Handleiding publiceren aanbesteding Fase 2, stap 2

Transcriptie

1 September 2008 Dit is een uitgave van het Ministerie van OCW, Taskforce Gratis Schoolboeken

2 2008, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Taskforce Gratis Schoolboeken. Auteursrecht voorbehouden. Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.

3 Inhoudsopgave 1 Algemeen Alleen voor het Openbare deel van procedures! Publicatie op Aanbestedingskalender en op TED-databank Menustructuur Info en formulieren Rectificatie

4 1 Algemeen Zoals beschreven in de Handleiding analyse eigen situatie bent u als onderwijsorganisatie verplicht de aanbesteding uit te voeren conform de Europese Richtlijn 2004/18 die nader is uitgewerkt in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Onderdeel van deze procedure is de verplichting tot publicatie van de aanbesteding. Hiertoe kunt u gebruik maken van een aantal mogelijkheden. - Via de website Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen in Luxemburg (OPOCE). Alle Europese aankondigingen worden via de TEDwebsite (Tenders European Daily) gepubliceerd. - Via de website kunt op een efficiënte en effectieve wijze uw aanbesteding nationaal en Europees publiceren. In dit document worden u aanwijzingen voor deze laatst genoemde publicatiemogelijkheid verschaft. Dit document is een aanvulling op de handleiding van de site van aanbestedingskalender.nl. In dit document wordt een aantal aanwijzingen gegeven voor het invullen van een publicatie. Voor een uitgebreidere handleiding, die dieper op de onderwerpen ingaat, verwijzen wij u graag naar de site van Hier vindt u onder <downloads> uitgebreide handleidingen. In het document Handleiding analyse eigen situatie is het proces van Europees aanbesteden beschreven. Het formele gedeelte van het proces vangt aan met het publiceren van een uitnodiging tot mededinging. In het verleden betekende dit voor organisaties dat er een administratief proces moest worden opgestart teneinde iedere gegadigde te voorzien van de juiste documenten. Door het gebruiken maken van Aanbestedingskalender kunnen gegadigden de benodigde documenten downloaden via de site van aanbestedingskalender. Hierdoor hebt u als aanbestedende organisatie minder administratieve lasten. 1.1 Alleen voor het Openbare deel van procedures! Bij een niet-openbare procedure is de Aanbestedingskalender alleen geschikt voor de preselectiefase. Immers, er worden in eerste aanleg gegadigden geselecteerd en in tweede aanleg wordt aan de geselecteerde gegadigden een offerteaanvraag verzonden. De offertefase is dan Niet-openbaar en wordt niet geplaatst op de site van de Aanbestedingskalender, vandaar de naam niet-openbare procedure. 4

5 1.2 Publicatie op Aanbestedingskalender en op TED-databank De site is zowel voor nationale als voor Europese aankondigingen te gebruiken. Met behulp van uw account kunt u uitnodigingen tot mededinging publiceren op Daarnaast hebt u de mogelijkheid om vanuit het beveiligde gedeelte van de site een uitnodiging tot mededinging rechtstreeks te verzenden naar het Publicatie Bureau van de Europese Gemeenschappen in Luxemburg, waarna deze binnen drie werkdagen op de TED (Tenders Electronic Daily databank) wordt gepubliceerd. Hierbij dient te worden opgemerkt dat gegadigden niet de benodigde aanbestedingsdocumenten kunnen downloaden via de TED U wordt dus in staat gesteld, mits de gegevens juist zijn ingevuld, om twee publicaties/uitnodigingen tot mededinging te verzorgen met één handeling. Voordat u kunt publiceren, moet u een project aanmaken. Een project is dus een volledige aanbesteding, beginnend bij publicatie van een uitnodiging tot mededinging tot publicatie van de gunning. Bij het aanmaken van een project wordt u een soort samenvatting gevraagd en er staat een vraag bij over het bedrag dat met de aanbesteding gemoeid is; komt dit uit boven het drempelbedrag, dan weet de site automatisch dat er ook op TED moet worden gepubliceerd. In hoofdstuk 3 worden de handelingen met betrekking tot het aanmaken van een project beschreven. Voorafgaand aan het proces van projecten aanmaken en publiceren dient u zich eerst aan te melden op de site. De stappen daartoe worden beschreven in het volgende hoofdstuk. 5

6 2 Menustructuur Het systeem is gebaseerd op de formulieren die gebruikt worden bij Europese aankondigingen. Op hoofdlijnen werkt het systeem als volgt: - Aanmaken nieuw project (aanbesteding) Vul de projectcode en omschrijving is. - Beantwoorden vragen Vervolgens stelt het systeem een aantal vragen over onder andere of het een werk, levering of dienst betreft, de raming van waarde van de opdracht enz; - Invullen formulier De belangrijkste stap is het invullen van het betreffende formulier. Hierbij wordt u ondersteund door middel van toelichtingen, opzoektabellen, e.d. - Publiceer Nadat u de aankondiging klaar heeft, kunt u deze publiceren; Omdat er sprake is van een aanzienlijk aantal keuzes en varianten, is het niet mogelijk deze allemaal in detail op te nemen in deze handleiding. 2.1 Info en formulieren Als u een nieuw project heeft aangemaakt komt na het opslaan van het project bij het volgende scherm. Dit scherm bevat de tabbladen Project info en Formulieren: 6

7 Het tabblad Project info is een overzichtsblad met de algemene informatie over het project. Op het tabblad Formulieren worden door het systeem de formulieren gegenereerd en opgeslagen die noodzakelijk zijn voor de publicatie. Kies vervolgens het formulier dat u wilt invullen, door op de betreffende regel te klikken In ons voorbeeld kiezen we voor formulier SF 02 - Aankondiging van een opdracht en komen vervolgens in onderstaand scherm: Het formulier is verdeeld in tabbladen (Afdeling I t/m VI). Niet alle afdelingen komen in elk 7

