Privacyreglement persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Volksgezondheid Utrecht Besloten 16 december 2008 Herzien januari 2015 Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 1
Inhoudsopgave Algemeen Artikel 1 Begripsbepalingen I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Artikel 3 Toepassingsgebied Artikel 4 Verantwoordelijke Artikel 5 Kennisgeving van de verwerking van persoonsgegevens II. DOSSIERVORMING Artikel 6 Dossier Artikel 7 Persoonlijke werkaantekeningen Artikel 8 Overdracht van het dossier in verband met verhuizing Artikel 9 Toegang tot het dossier Artikel 10 Bewaartermijnen van het dossier III. VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS Artikel 11 Verstrekken van persoonsgegevens binnen de Jeugdgezondheidszorg Artikel 12 Extern verstrekken van persoonsgegevens Artikel 13 Verstrekken van persoonsgegevens aan de wettelijk vertegenwoordiger en aan de ouder zonder gezag Artikel 14 Verstrekken van persoonsgegevens op grond van een conflict van plichten Artikel 15 Meldrecht AMK (Advies en Meldpunt Kindermishandeling) Artikel 16 Structurele deelname aan extern overleg Artikel 17 Vragen van toestemming IV. RECHTEN VAN BETROKKENEN Artikel 18 Recht op informatie Artikel 19 Inzage en afschrift Artikel 20 Correctierecht en recht op een eigen verklaring Artikel 21 Vernietigingsrecht Artikel 22 Uitoefenen van rechten bij wilsonbekwaamheid Artikel 23 Geheimhouding Artikel 24 Klachtrecht Artikel 25 Slotbepaling Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 2
Doel Het is voor het bieden van verantwoorde zorg aan jeugdigen noodzakelijk dat: de Jeugdgezondheidszorg persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders verwerkt Achtergrond De specifieke positie van jeugdigen ten opzichte van hun wettelijk vertegenwoordigers en de specifieke positie van jeugdigen ten opzichte van de Jeugdgezondheidszorg maakt het noodzakelijk om de omgang met persoonsgegevens van jeugdigen en hun wettelijk vertegenwoordigers door de Jeugdgezondheidszorg in een eigen reglement vast te leggen Daarbij zijn de volgende documenten van belang : De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst; De Wet publieke gezondheid; De Wet bescherming persoonsgegevens; Artikel 1: 377c Burgerlijk Wetboek; Artikel 53 lid 3 Wet op de jeugdzorg; Het privacyreglement van Volksgezondheid Utrecht; Het Verwijsprotocol van de Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht; Het Protocol Kindermishandeling JGZ Utrecht 0-19; De Handreiking Omgang met persoonsgegevens in het kader van Bemoeizorg van KNMG GGD Nederland en GGZ Nederland d.d. april 2005; De meldcode kindermishandeling van de KNMG; De Visie van het Kabinet op de regierol van de gemeenten in de lokale jeugdketen en de wettelijke verankering van de Centra voor Jeugd en Gezin (TK 31001 volgnummer 36 ); De concepttekst voor de wijziging van de Wet op de jeugdzorg in verband met de Centra voor Jeugd en Gezind.d 28 juli 2008. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 3
Artikel 1 Begripsbepalingen beroepskracht de arts, de verpleegkundige, logopediste, de pedagoog, de voorlichter eigen taal en cultuur of de assistente die namens de Jeugdgezondheidszorg zorg verleent aan een jeugdige of zijn ouders of opvoeders; betrokkene de persoon van wie de Jeugdgezondheidszorg persoonsgegevens verwerkt of heeft verwerkt; bijzondere persoons gegevens persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging; dossier de verzameling van persoonsgegevens met betrekking tot de zorg die aan een jeugdige wordt verleend,vastgelegd door de Jeugdgezondheidszorg. Dit dossier kan ook persoonsgegevens bevatten van de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdige, van zijn feitelijke opvoeders en van andere gezinsleden, voor zover relevant voor het bieden van verantwoorde zorg aan de jeugdige; Jeugdgezond- heidszorg de Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht; jeugdige een jeugdige aan wie de Jeugdgezondheidszorg zorg verleent of heeft verleend; persoons- gegeven ieder gegeven dat direct of indirect te herleiden is tot een individuele persoon; verantwoordelijke College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht, voor wat betreft de uitoefening van rechten van betrokkenen de clustermanager van Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht; Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 4
