www.rotterdam.nl Handboek College 2012 HANDBOEK COLLEGE 1
1 Algemeen 9 2 Aantreden wethouders 10 2.1 Onderzoek vereisten wethouderschap 10 2.2 Installatie wethouders 10 3 Bestuurlijke integriteit 11 4 Werkplek 12 4.1 Werkkamers wethouders en burgemeester stadhuis 12 4.2 Voorzieningen voor werkzaamheden stadhuis 12 4.2.1 Staf wethouder 12 4.2.2 Kantoorvoorzieningen 12 4.3 Algemene gedragsregels in en om de werkplek 12 4.4 Gebruik Burgerzaal 13 4.4.1 Aanvraag om gebruik Burgerzaal en andere representatieve ruimtes 13 4.4.2 Beslissing op de aanvraag 14 5 Veiligheidsmaatregelen bestuurders 15 6 Collegevergaderingen 17 6.1 Vergaderfrequentie, -duur en plaats 17 6.2 Soorten agendaposten en de wijze van behandeling 17 6.3 Werkwijze behandeling agendaposten - regulier 17 6.4 Werkwijze behandeling agendaposten met presentatie 18 6.5 Besluitvorming door college 19 6.6 Bekendmaking besluiten 19 6.7 Geheimhouding 19 7 Bezoldiging en rechtspositionele aangelegenheden 21 7.1 Financiële aspecten van het wethouderschap 21 7.1.1 Bezoldiging 21 7.1.2 Onkostenvergoeding 21 7.2 Financiële aspecten van het burgemeestersambt 22 7.2.1 Bezoldiging 22 HANDBOEK COLLEGE 3
7.2.2 Ambtstoelage 22 7.2.3 Ambtswoning 22 7.3 Verhuizing naar Rotterdam 23 7.3.1 Verhuiskostenvergoeding 23 7.3.2 Dubbele woonlasten burgemeester 23 7.3.3 Dubbele woonlasten wethouder 23 7.4 Cafetariamodel 23 7.5 Ziekmelden 25 7.5.1 Ziekmelden burgemeester 25 7.5.2 Ziekmelden wethouders 25 7.5.3 Vervanging wethouders bij ziekte 26 7.5.4 Verlof en tijdelijke vervanging wethouders wegens zwangerschap en bevalling of ziekte 26 7.6 Beëindiging van het ambt 27 7.6.1 Het recht op een uitkering na aftreden 27 7.6.2 Ingangsdatum uitkering 27 7.6.3 Duur van de uitkering 27 7.6.4 Hoogte uitkering 28 7.6.5 Korting inkomsten op uitkering 28 7.6.6 Sollicitatieplicht - Formele kader 28 7.6.7 Sollicitatieplicht - Rotterdamse praktijk 29 7.6.8 Wethoudersarchief 30 7.7 Pensioen 30 7.7.1 Pensioenopbouw 30 7.7.2 Waardeoverdracht pensioen 30 8 Nevenfuncties wethouders en burgemeester 33 8.1 Soorten nevenfuncties 33 8.2 Opgave vooraf 33 8.2.1 Melding aan gemeentesecretaris 33 4 HANDBOEK COLLEGE
8.2.2 Melding aan gemeenteraad 33 8.3 Neveninkomsten 34 8.3.1 Uitzonderingen 34 8.3.2 Omschrijving op te geven neveninkomsten 34 8.3.3 Opgave 34 8.3.4 Verklaring bij geen of weinig neveninkomsten 34 8.3.5 Opgave neveninkomsten in de praktijk 35 8.3.6 Verrekening neveninkomsten 35 8.3.7 Voorbeeld verrekening aan de hand van fictieve bedragen 36 8.3.8 Sanctie 36 8.3.9 Rotterdamse situatie 36 8.4 Inkomsten uit ambtsgebonden nevenfuncties B en W -potje 36 8.5 Openbaarmaking nevenfuncties en neveninkomsten 37 9 Voorzieningen voor collegeleden 39 9.1 Uitgangspunten voorzieningen collegeleden 39 9.2 Categorieën kosten voorzieningen voor collegeleden 39 9.2.1 Bedrijfsvoeringskosten 40 9.2.2 Bestuurskosten algemeen 40 9.2.3 Bestuurskosten specifiek 40 9.2.4 Kosten voor eigen rekening 40 9.3 Vergoedingenoverzicht onkosten 41 9.4 Betalingswijzen voorzieningen van bestuurders 44 9.4.1 Rechtstreeks ten laste van het bestuursorgaan 44 9.4.2 Rechtstreekse betaling via facturen 44 9.4.3 Declaraties 44 9.4.4 Kwartaalsgewijze publicatie 44 9.4.5 Creditcards 45 9.5 Verzekeringen 45 9.5.1 Ongevallenverzekering 45 HANDBOEK COLLEGE 5
9.5.2 Doorlopende reisbagage en reisongevallenverzekering 45 9.5.3 Algemene aansprakelijkheidsverzekering 45 9.5.4 Aansprakelijkheid bij commissariaten namens de gemeente 46 10 Vervoer 47 10.1 Gebruik dienstauto uitsluitend zakelijk 47 10.1.1 Algemeen 47 10.1.2 Zakelijk gebruik 47 10.1.3 Gebruik dienstauto voor nevenfuncties 47 10.1.4 Ritten met privé-karakter 48 10.1.5 Ritten naar politieke bijeenkomsten 49 10.2 Rittenadministratie 49 10.3 Bewaking jaartotaal kilometers privé-bestemmingen 49 10.4 Doelmatige inzet dienstauto s 50 10.5 Woon-werkverkeer 50 10.6 Buitenlandse dienstreizen 51 10.6.1 Algemeen 51 10.6.2 Aanmelden 52 10.6.3 Reisverslag 52 10.6.4 Jaarverslag 52 10.6.5 Vliegreizen 53 10.6.6 Reis- en verblijfkosten 53 10.6.7 Declaratie kosten binnen een maand 53 10.6.8 Gebruik van creditcards 53 11 Geschenken 55 11.1 Geschenken ontvangen 55 11.1.1 Algemeen 55 11.1.2 Registratiesysteem gemeentelijke geschenken 55 11.1.3 Voorbeelden van aangeboden geschenken 56 11.2 Geschenken geven - relatiegeschenken 57 6 HANDBOEK COLLEGE
12 Procedures met bijzondere wettelijke rol burgemeester 58 12.1 Inbewaringstelling wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen 58 12.1.1 Werkwijze en procedures Inbewaringstelling 58 12.1.2 Toelichting bij werkwijze en procedures inbewaringstelling 59 12.2 Wet tijdelijk huisverbod 61 12.2.1 Werkwijze en procedures huisverbod in Rotterdam 61 12.2.2 Toelichting bij toepassing wet tijdelijk huisverbod 64 13 Bijlagen 71 13.1 Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Rotterdam 71 13.2 Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2010 73 13.3 Gedragscode burgemeester en wethouders 74 13.4 Verordening voorzieningen collegeleden 79 13.5 Functieomschrijving politiek assistent 81 HANDBOEK COLLEGE 7
