Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via

Transcriptie

1 Aan de Voorzitter van het OCMW van Ronse Oscar Delguststraat RONSE Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 3 RONSE/W65M-RMIB-SFGE/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 3 december Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI ( 2

3 2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle geen controle gepland in Recht op Maatschappelijke Integratie: geen controle gepland controle van de sociale dossiers in Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) geen controle gepland in Fonds voor Maatschappelijke geen controle gepland Participatie en Culturele en Sportieve in 2014 Ontplooiing Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds 2012 Bijlage 7: Controle van de Energiefondssubsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw O.C.M.W. gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Alle opgevraagde gegevens ter uitvoering van de controles waren ter plaatse beschikbaar. Zodoende konden de controles in optimale werkomstandigheden uitgevoerd worden. De inspecteur wenst tevens uw personeelsleden te bedanken voor de gedane voorbereidingen en de hulp ter plaatse. 3

4 4. RESULTATEN EN AANBEVELINGEN Wet van 02/04/1965, controle medische kosten Het OCMW heeft voor een bedrag van 973,10 euro te veel aan toelagen ontvangen van de POD, te wijten aan het ten onrechte aanvragen van tandextracties en prothesen zonder nomenclatuurnummer, diverse kosten, afleveringsmarges pseudonomenclatuurnummers. Voor de gecontroleerde dossiers waren er aanvragen en sociale verslagen met betrekking tot de gecontroleerde periode aanwezig. Het was positief vast te stellen dat het OCMW de begunstigden op regelmatige basis opvolgt en de behoeftigheid van de begunstigden duidelijk blijkt uit de dossiers. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Bij vergelijking van de cijfers uit de proef- en saldibalans van het OCMW en de toelagen van de POD werd een verschil vastgesteld van 5,71% in het nadeel van de POD MI. Daarop werden alle dossiers afgepunt voor de jaren 2011 en Hieruit werd vastgesteld dat het OCMW voor een bedrag van ,35 euro te veel aan toelagen heeft ontvangen van de POD. De oorzaak van deze te veel aan ontvangen toelagen is te wijten aan het doorlopen van een aantal dossiers en het niet opvolgen van de maandlijsten van de POD MI. Er werden ook een aantal dossiers niet of te weinig betoelaagd door de POD MI. Bij controle van de tewerkstellingsdossiers werd eveneens een te veel aan ontvangen toelagen vastgesteld van 1.476,55 euro (Art60) en ,74 euro (SEI-tewerkstelling). Voor SEI contracten betaalt de POD MI maximum het brutoloon over de volledige periode van tewerkstelling. Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Het OCMW werkt correct in deze materie de personeelskosten en alle gecontroleerde dossiers werden aanvaard. 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles WET65 Medische Kosten : bij de vorige controle op 25/10/2012 voor de periode werd slechts een bedrag van 39,05 euro te veel betoelaagd door de POD. RMI Boekhouding : bij de vorige controle op 25 oktober 2012 voor de periode werd ook in uitgaven een te groot verschil vastgesteld. Daarom werd een steekproef van 10% toegepast op alle dossiers. Bij enkele dossiers werd een te veel ontvangen toelage vastgesteld van 5.856,43 Bij de tewerkstellingen artikel 60 7 en sociaal economie initiatieven werden er bij enkele dossiers verschillen vastgesteld waarbij in totaal 9132,16 te veel werd betoelaagd door de POD. Bij controle van de terugvorderingen werd vastgesteld dat een aantal terugvorderingen niet werden verrekend bij de POD : totaal 1713,93. 4

