Nummer archiefinventaris: 2.13.168 Inventaris van het archief van de Hoofdafdeling Comptabiliteit, (1949) 1963-1976 van het Ministerie van Defensie Auteur: H.E.M. Mettes Nationaal Archief, Den Haag 2008 Copyright: cc0 This finding aid is written in Dutch.
2.13.168 Defensie / Comptabiliteit 3 I N H O U D S O P G A V E Beschrijving van het archief...5 Aanwijzingen voor de gebruiker...6 Openbaarheidsbeperkingen...6 Beperkingen aan het gebruik...6 Aanvraaginstructie... 6 Citeerinstructie... 6 Archiefvorming...7 Geschiedenis van de archiefvormer...7 De Hoofdafdeling Comptabiliteit, 1963-1976...7 Matrix-organisatie...7 Geschiedenis van het archiefbeheer...7 De verwerving van het archief...7 Inhoud en structuur van het archief...8 Verantwoording van de bewerking...8 Verwant materiaal...9 Beschrijving van de series en archiefbestanddelen...11
2.13.168 Defensie / Comptabiliteit 5 Beschrijving van het archief B E S C H R I J V I N G V A N H E T A R C H I E F Naam archiefblok: Ministerie van Defensie: Hoofdafdeling Comptabiliteit Periode: 1949-1976 merendeel 1963-1976 Archiefbloknummer: D25 Omvang: 0.80 meter; 21 inventarisnummers. Taal van het archiefmateriaal: Het merendeel der stukken is in het Nederlands. Archiefbewaarplaats: Nationaal Archief, Den Haag Archiefvormers: Ministerie van Defensie / Hoofdafdeling Comptabiliteit Samenvatting van de inhoud van het archief: De werkzaamheden van de Hoofdafdeling Comptabiliteit van het Ministerie van Defensie (1949-1976) bestonden voornamelijk uit het samenstellen van begrotingen, financieel beheer en het verrichten van betalingen. Het archief omvat stukken betreffende de financiële en administratieve verantwoording van aanschaf, beheer en onderhoud van materieel, overzichten betreffende voorzieningen en diensten ten behoeve van personeel en stukken opgemaakt in het kader van specifieke begrotingsdoelstellingen.
6 Defensie / Comptabiliteit 2.13.168 Aanwijzingen voor de gebruiker Aanwijzingen voor de gebruiker Openbaarheidsbeperkingen OPENBAARHEIDSBEPERKINGEN Volledig openbaar. Beperkingen aan het gebruik BEPERKINGEN AAN HET GEBRUIK Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht. Aanvraaginstructie AANVRAAGINSTRUCTIE Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen: 1. U maakt een profiel aan op www.gahetna.nl, en logt vervolgens in; 2. Via de archiefinventaris (alleen de beschrijvingen met rode nummers) selecteert u het gewenste archiefstuk door op de knop 'Reserveren' te klikken; 3. In het volgende scherm geeft u aan op welke dag u het archiefstuk wilt inzien; 4. Indien u zich bevindt in de studiezaal en een tafelnummer heeft ontvangen kunt u dit nummer vermelden. Als u geen tafelnummer heeft kunt u tafelnummer 777 laten staan; 5. Vervolgens bevestigt u uw reservering door deze te versturen. Citeerinstructie CITEERINSTRUCTIE Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Defensie: Hoofdafdeling Comptabiliteit, nummer toegang 2.13.168, inventarisnummer... VERKORT: NL-HaNA, Defensie / Comptabiliteit, 2.13.168, inv.nr....
2.13.168 Defensie / Comptabiliteit 7 Archiefvorming Archiefvorming Geschiedenis van de archiefvormer GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER De Hoofdafdeling Comptabiliteit, 1963-1976 DE HOOFDAFDELING COMPTABILITEIT, 1963-1976 De hoofdafdeling comptabiliteit werd met ingang van 1 november 1963 ingesteld. De hoofdafdeling kwam voort uit de samenvoeging van de afdelingen comptabiliteit van de Koninklijke Marine en van de afdeling met dezelfde naam van de Koninklijke Landmacht/Luchtmacht tot een hoofdafdeling. Aan deze samenvoeging lag ten grondslag dat deze integratie zou moeten leiden tot meer doelmatigheid. In 1963 reorganiseerde minister De Jong het Ministerie van Defensie en voerde daarbij de zogenaamde verticale organisatiestructuur in. De zelfstandigheid van de drie krijgsmachtdelen werd tot vlak onder de minister doorgetrokken. Elk krijgsmachtdeel kreeg een eigen staatssecretaris en een eigen plaatsvervangend secretarisgeneraal. Op centraal niveau werden enkele zelfstandige, overkoepelende afdelingen ingesteld, die onder andere taken gingen verrichtten voor alle drie de krijgsmachtdelen. Zo ontstonden drie zuilen waarin het hoofdbeleid werd voorbereid en uitgevoerd, waarbij bepaalde taken, zoals comptabiliteit, personeelszaken en juridische zaken, juist gecentraliseerd ondergebracht werden bij één centrale organisatie. De werkzaamheden van de Hoofdafdeling Comptabiliteit waren geregeld in de Comptabiliteitswet. De bevoegdheden van het hoofd comptabiliteit waren ook strikt gereglementeerd. De hoofden worden benoemd, geschorst en ontslagen in nauw overleg met de minister van Financiën. De taak van de afdeling is het samenstellen van begrotingen, financieel beheer en het verrichten van betalingen. Matrix-organisatie MATRIX-ORGANISATIE In december 1976 werd de zogenaamde matrix-organisatie voor het