Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 17/07/2014.

Transcriptie

1 Ter attentie van de Voorzitter van het O.C.M.W. van Sint Martens Latem Vennelaan Sint Martens Latem Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 7 RMIB-SFGE/2014/IDS Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 17/07/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit 3 delen: - Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen - Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de procedure die gevolgd werd - De controletabellen per begunstigde - Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via het adres mi.inspect_office@mi-is.be. De briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke Integratie is een inclusief federaal beleid voor maatschappelijke integratie voorbereiden, uitvoeren, evalueren en opvolgen, zodat de sociale grondrechten aan iedereen op duurzame wijze gegarandeerd worden. De controles die door de inspectiedienst in de O.C.M.W. s werden uitgevoerd, passen in deze missie. Zij hebben volgende drie doelstellingen ; - Controle: door toe te zien op de toepassing van de federale wetgeving op het vlak van maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële controles - Advies: door de O.C.M.W.'s in te lichten over het wettelijk kader en over de concrete toepassing van de wetgeving en van de reglementering die van kracht is naar aanleiding van de inspectie - Kennis: door gebruik te maken van de schakel tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, heeft de inspectiedienst voor zichzelf verschillende doelstellingen bepaald: - Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en van de reglementering betreffende de verschillende maatregelen die zijn ingevoerd door de federale Staat en waarvoor de dienst subsidies toekent aan de O.C.M.W. s. - Doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de O.C.M.W. s uitvoeren, zowel op boekhoudkundig als op administratief en juridisch vlak, om zo bij te dragen tot de gelijke en wettelijke behandeling van de gebruikers van de O.C.M.W.-diensten. - Bijdragen tot het beheer van de informatie en tot het begrip van de uitvoering van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding. - Structurele en kwalitatieve relaties met de O.C.M.W. s (belangrijkste partners van de federale administratie) uitbouwen om zo een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren. - Bijdragen tot de uitwisseling van informatie met de interne diensten van de POD MI. - Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen. Deze waarden zijn: - Respect - De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid - Gelijke kansen voor iedereen en diversiteit - Openstaan voor verandering

3 Laten we ten slotte ook nog benadrukken dat deze controles uitgevoerd worden in het kader van een procedure die beschreven wordt in een procedurehandleiding die geraadpleegd kan worden op de website van de POD MI ( 2. UITGEVOERDE CONTROLES De inspectie had betrekking op de volgende materies en periodes: Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Geen controle Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: Geen controle Bijlage 2: Controle op boekhoudkundige controle 3 Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Geen controle de wet van 2 april 1965 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI Geen controle Geen controle Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds 2012 Bijlage 7: Controle van de Energiefondssubsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van elke soort controle in de bijlagen die bij deze brief gevoegd zijn. 3 VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft.

4 De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goed kwaliteit. 4. RESULTATEN VAN DE CONTROLE EN AANBEVELINGEN. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Bij de vergelijking van de uitgaven en ontvangsten leefloon uit de rekening van het OCMW met de door de POD MI betoelaagde uitgaven werd er een verschil van minder dan 1% vastgesteld. Dit getuigt van een goede opvolging van de toelage van de dossiers leefloon. Bij de aanvraag van een toelage installatiepremie werd er vastgesteld dat de toelage aanvraag altijd gebeurde via de organieke wet (08/07/1976). De verschillende toelagen dienen te worden aangevraagd binnen de betrokken wetgeving: De POD MI-IS betoelaagd drie categorieën installatiepremie. 1. De installatiepremie inzake leefloon art 14 3 van de wet van De installatiepremie inzake maatschappelijke dienstverlening artikel 57bis van de wet van en artikel 2, 1, van het koninklijk besluit van De huisvestingskosten inzake terugbetaling van de kosten van maatschappelijke dienstverlening in het kader van artikel 5 van het ministerieel besluit van Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Voor de gecontroleerde dossiers werd er vastgesteld dat de noodzakelijke bewijsstukken in het dossier aanwezig waren. De link met een factuur gas/elektriciteit die moeilijk kan betaald worden, was in deze dossiers aanwezig. Maatregelen in het kader van een preventief sociaal energiebeleid (art. 6) - Uw centrum heeft geen enkele preventieve actie uitgevoerd. Welnu, opleidingskosten of kosten in verband met informatiesessies, bestemd voor de begunstigden, kunnen op dit gedeelte van de subsidie worden geïmputeerd. Hetzelfde geldt voor kosten in verband met steun bestemd voor een betere isolatie van woningen, maar ook voor de installatie van budgetmeters,

