Privacy-reglement Inleiding Personen of instanties die een persoonsregistratie voeren zijn in principe verplicht dat te melden bij de Registratiekamer. Dit gebeurt via een aanmeldingsformulier waarin onder meer wordt aangegeven wat het doel is van de persoonsregistratie, welke gegevens worden vastgelegd, wie de gegevens gebruikt en waarvoor ze gebruikt worden. Op dit moment (juni 2001) wordt een aanmeldingsdiskette ontwikkeld, waardoor het in de toekomst mogelijk wordt om uw bestanden elektronisch bij de Registratiekamer aan te melden. De privacywet Wat regelt de privacywet? Met de privacywet wordt meestal de Wet persoonsregistraties bedoeld. In deze wet staan namelijk spelregels voor het omgaan met persoonsgegevens. Zo staat er in die wet dat u alleen gegevens voor een bepaald doel vast mag leggen. De gegevens moeten verder op een rechtmatige manier verkregen zijn en mogen alleen in handen komen van instanties en personen voor wie ze bestemd zijn. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over u zeggen. Dat kunnen dus zijn uw naam, uw geboortedatum en uw adres e.d. Wat is een persoonsregistratie? Een persoonsregistratie is een verzameling van gegevens van meerdere personen, die volgens een bepaald systeem is ingericht. Is een kaartenbak ook een persoonsregistratie? Ja, als in die kaartenbak gegevens over personen staan wel. Want ook handmatig gevoerde verzamelingen die systematisch zijn ingedeeld zijn persoonsregistraties en vallen dus ook onder de Wet persoonsregistraties. Wat zijn gevoelige gegevens? Dat zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksualiteit of intiem levensgedrag en gegevens van medische, psychologische, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke aard. Financiële gegevens zijn voor de wet dus niet 'gevoelig'. Welke gegevens mag ik in een persoonsregistratie opnemen? U mag alleen gegevens opnemen die rechtmatig zijn verkregen en die te maken hebben met het doel waarvoor u een persoonsregistratie heeft aangelegd. Wanneer mag ik gegevens gebruiken? U mag gegevens alleen gebruiken als dit verband houdt met het doel waarvoor u gegevens verzamelt. 1
Privacy-reglement PCL regio Gorinchem e.o. 1. Algemeen De PCL voor Gorinchem wordt gevormd door de 2 coördinatoren van de samenwerkingsverbanden 41.01 en 41.02. De twee coördinatoren vormen ten behoeve van de PCL een personele unie. Dit houdt in, dat de twee samenwerkingsverbanden elk vertegenwoordigd zijn in de PCL en dat deze vertegenwoordiger tijdens de behandeling van leerlingen uit het desbetreffende samenwerkingsverband in juridische zin optreedt als PCL. De PCL heeft tot taak om te beoordelen of een leerling toelaatbaar is tot een speciale school voor basisonderwijs. Bij deze beoordeling is sprake van een inhoudelijke en van een procedurele toetsing. De inhoudelijke toetsing wordt verricht door één van de zorgcommissies, die vervolgens een advies uitbrengt aan de PCL. De PCL neemt dit advies over na toetsing van de procedure (smalle PCL). Het privacyreglement is van toepassing op de zorgcommissies en de PCL. 2. Begripsbepaling Dit reglement verstaat onder: Bewerker: De rechts- dan wel natuurlijke persoon, niet zijnde de houder, die het geheel of een gedeelte van de apparatuur of het fysieke systeem onder zich heeft waarmee de registratie wordt gevoerd. De geregistreerde: Degene, zoals genoemd in art. 4, over wie de registratie gegevens bevat. De houder: De PCL, i.c. de vetegenwoordiger van het samenwerkingsverband en de ambtelijk secretaris. PCL: De Permanente Commissie Leerlingenzorg van de samenwerkingsverbanden 41.01 en 41.02 in Gorinchem. Persoonsgegevens: Gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon. De registratie: Het systeem (geautomatiseerd of fysiek, of de combinatie daarvan) dat door de instelling wordt aangehouden, waarin (persoons)gegevens zijn opgenomen van personen genoemd in artikel 4. Zorgcommissie: Een multidisciplinair team, waarin op verzoek van een aanmelder een leerling wordt besproken om te komen tot een advies omtrent de optimale zorg voor de leerling. Monitor: Database waarin op stedelijk niveau gegevens worden verzameld over verwijzing naar en plaatsing van leerlingen op speciale scholen voor basisonderwijs. 2