verwerken van persoonsgegevens iedere handeling, of ieder geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; verwijzer de functionaris die op basis van beroepsmatige contacten met de wettelijk vertegenwoordiger of opvoeder hem voor zorg doorverwijst naar het Opvoedbureau; wettelijk vertegenwoordiger de persoon die het gezag over de jeugdige uitoefent; zorg ieder individueel contact dat een beroepskracht van de Jeugdgezondheidszorg heeft met een jeugdige of met zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) of opvoeder(s) dat er op is gericht de lichamelijke of geestelijke gezondheidstoestand van de jeugdige vast te stellen of te verbeteren, daaronder ook begrepen de contacten die de pedagoog en de voorlichter eigen taal en cultuur van het Opvoedbureau heeft met de wettelijk vertegenwoordiger(s) of opvoeder(s) van de jeugdige; Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 5
I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het verwerken van persoonsgegevens door de Jeugdgezondheidszorg heeft tot doel het verlenen van verantwoorde zorg aan jeugdigen. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die door de Jeugdgezondheidszorg worden verwerkt in verband met het verlenen van verantwoorde zorg aan jeugdigen. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier of digitaal worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de jeugdige en zijn ouders. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. Dit beveiligingsplan is als bijlage 1 toegevoegd aan dit reglement en wordt geacht hiervan deel uit te maken. Artikel 5 Kennisgeving van de verwerking van persoonsgegevens 1. In het eerste contact deelt de beroepskracht de wettelijk vertegenwoordiger en of de jeugdige vanaf 12 jaar mede dat door de Jeugdgezondheidszorg persoonsgegevens over hen worden verwerkt. Tijdens dit contact geeft de beroepskracht informatie over het doel van de gegevensverwerking en over de rechten die de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger kunnen uitoefenen. Ook worden zij geïnformeerd over de werkwijze bij de overdracht van het dossier in geval van verhuizing van de jeugdige en over de mogelijkheid om tegen deze overdracht bezwaar te maken. 2. Als op grond van lid 1 alleen de wettelijk vertegenwoordiger wordt geïnformeerd omdat de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, informeert de Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 6
beroepskracht de jeugdige conform lid 1 in het eerste contact nadat hij 12 jaar oud is geworden. Artikel 23 is daarbij van toepassing. 3. Nadat de informatie zoals beschreven in lid 1 mondeling is verstrekt, wordt een brochure uitgereikt met informatie over deze onderwerpen. II. DOSSIERVORMING Artikel 6 Dossier 1. De beroepskracht die zorg verleent aan een jeugdige, legt de gegevens in verband met deze zorg vast in een dossier. 2. In het dossier worden alle gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor het verlenen van verantwoorde zorg aan de jeugdige waaronder: a. Naam, adres en geboortedatum van de jeugdige en de naam en het adres van zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) en die van zijn feitelijke opvoeders; b. De voor de zorg noodzakelijke gegevens over de gezinssituatie van de jeugdige; c. De voor de zorg noodzakelijke eigen bevindingen van de beroepskracht van de Jeugdgezondheidszorg over de jeugdige en zijn lichamelijke en geestelijke gezondheidstoestand; d. De voor de zorg noodzakelijke bevindingen van andere beroepskrachten van binnen en buiten de JGZ over de jeugdige en zijn lichamelijke en geestelijke gezondheidstoestand; e. Aantekening van het verlenen van toestemming voor, van het informeren over en van het feitelijk