Aanbieding voor berekening aanrijdtijd 10 februari 2010 Onze referentie: 2010BA3

Transcriptie

1 Dataexe B.V. Postbus BC Bussum De Nieuwe Vaart GR Bussum Telefoon: + 31 (0) Fax: + 31 (0) info@dataexe.nl Internet: RaboBank: Aanbieding voor berekening aanrijdtijd 10 februari 2010 Onze referentie: 2010BA3 Geachte heer, mevrouw, Hierbij doen wij u het voorstel toekomen met betrekking tot het automatisch laten bepalen van de aanrijdtijd per opdracht. Wij willen u vriendelijk verzoeken dit voorstel aandachtig door te nemen. Indien u akkoord gaat met dit voorstel, dan kunt u dit document als een opdrachtbevestiging beschouwen. In dat geval verzoeken wij u onderaan te ondertekenen en het document volledig aan ons per fax ( ) te retourneren. 1. Omschrijving te leveren dienst(en) en/of product(en): In het kader van de wens van uw opdrachtgever(s) heeft Dataexe een nieuw product ontwikkeld met betrekking tot het automatisch bepalen van de aanrijdtijd. Dit voorstel geeft invulling aan de eisen van de Alarmcentrale Europ Assistance. Het geeft (nog) geen invulling aan de eisen die de stichting IM stelt. Het principe: Om de aanrijdtijd van uw opdracht te bepalen gaan wij als volgt te werk: Bepalen T0: Allereerst dient bepaald te worden hoe laat de Kantoor opdrachtgever de melding bij u bekend maakte (T0). Het is daarbij van belang dat er een onafhankelijke partij de exacte Dataexe tijd vastlegt. Dataexe legt, binnen een volledig geautomatiseerd proces (eis), PDA Alarmcentrales de tijd nauwkeurig vast. Zodra de melding bij Dataexe binnen komt wordt de tijd gelogd. Wij gebruiken daarbij dus niet de tijdsregistratie van de opdrachtgever alsmede niet de tijdsregistratie van de berger. Dataexe bepaalt onafhankelijk van derden de exacte tijd. Deze tijd is gebaseerd op de atoomtijden. De melding wordt gepresenteerd in de portal van Dataexe en hoeft derhalve niet door u te worden ingegeven. Indien u met Promatie TB werkt dan wordt de melding automatisch ingeschoten in Promatie van Pacx. Het is op korte termijn tevens mogelijk om een sms te ontvangen van de melding. U hoeft dan niet perse alert te zijn op meldingen via de computer. Aan het ontvangen van een sms zijn kosten verbonden. Door de melding te accepteren (via Promatie van Pacx of de Dataexe web-portal), is bij de opdrachtgever bekend dat u de melding daadwerkelijk heeft ontvangen en gelezen. Het is van Voertuigen & Chauffeurs Pagina 1 van 5

2 belang dit zo snel mogelijk te doen zodat onnodig extra nabellen wordt voorkomen (Dataexe werkt nog aan een voice-response systeem zodat dit in de toekomst ook via de telefoon kan gebeuren). U geeft de melding door aan een beschikbare chauffeur met bijbehorend voertuig. Indien u een gebruiker bent van Promatie Mobile Communication (MC) van Pacx, dan kunt u de melding doorsturen naar de handheld (Psion) van de chauffeur. Zodra de opdracht is uitgevoerd, dienen de relevante gegevens bekend gemaakt te worden bij de opdrachtgever. Dit gebeurt via Promatie óf via de Dataexe web-portal. Bepalen T1: Uw (vracht)wagen komt aan op de plaats incident. Uw voertuig is voorzien is van een ingebouwd- (en door Dataexe aan te spreken) GPS-systeem (of uw chauffeur is uitgerust met een handheld). Bij Dataexe is bekend waar het incident bij benadering is. Dit betekent dat wij kunnen berekenen hoe laat uw (en welk) voertuig ter plaatse is gekomen. Dit tijdstip is T1. Zodra T0 en T1 bekend zijn, kunnen wij de aanrijdtijd bepalen. Naast het