5 5. BIJKOMENDE ANALYSE Tijdens de vorige controle boekhouding RMI stelden we vast dat de verschillen zich situeerden op vlak van de ontvangsten. Deze werden toen niet verwerkt bij de POD. We stellen tijdens de huidige controle vast dat dit probleem zich niet meer voordoet aangezien alle betrokken dossiers met terugwerkende kracht herzien werden. Hierdoor werden de bedragen automatisch teruggegeven aan de POD MI-IS. Daar het OCMW geen garantie heeft dat het de bedragen toegekend in het kader van de in rand vermelde wet daadwerkelijk kan terugvorderen biedt de POD MI-IS in de omzendbrief van 25/03/2008 een definitieve oplossing voor dit probleem. Dit werd met de bevoegde dienst besproken en er werd nagegaan hoe de verwerking kon gebeuren via het informaticasysteem. 6. CONCLUSIES Tabel van de eventuele te weinig ontvangen toelagen Soort controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Controleperiode jaren 2009 t/m 2011 Eventuele subsidietekorten Zie bijlage 4 Terugvorderings procedure Nazicht en eventuele rechtzetting door uw diensten Mag ik u verzoeken om me uw akkoord per te bezorgen, en dit binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van onderhavig verslag. Gelieve uw antwoord te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Indien er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn, zal dit beschouwd worden als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS

6 BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/02 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE 2009 T/M 2011 De boekhoudkundige controle bestaat voornamelijk uit de vergelijking, tijdens de gecontroleerde periode, van de uitgaven en terugvorderingen van het leefloon en van de tewerkstellingen die geregistreerd en samengevoegd worden in de boekhouding van het O.C.M.W. met degene die de POD MI subsidieert. De verschillen tussen de betalingen en de subsidie worden zo opgespoord. 1. ANALYSE VAN DE REKENINGEN (MET UITZONDERING VAN DE UITGAVEN DIE VOORTVLOEIEN UIT DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 8 JULI 1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W. S) A. Volgens de POD MI Terugvorderingen Uitgaven BM / RMI BM / RMI %) ,81 65%) ,54 (60%-75%) 2.275,00 100% doorstroming 594,96 100% OG 65%) -76,36 65%) * * rechtzettingen in 2009 voor vorige jaren %) ,92 65%) 8.435,79 (60%-75%) 899,52 100% nt in BR 2.600,00 100% doorstroming 396,64 100% OG %) ,15 65%) ,16 (60%-75%) 3.275,47 100% nt in BR ,00 100% doorstroming 9.000,00 100% SINE 694,12 100% OG 65%) 745,34 65%) *** -16,45 100% *** ***rechtzettingen in 2012 voor Totaal: 0, ,61 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de periode : ,61-0,00 = ,61

7 B. Volgens de rekeningen van het OCMW Terugvorderingen BM / RMI , , ,00 Uitgaven BM / RMI 65%) ,27 65%) (60% ,00 75%) 70% 1.006,13 100% nt in BR 594,96 100% OG 3.155,00 100% activering 100% 65%) ,05 65%) (60% ,85 75%) 70% 594,96 100% OG 3.900,00 100% activering 100% 65%) ,00 65%) (60% ,00 75%) 70% 595,00 100% OG 6.975,00 100% activering 100% Totaal: 2.893, ,22 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW voor de periode : , ,75 = ,47

8 C. Vergelijking van de totalen Periode van 01/01/2009 t/m 31/12/2011 Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: , ,47 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW: 1.551,86 Verschil: Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x 100 0,60 % Eventueel te weinig ontvangen toelagen aan 50%: 775,93 De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, maar op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (artikel 21 6 van de wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be of tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. 2. ANALYSE VAN DE TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60 7 VAN DE ORGANIEKE WET VAN 08/07/1976 BETREFFENDE DE OCMW S Het resultaat van de controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 heeft geen enkel verschil met de subsidiëring door de Staat aan het licht gebracht. 3. CONCLUSIES Voor de periode van 2009 t/m 2011, komt de vergelijking van de resultaten neer op een mogelijks te weinig ontvangen toelagen. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, maar op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (artikel 21 6 van de wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be of tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. Controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 Het resultaat van de controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 heeft geen enkel verschil met de subsidiëring door de Staat aan het licht gebracht.