verstrekken van persoonsgegevens uit het dossier aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg; 3. De gegevens die worden vastgelegd in het dossier worden vóór het vastleggen doorgesproken met de jeugdige vanaf 12 jaar en of met de wettelijk vertegenwoordiger als de jeugdige nog geen 16 jaar oud is. Is bespreking vooraf niet mogelijk, dan voegt de beroepskracht een aantekening toe dat de vastgelegde gegevens nog niet zijn doorgesproken en bespreekt hij de vastgelegde informatie met hen in het eerst volgende contact. Is bespreking in dit contact naar het oordeel van de beroepskracht niet mogelijk, dan beziet hij in ieder volgend contact met de jeugdige en of de wettelijk vertegenwoordiger of het mogelijk is de vastgelegde gegevens alsnog te bespreken. 4. De persoonsgegevens die worden vastgelegd in het dossier kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn, voor zover verwerking van deze gegevens noodzakelijk is voor het verlenen van verantwoorde zorg en deze verwerking op grond van de wet mogelijk is. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 7
Artikel 7 Persoonlijke werkaantekeningen 1. De beroepskracht die, bij wijze van persoonlijke geheugensteun ten behoeve van een volgend contact, aantekeningen over de jeugdige of zijn situatie maakt die een zeer voorlopig en persoonlijk karakter hebben, bewaart deze persoonlijke werkaantekeningen buiten het dossier. 2. Verliezen de persoonlijke werkaantekeningen hun tijdelijke of persoonlijke karakter, dan legt de beroepskracht zijn bevindingen vast in het dossier en vernietigt hij de werkaantekeningen die buiten het dossier werden bewaard. 3. Als een beroepskracht zijn persoonlijke werkaantekeningen aan een ander van binnen of buiten de JGZ verstrekt, legt hij deze werkaantekeningen vast in het dossier van de jeugdige omdat de werkaantekeningen door de verstrekking het karakter van persoonlijke werkaantekeningen hebben verloren en tot het dossier behoren. De betreffende werkaantekeningen worden daarna vernietigd. Artikel 8 Overdracht van het dossier in verband met verhuizing 1. Als de jeugdige verhuist en daardoor onder de zorg van een andere dienst voor Jeugdgezondheidszorg valt, wordt het dossier van de jeugdige door de Jeugdgezondheidszorg overgedragen aan de dienst die de zorg voor de jeugdige overneemt, tenzij de jeugdige of de wettelijk vertegenwoordiger aan de clustermanager van de Jeugdgezondheidszorg kenbaar heeft gemaakt bezwaar te hebben tegen deze overdracht. 2. De jeugdige en of de wettelijk vertegenwoordiger worden door de Jeugdgezondheidszorg in algemene zin geïnformeerd over de werkwijze bij verhuizing zoals omschreven in lid 1, in het eerste contact conform artikel 5. Zo mogelijk, als er vóór de verhuizing nog contact is met de jeugdige en of de wettelijk vertegenwoordiger, worden zij opnieuw geïnformeerd voordat de overdracht van het dossier feitelijk plaats vindt. Zij worden bij beide gelegenheden gewezen op de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen deze overdracht bij de clustermanager van de dienst Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht. 3. De in lid 2 genoemde clustermanager beziet op welke wijze tegemoet kan worden gekomen aan het bezwaar zodat overdracht alsnog kan plaatsvinden. Overdracht vindt, ondanks de ingediende bezwaren, toch plaats als zwaarwegende belangen van de jeugdige de overdracht, naar het oordeel van de clustermanager, noodzakelijk maken. 4. Vindt overdracht ondanks bezwaren van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordigers toch plaats, dan wordt hen zo mogelijk de gelegenheid geboden om aan het over te dragen dossier een eigen verklaring, met daarin de aangevoerde bezwaren tegen de overdracht, toe te voegen. Ook maakt het hoofd een aantekening in het dossier van de overwegingen die er toe hebben geleid om ondanks de bezwaren toch te besluiten tot overdracht. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 8
