1 Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt het handboek 2017-2018 met hierin de nodige wetenswaardigheden over de diverse activiteiten van de KNGU binnen het district Oost. Dit handboek is alleen digitaal beschikbaar en te vinden op de website van de KNGU, https://wedstrijdzaken.kngu.nl/wedstrijdzaken/turnen-dames/wedstrijdzaken/wedstrijdkalender-eninfo/district-oost Wij hopen dat u van dit handboek veel profijt zult hebben en verzoeken u de relevante gegevens/bladzijden beschikbaar te stellen aan de belanghebbende personen binnen uw vereniging, zoals technisch kader, medebestuurders en leden. Mocht u vragen of op- en aanmerkingen hebben, dan kunt u contact opnemen via onderstaande kanalen: Vragen over wedstrijden Landelijk Wie Secretariaat Wedstrijdzaken Turnen Dames DTC TD District Oost Contactadres TDwedstrijdzaken@turnen.kngu.nl Planning en dtctd@oost.kngu.nl organisatie District WG TD Oost 1-3 wg.td.oost123@oost.kngu.nl divisie 1-3 Regio Overijssel WG Overijssel 4-6 wg.td.ov456@oost.kngu.nl divisie 4-6 Regio Gelderland WG Gelderland Midden 4-6 wg.td.gm456@oost.kngu.nl Midden divisie 4-6 Regio Gelderland WG Gelderland Oost 4-6 wg.td.go456@oost.kngu.nl Oost divisie 4-6 Overige vragen Peter Verheul verheul@kngu.nl Wij wensen u en uw vereniging een sportief en succesvol seizoen toe. Met vriendelijke groet, KNGU district technische commissie turnen dames KNGU district Oost
Inhoudsopgave 1 Voorwoord... 2 Inhoudsopgave... 3 2 Algemene informatie... 4 2.1 Algemene bepalingen... 4 2.1.1 Inleiding... 4 2.1.2 Deelname aan wedstrijden... 4 2.1.3 Wedstrijdpaspoort... 4 2.1.4 Wedstrijdorganisatie... 4 2.1.5 Wedstrijdreglement... 4 3 Turnen Dames... 4 3.1 Activiteitenkalender... 4 3.1.1 Turnen Dames District Oost... 4 3.1.2 Turnen Dames Overijssel... 5 3.1.3 Wedstrijdkalender Turnen Dames Gelderland Midden... 6 3.1.4 Turnen Dames Gelderland Midden... 6 3.1.3 Turnen Dames Gelderland Oost... 8 3.2 Technische richtlijnen... 10 3.2.1 Leeftijdsindeling... 10 3.2.2 Wedstrijdaanbod... 10 3.2.3 Samenvoegen/Splitsen... 11 3.2.4 Promotie/degradatieregeling... 11 3.2.5 Dispensatieregeling Turnen Dames... 12 3.2.6 Prijzenregeling... 12 3.2.7 Doorstroming / plaatsing... 12 3.3 De wedstrijden... 14 3.3.1 (Club)teamwedstrijd... 14 3.3.2 Toestelkampioenschappen district Oost... 15 3.3.3 Pre instap wedstrijden... 16 3.3.4 Wedstrijdnummers, wedstrijdpaspoorten & uitslag... 16 3.3.5 Entree... 16 3.3.6 Inschrijvingen... 17 4 Financiën... 20 4.1 Gebruik van het declaratieformulier... 20 Inkomsten met betrekking tot het evenement / de wedstrijd... 21 Kosten met betrekking tot het evenement / de wedstrijd... 21 4.2 Formulieren met betrekking tot declaraties... 23 KNGU district Oost
2 Algemene informatie 2.1 Algemene bepalingen 2.1.1 Inleiding Dit hoofdstuk behandelt de algemene bepalingen, die gelden voor alle wedstrijden, die onder verantwoordelijkheid van en door het district Oost worden georganiseerd. De districts technische commissie en de daaronder vallende werkgroepen zijn, uit hoofde van de KNGU, verantwoordelijk voor de wedstrijden in district Oost. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, nemen de betreffende districts technische commissie en indien mogelijk de medewerker Sport & Win gezamenlijk een bindende beslissing. Mocht zo n situatie zich voordoen tijdens een activiteit en er direct een besluit genomen moet worden, dan zal dit geschieden door de wedstrijdleiding samen met jury d appel en eventueel aanwezige bestuurders. Verder kan een evenement alleen doorgang vinden wanneer er voldoende inschrijvingen zijn, dit ter beoordeling door de districts/regionale technische commissies. Indien uw vereniging geïnteresseerd is om een bepaalde activiteit te organiseren, bekijk dan zorgvuldig alle organisatorische en technische gegevens ter voorbereiding, zodat geen misverstanden kunnen ontstaan. Dit handboek wordt digitaal beschikbaar gesteld via de website van de KNGU: https://wedstrijdzaken.kngu.nl/. 2.1.2 Deelname aan wedstrijden In het Huishoudelijk Reglement Hoofdstuk 3 zijn de afspraken genoteerd rondom deelname aan wedstrijden, verandering van vereniging en het 2 e startrecht. 2.1.3 Wedstrijdpaspoort Iedere turn(st)er binnen bepaalde disciplines en niveaus dient in het bezit te zijn van een geldig wedstrijdpaspoort. Voor de volgende disciplines en niveaus geldt dat een wedstrijdpaspoort verplicht is, ook in de voorwedstrijden: Turnen Dames: ere, 1 e, 2 e, en 3 e divisie en de instap, pupil 1, pupil 2 en Jeugd 1 die de N oefenstof turnt. Het aanvragen en wijzigen van wedstrijdpaspoorten is alleen mogelijk via het KNGU-loket, www.loket.kngu.nl. In dit loket staat alle informatie over de werkwijze. De inloggegevens van dit loket zijn beschikbaar gesteld aan het verenigingssecretariaat. Nadat het paspoort is ontvangen dient men zelf een recente pasfoto toe te voegen. Het wedstrijdpaspoort is 3 jaar geldig en kost 14,55 (prijs 2017). Het geldige wedstrijdpaspoort dient voor aanvang van een wedstrijd ingeleverd te worden bij de wedstrijdleiding. Indien voor aanvang van de wedstrijd de paspoorten niet aanwezig zijn (of een bewijs dat het wedstrijdpaspoort in aanvraag is), volgt uitsluiting van de wedstrijd voor de betreffende deelnemers. Er worden geen andere schriftelijke verklaringen geaccepteerd. Indien fraude met het wedstrijdpaspoort wordt geconstateerd volgt diskwalificatie van de deelnemer en de leiding. KNGU district Oost
