CONCEPT Controleprotocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Regio Utrecht Zuid Oost: Gemeenten Bunnik, De Bilt, Wijk bij Duurstede, Zeist, Utrechtse Heuvelrug Dit protocol is bestemd voor aanbieders en hun accountants en betreft de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet voor het jaar 2015 Het protocol heeft betrekking op volgende betreft de volgende wetgeving en (deel)overeenkomsten: WMO Wet jeugdzorg Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding Deelovereenkomst Individuele voorziening Behandeling & Hulp Deelovereenkomst Individuele voorziening Pleegzorg Deelovereenkomst Individuele voorziening JeugdzorgPlus Deelovereenkomst Individuele voorziening Begeleiding Overeenkomst voor een Communicatie-, Overleg- en Besluitvormingsstructuur (COB)Wmo Overeenkomst voor een Communicatie-, Overleg- en Besluitvormingsstructuur (COB) Jeugd Overgangsrecht voor het jaar 2015 en voor de intramurale GGZ-C Regionaal Transitie Arrangement. Eventuele addenda bij voorgaande (deel)overeenkomsten Concept Versie 06 Datum 9 april 2015 1
Inhoudsopgave Inhoud Deel 1: Algemeen... 3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Opbouw van dit document... 3 1.3 Doelstelling... 4 1.4 Van deelovereenkomst naar controleprotocol... 4 1.5 Definities... 4 Deel 2: Rechtmatigheidstoetsing... 6 2.1 Inleiding... 6 2.2 Relevante regelgeving... 6 2.3 Scope van de rechtmatigheidstoetsing... 6 2.4 Te volgen procedures... 9 Deel 3: Scope A: Aanlevering van informatie door zorgaanbieder... 10 3.1 Financiele informatie... 10 3.2 Bestuurlijke verantwoording... 10 Deel 4: Accountantsprotocol... 11 4.1 Scope B:... 11 4.2 Scope C... 11 4.2.1 Relevante regelgeving... 11 4.2.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit... 11 4.2.3 Werkzaamheden Verantwoording Declaraties... 12 5 Bijlagen Scope A aanlevering Zorgaanbieders... 14 5.1 Tabel 1: Verantwoording Declaraties 2015... 14 5.2 Bestuursverklaring :... 17 6 Bijlage Scope B : Model assurance-rapport (ISAE 3402)... 18 7 Bijlage Scope C... 19 7.1 Model goedkeurende controleverklaring... 19 7.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen ( op Tabel 1 van bijlage 5)... 21 2
Deel 1: Algemeen 1.1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 zijn de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en de Jeugdwet 2015 (Jeugdwet) van kracht. Genoemde wet- en regelgeving legt de verantwoordelijkheid voor het leveren van ondersteuning bij de gemeenten. De afzonderlijke gemeenten dienen zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van de bestedingen. Daarbij is gekeken hoe vanuit de voordelen van de regionale samenwerking ook de administratieve lasten voor Aanbieder zo beperkt mogelijk zijn. De gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede, vallend onder de regio Zuid Oost Utrecht, hebben besloten de krachten op het gebied van het Sociaal Domein te bundelen en samen te werken. Om aan de vraag hiernaar te kunnen voldoen hebben de gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede (hierna te noemen de Gemeente bij zorgaanbieders (hierna te noemen Aanbieder) middels bestuurlijke aanbesteding, overeenkomsten gesloten met de aanbieders voor de realisatie van de doelen en producten voortkomend uit de Jeugdwet en de Wmo. Ter realisatie van deze doelen en producten is in 2014 met de individuele aanbieders de volgende deelovereenkomsten gesloten: Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding Deelovereenkomst Individuele voorziening Behandeling & Hulp Deelovereenkomst Individuele voorziening Pleegzorg Deelovereenkomst Individuele voorziening JeugdzorgPlus Deelovereenkomst Individuele voorziening Begeleiding Tezamen met de wetgeving vormen deze bovengenoemde deelovereenkomsten de basis voor de vaststelling van aanbieders richting gemeenten of de afgesproken zorg en ondersteuning daadwerkelijk is geleverd. Voor de vaststelling hiervan biedt dit controleprotocol hiervoor een leidraad. Het protocol heeft betrekking op verantwoordingsjaar 2015. 1.2 Opbouw van dit document Het Protocol is opgebouwd uit vier delen: Deel 1: Algemeen. Dit onderdeel is bestemd voor Aanbieders en hun accountants. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling en relevante definities. Deel 2: Rechtmatigheidstoetsing. Dit onderdeel is bestemd voor de Aanbieders. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures, onderverdeeld in Scope A, B en C, en de verantwoordingseisen. Deel 3: Aanlevering informatie door aanbieder (Scope A) Deel 4: Accountantsprotocol (Scope B en C). Dit onderdeel is bestemd voor de accountants. Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. Deel 5, 6 en 7 Bijlagen Dit onderdeel bevat de modelrapporten en tabellen voor de zorgaanbieder en accountant en de verantwoordingstabel voor de Aanbieder. De Aanbieder dient zijn accountant van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is gebaseerd op de het model dat wordt toegepast door de gemeente Rotterdam, dat als uitvoerbaar is aangemerkt door de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA, Nederlandse beroepsorganisatie van accountants. 3