Artikel 9 Toegang tot het dossier 1. Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening, hebben toegang tot het dossier : a. De beroepskrachten die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg aan de jeugdige; b. De vervangers van de beroepskrachten die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg aan de jeugdige; c. De leidinggevende van de beroepskrachten genoemd onder a en b; d. De verantwoordelijke; e. De medewerkers die in verband met technische of administratieve ondersteuning taken hebben op het gebied van dossierbeheer. 2. Toegang conform lid 1 en lid 2 tot het dossier van broers en zussen van de jeugdige is mogelijk voor zover inzage in deze dossiers noodzakelijk is voor het bieden van verantwoorde zorg aan de jeugdige. Artikel 10 Bewaartermijnen van het dossier 1. De Jeugdgezondheidszorg bewaart de persoonsgegevens in het dossier van de jeugdige gedurende vijftien jaren, te rekenen vanaf het jaar waarin de Jeugdgezondheidszorg de zorg aan de jeugdige beëindigt, of zoveel langer als III. VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS Artikel 11 Verstrekken van persoonsgegevens binnen de Jeugdgezondheidszorg 1. Binnen de Jeugdgezondheidszorg verstrekt de beroepskracht persoonsgegevens van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) aan andere beroepskrachten van de Jeugdgezondheidszorg, voor zover dit voor het bieden van verantwoorde zorg noodzakelijk is. Artikel 12 Extern verstrekken van persoonsgegevens 1. Voor verstrekking van persoonsgegevens van de jeugdige aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg die niet rechtstreeks is betrokken bij de zorg, wordt toestemming gevraagd aan de jeugdige en of de wettelijk vertegenwoordiger conform artikel 18. 2. In geval van een verwijzing naar een andere dienst binnen de Jeugdgezondheidszorg, of naar een instelling of beroepskracht van buiten de Jeugdgezondheidszorg, wordt meteen bij de toestemming voor de verwijzing, Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 9
ook toestemming gevraagd voor het opvragen van de noodzakelijke gegevens bij de beroepskracht naar wie, of de instelling waar naar, verwezen wordt, met het doel de effecten van de verwijzing te kunnen vaststellen. 2. Van de verstrekking en van de verleende toestemming maakt de beroepskracht aantekening in het dossier van de jeugdige. Artikel 13 Verstrekken van persoonsgegevens aan de wettelijk vertegenwoordiger en aan de ouder zonder gezag 1. Zonder toestemming van de jeugdige kunnen, ondanks het bepaalde in artikel 12, persoonsgegevens van de jeugdige worden verstrekt aan: a. de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige die nog niet de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt. b. de wettelijk vertegenwoordiger van een jeugdige die 16 jaar of ouder is, maar die naar het oordeel van de beroepskracht niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. 2. Verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordiger op grond van lid 1 of 2 blijft achterwege als deze verstrekking naar het oordeel van de beroepskracht in strijd is met goed hulpverlenerschap ten opzichte van de jeugdige. 3. Op verzoek van de ouder die geen gezag uitoefent, verstrekt de beroepskracht, op grond van de wettelijke plicht in artikel 1: 377c Burgerlijk Wetboek, informatie over belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van de jeugdige, of de aan hem verleende zorg betreffen. De beroepskracht weigert de gevraagde informatie als het verstrekken van de informatie naar zijn oordeel in strijd komt met goed hulpverlenerschap ten opzichte van de jeugdige. 4. Over een besluit om (bepaalde) persoonsgegevens van de jeugdige niet aan de wettelijk vertegenwoordiger zoals bedoeld in lid 2 of aan de ouder zoals bedoeld in lid 3 te verstrekken, raadpleegt de beroepskracht een collega of een leidinggevende alvorens tot een besluit te komen. 5. Van de verstrekking zoals bedoeld in lid 1 en 3 en van de weigering zoals bedoeld in lid 2 en in lid 3, maakt de beroepskracht een aantekening in het dossier van de jeugdige. Artikel 14 Verstrekken van persoonsgegevens op grond van een conflict van plichten 1. Ondanks het bepaalde in artikel 12 van dit reglement, kan een beroepskracht zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger, aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg persoonsgegevens verstrekken als: - de jeugdige zich in een zeer ernstige situatie bevindt én; Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 10