2.1.4 Wedstrijdorganisatie Verenigingen worden gevraagd / eventueel aangewezen voor de organisatie van één of meerdere wedstrijden. In de bijlage van dit handboek vindt u de benodigde formulieren voor de financiële afwikkeling van een evenement. Dit jaar starten we, naast Trampoline springen, ook bij Groepsspringen en Acrobatische Gymnastiek met de organisatie van wedstrijden via een organisatie overeenkomst. Alle afspraken hierover kunt u terug vinden in het draaiboek Wedstrijdorganisatie. Dit draaiboek is te downloaden via https://wedstrijdzaken.kngu.nl/wedstrijdzaken/turnendames/wedstrijdzaken/wedstrijdkalender-eninfo/district-oost 2.1.5 Wedstrijdreglement In hoofdstuk 3 van het huishoudelijk reglement staat onder wedstrijden & evenementen de regels en richtlijnen van de KNGU beschreven http://www.kngu.nl/bondsinformatie/huishoudelijk-reglement 3 Turnen Dames 3.1 Activiteitenkalender Hieronder vindt u het overzicht van de wedstrijden die georganiseerd worden door de technische commissie turnen dames in district Oost. De data en plaatsen zijn onder voorbehoud. Wijzigingen zullen worden vermeld op de website van het district. 3.1.1 Turnen Dames District Oost Datum Wedstrijd Plaats Organiserende vereniging Sluitingsdatum KNGU loket 04-11-2017 Clubteamwedstrijd Beekbergen SGS Lingewaard 30-09-2017 11-11-2017 Clubteamwedstrijd Winterswijk RGV Ruurlo 30-09-2017 12-11-2017 Clubteamwedstrijd Winterswijk Penta Winterswijk 30-09-2017 02-12-2017 1e voorronde 2e divisie Doetinchem Ypsilon Doetinchem 15-10-2017 20-01-2018 2e voorronde 2e divisie Hellendoorn Turnschool Rijssen 10-02-2018 Districtsfinale 3e divisie Doetinchem Ypsilon Doetinchem 21-04-2018 Districtsfinale 4e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 12-05-2018 13-05-2018 09-06-2018 10-06-2018 Toestelkampioenschappen 1 e t/m 4 e divisie Gelderland VGV Varsseveld 31-03-2018 Toestelkampioenschappen 4 e t/m 6 e divisie Overijssel Fysion Nijverdal 31-03-2018 KNGU district Oost 3-4
3.1.2 Turnen Dames Overijssel Datum: Activiteit: Org. Vereniging / plaats: 18-11-2017 16-12-2017 1 e PW 3 e divisie N3 en Jeugd 1 N4 2 e PW 3 e divisie N3 en Jeugd 1 N4 Sluitingsdatum KNGU Loket TCT Hengelo 15-10-2017 TCT Hengelo 13-01-2018 PW 4 e divisie Oost & D1 Achilles Will Almelo 01-11-2017 20-01-2018 PW 4e divisie West & D1 T.G.V. Emmeloord 27-01-2018 3 e PW 3 e divisie N3 en Jeugd 1 N4 TCT Hengelo 03-02-2018 PW 5 e divisie Oost & D2 VEK Rijssen 01-11-2017 03-02-2018 PW 5 e divisie West & D2 GVN Nieuwleusen 01-11-2017 10-02-2018 Play off 4 e divisie & D1 GV Wierden 17-02-2018 PW 6 e divisie West & D3 VEK Vriezenveen 01-11-2017 10-03-2018 PW 6 e divisie Oost & D3 AGV Losser 17-03-2018 17-03-2018 Play off 5 e divisie Play off 5 e divisie VEK Rijssen GVN Nieuwleusen 24-03-2018 Finale 4 e divisie TCT Hengelo 31-03-2018 Play off 6 e divisie GVN Nieuwleusen 07-04-2018 Finale 5 e divisie G.V.V. Lonneker 14-04-2018 Pre instap V en K Rijssen 01-03-2018 21--04-2018 Finale 6 e divisie GV Balkbrug/Nieuwleusen KNGU district Oost 3-5
3.1.3 Wedstrijdkalender Turnen Dames Gelderland Midden Bij alle wedstrijden waarin bovenbouwturnsters turnen is een vierkante vloer beschikbaar! Gezien het beperkt aantal aanmeldingen voor de organisatie van wedstrijden is er voor gekozen en 5 e en 6 e divisie wedstrijden voor GM1 en GM2 te combineren in Bovenbouw en Onderbouw wedstrijden voor dit seizoen. 3.1.4 Turnen Dames Gelderland Midden Datum: Activiteit: Plaats: Organiserende vereniging: Sluitingsdatum KNGU loket 25-11-2017 1e PW 3 e divisie & instap en pupillen N3 en Jeugd 1 N4 RM/OV/VZ Beekbergen GV Nunspeet 15-10-17 25-11-2017 1 e PW 3 e divisie & instap en pupillen N3 en Jeugd 1 N4 Gelderland Oost / Gelderse vallei Doetinchem 15-10-17 9-12-2017 1 e PW 4 e divisie & D1 rayons GM1 Beekbergen KDO 1-11-17 9-12-2017 1 e PW 4 e divisie & D1 rayons GM2 Nijmegen Hazenkamp & Druturnia 1-11-17 10-12-2017 1e PW 4 e divisie & D1 rayons GMzondag Beekbergen Bas Gymnastiek Biddingshuizen 1-11-17 16-12-2017 2e PW 3 e divisie & instap en pupillen N3 en Jeugd 1 N4 RM/OV/VZ Beekbergen Pegasus Heerde 16-12-2017 2 e PW 3 e divisie & instap en pupillen N3 en Jeugd 1 N4 Gelderland Oost / Gelderse vallei Doetinchem Tempora Gaanderen 13-01-2018 1 e PW 5 e en 6 e divisie bovenbouw Twello SV Twello, Twello 1-11-17 20-01-2018 1e PW 5 e + 6 e divisie & D2 en D3 GMzaterdag Beekbergen GYJATU Dronten 1-11-17 21-01-2018 1e PW 5 e + 6 e divisie & D2 en D3 GMzondag Beneden Leeuwen Fortis Beneden Leeuwen 1-11-17 27-01-2018 1e PW 5 e en 6 e divisie & D2 en D3 onderbouw 27-01-2018 3e PW 3 e divisie & instap en pupillen N3 en Jeugd 1 N4 RM/OV/VZ Ede S.V.Exalto Lunteren 1-11-17 Beekbergen NOVITAS Apeldoorn 27-01-2018 3 e PW 3 e divisie & instap en pupillen N3 en Jeugd 1 N4 Gelderland Oost / Gelderse vallei Winterswijk Penta Winterswijk 03-02-2018 2 e PW 4 e divisie & D1 rayons GM1 Beekbergen SSS Elburg 03-02-2018 2 e PW 4 e divisie & D1 rayons GM2 Nijmegen Hazenkamp & Sparta Nijmegen 04-02-2018 2e PW 4 e divisie & D1rayons GMzondag Beekbergen BSV Gym Beekbergen 03-03-2018 2 e PW 5 e en 6e divisie bovenbouw Putten Orion Putten 10-03-2018 2 e PW 5 e en 6 e divisie & D2 en D3 Barneveld DOVES Barneveld KNGU district Oost 3-6
17-03-2018 3 e PW 4 e divisie & D1 rayons GM1 Beekbergen Hanze Gym Hattem 17-03-2018 3 e PW 4 e divisie & D1 rayons GM2 Nijmegen Hazenkamp & Oranje Blauw Nijmegen 17-03-2018 3e PW 4 e divisie & D1 rayons GMzondag 24-03-2018 2e PW 5 e + 6 e divisie & D2 en D3 GMzaterdag Beekbergen OLVO 24-03-2018 2e PW 5e+ 6e divisie & D2 en D3 GM Ede Sparta, DOK en DOTO 25-03-2018 2e PW 5 e + 6 e divisie & D2 en D3 GM zondag 07-04-2018 Finale 4e divisie & D1 Gelderland Midden Beneden Leeuwen Fortis Beneden Leeuwen 14-04-2018 Pre instap GM1 Beekbergen DGV Doornspijk 1-02-18 14-04-2018 Pre instap GM2 Apeldoorn Dio Uchelen 1-02-18 26-05-2018 Finale 5e divisie & D2 Gelderland Midden 02-06-2018 Finale 6e divisie & D3 Gelderland Midden Ede Nijkerk DOK Ede Excelsior Nijkerk KNGU district Oost 3-7
3.1.3 Turnen Dames Gelderland Oost Datum Wedstrijd Plaats Organiserende Vereniging Sluitingsdatum KNGU Loket 25-11-2017 1e voorronde 3 e divisie Doetinchem 15-10-2017 09-12-2017 1e voorronde 4 e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 01-11-2017 10-12-2017 1e voorronde 4 e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 01-11-2017 16-12-2017 2e voorronde 3 e divisie Doetinchem Tempora Gaanderen 13-01-2018 1e voorronde 5 e divisie Doetinchem 01-11-2017 14-01-2018 1e voorronde 5 e divisie Doetinchem Lios Lobith 01-11-2017 27-01-2018 3e voorronde 3 e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 03-02-2018 2e voorronde 4 e divisie Doetinchem Ypsilon Doetinchem 04-02-2018 2e voorronde 4 e divisie Doetinchem 03-03-2018 2e voorronde 5 e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 04-03-2018 2e voorronde 5 e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 17-03-2018 3e voorronde 4 e divisie Doetinchem De Bomgardjes Wehl 18-03-2018 3e voorronde 4 e divisie Doetinchem t Peeske Beek 31-03-2018 Finale 4 e divisie Doetinchem Lios Lobith 14-04-2018 3e voorronde 5 e divisie Doetinchem 15-04-2018 3e voorronde 5 e divisie Doetinchem St. Paulus Gendringen 26-05-2018 Finale 5 e divisie Winterswijk Penta Winterswijk 02-06-2018 Finale 6e divisie Doetinchem Rayon Achterhoek (AH) & de Graafschap (GR) Datum Wedstrijd Plaats Organiserende vereniging Sluitingsdatum KNGU Loket 20-01-2018 1e voorronde 6e divisie Doetinchem 01-11-2017 10-03-2018 2e voorronde 6e divisie Pre-instap wedstrijd D2 & D3?? 01-02-2018 voor pré instap 07-04-2018 3e voorronde 6 e divisie Pre-instap wedstrijd D2 & D3 Pre-instap wedstrijd D1 & N3 Winterswijk Penta Winterswijk 01-03-2018 voor pré instap 19-05-2018 Pre-instap wedstrijd D1 & N3 Didam Margriet Didam 01-04-2018 KNGU district Oost 3-8