8 HANDBOEK COLLEGE
1 Algemeen In onderstaande tekst wordt over een aantal onderwerpen toegelicht hoe in de gemeente Rotterdam de praktische toepassing is van regels die betrekking hebben op de vervulling van het ambt van burgemeester en wethouder. De tekst van het handboek wordt geactualiseerd als dat noodzakelijk of wenselijk blijkt bij het aantreden van een nieuw college of bij gewijzigde regelgeving op fiscaal of rechtspositioneel gebied. De gemeentesecretaris licht in een persoonlijk gesprek met elke nieuwe wethouder het Handboek College toe. In dit gesprek komen onderwerpen aan de orde als bestuurlijke integriteit, verklaring omtrent gedrag, declaraties, financiële belangen, nevenfuncties en gebruik van de dienstauto. De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor het college voor vragen of onduidelijkheden omtrent het Handboek College. Bovendien worden de betrokkenen periodiek bijgepraat over het Handboek College. Een aantal van de regelingen in het Handboek College omvat bepalingen met financiële consequenties bij termijn of grensoverschrijding of verplichtingen met betrekking tot publicatie van gegevens. Indien dat aan de orde is, wordt dat vanzelfsprekend in dit handboek bij het betreffende onderwerp aan de orde gesteld. Met name voor dit soort regelingen wordt vanuit Bureau Gemeentesecretaris een overzicht bijgehouden met als doel tijdige signalering bij nadering grenzen en termijnen. In het ene geval is de toelichting in dit handboek uitgebreider dan in het andere geval. Indien de toelichting tot vragen leidt, kunt u ze stellen aan: Hoofd Bureau gemeentesecretaris telefoonnummer: 010 2673032 Hoofd Interne Zaken Bestuursdienst telefoonnummer: 010 2673145 HANDBOEK COLLEGE 9
2 Aantreden wethouders Geldende regelgeving Gemeentewet Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2010 (RvO gemeenteraad) 2.1 Onderzoek vereisten wethouderschap Het op de Gemeentewet gebaseerde hoofdstuk III van het RvO gemeenteraad regelt dat een door de voorzitter van de gemeenteraad benoemde commissie van vijf leden uit de raad, waaronder in de regel de nestor, onderzoek doet naar degenen die voor benoeming als wethouder in aanmerking komen. De commissie kan besluiten om in een niet-openbare vergadering een individueel gesprek met de kandidaat of kandidaten te voeren. Het doel is onderzoek te doen of aan wettelijke vereisten wordt voldaan en of er sprake is van mogelijke onverenigbaarheid van functies. De commissie brengt in de vergadering van de raad waar de benoeming op de agenda staat, verslag uit van het onderzoek naar de benoembaarheid van degenen die voor benoeming als wethouder worden aanbevolen. 2.2 Installatie wethouders Hoofdstuk III van het RvO gemeenteraad regelt tevens de installatie van de wethouder. De door de gemeenteraad benoemde wethouder legt in de raadzaal de eed of verklaring en belofte af. 10 HANDBOEK COLLEGE
3 Bestuurlijke integriteit Geldende regelgeving Gemeentewet Gedragscode voor burgemeester en wethouders Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen, publicatie VNG april 2011 Politiek ambtsdragers vervullen een voorbeeldfunctie voor de burgers en voor hun ambtenaren. Dat geldt dus ook voor collegeleden van de gemeente Rotterdam. Gedragingen van collegeleden hebben hun weerslag op de hele gemeentelijke organisatie, zowel in positieve als negatieve zin. Het collegelid leeft in een glazen huis, waardoor ook privé-gedragingen onderwerp van publieke aandacht kunnen zijn. Het is dan ook raadzaam dat het collegelid 24 uur per dag alert is op handelingen en gedragingen die het aanzien en de integriteit van het politieke ambt en de gemeente Rotterdam kunnen schaden. Dit handboek is als verzameling van regelingen en procedures bedoeld als een hulpmiddel om integriteitbeleid handen en voeten te geven. Een hulpmiddel voor collegeleden en de ambtelijke ondersteuning. Daarnaast is het besef van belang dat integriteit vooral een kwestie van bewustzijn en mentaliteit is. Er hoort een cultuur bij van openheid waarin men elkaar aanspreekt op gedrag en handelen. De burgemeester treedt op als vertrouwenspersoon bestuurlijke integriteit. HANDBOEK COLLEGE 11
