Uittreksel uit het notulenboek Gemeenteraad Datum zitting 24/09/2009 Aanvangsuur zitting 20:00 Locatie Raadzaal Aanpassing huishoudelijk reglement aan de bepalingen van het hersteldecreet dd. 23 januari 2009. Kenmerk : 192926 Aanwezigheid: Naam Functie Aanw Naam Functie Aanw dhr. M. Keulen Voorzitter dhr. R. Nivelle Raadslid dhr. G. Willen Burgemeester dhr. P. Tollenaers Raadslid dhr. M. Curvers Schepen dhr. F. Stouten Raadslid dhr. R. Baldewijns Schepen dhr. M. Geurts Raadslid mej. S. Martens Schepen dhr. G. Niesten Raadslid dhr. F. Puts Schepen mevr. A. Jeurissen Raadslid dhr. A. Bervaes Schepen dhr. S. Meulemans Raadslid dhr. M. Stevens Schepen mevr. V. Schellingen Raadslid dhr. P. Nelissen Schepen dhr. S. Roox Raadslid dhr. A. Vangronsveld Raadslid dhr. L. Joosten Raadslid mevr. J. Hendriks-Kuijpers Raadslid mevr. O. Massot Raadslid dhr. S. Palmans Raadslid dhr. M. Kerkhofs Raadslid dhr. P. van Berkel Raadslid dhr. N. Houben Raadslid mevr. V. Jans Raadslid dhr. W. Vancleynenbreugel Secretaris De gemeenteraad, Gelet op het reglement van orde, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 25 januari 2007 Overwegende dat het in toepassing van het gewijzigde gemeentedecreet dd. 23 januari 2009, noodzakelijk is om een aantal wijzigingen door te voeren; BESLUIT: De gemeenteraad beslist zijn huishoudelijk reglement vast te stellen als volgt : BIJEENROEPING Art.1. De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar, bij voorkeur de laatste donderdag van de maand, en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. Hij wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de gemeenteraad. Wanneer één derde van de zittinghebbende gemeenteraadsleden of het college van burgemeester en schepenen het vraagt, is de voorzitter verplicht de gemeenteraad 29/06/2010 Pagina 1 van 18
bijeen te roepen op de aangewezen dag en het aangewezen uur. In hun schriftelijke aanvraag moeten de gemeenteraadsleden de agenda vermelden vergezeld van een toegelicht voorstel van beslissing, alsook de datum en het uur van de beoogde vergadering. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingtermijnen bepaald in art.3 van dit reglement kan nakomen. De gemeenteraadszittingen en de vergadering van de commissies hebben plaats in het gemeentehuis. Ook kunnen de fractievergaderingen, mits voorafgaande verwittiging, plaats hebben in het gemeentehuis. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING Art.2. 1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn openbaar, behalve als : 1 het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering ; 2 de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. 2. De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. TERMIJN VAN OPROEPING Art.3. 1. De oproeping geschiedt ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering. De termijn van acht dagen dient berekend te worden door terug te tellen vanaf de gebeurtenis die de termijn doet eindigen, met name de vergadering van de gemeenteraad. De dag van de gebeurtenis die de termijn doet eindigen wordt in de termijn begrepen. De dag van verzending van de oproeping is niet in de termijn begrepen. De oproeping kan op 2 manieren gebeuren. De raadsleden, die hiertoe schriftelijk hun toestemming hebben gegeven, worden op een door hen opgegeven emailadres via e-mail met leesbevestiging opgeroepen. De overige raadsleden ontvangen een schriftelijke oproeping, aan huis bezorgd. De oproeping wordt ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. De oproepingsbrief of e-mail vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en 29/06/2010 Pagina 2 van 18
de agenda van de openbare en besloten vergaderingen. De agendapunten dienen voldoende duidelijk te worden geformuleerd. Bij elk punt van de agenda wordt een toegelicht voorstel van beslissing gegeven. In spoedeisende gevallen kan het college van burgemeester en schepenen op gemotiveerde wijze hiervan afwijken. Het ontwerp van meerjarenplan, van de wijzigingen aan het meerjarenplan, van het budget, van de budgetwijzigingen en van de jaarrekening kunnen aan de raadsleden op 2 manieren bezorgd worden : aan de raadsleden, die hiertoe schriftelijk hun toestemming hebben gegeven, worden deze stukken op een door hen opgegeven emailadres via e-mail met leesbevestiging bezorgd. Aan de overige raadsleden worden deze stukken aan huis bezorgd. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen voor de voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Van deze mogelijkheid kan geen gebruik gemaakt worden door een lid van het college van burgemeester en schepenen De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten zoals voorgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijhorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden en dit overeenkomstig art.3 1. 2. Deze aanvullende agendapunten worden uiterlijk 24 uren nadat ze werden vastgesteld openbaar gemaakt aan het publiek, overeenkomstig art.4 van huidig reglement. Enkel in spoedeisende gevallen als het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren, kan een niet geagendeerd punt in bespreking gebracht worden. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. De voorzitter van de gemeenteraad brengt de gemeenteraadsleden hiervan bij aanvang van de zitting in kennis. Het dossier van een dergelijk agendapunt wordt onmiddellijk ter inzage van de raadsleden gelegd. De behandeling van dergelijke punten wordt slechts op het einde van de openbare zitting voor de behandeling van de mondelinge en schriftelijke vragen, ter stemming voorgelegd. 3. De inwoners hebben het recht te verzoeken om de door hen in een gemotiveerde nota nader omschreven voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de gemeenteraad in te schrijven en om deze agendapunten te komen toelichten in de gemeenteraad. Ze voegen bij die nota alle nuttige stukken die de gemeenteraad kunnen voorlichten. Dat verzoek moet worden gesteund door ten minste 300 inwoners ouder dan 16 jaar. Het verzoek wordt ingediend met een formulier, dat de gemeente ter beschikking stelt en wordt met een aangetekende brief gestuurd aan de gemeente. Het moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het verzoekschrift ondertekend heeft. De gemeente gaat na of aan die voorwaarden voldaan is. 29/06/2010 Pagina 3 van 18
Het verzoek moet minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering van de gemeenteraad bij het college van burgemeester en schepenen ingediend zijn om in de eerstvolgende gemeenteraad te kunnen worden behandeld, zo niet wordt het verzoek behandeld op de daaropvolgende vergadering van de raad. De gemeenteraad doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen en vragen.binnen zijn bevoegdheid bepaalt de gemeenteraad ook welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt. INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK Art.4. Plaats,dag,uur en agenda van de vergadering van de gemeenteraad en de commissievergaderingen worden uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt door aanplakking aan het gemeentehuis. De punten die in openbare zitting worden behandeld worden eveneens bekendgemaakt op de gemeentelijke website. De agenda wordt tevens uiterlijk 5 dagen voor de gemeenteraadszitting bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten en aan de voorzitter van elke door de gemeenteraad erkende adviesraad. Elke belangstellende inwoner kan een jaarabonnement bekomen op de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen en dit aan de tarieven zoals bepaald in het retributiereglement. Eenieder die de raadszitting bijwoont, ontvangt bij het binnenkomen de agenda. Vanaf de verzending van de lijst met een beknopte omschrijving van de besluiten van de gemeenteraad wordt deze lijst gedurende minstens 10 dagen ter inzage gelegd van het publiek. Deze inzage- mogelijkheid wordt door aanplakking bekendgemaakt. De bekendmaking vermeldt de agenda van de raadszitting, de duur en de plaats waar de beslissingen die op de lijst zijn vermeld gedurende minstens tien dagen na het nemen van de besluiten ter inzage liggen van het publiek. Een volledig verslag inzake alle genomen beslissingen van de gemeenteraad verschijnt telkens op de gemeentelijke website na goedkeuring van de notulen. Art.5. 1. Voor elk agendapunt worden de dossiers, inzonderheid de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en het toegelicht voorstel van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping,op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de gemeenteraadsleden. Deze kunnen er voor de vergadering kennis van nemen. Deze gegevens zijn,voor zover het technisch mogelijk is en in zoverre ze digitaal in het document-management systeem (DMS) beschikbaar zijn, gedurende dezelfde periode eveneens raadpleegbaar via dit DMS. Ingeval van discussie omtrent de 29/06/2010 Pagina 4 van 18
