Gedragscode studentendecanen Avans Hogeschool Colofon datum November 2013 status Vastgesteld door directie DMCS auteurs Els van Lith, José Stikkers, Paul van Tilburg
Inhoudsopgave 1. PREAMBULE... 3 2. BEGRIPSBEPALINGEN... 3 Artikel 1 Begripsbepalingen... 3 3. ALGEMENE BEPALINGEN... 4 Artikel 2 Toepassingsgebied... 4 Artikel 3 Positie... 4 4. UITGANGSPUNTEN... 4 Artikel 4 Doel van de functie... 4 Artikel 5 Algemene beginselen... 5 5. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN... 5 Artikel 6 Taken... 5 Artikel 7 Geheimhouding... 6 Artikel 8 Dossierbeheer... 7 6. HULP- EN DIENSTVERLENEND CONTACT... 7 Artikel 9 Aangaan van het hulp- en dienstverlenend contact... 7 Artikel 10 Het onderhouden van het hulp- en dienstverlenend contact.... 8 Artikel 11 Aanwezigheid van derden... 8 Artikel 12 Beëindigen van het hulp- en dienstverlenend contact... 8 7. SLOTBEPALINGEN... 8 Artikel 13 Klachtenregeling... 8 Artikel 14 Inwerkingtreding en evaluatie... 9 Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 2
1. Preambule Avans Hogeschool kent een beschrijving van de functie van studentendecaan. De gedragscode geeft ondersteuning aan de functiebeschrijving betreffende de uitgangspunten die de studentendecanen in hun werk hanteren. 2. Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze gedragscode wordt verstaan onder: 1. AMR: Avans Medezeggenschapsraad 2. Avans Hogeschool: de Stichting Avans Hogeschool 3. Studenten Informatiebalie van Avans Hogeschool 4. College van Beroep voor de Examens: aan de instelling is een College van Beroep verbonden ten behoeve van belanghebbenden (studenten, aspirantstudenten en extraneï) overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 7.60 t/m 7.62 WHW 5. Commissie Financiële Ondersteuning Studenten: (FOS): commissie die zich bezighoudt met de aanvraag voor afstudeersteun van een student die ten gevolge van bijzondere omstandigheden studievertraging heeft opgelopen, dan wel naar verwachting zal oplopen in de periode waarin de student gemengde studiefinanciering heeft genoten, indien hij is ingeschreven als voltijd- of duale student aan de instelling en het afsluitende examen nog niet met goed gevolg heeft afgelegd 6. DMCS: de Dienst Marketing, Communicatie en Studentenzaken van Avans Hogeschool 7. Hulp- en dienstverlenend contact: alle contacten tussen studentendecaan en student teneinde informatie, advies, begeleiding of hulp te geven/krijgen. 8. LOS-HBO: Landelijke Organisatie Studentendecanen Hoger Beroepsonderwijs 9. Methodieken: benaderingswijzen die de studentendecaan hanteert in het hulp- en dienstverlenend contact. Het gaat hierbij om taakgerichte, persoonsgerichte en systeemgerichte hulpverleningsmethodieken 10. College van Bestuur: het College van Bestuur van Avans Hogeschool 11. Student: degene die conform artikel 7.32 e.v. van de WHW als student voor een opleiding van Avans Hogeschool staat ingeschreven. Hieronder zijn tevens begrepen de extraneï, de contractstudenten en in voorkomende gevallen de aspirant-studenten: volgens Studentenstatuut Avans Hogeschool. 12. Studentendecaan: degene, die als studentendecaan als bedoeld in artikel 7.34 lid 1 sub d WHW is benoemd bij Avans Hogeschool. De decaanassistent verricht ondersteunende werkzaamheden voor het studentendecanaat. Studentendecanen en decaanassistenten vormen daarom de functionele eenheid studentendecanaat. 13. Vertrouwenspersoon ongewenst gedrag: de vertrouwenspersoon fungeert als aanspreekpunt voor alle studenten en medewerkers van de instelling die ongewenst gedrag ervaren hebben 14. Klachtenfunctionaris: diegene die is belast met de behandeling van en de advisering over klachten alle drie onderwijslocaties, Breda, Tilburg en s- Hertogenbosch. 15. Klachtenloket: een klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij het klachtenloket van de studenten informatie balie ofwel via de mail te worden Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 3