Rayon Liemers (LI) Datum Wedstrijd Plaats Organiserende vereniging 20-01-2018 1e voorronde 6e divisie Doetinchem Bomgardjes Wehl 10-03-2018 2e voorronde 6e divisie Doetinchem Wik Rheden Sluitingsdatum KNGU Loket 01-11-2017 07-04-2018 19-05-2018 3e voorronde 6 e divisie Pre-instap wedstrijd Pre-instap wedstrijd D1 & N3 Doetinchem Ypsilon Doetinchem Didam Margriet Didam 01-04-2018 Rayon Hanzestreek (HA) Datum Wedstrijd Plaats Organiserende vereniging Sluitingsdatum KNGU Loket 20-01-2018 1e voorronde 6e divisie Harfsen Sv Harfsen 01-11-2017 24-03-2018 2e voorronde 6e divisie Hoog Keppel DOG Baak 07-04-2018 3e voorronde 6 e divisie Doetinchem Achilles Hengelo??? Pre-instap wedstrijd??? 19-05-2018 Pre-instap wedstrijd D1 & N3 Didam Margriet Didam 01-04-2018 KNGU district Oost 3-9
3.2 Technische richtlijnen 3.2.1 Leeftijdsindeling De leeftijdsindeling voor seizoen 2017-2018 is als volgt: Pre-instap 1 Geboortejaar 2011 Pre-instap 2 Geboortejaar 2010 Instap Geboortejaar 2009 Pupil 1 Geboortejaar 2008 Pupil 2 Geboortejaar 2007 Jeugd 1 Geboortejaar 2006 Jeugd 2 Geboortejaar 2005 Junior Geboortejaar 2004 en 2003 Senior Geboortejaar 2002 en eerder 3.2.2 Wedstrijdaanbod Er zijn de volgende wedstrijdmogelijkheden in district Oost: Voorgeschreven oefenstof Instap Pupil 1 Pupil 2 Jeugd 1 N1 N1 N1 N1/N2 Wordt aangeboden bij 1 e divisie N2 N2 N2 N3 Wordt aangeboden bij 2 e divisie N3 N3 N3 N4 Wordt aangeboden bij 3 e divisie D1 D1 D1 D1 Wordt aangeboden bij 4 e divisie D2 D2 D2 D2 Wordt aangeboden bij 5 e divisie D3 D3 D3 D3 Wordt aangeboden bij 6 e divisie Let op: Dit seizoen wordt instap N3 aangeboden bij de 3 e divisie. De categorie pre-instap 1, 2 kan worden aangeboden bij de rayonwedstrijden. Keuze oefenstof Supplement 2017-2018 Jeugd 2 Junior Senior (Ere) (Ere) (Ere) Ere divisie A 1e divisie 1e divisie B 1e divisie 2e divisie 2e divisie C 1e divisie 2e divisie 3e divisie 3e divisie D 2e divisie 3e divisie 4e divisie 4e divisie E 3e divisie 4e divisie 5e divisie 5e divisie F 4e divisie 5e divisie 6e divisie 6e divisie G 5e divisie 6e divisie 6e divisie* 6e divisie * H 6e divisie 6e divisie* 6e divisie* 6e divisie * *In Gelderland worden Junior supplement H en Senior supplement G en H extra aangeboden. De wedstrijden voor deze turnsters worden aangeboden bij de 6 e divisie. Bij de junioren en senioren wordt 1 klassement gemaakt van supplement G + H. Bij de promotie/degradatieregeling zullen deze turnsters geen divisie hoeven te promoveren, maar kunnen promoveren/degraderen binnen de 6e divisie. Turnsters die uitkomen in het laagste supplement (H) kunnen niet degraderen en mogen, ongeacht het resultaat, in dit supplement blijven uitkomen. Om deel te mogen nemen aan de Regiofinale moet minimaal 38,00 punten behaald worden. KNGU district Oost 3-10
Vloer: De turnsters in niveau N en D1 turnen de vloeroefening op muziek, de turnsters in niveau D2 en D3 turnen de lange mat oefening. De turnsters in de categorie jeugd, junior en senior, supplement A t/m H turnen volgens de keuzeoefenstof. De turnsters in de 5 e /6 e divisie hebben een oefening op muziek. Daar waar de locatie het toe laat mag de hele vloer gebruikt worden. Mogelijkheden worden gecommuniceerd in het wedstrijdboekje. 3.2.3 Samenvoegen/Splitsen Om versnippering van het aantal deelnemers tegen te gaan, heeft de technische commissie of de werkgroepen de mogelijkheid om categorieën/niveaus samen te voegen. Indien het aantal van 10 deelnemers niet wordt bereikt, kunnen er twee categorieën/niveaus samengevoegd worden. Bij het bepalen van de doorstroming worden samengevoegde groepen gesplitst. Bij de hoogste divisies (tot en met 3 e divisie en de N-oefenstof) is dit niet van toepassing. Om te voorkomen dat het aantal deelnemers in een categorie te groot wordt, heeft de technische commissie of de werkgroep de mogelijkheid om een categorie/niveau te splitsen. Dit geldt voor alle niveaus en divisies. De district technische commissie houdt zich het recht voor om, indien dit nodig is, categorieën te verplaatsen naar een andere wedstrijddag. Als blijkt dat er te veel turnsters worden ingeschreven voor een divisie of in een bepaald gebied is het mogelijk dat na overleg categorieën en/of verenigingen op een andere locatie/datum worden ingedeeld. 3.2.4 Promotie/degradatieregeling Voor het seizoen 2017-2018 is een promotie- en degradatieregeling vastgesteld door de landelijke technische commissie Turnen Dames. Kijk hiervoor op de website van de KNGU: https://wedstrijdzaken.kngu.nl/wedstrijdzaken/turnen-dames/wedstrijdzaken/reglementen Als aanvulling: In de promotieregeling staat de hoogst haalbare finale. Voor de 4 e tot en met de 6 e divisie in district Oost gaat het om de volgende finales: Districtsfinale 4 e divisie Regiofinales 5 e divisie (Overijssel, Gelderland Oost, Gelderland Midden) Regiofinales 6 e divisie (Overijssel, Gelderland Oost, Gelderland Midden) Turnsters die uitkomen in het laagste niveau kunnen niet degraderen en mogen ongeacht het resultaat in het laagste supplement uitkomen. Bij bepaling van promotie- en degradatie wordt gekeken naar de puntenaantallen, behaald bij een van de reguliere wedstrijden; zowel de plaatsingswedstrijden als de finalewedstrijden tellen mee. De resultaten die behaald zijn bij clubteamwedstrijden, invitatietoernooien, pre-instapwedstrijden en het toestelkampioenschap tellen niet mee. In de voorgeschreven oefenstof (leeftijdscategorie instap, pupil 1, pupil 2 en Jeugd 1) is er geen promotie-/degradatieregeling. Turnsters in de leeftijdscategorie Jeugd 2 kiezen in welke divisie zij gaan uitkomen. KNGU district Oost 3-11