feit dat Dataexe de aanrijdtijd voor u en uw opdrachtgever bepaalt, kunt u meer. De mogelijkheden voor u op een rij: Dataexe berekent voor u automatisch de aanrijdtijd. De methode is vanzelfsprekend afgestemd met Europ Assistance en reeds doorgesproken met enkele andere alarmcentrales. Ook de VBS is op de hoogte van deze methode. Dataexe stelt op uw verzoek de aanrijdtijd beschikbaar aan uw opdrachtgever. U hoeft hier zelf geen tijdrovende actie op te ondernemen. Alles wordt voor u geregeld. U krijgt via een streng beveiligde webportal inzage in uw eigen aanrijdprestaties. U kunt tevens elke melding opzoeken. Europ Assistance krijgt vanzelfsprekend alleen zicht op de tijden die betrekking hebben op opdrachten van Europ Assistance. Middels de portal krijgt u inzicht in uw prestaties omdat u ze kunt vergelijken t.o.v. uw collegabergers. U kunt de tijden van uw collega-bergers NIET inzien. U kunt de GPS kastjes eventueel ook voor Track & Trace doeleinden gebruiken (optioneel, geen onderdeel van deze offerte) (informeert u bij Pacx) U kunt de GPS kastjes eventueel gebruiken om uw voertuig terug te vinden indien gestolen (optioneel, geen onderdeel van deze offerte). (wij adviseren u een premievoordeel te bedingen bij uw verzekering, kijkt u eens op U houdt zicht op uw voertuigen en heeft allerlei rapportage mogelijkheden (optioneel, geen onderdeel van deze offerte) Verder gelden de volgende andere belangrijke punten: Ons systeem sluit aan op Promatie van Pacx Het systeem is, naar verwachting, in de toekomst bruikbaar voor meerdere opdrachtgevers (dit voorkomt straks meerdere kastjes voor verschillende opdrachtgevers) (momenteel niet voor de stichting). Meerdere kastjes zorgen ook voor hogere communicatiekosten. Met de aanrijdtijdberekening van Dataexe kunt u geen controle uitoefenen op het systeem van de Stichting. De methode van rekenen is anders en daarmee is vergelijk niet mogelijk. Indien u gebruiker bent van Pacx s Promatie MC in combinatie met On Board, dan is het inbouwen van vaste kastjes niet nodig. Wel is er een voertuig-identificatie-uitbreiding nodig. Elke gebruiker dient tenminste gebruiker te zijn van de Dataexe web-portal (dit is niet nodig voor Promatie gebruikers). Bijkomend voordeel hiervan is dat u tevens direct kunt afmelden bij de andere alarmcentrales! De opdrachtgever ontvangt uitsluitend de aanrijdtijden indien u ook afmeldt bij deze opdrachtgever (opdrachtgevers hebben dus geen inzage in (andere) tijden die toebehoren aan andere opdrachtgevers). Opdrachtgevers krijgen op geen enkele wijze inzicht in andere informatie dan het door hen gevraagde en door u akkoord bevonden informatie. Dataexe houdt bij de berekening vooralsnog geen rekening met files en/of andere vertragingen. Pagina 2 van 5

3 Wat heeft u nodig?: Een goed werkend GPS systeem dat gekoppeld is met Dataexe. Wij adviseren u dit in te richten via Pacx. U kunt bij hen terecht voor een passend aanbod. Pacx levert vaste kastjes alsmede geavanceerde handhelds. Zij geven aan dat de kastjes in de toekomst ook voor andere opdrachtgevers bruikbaar zijn. Momenteel zijn alléén de GPS modules van Pacx bruikbaar om aanrijdtijden te meten! Toegang tot de webportal van Dataexe (u meldt opdrachten af via Dataexe) óf in bezit van Promatie TB (wellicht nieuwe versie benodigd). Indien u nog niet via Dataexe werkt dan kunt u dat onderstaand aangeven. 