PERSONEEL DE KRACHT ACHTER STERK OPENBAAR BASISONDERWIJS Onderwerp : Informatieverschaffing aan (gescheiden) ouders en/ of verzorgers Proceseigenaar : Directeur-bestuurder Versie : 2.0 Datum : 14-01-2015 (revisie van document d.d. 19-11-2008) Aantal pagina s : DOO d.d. : 09-12-2014 GMR d.d. : 23-04-2008 (oorspronkelijk, revisie: Doel en resultaat Doel: Om de informatieverstrekking vanuit de scholen van onze stichting in goede banen te leiden en zorgvuldigheid in acht te nemen naar alle verschillende gesprekspartners, is een beleidslijn informatieverstrekking opgesteld. Hiermee willen we duidelijkheid geven aan alle betrokken partijen wie, wanneer en hoe recht op informatie heeft. Resultaat: protocol informatievoorziening (gescheiden) ouders en/of verzorgers Inleiding Conform art. 11 van de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) rapporteert het bevoegd gezag over de vorderingen van de leerlingen aan hun ouders. Alle ouders hebben recht op informatie van de school over hun kind. Het welzijn en de leerprestaties van kinderen zijn gebaat bij een goede communicatie. Meestal zal dit ook van nature goed verlopen. Maar afhankelijk van gezag, omgangsregeling en belangen kan dit wat ingewikkelder worden. Er ontstaan dan verschillen. De ene ouder heeft recht op meer informatie dan de andere. Wat is het (ouderlijk) gezag? In Nederland staat iedereen onder de achttien jaar volgens de wet onder gezag. Gezag wordt in de regel uitgeoefend door één ouder of beide ouders. Daarnaast bestaat er als gezagsmogelijkheid de voogdijvoorziening. Voogdij wordt uitgeoefend door derden, in het geval dat ouders om wat voor reden dan ook niet in staat zijn om zelf gezag uit te oefenen. Gezag eindigt automatisch als het kind 18 jaar wordt of als het kind voor het bereiken van die leeftijd trouwt. Vanaf 1 mei 2007 worden alle verzoeken betreffende het gezag, de voogdij of een omgangsregeling behandeld door de rechtbank (sector civiel). Er wordt onderscheid gemaakt tussen ouderlijk gezag, gezamenlijk gezag en (gezamenlijke) voogdij. In deze beleidslijn wordt gemakshalve over gezag gesproken, maar dit omvat dus ook het begrip voogdij 1. Iemand die gezag uitoefent, heeft recht op alle informatie 1 In bijlage 1 staat welke vormen van (ouderlijk) gezag er zijn. 1
over het betreffende kind. Een ouder die geen gezag uitoefent, maar wel een band heeft met het kind, heeft eveneens recht op informatie over het betreffende kind. De gezaghebbende ouder hoeft daartoe geen toestemming te geven. De ouder die niet het gezag over het kind heeft, heeft echter niet hetzelfde recht op informatie zoals de gezaghebbende ouder dat heeft. Indien er twijfels zijn omtrent gezag, wordt er in eerste instantie contact opgenomen met de ouders/verzorgers van het kind om duidelijk te krijgen wie het gezag heeft. Mocht er nadien onduidelijkheid blijven bestaan, dan wordt het gezagsregister geconsulteerd. Elke rechtbank in Nederland heeft een gezagsregister. Dit register is openbaar (artikel 1:244 BW). Iedereen heeft het recht dit register op aanvraag in te zien. Hiervoor dient een verzoek ingediend te worden bij de griffier van de rechtbank in de woonplaats. Dit is gratis. Tevens kan de griffier van de rechtbank op aanvraag een uittreksel uit dit register verstrekken (hiervoor worden kosten in rekening gebracht). Informatieplicht van de school De informatieplicht van scholen geldt in principe ook wanneer de ouders gescheiden zijn. Desgevraagd dient de school ook de ouder die niet (meer) het ouderlijk gezag heeft op dezelfde manier van informatie te voorzien als de ouder die wel het ouderlijk gezag heeft. In enkele gevallen is de school niet verplicht om informatie te geven aan de ouder die niet het gezag heeft: 1. De school geeft de informatie niet, wanneer dit in strijd is met de belangen van het kind. De school zal echter zwaarwegende argumenten moeten hanteren om informatie te weigeren. Men moet concreet aantonen waarom en op welke manier het belang van het kind (dus niet van de ouder) zou worden geschaad door informatieverstrekking en die argumenten ook kenbaar moeten maken aan de ouder die om informatie vraagt. De ouder kan dat laten toetsen door een klachtencommissie of rechter. 