Copro 11134 CONTROLEPROTOCOL ID-BANEN 2011 1 Algemeen 1 1.1 Doelstelling 1.2 Procedures 2 Controleaanpak 2 2.1 Referentiekader 2.2 Rechtmatigheid 2.3 Betrouwbaarheid en Nauwkeurigheid 3 3 Accountantsproducten 4
Controleprotocol ID-banen 2011 1 Algemeen Dit controleprotocol is bestemd voor de accountant die bij de instelling belast is met de controle van de declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011 (instellingaccountant). Met accountant wordt bedoeld de registeraccountant volgens artikel BW 2:393 lid 1. Met het landelijk invoeren van het participatiebudget kunnen gemeenten de budgetten voor re-integratie, inburgering en scholing combineren. Een voorbeeld van re-integratie is de loonkostensubsidie. In het participatiebudget is geregeld dat een loonkostensubsidie aangeboden mag worden aan belanghebbenden die woonachtig zijn zowel binnen als buiten de gemeente Nijmegen. Deze loonkostensubsidie wordt bekostigd uit het werk-deel van het participatiebudget. De subsidie is verder uitgewerkt in de Re-integratieverordening Wet Werk en Bijstand 2011 en in de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en bijstand 2011. Zoals vermeld in paragraaf 2.2 Rechtmatigheid van dit protocol, is de loonkostensubsidie alleen voor inwoners van de gemeente Nijmegen bestemd. Het College van de gemeente Nijmegen heeft dit controleprotocol vastgesteld ten behoeve van de controle van de declaratie loonkostensubsidie ID-banen 2011 door de instellingsaccountant. De subsidieontvangende instelling is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit controleprotocol aan de accountant. Het controleprotocol is afgestemd met de werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). 1.1 Doelstelling Het doel van dit controleprotocol is dat de instellingsaccountant de controle van de declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011 dusdanig inricht en uitvoert dat de gemeente Nijmegen een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over: De juistheid van de verantwoorde loonkosten en op de volledigheid van de andere subsidies of bijdragen die in de declaratie van de loonkosten afgetrokken moeten worden; De naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect op de declaratie. De accountant geeft de uitkomsten van zijn controle weer in een controleverklaring en rapporteert zijn bevindingen in een accountantsverslag. In het accountantsverslag staat minimaal dat de eisen zoals genoemd in paragraaf 2.1 Referentiekader en paragraaf 2.2 Rechtmatigheid van dit controleprotocol zijn gehanteerd. 1.2 Procedures De subsidieontvanger geeft opdracht tot controle van de declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011 aan zijn accountant. Voor één maart volgend op het kalenderjaar waarover subsidie is verleend, moet de declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011 ingeleverd worden bij de gemeente Nijmegen, voorzien van een controleverklaring en een accountantsverslag. De subsidie wordt per kalenderjaar verleend en vastgesteld. Aan het eind van het kalenderjaar waarover de subsidie wordt ontvangen, kan de instelling het controleprotocol ID banen 2011, het model declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011, het model accountantsverslag en het model controleverklaring downloaden van de website www.nijmegen.nl/gesubsidieerdearbeid. - 1 -
De instellingsaccountant stemt zijn bevindingen omtrent de uitgevoerde accountantscontrole af met en rapporteert aan de subsidieontvanger. Op grond van artikel 14 lid 2 van de Nijmeegse kaderverordening subsidieverstrekking 2008 heeft een door het college aangewezen accountant de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de instellingsaccountant. De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat zijn accountant hiermee instemt. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie bij de gemeente Nijmegen gaat vergezeld van een controleverklaring, een accountantsverslag, de declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011, een overzicht aanvullende kosten en een individuele verzamelloonstaat. 2 Controleaanpak De controle richt zich op de juistheid van de verantwoorde loonkosten in de declaratie en op de volledigheid van de andere subsidies of bijdragen die in de declaratie van de loonkosten afgetrokken moeten worden. Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zoals vermeld in het referentiekader. Het staat de accountant vrij om bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden zijn eigen aanpak te kiezen. 2.1 Referentiekader Voor de controle hanteert de accountant het volgende referentiekader: Paragraaf 5.3 ID-banen van de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011. Deze is terug te vinden op www.nijmegen.nl/gesubsidieerdearbeid. 