1.3 Doelstelling Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de Aanbieder en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant. 1.4 Van deelovereenkomst naar controleprotocol Volgens de diverse deelovereenkomsten dienen de Aanbieders zich jaarlijks verantwoorden aan de Gemeente vóór 15 maart van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de tabel heeft de Gemeente in de verschillende (deel)overeenkomsten een controleverklaring verplicht gesteld. Wanneer de aanbieder minder dan 50.000 aan omzet levert in een kalenderjaar kan hiervan worden afgeweken. In dat geval is er te allen tijde een verplichting om mee te werken aan een steekproefsgewijze materiële controle voor de toetsing van de rechtmatigheid. In deze overeenkomsten wordt gesproken over een controleverklaring, gericht op juistheid en rechtmatigheid van verantwoorde bedragen en prestaties. De wijze waarop deze controleverklaring moet worden opgeleverd dan wel geïnterpreteerd is nader uitgewerkt in dit controleprotocol. Sinds de ondertekening van de deelovereenkomsten is gekeken of er nog ruimte is voor versoepeling van deze uitgangspunten, om de administratieve lasten voor de Aanbieder zo beperkt mogelijk te houden. Dit heeft geleid tot een versoepeling van eisen: een gestaffelde scope van de rechtmatigheidstoetsing, die als correctie geldt op het in de overeenkomsten genoemde bedrag van 50.000 als ondergrens Hiervoor is een tabel met verantwoordingsinformatie ontwikkeld. Deze nieuwe en versoepelde scope, die uitgaat van een ondergrens van 100.000, is opgenomen in paragraaf 2.3. 1.5 Definities In aanvulling op dan wel conform de deelovereenkomst gelden voor dit protocol de volgende definities: Accountant: de door Aanbieder aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Arrangement: pakket aan Ondersteuning, gericht op het versterken van zelfredzaamheid of participatie met betrekking tot de Resultaatgebieden die zijn opgenomen in de Dienstverleningsopdracht. Assurancerapport ; (ISAE 3402, model 2); een in control statement van de accountant waarin verantwoording wordt afgelegd op getoetste processen; met aandacht voor de opzet, bestaan en werking van het proces. Cliënt: persoon, die jegens het College van Burgemeester en Wethouders aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de Deelovereenkomst. Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800 dan wel het uitvoeren van assurance-werkzaamheden volgens NBA Standaard 3000. Controleverklaring; is een accountantsverklaring met betrekking tot een door hem uitgevoerde controle van een overzicht met historische financiële informatie. Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan de voorwaarden van de Deelovereenkomst, voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende tabel. Dit betekent dat de in de tabel genoemde en bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de Deelovereenkomst. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde Ondersteuning 4
conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan. Door te voldoen aan voorwaarden in de Deelovereenkomst zijn ze financieel rechtmatig. Gemeente: de gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede GGZ-C: Het bieden van begeleid wonen of een beschermende woonomgeving met ondersteuning aan mensen met een psychiatrische aandoening, waarbij niet de behandeling, maar de op zelfredzaamheid en/of participatie gerichte ondersteuning centraal staat. Dienstverleningsopdracht: opdracht van de Gemeente voor het leveren van (geïndiceerde) Ondersteuning. Hulpverleningsplan/Gezinsplan: een concrete invulling van de door de Aanbieder te verlenen Ondersteuning per Cliënt, gebaseerd op de Dienstverleningsopdracht en het Ondersteuningsplan. Het Hulpverleningsplan/Gezinsplan wordt overeengekomen tussen Cliënt en Aanbieder en maakt onderdeel uit van het Ondersteuningsplan. NB: Voor cliënten die vallen onder Jeugdhulp en die vielen onder de Huishoudelijke Verzorging is nog de oude term ondersteuningsplan in gebruik. Als een dergelijke