4 Werkplek 4.1 Werkkamers wethouders en burgemeester stadhuis De gemeente biedt op het stadhuis een representatief ingerichte werkkamer aan die overeenkomstig de stijl van het stadhuis is ingericht. 4.2 Voorzieningen voor werkzaamheden stadhuis Om de wethouders en de burgemeester optimaal in staat te stellen hun werkzaamheden te verrichten worden door de gemeente voorzieningen beschikbaar gesteld. In het verband van dit handboek wordt hieronder ingegaan op de staf wethouder en op kantoorvoorzieningen. 4.2.1 Staf wethouder Voor iedere wethouder wordt een staf, bestaande uit meerdere functionarissen vanuit verschillende disciplines, beschikbaar gesteld. Dit houdt in dat de wethouder zowel op secretarieel, communicatief, beleidsmatig als politiek gebied ondersteuning krijgt. Uitsluitend voor de politiek assistent geldt dat deze een aanstelling voor bepaalde tijd krijgt, gekoppeld aan de zittingsduur van de wethouder. Bij de selectie van de politiek assistent heeft de betreffende wethouder een doorslaggevende stem. De overige functionarissen hebben een reguliere ambtelijke aanstelling bij de Bestuursdienst. Bij aantreden van de wethouders zijn de leidinggevenden van deze functionarissen ervoor verantwoordelijk dat er een zo evenwichtig mogelijk samengestelde staf wordt aangesteld. Daartoe zal afstemming plaatsvinden met de wethouder. 4.2.2 Kantoorvoorzieningen Onder kantoorvoorzieningen wordt verstaan de binnen het stadhuis algemeen beschikbaar staande voorzieningen. Gedacht kan worden aan pen en papier, mogelijkheid te printen, kopiëren en scannen, telefoon, computer, tablet, gebruik van de interne bibliotheek. De medewerkers van de staven van de wethouders en de burgemeester zijn op de hoogte van de wijze van verkrijging van deze voorzieningen. Praktische en facilitaire vragen kunnen gesteld worden aan een medewerker van de staf. Zij weten de weg naar de collega s van Interne Zaken Bestuursdienst (servicepunt). 4.3 Algemene gedragsregels in en om de werkplek Binnen het stadhuiscomplex gelden bepaalde regels voor alle medewerkers, bestuurders en bezoekers. Voorbeelden zijn regels voor de in- en uitvoer van goederen, rookverbod (ook in de dienstauto), openingstijden, veiligheidsvoorzieningen, gebruik van toegangspasjes, gebruik van internet en e-mailvoorzieningen. Deze regels zijn beschikbaar via het intranet van de gemeente 12 HANDBOEK COLLEGE
Rotterdam. Praktische en facilitaire vragen kunnen gesteld worden aan een medewerker van de staf. 4.4 Gebruik Burgerzaal Het stadhuis beschikt over enkele prachtige representatieve ruimtes: de Burgerzaal, de eerste klas trouwzaal (SH113) en de collegekamer (SH105). Het gebruik van deze ruimtes vindt met terughoudendheid plaats en is uitsluitend gericht op activiteiten met een representatief, protocollair of symbolisch karakter. Ontvangsten in de representatieve ruimten zijn belangrijk: het college ontvangt op die manier de stad in haar huis. Waar de zalen op andere momenten niet zo maar toegankelijk zijn, biedt het toezeggen van een ontvangst een bepaalde partij uit de stad de gelegenheid om haar gasten te ontvangen in het huis van de stad, met authentieke historische waarde. Externe Betrekkingen en Kabinet (EBK) is verantwoordelijk voor het beleid rond ontvangsten, activiteiten en evenementen in de representatieve ruimten van het stadhuis en de coördinatie van de organisatie daarvan. 4.4.1 Aanvraag om gebruik Burgerzaal en andere representatieve ruimtes Een verzoek tot gebruik van de Burgerzaal en de zalen SH113 en SH105 dient altijd beoordeeld te worden door EBK, voordat een verzoek wordt gehonoreerd. Zo kan eenduidig geadviseerd en toegekend of afgewezen worden, kunnen personele en andere kosten bewaakt worden en worden de ruimtes, overeenkomstig het verzoek van het college, enkel voor echt representatieve doeleinden gebruikt. De aanvraag dient tijdig ingediend te worden bij de afdeling EBK en bij een aanvraag dient de aanvrager de volgende gegevens mee te sturen: datum van de activiteit met aanvangstijd en duur. een (concept) programma en korte inhoudelijke beschrijving. eventuele relatie met/ voorkeur voor een bepaald collegelid dat als gastheer/- vrouw optreedt. een indicatie van het aantal te verwachten personen en een omschrijving van de doelgroep. een toelichting waarom de ontvangst op het stadhuis plaats dient te vinden. Wanneer alle gegevens tijdig zijn aangeleverd, beoordeelt EBK de aanvraag op basis van het beoordelingskader voor ontvangsten. Een aanvraag kan worden goedgekeurd om inhoudelijke redenen, gelinkt aan het collegewerkprogramma 2010-2014. Bij de beoordeling van een aanvraag wordt bovendien betrokken of: het ontvangen van de gasten op het Stadhuis een belangrijke bijdrage levert aan de (inter)nationale promotie en positionering van de stad. de ontvangst de economische en/of culturele positie van de stad versterkt. met de ontvangst waardering wordt uitgesproken voor initiatieven en prestaties HANDBOEK COLLEGE 13
