Benoemingsprocedure bestuur Stichting Pensioenfonds Citigroup Nederland gaat per 1 januari 2018 over naar een omgekeerd gemengd bestuursmodel dat in totaal uit zes leden bestaat: een uitvoerend deel van twee uitvoerende onafhankelijke bestuursleden een niet uitvoerend deel van vier leden, nl. - een niet uitvoerend bestuurslid namens de werkgever - een niet uitvoerend bestuurslid namens de werknemers - een niet uitvoerend bestuurslid namens de pensioengerechtigden een onafhankelijk voorzitter. Tevens zal er vanaf 1 januari 2018 een auditcommissie zijn ingesteld die bestaat uit de onafhankelijk voorzitter en een extern lid. Verder zullen er per 1 januari 2018 een risicocommissie en een beleggingscommissie ingesteld zijn. De risicocommissies bestaat uit 2 leden van het omgekeerd gemengd bestuur. Voor de beleggingscommissie geldt dat deze bestaat uit twee leden van het omgekeerd gemengd bestuur. In deze procedure is vastgelegd op welke wijze de werving, selectie en indien van toepassing verkiezing van de (niet) uitvoerende bestuursleden, de onafhankelijk voorzitter, het extern lid van de auditcommissie en het extern lid van de beleggingscommissie plaatsvindt voor de eerste benoeming van deze personen om te komen tot de gewenste situatie. Vanaf 1 januari 2018 zullen de nieuwe statuten en een verkiezingsreglement in werking treden. Artikel 1 Begripsbepalingen Indien en voor zover van toepassing, zijn ten aanzien van deze procedure de begripsbepalingen zoals opgenomen in de statuten van toepassing. In afwijking op de statuten gelden de volgende begripsomschrijving: - pensioengerechtigde: degene voor wie op grond van een pensioenovereenkomst het pensioen is ingegaan of waarvan de aanvraag van de periodieke uitkering is toegekend maar de eerste uitbetaling nog niet plaatsvond; Artikel 2 Samenstelling en benoeming wervings- en selectiecommissie Het bestuur benoemt een wervings- en selectiecommissie die bestaat uit drie bestuursleden. De selectiecommissie verricht namens het bestuur de werkzaamheden die verbonden zijn aan de werving, voorselectie en verkiezing (indien van toepassing) van kandidaten voor de functies van uitvoerend bestuurslid, niet uitvoerend bestuurslid, onafhankelijk voorzitter en het extern lid van de auditcommissie. 3. Het bestuursbureau en/of de administrateur van het fonds kunnen desgewenst de selectiecommissie ondersteunen. 4. De selectiecommissie adviseert het bestuur, draagt kandidaten voor en legt verantwoording af aan het bestuur.
5. De bestuurders binnen het huidige paritair model beslissen over de benoeming, voor zover daarvoor verkiezingen nodig zijn, organiseert de W&C-commissie verkiezingen en toetsen de bestuurders de gekozen kandidaat aan de hand van het functieprofiel. Artikel 3 Functievereisten Het bestuur stelt functieprofielen vast voor de in artikel 2 lid 2 genoemde functies. Hierin worden de functievereisten opgenomen waaraan kandidaten moeten voldoen. Kandidaten hebben de leeftijd van 18 jaar bereikt op de dag van de kandidaatstelling. Kandidaten mogen geen functie (of taak) uitoefenen die niet verenigbaar is met de in artikel 2 lid 2 genoemde functies. Hieronder worden in ieder geval de volgende personen verstaan: a. een adviseur van het fonds. Onder adviseur wordt verstaan degene die in het jaar voorafgaand aan de datum van verkiezing of ten tijde van de verkiezing ten laste van het fonds een vergoeding heeft genoten respectievelijk geniet voor diens adviezen. b. een lid van de visitatiecommissie van het fonds. Onder lid visitatiecommissie wordt verstaan degene die in de drie jaar voorafgaand aan de datum