- de noodzakelijke hulp of zorg, of de coördinatie van deze hulp of zorg, uitsluitend mogelijk is door het verstrekken van persoonsgegevens aan een of meer anderen. 2. Voordat de beroepskracht tot een besluit zoals bedoeld in lid 1 komt, raadpleegt de beroepskracht een collega of een leidinggevende. 3. De beroepskracht legt zijn besluit gemotiveerd vast in het dossier. Hij vermeldt daarbij de belangen die zijn afgewogen bij de totstandkoming van het besluit en welke functionaris hij heeft geconsulteerd voordat hij het besluit nam. Artikel 15 Meldrecht AMK (Advies en Meldpunt Kindermishandeling) 1. In geval van een redelijk vermoeden van kindermishandeling is de beroepskracht, op grond van artikel. 53 lid 3 van de Wet op de jeugdzorg bevoegd, zo nodig zonder toestemming of medeweten van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger, een melding te doen bij het Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK). 2. De beroepskracht volgt in geval van een vermoeden van kindermishandeling het Protocol Kindermishandeling JGZ Utrecht 0 19 en voert in ieder geval overleg met een collega of een leidinggevende binnen de JGZ voordat tot een melding wordt besloten. 3. Vraagt het AMK, in het kader van een onderzoek naar aanleiding van een melding, aan een beroepskracht van de JGZ om informatie over een jeugdige en of zijn gezinsleden, dan is de beroepskracht op grond van art. 53 lid 3 Wet op de jeugdzorg bevoegd de gevraagde informatie te geven, zonodig zonder toestemming of medeweten van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger. 4. De beroepskracht die een melding heeft gedaan zoals bedoeld in lid 1, of informatie heeft verstrekt aan het AMK zoals bedoeld in lid 3, legt dit gemotiveerd vast in het dossier. Hij vermeldt daarbij de belangen die zijn afgewogen bij de totstandkoming van het besluit om een melding te doen of om informatie te verstrekken en hij geeft aan welke functionaris hij heeft geconsulteerd voordat hij het besluit nam. Artikel 16 Structurele deelname aan extern overleg 1. Over structurele deelname van de Jeugdgezondheidszorg aan overleg met andere beroepskrachten van buiten de Jeugdgezondheidszorg waarin persoonsgegevens van jeugdigen en hun gezinsleden worden verwerkt, beslist de clustermanager van de afdeling Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid. 2. De clustermanager zoals bedoeld in lid 1 toetst ter voorbereiding van zijn besluit of voldaan is aan de volgende voorwaarden: Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 11
- het overleg heeft (mede) tot doel het afstemmen of het bieden van ondersteuning, hulp, begeleiding of zorg aan jeugdigen en hun gezinsleden; - het overleg is noodzakelijk voor het afstemmen of het bieden van deze ondersteuning, hulp, begeleiding of zorg aan jeugdigen en hun gezinsleden; - de verwerking van persoonsgegevens in het overleg vindt plaats conform de wettelijke regelingen en is vastgelegd in een convenant of reglement dat, gelet op de wetgeving die op de Jeugdgezondheidszorg van toepassing is en gelet op dit reglement, door de Jeugdgezondheidszorg kan worden ondertekend. 3. Over de structurele deelname van de Jeugdgezondheidszorg aan de verschillende vormen van extern overleg, worden de jeugdigen en hun wettelijk vertegenwoordigers in algemene zin geïnformeerd op de website van Volksgezondheid. Vanwege de reorganisatie en de veroudering van de publieksfolder wordt dit in het voorjaar van 2015 ontwikkeld. 