2.2 Rechtmatigheid Rechtmatigheid wordt in het kader van dit protocol omschreven als het voldoen aan de verplichtingen van paragraaf 5.3 ID-Banen van de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011. De loonkostensubsidie wordt per kwartaal bevoorschot en kan bestaan uit twee soorten vergoedingen: Een bijdrage in de loonkosten en; Een bijdrage in de aanvullende kosten. Op grond van de beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011 (paragraaf 5.3 ID banen) mag het loon, exclusief vakantietoeslag, van de werknemer op een instroombaan de grens van 130% van het wettelijk minimumloon overschrijden en mag het loon, exclusief de vakantietoeslag, van de werknemer op een doorstroombaan de grens van 150% van het wettelijk minimumloon overschrijden. De loonkostensubsidie wordt niet beëindigd bij een dergelijke overschrijding. Echter vergoedt het college alleen die loonkosten die worden gemaakt omdat de werkgever verplicht is deze te maken op grond van een CAO. Van de loonkosten vergoedt het college in geen geval meer dan 130% van het wettelijk minimumloon voor een instroombaan en in geen geval meer dan 125% van het wettelijk minimumloon voor een doorstroombaan. De loonkosten worden als volgt berekend: Loonkosten = brutoloon + werkgeverslasten opbrengsten. - 2 -
Onder opbrengsten wordt onder andere begrepen: ziektegelden, WAO-WIA gelden en premiekortingen. Een bijdrage in de aanvullende kosten gemaakt door de werkgever bedraagt maximaal euro 910,- per jaar, per instroombaan van 32 uur per week. De subsidie wordt alleen voor een instroombaan verstrekt en is niet hoger dan het in 2010 aan aanvullende kosten vastgestelde bedrag. Ook voor 2011 en 2012 kan er een beroep gedaan worden op een bijdrage in de aanvullende kosten. Een bijdrage in de aanvullende kosten kan worden aangewend voor de volgende kostenposten voor zover deze niet vallen onder de definitie van werkgeverslasten: reiskosten woon-werkverkeer, functiegerichte opleidingen, kosten controleverklaring, kinderopvang, kosten arbodienst, werkkleding, koffiegeld, feestdagenvergoeding en kosten gemaakt voor het inwerken en begeleiden voor het vervullen van de functie. De gemeente Nijmegen zal op de totale declaratie de eigen bijdrage van de instellingen en de voorschotten in mindering brengen, waarna de definitieve afrekening plaats zal vinden. Bij de controle op rechtmatigheid staan de volgende aspecten centraal: 1. Vaststellen dat de ID werknemer geheel 2011 woonachtig was in Nijmegen. In dit kader moet worden vastgesteld dat de werkgever informatie omtrent verhuizingen (data, woonplaats en adres) van werknemers vastlegt in het personeelsdossier. 2. Indien de ID werknemer is verhuisd naar een andere gemeente, vaststellen dat de subsidie is beëindigd. 3. Vaststellen dat de werkgever voor de loonkosten die voortvloeien uit de ID dienstbetrekking geen andere subsidie of bijdragen ontvangt die van de loonkosten afgetrokken kunnen worden (zoals de uitkering op basis van artikel 29B Ziektewet of op basis van een afgesloten ziekteverzuimverzekering). Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van ziekengeldoverzichten, grootboek ontvangen ziekengelden, overzichten UWV, premiekortingen, premiekortingen oudere werknemers, het ziekteverzuimbeleid en verzekeringspolissen worden vastgesteld. 4. Vaststellen dat de werkgever informatie omtrent wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, die een effect hebben op de declaratie, vastlegt in het personeelsdossier, zoals de beëindigingdatum van de arbeidsovereenkomst of een wijziging in de arbeidsuren. Zijn bevindingen meldt de accountant in een accountantsverslag. 2.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid De verklaring is gericht op het afgeven van een oordeel bij de subsidiedeclaratie ingevolge de loonkostensubsidie ID banen 2011. Bij de oordeelsvorming streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Een goedkeurende controleverklaring betekent dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, in de subsidiedeclaratie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen met een materieel belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Informatie is materieel indien het weglaten of het onjuist weergeven daarvan de beslissing van de subsidieverlener over het onderzoek tot vaststelling (eindafrekening) zou kunnen beïnvloeden. De subsidieontvanger dient in beginsel alle geconstateerde fouten te corrigeren. De accountant beoordeelt wat de gevolgen zijn van de niet gecorrigeerde fouten voor de strekking van zijn controleverklaring. Voor de strekking van de controleverklaring gelden de volgende toleranties: - 3 -