9 BIJLAGE 7: CONTROLE VAN DE TOELAGES DIE TOEGEKEND WORDEN IN HET KADER VAN DE WET VAN 4 SEPTEMBER 2002 BETREFFENDE HET SOCIALE GAS- EN ELEKTRICITEITSFONDS VOOR DE PERIODE 2012 De controle wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - controle van de personeelskosten - boekhoudkundige controle inzake betaling van facturen of preventieve maatregelen; hierbij worden de cijfergegevens vermeld in de boekhouding van het O.C.M.W. vergeleken met de subsidies die toegekend werden door de POD MI - controle van de toepassing van de wetgeving terzake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. CONTROLE VAN DE PERSONEELSKOSTEN: ART 4 Voor het gecontroleerde jaar had uw OCMW recht op een subsidie van ,61 om de personeelskosten te dekken. Die subsidie moet het mogelijk maken om het loon van 0,5 voltijds equivalenten te dekken. Bij de aangifte in het uniek verslag werd(en) 0,75 VTE ingevoerd. Personeelskostentabel. Aangezien het OCMW van Sint-Martens-Latem qua personeel in dit kader samenwerkt met 2 andere OCMW s, en het OCMW van Nazareth instaat voor de betaling van het personeel, kunnen we de controle niet uitvoeren. De gegevens werden dan ook overgemaakt aan de betrokken inspecteur die deze controle zal uitvoeren in het OCMW van Nazareth. 2. CONTROLE VAN DE TEGEMOETKOMING INZAKE DE BETALING VAN DE ONBETAALDE FACTUREN EN DE MAATREGELEN IN HET KADER VAN EEN PREVENTIEF ENERGIEBELEID Voor het gecontroleerde jaar had uw O.C.M.W. recht op een subsidie van 1.318,88 om de aanzuiveringen van de onbetaalde facturen (of facturen met betalingsmoeilijkheden) en de preventieve energieacties te dekken. 2.1 Vergelijking van de boekhoudkundige gegevens vermeld in de O.C.M.W.-rekeningen met de gegevens van het uniek verslag dat overgemaakt werd aan de POD MI Verklaring Uniek verslag OCMW-rekeningen Uitgaven 1.464, ,55 Inkomsten 0,00 0,00 Netto (uitgaven-inkomsten) 1.464, ,55

10 Art6, uitgekeerd bedrag: 1.318,88 Netto-uitgaven aangegeven in het Uniek Verslag: 1.464,92 Netto-uitgaven goedgekeurd na de controle: 1.318,88 Het bedrag zoals teruggevonden in de boekhouding is niet gelijk aan dit als doorgegeven via het uniek verslag. Er kon hiervoor echter geen duidelijke verklaring worden gegevens door het OCMW. Aangezien de uitgekeerde toelagen lager zijn dan de door het OCMW verleende steun, wordt hier verder niet op ingegaan Controle van de dossiers betreffende de individuele financiële steun 4 dossiers van financiële steun werden door het O.C.M.W. aangegeven voor een tegemoetkomingsbedrag van 1.488,55. Twee punten werden grondig bestudeerd: - de betalingsbewijzen; - de link tussen een gas-elektriciteitsfactuur die moeilijk kan betaald worden en/of een toestand van schuldbemiddeling of collectieve schuldenregeling en de gevraagde uitkering. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 7B. Alle dossiers konden worden aanvaard Controle van de betalingen in het kader van een preventief sociaal energiebeleid Het O.C.M.W. heeft 1 actie aangegeven voor een bedrag van 125,00. Dit bleek een foute aangifte en maakte deel uit de individuele steun. 3. CONCLUSIES Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het O.C.M.W. werden voorgesteld voor het gecontroleerde jaar inderdaad in aanmerking kwamen de toegekende subsidie werd volledig besteed overeenkomstig de wetgeving terzake.