samenstelling van de dossiers primeert de papieren versie boven de digitale versie. 2. Uiterlijk veertien dagen voor de vergadering,gedurende welke de gemeenteraad dient te beraadslagen,over ontwerp en de jaarlijkse aanpassing van meerjarenplan of over de rekeningen, doet het college aan elk gemeenteraadslid een exemplaar toekomen van het ontwerp en de jaarlijkse aanpassing van meerjarenplan of van de rekeningen. Minstens acht dagen voor de dag van de vergadering wordt het ontwerp van een budgetwijziging aan de raadsleden overgemaakt 3. Aan de gemeenteraadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of door de door hem aangewezen ambtenaren technische toelichting worden verstrekt over de in voorgaand lid bedoelde dossiers. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. Art.6. 1. Geen akte,geen stuk betreffende het bestuur mag aan het onderzoek van de raadsleden worden onttrokken. 2. De gemeenteraadsleden hebben tijdens de kantooruren van het gemeentesecretariaat het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers,stukken en akten. Van het recht tot het bekomen van een afschrift zijn uitgesloten : - documenten van uitsluitend algemeen belang - documenten die nog in bewerking zijn - documenten die nog ter studie liggen De gemeenteraadsleden richten hun vraag tot het afleveren van een afschrift aan de gemeentesecretaris. Indien de gemeentesecretaris van oordeel is dat een gevraagd afschrift dient geweigerd te worden, zal hij deze vraag voorleggen aan het eerstvolgend college van burgemeester en schepenen. Het college zal alsdan oordelen of het afschrift al dan niet afgeleverd kan worden en zal het raadslid binnen de acht dagen, na het collegebesluit, hiervan in kennis stellen. Deze afschriften worden gratis ter beschikking gesteld. Evenwel dienen de gemeenteraadsleden erop te letten dat hun aanvraag niet kennelijk onredelijk is. 3. De gemeenteraadsleden mogen alle inrichtingen en diensten bezoeken die de gemeente opricht en beheert. Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de gemeenteraadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij op welke dag en uur willen bezoeken. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de raadsleden passief optreden. QUORUM 29/06/2010 Pagina 5 van 18
Art.7. Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de gemeenteraadsleden de aanwezigheidslijst. De namen van deze leden, die de lijst getekend hebben, worden in de notulen vermeld. Art.8. De gemeenteraad kan enkel geldig beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 GD overgenomen. WIJZE VAN VERGADEREN Art.9. De voorzitter van de gemeenteraad of bij diens afwezigheid het gemeenteraadslid volgende de vastgestelde rangorde der gemeenteraadsleden zit de gemeenteraad voor. De vergadering wordt door de voorzitter geopend en gesloten. Art.10. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen,verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Art.11. De notulen van de vorige vergadering liggen, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen, voor de volgende vergadering op het gemeentesecretariaat ter beschikking van de raadsleden, die er kennis willen van nemen. Elk gemeenteraadslid heeft het recht om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. 29/06/2010 Pagina 6 van 18
In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. Telkens als de gemeenteraad het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de gemeentesecretaris ondertekend. Art.12. De voorzitter geeft kennis van de tot de gemeenteraad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de gemeenteraad aanbelangen. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de gemeenteraad er anders over beslist. Art.13. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk gemeenteraadslid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de gemeenteraadsleden. Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de gemeentesecretaris vragen om toelichting te geven. Art.14. Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst: 1.om te vragen dat men niet zal besluiten 2.om de verdaging te vragen 3.om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie 4.om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden 5.om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden 6.om naar het reglement te verwijzen Art.15. Elk gemeenteraadslid heeft het recht om aan de gemeenteraad voorgelegde voorstellen te amenderen. Amendementen worden schriftelijk en/of mondeling bij de voorzitter ingediend. 29/06/2010 Pagina 7 van 18