5 Energiefonds gas en elektriciteit : bij de vorige controle op 14/10/2011 voor het jaar 2009 werden er geen opmerkingen gemaakt. De personeelskosten en dossiers werden toen zoals nu ook correct betoelaagd. Debriefing Na beëindiging van de verschillende controles werd samen met het hoofd van de Sociale Dienst, de Ontvanger en medewerkers de controles besproken. Alle gedane vaststellingen en opmerkingen werden overlopen. Betreffende de controle van de RMI toelagen dringen wij erop aan de maandlijsten van de POD MI op regelmatige basis na te kijken. Zoals het OCMW terecht opmerkte verschijnt op het scherm van de POD MI bij het aanvragen van toelagen aanvaard. Het is niet zo dat als er aanvaard wordt gemeld op het scherm van de POD dat de aanvraag ook is verwerkt. Er kan hier nog altijd een foutcode opzitten. Dit is verwarrend voor het OCMW, het is daarom dat steeds de POD maandlijsten met de toelagen dienen gecheckt te worden of de aanvraag effectief werd verwerkt bij de POD. Tijdens de bespreking werd door de inspecteur eveneens uitleg gegeven over : -De knipperlichten die aan de OCMW s worden overgemaakt. - er werd ook besproken dat de controle van de tewerkstellingsdossiers vanaf 1 januari 2015 niet langer een federale bevoegdheid is. 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele te weinig en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Periode Terugvorderingsprocedure Zie bijlage 4 Te veel ontvangen toelagen Controle Wet van 02/04/1965, controle van de medische kosten Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Periode jaren 2010 t/m 2012 jaren 2011 t/m 2012 Terug vorderin g 973, ,64 Terugvorder ingsprocedure Door onze diensten Door onze diensten Terugvorderi ngs-periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten 5

6 Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 6

7 BIJLAGE 1: Controle van de medische bewijsstukken in het kader van de wet van 2 april 1965 en van het M.B. van 30 januari voor de periode van De controle wordt uitgevoerd op twee niveaus: - de controle van de naleving van de wetgeving ter zake in een steekproef van individuele dossiers - een administratieve en financiële controle op een steekproef van facturen 1. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS 6 individuele dossiers werden gecontroleerd. De controle had betrekking op de volgende elementen: - bestaan van een steunaanvraag voor de gecontroleerde dossiers (indien nodig geacht); - controle van de borgstelling (indien nodig geacht); - controle van de verzekerbaarheid (indien nodig geacht); - en opstellen van duidelijke en concrete maatschappelijke verslagen. De inspecteur heeft vastgesteld dat de gecontroleerde elementen op een correcte manier werden toegepast. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A. 2. ADMINISTRATIEVE CONTROLE De controle had betrekking op de volgende elementen: - administratieve juistheid van de aangiftes; - terbeschikkingstelling van de geëiste facturen; - terbeschikkingstelling van de betalingsbewijzen; - en naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. de inspecteur heeft vastgesteld dat de volgende elementen niet op een correcte manier werden toegepast: hier en daar naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. 3. FINANCIELE RESULTATEN VAN DE CONTROLE VAN DE MEDISCHE KOSTEN 3.1 Verklaring van de financiële extrapolatie van de resultaten Dankzij de kwaliteit van het werk dat uw centrum heeft geleverd, werd er voor deze controle geen enkele financiële extrapolatie van de resultaten uitgevoerd. 3.2 Beschrijving van het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten Alle formulieren worden gecontroleerd vanaf een bepaald bedrag per soort kosten (het betreft hier de zogenaamde stratificatieformulieren). Onder dit bedrag wordt een 7

8 steekproef van formulieren vastgelegd en gecontroleerd (het betreft hier de zogenaamde niet-stratificatieformulieren ). Tabel van het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de steekproef: Soort kost Controletotaal steekproef (in ) Totaalsubsidie formulieren buiten stratificatie(in ) Terugvordering (in ) med1 854, ,68 0,00 far1 537, ,21 0,00 amb1 1588, ,35 0,00 hop1 1606, ,82 12,06 Totaal 12,06 Legende: Med = medische kosten buiten zorginstelling. Far = farmaceutische kosten buiten zorginstelling. Amb = ambulante zorgen verstrekt in een zorginstelling. Hosp = ziekenhuiskosten verstrekt in een zorginstelling 1 = steekproef. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten na extrapolatie op basis van de steekproef bedraagt 12,06. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. Tabel van het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de stratificatie: Soort kost Totaalsubsidie stratificatieformulieren (in ) Terugvordering op de stratificatieformulieren (in ) Med ,60 956,10 Far2 0,00 0,00 Amb2 753,06 0,00 Hop ,87 4,94 Totaal : 961,04 2 = stratificatie. 8