situatie aan de orde is dient ook hier te worden gelezen Hulpverleningsplan/Gezinsplan. Het verschil met het hieronder beschreven Ondersteuningsplan is duidelijk te herkennen doordat het aldaar bedoelde plan is opgesteld door de Gemeente. Ondersteuning: Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo 2015 en Jeugdwet 2015, gebaseerd op de resultaatgebieden in de Dienstverleningsopdracht en bijbehorend Hulpverleningsplan/Gezinsplan aan ingezetenen van gemeente. Ondersteuningsplan: namens het College van Burgemeester en Wethouders opgesteld plan waarin de afspraken met de cliënt staan vermeld en de resultaatgebieden waarop ondersteuning zal plaatsvinden. Deelovereenkomst: De tussen Gemeente en Aanbieder gesloten overeenkomst inzake de levering van Ondersteuning. De Deelovereenkomst vormt de basis voor de jaarlijkse verantwoording door de Aanbieder aan de Gemeente en voor de controle door de accountant, specifiek het artikel inzake de controleverklaring.. Resultaatgebied: gebied waarop de Ondersteuning zich richt, zoals vastgelegd in de Deelovereenkomst en de Dienstverleningsopdracht. 5
Deel 2: Rechtmatigheidstoetsing 2.1 Inleiding Gemeenten dienen zich in haar publieke functie te verantwoorden over de rechtmatige besteding van gelden. De budgetten vanuit jeugdzorg en WMO vallen hieronder. Dit betekent dat gemeenten de rechtmatige besteding van deze gelden dienen vast te stellen. Er is sprake van een bestuurlijke aanbesteding namens vijf gemeenten. Dit betekent dat de gehele aanbesteding als een geheel wordt beschouwd. Derhalve zal de verantwoording en rechtmatigheidstoetsing ook per zorgaanbieder als uitgangspunt worden genomen, en niet de individuele gemeente. 2.2 Relevante regelgeving Voor de Aanbieder is de volgende wet- en regelgeving van toepassing: de van toepassing zijnde bepalingen van de Wmo 2015, Jeugdwet 2015 en Regionaal Transitie Arrangement. Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding Deelovereenkomst Individuele voorziening Behandeling & Hulp Deelovereenkomst Individuele voorziening Pleegzorg Deelovereenkomst Individuele voorziening JeugdzorgPlus Deelovereenkomst Individuele voorziening Begeleiding Overeenkomst voor een Communicatie-, Overleg- en Besluitvormingsstructuur (COB)Wmo Overeenkomst voor een Communicatie-, Overleg- en Besluitvormingsstructuur (COB) Jeugd Overgangsrecht voor het jaar 2015 en voor de intramurale GGZ-C Regionaal Transitie Arrangement. Eventuele addenda bij voorgaande (deel)overeenkomsten deel 1, 2 en 3 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording. 2.3 Scope van de rechtmatigheidstoetsing De scope voor het vaststellen van de rechtmatigheid wordt derhalve in beginsel per zorgaanbieder (WMO en jeugdzorg tezamen) bepaald. Het uitgangspunt hierbij is dat de accountants van de individuele gemeenten voldoende kunnen steunen op de verklaringen en werkzaamheden voor het afgeven van een accountantsverklaring op gemeentelijk niveau. De hieronder genoemde bedragen betreffen cumulatieve bedragen van de vijf gemeenten samen. Dit controleprotocol bouwt voort op de uitgangspunten van de in 2014 afgesloten deelovereenkomsten waar sprake is van een verplichting voor de zorgleverancier voor het aanleveren van een controleverklaring. Tegelijkertijd is gekeken of er nog ruimte is voor versoepeling van deze uitgangspunten, om de administratieve lasten voor de Aanbieder zo beperkt mogelijk te houden. Dit heeft geleid tot een gestaffelde scope van de rechtmatigheidstoetsing, die als correctie geldt op het in de overeenkomsten genoemde bedrag van 50.000 als ondergrens Deze nieuwe en versoepelde scope, die uitgaat van een ondergrens van 100.000, is opgenomen in onderstaande tabel. Van de zorgaanbieder wordt, afhankelijk van de cumulatieve omzet voor de vijf gemeenten, gevraagd het volgende aan te leveren: 6
Tabel: Scope van de rechtmatigheidstoetsing Scope Totaal bedrag aan inkoop onder de 100.000 euro op jaarbasis Totaal bedrag aan inkoop tussen de 100.000 euro en 250.000 euro op jaarbasis Totaal bedrag aan inkoop boven de 250.000 euro op jaarbasis (A) (B) (C) Aan te leveren door zorgaanbieder Verantwoordingsinforma tie conform bijlage verantwoordingstabellen Verantwoordingsinforma tie conform bijlage verantwoordingstabellen Verantwoordingsinforma tie conform bijlage verantwoordingstabellen Aan te leveren door zorgaanbieder respectievelijk accountant Bestuursverklaring door zorgaanbieder Zie bijlage 5.2 Bestuursverklaring door zorgaanbieder Assurancerapport ISAE 3402 door accountant Zie bijlage 5.2 en 6 Controleverklaring door accountant Zie bijlage 7 Aanlevering van informatie Voor 15 maart 2016 Verklaring van het bestuur van de zorgaanbieder Voor 15 maart 2016 De Aanbieder stuurt de verantwoordingen voorzien van stempel en assurance-rapport ISAE3402 naar de contractmanager bij de Gemeente. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de Aanbieder deze eveneens mee. Voor 15 maart 2016 De Aanbieder stuurt de verantwoordingen voorzien van stempel en controleverklaring naar de contractmanager bij de Gemeente.. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld zendt de Aanbieder dit eveneens mee. omschrijving Hierin geeft het bestuur van de Aanbieder een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Dienstverleningsopdracht In control statement met toets op opzet, bestaan en werking van processen en beheersmaatregelen: Een verklaring van de accountant over de kwalitatieve aspecten van de administratieve organisatie en interne controle. Controleverklaring inclusief rechtmatigheid: Een controleverklaring over de juistheid en rechtmatigheid van geleverde diensten. Het betreft een verklaring voor alle gemeenten gezamenlijk waarin de omzet per gemeente wordt voor de individuele gemeenten relevante bedragen worden gespecificeerd 7
en het Hulpverleningsplan; (3) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de informatie in Tabel 1 naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. (toelichting op de verantwoordingstabel met financiele informatie) (insteek niet-financieel) (insteek Financieel) Vervolg proces gemeente Scope van de toetsing Steekproefsgewij ze controle door individuele gemeente De Gemeente beoordeelt de ontvangen verantwoordingen en bijbehorende accountantsproducten (controleverklaring, assurance-rapport en/of rapportage over geconstateerde afwijkingen). Indien hieruit blijkt dat de Aanbieder in totaal meer Ondersteuning heeft gedeclareerd dan geleverd vordert Gemeente het verschil terug. Indien hieruit blijkt dat Aanbieder in totaal minder Ondersteuning heeft gedeclareerd dan geleverd betaalt Gemeente, op basis van aanvullende declaraties/documentaties het verschil uit. De scope van de rechtmatigheidstoetsing (proces A,B, danwel C) zal worden bepaald door de gemeenten in de loop van het jaar. Voor 2015 zal dit plaatsvinden voor 1 november, op basis van de tussentijdse omzetcijfers bijgewerkt tot 30 juni, deze zal vervolgens worden geëxtrapoleerd naar een jaaromzet voor de vijf gemeenten. De individuele gemeenten behouden het recht om in de situatie van scope A, B en C separate steekproefsgewijze materiële controle toe te passen voor de toetsing van de rechtmatigheid. Ook behouden individuele gemeenten het recht om een individuele controleverklaring, danwel een individueel assurance-rapport verplicht te vragen. Of gemeenten van deze rechten gebruik willen maken, wordt voor 1 november kenbaar gemaakt aan Aanbieder. 8
2.4 Te volgen procedures Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de Aanbieders uitgewerkt: Scope A, B en C:1. De Aanbieder verantwoordt zich over de gedeclareerde Ondersteuning via Tabel 1 Verantwoording declaraties, onderdeel A. Er zijn zeven sub tabellen: tabel 1a betreft Maatwerkvoorziening begeleiding (Wmo); tabel 1b betreft Individuele voorziening Behandeling en Zorg (Jeugd); tabel 1c betreft Individuele voorziening Pleegzorg (Jeugd); tabel 1d betreft Individuele voorziening Jeugdzorg plus (Jeugd); tabel 1e betreft Individuele voorziening Begeleiding (Jeugd); tabel 1f betreft Arrangementen; tabel 1g geeft de totaaltelling van de zes tabellen samen. Per tabel vermeldt de Aanbieder het inkoopnummer en het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft. Indien één van de tabellen 1a 1f voor de Aanbieder niet van toepassing is, hoeft hij de betreffende tabel niet in te vullen. Dit is opgenomen in bijlage 5.1. 9
Deel 3: Scope A: Aanlevering van informatie door zorgaanbieder 3.1 Financiele informatie Dit betreft verantwoording van geleverde diensten op het niveau van productgroep. De zorgaanbieders leveren financiele informatie aan conform tabel 1 in de bijlage 5.1. 3.2 Bestuurlijke verantwoording Het bestuur geeft hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan; (3) eventuele bijzonderheden. 10
