GEDRAGSCODE VERWERKING PERSOONSGEGEVENS VOOR DE ORDE VAN VRIJMETSERLAREN ONDER HET GROOTOOSTEN DER NEDERLANDEN Het Hoofdbestuur van de Orde van Vrijmetselaren onder het Grootoosten der Nederlanden, Gelet op: -de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens ( Wet van 6 juni 2000); -het Vrijstellingsbesluit Wbp ( besluit van 7 mei 2001); -art. 12, lid 1, van de Statuten der Orde, op grond waarvan het hoofdbestuur belast is met het besturen van de Orde; Stelt de hiernavolgende gedragscode verwerking Persoonsgegevens vast. 1.Begripsbepaling In deze gedragscode wordt verstaat onder: a. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens als hierboven bedoeld; b. de Statuten: de statuten voor de vereniging Orde van Vrijmetselaren onder het Grootoosten der Nederlanden, laatstelijk vastgesteld door het Grootoosten op 21 juni 2014; c. de Ordewet(ten): de door het Grootoosten vastgestelde reglementen; d. het Grootoosten: de algemene vergadering van de Orde; e. het Hoofdbestuur: het bestuur van de Orde; f. het CMC: het Cultureel Maçonniek Centrum Prins Frederik, onderdeel van de Orde, gevestigd te Den Haag, of diens rechtsopvolger; g. Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft, zoals bedoeld in art. 1, sub f, van de Wbp; h. Loges: door de Orde als zodanig erkende, zelfstandige en rechtspersoonlijkheid bezittende plaatselijke verenigingen van Leden van de Orde, als bedoeld in art. 6, lid 1, van de Statuten; i. Lid: lid van de Orde, als bedoeld in art. 3 van de Statuten; j. Aspirant-Lid: natuurlijk persoon die verzocht heeft om te worden toegelaten als Lid; k. Oud-Lid: iemand te wiens aanzien het lidmaatschap is geëindigd, als bedoeld in art. 5 van de Statuten; l. Wedertoelating: wedertoelating van een Oud- Lid als bedoeld in art. 18 van de Ordewet Lidmaatschap; m. de Ledenadministratie: de administratie van Persoonsgegevens; n. Persoonsgegevens: persoonsgegevens van Aspirant-Leden, Leden en Oud-Leden; o. de Archiefadministratie: de administratie van persoonsgegevens van Oud-Leden; p. Inwijding: inwijding in de eerste of leerlinggraad als bedoeld in art. 5, lid 2, van de Ordegrondwet; q. Bevordering: bevordering tot de tweede of gezellengraad als bedoeld in art. 8, lid 1, van de Ordegrondwet; r. Verheffing: verheffing in de derde of meestergraad als bedoeld in art. 8, lid 2, van de Ordegrondwet; s. Obediëntie: door het Grootoosten erkende vereniging van Leden die tot doel heeft de beoefening van voortgezette werkwijzen van de vrijmetselarij, zoals bedoeld in art. 2, lid 1, van de Statuten; t. Fonds: een fonds dat als voorwaarde voor een toekenning van een financieel voordeel aan een Betrokkene stelt dat die Betrokkene Lid moet zijn; u. Raad van Discipline: de Raad van Discipline als bedoeld in art. 13 van de Statuten. 2. Verantwoordelijke 1
Het Hoofdbestuur is verantwoordelijke in de zin van de WBP. 3. Gedragscode verwerking Persoonsgegevens De gedragscode is zowel van toepassing op de geautomatiseerde als op de handmatige verwerking van Persoonsgegevens. 4. Doel gegevensverwerking Het doel van de gegevensverwerking is: a. het voeren van een efficiënte en effectieve Ledenadministratie, b. het voeren van een efficiënte en effectieve Archiefadministratie ten behoeve van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek. 5. De verwerking geschiedt slechts voor: a. de activiteiten die gelet op de doelstelling van de Orde gebruikelijk zijn of die door het Grootoosten zijn goedgekeurd; b. het verzenden van informatie aan de Betrokkenen; c. het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer; d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; e. het verrichten van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek. 6. In de Ledenadministratie worden niet meer dan de volgende gegevens verwerkt: a. achternaam, volledige voornamen; b. geboortedatum en geboorteplaats; c. adresgegevens ( straat, huisnummer, postcode, woonplaats); d. telefoonnummer(s); e. e-mailadres(sen); f. bankrekeningnummer(s) (IBAN); g. laatst genoten opleiding h. beroep of onderneming i. Loge van lidmaatschap en overschrijving (en); j. datum van Inwijding, Bevordering en Verheffing; k. datum van beëindiging van het lidmaatschap van de Orde, met modaliteiten (overlijden, opzegging door Lid of Orde, ontzetting); l. bijzondere aangelegenheden betreffende het lidmaatschap, w.o. uitspraken van de Raad van Discipline met processtukken; m. binnen de loge beklede functies met begin- en einddatum; n. binnen de Orde beklede functies met begin- en einddatum; o. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften. 7. In de Archiefadministratie worden niet meer dan de volgende gegevens verwerkt: a. achternaam, volledige voornamen; b. geboortedatum en geboorteplaats; c. Loge van lidmaatschap en overschrijving (en); d. datum van Inwijding, Bevordering en Verheffing; 2