Controleverklaring Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de controle Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend < of = 1% > 1% en < of = 3% N.V.T. > 3% < of = 3% > 3% en < of = 10% > 10% N.V.T. Van een fout in de declaratie is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat (een gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de geldende wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan, hierdoor geldt een rapportagetolerantie van 0%. Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. 3 Accountantsproducten De gemeente Nijmegen heeft een model voor de goedkeurende controleverklaring opgesteld, in overeenstemming met de bepalingen van de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA) van de NBA. Voor het accountantsverslag gelden geen specifieke eisen, anders dan genoemd in paragraaf 1.1 Doelstelling van dit controleprotocol. De gemeente heeft hiervoor een voorbeeldtekst opgesteld, waarin de vier rechtmatigheidsaspecten van paragraaf 2.2 zijn vermeld. - 4 -
Accountantsverslag controle declaratie loonkostensubsidie ID-banen 2011 Bij de door ons gewaarmerkte en bijgevoegde declaratie loonkostensubsidie ID-banen 2011 van te hebben wij op (datum) een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Deze verklaring is afgegeven ten behoeve van de gemeente Nijmegen en is als bijlage bij dit accountantsverslag gevoegd. Voor de controle van de declaratie loonkostensubsidie ID-banen 2011 heeft de accountant als referentiekader gehanteerd: Paragraaf 5.3 ID-banen van de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011. Deze is terug te vinden op www.nijmegen.nl/ gesubsidieerdearbeid. Bij de controle op rechtmatigheid stonden de volgende aspecten centraal: 1. Vaststellen dat de ID werknemer geheel 2011 woonachtig was in Nijmegen. In dit kader moet worden vastgesteld dat de werkgever informatie omtrent verhuizingen (data, woonplaats en adres) van werknemers vastlegt in het personeelsdossier. 2. Indien de ID werknemer is verhuisd naar een andere gemeente, vaststellen dat de subsidie is beëindigd. 3. Vaststellen dat de werkgever voor de loonkosten die voortvloeien uit de ID dienstbetrekking geen andere subsidie of bijdragen ontvangt die van de loonkosten afgetrokken kunnen worden (zoals de uitkering op basis van artikel 29B Ziektewet of op basis van een afgesloten ziekteverzuimverzekering). Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van ziekengeldoverzichten, grootboek ontvangen ziekengelden, overzichten UWV, premiekortingen, premiekortingen oudere werknemers, het ziekteverzuimbeleid en verzekeringspolissen worden vastgesteld. 4. Vaststellen dat de werkgever informatie omtrent wijzigingen in de arbeidsovereenkomst die een effect hebben op de declaratie vastlegt in het personeelsdossier, zoals de beëindigingdatum van de arbeidsovereenkomst of een wijziging in de arbeidsuren. Bevindingen van 1: Geconstateerde afwijkingen: Ja nee Eventuele toelichting Bevindingen van 2: Geconstateerde afwijkingen: Eventuele toelichting Ja nee Bevindingen van 3: Geconstateerde afwijkingen: Eventuele toelichting Ja nee Pagina # van ##
Bevindingen van 4: Geconstateerde afwijkingen: Eventuele toelichting Ja nee Plaats Naam accountantspraktijk Naam accountant Datum: Pagina # van ##
Controleverklaring onafhankelijke accountant loonkostensubsidie ID-banen 2011 Afgegeven ten behoeve van de gemeente Nijmegen Aan: Opdrachtgever Wij hebben bijgaande declaratie loonkostensubsidie ID-banen 2011 van te (statutaire vestigingsplaats) gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van de declaratie in overeenstemming met paragraaf 5.3 ID-banen van de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011 van de gemeente Nijmegen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de subsidiedeclaratie mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de subsidiedeclaratie op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol ID-banen 2011 van de gemeente Nijmegen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de subsidiedeclaratie geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de subsidiedeclaratie. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de subsidiedeclaratie een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de subsidiedeclaratie door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de subsidiedeclaratie, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de subsidiedeclaratie. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel is de declaratie loonkostensubsidie ID banen 2011 van (naam instelling) in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met paragraaf 5.3 ID-banen van de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011 van de gemeente Nijmegen. Beperking in gebruik en verspreidingskring De declaratie is opgesteld voor de gemeente Nijmegen met als doel (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan paragraaf 5.3 ID-banen van de Beleidsregels re-integratie Wet Werk en Bijstand 2011 van de gemeente Nijmegen. Hierdoor is de declaratie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De subsidiedeclaratie met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam entiteit) en de gemeente Nijmegen en dient niet te worden verspreid aan of gebruikt door anderen. Plaats Naam accountantspraktijk Naam accountant Datum: Pagina # van ##