Deel 4: Accountantsprotocol 4.1 Scope B: In de ISAE 3402 verklaring worden de bevindingen van de accountant opgenomen over de opzet, bestaan en de werking van de betreffende processen. De oordeelsvorming als onderdeel van de assurance rapportage wordt onder meer uitgevoerd aan de hand van deelwaarnemingen. Het onderzoek van de accountant richt zich niet op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de tabellen van de Aanbieder. 4.2 Scope C 4.2.1 Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich de juistheid en financiële rechtmatigheid van de bedragen die zijn opgenomen in de tabellen van de Aanbieder. De basis hiervoor wordt gevormd door artikel 5.18 van bijlage 2 bij de deelovereenkomst maatwerkvoorziening begeleiding als het gaat om de Wmo. Als het Jeugdzorg betreft, vormen de artikelen 5.9 van bijlage 2 van de verschillende deelovereenkomsten hiervoor de basis. Volgens deze artikelen is de Aanbieder verplicht om jaarlijks vóór 15 maart een controleverklaring van de accountant te overleggen aan de Gemeente. In paragraaf 2.3 van voorliggend controleprotocol is deze verplichting genuanceerd en gespecificeerd. In de controleverklaring worden de bevindingen van de accountant opgenomen over de volgende twee toetsingscriteria: 1. Juistheid: de juistheid van de door de Aanbieder ingediende declaraties (bedrag aan werkelijke geleverde producten) 2. Levering: de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan (levering). Beide criteria zijn uitgewerkt in paragraaf 4.2.3 van dit protocol. De in paragraaf 2.2 genoemde regelgeving voor de Aanbieder is voor het onderzoek van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de uitwerking van paragraaf 3.3. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de tabellen toetst aan alle in paragraaf 2.2 genoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in de uitwerking van paragraaf 3.3. 4.2.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de bedragen in de tabellen zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze informatie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Hierbij geldt als omvangsbasis voor alle gemeenten tezamen: Tabel 1: het totaal bedrag dat is gedeclareerd volgens bijlage tabel 1g Soort oordeel Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding afkeurend 11
Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de controle < 1% >1% <3% Nvt 3% <3% >3% <10% > 10% nvt Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de Aanbieder niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de Aanbieder gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen (bijlage 7.2) alleen uit te brengen als sprake is van nietgecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn controleverklaring. De Aanbieder is dan verplicht om ook deze rapportage naar de Gemeente te sturen. Voor het eerste toetspunt (juistheid) geldt een rapportagetolerantie die gelijk is aan de percentages in de materialiteitstabel (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). Niet-gecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden. Voor het tweede toetspunt (levering) geldt een rapportagetolerantie van 0 procent. Dit betekent, dat de accountant alle niet-gecorrigeerde afwijkingen moet rapporteren, ook al hebben ze geen effect op zijn oordeel. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de Gemeente. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De Gemeente stelt de Aanbieder en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte. 4.2.3 Werkzaamheden Verantwoording Declaraties Bij het onderzoek naar Tabel 1 gelden de volgende toetsingscriteria voor de accountant. Ze zijn gebaseerd op artikel 6.3.1 van de Deelovereenkomst: 1. Juistheid : de juistheid van de door de Aanbieder ingediende declaraties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. de in Tabel 1 opgenomen (sub)tabellen zijn rekenkundig juist. 1.2. de geleverde Ondersteuning is juist verwerkt in de declaratie. 2. Levering: De levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 2.1. in de administratie is een Dienstverleningsopdracht aanwezig voor de cliënten waaraan de Aanbieder Ondersteuning verleent. 2.2. in de administratie is een Hulpverleningsplan/Gezinsplan aanwezig voor de cliënten waaraan de Aanbieder Ondersteuning verleent. 2.3. het Hulpverleningsplan/Gezinsplan is voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger. 12