3.2.5 Dispensatieregeling Turnen Dames Dispensatieregeling voor de landelijke wedstrijden (1 e, 2 e en 3 e divisie en N-oefenstof) zijn komen te vervallen. Dispensatieregeling 4 e tot en met 6 e divisie en voorgeschreven oefenstof en D-oefenstof: Indien er drie voorwedstrijden aangeboden worden, is er geen dispensatieregeling van toepassing. Deze regeling is alleen van toepassing bij de divisiewedstrijden, waar slechts één of twee voorwedstrijden aangeboden worden. Een turnster die wegens ziekte en/of blessure niet kan deelnemen aan een voorwedstrijd, kan een dispensatieverzoek indienen bij de districts technische commissie. Een aanvraag voor niet-deelname wegens ziekte of blessure dient vóór of tot maximaal één week na de betreffende wedstrijd ingediend te worden bij het districtsservicepunt Oost, vergezeld van een doktersverklaring en een verklaring van het verenigingsbestuur. Alleen bij de voorwedstrijden kan dispensatie worden aangevraagd; indien de districts finale 3 e divisie of de regiofinale 4 e divisie wordt gemist, is er geen mogelijkheid tot het aanvragen van dispensatie. Bij toetsing van het dispensatieverzoek door de districts technische commissie turnen, wordt gekeken naar beide onderstaande criteria: - De prestaties van de turnster bij de eventuele andere voorwedstrijden. Een turnster moet bij de eerste 3 zijn geëindigd bij een voorwedstrijd. - De prestaties van het vorige seizoen Een turnster moet bij de eerste 5 zijn geëindigd bij een finalewedstrijd vorig seizoen. Per wedstrijdseizoen kan slechts eenmaal dispensatie worden aangevraagd. Indien een turnster voldoet aan bovenstaande criteria, zal zij als extra turnster worden toegevoegd aan de finalelijst. 3.2.6 Prijzenregeling De prijzenregeling is als volgt: Bij de wedstrijden worden altijd 3 medailles uitgereikt. De voorwaarden voor het uitreiken van de medaille is, dat een turnster 4 toestellen heeft geturnd. Bij groepen kleiner dan 5 deelnemers kan de prijzenregeling aangepast worden en worden er geen 3 medailles uitgereikt. Alle deelnemers krijgen bij de voorwedstrijden een diploma (A5 formaat), bij de (halve) finales krijgen de deelnemers een diploma (A4 formaat). 3.2.7 Doorstroming / plaatsing Voor de turnsters van de eredivisie zullen er in principe geen wedstrijden in district Oost aangeboden worden. De turnsters mogen, als er plek is, meedoen bij de plaatsingswedstrijd 2 e divisie. De turnsters van de 1 e divisie en turnsters voorgeschreven oefenstof N1 en Jeugd N2 plaatsen zich rechtstreeks voor de landelijke wedstrijden. Het district Oost zal 1 wedstrijdmoment aanbieden, die nergens voor meetelt. Deze mogelijke wedstrijd zal aangeboden worden bij de 2 e divisie wedstrijd op plekken waar ruimte is in het wedstrijdschema. Voor de 2 e divisie en turnsters voorgeschreven oefenstof N2 en jeugd 1 N3 organiseert het district 2 voorwedstrijden. Voor het seizoen 2018 wordt de doorstroming bepaald op ranking. De overige regels zijn te vinden in het Technisch Reglement Turnen Bijlage 3; plaatsingsregeling Turnen Dames. De doorstroming bij al deze categorieën gaat plaats vinden op plaatsingscijfer per district. Hiervoor dient het district twee identieke kwalificatiewedstrijden te organiseren. KNGU district Oost 3-12
De kwalificatiewedstrijden worden voor het gehele district georganiseerd. Een uitsplitsing in voormalige regio s en/of werkgebieden is niet toegestaan. Voor dit laatste is gekozen om de beste turnsters van een district door te laten stromen. Verder is het landelijk reglement van toepassing. De 2 e plaatsingswedstrijd is het districtskampioenschap. Dit geldt ook voor de turnsters in de N2 en jeugd 1 N3 voorgeschreven oefenstof. In de 1e of 2e divisie Senior is het ook mogelijk om als toestelspecialist uit te komen. Turnsters in deze categorie dienen zich op de voorgeschreven wijze in te schrijven voor de kwalificatiewedstrijden (landelijk of in het district). Meer informatie hierover is te vinden in de Plaatsingsregeling Turnen Dames (bijlage 3 van het Technisch Reglement Turnen). Doorstroming en plaatsing 3 e divisie De 3 e divisie en voorgeschreven oefenstof N3, Jeugd 1 N4 turnen 3 voorwedstrijden, waarna de turnsters zich kunnen plaatsen voor de districtsfinale. Voor plaatsing naar de districtsfinale geldt dat de beste 2 plaatsingscijfers tellen. Bij gelijk eindigen tellen de puntentotalen van alle wedstrijden. Het puntentotaal van alle wedstrijden samen is bepalend. Dit geldt ook voor de turnsters in N3, jeugd 1 N4 voorgeschreven oefenstof. Er zal 1 districtsfinale 3 e divisie en voorgeschreven oefenstof N3 en jeugd N4 plaatsvinden. Vanuit deze finale zal een aantal turnsters doorstromen naar de landelijke halve finale. Doorstroming en plaatsing 4 e divisie De 4 e divisie en voorgeschreven oefenstof D1 turnen eerst voorwedstrijden voor plaatsing naar de regiofinale. Voor de 4e divisie en voorgeschreven oefenstof D1 in Overijssel wordt er 1 plaatsingswedstrijd georganiseerd. De beste turnsters plaatsen zich voor de regiofinale, de overige turnsters plaatsen zich voor de play- off. Vanuit de play-off is er ook nog een mogelijkheid om door te stromen naar de regiofinale. In Gelderland worden er 3 plaatsingswedstrijden geturnd, waarvan de 2 beste plaatsingscijfers tellen voor de plaatsing naar de regiofinale. Er is in zowel Gelderland Oost als in Gelderland Midden een regiofinale. In Gelderland worden voor de 4 e divisie een zaterdag en zondag wedstrijd aangeboden, afhankelijk van het aantal ingeschreven turnsters. Voor de 4 e divisie geldt dat de turnsters zich via de regiofinale kunnen plaatsen voor de districtsfinale. Dit geldt ook voor de turnsters D1 voorgeschreven oefenstof. Doorstroming en plaatsing 5 e en 6 e divisie Voor de 5e en 6e divisie en de voorgeschreven oefenstof D2 en D3 in Overijssel wordt er 1 plaatsingswedstrijd georganiseerd. De beste turnsters plaatsen zich voor de regiofinale, de overige turnsters plaatsen zich voor de play- off. Vanuit de play-off is er ook nog een mogelijkheid om door te stromen naar de regiofinale. In Gelderland Oost worden er voor de 5 e en 6 e divisie en voorgeschreven oefenstof D2 en D3 drie voorwedstrijden georganiseerd. De beste 2 plaatsingscijfers tellen voor de plaatsing naar de regiofinale. Bij gelijk eindigen tellen de puntentotalen van alle wedstrijden. Het hoogste puntentotaal van alle wedstrijden is bepalend. KNGU district Oost 3-13