4. Op de verstrekking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders en opvoeders door de Jeugdgezondheidszorg in de verschillende vormen van extern overleg is dit reglement van toepassing. Artikel 17 Vragen van toestemming 1. Toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens wordt gevraagd: - als de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, aan zijn wettelijk vertegenwoordiger; - als de jeugdige 12 jaar of ouder is, aan de jeugdige zelf, waarbij de wettelijk - vertegenwoordiger van een jeugdige tot 16 jaar, als dit in het belang moet worden geacht van de jeugdige, over de verstrekking en het doel ervan wordt geïnformeerd. 2. Voordat de toestemming zoals bedoeld in lid 1 wordt gevraagd, legt de beroepskracht het doel van de verstrekking van de persoonsgegevens uit. 3. Als de jeugdige tot 12 jaar twee wettelijk vertegenwoordigers heeft, vraagt de beroepskracht toestemming aan hen beiden, tenzij hij redelijkerwijs mag aannemen dat de wettelijk vertegenwoordigers het op dit punt met elkaar eens zijn en elkaar daarom kunnen vertegenwoordigen bij het verlenen van toestemming. Wordt toestemming van beide wettelijk vertegenwoordigers gevraagd en geeft een van de wettelijk vertegenwoordigers geen toestemming, dan is geen toestemming voor de verstrekking verleend. Verstrekking van de gegevens is dan uitsluitend mogelijk op basis van een conflict van plichten zoals omschreven in artikel 14, of op basis van het meldrecht zoals omschreven in artikel 15. 4. De toestemming zoals bedoeld in lid 1en lid 3 wordt schriftelijk of mondeling gevraagd. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 12
5. De verkregen toestemming, of de weigering van toestemming, wordt vastgelegd in het digitaal dossier van de jeugdige, met vermelding van de datum en het doel van de verstrekking. 6. Over een verstrekking van persoonsgegevens zonder toestemming van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger, worden de jeugdige vanaf 12 jaar, en als hij nog geen 16 jaar oud is, zijn wettelijk vertegenwoordiger, zo spoedig mogelijk geïnformeerd. 7. Informatieverstrekking aan de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger kan tijdelijk achterwege blijven in verband met de veiligheid van de jeugdige of met andere zwaarwegende belangen van de jeugdige of zijn gezinsleden. 8. Als wordt besloten dat een jeugdige of een wettelijk vertegenwoordiger nog niet wordt geïnformeerd over een verstrekking van persoonsgegevens zonder toestemming, wordt met regelmaat, doch in ieder geval eens per maand, bezien of het al mogelijk is om wel tot informatieverstrekking aan hem over te gaan. 9. Een besluit om zonder toestemming persoonsgegevens te verstrekken wordt, evenals een besluit om de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger tijdelijk niet te informeren, vastgelegd in het dossier van de jeugdige met vermelding van de redenen die tot dit besluit hebben geleid. 10. Voor wat betreft het hanteren van de leeftijdsgrenzen is artikel 22 van dit reglement van toepassing. IV. RECHTEN VAN BETROKKENEN Artikel 18 Recht op informatie 1. Iedere betrokkene kan met redelijke tussenpozen schriftelijk aan de verantwoordelijke vragen of over hem persoonsgegevens door de Jeugdgezondheidszorg worden verwerkt. 2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker binnen vier weken schriftelijk mede of er persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Als zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers van de persoonsgegevens en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. 3. Het overzicht zoals bedoeld in lid 2 kan alleen worden geweigerd als en voor zover het verstrekken van informatie in strijd komt met goed hulpverlenerschap ten opzichte van de jeugdige. 4. Is de verzoeker nog geen 16 jaar oud, dan oefent zijn wettelijk vertegenwoordiger het informatierecht namens hem uit. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 13