De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. Art.16. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of om de orde te handhaven/herstellen. Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem of haar tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het gemeenteraadslid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem of haar het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk gemeenteraadslid dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Art.17. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk gemeenteraadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk gemeenteraadslid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of het verzoek tot herstel van de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Art.18. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, terstond elke toehoorder doen verwijderen, die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt. Hij kan bovendien tegen deze persoon een proces-verbaal opmaken en hem verwijzen naar de politierechtbank onverminderd andere vervolgingen indien het feit daartoe grond oplevert. Art.19. Geen enkel gemeenteraadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp tenzij de voorzitter er anders over beslist. Art.20. Wanneer de vergadering rumoerig wordt zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij bij voortduring van het rumoer de vergadering zal schorsen of sluiten. 29/06/2010 Pagina 8 van 18
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De gemeenteraadsleden moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Art.21. Nadat de gemeenteraadsleden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken,sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in art.16 en 19. Art.22. 1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen. 3. De gemeenteraad stemt over het budget in haar geheel en over de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij of zij aanwijst indien het om het budget gaat. In dat geval mag over het geheel eerst gestemd worden na de stemming over een of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen en de stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wenst te stemmen en op de onderdelen die reeds bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. WIJZE VAN STEMMEN Art.23. 1. De stemmingen in de gemeenteraad zijn niet geheim. 2. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen 3 individuele personeelszaken 3. Onder voorbehoud van de toepassing van de bepalingen in 2 stemmen de leden van de gemeenteraad mondeling. De mondelinge stemming geschiedt door elk gemeenteraadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. 29/06/2010 Pagina 9 van 18
Iedere stemming wordt begonnen met de schepen of het gemeenteraadslid dat links naast de voorzitter zit en wordt voortgezet in dezelfde richting als de wijzers van het uurwerk. 4. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming. Art.24. Ook bij geheime stemming, stemmen de gemeenteraadsleden ja, neen of onthouden ze zich. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste gemeenteraadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Art.25. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal gemeenteraadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk gemeenteraadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Art.26. Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke geheime stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. VRAGENRECHT/ INTERPELLATIERECHT GEMEENTERAADSLEDEN Art.27. 1. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Vragen tot het verkrijgen van cijfermatige gegevens kunnen uitsluitend schriftelijk gesteld en beantwoord worden. Vragen kunnen gesteld worden zowel over actuele onderwerpen van gemeentelijk belang als over aangelegenheden die het bestuur van de gemeente betreffen als over de wijze waarop de bevoegdheden van burgemeester en schepenen worden uitgeoefend in uitvoering van de wetten,decreten en reglementaire bepalingen van hogere overheden behalve over die aangelegenheden waarover overeenkomstig 29/06/2010 Pagina 10 van 18
wettelijke of decretale bepalingen geen informatie mag gegeven worden of in zaken waarin het college van burgemeester en schepenen een jurisdictionele bevoegdheid uitoefent. De vragen mogen niet verplichten tot het doorvoeren van omvangrijke studies of opzoekingen, tot het verzamelen van statistische gegevens of tot het houden van enquêtes, tenzij op verzoek van de gemeenteraad. Onontvankelijk zijn bovendien: - vragen die uitsluitend strekken tot het verkrijgen van documentatie of juridische en/ of administratieve adviezen of inlichtingen of louter statistische inlichtingen. - vragen die betrekking hebben op een aanhangige rechtsvordering - vragen die intenties peilen - vragen die enkel gesteld worden om van repliek te dienen op een reeds ontvangen antwoord. Het vraagrecht kan geen aanleiding geven tot het houden van een debat of interpellatie of tot het nemen van enig besluit in de gemeenteraad. 