2. Kosten De kosten van het berekenen van aanrijdtijden zijn als volgt. Eenmalige Setup kosten 1 85,- (eenmalig, per organisatie) Eenmalige Setup kosten 2 25,- (eenmalig per voertuig) Vast abonnement 2,50 (per maand,per voertuig dat aangesloten is en waarmee aanrijdtijden worden berekend) (incl. bewaren en inzien tijden door u zelf en uw opdrachtgevers) Kosten per berekening 0,15 (per dossier, wordt vergoed door EA vanaf 1/4/11) 3. Voorwaarden: 3a Financiële voorwaarden: De facturatie geschiedt achteraf per maand of kwartaal (afhankelijk van de hoogte van de factuur). U gaat akkoord dat Dataexe de factuur op haar initiatief elektronisch naar u verstuurd. De factuur zal derhalve niet per post worden aangeboden maar via . U dient daartoe een adres beschikbaar te stellen. De factuur zal tevens voor u inzichtelijk zijn op Alle prijzen zijn in Euro's ( ) en excl. BTW. Wij hanteren een betalingstermijn van 30 dagen. De genoemde prijzen kunnen jaarlijks worden aangepast. Indien u niet (tijdig) betaald, is Dataexe gerechtigd de dienstverlening op te schorten. Indien u opnieuw aangesloten moet worden zijn er setup-kosten verschuldigd. In voorkomende gevallen worden werkzaamheden op nacalculatie- of offertebasis uitgevoerd. Daarbij hanteren wij de volgende (uur)tarieven: (Uur)prijzen 2010 Support (tel. ondersteuning) 83,00 Promatie Specialist 99,00 Systeembeheerder 86,00 Projectleider 99,00 Senior Systeembeheerder 92,00 Consultant 90,00 Developer 90,00 Senior Consultant 110,00 Senior Developer 120,00 Auditor 125,00 Administratie en catering 66,00 Voorrijden 125,00 Junior Technisch 66,00 Deze offerte of opdrachtbevestiging is geldig tot 10 dagen na dagtekening. Na deze datum vervallen eventuele toezeggingen en kan er geen garantie meer gegeven worden ten aanzien van de kosten. In voorkomende gevallen ontvangt u van ons een nieuwe offerte. Het melden van eventuele storingen is kosteloos. Indien er werkzaamheden moeten worden uitgevoerd bij u ter plaatse en/of bij u remote,dan dient u zich te wenden tot uw automatiseerder. Onderhoudskosten en/of storingen die betrekking hebben op de apparatuur van Dataexe zijn inbegrepen. Indien achteraf blijkt dat een storing veroorzaakt is door uw eigen systeem en of handelen, dan worden de gemaakte uren op nacalculatie basis aan u doorberekend conform bovenstaande tarieven. Pagina 3 van 5

4 3b Technisch voorwaarden Niet alle versies van Promatie kunnen werken met genoemde service. Informeert u bij Pacx. Dataexe is niet verantwoordelijke voor de werking van Promatie. Met betrekking tot storingen en of het niet juist functioneren van Promatie en/of Lotus Notes dient u zich te wenden tot Pacx. Dataexe verzorgt slechts de beschikbaarheid van de genoemde service. U dient regelmatig uw internetverbinding te controleren als waarborg dat er een connectie met Dataexe gemaakt kan worden. Dataexe kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele gevolgen, indien er niet geleverd kan worden. Indien door technische wijzigingen aan uw zijde de Dataexe dienstverlening niet meer gemaakt kan worden, dan dient u zich te wenden tot uw automatiseerder. Indien dit niet meer functioneren echter is veroorzaakt door modernisering (of upgraden) bij Dataexe hetgeen uiteindelijk leidt tot een beter systeem, dan is dit herstel niet kosteloos en zal uw automatiseerder u offerte kunnen uitbrengen om uw systeem geschikt te maken voor deze verbetering. Het herstellen van uw systeem na defect raken is niet inbegrepen. Wendt u zich tot uw automatiseerder indien u uw systeem wilt laten herstellen en/of als u een offerte wenst voor een nieuw systeem. 