In Gelderland Midden worden er voor de 5 e en 6 e divisie en voorgeschreven oefenstof D2 en D3, twee voorwedstrijden georganiseerd, waarbij het beste plaatsingscijfer telt voor plaatsing naar de regiofinale. Bij gelijk eindigen tellen de puntentotalen van beide wedstrijden. Het hoogste puntentotaal van alle wedstrijden is bepalend. De verenigingen hebben bij de 5 e en de 6 e divisie de mogelijkheid om zich in te schrijven voor of de zaterdagwedstrijd of de zondagwedstrijd. De verenigingen uit de rayons Randmeren, Oost Veluwe, Veluwezoom en Gelderse Vallei, die meedoen aan de zaterdagwedstrijd, worden verdeeld bij de 5 e en 6 e divisie over twee gebieden (Gelderland Midden 1 en 2). De zondag wedstrijd is een gecombineerde wedstrijd van de 5 e en 6 e divisie. Tevens is er nog een zaterdag gepland waar 5 e en 6 e divisie samen worden aangeboden. De verdeling van de verenigingen zal z.s.m. na de sluitingsdatum van de inschrijvingen bekend gemaakt worden. Aantal turnsters finales: Het aantal turnsters dat doorstroomt naar de landelijke en finalewedstrijden, wordt tijdens het seizoen bekend gemaakt. Deze aantallen hangen af van het aantal inschrijvingen. De eredivisie, 1 e divisie en de voorgeschreven oefenstof N1 en jeugd N2 schrijft zich landelijk in en kan landelijk meedoen aan de voorwedstrijden. Voor de 2 e divisie verwijzen wij naar het landelijk reglement wat betreft de doorstroming naar de landelijke wedstrijden en het district houdt 2 voorwedstrijden. Bij de halve finale 3 e divisie wordt het aantal turnsters bepaald door de landelijke technische commissie Turnen. Voor de overige divisies wordt er door de districts technische commissie een aantal of percentage vastgesteld per categorie en niveau dat door mag stromen van de voorwedstrijden naar de finales. Reserveplaatsen: Bij de regiofinales 4 e t/m 6 e divisie en de districtsfinale 3 e en 4 e divisie wordt gewerkt met reserveturnsters. Indien een turnster 3 dagen vóór de wedstrijddag wordt afgemeld, kan de eerstvolgende turnster op de doorstromingslijst worden opgeroepen. De reserveturnster wordt ingedeeld in de groep van de turnster die is uitgevallen; in principe wordt er niet meer gewisseld van groepje. Indien er meerdere turnsters op een reserveplaats staan, moeten er meerdere turnsters afgemeld worden, voordat de plaats wordt opgevuld. Op de dag zelf worden er geen reserveturnsters meer ingezet. In het technisch reglement Turnen staat de informatie over het aanwijzen van reserveturnsters bij de landelijke wedstrijden. 3.3 De wedstrijden Binnen het district worden verschillende soorten wedstrijden georganiseerd. Naast de individuele wedstrijden (de meerkamp), zal er een clubteamwedstrijd en een toestelkampioenschap worden gehouden. 3.3.1 (Club)teamwedstrijd Ook dit seizoen staat de (club)teamwedstrijd weer op het programma. De clubteamkampioenschappen zijn verdeeld in 10 categorieën. Een turnster mag maar voor 1 team uitkomen. Turnsters die geboren zijn in 2009 en eerder mogen inschrijven. Turnsters moeten minimaal turnen in het niveau/supplement, waarin zij in seizoen 2017-2018 dienen uit te komen. Het is toegestaan om in een niveau/supplement hoger uit te komen. KNGU district Oost 3-14
De turnster/leiding geeft (indien nodig) voor aanvang van de wedstrijd per toestel aan de jury door, welk niveau er door een turnster geturnd gaat worden. Er wordt gejureerd volgens de jurybepalingen betreffende het niveau van het NTS 2017. Voor de groepen voorgeschreven oefenstof zal er een aangepaste sprongtabel beschikbaar gesteld worden. Voor alle groepen geldt dat de toestelbepalingen in het wedstrijdboekje vermeld worden. Voor alle teams geldt het volgende: Er mogen maximaal 6 turnsters worden ingeschreven. Per toestel turnen er 4 turnsters, waarvan de beste 3 oefeningen tellen. Deelname voor alle leeftijdscategorieën is toegestaan in de categorieën met keuze oefenstof (supplement D t/m H). De indeling van de teams is als volgt: Zaterdag 4 november Zaterdag 11 november Zondag 12 november Instap & Pupil 1 D1 Instap & Pupil 1 D2 Instap & Pupil 1 D1 Pupil 2 & Jeugd 1 D1 Pupil 2 & Jeugd 1 D2 Pupil 2 & Jeugd 1 D1 Supplement H/G Instap & Pupil 1 N3 Supplement H/G Supplement F Pupil 2 N3 & Jeugd 1 N4 Supplement F Supplement E Supplement H/G Supplement E Supplement D Supplement F Supplement D Supplement E Supplement D Voor alle categorieën geldt dat er een vrije keuze is welke niveaus en leeftijdscategorieën worden ingezet per toestel. Voorbeeld instap & pupil 1 D1 : 4 turnsters instap D1 of 2 keer instap D1 en 2 keer Pupil 1 D1 of 3 turnsters Pupil 1 D1 en 1 turnster instap D1 etc. Iedere vereniging mag per categorie maximaal 3 teams inschrijven. Wordt er door 3 of minder teams ingeschreven voor een categorie, dan komt deze categorie te vervallen. De betreffende verenigingen zullen hier bericht over ontvangen. Voor deze wedstrijden is de opgave van een jurylid verplicht; zonder opgave van jury wordt de inschrijving niet in behandeling genomen. Per ingeschreven team moet er minimaal 1 dagdeel gejureerd worden. Als er dus met 6 teams wordt deelgenomen dan moeten er minimaal 2 juryleden de hele dag jureren (bij 3 dagdelen per dag). Voor inschrijvingen met opgave van jury geldt: Wie het eerst komt, het eerst maalt! De kosten bedragen 33,00 per team per wedstrijd en inschrijving dient te geschieden voor 30 september 2017. Inschrijvingen, inclusief opgave van jurylid via www.knguloket.nl. Voor de landelijke teamwedstrijden rechtstreeks inschrijven bij de landelijke technische commissie Turnen. Informatie (en inschrijfformulier) is te vinden op de website van de KNGU: https://wedstrijdzaken.kngu.nl/wedstrijdzaken/turnen-dames/wedstrijdzaken/wedstrijdkalender-eninfo/landelijk of op te vragen bij de landelijke commissie Turnen. 3.3.2 Toestelkampioenschappen district Oost Ook komend seizoen zullen er in het district toestelkampioenschappen georganiseerd worden voor de 1 e t/m 6 e divisie. De verenigingen krijgen tijdens het seizoen een uitnodiging om voor dit toernooi in te schrijven. Daarbij worden tevens de inschrijfmogelijkheden (categorieën en supplementen) bekend gemaakt. De voornaamste reden voor deze wedstrijd is, om de afgevallen turnster een kans te geven om een wedstrijd te turnen en dan op een toestel waar zij het beste in is. Alleen de turnsters die de keuze oefenstof turnen kunnen inschrijven. Inclusief de turnsters jeugd 1 van het lopende seizoen die op niveau van deelnemende divisie keuze oefeningen mogen turnen. KNGU district Oost 3-15