van de (beoogde) verkiezing of ten tijde van de (beoogde) verkiezing ten laste van het fonds een vergoeding heeft genoten respectievelijk geniet voor diens werkzaamheden. Artikel 4 Werving en selectie van uitvoerende bestuursleden, onafhankelijk voorzitter, extern lid van de auditcommissie en extern lid van de beleggingscommissie Het bestuur werft binnen haar eigen netwerk kandidaten voor de functies van uitvoerend bestuurslid, onafhankelijk voorzitter, extern lid van de auditcommissie en extern lid van de beleggingscommissie. Indien daaruit onvoldoende gekwalificeerde kandidaten komen, besteedt het bestuur de werving van kandidaten uit. De kandidaatstelling gaat vergezeld van een CV met beschrijving van werkervaring en eventuele andere (bestuurlijke) functies, waaruit blijkt dat de kandidaat voldoet aan de vereisten van het betreffende functieprofiel. De selectiecommissie toetst aan de hand van het CV of een kandidaat voldoet aan de vereisten van het betreffende functieprofiel en deze procedure. De selectiecommissie verklaart een kandidaatstelling ongeldig als niet wordt voldaan aan deze vereisten en informeert de betreffende kandidaat hierover. Indien de selectiecommissie oordeelt dat de kandidaat voldoet aan de gestelde eisen, dan voert de selectiecommissie een gesprek met de kandidaat. In dit gesprek wordt de kandidaat in ieder geval gevraagd te motiveren waarom hij/zij zich kandidaat stelt. Indien de selectiecommissie na het gesprek een positief oordeel heeft, draagt zij de kandidaat voor de aan het bestuur. Hierbij verstrekt de selectiecommissie tevens de onderbouwing van de keuze. Het bestuur beslist over de benoeming. Indien zich naar het oordeel van de selectiecommissie voor een of meerdere van de in lid 1 genoemde functies geen geschikte kandidaat heeft aangediend, treedt de selectiecommissie zo spoedig mogelijk in overleg met het bestuur. Artikel 5 Werving en selectie werkgeversvertegenwoordiger in het niet uitvoerend bestuur 1. De selectiecommissie verzoekt de werkgever schriftelijk om een kandidaat voor te dragen voor de functie van werkgeversvertegenwoordiger in het niet uitvoerend bestuur. Deze voordracht gaat vergezeld van: 2
a. een CV met beschrijving van werkervaring en eventuele andere (bestuurlijke) functies, waaruit blijkt dat de kandidaat voldoet aan de deskundigheid en competenties vermeld in het functieprofiel, en b. een motivatie waarom de betreffende persoon zich kandidaat stelt. 2. De selectiecommissie toetst of de kandidaat voldoet aan de vereisten van het functieprofiel en deze procedure alsmede aan de geschiktheid die in het algemeen aan bestuursleden worden gesteld zoals beschreven op de website van De Nederlandsche Bank http://www.toezicht.dnb.nl/4/2/16/50-236201.jsp. 3. Indien de selectiecommissie oordeelt dat de kandidaat op basis van de ingediende stukken voldoet aan de gestelde eisen, dan voert de selectiecommissie een gesprek met de kandidaat. In dit gesprek wordt de kandidaat in ieder geval gevraagd te motiveren waarom hij/zij zich kandidaat stelt, de beschikbare tijd en de bereidheid om kennis op het gebied van pensioenen verder te vergroten en te onderhouden. 4. Een kandidaat die na het gesprek naar het oordeel van de selectiecommissie aan de geschikt wordt bevonden, wordt voorgedragen aan het bestuur. Hierbij verstrekt de selectiecommissie tevens de onderbouwing dat de kandidaat voldoet aan de vereisten. Het bestuur beslist over de benoeming. 5. Indien de selectiecommissie oordeelt dat de kandidaat niet voldoet aan de vereisten informeert de selectiecommissie de werkgever hierover en verzoekt de selectiecommissie de werkgever om een andere kandidaat voor te dragen. 