2. Onmiddellijk na de afhandeling van de agenda van de openbare vergadering wordt een vraagmoment uitgetrokken tijdens hetwelk de raadsleden de mogelijkheid hebben om vragen te stellen over onderwerpen zoals vermeld in artikel 7.a. die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. De vragen kunnen zowel mondeling als schriftelijk gesteld worden. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Op de mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting mondeling geantwoord bij het begin van het vragenmoment. De mondelinge vragen in chronologische volgorde van indiening tijdens de vorige zitting worden daartoe samen met de respectievelijk bijhorende antwoorden vooraan geplaatst op de agenda van het vragenmoment. Vragen over hetzelfde onderwerp worden samengevoegd. Zowel de mondelinge als de schriftelijke vragen zullen kort en bondig geformuleerd worden en mogen niet gepaard gaan met een omstandige verduidelijking. De mondelinge vraagstelling en het mondelinge antwoord mogen niet langer duren dan elk respectievelijk vijf minuten. Wenst het raadslid echter een bespreking en/of debat over zijn mondelinge vraag kan hij het onderwerp doen agenderen op een gemeenteraadsagenda als voorstel tot interpellatie. In geen geval mag een vraag die geen nieuwe elementen bevat tov een eerder gestelde vraag en waarbij de omstandigheden waarop de vraag betrekking heeft ongewijzigd zijn gebleven opnieuw worden gesteld in de loop van dezelfde zitting of tijdens de onmiddellijke daarna volgende zitting. De voorzitter waakt over de tijdsduur van de tussenkomsten en de goede orde van het vragenmoment. 29/06/2010 Pagina 11 van 18
VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE GEMEENTERAAD Art.28. 1. Ieder heeft het recht verzoekschriften door een of meer personen ondertekend schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. De verzoekschriften moeten handelen over een onderwerp van openbaar en gemeentelijk belang met uitsluiting van elk particulier belang. In geval van betwisting inzake ontvankelijkheid van een verzoekschrift doen de aanwezige raadsleden hierover uitspraak. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Het verzoekschrift dient in elk geval de naam en adres van de verzoeker(s) en het onderwerp te vermelden en wordt ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ingediend op het gemeentesecretariaat. Het verzoek wordt ingediend met een formulier, dat de gemeente ter beschikking stelt en wordt met een aangetekende brief aan de gemeente overgemaakt. 2. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door een orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. 3. De gemeenteraad verstrekt binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. NOTULEN Art.29. De notulen vermelden in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waaromtrent de gemeenteraad geen beslissing genomen heeft. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming vermelden de notulen hoe elk raadslid gestemd heeft.. Van deze laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen genomen met unanimiteit. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Elk raadslid heeft het recht zijn tussenkomst over een bepaald punt woordelijk te laten notuleren op voorwaarde dat deze tussenkomst niet meer bedraagt dan 1 regel. Wanneer de tussenkomst meer bedraagt dan 1 regel dient deze tussenkomst schriftelijk overhandigd aan de secretaris doch mag zij niet langer zijn dan 10 29/06/2010 Pagina 12 van 18
regels. Zowel de mondelinge als de schriftelijke vragen en de daaropvolgende antwoorden zullen in de notulen opgenomen worden. ONDERTEKENING AKTEN VAN DE GEMEENTERAAD Art.30. 1. De reglementen, verordeningen, beslissingen, akten van de gemeenteraad en alle andere stukken of briefwisseling die specifiek betrekking hebben op de gemeenteraad worden ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en mede ondertekend door de gemeentesecretaris. 2. De reglementen, verordeningen, beslissingen en akten van de burgemeester en van het college van burgemeester en schepenen worden ondertekend door de burgemeester en mede ondertekend door de gemeentesecretaris. 3. De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden, belast met het budgethouderschap, worden door deze personeelsleden ondertekend als ze enkel betrekking hebben op hun budgethouderschap. 