2. De rechter heeft bepaald dat de betreffende ouder geen recht heeft op informatie. De ouder bij wie het kind woont doet er goed aan dit aan de school te melden. De school heeft recht op inzage in het gerechtelijke vonnis. Als er adviezen van anderen komen die informatieverstrekking ontraden (advocaten, therapeuten, gezinsvoogdij), dan zal de school een eigen afweging moeten maken in het belang van het kind (zie 1e punt) 3. De leerkracht hoeft geen informatie te geven als hij in verband met een geheimhoudingsplicht de informatie ook niet aan de andere ouder zou geven. De school mag geen informatie achterhouden of gegevens zonder toestemming van de ouders aan derden bekend maken. De school stelt zich neutraal op in het verstrekken van informatie aan de verschillende partijen. Informatieplicht van ouders De ouders hebben naar de school een schriftelijke informatieplicht. Dit houdt in dat de school op de hoogte moet worden gesteld betreffende hun Burgerlijke Staat. De Burgerlijke Staat moet worden ingevuld op het inschrijfformulier. Eventuele wijzigingen hierin, in de loop van de basisschoolperiode van de kinderen, moeten doorgegeven 2
worden. De ouders zijn verplicht de kopieën van de officiële stukken betreffende de kinderen (ouderlijk gezag, bezoekrecht enz.) aan de school te geven zodat dit in het dossier van het kind kunnen worden bewaard. De ouder die is belast met het ouderlijk gezag, heeft de verplichting om de andere ouder (niet belast met het ouderlijk gezag) op de hoogte te houden van gewichtige aangelegenheden die het kind betreffen 2. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de gezondheid van het kind of de voortgang op school. Bovendien moet de ouder, die het gezag heeft, de niet-verzorgende ouder raadplegen bij belangrijke beslissingen die het kind aangaan (recht van consultatie). De ouder die het gezag heeft, is uiteindelijk wel degene die beslist. Het is dus de bedoeling dat de ouder die niet met het gezag is belast, de informatie krijgt van de andere ouder. Gegevens over schoolresultaten zouden dus ook via de met het gezag belaste ouder verstrekt moeten worden. De school heeft echter ook een zelfstandige informatieplicht en mag zich niet verschuilen achter de informatieplicht van de verzorgende ouder, indien deze als gevolg van een verstoorde relatie, eigen informatieplicht niet of nauwelijks nakomt, of zich verzet tegen informatieverstrekking door school aan de andere ouder. De ouder mag de school niet voorschrijven welke informatie al dan niet aan de andere ouder mag worden gegeven. Alleen met een gerechtelijke beschikking (dus geen verklaringen van advocaten en/of therapeuten) mag de school afwijken van de informatieplicht. Informatieverstrekking aan derden De gezinsvoogd, die betrokken is bij een gezin, heeft niet zomaar recht op alle informatie. De gezinsvoogd moet bij ouders nagaan of hij/zij toestemming krijgt om rechtstreeks door school geïnformeerd te worden. De gezinsvoogd kan daarvoor aan ouders schriftelijke aanwijzingen geven om hem/haar die informatie door te spelen. De Wet op de jeugdzorg geeft beroepskrachten in geval van een vermoeden van kindermishandeling een meldrecht 3. Het meldrecht geeft ook het recht om informatie