5. Indien door de werkgever geen geschikte kandidaat wordt voorgedragen, wordt door De W&S commissie een kandidaat voorgedragen en wordt verder conform dit artikel gehandeld. Artikel 6 Werving, selectie en verkiezing werknemersvertegenwoordiger en vertegenwoordiger namens pensioengerechtigden in het niet uitvoerend bestuur 1. Kandidaatstelling voor de functies van werknemersvertegenwoordiger en vertegenwoordiger namens pensioengerechtigden in het niet uitvoerend bestuur vindt plaats in een door de selectiecommissie vast te stellen termijn. 2. De oproep tot kandidaatstelling wordt op de website van het fonds en de werkgever opgenomen. Pensioengerechtigden respectievelijk deelnemers en gewezen deelnemers ontvangen deze oproep tevens schriftelijk. 3. De oproep tot kandidaatstelling bevat ten minste: a. het opgestelde functieprofiel; b. de algemene eisen die aan pensioenfondsbestuurders worden gesteld (zie artikel 5 lid 2); c. de wijze waarop en de datum tot wanneer kandidaatstelling mogelijk is. 4. Voor de kandidaatstelling van de vertegenwoordiger namens pensioengerechtigden geldt dat een ieder zich kandidaat mag stellen, met uitzondering van de personen genoemd in artikel 3 lid 3. 5. Voor de kandidaatstelling van de werknemersvertegenwoordiger geldt dat een ieder zich kandidaat mag stellen, met uitzondering van de personen genoemd in artikel 3 lid 3 van dit artikel. 6. Elke kandidaatstelling geschiedt schriftelijk bij de verkiezingscommissie en gaat vergezeld van: a. een CV met beschrijving van werkervaring en eventuele andere (bestuurlijke) functies, waaruit blijkt dat de kandidaat voldoet aan de deskundigheid en competenties vermeld in het functieprofiel, en 3
b. een persoonlijke motivatie waarom hij/zij zich kandidaat stelt c. handtekeningen van tenminste 10% van de kiesgerechtigden met een maximum van 10 handtekeningen. 7. De selectiecommissie toetst of een kandidaat voldoet aan de vereisten van het functieprofiel en de procedure. De selectiecommissie verklaart een kandidaatstelling ongeldig als niet wordt voldaan aan deze vereisten. Indien de selectiecommissie oordeelt dat een kandidaat aan de gestelde vereisten voldoet, dan voert de selectiecommissie een gesprek met de kandidaat. In dit gesprek wordt de kandidaat in ieder geval gevraagd te motiveren waarom hij/zij zich kandidaat stelt. 8. Indien een kandidaatstelling ongeldig wordt verklaard deelt de selectiecommissie dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de betrokken kandidaat. 9. Alleen kandidaten die voldoen aan de vereisten van het functieprofiel en deze procedure en die door de selectiecommissie op basis van het in lid 7 genoemde gesprek geschikt worden bevonden, kunnen worden opgenomen op de kandidatenlijst. De verkiezingscommissie maakt uiterlijk 14 dagen voor de verkiezingsdatum de kandidatenlijst bekend op de website van het fonds en de website van de werkgever. Als voor een functie slechts één kandidaat is gesteld die voldoet aan de gestelde vereisten en die op basis van het gesprek geschikt wordt bevonden door de selectiecommissie, zal deze kandidaat zonder stemming geacht worden te zijn gekozen. De selectiecommissie legt deze kandidaat voor aan het bestuur en verzoekt het bestuur om over te gaan tot voorgenomen benoeming. Hierbij verstrekt de selectiecommissie tevens de onderbouwing van de keuze. 