De turnsters moeten minimaal ingeschreven worden op het niveau, waarin zij dit seizoen zijn uitgekomen; lager inschrijven is dus niet toegestaan, hoger wel. Voor deze wedstrijden is de opgave van een jurylid met minimaal een TD2-brevet verplicht; zonder opgave van jury wordt de inschrijving niet in behandeling genomen. Voor het aantal juryleden is de juryregeling van toepassing die verderop in het handboek behandeld wordt. Voor inschrijvingen met opgave van jury geldt: Wie het eerst komt, het eerst maalt! De kosten voor deelname bedragen 3,50 per turnster per toestel. 3.3.3 Pre instap wedstrijden De wedstrijden van de pre-instap zijn ontwikkeld om tegemoet te komen aan de wens om ook voor de jongere meisjes wedstrijden te kunnen organiseren. De wedstrijden zijn een individuele competitie en worden in de rayons aangeboden. De turnsters worden verdeeld over twee leeftijdscategorieën: Pre-instap 2 8 jaar (geboren in 2010) Pre-instap 1 7 jaar (geboren in 2011) De pre-instappers 1 en 2 kunnen zich inschrijven voor verschillende niveaus. In onderstaande tabel een overzicht van mogelijkheden. Niveau 2017-2018 Pre-instap 2 (2010) Pre-instap 1 (2011) N3 X D1 X D1 (aangepast) X D2 X X D3 X X Er wordt geturnd volgens het NTS-reglement 2017. De categorie pre-instap 2 niveau N3 & D1 turnen, indien vloer aanwezig is, de voorgeschreven instap (N3&D1) vloeroefening. Het is ook mogelijk de oefening op lange mat zonder muziek te turnen (= aangepaste oefening). Eventueel kan de oefenstof D4 aangeboden worden bij een pre-instap of een recreantenwedstrijd, afhankelijk van de wensen, behoefte en mogelijkheden per rayon. Deze wedstrijden worden georganiseerd onder verantwoording van het rayon. 3.3.4 Wedstrijdnummers, wedstrijdpaspoorten & uitslag De wedstrijdnummers kunnen op de dag zelf opgehaald worden bij de infostand of de wedstrijdtafel. Bij alle wedstrijden van de ere-, 1 e, 2 e, 3 e divisie en voorgeschreven oefenstof N is een wedstrijdpaspoort verplicht. Indien bij het inleveren van de nummers blijkt dat een of meerdere nummers ontbreken en/of onherstelbaar beschadigd zijn, zal er 2,50 per nummer in rekening gebracht worden. Aan het einde van de wedstrijden zullen de uitslagen opgehangen worden of eventueel meegegeven worden (indien apparatuur daarvoor aanwezig is). Daarnaast zullen de uitslagen van de wedstrijden geplaatst worden op de website van district Oost. 3.3.5 Entree Bij alle wedstrijden kan entree geheven worden: o Kinderen tot 12 jaar: gratis o Volwassen: 3,00 KNGU district Oost 3-16
3.3.6 Inschrijvingen Inschrijfprocedure Het inschrijven gebeurt per divisie (1 e t/m 6 e ) en per voorgeschreven categorie (N1 t/m N4 en D1 t/m D3) en geldt in een aantal gevallen voor meerdere voorwedstrijden. De inschrijvingen van alle divisies Turnen Dames geschieden via het KNGU-loket. Iedere vereniging (secretariaat) heeft van de KNGU inloggegevens ontvangen. Na het inloggen bij het KNGU-Loket vindt u onder wedstrijd de optie inschrijven Turnen Dames. Bij ieder te nemen stap staat een instructie. Om te kunnen inschrijven dient de vereniging een train(st)er met een geldige licentie op de ledenlijst te hebben staan. Daarnaast dienen de leden, met het juiste geslacht en geboortedatum, in de ledenadministratie Digimembers te staan. In de activiteitenkalender op bladzijden 3-4 tot en met 3-9 staat de uiterste inschrijfdatum vermeld. Te laat inschrijven betekent geen deelname en inschrijven betekent betalen. Afmeldingen worden niet gerestitueerd! Het loket sluit op de uiterste inschrijfdatum, dus op tijd beginnen met inschrijven is gewenst. Als het loket gesloten is, kan er in uitzonderlijke gevallen een aanpassing worden gedaan. Elke keer dat het loket open moet om een handeling te verrichten kost dit 25,- administratiekosten. De deelnamegelden worden geïncasseerd op basis van de doorlopende machtiging. Juryleden: De verenigingen in district Oost zijn verplicht om voor alle divisiewedstrijden en de pré instap wedstrijden een jurylid op te geven. Opgave van juryleden geschiedt per divisie en wedstrijd. Indien een vereniging onvoldoende juryleden levert, zullen er administratiekosten in rekening worden gebracht. Juryleden moeten het juiste brevet hebben om bij een wedstrijd ingezet te worden (zie schema hierna). Er is een (nieuwe) berekening gemaakt hoeveel juryleden er ingezet moeten worden bij een wedstrijd en bij een bepaald aantal turnsters. Een vereniging betaalt de administratiekosten als het aantal juryleden niet geleverd wordt. Dit zal per divisie bekeken worden. Aantal deelnemers Aantal wedstrijdronden dat een jurylid geleverd moet worden Administratiekosten per wedstrijddag wanneer niet voldaan wordt: 1 tot en met 4 2 20,00 (max. 5,00 per deelnemer) 5 tot en met 8 3 40,00 9 tot en met 12 4 60,00 13 tot en met 16 5 80,00 17 tot en met 20 6 100,00 21 tot en met 24 7 120,00 25 of meer.. 8 160,00 Bovenstaande geldt als er geen enkel jurylid wordt geleverd. Wordt een deel van het aantal te leveren juryleden geleverd dan geldt een bedrag naar verhouding. Voorbeeld 1: Een vereniging doet met 10 turnsters mee in de 4 e divisie en levert geen juryleden. De administratiekosten zijn dan 60,- per wedstrijd. Er zijn 3 plaatsingswedstrijden en dan is het dus in totaal voor de 4 e divisie 3x 60,- = 180,- administratiekosten. KNGU district Oost 3-17
Voorbeeld 2: Een vereniging doet met 10 turnsters mee en levert voor 2 wedstrijdronden een jurylid. Dit is 1 jurylid te kort voor 2 wedstrijdronden. Dus 2/4 van de administratiekosten voor het niet leveren van juryleden. Dus 2/4 x 60,- is 30,- per wedstrijddag. Dit is dan 3x 30,- = 90,- voor 3 plaatsingswedstrijden. Voorbeeld 3: Een vereniging doet met 18 turnsters mee en levert twee juryleden voor 2 wedstrijdronden. De vereniging moet voor 6 wedstrijdronden een jurylid leveren. Ze leveren die dag 2 juryleden x 2 wedstrijdronden = 4 wedstrijdronden. Als er die dag 4 wedstrijdronden zijn, dan moet er 1 jurylid alle ronden jureren en 1 jurylid 2 wedstrijdronden. In dit geval heeft de vereniging 2 rondes geen jurylid, dus 2/6 van 100,- = 33,- aan administratiekosten voor één wedstrijddag. Deelname aan de clubteamwedstrijden en toestelkampioenschappen kan alleen als er ook voldoende gebrevetteerde juryleden geleverd worden. Indien er niet voldoende juryleden geleverd worden of bij niet komen van