van burgers die een uitzonderlijke prestatie hebben geleverd, die zich terugvertaalt voor de stad. Het Stadhuis wordt niet ter beschikking gesteld voor (ambtelijke) activiteiten die niet persé in het Stadhuis hoeven plaats te vinden en geen representatief of protocollair karakter hebben. De representatieve ruimtes van het Stadhuis zijn niet bedoeld en geschikt als congrescentrum. 4.4.2 Beslissing op de aanvraag Na een inhoudelijke toets van de aanvraag, vraagt EBK het team van het collegelid dat in aanmerking komt om op te treden als gastheer/-vrouw om een aanvullend advies. Op die manier wordt afgestemd welk collegelid daadwerkelijk als gastheer/- vrouw op zal treden. EBK stemt tevens af met het secretariaat van het collegelid. Na inhoudelijke beoordeling én akkoord en beschikbaarheid van een lid van het college, schrijft EBK een korte notitie aan de burgemeester. De formele bevoegdheid om te besluiten over gebruik van de representatieve ruimten is functioneel bij hem belegd. De burgemeester geeft al dan niet zijn akkoord voor de ontvangst, waarna de aanvrager wordt geïnformeerd. EBK informeert aansluitend Communicatie (persberichten) en Financiën (kostenramingen) over de goedgekeurde ontvangsten. Op deze wijze wordt het ontvangsten beleid eenduidig uitgevoerd, worden middelen aan de juiste ontvangsten gekoppeld en kunnen kwaliteit en vorm bewaakt worden. Behandelende afdeling/contactpersoon Externe Betrekkingen en Kabinet: R. van Vugt 010-2672296 14 HANDBOEK COLLEGE
5 Veiligheidsmaatregelen bestuurders De wethouders en de burgemeester staan regelmatig in het middelpunt van de publieke belangstelling. Door de aard van het ambt in een stad als Rotterdam moet rekening gehouden worden met de noodzaak om extra veiligheidsmaatregelen te treffen. Maatregelen binnen het stadhuiscomplex, maar ook daarbuiten zoals in de thuissituatie en bij het vervoer. Binnen de Bestuursdienst is een veiligheidsadviseur aangesteld die belast is met het ontwikkelen en implementeren van het beveiligingsbeleid binnen het Stadhuiscomplex (Stadhuis en Coolsingel 6) en het geven van adviezen daarover. Ten aanzien van de leden van het college kan deze adviseur worden ingeschakeld als vertrouwenspersoon - bij o.a. bedreigingen en beledigingen - en treedt hij op als contactpersoon met de politie voor het doen van aangifte en het eventueel nemen van extra beveiligingsmaatregelen en het geven van veiligheidsadviezen. Manager Integrale Beveiliging H.G.J. (Hans) Kreuger, 010-2672414, GSM: 06-30455915, h.kreuger@rotterdam.nl HANDBOEK COLLEGE 15
16 HANDBOEK COLLEGE
6 Collegevergaderingen Geldende regelgeving Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de burgemeester en wethouders van Rotterdam (laatste wijziging 10 december 2008). 6.1 Vergaderfrequentie, -duur en plaats elke dinsdagmiddag van 13.30 uur tot 17.00 uur (met een uitloop tot 17.30 uur) leden van het college blokkeren deze tijd voor andere afspraken de vergadering vindt plaats in de collegekamer SH 105 in de collegekamer hebben de leden van het college vaste zitplaatsen die zijn toegewezen op basis van anciënniteit 6.2 Soorten agendaposten en de wijze van behandeling Type A B Omschrijving type agendapost Hamerstukken Bespreekstukken Toelichting of voorbeeld C Vaste bespreekstukken Bijvoorbeeld raadsvragen, raadsvergadering, actualiteiten, themaplanning, Haagse contacten D* Geheime stukken met een beperkte verspreiding E* Bespreeknotities met een beperkte verspreiding In deze notities wordt in het algemeen geen besluit van het college gevraagd, het gaat veelal om een eerste oriëntatie op onderwerpen waarover een collegelid de andere collegeleden eerst wil peilen. 6.3 Werkwijze behandeling agendaposten - regulier de agendaposten die worden behandeld bevinden zich in zwarte collegemappen met één map voor de agendaposten met de bijlagen die door het college ondertekend moeten worden en één map met de overige bijlagen; indien van toepassing bevinden omvangrijke of moeilijk kopieerbare bijlagen, zoals dikke rapporten, bestemmingsplannen en tekeningen op groot formaat, zich in de tas die tijdens de vergadering aanwezig is. Dit materiaal kan tijdens de vergadering worden ingezien; HANDBOEK COLLEGE 17
tijdens de vergadering wordt de gehele A-categorie in één keer afgehamerd, tenzij een collegelid tijdig aangeeft over een of meer A-posten het woord te willen voeren de overige posten worden per stuk behandeld; eind 2011 is gestart met een proef met papierloos vergaderen. De collegestukken worden tijdens de proef digitaal op de tablet verspreid. 6.4 Werkwijze behandeling agendaposten met presentatie Indien er bijvoorbeeld zeer complexe of portefeuilleoverstijgende onderwerpen op de agenda staan, kan het toegevoegde waarde hebben dat het onderwerp met een presentatie wordt toegelicht: een presentatie wordt alleen ingepland na voorafgaande aankondiging door het eerstverantwoordelijke collegelid en na instemming van de rest van het college; indien de presentatie gewenst is dan wordt deze bij voorkeur op de vrijdagochtend gehouden; collegebijeenkomsten op de vrijdagochtend vinden plaats van 9.30 uur tot 13.00 uur; deze vergaderingen zijn bestemd voor bijvoorbeeld werkbezoeken van het college, ontmoetingen met adviescolleges, G4-colleges, regioparlementariërs of presentaties over complexe onderwerpen. 18 HANDBOEK COLLEGE