8 formulier voor. Welke afdelingen worden getoond, is afhankelijk van de gemaakte keuze van het formulier. Om een volgende afdeling te kunnen invullen, klikt u op de betreffende tab/afdeling. De door u ingevulde gegevens worden op dat moment automatisch opgeslagen. Het invullen van de formulieren spreekt voor zich. De verschillende afdelingen behandelen de te verstrekken gegevens over: - Afdeling I: Aanbestedende dienst - Afdeling II: Voorwerp van de opdracht - Afdeling III: Juridische, economische, financiële en technische inlichtingen - Afdeling IV: Procedure - Afdeling V: Gunning van een opdracht - Afdeling VI: Aanvullende inlichtingen - Percelen: Informatie over percelen Algemene tips: 1. U wordt waar mogelijk geholpen bij het invullen door middel van keuzelijsten, kalenders, toelichtingen e.d. Als u bijvoorbeeld een datum moet invullen kunt u met behulp van de kalender de datum selecteren. 2. Het is niet bij alle velden verplicht informatie in te voeren. Probeer echter wel zo volledig mogelijk te zijn, zodat lezers op basis van de publicatie en dus zonder het raadplegen van aanbestedingsdocumenten, kunnen inschatten of de opdracht interessant is. Probeer zo veel mogelijk de formulering uit de selectieleidraad en/of offerteaanvraag op te nemen in de publicatie. Tips voor Afdeling I: 1.1 Het invullen van een telefoonnummer zal hoogstwaarschijnlijk leiden tot telefonisch gestelde vragen. Indien u geen telefonische vragen wenst, laat u dit veld leeg. 1.2 Een school is een publiekrechtelijke instelling. Tips voor Afdeling II: 1.2 Het invullen van een NUTS-code kan op landniveau (NL), regioniveau (NL3 = west- Nederland), provincie-niveau (NL33 = provincie Zuid-Holland) of gemeentelijk niveau (NL333 = regio Delft en Westland). Voor het invullen van de juiste NUTS-code, klikt u op het vergrootglas en kiest u de gewenste regio. 1.3 Bij een intern boekenfonds zal zowel sprake kunnen zijn van een overheidsopdracht als een raamovereenkomst. Bij een extern boekenfonds zal meestal sprake zijn van een raamovereenkomst. 1.6 CPV staat voor Common Procurement Vocabulary (gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten), een classificatiesysteem om eenduidig te definiëren wat de aard van de opdracht is. Voor het kiezen van een CPV-code kunt u gebruikmaken van de zoek optie. Voor schoolboeken kunt u het best één of meer van de volgende coderingen opnemen: Boeken, brochures en folders Schoolboeken Woordenboeken Atlassen Dienstverlening voor klanten

9 Projectbeheer diensten muv bouw De invulvelden voor subcategorieën kunt u leeg laten. 1.7 Opdracht valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA), hier moet nee gekozen worden. Indien u in 1.8 aangeeft dat bij de opdracht een verdeling in percelen van toepassing is, maakt het systeem een extra tabblad aan met percelen. Tips voor Afdeling III: Hfst 1: In dit hoofdstuk kunt u verwijzen naar de aanbestedingsdocumenten of de betreffende teksten uit de aanbestedingsdocumenten overnemen. Hfst 2: In dit hoofdstuk dient u uitsluitingsgronden en selectiecriteria opnemen. Tips voor Afdeling IV: 3.3: Deze paragraaf gaat nog uit van het toezenden van documenten per post na publicatie van de aanbesteding. U kunt aangeven dat documenten tot het moment van sluiting beschikbaar zijn, als u de documenten digitaal als bijlage toevoegt aan de publicatie. Tips voor Afdeling VI: Onder afdeling VI.3 bij Overige inlichtingen kunt u, indien van toepassing, het aanbestedingsreglement dat van toepassing is op de Procedure vermelden. Tevens kunt u hier vermelden op welke wijze en wanneer er vragen (ten behoeve van de nota van inlichting) over het project kunnen worden gesteld. Tips voor Afdeling percelen: Indien in Afdeling II bij vraag 1.8 Verdeling in percelen is aangeven dat de opdracht uit meer percelen bestaat, dient u per perceel de betreffende gegevens te vermelden. U dient even vaak gebruik te maken van de optie <Perceel toevoegen> als het aantal percelen dat op de opdracht van toepassing is. Op het tabblad Percelen verschijnt een overzicht van de aanwezige percelen in een pull-downmenu. Hier kunt u het betreffende perceel selecteren en de gegevens van dit perceel invoeren. In het formulier van het betreffende perceel is een optie verwijder dit perceel opgenomen. 9

10 3 Rectificatie Het kan voorkomen dat er wijzigingen optreden in de gepubliceerde aankondiging. In alle gevallen is het van belang dat belangstellenden hierover worden geïnformeerd. Tips voor rectificaties: Het is mogelijk om via de website één of meer rectificaties op aankondigingen te publiceren. Ten behoeve van de traceerbaarheid van informatie, wordt de oorspronkelijke aankondiging of rectificatie niet overschreven, maar blijft deze beschikbaar. U wordt aangeraden om terughoudend te zijn met het muteren van besteksinformatie door middel van een rectificatie. Rectificaties zijn primair bedoeld om aankondigingen te wijzigen. Het wijzigen van een bestek dient in het algemeen via de nota van inlichtingen te verlopen. Aan een rectificatie kunnen géén bijlagen worden toegevoegd. Het toevoegen van bijlagen nadat de oorspronkelijke aankondiging is gepubliceerd vindt altijd plaats op het tabblad Bijlagen van het oorspronkelijke formulier. 10