juryleden, zullen er naar verhouding administratiekosten in rekening worden gebracht. Let erop dat de juryleden de opgegeven data ook kunnen, dus eerst vragen voordat u desbetreffend jurylid opgeeft. Indien het jurylid voor een opgegeven wedstrijd verhinderd is, dit zo spoedig mogelijk melden. De vereniging is verantwoordelijk voor vervanging! Verder dienen de juryleden geschoold te zijn en in het bezit te zijn van een geldig brevet. Afhankelijk van het soort brevet, is een jurylid bevoegd te jureren bij bepaalde niveaus: TD1 brevet: NTS voorgeschreven oefenstof D2 en D3 (eventueel D1) TD2 brevet: NTS keuze oefenstof, supplement D t/m H, voorgeschreven oefenstof D1 t/m D3 en N4 en N3 TD3 brevet: NTS keuze oefenstof, supplement A t/m H & NTS voorgeschreven oefenstof N1 t/m N4 en D1 t/m D3 TD4 brevet: Zie TD3-brevet en Ere divisie Indien er voor de 3 e divisie een TD1 jurylid wordt opgegeven, dan kan dit jurylid bij geen enkel niveau jureren. Dus dan heeft de vereniging geen bevoegd jurylid geleverd en zullen de administratiekosten in rekening worden gebracht. Een TD2 jurylid kan niet alle niveaus bij de 3 e divisie jureren, maar wel een aantal niveaus. Dit jurylid is dus wel inzetbaar bij de 3 e divisie. Afhankelijk van het aantal wedstrijdronden dat het jurylid ingezet kan worden zullen er wel of geen administratiekosten in rekening worden gebracht. Bij opgave van de juryleden dient men dus rekening te houden met de bevoegdheden van de juryleden! Indien een vereniging geen juryleden in de vereniging heeft, kunnen ze zelf bij verenigingen in de buurt vragen of zij juryleden kunnen leveren Juryleden die 2 of meer wedstrijdrondes jureren kunnen een beroep doen op vergoeding van gemaakte reiskosten tot een max van 0,23 euro per kilometer. KNGU district Oost 3-18
Inschrijfgelden: De inschrijfgelden voor seizoen 2017-2018 zijn als volgt vastgesteld. De bedragen zijn PER WEDSTRIJD en per persoon (tenzij anders vermeld). Indien er 3 plaatsingswedstrijden zijn moet onderstaande bedrag x 3 betaald worden. Wedstrijd / divisie: Tarief Voorwedstrijd ere, 1 e en 2 e divisie 11,00 Voorwedstrijd en finale 3 e, 4 e en 5 e divisie 10,00 Voorwedstrijd en finale 6 e divisie 9,00 Pre-instapwedstrijden 9,00 Districtsfinale 3 e en 4 e divisie 10,50 Clubteamwedstrijden (per team) 33,00 Toestelkampioenschap (per onderdeel) 3,50 KNGU district Oost 3-19
4 Financiën 4.1 Gebruik van het declaratieformulier De KNGU heeft gekozen voor een nieuw rekeningen- en declaratiesysteem. Rekeningen en declaraties worden digitaal verwerkt. Voordelen van dit systeem zijn; facturen beter traceren in het proces; facturen digitaal beschikbaar stellen bij de verantwoordelijke persoon; facturen tijdig betalen; vragen eenvoudiger opzoeken en beantwoorden. Hoe kan ik de afrekening van een evenement indienen? Op de KNGU site kunt u het nieuwe declaratieformulier vinden of m.b.v. onderstaande link: http://www.kngu.nl/nl/bond/organisatie/declaraties.aspx U vindt hier drie declaratieformulieren. Voor het declareren van evenementen is declaratieformulier 3 van toepassing. Voor het invullen van het declaratieformulier is een invulinstructie beschikbaar op de site. Deze staat onder het declaratie 3 formulier invulinstructie declaratie 3. Zoals al eerder genoemd verdient het de voorkeur om enige tijd na het evenement alle kosten / inkomsten te verzamelen via het declaratieformulier en in één keer te declareren bij de KNGU. Nadat de afrekening is ingevuld en voorzien van alle bijlagen kunt u deze mailen in PDF format naar declaraties@kngu.nl. Afrekeningen en declaraties dienen altijd rechtstreeks naar bovenstaand emailadres te worden gestuurd en hoeven dus niet via het district te lopen. Handgeschreven declaraties worden niet in behandeling genomen. Hieronder vindt u een werkinstructie van district Oost zelf hoe de afrekening gecodeerd kan worden op het declaratieformulier. Alle andere formulieren blijven van toepassing en kunnen worden meegestuurd als bijlagen. Het gaat hierbij om: Formulier 2: vergoeding organiserende vereniging Formulier 3: reiskosten juryleden Formulier 4: vaste reiskosten organiserende vereniging Formulier 5: begrotingsformulier & aanvraagformulier voorschot KNGU district Oost 4-20
Inkomsten met betrekking tot het evenement / de wedstrijd - Wanneer er entree geheven wordt, moeten de totale inkomsten opgenomen worden bij Ontvangen entreegelden. Hiervoor moet gebruik gemaakt worden van Formulier 2: Entreegelden en vergoeding organiserende vereniging. Van dat formulier moet het totaal entreegeld overgenomen worden. - Wanneer er overige inkomsten zijn geweest, bijvoorbeeld vrije giften, dan kunnen die onder overige inkomsten opgenomen worden. - Wanneer er een voorschot is ontvangen door de organiserende vereniging moet die ook daar opgenomen worden. Voeg dan ook het Formulier 5: Begrotingsformulier / aanvraag voorschot, toe aan de declaratie. Kosten met betrekking tot het evenement / de wedstrijd In dit gedeelte van het declaratieformulier moeten de gemaakte kosten vermeld worden. Belangrijk daarbij is dat er altijd (een kopie van) bewijsstukken wordt toegevoegd. Hieronder enkele aandachtspunten bij de verschillende kostenrubrieken: - Lunches en consumpties: Kijk bij de kosten voor lunches en consumpties goed naar het aantal personen die (volledig) mee lunchen. Alleen personen die gedurende de hele dag aanwezig zijn komen in aanmerking voor een lunch. Kosten voor catering zijn afhankelijk van veel variabelen, maar bedenk dat er een tussenweg is tussen sober en uitbundig. De organiserende vereniging zorgt zelf voor wat drinken en een broodje voor de jurymeisjes/jongens. - Accommodatiehuur: het declareren van gemaakte kosten voor zaalhuur / accommodatie kan alleen op basis van bijgevoegde (kopie van de) factuur. - Gebruik computerapparatuur: Veelal nemen contactpersonen van het district zelf computerapparatuur mee naar wedstrijden. Wanneer een vereniging zelf voor computerapparatuur zorgt, kan daar in totaal tot maximaal 30,00 voor gedeclareerd worden. - Druk- en kopieerkosten: Kopieerkosten (bijv. door sporthal) kunnen tot een maximum van 15,- gedeclareerd worden. Drukkosten van programmaboekjes en diploma s gaan in overleg met de contactpersoon en kunnen alleen gedeclareerd worden op basis van bijgevoegde factuur / facturen. - Organisatievergoeding: (zie formulier 2) Alle verenigingen die een wedstrijd / evenement voor het district organiseren ontvangen een vergoeding voor de organisatie daarvan. Deze vergoeding is gekoppeld aan het heffen van entreegelden. In principe gaat het district ervan uit dat bij alle evenementen entree geheven wordt, maar daarin zijn, in overleg met de contactpersoon, uitzonderingen mogelijk indien: 1. Er geen of onvoldoende tribunecapaciteit aanwezig is. Toeschouwers bij wedstrijden moeten in ieder geval een zitplaats hebben. In sommige (turn)hallen is dit niet of moeilijk realiseerbaar.. 2. Er een commercieel tarief wordt gehanteerd ten gevolge van het heffen van entreegelden. Het district heft weliswaar geen entree voor commercieel- of winst belang, maar bij sommige hallen wordt dat wel zo gezien en dan dekken de inkomsten van de entree niet de meerkosten van de zaalhuur. KNGU district Oost 4-21