2.4. het Hulpverleningsplan/Gezinsplan is voorzien van een handtekening van de Aanbieder. 2.5. hetgeen is gedeclareerd stemt overeen met het/de soort(en) product(en) volgens de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan/Gezinsplan. Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant is Onderdeel A van Tabel 1 (bijlage 5.1) Om vast te stellen of de Aanbieder aan hierboven genoemde toetsingscriteria 1.1 2.5 heeft voldaan, zal de accountant de toelichting van de Aanbieder toetsen aan de realiteit. Hiervoor zal hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie en declaratie van Ondersteuning. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controle informatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat Tabel 1 de hierin opgenomen bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft in overeenstemming met de Deelovereenkomst en dit protocol. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid. De gemeenten stellen als voorwaarde dat indien er sprake is van een steekproef er van alle gemeenten waarvoor de aanbieder cliënten behandelt, cliënten in de steekproef worden opgenomen. Geconstateerde afwijkingen Voor geconstateerde afwijkingen gelden de rapportagetoleranties die in paragraaf 4.2 zijn opgenomen. Als bijzonderheid geldt hierbij dat de accountant geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de hierboven genoemde criterium 2.3 niet hoeft mee te tellen bij zijn oordeelsvorming, ook al komen ze uit boven de materialiteitsgrenzen. Rapportage erover volstaat. Hetzelfde geldt voor criterium 2.4, echter uitsluitend bij het onderdeel Jeugdhulp (Tabellen 1b-1f). Gedeclareerde uren en tarief Centraal staat het behalen van een overeengekomen resultaat zoals vastgelegd in het Hulpverleningsplan/Gezinsplan, dat door de Gemeente op een andere wijze gecontroleerd zal worden. De Aanbieder declareert daarom in de tabellen alleen een cumulatief bedrag. De accountant controleert aan de hand van de toelichting van de Aanbieder of de gedeclareerde ondersteuning past binnen de interne planning, budgettering en verantwoording en of bij de totstandkoming van de verantwoorde cumulatieve bedragen de juiste tarieven volgens de in de Deelovereenkomst opgenomen prijs- en bekostigingstabellen zijn gehanteerd. 13
5 Bijlagen Scope A aanlevering Zorgaanbieders 5.1 Tabel 1: Verantwoording Declaraties 2015 Gegevens aanbieder Naam Adres Postcode Plaats Contactpersoon Telefoon Email ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABELLEN Tabel 1a: Maatwerkvoorziening Begeleiding (Wmo) 2015 Productgroep Bevoorschotting Werkelijk geleverde Ondersteuning Afrekening (- = nog te ontvangen, + = terug te betalen) Totaal Tabel 1b: Individuele voorziening Behandeling en Zorg (Jeugd) 2015 Productgroep Bevoorschotting Werkelijk geleverde Ondersteuning Afrekening (- = nog te ontvangen, + = terug te betalen) Totaal Tabel 1c: Individuele voorziening Pleegzorg (Jeugd) 2015 Productgroep Bevoorschotting Werkelijk geleverde Ondersteuning Afrekening (- = nog te ontvangen, + = terug te betalen) Totaal 14
Tabel 1d: Individuele voorziening Jeugdzorg plus (Jeugd) 2015 Productgroep Bevoorschotting Werkelijk geleverde Ondersteuning Afrekening (- = nog te ontvangen, + = terug te betalen) Totaal Tabel 1e: Individuele voorziening Begeleiding (Jeugd) 2015 Productgroep Bevoorschotting Werkelijk geleverde Ondersteuning Afrekening (- = nog te ontvangen, + = terug te betalen) Totaal Tabel 1f: Arrangementen 201X Cumulatief gedeclareerd bedrag Totaal 15
Tabel 1g: Totale Verantwoording volgens tabel 1a t/m 1f Categorie Maatwerkvoorziening Begeleiding Wmo (Totaal tabel 1a) Individuele voorziening Behandeling en Zorg Jeugd (Totaal tabel 1b) Individuele voorziening Pleegzorg Jeugd (Totaal tabel 1c) Individuele voorziening Jeugdzorg plus (Totaal tabel 1d) Individuele voorziening Begeleiding Jeugd (Totaal tabel 1e) Arrangementen (Totaal tabel 1f) TOTAAL VERANTWOORDING Bevoorschotting Werkelijk geleverde Ondersteuning Afrekening (- = nog te ontvangen, + = terug te betalen) 16
5.2 Bestuursverklaring : Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten: [ ] 2. Borging van juistheid en levering: [ ] 3. Eventuele bijzonderheden: [ ] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd. Datum en Ondertekening namens de instelling Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie 17
6 Bijlage Scope B : Model assurance-rapport (ISAE 3402) ASSURANCE-RAPPORT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Aan: Naam instelling Opdracht en verantwoordelijkheden. Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte Verantwoordingstabellen (Tabel 1 ), Onderdeel A van. (naam instelling) te... (vestigingsplaats) de hierin opgenomen bedragen juist weergeeft in overeenstemming met de Deelovereenkomsten (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015, en het controleprotocol. Tabel 1 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling. Het is onze verantwoordelijkheid om een assurance-rapport inzake Tabel 1 Onderdeel A te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000, Assurance-opdrachten en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat Tabel 1 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Hierbij zijn processen met betrekking tot de levering van zorg getoetst op opzet, bestaan en werking. Een assuranceopdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Uit onze controle Tabel 1 Verantwoordingtabellen biedt Declaraties 2015, Onderdeel A van... (naam instelling) de hierin opgenomen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Deelovereenkomst (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring Tabel 1 is opgesteld voor de gemeente met als doel... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden in de Deelovereenkomst (referentie en datum). Hierdoor is de verantwoordingsinformatie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurancerapport is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeente en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant 18
7 Bijlage Scope C 7.1 Model goedkeurende controleverklaring CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Aan: Naam instelling Wij hebben de bijgevoegde en gewaarmerkte Tabel 1 Verantwoording Declaraties 201X, Onderdeel A van. (naam instelling) te... (vestigingsplaats) gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van Tabel 1 in overeenstemming met de Deelovereenkomst2 (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Tabel 1 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over Tabel 1, Onderdeel A op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 Gemeente, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig dienen te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat Tabel 1 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in Tabel 1. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat Tabel 1 afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van Tabel 1 door de instelling, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van Tabel 1, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van Tabel 1. 19
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft Tabel 1 Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van... (naam instelling) de hierin opgenomen bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Deelovereenkomst (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Overige aangelegenheden Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat wij naast deze controleverklaring een aparte rapportage hebben uitgebracht over geconstateerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie volgens hoofdstuk 3.2 van het Protocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015. Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring Tabel 1 is opgesteld voor de gemeente met als doel... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden van de Deelovereenkomst (referentie en datum). Hierdoor is Tabel 1 mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeente en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant 20
7.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen ( op Tabel 1 van bijlage 5) RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN Afgegeven ten behoeve van de gemeente Aan: Naam instelling Opdracht Wij hebben op.. (datum) een controleverklaring afgegeven bij Tabel 1 Verantwoording Declaraties 201X, Onderdeel A van. (naam instelling) te... (vestigingsplaats). Overeenkomstig het ControleProtocol Jeugdhulp 2015 en Wmo 2015 dienen wij naast de verklaring een afzonderlijke rapporage uit te brengen over tijdens onze controle vastgestelde, niet-gecorrigeerde afwijkingen. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld, wij hebben hiervoor geen aparte werkzaamheden verricht. Dit betekent dat deze rapportage geen volledig beeld hoeft te geven van alle afwijkingen. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen: voor het toetsingscriterium juistheid: niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). voor het toetsingscriterium levering: alle niet-gecorrigeerde afwijkingen, ongeacht hun omvang en effect op ons oordeel in de controleverklaring. Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle van Tabel 1 zijn de volgende afwijkingen geconstateerd die door de Aanbieder niet zijn gecorrigeerd: 1. Inzake de juistheid van de door de Aanbieder ingediende declaraties: [ ] 2. Inzake de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Dienstverleningsopdracht en het Hulpverleningsplan: [ ] Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de gemeente aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Plaats, datum Naam accountantspraktijk 21
Naam accountant 22