9 Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten die betrekking hebben op de stratificatie bedraagt 961,04. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. TABEL 1 12,06 TABEL 2 961,04 TOTAAL 1&2 973,1 4. ALGEMENE INFORMATIE Op onze website kunt u gedetailleerde uitleg terugvinden over de medische kosten die teruggevorderd kunnen worden bij de Federale Staat. Deze uitleg staat vermeld in het document genaamd Medische bewijsstukken in het kader van de wet van 02/04/1965 en van het M.B. van 30/01/1995. Er bestaan eveneens twee zoekmachines op de website van het RIZIV ( die het mogelijk maken om niet alleen de erelonen en terugbetalingen van de nomenclatuurcodes te raadplegen, maar ook de vergoedbare farmaceutische specialiteiten. 5. CONCLUSIES Voor de gecontroleerde periode heeft het O.C.M.W. een te veel ontvangen toelage van 973,10 ontvangen met betrekking tot de medische kosten in het kader van de wet van 02/04/1965. Voor bepaalde individuele dossiers werd er immers niet voldaan aan de toekenningsvoorwaarden van de subsidie. Deze voorwaarden worden in detail beschreven in controletabel 1A/B en hebben het voorwerp uitgemaakt van opmerkingen en aanbevelingen. Dit bedrag zal geregulariseerd worden op een volgende maandelijkse staat die u zal worden uitbetaald. 9

10 BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/02 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE 2011 T/M 2012 De boekhoudkundige controle bestaat voornamelijk uit de vergelijking, tijdens de gecontroleerde periode, van de uitgaven en terugvorderingen van het leefloon en van de tewerkstellingen die geregistreerd en samengevoegd worden in de boekhouding van het O.C.M.W. met degene die de POD MI subsidieert. De verschillen tussen de betalingen en de subsidie worden zo opgespoord. 1. ANALYSE VAN DE REKENINGEN (MET UITZONDERING VAN DE UITGAVEN DIE VOORTVLOEIEN UIT DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 8 JULI 1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W. S) Bij vergelijking van de cijfers van het OCMW en de toelagen van de POD werd een verschil vastgesteld van ,9 euro in toelagen d.i. is een verschil van 5,71% in het nadeel van de POD (te veel aan ontvangen toelagen). Samenvatting POD ,70 O.C.M.W ,90 verschil ,80 in % 5,71 in toelage 50% 44246,9 Daarop werden alle dossiers afgepunt voor de jaren 2011 en CONTROLE VAN DE DOSSIERS 2.1. Analyse van de uitgaven De controle uitgevoerd op basis van uw stukken heeft het volgende aan het licht gebracht: een te veel ontvangen toelage en een eventueel te weinig ontvangen toelage. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4 A. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4B. Een te veel ontvangen toelage van ,35 zal bijgevolg door onze diensten worden teruggevorderd op een volgende subsidie die u zal worden toegekend Analyse van de terugvorderingen Samen met uw diensten werd vastgesteld dat alle terugvorderingen die in de rekening worden voorgesteld wel degelijk betrekking hebben op terugvorderingen uit begunstigden die verschuldigd zijn aan de POD MI. 10

11 3. ANALYSE VAN DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 08/07/1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W. S De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 en SEI heeft het volgende aan het licht gebracht: een te veel ontvangen toelage; U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. Een niet-verschuldigd bedrag van 1.476,55 (Art60) en ,74 (SEI) zal worden afgehouden van het bedrag van een volgende subsidie die u zal worden toegekend. 4. CONCLUSIES Voor de gecontroleerde periode, komt de vergelijking van de resultaten neer op het volgende: Op basis van de dossiers waarvan de lijst u hierboven bezorgd werd, kon er worden afgeleid dat uw O.C.M.W. voor een bedrag van ,35 te veel aan toelagen heeft ontvangen. Deze te veel ontvangen toelagen zullen door mijn diensten teruggevorderd worden. Uw O.C.M.W. heeft eventueel te weinig aan toelagen ontvangen. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, maar op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (artikel 21 6 van de wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit bedrag en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (question@mi-is.be of tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. Controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 De lijst hiervan werd u bezorgd onder punt 4 van onderhavig verslag. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, maar op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (artikel 21 6 van de wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@miis.be tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. 11