6.5 Besluitvorming door college collegevergaderingen gaan in principe altijd door, ook als er geen quorum is; quorum is er indien minimaal de helft van het aantal collegeleden aanwezig is; bij het ontbreken van quorum worden geen definitieve besluiten genomen; de betreffende onderwerpen worden verzameld op een besluitenlijst; de besluitenlijst wordt in de eerstvolgende collegevergadering waar wel quorum is, ter bekrachtiging van het besluit voorgelegd aan het college; na behandeling en besluitvorming worden de agendaposten van een van de volgende besluiten voorzien: Besluit Toelichting op besluit Conform MM conform Conform + aant. Aantekening VV Afvoeren Het college besluit conform de in de post gevraagde beslissing het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar er is ruimte voor kleine tekstuele en/of redactionele wijzigingen Het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar heeft aanvullende opmerkingen of vragen die in de secretarisaantekening vermeld staan. Er is een ander of afwijkend besluit genomen. De argumentatie staat in de secretarisaantekening. Het college schuift de post door naar de volgende vergadering De post is niet besluitrijp of anderszins niet in orde en wordt van de agenda afgevoerd. De secretarisaantekeningen worden enkele dagen na de collegevergadering verspreid. Ze worden niet apart vastgesteld tijdens een volgende collegevergadering, maar worden geacht te zijn goedgekeurd als geen van de collegeleden binnen drie dagen met wijzigingsvoorstellen komt. 6.6 Bekendmaking besluiten Relevante regelgeving Artikel 60, lid 3 Gemeentewet Na iedere collegevergadering worden de genomen besluiten met de lijst B en W-berichten openbaar gemaakt. Het betreft de B en W- berichten die in iedere agendapost zijn opgenomen. HANDBOEK COLLEGE 19
6.7 Geheimhouding Geldende regelgeving: Artikel 25 Gemeentewet Artikel 55 Gemeentewet Artikel 86 Gemeentewet Beleidskader aanbieding geheime en vertrouwelijke informatie aan raad en raadscommissies Rotterdam De hele collegeagenda, de secretarisaantekeningen en alles wat besproken wordt in de collegevergaderingen is geheim. Tot de agenda behoren twee categorieën, D* en E*, die zeer vertrouwelijk behandeld moeten worden omdat ze bijvoorbeeld personele informatie of informatie met financiële consequenties voor de gemeente bevatten. De stukken die tot deze twee categorieën horen, worden beperkt verspreid. Verspreiding van D* en E* beperkt zich tot: leden van het college aanleveraar collegevoorlichter hoofd bureau gemeentesecretaris uitvoerend secretaris De Gemeentewet kent hierover, in samenhang met de Wet openbaarheid van bestuur, een uitvoerige regeling, ook in relatie tot de berichtgeving aan de raad. Overtreding van de geheimhoudingsverplichting is strafbaar gesteld in het Wetboek van Strafrecht. 20 HANDBOEK COLLEGE
7 Bezoldiging en rechtspositionele aangelegenheden Geldende regelgeving: Rechtspositiebesluit burgemeesters Regeling rechtspositie burgemeesters Rechtspositiebesluit wethouders Regeling rechtspositie wethouders Verordening voorzieningen collegeleden Overzicht kostenvergoedingen burgemeesters en wethouders Gedragscode burgemeester en wethouders Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (APPA) 7.1 Financiële aspecten van het wethouderschap 7.1.1 Bezoldiging Artikel 3 van het Rechtspositiebesluit wethouders bepaalt dat wethouders een bezoldiging ontvangen waarvan de hoogte in een bijlage van het Rechtspositiebesluit is opgenomen. De hoogte is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente en gekoppeld aan ontwikkelingen van de bezoldiging van het personeel in de sector Rijk. De wethouders ontvangen een vakantie-uitkering en een eindejaarsuitkering overeenkomstig de bepalingen die voor het personeel in de sector Rijk zijn vastgesteld. De wethouder die de betrekking in deeltijd uitvoert, ontvangt de bezoldiging naar evenredigheid met de vastgestelde tijdsbestedingsnorm, zoals bedoeld in artikel 36, lid 4 van de Gemeentewet. 7.1.2 Onkostenvergoeding Artikel 25 van het Rechtspositiebesluit wethouders biedt gemeenteraden de mogelijkheid bij verordening te bepalen dat de wethouders een onkostenvergoeding krijgen toegekend voor overige aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten. Aan de onkostenvergoeding wordt in hetzelfde artikel een maximum per maand gesteld. Tevens wordt erop gewezen dat de maximum onkostenvergoeding per 1 januari van elk jaar wordt herzien aan de hand van de consumentenprijsindex. In artikel 1 van de Verordening voorzieningen collegeleden wordt bepaald dat de wethouders van Rotterdam een onkostenvergoeding ontvangen die gelijk is aan het maximumbedrag genoemd in artikel 25 van het Rechtspositiebesluit wethouders voor gemeenten van meer dan 18.000 inwoners. De onkostenvergoeding wordt netto uitbetaald en komt ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. HANDBOEK COLLEGE 21