geadresseerd aan de studentinfo@avans.nl. Er is digitaal een klachtenformulier beschikbaar dat via dit mailadres kan worden opgevraagd. 16. Klacht ongewenst gedrag: er is sprake van een klacht als een student van Avans Hogeschool bij de klachtencommissie KOMM een klacht indient over ongewenst gedrag: volgens de Avans klachtenregeling Ongewenst Gedrag voor Medewerkers en Studenten. 17. Bescherming persoonsgegevens: ter uitvoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens ( stb.2001,244) is de Avans regeling Bescherming Persoonsgegevens Studenten vastgesteld. De regeling maakt deel uit van het studentenstatuut 18. WHW: de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek van 8 oktober 1992, Staatsblad 1992, nummer 593, inclusief de laatste aanvullingen en/of wijzigingen Waar in deze gedragscode sprake is van de mannelijke vorm (student, hij enz.) wordt ook bedoeld de vrouwelijke vorm. 3. Algemene Bepalingen Artikel 2 Toepassingsgebied Deze gedragscode is van toepassing binnen Avans Hogeschool. Artikel 3 Positie 1. Aan Avans Hogeschool is een studentendecanaat verbonden. De studentendecaan verschaft hulp, informatie en advies aan studenten op het gebied van studie en onderwijs, het student-zijn en studievoorzieningen en is aanspreekpunt bij hulp betreffende klachten, bezwaar en beroep. 2. De studentendecaan behartigt studentenbelangen in de meest ruime zin van het woord. 3. De studentendecaan bekleedt voor de studenten een vertrouwenspositie en heeft in verband hiermee een zo onafhankelijk mogelijke positie in de organisatie. De studentendecaan heeft een zwijgplicht ten aanzien van door de student gegeven persoonlijke informatie. 4. De studentendecaan levert een substantiële bijdrage aan het studieloopbaanbegeleidingstraject van Avans Hogeschool. Dit studieloopbaanbegeleidingstraject maakt een onderscheid tussen eerste- en tweedelijnsbegeleiding. Eerstelijnsbegeleiding betreft de studiebegeleiding binnen het onderwijs en de tweedelijnsbegeleiding de studentbegeleiding door het studentendecanaat. 4. Uitgangspunten Artikel 4 Doel van de functie 1. Het hulp- en dienstverlenend contact dient gericht te zijn op het verbeteren van het functioneren van de student in het kader van zijn beslissingen ten aanzien van studieloopbaan, beroepsperspectief en het persoonlijk welbevinden. 2. De studentendecaan heeft een signalerende en adviserende rol binnen de onderwijsorganisatie. Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 4
Artikel 5 Algemene beginselen 1. De studentendecaan oefent zijn functie uit binnen het kader van de wettelijke regelingen en de binnen Avans Hogeschool geldende regelingen. 2. De studentendecaan is primair gericht op het belang van de student, met dien verstande dat hij bij de behartiging hiervan gebonden is aan de grondslagen en de doelstellingen van Avans Hogeschool. In verband hiermee zal de studentendecaan niet optreden als procesvertegenwoordiger van de student in voorkomende externe juridische procedures, waarbij Avans Hogeschool de gedagvaarde partij is. 3. Het hulp- en dienstverlenend contact moet voldoen aan eisen van professionaliteit, zorgvuldigheid en deskundigheid die aan de studentendecaan gesteld kunnen worden. 4. De studentendecaan dient zich ervan te vergewissen dat de randvoorwaarden geschapen zijn die hem in staat stellen zich overeenkomstig deze gedragscode te gedragen. 5. De studentendecaan respecteert de persoonlijke levenssfeer en de persoon van de student. 6. De studentendecaan houdt in zijn functioneren rekening met zijn persoonlijke beperkingen (deskundigheid, emotionele mogelijkheden, ethische opvattingen). Waar nodig consulteert hij andere deskundigen. 7. De studentendecaan draagt zorg voor de instandhouding en ontwikkeling van zijn deskundigheid. 8. De studentendecaan maakt onder geen enkele omstandigheid misbruik van zijn positie en deskundigheid ten opzichte van de student. 9. De studentendecaan onthoudt zich van gedrag, waarvan redelijkerwijs kan worden voorzien dat dit de doelstellingen van de functie schaadt. 10. De studentendecaan mag geen geschenken van een student aanvaarden die een betrekkelijk kleine waarde te boven gaan 5. Taken en bevoegdheden Artikel 6 Taken 1. De studentendecaan heeft tot taak het verlenen van hulp, begeleiden en adviseren van studenten bij al wat de studie kan beïnvloeden, waarbij de studentendecaan zich onafhankelijk opstelt. 2. De studentendecaan geeft daartoe voorlichting en informatie aan individuele studenten en groepen. 3. De studentendecaan adviseert gevraagd en ongevraagd interne organen en functionarissen over het beleid en de uitvoering daarvan, in het bijzonder het beleid ten aanzien van studieloopbaanbegeleiding. 4. Onafhankelijke uitoefening van taken: 4.1 De studentendecaan kan de volgende bijzondere taken hebben: a. deel uitmaken van de commissie Financiële Ondersteuning Studenten van Avans Hogeschool (FOS) b. deel uitmaken van bestuur en werkgroepen van het LOS HBO c. benoemd zijn als vertrouwenspersoon ongewenst gedrag van Avans Hogeschool d. heeft een rol bij klachtenbemiddeling. Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 5