over een kind te verstrekken als het AMK daar in het kader van een onderzoek om vraagt. Een leerkracht kan alleen in bijzondere gevallen anoniem blijven: - als bekendmaken een bedreiging vormt of kan vormen voor het kind of voor andere (minderjarige) kinderen in het gezin, of een bedreiging vormt of kan vormen voor de veiligheid van de leerkracht/de school of - als bekendmaken de vertrouwensrelatie met het gezin verstoort of kan verstoren. Melders en informatieverstrekkers kunnen niet anoniem blijven ten opzichte van het AMK. Verder: als de school wordt gevraagd om informatie, dan wordt gevraagd of ouders hiervoor toestemming hebben gegeven. Is dit niet het geval, dan moet steeds een 2 artikel 1:377b Burgerlijk Wetboek 3 Sinds 1 juli 2013 moeten alle beroepskrachten van onderwijs- en zorginstellingen met een meldcode werken. Er is sprake van aangifte- en meldplicht bij een zedenmisdrijf, gepleegd door een medewerker van de onderwijsinstelling (WPO Artikel 4a). 3
zorgvuldige afweging gemaakt worden. De school moet kunnen motiveren en onderbouwen waarom informatie wordt gegeven. Ouders worden op de hoogte gesteld dat informatie is verstrekt (en op welke gronden). Communicatie beleid In de schoolgids staat beschreven hoe de school omgaat met de informatieverstrekking aan de gescheiden ouder 4. In de schoolgids staat ook het adres van de klachtencommissie opgenomen. In de medezeggenschapsraad geeft de oudergeleding instemming m.b.t. de vaststelling van beleid t.a.v. de uitwisseling van informatie tussen bevoegd gezag en ouders (WMS art. 13 lid k). Wie heeft er recht op welke informatie 5 Voor wie Alle informatie Beperkte informatie A B C D E F G H I Ouders die met elkaar zijn getrouwd; voor vader en moeder geldt: Ouders die zijn gescheiden; Voor vader en moeder geldt: Ouders die hun partnerschap hebben laten registreren Ouders die niet met elkaar zijn getrouwd, maar via goedkeuring van de rechtbank het gezamenlijk gezag uitoefenen Ouder die niet met het gezag is belast In geval van samenwonen, vader heeft kind erkend, niet ingeschreven in gezagsregister; voor vader geldt: In geval van samenwonen, vader heeft kind erkend en ingeschreven in gezagsregister; voor vader en moeder geldt: Stel heeft samengewoond, nu uit elkaar, kind is erkend, ingeschreven in gezagsregister; voor vader en moeder geldt: Stel heeft samengewoond, nu uit elkaar, kind is erkend, maar niet ingeschreven in het N.B. geen informatie geven die mogelijk gebruikt kan worden om voordeel ten koste van de andere ouder te behalen N.B. geen informatie geven die mogelijk gebruikt kan worden om voordeel ten koste van de andere ouder te behalen artikel 1:377c BW artikel 1:377c BW artikel 1:377c BW 4 In bijlage 2 staat welke vormen van (ouderlijk) gezag er zijn. 5 In bijlage 3 wordt een toelicht gegeven op de genoemde artikelen 4
gezagsregister; voor vader geldt: J Ouders beide uit de ouderlijke macht gezet, kind is onder voogdij geplaatst; voor vader en moeder geldt: K Voogd L Biologische vader, die zijn kind Artikel 8 EVRM mogelijk 6 niet heeft erkend M Grootouders die de verzorging Artikel 8 EVRM mogelijk van het kind op zich nemen omdat de ouders spoorloos zijn artikel 1:377c BW In het algemeen geeft de school de informatie, brieven, rapporten e.d. aan de ouder of de voogd bij wie het kind in huis woont. Het is de bedoeling dat de ouder die de informatie ontvangt de andere ouder op de hoogte brengt van de informatie. Wanneer de ouder bij wie het kind woont dit niet doet, dan kan de andere ouder aan de school vragen om rechtstreeks geïnformeerd te worden. De betreffende ouder dient hiertoe een verzoek te richten aan de directie van de school. Informatie-inwinning Om de informatieverstrekking