3. Doel van de registratie De registratie heeft tot doel: Als bron van informatie te dienen t.b.v. de PCL bij haar beoordeling of plaatsing van een leerling op een speciale school voor basisonderwijs noodzakelijk is en t.b.v. adviseurs die daarbij betrokken zijn. Als bron van informatie te dienen bij de behandeling van bezwaarschriftprocedures door de PCL en t.b.v. adviseurs die daarbij betrokken worden en voor het voeren van administratief-rechtelijke procedures in geval van beroep tegen een beslissing van de PCL op een bezwaarschrift en in geval van hoger beroep. Als bron van informatie te dienen t.b.v. de PCL bij haar advisering aan de basisschool t.b.v. de te bieden zorg aan een leerling. Als bron van informatie te dienen ten behoeve van de Gorcumse monitor. Door middel van de monitor verkrijgt de PCL inzicht in wijzigingen in verwijzingspercentages, deelnamepercentages en grensverkeer. 4. Verantwoordelijkheid van de houder De houder van de registratie is verantwoordelijk voor de werking van de registratie overeenkomstig de bepalingen van de Wet Persoons Registratie (WPR), de daarop gebaseerde Koninklijke Besluiten en dit reglement. De houder treft daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van gegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn. Hoe zit het met de beveiliging? U heeft een beveiligingsplicht. U moet zowel organisatorische als technische maatregelen treffen om onder andere diefstal en aantasting van de gegevens tegen te gaan. Denk bijvoorbeeld aan wachtwoorden, toegangsautorisaties, regelmatige backups, regels voor thuiswerken, virusscanners etc. 5. Categorieën van personen in de registratie In de registratie worden uitsluitend gegevens opgenomen over: leerlingen die voor beoordeling van de noodzaak van plaatsing op een school voor speciaal basisonderwijs bij de zorgcommissie en/of de PCL zijn aangemeld; leerlingen op een basisschool die voor advisering bij de zorgcommissie zijn aangemeld; familieleden of andere personen uit de omgeving van deze leerlingen, voorzover de gegevens in redelijkheid relevant zijn te achten voor beoordeling en advisering; leerlingen voor wie een beschikking is afgegeven. 3
6. Opnemen van gegevens 1. Omtrent de personen, bedoeld in art.4 kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de geregistreerde, diens wettelijke vertegenwoordiger, de school die de leerling bezoekt, bevoegde overheidsorganen, deskundigen of deskundige instanties en voor zover toegestaan op grond van het Besluit Gevoelige Gegevens. Andere gegevens kunnen alleen worden opgenomen indien de geregistreerde of zijn wettelijke vertegenwoordiger daarmee instemt en voor zover dat tevens noodzakelijk is voor de doelstelling van de registratie. 2. In alle gevallen worden in de registratie uitsluitend gegevens opgenomen die dienstig kunnen zijn ter verwezenlijking van het doel van de registratie. 3. De houder doet mededeling aan de geregistreerde dat persoonsgegevens over de aanmelding zijn geregistreerd. 7. Verwijderen van gegevens De gegevens bedoeld in artikel 5 worden aan de inzenders geretourneerd en derhalve uit de registratie verwijderd nadat: De door de PCL gegeven toelaatbaarheidverklaring inzake de toelaatbaarheid voor een speciale school voor basisonderwijs onherroepelijk is geworden. Twee jaren zijn verstreken sinds het verstrekte advies inzake een bij de PCL aangemelde leerling. Hiervan zijn uitgezonderd gegevens die demografisch van aard zijn (de Gorcumse monitor) en kunnen dienen als basis voor stedelijk onderwijsbeleid. Na toestemming van de ouders worden dossiergegevens van de zorgcommissie doorgezonden naar de school voor SVO of SO waarop de leerling geplaatst wordt. Dossiers van besproken leerlingen die niet worden verwezen, worden in de zorgcommissie bewaard tot maximaal 5 jaar na sluiting van het dossier. 8. Inzagerecht geregistreerde 1. In de loop van een beoordelingsprocedure als bedoeld in art. 13e WPO worden alle gegevens waarvan de PCL en/of zorgcommissie zich bij de behandeling van de zaak bedient aan de aangemelde leerling of zijn wettelijk vertegenwoordiger en aan de school die hem heeft aangemeld op diens verzoek beschikbaar gesteld in de vorm van afschriften. 2. Indien een geregistreerde daarom schriftelijk verzoekt stelt de houder de verzoeker binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk een volledig overzicht van de hem betreffende persoonsgegevens ter beschikking met inlichtingen over de herkomst. 3. Het in het eerste lid bepaalde lijdt uitzondering voor zover zwaarwegende 4