Artikel 19 Inzage en afschrift 1. De jeugdige heeft recht op inzage in zijn dossier. 2. Het recht op inzage kan door de verantwoordelijke worden beperkt in verband met zwaarwegende privacybelangen van een derde. 3. Als de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, oefent zijn wettelijk vertegenwoordiger het inzagerecht namens hem uit. In dat geval kan het inzagerecht ook worden beperkt als en voor zover inzage naar het oordeel van de verantwoordelijke in strijd zou komen met goed hulpverlenerschap ten opzichte van de jeugdige. 4. Het recht op inzage omvat het recht op afschrift van het dossier. Voor het maken van een afschrift kan de verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen. 5. Voor het uitoefenen van het recht op inzage en afschrift dient de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger zich schriftelijk te wenden tot de clustermanager van Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht. Artikel 20 Correctierecht en recht op een eigen verklaring 1. De betrokkene aan wie inzagerecht is verleend op grond van artikel 19, of aan wie overeenkomstig artikel 18 bekend is gemaakt dat persoonsgegevens over hem verwerkt worden, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen als deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. 3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en dat deze ook aan derden, aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, wordt bekend gemaakt. 4. Is de betrokkene zoals bedoeld in lid 1 het niet eens met een oordeel dat is vastgelegd in zijn dossier, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het dossier toe te voegen. 5. Voor het uitoefenen van de rechten genoemd in dit artikel dient de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger zich schriftelijk te wenden tot de clustermanager van Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 14
Artikel 21 Vernietigingsrecht 1. Ondanks de bewaartermijnen van 15 en 5 jaar, zoals omschreven in artikel 10, vernietigt de Jeugdgezondheidszorg het dossier, of delen daaruit, binnen drie maanden nadat de jeugdige daar schriftelijk om heeft verzocht. 2. Vernietiging blijft achterwege als redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor de jeugdige of voor een ander dan de jeugdige. 3. Als de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, wordt het vernietigingsrecht uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger van de patiënt. 3. Voor het uitoefenen van het vernietigingsrecht dient de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger zich schriftelijk te wenden tot de clustermanager van Jeugdgezondheidszorg van Volksgezondheid Utrecht. Artikel 22 Uitoefenen van rechten bij wilsonbekwaamheid 1. Is een jeugdige vanaf 12 of vanaf 16 jaar, naar het oordeel van de betrokken beroepskracht, door een achterstand in zijn ontwikkeling, door een psychiatrische stoornis of anderszins, niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan oefent de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige zijn rechten uit, zo mogelijk samen met hem. 2. Heeft een meerderjarige wilsonbekwame jeugdige geen wettelijk vertegenwoordiger, dan oefenen zijn ouders zijn rechten zoals omschreven in dit reglement zo mogelijk samen met hem, en zo dit niet mogelijk is, namens hem uit. Artikel 23 Geheimhouding Ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij uit de wet of uit dit reglement verstrekking van persoonsgegevens voortvloeit. Artikel 24 Klachtrecht 1. Onverminderd de rechten die de betrokkenen worden toegekend in de Wet bescherming persoonsgegevens en de rechten die de patiënt en zijn ouders worden toegekend op grond van de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst, kan iedere betrokkene schriftelijk een klacht indienen bij de verantwoordelijke indien hij meent dat door (een medewerker van) de Jeugdgezondheidsdienst persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of met dit reglement. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 15
2. Klachten van jongeren tot 12 jaar worden namens hen ingediend door hun wettelijk vertegenwoordiger. Artikel 25 Slotbepaling 1. Dit reglement treedt in werking op 16 december 2008. 2. De verantwoordelijke is bevoegd dit reglement te wijzigen of in te trekken. 3. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht. Privacyreglement Persoonsgegevens Jeugdgezondheidszorg Utrecht 16