Ministerie van Defensie ingevoerd. Direct onder de politieke en ambtelijke top werden enkele centrale directoratengeneraal ingesteld, waaronder Economie & Financiën. Dit als rechtsopvolger van de Hoofdafdeling Comptabiliteit. De voornaamste taak van deze centrale organen werd het formuleren van de randvoorwaarden voor het te voeren beleid, coördineren van de activiteiten van de krijgsmachtdelen en het toetsen van de beleidsuitvoering door de krijgsmachtdelen aan de vastgestelde randvoorwaarden. Bij de drie krijgsmachtdelen werden directies ingesteld voor de functiegebieden operationeel, personeel, materieel en economie & financiën. Zowel de hoofden van de centrale organisatie, de directeuren-generaal en de Chef Defensiestaf, als de hoofden van de directies van de krijgsmachtdelen, de directeuren Personeel, Materieel, Economie & Financiën en de chefs van de krijgsmachtstaven, stonden rechtstreeks onder de leiding van het ministerie. Dit betekende in principe dat afdelingshoofden van de directies van de krijgsmachtdelen zowel onder hun eigen hiërarchische directeur of chef staf vielen, alsook aanwijzingen vanuit de centrale organen konden krijgen hetgeen kenmerkend is voor een matrix-organisatie. Geschiedenis van het archiefbeheer GESCHIEDENIS VAN HET ARCHIEFBEHEER De verwerving van het archief DE VERWERVING VAN HET ARCHIEF Overbrenging van een overheidsarchief
8 Defensie / Comptabiliteit 2.13.168 Inhoud en structuur van het archief Inhoud en structuur van het archief Verantwoording van de bewerking VERANTWOORDING VAN DE BEWERKING In 2007 werden, op grond van de selectielijsten organisatie rijksoverheid en rijksbegroting uit het archief twee meter archiefbescheiden verwijderd en daarna vernietigd. Tijdens de bewerking is er voor gekozen slechts een plaatsingslijst te vervaardigen. Dit gezien de geringe omvang van het resterende archief en de lage raadpleegfrequentie.
2.13.168 Defensie / Comptabiliteit 9 Verwant materiaal Verwant materiaal
2.13.168 Defensie / Comptabiliteit 11 Beschrijving van de series en archiefbestanddelen B E S C H R I J V I N G V A N D E S E R I E S E N A R C H I E F B E S T A N D D E L E N 15 Stukken betreffende de administratieve verantwoording, de geldvoorziening en de salarisvoorziening voor ambtenaren in buitengewone omstandigheden en in oorlogstijd, 1949-1974 1 pak 3 Stukken betreffende het beheer en de besteding van gelden van het Aardenburg Fonds, ten behoeve van voorzieningen ten behoeve van patiënten van het Militair Revalidatie Centrum, 1950-1976 1 omslag 17 Stukken betreffende het ministeriële beleid inzake de verkoop of afvoer van overtollige of overbodige goederen, 1956-1974 1 omslag 13 Stukken betreffende woningbouw voor militairen, 1960-1970 1 omslag 8 Stukken betreffende contracten voor de aanschaf van vliegtuigen, voertuigen en wapens, 1961-1972 1 omslag 9 Stukken betreffende de financiële gevolgen van monetaire maatregelen op de begrotingen van defensie, 1961-1973 1 omslag 20 Stukken betreffende steunverlening en interne controle van de gewapende politie en de Troepenmacht in Suriname, 1963-1975 1 omslag 1 Stukken betreffende de instelling, organisatie en taak van een afdeling comptabiliteit, 1963-1977 1 omslag 2 Stukken betreffende mogelijke aanspraak op vrijstelling van belastingen van buitenlandse strijdkrachten, gelegerd in Nederland, ingevolge verdragen en overeenkomsten, 1970-1975 1 omslag 7 Stukken betreffende overeenkomsten en verschillen van interne controles inzake het beheer en de administratie bij de verschillende krijgsmachtdelen, 1971-1975 1 omslag 6 Stukken betreffende de koppeling van de voorraadadministratie met de begrotingsadministratie, 1972-1977 1 omslag
12 Defensie / Comptabiliteit 2.13.168 10 Stukken betreffende pogingen om te besparen op het energiegebruik in verband met de energiecrisis, 1973-1976 1 omslag 4 Stukken betreffende de consequenties van arbeidstijdverkorting, 1974-1975 1 omslag 5 Stukken betreffende mogelijke vrijstelling van indirecte belastingen van aanschaffingen voor de krijgsmacht, 1974-1975 1 omslag 12 Stukken betreffende investeringsoverzichten van de krijgsmachtdelen in de jaren 1976 tot en met 1983, 1974-1975 1 omslag 11 Stukken betreffende de verantwoordelijkheid, de aansprakelijkheid van de Staat alsmede financiële aspecten voor wat betreft het ruimen van improvised explosive devices, 1974-1976 1 omslag 21 Stukken betreffende de spreiding van defensiediensten, 1974-1976 1 pak 16 Stukken betreffende de verrekening van kosten gemaakt bij gijzelingsacties, 1976 1 omslag 18 Stukken betreffende financiële aspecten verbonden aan het structuurschema militaire terreinen, 1976 1 omslag 19 Stukken betreffende een doelstellingenanalyse inzake de vervanging en uitbreiding van de walradarketens langs de Nieuwe Waterweg, 1976 1 omslag 14 Stukken betreffende de uniformering van de begrotingsopbouw, 1976 1 omslag