In elk geval heeft de studentendecaan geen taken die in strijd zijn met de uitoefening van zijn functie. 4.2 De studentendecaan heeft vanuit zijn functie geen (mede)beslissingsbevoegdheid t.a.v. studenten met wie hij als studentendecaan een hulp en dienstverlenend contact heeft of heeft onderhouden. Artikel 7 Geheimhouding 1. Binnen de functionele eenheid studentendecanaat is iedereen tot geheimhouding verplicht van wat hem bij de uitoefening van zijn taak bekend is geworden. Voor het overige werkt hij binnen de kaders die het privacyreglement van Avans Hogeschool geeft. 2. Vertrouwelijke informatie over een student, ook in het kader van de taken als omschreven in artikel 6, mag alleen dan aan derden worden verstrekt, indien en voor zover de student hiermee uitdrukkelijk instemt. 3. Tevoren is de student ingelicht over: a. het tijdstip en de wijze waarop de informatie wordt verstrekt, b. de inhoud van de te verstrekken informatie, c. degenen aan wie de informatie wordt verstrekt en/of die daar vervolgens mee bekend worden. 4. De student kan zijn toestemming tot het verder verstrekken van vertrouwelijke informatie aan derden te allen tijde intrekken. 5. Bij het ontbreken van toestemming van de student om informatie aan derden te verstrekken, wordt de studentendecaan in een bijzondere situatie geacht zijn verplichting tot geheimhouding te verbreken indien tenminste is voldaan aan de volgende voorwaarden: a. de studentendecaan heeft gedaan wat hij kon doen om toestemming van de student te verkrijgen; b. de studentendecaan verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding, daar waarschijnlijk het niet verbreken van de geheimhoudingsplicht voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren; c. de studentendecaan acht het waarschijnlijk dat die schade aan de ander(en) kan worden voorkomen of beperkt door de verbreking van de geheimhouding. d. de betrokken student wordt over de verbreking van de geheimhoudingsplicht en de motivatie geïnformeerd 6. Wanneer de student de studentendecaan ontslaat van de plicht tot geheimhouding is de studentendecaan niet verplicht de geheimhouding te verbreken. De verplichting tot geheimhouding blijft ook na beëindiging van het hulp en dienstverlenend contact bestaan. 7. De student wordt verondersteld toestemming te geven tot toegang van zijn dossier aan een andere studentendecaan van Avans Hogeschool, in geval van: a. vervanging van de studentendecaan bij een actuele hulpvraag, b. waarneming bij langdurige afwezigheid van de studentendecaan 8. De studentendecaan heeft het recht om, ook zonder toestemming van de student, geanonimiseerde informatie met derden te bespreken, in publicaties, lezingen of onderwijs te verwerken, mits de privacy van de student niet in gevaar komt. Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 6
Artikel 8 Dossierbeheer 1. De studentendecaan houdt van zijn contacten met de student zodanig aantekeningen bij, dat hij de voortgang en (eventuele) overdracht van het contact op adequate wijze kan waarborgen. 2. De studentendecaan neemt deze aantekeningen en andere relevante informatie in een dossier van de student op. De aantekeningen worden digitaal opgeslagen in het registratiesysteem voor studentendecanen van Avans Hogeschool. De registratie wordt zo ingericht en beheerd dat geheimhouding en bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de student verzekerd zijn. 3. De student heeft recht op inzage, opvragen en zonodig correctie van zijn dossier. Gegevens uit het dossier met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer van derden of vertrouwelijke informatie door derden mogen door de student niet worden ingezien. 4. Het dossier wordt maximaal 5 jaar bewaard na beëindiging van de inschrijving en daarna vernietigd. Conform artikel 3 lid 3 van de Avans regeling Bescherming Persoonsgegevens Studenten. De vernietiging omvat eveneens de digitale opslag van het dossier in het registratiesysteem. 5. Op schriftelijk verzoek van de student vernietigt de studentendecaan het dossier eerder. 6. Hulp- en dienstverlenend contact Algemeen: Het hulp- en dienstverlenend contact van de studentendecaan wordt onderscheiden in het aangaan van het contact, het onderhouden van het contact en het beëindigen van het contact. Artikel 9 Aangaan van het hulp- en dienstverlenend contact 1. Een student heeft te allen tijde het recht een studentendecaan te benaderen, mondeling of schriftelijk, met een vraag naar informatie, advies, begeleiding of hulp. 2. De studentendecaan is verplicht na een dergelijke vraag binnen een redelijke termijn contact op te nemen met de student. Indien een studentendecaan niet in staat is tijdig te reageren, draagt hij zorg voor overdracht aan een andere studentendecaan, onder gelijktijdige mededeling hiervan aan de student. 