Wat doe je als de IB-er per ongeluk een USB stick met daarop alle handelingsplannen in de trein heeft laten liggen?

Transcriptie

1 Wat doe je als de IB-er per ongeluk een USB stick met daarop alle handelingsplannen in de trein heeft laten liggen? Wat doe je als je te maken krijgt met hackers die vlak voor de eindtoets het netwerk van de school plat leggen waardoor de digitale toets niet kan worden afgenomen? Wat doe je als je in zee gaat met een startup die een website voor jouw school maakt waar leerlingen moeten inloggen met hun gegevens en de startup ondertekent de bewerkersovereenkomst niet. Mag je als school deze website dan gebruiken? De wereld digitaliseert. Ook in het onderwijs wordt steeds meer gebruikt gemaakt van hulpmiddelen die data genereren en worden gegevens opgeslagen in de cloud. Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De nieuwe wet brengt verplichtingen met zich mee. Organisaties krijgen andere verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensverzameling. Ook scholen moeten kunnen aantonen dat zij de wet naleven bij het verwerken van persoonsgegevens. Voor besturen en scholen betekent dit dat er een verandering moet komen in de aanpak van informatiebeveiliging en privacy.

2 Waarom verandert Wbp in AVG? In de EU heeft elke lidstaat een eigen privacywet. Deze nationale wetten zijn gebaseerd op de Europese privacyrichtlijn uit In Nederland is de nationale uitvoering van deze richtlijn de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Europese privacyrichtlijn werd vastgesteld toen internet nog in de kinderschoenen stond. Daarom is de Europese privacywetgeving de afgelopen jaren herzien. Dit is de AVG geworden. In 2016 is deze wet al in werking getreden en na een periode van twee jaar is nu het moment aangebroken dat de wet ook in Nederland gaat worden toegepast. Dit betekent dat de Wbp komt te vervallen.

3 Dataminimalisatie? De persoonsgegevens die op school verwerkt worden, moeten redelijkerwijs nodig zijn om het doel (goed onderwijs) te bereiken. De gegevens moeten in verhouding staan tot het doel ( proportioneel ) en het doel kan niet met minder dan deze verzamelde gegevens worden bereikt ( subsidiair ). Het gaat er dus om dat scholen uitsluitend gegevens verzamelen die écht nodig zijn om het doel te bereiken. Niet: zo min mogelijk gegevens, wel: alleen relevante gegevens. Dataminimalisatie heeft ook te maken met bewaartermijnen en nog meer met het vernietigen van data als de bewaartermijn is verstreken. Wat wordt er dan echt anders?! Wanneer de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is, heb je als organisatie meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit houdt in dat je met documenten moeten kunnen aantonen dat je de juiste organisatorische en technische maatregelen hebt genomen om aan de AVG te voldoen.

4 OinO-advies kan je daar mee helpen! Wat betekent AVG voor mijn organisatie? Er komt een nieuwe wet- en regelgeving. Dit betekent dat zich een mooie kans voordoet om met elkaar weer even goed te kijken naar je beleid als het gaat om Informatiebeveiliging en Privacy (IBP). De wereld om ons heen vraagt daar ook om. We delen immers, zeker digitaal, steeds meer. We weten ook zeker dat dit de komende jaren niet zal verminderen. OinO-Advies helpt je graag om het IBP-beleid weer op orde te krijgen.

5 1. Beleid In de eerste plaats heb je een beleidsdocument nodig. In je beleidsplan staat naast een definitie voor informatiebeveiliging en privacy ook uitgelegd welke verantwoordelijkheden eenieder heeft en wat je uitgangspunten voor IBP zijn. Deze worden vanzelfsprekend eerst op bestuursniveau vastgesteld. Het beleidsplan beschrijft de verantwoordelijkheid van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de Manager IBP (M-IBP). Zij zien toe op de naleving van de gemaakte afspraken en de aanpak bij incidenten en situaties die in strijd zijn met het gevoerde beleid. Het beleidsplan wordt afgesloten met een concrete vertaling van te doen en niet doen binnen de onderwijsorganisatie. Denk hierbij aan het gebruik van USB-sticks, het beveiligen van printers en afspraken over het gebruik van wachtwoorden. OinO-Advies maakt je beleidsdocument voor elke medewerker begrijpelijk en zorgt ervoor dat het aansluit op de belevingswereld van de onderwijsprofessional. Daarnaast stellen we een risicoanalyse op om jaarlijks te kunnen beoordelen of de onderdelen van je beleidsplan nageleefd worden. Dit geeft iedere medewerker direct inzicht in actiepunten. In deze risicoanalyse wordt ook bepaald wie welke verantwoordelijkheid draagt. Met OinO-Advies ben je verzekerd van een volledige aanpak én de totstandkoming van documenten die passen bij de werkwijze zoals je dat op jouw school of binnen jullie organisatie wenst.

6 2. Bewustingwordingssessie voor teams. Op scholen wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van leerlingen. Denk maar eens aan het leerlingenadministratiesysteem. Daarom is het van belang om veel aandacht te besteden aan de bescherming van deze gegevens. Elke medeweker en leerling moet ervan uit kunnen gaan dat er door de organisatie zorgvuldig met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan. OinO-Advies heeft een interactieve bewustwordingssessie ontwikkeld die leerkrachten meeneemt in deze materie. Leerkrachten ervaren waarom IBP zo belangrijk is en leren kritisch kijken naar de huidige situatie in hun school. Er worden afspraken gemaakt over verbeterpunten en er worden praktijkvoorbeeld gebruikt van situatie die op school voorkomen.

7 3. E-learning Informatiebescherming & Privacy. Het e-learning programma biedt organisaties de mogelijkheid om medewerkers op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met de basisbegrippen van privacy. Het programma behandelt de basisbegrippen van privacy, de verplichtingen die gelden voor organisaties die persoonsgegevens verwerken en de rechten van personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

8 Wil je meer informatie? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op! oino-advies.nl