Hoogte van de organisatievergoeding: - Wanneer er entree geheven wordt ontvangt de vereniging, via het declaratieformulier en het formulier entreegelden, 20% van de geheven entreegelden, met een minimum van 100,00. Wanneer er bijvoorbeeld 800,00 entree wordt geheven ontvangt de organiserende vereniging dus 20% = 160,00. Wanneer er echter slechts 450,00 entree geheven wordt, ontvangt de organiserende vereniging alsnog 100,00 in plaats van de 20% = 90,00. - Wanneer er geen entree geheven wordt, kan een organiserende vereniging via het declaratieformulier en het formulier entreegelden toch een vergoeding van 50,00 declareren. Bedenk dat in deze situatie de organiserende vereniging ook geen mensen hoeft te leveren voor het heffen van entreegelden. N.B. Betaling van de organisatievergoeding kan alleen op basis van Formulier 2: vergoeding organiserende vereniging, afgetekend door de contactpersoon van het district of wedstrijdleiding. - Prijzen en medailles: het declareren van gemaakte kosten voor prijzen en medailles kan alleen op basis van bijgevoegde (kopie van de) factuur. - EHBO / sportmedische begeleiding: het declareren van gemaakte kosten voor EHBO en sportmedische begeleiding kan alleen op basis van bijgevoegde (kopie van de) factuur. - Reiskosten jury / organisatie: (zie formulier 3 en 4) Door middel van formulier 3 kunnen juryleden reiskosten opgeven. Belangrijk is dat deze reiskosten direct tijdens / tegen afloop van de wedstrijd contact uitbetaald worden. Dat kan eventueel uit ontvangen entreegelden. Wanneer geen entree geheven wordt verzoeken we verenigingen dit bedrag voor te schieten of eventueel een voorschot bij het district aan te vragen. N.B. Declareren van de reiskostenvergoeding voor jury kan alleen op basis van Formulier 3: reiskosten juryleden, afgetekend door de contactpersoon van het district of wedstrijdleiding. Indien een vereniging buiten de vestigingsplaats een evenement organiseert, die wordt ondersteund vanuit een rayon of technische commissie, is het mogelijk om reiskosten te declareren. Uitgangspunten en standaard declaratietarieven: - Het aantal kilometers wordt bepaald door de afstand te meten van het centrum van de vestigingsplaats tot aan de sporthal. Hiervoor wordt www.routenet.nl gebruikt als informatiebron. - Er wordt uitgegaan van 3 auto s (3 auto s x 4 personen = 12 personen om te helpen). - De kilometervergoeding bedraagt 0,23 per kilometer. - Het bedrag wordt overgemaakt aan de organiserende vereniging; het is aan de vereniging om te bepalen hoe dit verder wordt verdeeld onder de mensen van de organisatie. KNGU district Oost 4-22
Rekenvoorbeeld (zie formulier 4): Een vereniging uit Kootwijk organiseert een wedstrijd in de SaZa-hal in Doetinchem. Ga naar www.routenet.nl en vul in: Van: Kootwijk (geen adres) Naar: Sportweg 1 in Doetinchem Hieruit blijkt dat de afstand van een enkele reis van Kootwijk naar de SaZa-hal in Doetinchem 74,3 kilometer is. De vereniging mag dus (volgens de tabel van formulier 4) totaal 103,50 declareren voor de reiskosten. N.B. Betaling van de reiskostenvergoeding voor organiserende vereniging kan alleen op basis van bijgevoegd Formulier 4: vaste reiskosten organiserende vereniging. - (Spel)materialen / geluidsapparatuur: Onder (spel)materialen kan bijvoorbeeld de huur van tafels en stoelen vallen of andere kleine materialen die nodig zijn voor de organisatie en daarnaast eventuele huur van geluidsinstallatie. Het declareren van gemaakte kosten hiervoor kan alleen op basis van bijgevoegde (kopie van de) factuur / facturen. 4.2 Formulieren met betrekking tot declaraties Op de volgende pagina s zijn de relevante formulieren m.b.t. het declareren van kosten voor evenementen / wedstrijden van KNGU district Oost opgenomen. Achtereenvolgens zijn dat de volgende formulieren: Formulier 1: Vervallen, via link site: http://www.kngu.nl/bondsinformatie/declaraties Formulier 2: Entreegelden en vergoeding organiserende vereniging Formulier 3: Reiskosten juryleden Formulier 4: Vaste reiskosten organiserende vereniging Formulier 5: Begrotingsformulier & aanvraagformulier voorschot Let op: Declaratieformulieren voor activiteiten die langer dan 1 jaar geleden hebben plaats gevonden, worden niet meer in behandeling genomen. KNGU district Oost 4-23
Formulier 2: Evenement: Datum: Contactpersoon: Vergoeding organiserende vereniging Evenementcode: Is er entreegeld geheven..? Er is geen entreegeld geheven 50,- vergoeding voor organiserende vereniging* Bepaal hieronder de hoogte van de vergoeding Er is wel entreegeld geheven voor de organiserende vereniging * Vereniging komen alleen in aanmerking voor deze vergoeding wanneer zij geen entree kunnen vragen omdat er 1) te weinig tribune capaciteit is 2) anders een commerceel huur tarief geheven wordt Bepalen hoogte entreegeld Beginsaldo / wisselgeld Eindsaldo entreegeld Beginsaldo / wisselgeld -/- Totaal entreegeld Bepalen hoogte vergoeding voor organiserende vereniging Entreegeld meer dan 500,- Bereken 20% van totaal entreegeld Enteegeld minder dan 500,- 100,- Standaardvergoeding - De vergoeding voor de organiserende vereniging direct contant verrekenen met het entreegeld. - Voeg dit formulier toe aan het declaratieformulier evenementen / wedstrijden. Handtekening Akkoord organiserende vereniging Akkoord contactpersoon / wedstrijdorganisatie DO -------------------------------------------- -------------------------------------------------------------- KNGU district Oost 4-24