in goede banen te leiden, besteedt de school zorgvuldige aandacht aan informatie-inwinning. Hieronder staat beschreven hoe gegevens betreffende gezag, verhouding en adresgegevens worden ingewonnen en verwerkt. Inschrijfformulier Op het inschrijfformulier dat door ouders/verzorgers wordt ingevuld zodra ze hun kind aanmelden, wordt gevraagd naar gegevens betreffende burgerlijke staat, ouderlijk gezag, verhouding en adresgegevens. Ouders hebben naar school een schriftelijke informatieplicht en dat verplicht hen tot het correct invullen van deze gegevens. De directeur gaat na of alle gegevens op dit formulier duidelijk zijn ingevuld. Intakegesprek Bij het intakegesprek worden de volgende gegevens besproken: Hoe de verhouding tussen ouders/verzorgers is m.b.t. de gezagsverhouding tot het kind Wat de adresgegevens zijn (indien van toepassing meerdere adressen) Hoe de eventuele omgangsregeling verloopt (eventueel kopie van beschikking van de rechter of het ouderschapsplan) Aan wie de school (algemene en kindgebonden) informatie zal verstrekken (zoals schoolgids, schoolkrant, nieuwsbrief, schoolrapport, schoolfoto s/adres schoolfotograaf, Cito-toets enz.) Wie de school zal uitnodigen voor leerling-besprekingen/ouderavonden/etc. en evt. deelname aan schoolactiviteiten Deze informatie wordt schriftelijk vastgelegd. Een kopie hiervan wordt opgestuurd 6 Er zijn situaties waarin de wettekst van artikel 1:377c BW niet geldt, maar een beroep op artikel 8 EVRM (Europees Verdrag Rechten van de Mens) wel tot hetzelfde doel strekt. Het gaat dan om de gevallen waarin de vader niet erkend noch het gezag heeft, maar wel feitelijk met het kind samenleeft. Ook in de situatie van de opvoedende grootouders geldt dat. Zij kunnen hun recht op informatie over het kind baseren op artikel 8 EVRM (Recht op eerbiediging van privéleven, familie en gezinsleven) 5
naar ouders/verzorgers. Tevens wordt een kopie opgenomen in het dossier van het kind. Wijzigingen in gegevens Ouders/verzorgers zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen aan school, als er bijvoorbeeld sprake is van wijzingen betreffende gezag, omgangsregeling, informatieverstrekking of adresgegevens. Zij moeten de directie van de school hiervan dus zelf op de hoogte stellen (informatieplicht). Hiervan wordt een schriftelijk notitie in het dossier van het betreffende kind geplaatst. Adresgegevens van ouders die gescheiden of uit elkaar zijn Informatie kan vanuit school aan beide ouders (met gezag) toegezonden worden, mits de betreffende postadressen bij school bekend zijn. De school is hierbij afhankelijk van de ouders. Dit houdt concreet in dat de school, in het geval een onbekend adres, de benodigde adresgegevens vraagt aan de verzorgende ouder en hierbij wijst op de consequenties en wettelijke verplichtingen (zorgvuldigheidsplicht vanuit school). Als de school de adresgegevens van de verzorgende ouder niet ontvangt, worden er geen verdere acties ondernomen. De school heeft hierin een passieve/afwachtende houding. De actieve houding ligt bij beide ouders: enerzijds is de verzorgende ouder wettelijk verplicht informatie te verschaffen aan de niet-verzorgende ouder, anderzijds kan de niet-verzorgende ouder een omgangs-/ informatierecht afdwingen bij de andere ouder of zelf contact met school leggen. Praktische aandachtspunten De school respecteert de gezinssituatie waarin de leerling feitelijk leeft. Zij heeft echter geen informatieplicht jegens een nieuwe partner van een ouder, ook niet als deze deel uitmaakt van het gezin waarin de leerling opgroeit. De uitnodiging voor een ouderavond e.d. betreft een gezamenlijk gesprek voor beide ouders. In bijzondere situaties 7 kan van de gezamenlijkheid worden