Onder het kopje Bestemming vaste onkostenvergoeding conform verordening voorzieningen collegeleden wordt in hoofdstuk 9 van dit handboek een uitwerking gegeven van de componenten waarvoor de onkostenvergoeding bestemd is. 7.2 Financiële aspecten van het burgemeestersambt 7.2.1 Bezoldiging Artikel 5 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een bezoldiging ontvangt waarvan de hoogte in een bijlage van het Rechtspositiebesluit burgemeesters is opgenomen. De hoogte is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente en gekoppeld aan ontwikkelingen van de bezoldiging van het personeel in de sector Rijk. Artikel 15 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een vakantie-uitkering ontvangt overeenkomstig de bepalingen die voor het personeel in de sector Rijk zijn vastgesteld. Artikel 15 a van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een eindejaarsuitkering ontvangt waarvan de hoogte wordt bekend gemaakt in de Staatscourant. Deze wordt eenmaal per jaar in de maand december betaald. Artikel 8 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat indien aan het personeel in de sector Rijk een eenmalige uitkering wordt toegekend, de burgemeester een uitkering op gelijke voet ontvangt. 7.2.2 Ambtstoelage Artikel 16 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een ambtstoelage ontvangt voor de aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten. De hoogte van de ambtstoelage wordt geregeld in artikel 16 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters. De geldende bedragen worden elk jaar per 1 januari herzien aan de hand van de consumentenprijsindex en bekend gemaakt in de Staatscourant. De ambtstoelage wordt netto uitbetaald en komt ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Onder het kopje Bestemming vaste onkostenvergoeding conform verordening voorzieningen collegeleden wordt in hoofdstuk 9 van dit handboek een uitwerking gegeven van de componenten waarvoor de onkostenvergoeding bestemd is. 7.2.3 Ambtswoning Artikel 35 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat voor het bewonen van een ambtswoning een korting van 12% wordt toegepast op de bezoldiging. Er bestaat de mogelijkheid dit percentage op een lager bedrag vast te laten stellen door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tevens wordt daarin 22 HANDBOEK COLLEGE
bepaald dat indien de burgemeester een ambtswoning bewoont, de burgemeester de onderhoudskosten draagt die volgens de wet en het plaatselijk gebruik ten laste van de huurder zijn. De gemeente Rotterdam heeft geen ambtswoning. 7.3 Verhuizing naar Rotterdam Per 1 november 2011 zijn de rechtspositiebesluiten voor burgemeesters en voor wethouders gewijzigd om tegemoet te komen aan ondervonden problemen zoals dubbele woonlasten bij verhuizing naar een nieuwe gemeente wegens de aanvaarding van het ambt als burgemeester of als wethouder. 7.3.1 Verhuiskostenvergoeding De strekking van de wijziging is een herziene omschrijving van waarvoor een vergoeding mogelijk is in artikel 31 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters en in artikel 22 van het Rechtspositiebesluit wethouders in samenhang met artikel 2 van de Regeling Rechtspositie wethouders. Behalve voor de transportkosten van inboedel zijn er onder voorwaarden ook mogelijkheden om een tegemoetkoming in de inrichting te verstrekken. Hiervoor geldt een maximum bedrag. Voor de nadere details wordt verwezen naar het betreffende rechtspositiebesluit en regeling rechtspositie. 7.3.2 Dubbele woonlasten burgemeester Indien de burgemeester ten gevolge van de benoeming in Rotterdam wordt geconfronteerd met dubbele woonlasten bestaat de mogelijkheid daar een tegemoetkoming in te verstrekken. De maximumperiode dat deze tegemoetkoming mogelijk is bedraagt twee jaar. In het eerste jaar is de tegemoetkoming ten hoogste 18% en in het tweede jaar ten hoogste15% van de bezoldiging die hoort bij een burgemeester in een gemeente in inwonersklasse 6 (60.001-100.000). Voor nadere details wordt verwezen naar de Regeling rechtspositie burgemeesters. 7.3.3 Dubbele woonlasten wethouder Uit artikel 2 van de Regeling rechtspositie wethouders blijkt dat een tegemoetkoming in de kosten in verband met dubbele woonlasten van wethouders gedurende een periode van maximaal 4 maanden betaald kan worden met een maximum van 272,27 per maand. 7.4 Cafetariamodel Een collegelid kan deelnemen aan de regelingen als uitwerking van het cafetariamodel die in de gemeente Rotterdam voor ambtenaren van de gemeente gelden. Daarbij kan fiscaal loon (bezoldiging, vakantiegeld, eindejaarsuitkeringen) worden ingeleverd ten gunste van belastingvrije vergoeding voor de betaling van een fiets of vakbondscontributie dan wel belastingvrije verstrekking van bedrijfsfitness. De fietsregeling houdt bijvoorbeeld in dat de vergoeding, die maximaal 749 HANDBOEK COLLEGE 23
