NEN-ISO (nl) Compliancemanagementsystemen Richtlijnen. Nederlandse norm ICS December 2014

Transcriptie

1 Compliancemanagementsystemen Richtlijnen iew Nederlandse norm ICS December 2014 eld be ev Pr or Vo Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. NORM NEN-ISO (nl) Normalisatie: de wereld op één lijn. Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN

2 Voorbeeld

3 Voorbeeld Nederlandse norm NEN-ISO (nl) Compliancemanagementsystemen - Richtlijnen (ISO 19600:2014,IDT) Compliance management systems - Guidelines (ISO 19600:2014,IDT) ICS december 2014

4 NEN-ISO 19600:2014 Dit document bevat de vertaling in het Nederlands van de internationale norm ISO 19600:2014. De internationale norm ISO 19600:2014 heeft de status van Nederlandse norm. Normcommissie "Compliance Programma s" THIS PUBLICATION IS COPYRIGHT PROTECTED DEZE PUBLICATIE IS AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMD Voorbeeld Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute. The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

5 NEN-ISO 19600:2014 Inhoud Voorwoord... 5 Inleiding Onderwerp en toepassingsgebied Normatieve verwijzingen... 8 Voorbeeld 3 Termen en definities Context van de organisatie Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar context Inzicht verkrijgen in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden Het toepassingsgebied van het compliancemanagementsysteem vaststellen Compliancemanagementsysteem en beginselen van goed bestuur Complianceverplichtingen Identificatie van complianceverplichtingen Onderhouden van complianceverplichtingen Identificatie, analyse en evaluatie van compliancerisico s Leiderschap Leiderschap en betrokkenheid Compliancebeleid Algemeen Ontwikkeling Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie Algemeen Toewijzen van verantwoordelijkheid voor compliance in de organisatie Rol en verantwoordelijkheid van bestuur en directie Compliancefunctie Managementverantwoordelijkheden Verantwoordelijkheid medewerkers Planning Maatregelen om compliancerisico s aan te pakken Compliancedoelstellingen en de planning om ze te bereiken Ondersteuning Middelen Competentie en training Competentie Training Bewustzijn Algemeen Gedrag Communicatie Algemeen Interne communicatie Externe communicatie Gedocumenteerde informatie Algemeen Creëren en actualiseren Beheer van gedocumenteerde informatie Uitvoering Operationele planning en beheersing Vaststellen van beheersmaatregelen en procedures Uitbestede processen Evaluatie van de prestaties Monitoren, meten, analyseren en evalueren Algemeen

6 NEN-ISO 19600: Monitoren Bronnen van feedback over complianceprestaties Methoden voor het vergaren van informatie Analyse en indeling van informatie Ontwikkeling van indicatoren Compliancerapportage Inhoud van compliancerapporten Registratie Audit Directiebeoordeling Voorbeeld 10 Verbetering Afwijkingen, non-compliance en corrigerende maatregelen Algemeen Escalatie Continue verbetering Bibliografie

7 NEN-ISO 19600:2014 Voorwoord ISO (International Organization for Standardization) is een wereldwijde federatie van nationale normalisatieinstituten (de ISO-leden). Het voorbereidingswerk voor internationale normen wordt doorgaans uitgevoerd door de technische commissies van ISO. Elk lid dat interesse heeft in een onderwerp waarvoor een technische commissie is samengesteld, heeft recht op vertegenwoordiging in deze commissie. Internationale organisaties, zowel overheidsinstanties als ngo s, nemen in samenwerking met ISO ook deel aan deze werkzaamheden. ISO werkt nauw samen met de International Electrotechnical Commission (IEC) inzake alle elektrotechnische normalisatie. Vo De procedures die zijn gebruikt voor het ontwikkelen van dit document en de procedures die bedoeld zijn voor het verdere onderhoud ervan worden beschreven in deel 1 van de ISO/IEC-richtlijnen. Er wordt met name gewezen op de verschillende goedkeuringscriteria die nodig zijn voor de verschillende soorten ISOdocumenten. Dit document is opgesteld overeenkomstig de redactieregels die in deel 2 van de ISO/IECrichtlijnen zijn opgenomen (zie Er wordt gewezen op de mogelijkheid dat sommige elementen van dit document onderwerp kunnen zijn van patentrechten. ISO is niet verantwoordelijk voor identificatie van dergelijke patentrechten. Gegevens over eventuele tijdens het ontwikkelen van het document geïdentificeerde patentrechten zijn opgenomen in de inleiding en/of in de ISO-lijst van ontvangen patentverklaringen (zie In dit document eventueel gebruikte handelsnamen zijn ter informatie voor het gemak van gebruikers en houden niet een goedkeuring in. or Zie de onderstaande URL voor uitleg over de betekenis van ISO-specifieke termen en uitdrukkingen met betrekking tot conformiteitsbeoordeling en informatie over hoe ISO voldoet aan de in de Technical Barriers to Trade (TBT) vervatte beginselen van de Wereldhandelsorganisatie (WTO): Foreword - Supplementary information. De voor dit document verantwoordelijke commissie is de ISO/PC 271-projectcommissie, Compliance management systems. eld be ev Pr iew 5 Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN

8 NEN-ISO 19600:2014 Inleiding Organisaties die op de lange termijn succesvol willen zijn, moeten een cultuur van integriteit en compliance onderhouden en rekening houden met de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden. Integriteit en compliance zijn daarom niet alleen de basis, maar ook een kans, voor een succesvolle en duurzame organisatie. Compliance is een resultaat van het door een organisatie voldoen aan haar verplichtingen en wordt duurzaam gemaakt door het in te bedden in de cultuur van de organisatie en in het gedrag en de houding van de mensen die voor de organisatie werken. Het geniet de voorkeur het compliancemanagement, zonder de onafhankelijkheid ervan in het gedrang te brengen, te integreren in de financiële, risico-, kwaliteits-, milieu- en gezondheids- en veiligheidsmanagementprocessen en in de operationele eisen en procedures van de organisatie. Voorbeeld Een doeltreffend, organisatiebreed compliancemanagementsysteem stelt een organisatie in staat aan te tonen zich te committeren aan het naleven van relevante wetten, waaronder begrepen wettelijke eisen, van branchecodes en organisatienormen, en aan het voldoen aan normen voor goede corporate governance, best practices, gedragscodes en maatschappelijke verwachtingen. De benadering van compliance door de leiding van een organisatie wordt idealiter vormgegeven door het toepassen van kernwaarden, algemeen aanvaarde normen voor corporate governance en ethische en maatschappelijke normen. Het inbedden van compliance in het gedrag van de mensen die voor een organisatie werken, is vooral afhankelijk van het leiderschap op alle niveaus en van duidelijke waarden van de organisatie, evenals van erkenning en implementatie van maatregelen die compliant gedrag, bevorderen. Indien dit niet op alle niveaus van een organisatie het geval is, is er een risico van non-compliance. Binnen een aantal jurisdicties hebben rechters het commitment tot compliance van organisaties via hun compliancemanagementsysteem meegenomen in de afweging bij het vaststellen van een passende straf voor overtredingen van relevante wetgeving. Regulerende en rechtsprekende instanties kunnen dus ook van deze internationale norm profiteren door hem als benchmark te gebruiken. Organisaties zijn er steeds meer van overtuigd dat ze door het toepassen van bindende waarden en passend compliancemanagement hun integriteit kunnen beschermen en non-compliance met de wet kunnen voorkomen of beperken. Integriteit en doeltreffende compliance zijn daarom belangrijke elementen van goed, toegewijd management. Compliance draagt ook bij aan het maatschappelijk verantwoorde gedrag van organisaties. Deze internationale norm schrijft geen eisen voor, maar biedt richtlijnen inzake compliancemanagementsystemen en aanbevolen werkwijzen. De richtlijnen in deze internationale norm zijn bedoeld om toegespitst te kunnen worden op de betreffende organisatie en het gebruik van deze richtlijnen kan verschillen, afhankelijk van de omvang en de mate van volwassenheid van het compliancemanagementsysteem van een organisatie en van de context, aard en complexiteit van de activiteiten van de organisatie, waaronder het compliancebeleid en de compliancedoelstellingen. Het stroomdiagram in figuur 1 komt overeen met andere managementsystemen en is gebaseerd op het uitgangspunt van continue verbetering ( Plan-Do-Check-Act ). 6

9 NEN-ISO 19600:2014 Identificatie van externe en interne onderwerpen (4.1) Identificatie van eisen van stakeholders (4.2) Vaststelling van toepassingsgebied en inrichting van het compliancemanagementsysteem (4.3/4.4) Vaststelling van het compliancebeleid (5.2) Beginselen van goed bestuur (4.4) Inrichten Onderhouden Identificatie van complianceverplichtingen en beoordeling van compliancerisico s (4.5/4.6) Ontwikkelen Verbeteren Managen van gevallen van non compliance en van continue verbetering (10) Evalueren Evaluatie van de prestaties en rapportage van compliance (9) Managementcommitment, onafhankelijke compliancefunctie (5.1), verantwoordelijkheden op alle niveaus (5.3), ondersteunende functies (7) Operationele planning en beheersing van compliancerisico s (8) Planning voor het aanpakken van compliancerisico s en het bereiken van doelstellingen (6) Implementeren Voorbeeld Figuur 1 Stroomdiagram van een compliancemanagementsysteem Deze internationale norm heeft de door ISO ontwikkelde hoofdstructuur (d.w.z. volgorde van hoofdstukken, gemeenschappelijke tekst en gemeenschappelijke terminologie) geadopteerd voor betere afstemming tussen de verschillende ISO-normen voor managementsystemen. In aanvulling op de generieke richtlijnen voor een compliancemanagementsysteem voorziet deze internationale norm ook in een kader dat helpt bij het implementeren van specifieke compliancegerelateerde eisen in een (bestaand) managementsysteem. Organisaties die nog geen managementsysteemnormen of compliancemanagementkader toepassen, kunnen deze internationale norm gemakkelijk als zelfstandige richtlijn binnen hun organisatie toepassen. Deze internationale norm is geschikt voor het verdiepen van de compliancegerelateerde eisen in andere managementsystemen en om een organisatie te helpen het algehele management van al haar complianceverplichtingen te verbeteren. Deze internationale norm kan worden gecombineerd met bestaande normen voor managementsystemen (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000) en generieke richtlijnen (bijvoorbeeld ISO 31000, ISO 26000). 7

10 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft Ja, ik bestel ex. NEN-ISO 19600:2014 nl Compliancemanagementsystemen - Richtlijnen T (015) F (015) Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2018, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: LEREN, WERKEN EN GROEIEN MET NEN preview