldkamerdienstencentrum dat valt onder de politie; MKA: meldkamer ambulancezorg, het onderdeel van de meldkamer dat verantwoordelijk is voor het meldkamerproces van de regionale ambulancevoorziening; MKB: meldkamer brandweer, het onderdeel van de meldkamer dat verantwoordelijk is voor het meldkamerproces van de brandweer van de veiligheidsregio; OC: het operationeel centrum, onderdeel van de meldkamer dat verantwoordelijk is voor het meldkamerproces van de politie; Opscent: het operatiecentrum, onderdeel van de meldkamer dat verantwoordelijk is voor het niet spoedeisende meldkamerproces van de KMar; Pw: Politiewet 2012 RAV: regionale ambulancevoorziening; Twaz: Tijdelijke wet ambulancezorg; VR: de organisatie van de veiligheidsregio; Uitvoeringswet AVG: Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming 2 Wbig: Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; Wbp: Wet bescherming persoons; Wvr: Wet veiligheidsregio s; Wpg: Wet politie; Wgbo: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst. 2 Het voorstel van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming, 2016/679, is ter consultatie geweest en de Autoriteit Persoons heeft advies uitgebracht. Het zal de Wet bescherming persoons vervangen en gelijk met de AVG in werking treden. Het richt zich onder meer op de toezichtsfunctie van de Autoriteit Persoons en de verwerking van bijzondere. 7