3. In zijn handelen is de studentendecaan gebonden aan de voorliggende gedragscode, welke voor de student toegankelijk is via de Avans website: studentinfo.avans.nl 4. De studentendecaan werkt in een zodanige ruimte dat derden geen kennis kunnen nemen van het verloop van een contact tussen student en studentendecaan. Het gesprek vindt in principe altijd plaats binnen locaties van de Hogeschool. 5. De studentendecaan heeft geen andere relatie met de student dan die welke voortvloeit uit het hulp- en dienstverlenend contact. Is er bij het aangaan van het contact wel sprake van een relatie uit andere hoofde, dan verwijst de studentendecaan in beginsel naar een andere studentendecaan, tenzij er geen sprake is van tegenstrijdige belangen of rolvermenging of deze te verwachten is. 6. De studentendecaan gaat geen hulp- en dienstverlenend contact aan met derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de student. In het bijzonder in de contacten met ouders en andere naasten van de student stelt de studentendecaan zich terughoudend op. Zie ook artikel 7: Geheimhouding. Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 7
Artikel 10 Het onderhouden van het hulp- en dienstverlenend contact. 1. Het hulp- en dienstverlenend contact kan ook bestaan uit informatie, advies of ondersteuning bij het instellen van bezwaar- beroepsprocedures. 2. Het contact is erop gericht de problematiek van de student inzichtelijk te maken, te verhelderen, mee op te lossen of te verminderen. Daar waar mogelijk vindt verwijzing naar externe hulp- en dienstverlenend instanties plaats. 3. Het doel is dat de student adequate beslissingen kan nemen m.b.t. zijn studieloopbaan. Rekening houdend met zijn zelfredzaamheid en de persoonlijke omstandigheden van de student is de hulpverlening zo kort mogelijk en zolang als nodig. 4. De bepaling en bijstelling van het hulp- en dienstverleningsdoel en methode van werken gebeurt steeds inzichtelijk en in gezamenlijk overleg met de student. 5. In de begeleiding maakt de studentendecaan gebruik van verschillende benaderingswijzen, zoals taakgerichte, persoonsgerichte en systeemgerichte hulpverleningsmethodieken. Artikel 11 Aanwezigheid van derden 1. Het is de student in beginsel toegestaan om derden te betrekken in het hulp- en dienstverlenend contact. 2. De studentendecaan kan de aanwezigheid van derden afwijzen, als die naar zijn mening de doelstelling van het contact schaadt. Artikel 12 Beëindigen van het hulp- en dienstverlenend contact 1. De student heeft te allen tijde het recht af te zien van voortzetting van het hulp- en dienstverlenend contact. 2. De studentendecaan zal het hulp- en dienstverlenend contact niet zonder reden beëindigen. Voor zover deze is gelegen in het gedrag van de student, wordt deze daarover eerst geïnformeerd. 3. Als de studentendecaan besluit het contact te verbreken, dient hij zijn beslissing voor de student te motiveren, hem indien mogelijk te adviseren over het vervolg en eventueel zorg te dragen voor een adequate verwijzing. 7. Slotbepalingen Artikel 13 Klachtenregeling 1. Indien een student meent dat een studentendecaan in strijd met deze gedragscode heeft gehandeld en/of hij daardoor rechtstreeks in zijn belang is getroffen, kan hij daarover een klacht indienen conform art. 10.1 sub 1 en 2, bij het bevoegd gezag i.c. het College van Bestuur van Avans Hogeschool en verzoeken een voorziening ter zake te treffen. 2. De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij het Klachtenloket van de Studenten Informatie Balie van Avans Hogeschool, t.a.v. De Klachtenfunctionaris, Postbus 90.116, 4800 RA Breda, of wel via de mail te worden geadresseerd aan: studentinfo@avans.nl 3. Indien een student meent dat er sprake is van ongewenst gedrag, kan een klacht ingediend worden bij de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie, conform artikel 23 Avans Klachtenregeling Ongewenst Gedrag voor medewerkers en studenten. Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 8
Artikel 14 Inwerkingtreding en evaluatie 1. Deze gedragscode treedt in werking onmiddellijk na goedkeuring door het College van Bestuur. 2. Twee jaar na inwerkingtreding wordt door het College van Bestuur met studentendecanen van Avans Hogeschool de werking van deze gedragscode geëvalueerd en wordt besloten over eventuele aanpassingen. 3. Deze gedragscode kan worden aangehaald als Gedragscode studentendecanen Avans Hogeschool. Vastgesteld door de directie DMCS van Avans Hogeschool, november 2013. Bronnen 2008: Gedragscode Hogeschool Utrecht/ Fontys Hogescholen/ Hogeschool In Holland Gedragscode Studentendecanen Avans Hogeschool; versie 2013 9