12. Indien door de deelnemers en gewezen deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden geen geschikte kandidaat wordt voorgedragen dan wordt door de door de W&S-commissie ten minste 2 kandidaten voorgedragen van buiten de groep van kiesgerechtigden. Artikel 7 Verkiezing 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de organisatie van de verkiezing. De uitvoering van de verkiezing vindt plaats onder leiding van de W&S-commissie. 2. Kiesgerechtigd voor de verkiezing van vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden in het niet uitvoerend bestuur zijn de pensioengerechtigden die op de dag van de verkiezing 18 jaar of ouder zijn of derden met een professionele pensioenachtergrond. 3 Kiesgerechtigd voor de verkiezing van werknemersvertegenwoordiger in het niet uitvoerend bestuur zijn deelnemers en gewezen deelnemers die op de dag van de verkiezing 18 jaar of ouder zijn of derden met een professionele pensioenachtergrond. 4. Iedere kiesgerechtigde brengt zoveel stemmen uit als er vacatures zijn in de geleding waarvoor hij/zij kiesgerechtigd is. Artikel 8 Wijze van stemming 1. De verkiezing vindt plaats door schriftelijke (kan ook via e-mail) stemming. Alle kiesgerechtigden worden uitgenodigd om hun stem uit te brengen. 2. Iedere kiesgerechtigde brengt maximaal één stem uit. Er wordt niet gewerkt met machtigingen. Artikel 9 Geldigheid stemmen 1. Na het einde van de stemming stelt de selectiecommissie het aantal geldig uitgebrachte stemmen vast, dat op elke kandidaat is uitgebracht. 2. Ongeldig zijn de stembiljetten: 4
a. die niet door de selectiecommissie zijn verzonden, of; b. waaruit niet duidelijk een keuze blijkt, of; c. ontvangen na de vastgestelde einddatum van de verkiezingen. 3. Ongeldig zijn de stemmen: a. indien er meer stemmen zijn uitgebracht dan toegestaan; b. die blanco zijn uitgebracht; c. die op een andere wijze zijn uitgebracht dan voorgeschreven in deze procedure. 4. De commissie stelt de verkiezingsuitslag vast: per kandidaat het aantal op die kandidaat uitgebrachte stemmen en in de volgorde van de meeste stemmen. Artikel 10 Uitslag van de verkiezingen Als eerste verkozen is de kandidaat op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht. Indien op twee of meer kandidaten evenveel stemmen zijn uitgebracht en daardoor niet kan worden vastgesteld wie is verkozen tot niet uitvoerend bestuurslid, beslist het lot. Indien door de deelnemers en gewezen deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden geen stemmen zijn uitgebracht dan zal het bestuur overgaan tot kandidaatstelling. De selectiecommissie stelt binnen drie werkdagen na de verkiezingsdatum de uitslag vast en maakt deze bekend: a. schriftelijk aan de deelnemers en gewezen deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden die kandidaten hebben voorgedragen én aan de kandidaten, en b. op de website van het fonds en de website van de werkgever. 5. Het bestuur besluit aan de hand van de uitslag van de verkiezing tot een voorgenomen benoeming van de gekozen kandidaat. De benoeming wordt doorgevoerd indien De Nederlandsche Bank niet binnen de daarvoor geldende termijn eventueel na verzoek om nadere gegevens of inlichtingen bekend maakt dat hij niet met de voorgenomen benoeming instemt. Artikel 11 Bewaartermijn Het bestuursbureau bewaart de uitgebrachte stemmen ten minste 4 jaren. Artikel 12 Bezwaarprocedure Tegen een besluit van de selectiecommissie kan iedere belanghebbende binnen 5 werkdagen na de bekendmaking van dit besluit bezwaar maken bij het bestuur. Artikel 13 Bevoegdheid van de verkiezingscommissie De selectiecommissie beslist in incidentele gevallen die niet in deze procedure zijn voorzien. Artikel 14 Inwerkingtreding Deze procedure is vastgesteld op 31 augustus 2017 en treedt per die datum in werking. 5