afgeweken. Partners van ex-echtgenoten worden alleen uitgenodigd indien de andere ouder hiertoe schriftelijke toestemming heeft gegeven. Betrokken ouders kunnen niet verwachten dat bij deze gesprekken steeds de directie van de school aanwezig is. Alle ouders die het ouderlijk gezag hebben, zijn van harte welkom op school tijdens bijeenkomsten, activiteiten en presentaties, mits de rust en veiligheid hierdoor niet worden verstoord. In het geval de ouders niet in staat zijn tegelijkertijd aanwezig te zijn op school, worden zij verzocht hierover onderling 7 Indien ouder A bij de school aangeeft er problemen mee te hebben als ouder B ook naar de ouderavond komt, dient dit door de school gezien te worden als een probleem van ouder A en niet van ouder B, die wel gewoon op de daarvoor georganiseerde momenten naar school wil komen. Gezien de neutrale opstelling van een school past het dan ook niet om de ouder A hiervoor 'te belonen' door ouder B dit probleem voor te leggen en dan met hem/haar op een ander moment dan de ouderavond een afspraak te willen maken. Ouder A wordt gemeld dat het jammer is, maar dat de school de andere ouder niet op basis hiervan van de ouderavond zal weren. De school mag de beiden ouders aanspreken op hun verantwoordelijkheid en dat ze op een volwassen manier zich rustig op een dergelijke ouderavond dienen te gedragen. Juist met de ouder die problemen heeft moet een aparte afspraak gemaakt worden. 6
afspraken te maken en de school hierover schriftelijk te informeren. Indien ook dit niet lukt, zal de school schriftelijk aan beide ouder meedelen hoe het is geregeld. Verlofaanvragen kunnen worden gedaan door de ouder bij wie het kind in huis woont. De ouder, bij wie het kind niet in huis woont, kan alleen een verlofaanvraag indienen met schriftelijke toestemming van de andere ouder. In geval van co-ouderschap houdt dit in dat de ouders alleen verlof kunnen aanvragen voor de dagen dat het kind bij de betreffende ouder in huis woont. Voor de andere dagen kan alleen verlof worden aangevraagd met schriftelijke toestemming van de andere ouder. Ouders die geen ouderlijk gezag hebben, kunnen geen verlof aanvragen. Het ophalen van kinderen kan alleen gebeuren door de ouders met ouderlijk gezag. Het is daarom van het grootste belang dat de school op de hoogte is van eventuele gerechtelijke bevelen die afwijken van het bovenstaande. Wordt het kind opgehaald door een ander dan de ouder met het ouderlijk gezag, dan moet de school hiervan, vooraf, schriftelijk, op de hoogte zijn gesteld, begeleid van een kopie van de gerechtelijke uitspraak. Het komt soms voor dat een ouder als gevolg van een (echt) scheiding een andere achternaam (geslachtsnaam) van het kind opgeeft aan school. Bijvoorbeeld de meisjesnaam van de moeder of die van een nieuwe partner. De school zal niet toestaan dat het kind wordt ingeschreven onder een andere naam dan bekend is bij de burgerlijke stand, tenzij dit door de rechter bepaald is. In het algemeen neemt de school aan dat wanneer de ouder waar het kind woont de leerling op een school in- of uitschrijft, dit met instemming van de eventuele ex-partner gebeurt. Wanneer om toestemming verzocht wordt kan in de meeste gevallen volstaan worden met één handtekening, namelijk die van de ouder, die belast is met het ouderlijk gezag. Als in bepaalde gevallen ook de handtekening van de tweede ouder vereist is (onderzoek, verwijzing) en deze ouder gaat niet akkoord dan zullen beide ouders schriftelijk geïnformeerd worden over de eventuele consequenties. 7