4. Alle voor eensluidende verklaarde afschriften en briefwisseling worden ondertekend door de burgemeester en mede ondertekend door de gemeentesecretaris. Art.31. De burgemeester kan zijn bevoegdheid tot ondertekening, bedoeld in artikel 30 schriftelijk opdragen aan een of meer leden van het college van burgemeester en schepenen tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de originelen van de notulen. Die opdracht kan ten alle tijde worden herroepen. De schepen aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. Art. 32. De voorzitter van de gemeenteraad kan zijn bevoegdheid tot ondertekening opdragen aan een of meer leden van de gemeenteraad, tenzij die bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de originelen van de notulen. Die opdracht kan te allen tijde worden herroepen. Het gemeenteraadslid aan wie de opdracht tot ondertekening is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. Art.33. De gemeentesecretaris kan zijn bevoegdheid tot ondertekening, als bedoeld in artikel 30 opdragen aan een of meer personeelsleden van de gemeente tenzij de 29/06/2010 Pagina 13 van 18
bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de originelen van de notulen. Deze opdracht gebeurt schriftelijk en is ten alle tijde herroepbaar. De gemeenteraad wordt daarvan op de hoogte gebracht tijdens zijn eerstvolgende vergadering. De personeelsleden aan wie de opdracht tot medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. KENNISGEVING BESLISSINGEN CBS Art. 34 De notulen van de vergadering van het college van burgemeester en schepenen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het college van burgemeester en schepenen. De notulen worden uiterlijk binnen één week na de goedkeuring per email of op papier afhankelijk van de uitgedrukte wens verstuurd aan de gemeenteraadsleden. SPREEKRECHT VOOR ADVIESRADEN Art.35. Indien de raad erom vraagt, kan een afgevaardigde namens een gemeentelijke adviesraad, het standpunt van de adviesraad komen toelichten over een gevraagd onderwerp of agendapunt. Indien deze toelichting wordt gevraagd voor de behandeling van een bepaald agendapunt van diezelfde raadszitting, zal de openbare zitting daartoe geschorst worden. Indien de gevraagde toelichting geen verband houdt met de behandelende agendapunten van die gemeenteraadszitting, zal er tijd voor vrijgemaakt worden na afloop van het vragenmoment van de gemeenteraadsleden en van het spreekrecht/ vragenmoment voor het publiek. RAADSCOMMISSIES Art.36. De gemeenteraad richt in zijn midden één verenigde commissie, 3 beleidscommissies, één tuchtcommissie en één evaluatiecommissie voor de decretale graden op. De verenigde commissie heeft tot doel de raadsleden informatie en toelichting te verstrekken rond toekomstige beleidsinitiatieven alsmede omtrent de uitvoering en de stand van zaken van belangrijke beleidsdossiers en besprekingen te organiseren omtrent belangrijke beleidsdossiers. De drie beleidscommissies beschikken, elk wat hun beleidsdomein betreft,over de volgende bevoegdheden : - het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen 29/06/2010 Pagina 14 van 18
- het verlenen van advies over de materies die behoren tot de bevoegdheid van de gemeenteraad - het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De tuchtcommissie en de evaluatiecommissie voor de decretale graden zullen bij apart besluit worden opgericht en de werkingsmodaliteiten van deze commissies zullen in het oprichtingsbesluit worden opgenomen. Art.37. De volgende drie beleidscommissies worden opgericht : - Commissie van algemeen bestuur, burger- en juridische zaken en financiën - Commissie van leefomgeving en openbare werken - Commissie Vrije Tijd Art.38. De verenigde commissie bestaat uit alle leden van de gemeenteraad. Elke beleidscommissie bestaat uit 11 effectieve leden gekozen onder de raadsleden. Voor elk effectief lid van de beleidscommissies kan een vervanger aangeduid worden. Naast het effectief lidmaatschap kan ieder gemeenteraadslid elke commissievergadering bijwonen en er het woord voeren. De mandaten van lid van iedere beleidscommissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Van elke fractie moet er minstens één vertegenwoordiger zitting hebben in de commissie. Elke commissie wordt voorgezeten door een raadslid. De burgemeester of schepen kan geen voorzitter zijn van een gemeenteraadscommissie. De gemeentesecretaris kan de zittingen van de raadscommissies bijwonen. Art.39. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden uitnodigen om gehoord te worden, met inbegrip van het lid/de leden van het college dat/die bevoegd is/zijn voor het respectievelijke beleidsdomein van de commissie. Mits uitdrukkelijke vermelding in de schriftelijke uitnodiging is het bevoegd lid van het college verplicht om de vergadering van de commissie bij te wonen, waarbij het lid zich kan laten bijstaan door een of meer ambtenaren of andere deskundigen. Art.40. De commissies vergaderen zo dikwijls als de zaken die tot hun bevoegdheden behoren, het vereisen. Zij kunnen vergaderen ongeacht het aantal deze aanwezige leden. De zittingen van de commissies zijn openbaar. De voorzitter waakt over het ordelijk verloop van de vergaderingen van zijn commissie, overeenkomstig de bepalingen ter zake van toepassing op de gemeenteraad volgens het reglement van het huishoudelijk reglement. Het ambt van secretaris wordt waargenomen door de gemeentesecretaris of door 29/06/2010 Pagina 15 van 18
een of meer ambtenaren van de gemeente op voorstel van de gemeentesecretaris. De bijeenroeping gebeurt door de voorzitter overeenkomstig de procedure zoals bepaald voor de bijeenroeping van de gemeenteraad. Op vraag van een derde van de leden van de commissie is de voorzitter verplicht de commissie bijeen te roepen op dag en uur door deze leden bepaald, met dien verstande dat de verplichte termijn van 8 dagen tussen oproeping en vergadering door de voorzitter kan gerespecteerd worden. In hun schriftelijke vraag moeten deze leden de agenda vermelden vergezeld van een verklarende nota. De leden van het college en de raadsleden kunnen,zonder stemrecht, de commissies waarvan zij geen deel uitmaken bijwonen en mogen er eveneens het woord voeren. Voor elke bijeenkomst zal er een aanwezigheidslijst getekend worden door de leden. De installatie van de commissies dient te gebeuren uiterlijk binnen de twee maanden na de samenstelling ervan door de gemeenteraad. De installatievergadering van elke commissie wordt bijeengeroepen en voorgezeten door de burgemeester. Art.41. Aan de gemeenteraadsleden wordt presentiegeld verleend voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissies. Evenwel bedraagt het presentiegeld voor het bijwonen van de commissievergaderingen de helft van het presentiegeld voor het bijwonen van de gemeenteraadszittingen, hetgeen bij afzonderlijke gemeenteraadsbeslissing zal vastgesteld worden. FRACTIES Art.42. Op de installatievergadering van de gemeenteraad worden de fracties vastgesteld. Op 2 januari 2007 zijn de volgende fracties vastgesteld : SPA VLD-Vivant Vlaams Belang CD&V - NVA Elke fractie heeft een vrije keuze tot aanstelling van een fractieleider. PRESENTIEGELD Art.43. 29/06/2010 Pagina 16 van 18
Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor elke vergadering van de gemeenteraad waarop zij aanwezig zijn. Dit presentiegeld zal bij afzonderlijke gemeenteraadsbeslissing vastgesteld worden en wordt alleen uitbetaald indien een gemeenteraadslid minstens de behandeling van de helft van de agendapunten heeft bijgewoond, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad. Presentiegelden worden ook toegekend aan de raadsleden, aanwezig voor de verdaging van de raadszitting wegens een onvoldoende quorum om geldig te beraadslagen en te beslissen, ongeacht of er op die raadzitting enige beraadslaging of stemming plaats had of enige beslissing werd genomen. Art.44. Buiten voormeld presentiegeld hebben de gemeenteraadsleden geen recht op terugbetaling van gemaakte kosten. Art.45. Bij afzonderlijk besluit kan de gemeenteraad beslissen een fractietoelage toe te kennen. Art.46. De bepalingen van het gemeentedecreet hebben voorrang op de bepalingen opgenomen in onderhavig huishoudelijk reglement en bij onduidelijkheden primeren de bepalingen van het gemeentedecreet. Gelet op titel VIII, hoofdstuk I van het Gemeentedecreet dd. 15.07.2005, inhoudende de bepalingen omtrent het bestuurlijk toezicht; Gelet dat deze beslissing op... werd doorgestuurd naar het Provinciebestuur Limburg; Ondergetekende bevestigt dat de termijn van 30 dagen verstreken is, zonder dat er vanwege het Provinciebestuur een beslissing van schorsing of vernietiging dienaangaande is ontvangen; De Gemeentesecretaris, Stemming: Goedgekeurd met algemeen akkoord (26). Gedaan te Lanaken in zitting zoals hierboven vermeld. Namens de gemeenteraad, 29/06/2010 Pagina 17 van 18
Get. William Vancleynenbreugel gemeentesecretaris Get. Marino Keulen voorzitter Voor eensluidend afschrift, W. Vancleynenbreugel gemeentesecretaris Guido Willen burgemeester 29/06/2010 Pagina 18 van 18