belangen betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde zich tegen beschikbaarstelling verzetten. 4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de houder aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. 5. De houder kan weigeren aan het verzoek, bedoeld in het eerste lid, te voldoen voor zover dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van aanwijzingen die gegeven zijn door een daartoe bevoegd overheidsgezag. 6. Het bepaalde in de voorgaande leden is van overeenkomstige toepassing als het geregistreerde gegevens betreft ten aanzien van een uit te brengen advies over een bij de PCL aangemelde leerling. 9. Correctie van onvolledige of onjuiste gegevens 1. Verzoek om verbetering, verwijdering of aanvulling van de in de registratie opgenomen gegevens kan alleen worden ingediend door degene op wie de desbetreffende gegevens persoonlijk betrekking hebben of zijn gemachtigde. 2. Gemachtigden dienen een schriftelijke machtiging te overleggen. 3. De indiener van het in het eerste lid bedoelde verzoek wordt, na beslissing door of namens de houder, binnen 60 dagen na de datum van de indiening van het schriftelijke verzoek verbetering of verwijdering of aanvulling heeft plaats gevonden. 4. Indien blijkt dat gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen, vindt binnen 30 dagen, na indiening van het schriftelijke verzoek, verbetering of verwijdering van de gegevens plaats. 5. Indien blijkt dat bepaalde gegevens ten onrechte in de registratie ontbreken, vindt binnen 30 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek aanvulling van opgenomen gegevens plaats. 6. De op basis van dit artikel uit de registratie verwijderde gegevens worden onmiddellijk vernietigd, onder verantwoordelijkheid van de houder. De bij een aanmeldingsprocedure als bedoeld in art. 13 WPO betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld. 10. Toegang tot de registratie 1. Uitsluitend de voorzitter en de ambtelijk secretaris hebben rechtstreekse toegang tot de in de registratie opgenomen gegevens. 2. De houder kan aan de overige leden van de PCL en aan de bewerker toegang verlenen tot de in de registratie opgenomen gegevens in overleg met alle leden van de PCL. 3. De houder kan eveneens rechtstreeks toegang verlenen tot de in de registratie opgenomen gegevens aan diegene aan wie op grond van enig wettelijk voorschrift deze toegang dient te worden verleend, echter niet dan na deugdelijke legitimatie. 4. Aan anderen dan de in de leden 1, 2 en 3 bedoelde personen en instanties 5
wordt geen rechtstreeks toegang tot de in de registratie opgenomen gegevens verleend. 11. Verstrekking van gegevens aan derden De houder kan gegevens uit de registratie waaraan informatie over individuele personen kan worden ontleend aan anderen dan de in art.7 en 9 bedoelde personen en instanties, uitsluitend verstrekken indien en voor zover: de houder daartoe op grond van enig wettelijke bepaling verplicht is of de geregistreerde op wie de te vertrekken gegevens betrekking hebben daarmee hebben ingestemd blijkens een schriftelijke machtiging. De gegevens kunnen pas beschikbaar worden gesteld als er een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker heeft plaatsgevonden. Van de verstrekking van gegevens worden door de houder deugdelijke aantekeningen bijgehouden. 12. Mededeling van verstrekking De houder deelt de geregistreerde op diens verzoek schriftelijk binnen een maand mede of hem betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt. 6