e. datum van beëindiging van het lidmaatschap van de Orde, met modaliteiten (overlijden, opzegging door Lid of Orde, ontzetting). 8. Verstrekking van Persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens uit de Ledenadministratie worden slechts verstrekt aan: a. Betrokkenen; b. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan activiteiten genoemd in art. 5, sub a, of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; c. in een door het Hoofdbestuur te bepalen frequentie aan de Obediënties; direct na beëindiging van het lidmaatschap aan de Fondsen. 2. Persoonsgegevens uit de Archiefadministratie worden slechts verstrekt in verband met wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek. 3. Het Hoofdbestuur kan aan de verstrekking als bedoeld sub 2 nadere voorwaarden stellen. 9. Verplichtingen Hoofdbestuur 1.Het Hoofdbestuur treft de nodige maatregelen opdat Persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzamelend of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn. 2. Het Hoofdbestuur legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen. 10. Verwijdering van persoonsgegevens, overbrenging naar Archiefadministratie 1.De persoonsgegevens worden uit de Ledenadministratie verwijderd na overlijden van de Betrokkene. 2. Na het overlijden van de Betrokkene worden de gegevens als genoemd in art. 7 overgebracht naar de Archiefadministratie. 11. Inzage, correctie, verwijdering en afscherming 1.Iedere Betrokkene heeft het recht op inzage van zijn persoonsgegevens. Hij dient daartoe schriftelijk een verzoek in bij het Hoofdbestuur dat daarop binnen vier weken beslist. 2. Iedere Betrokkene kan het Hoofdbestuur verzoeken zijn verwerkte persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij het Hoofdbestuur dat binnen vier weken na ontvangst van het verzoek hem schriftelijk mededeelt of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering wordt met redenen omkleed. 3
3. Het niet nemen van een beslissing door het Hoofdbestuur als bedoeld in lid 1 of lid 2 staat gelijk met weigering. 4.Ingeval van weigering heeft de Betrokkene binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de weigering recht van verzet bij het Hoofdbestuur. Hij dient daartoe een gemotiveerd verzoek in bij het Hoofdbestuur. 5.Tegen de beslissing van het Hoofdbestuur op het verzet staat binnen zes weken beroep open bij de Raad van Discipline, waarbij het bepaalde in lid 3 van dienovereenkomstige toepassing is. 6. De artikelen 7 en volgende Ordewet Rechtspraak vinden dienovereenkomstig toepassing. 12. Uitrol privacybeleid, nadere regelingen 1 Het Hoofdbestuur draagt zorg voor het uitrollen van een privacybeleid binnen de Orde en bij de aan de Orde gelieerde stichtingen; onderdeel van deze taak is het opstellen van een model gedragscode voor de Loges. 2. Het Hoofdbestuur is bevoegd op basis van deze gedragscode nadere regelingen te treffen. Toelichting Algemeen Het HB is belast met het besturen van de Orde (art. 12, lid 1, van de Statuten). Tot deze taken behoort het vaststellen en wijzigen van een gedragscode. De Orde is aan te merken als een vereniging en tevens als een genootschap op geestelijke grondslag als bedoeld in de artikelen 3 en 4 van het Vrijstellingsbesluit Wbp. Ter wille van de transparantie is een gedragscode opgesteld. De artt 5 en 6 Overgenomen uit het Vrijstellingsbesluit. De secretaris van de Loge kan beklede functies binnen de Loge doorgeven aan het Hoofdbestuur, maar is daartoe niet gehouden. Art.7 In de Archiefadministratie kan worden volstaan met een geringer aantal persoonsgegevens. Art. 8 Onder derden worden verstaan besturen van Obediënties en Fondsen. Verstrekking aan Obediënties en Fondsen is rechtmatig omdat zij belang hebben bij informatie over beëindiging van het lidmaatschap van de Orde. Het Hoofdbestuur dient ten opzichte van Betrokkenen daarbij te voldoen aan de informatieplicht. Door het opstellen van deze Gedragscode wordt hieraan voldaan. Art.9 De in de artikelen 11, lid 2 en 13 van de Wpb opgenomen verplichtingen zijn integraal overgenomen. Art. 10 Art. 10, lid 1, van de Wbp bepaalt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waardoor zij worden verzameld of vervolgend worden verwerkt. 4
In het geval van een mogelijk later verzoek tot Wedertoelating of ter voldoening aan een verzoek van een buitenlandse Grootmacht is van belang dat het Hoofdbestuur als verantwoordelijke de persoonsgegevens in de Archiefadministratie kan raadplegen. Het Hoofdbestuur komt die bevoegdheid toe op grond van het bepaalde in art. 5, onder a. Art. 11 Zie art. 36 Wbp. Art. 12 Onder de nadere regelingen behoren nadere regelingen betreffende het inzagerecht als bedoeld in art. 11 en de identificatie van degene die een verzoek om inzage doet. 5