12 Tewerkstellingsdossiers : Op basis van de dossiers waarvan de lijst u hierboven bezorgd werd onder punt 4 van onderhavig verslag, kon er worden afgeleid dat uw O.C.M.W. een te veel ontvangen toelage heeft voor een bedrag van 1.476,55 (Art60) en ,74 (SEI). Dit overtollige bedrag zal door mijn diensten teruggevorderd worden. Een uiteindelijk bedrag van ,64 ( ,35 uitgaven ,55 artikel ,74 SEI) zal ten slotte worden afgehouden op het bedrag van de volgende subsidie. 12

13 BIJLAGE 7: CONTROLE VAN DE TOELAGES DIE TOEGEKEND WORDEN IN HET KADER VAN DE WET VAN 4 SEPTEMBER 2002 BETREFFENDE HET SOCIALE GAS- EN ELEKTRICITEITSFONDS VOOR DE PERIODE 2012 De controle wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - controle van de personeelskosten - boekhoudkundige controle inzake betaling van facturen of preventieve maatregelen; hierbij worden de cijfergegevens vermeld in de boekhouding van het O.C.M.W. vergeleken met de subsidies die toegekend werden door de POD MI - controle van de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. CONTROLE VAN DE PERSONEELSKOSTEN: ART 4 Voor het gecontroleerde jaar had uw O.C.M.W. recht op een subsidie van ,66 om de personeelskosten te dekken. Die subsidie moet het mogelijk maken om het loon van 3 voltijds equivalenten te dekken. Bij de aangifte in het uniek verslag werd(en) 4,83 VTE ingevoerd. Personeelskostentabel. In controletabel 7A vindt u een gedetailleerde beschrijving van deze controle per personeelslid dat toegewezen is aan dit fonds. Financieel resultaat van de personeelskosten Ontvangen subsidies voor de personeelskosten: ,66 Personeelskosten goedgekeurd na de controle: ,91 Terug te vorderen verschil: 0 2. CONTROLE VAN DE TEGEMOETKOMING INZAKE DE BETALING VAN DE ONBETAALDE FACTUREN EN DE MAATREGELEN IN HET KADER VAN EEN PREVENTIEF ENERGIEBELEID Voor het gecontroleerde jaar had uw O.C.M.W. recht op een subsidie van ,91 om de aanzuiveringen van de onbetaalde facturen (of facturen met betalingsmoeilijkheden) en de preventieve energieacties te dekken. 2.1 Vergelijking van de boekhoudkundige gegevens vermeld in de O.C.M.W.- rekeningen met de gegevens van het uniek verslag dat overgemaakt werd aan de POD MI Verklaring Uniek verslag O.C.M.W.-rekeningen Uitgaven Terugvorderingen 0 0 Netto (uitgaventerugvorderingen)

14 Er zal geen enkele terugvordering worden uitgevoerd indien de ingevoerde netto-kosten de subsidie overstijgen. Art6, uitgekeerd bedrag: ,91 Netto-uitgaven aangegeven in het Uniek Verslag: Netto-uitgaven goedgekeurd na de controle: Saldo dat reeds gezuiverd werd via het uniek verslag: Terug te vorderen saldo: Controle van de dossiers betreffende de individuele financiële steun 38 dossiers van financiële steun werden door het O.C.M.W. aangegeven voor een tegemoetkomingsbedrag van Een steekproef van 10 van deze dossiers werd gecontroleerd. Twee punten werden grondig bestudeerd: - de betalingsbewijzen; - de link tussen een gas-elektriciteitsfactuur die moeilijk kan betaald worden en/of een toestand van schuldbemiddeling of collectieve schuldenregeling en de gevraagde uitkering. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 7B Controle van de betalingen in het kader van een preventief sociaal energiebeleid Het O.C.M.W. heeft 38 acties aangegeven voor een tegemoetkomingsbedrag van van deze 38 acties werden gecontroleerd. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 7C. 3. CONCLUSIES Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het O.C.M.W. werden voorgesteld voor het gecontroleerde jaar inderdaad in aanmerking kwamen de toegekende subsidie werd volledig besteed overeenkomstig de wetgeving terzake. 14