24 HANDBOEK COLLEGE
bedraagt, bestemd is voor de aanschaf van een fiets voor woon-werkverkeer. Dit bedrag gaat dan niet ten koste van het nettoloon maar van het brutoloon. Zo wordt een belastingvoordeel behaald. De vergoedingen/verstrekkingen uit hoofde van deze cafetariaregelingen komen ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Praktische vragen kunnen gesteld worden aan een medewerker van de staf. Zij weten de weg naar de collega s van Interne Zaken Bestuursdienst (servicepunt). 7.5 Ziekmelden 7.5.1 Ziekmelden burgemeester 7.5.1.1 Melden bij commissaris van de Koningin De formele regeling in het Rechtspositiebesluit burgemeesters houdt in dat indien de burgemeester langer dan 8 dagen wegens ziekte zijn ambt niet kan vervullen, hij daarvan kennis geeft aan de commissaris van de Koningin van Zuid-Holland. Met het oog op de bestuurlijke continuïteit kan het nodig zijn dat de commissaris van de Koningin voor een vervangend burgemeester moet zorgen. Het ziekmelden aan de commissaris van de Koningin is van belang als door de aard van ziekte te verwachten is dat de burgemeester voor langere tijd afwezig zal zijn. Uit contact met het kabinet van de commissaris van de Koningin is gebleken dat het in de praktijk niet nodig is de afwezigheid te melden aan de commissaris van de Koningin indien de verwachte afwezigheid door ziekte niet langer dan twee weken zal duren. 7.5.1.2 Melden bij ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Bij ziekte van de burgemeester is naast het aspect van de bestuurlijke continuïteit tevens de regelgeving aan de orde die algemeen bij ziekteverlof geldt. Met het oog op de bestuurlijke continuïteit wordt de ziekmelding van de burgemeester op de eerste ziektedag gedaan aan de afdeling Kabinetszaken van BZK, cluster politiek ambtsdragers. Is inschakeling van een bedrijfsarts wenselijk of noodzakelijk dan verloopt dat via de afdeling Kabinetszaken van BZK. 7.5.1.3 Ontslag bij ziekte In het Rechtspositiebesluit burgemeesters is bepaald dat ontslag op grond van ziekte mogelijk is vanaf een half jaar na de eerste dag van ziekteverzuim, tenzij uit geneeskundig onderzoek blijkt dat herstel van de ziekte is te verwachten binnen een periode van een jaar na genoemde eerste verzuimdag. Na zijn ontslag als burgemeester heeft hij recht op de ontslaguitkering (wachtgeld) op grond van de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (APPA). Telefoonnummer ziekmelding BZK: 070-4266132 (dag 1 van de ziekte bij afdeling Kabinetszaken, cluster politiek ambtsdragers). HANDBOEK COLLEGE 25
7.5.2 Ziekmelden wethouders Een wethouder meldt zich op de eerste ziektedag rechtstreeks of via een medewerker uit de staf ziek bij het Hoofd Bureau Gemeentesecretaris. Door een medewerker van Bureau Gemeentesecretaris wordt de ziekmelding doorgegeven aan P&O. 7.5.3 Vervanging wethouders bij ziekte Een wethouder kan wegens ziekte/arbeidsongeschiktheid kortere of langere tijd niet in staat zijn het ambt uit te oefenen. Gedurende die periode worden de werkzaamheden tijdelijk opgevangen door de overige wethouders op basis van de vastgestelde onderlinge vervangingsregeling of door een herverdeling van de portefeuille. Wanneer wethouders door ziekte verhinderd zijn hun ambt uit te oefenen en geen vervanging door benoeming van een vervanger plaatsvindt, worden de bezoldiging en de onkostenvergoeding volledig doorbetaald. 7.5.4 Verlof en tijdelijke vervanging wethouders wegens zwangerschap en bevalling of ziekte Met een wijziging van de Gemeentewet per 3 augustus 2011 is er een aantal mogelijkheden ontstaan die te maken hebben met verlof wegens zwangerschap en bevalling of ziekte. 7.5.4.1 Zwangerschap en bevalling Het college heeft de mogelijkheid een wethouder die dat verzoekt, verlof te verlenen wegens zwangerschap en bevalling. Het verlof gaat in op de in het verzoek genoemde dag die ligt tussen 6 en 4 weken voor de vermoedelijke datum van bevalling. Dit blijkt uit een bij het verzoek gevoegde verklaring van een arts of verloskundige. 7.5.4.2 Verlenen van verlof bij ziekte Tevens heeft het college de mogelijkheid een wethouder verlof te verlenen wegens ziekte. Het verlof wordt op verzoek van de wethouder verleend indien uit een verklaring van een arts blijkt dat hervatting van de functie niet aannemelijk is binnen 8 weken. 7.5.4.3 Duur van het verlof Het verlof wegens zwangerschap en bevalling of ziekte eindigt op de dag waarop 16 weken zijn verstreken sinds de dag waarop het verlof is ingegaan. Gedurende de zittingsperiode van de raad wordt ten hoogste driemaal verlof verleend. 7.5.4.4 Vervanging De gemeenteraad kan een vervanger benoemen voor de wethouder die met verlof is. De bepalingen van de Gemeentewet die betrekking hebben op het maximum aantal wethouders, zijn dan niet van toepassing. De vervanging duurt maximaal 16 weken. Op de dag dat de vervanging 16 weken duurt, gerekend vanaf de dag dat de 26 HANDBOEK COLLEGE