3c Overige voorwaarden Dataexe berekent de aanrijdtijd op basis van aangereikte gegevens. Deze aanreiking is afhankelijk van techniek. Indien deze techniek om welke reden dan ook niet juist functioneert dan kan de tijd niet berekend worden. Indien het berekenen van de aanrijdtijd niet juist gebeurd om welke reden dan ook, dan is Dataexe niet verantwoordelijk voor de gevolgen daarvan. Dataexe moet zich wel tot het uiterste inspannen om de juiste tijd te berekenen. Dataexe geeft geen oordeel over de aanrijdtijd. Dataexe meet slechts de aanrijdtijd en stelt deze ter beschikking aan de opdrachtgever. U geeft toestemming aan Dataexe B.V. om GPS gegevens over uw voertuigen en opdrachten te gebruiken ten behoeve van de genoemde aanrijdtijd-berekeningen Bij storingen dient u zich te wenden tot onze service desk. Zij zullen de storingen vastleggen en indien mogelijk oplossen. Zij zullen u tevens informeren over de voortgang. Op al onze transacties zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, welke gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Hilversum. De algemene voorwaarden zijn tevens bij dit document bijgevoegd. Ook op onze internet site treft u een kopie van onze algemene voorwaarden. Bij ondertekening van de opdrachtbevestiging gaat u onvoorwaardelijk akkoord met deze voorwaarden. Indien er voorwaarden uit dit schrijven strijdig zijn met onze algemene voorwaarden dan gelden de voorwaarden uit dit schrijven. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar. Daarna zal deze overeenkomst stilzwijgend met een jaar worden verlengd. Er geldt een opzegtermijn van 2 maanden. De gedeeltelijke of gehele opzegging / beëindiging van de overeenkomst dient schriftelijk en aangetekend te geschieden. Dit schrijven dient ten alle tijden gericht te zijn aan de directie. Wanneer zich tijdens de installatie van hard- of software onvoorziene omstandigheden voordoen op de bij u reeds aanwezige hard- en/ of software dan verplicht Dataexe zich direct in contact te stellen met de technisch contactpersoon bij u ter plaatse om de gevolgen en werkzaamheden van deze constatering te bespreken. Hieruit kunnen kosten voortvloeien. Wanneer de schuld aan deze onvoorziene omstandigheden aan Dataexe te verwijten is, draagt Dataexe zorg voor herstel en het functioneren zoals dat vooraf overeengekomen is. Dataexe is niet verantwoordelijk voor eventuele gevolgschade die zou kunnen ontstaan. Pagina 4 van 5

5 4. Ondertekening voor akkoord 4a. Uw bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam: Contactpersoon: Bezoekadres: Postcode: Plaats: Telefoon nr.: contactpersoon: Fax nr.: 4b. Uw akkoord [ ] Ik maak nog geen gebruik van Promatie (incl. afmelden via Dataexe) óf de Dataexe Webportal en wens graag een account voor de portal (aankruizen indien gewenst). (Indien aangekruist ontvangt u automatisch offerte) Middels ondertekening geeft u aan dat u akkoord gaat met deze offerte, alle voorwaarden en de genoemde kosten. Graag wensen wij nog antwoord op het volgende: 1. Voor hoeveel vrachtwagens wenst u de aanrijdtijdberekening te laten uitvoeren:.. 2. Geef onderstaand uw -adres waarop u uw maandelijkse digitale factuur wenst te ontvangen (niet nodig indien reeds bekend bij Akkoord namens Akkoord namens Dataexe B.V. Naam: Naam: Remco de Bruijn Functie: Functie: Directeur Datum: Datum: 10 februari 2010 Handtekening: Handtekening: Pagina 5 van 5