Bijlage 1 Vormen van gezag Ouderlijk gezag Ouderlijk gezag is gezag dat wordt uitgeoefend door twee ouders of door één ouder. Bij twee ouders heet dit gezamenlijk ouderlijk gezag. De ouders kunnen gehuwd zijn, een geregistreerd partnerschap hebben of ongehuwd zijn. Ouders die gehuwd zijn, hebben automatisch samen het ouderlijk gezag over de kinderen die binnen het huwelijk worden geboren. Als ouders na de geboorte van het kind in het huwelijk treden, ontstaat ook automatisch het gezamenlijk ouderlijk gezag, mits de man het kind heeft erkend. Ouders die een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan, hebben ook automatisch samen het ouderlijk gezag over de kinderen die binnen het partnerschap worden geboren. Voorwaarde is wel dat de mannelijke partner het kind heeft erkend. Na een scheiding blijven de ouders het gezamenlijk gezag uitoefenen, tenzij aan één van hen het gezag is ontnomen door de rechter. Dit betekent niet dat zij daadwerkelijk samen voor het kind moeten blijven zorgen. Vaak zal één van de ouders dit doen. Wel moeten zij dan belangrijke beslissingen over het kind samen nemen. Een ongehuwde moeder krijgt automatisch het gezag over haar kind, direct vanaf de geboorte, mits ze bevoegd is om gezag uit te oefenen. Ouders die niet met elkaar getrouwd zijn of een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan, kunnen samen het gezag uitoefenen. Zij moeten hiervoor een verzoek indienen bij de griffier van de rechtbank. Gezamenlijk gezag Gezamenlijk gezag kan worden uitgeoefend door een ouder en een niet-ouder. Dit kan bijvoorbeeld de partner zijn waarmee de ouder samen het kind verzorgt en opvoedt. Het kan hierbij gaan om de moeder en haar vriend, de moeder en haar vriendin, de vader en zijn vriendin of de vader en zijn vriend. Gezamenlijk gezag door een ouder en een niet-ouder is gelijkwaardig aan (gezamenlijk) ouderlijk gezag. Dit houdt in dat het gezag van de niet-ouder even zwaar weegt als het gezag van de ouder. Ze hebben dezelfde gezagsrechten en -plichten. Om gezamenlijk gezag te kunnen uitoefenen, dient een verzoek bij de griffier van de rechtbank te worden ingediend. Voogdij Bij voogdij wordt het gezag niet door de ouders van het kind uitgeoefend, maar door iemand anders, een voogd. Een voogd kan samen met zijn of haar partner (van gelijk of van verschillend geslacht) de voogdij uitoefenen. Dit wordt gezamenlijke voogdij genoemd. Ze hebben dan vrijwel dezelfde rechten en plichten als in het geval van gezamenlijk gezag. De rechter benoemt een voogd. Een voogd wordt benoemd als beide ouders van het kind overleden zijn, als de ouders onbevoegd zijn tot gezag (bijvoorbeeld in het geval van een minderjarige moeder), als de ouders ontheven zijn van het gezag of ontzet zijn uit het gezag, als beide ouders onder curatele staan of als het gaat om een alleenstaande minderjarige asielzoeker (AMA). 8
Voogdij eindigt als het kind 18 jaar of ouder wordt of eerder trouwt. De voogdij kan ook stoppen op verzoek van één of beide voogden of omdat één of beide ouders het gezag weer terugkrijgen. Ondertoezichtstelling Ondertoezichtstelling (OTS) is een gezagsbeperkende maatregel. De ouders houden het gezag over hun kinderen, maar het gezag wordt (tijdelijk) wel beperkt. Het doel van OTS is ervoor te zorgen dat de situatie, waarin het kind opgroeit, zo snel mogelijk verbetert. Het kind en de ouders krijgen begeleiding van een gezinsvoogdij-instelling (dit is niet hetzelfde als een voogdijinstelling). Onderwijs 2.12 Informatieverstrekking april 2010 SKOD De gezinsvoogd is een maatschappelijk werker die de ouders en het kind ondersteunt, bijvoorbeeld met praktische zaken zoals het zoeken naar een school. Bij belangrijke beslissingen over het kind moet de gezinsvoogd worden ingeschakeld. De gezinsvoogd kan met de ouders en het kind afspreken wat ze moeten doen (zogeheten aanwijzingen). Hier dienen ze zich aan te houden. 9