vervanging is ingegaan, is de vervanger van rechtswege ontslagen. Op één aspect van de financiële rechtspositie zal deze situatie gevolgen hebben. De onkostenvergoeding van de wethouder die met verlof is, zal gedurende de periode van vervanging gehalveerd worden. De vervanger is gedurende de vervangingsperiode een volwaardige wethouder op wie ook rechtspositiebesluit en -regeling geheel van toepassing zijn. 7.6 Beëindiging van het ambt 7.6.1 Het recht op een uitkering na aftreden Geldende regelgeving: Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Besluit sollicitatieplicht APPA voor gewezen politieke ambtsdragers Na het aftreden ontvangt zowel de burgemeester als de wethouder voor een bepaalde periode een uitkering, ongeacht de reden van het aftreden. Oorzaken kunnen zijn: niet herkozen worden; zelf aangeven het ambt neer te leggen; moeten aftreden wegens een motie van wantrouwen. 7.6.2 Ingangsdatum uitkering Op grond van de bepalingen in de Gemeentewet zijn er bij het ontslag verschillende ingangsdata mogelijk. Dit is van belang in verband met de ingangsdatum van de uitkering. 7.6.3 Duur van de uitkering De duur van de uitkering is in principe gelijk aan de tijd van het ambt, met dien verstande dat: een ambt van korter dan drie maanden leidt tot een uitkering van zes maanden; een ambt van langer dan drie maanden, maar korter dan twee jaar leidt tot een uitkering van twee jaar; een ambt van langer dan vier jaar leidt tot een uitkering van vier jaar; als betrokkene op het moment van aftreden 55 jaar of ouder is en in de twaalf voorafgaande jaren tenminste tien jaar politiek ambtsdrager is geweest, duurt de uitkering tot het bereiken van de 65-jarige leeftijd*. De uitkering eindigt met ingang van de dag waarop de belanghebbende de leeftijd van 65 jaar bereikt. * De wethouder die bij de nieuwe collegevorming na de verkiezingen in 2010 is herbenoemd en op dat moment 50 jaar of ouder was en die bij ontslag uit het nieuwe college voldoet aan het diensttijdcriterium van 10 jaar, heeft ook recht op de verlengde uitkeringsduur als hij bij ontslag nog geen 55 jaar is. Wordt bij ontslag uit het nieuwe college niet voldaan aan het diensttijdcriterium, dan is op grond van het overgangsrecht nog een maximale uitkeringsduur van zes jaar van toepassing. HANDBOEK COLLEGE 27
Loopbaanprincipe Op het moment dat het recht op een uitkering ontstaat wordt alle opgebouwde diensttijd als politiek ambtsdrager meegeteld. Het maakt niet uit in welk politiek ambt de diensttijd werd opgebouwd. Het gaat om: wethouder, gedeputeerde, lid tweede kamer, minister of staatssecretaris. Wel wordt rekening gehouden met wezenlijke onderbrekingen in de uitoefening van deze functies. Het raads- of statenlidmaatschap blijft echter buiten beschouwing. 7.6.4 Hoogte uitkering De hoogte van de uitkering bedraagt gedurende het eerste jaar 80% van de laatste wedde. Vanaf het tweede jaar bedraagt de uitkering 70% van de laatste wedde. De wedde is de bezoldiging, inclusief de vakantietoelage en de eindejaarsuitkering, maar exclusief de onkostenvergoeding. Alle wijzigingen van een algemeen karakter in de beloning van rijkspersoneel werken één-op-één door in de uitkering. 7.6.5 Korting inkomsten op uitkering Met de uitkering worden verrekend de nieuwe inkomsten, dan wel een verhoging van de bestaande inkomsten die de wethouder of de burgemeester is gaan genieten binnen één jaar voor het aftreden, dan wel verkregen inkomsten na het aftreden. De uitkering en de te verrekenen inkomsten worden bij elkaar opgeteld. Het deel dat uiteindelijk boven de 100% (dit is de wachtgeldbasis) van de laatste wedde (bezoldiging, inclusief de vakantie-uitkering en de eindejaarsuitkering) uitkomt, wordt rechtstreeks op de uitkering in mindering gebracht. In het eerste jaar kan 20% van de wachtgeldbasis zonder korting worden bijverdiend en de daarop volgende jaren 30% van de wachtgeldbasis. De genoten inkomsten worden met de uitkering verrekend over de maand waarop deze betrekking hebben of geacht kunnen worden betrekking te hebben. 7.6.6 Sollicitatieplicht - Formele kader De Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) gaat uit van een actieve sollicitatieplicht tot de leeftijd van 65 jaar. Er geldt een sollicitatieplicht in de periode die start drie maanden na het aftreden. Deze houdt in: a. de plicht om passend werk te zoeken en te aanvaarden; b. de begeleiding door een re-integratiebedrijf; c. de eventuele planmatige begeleiding en ondersteuning (outplacement). Omtrent de wijze van begeleiding door een re-integratiebedrijf en de eventuele planmatige begeleiding en ondersteuning (outplacement) zijn regels gesteld in het Besluit sollicitatieplicht APPA voor gewezen politieke ambtsdragers van 30 november 2010 (Staatsblad 2010,788). In dit besluit zijn ook bepalingen opgenomen betreffende de kosten, het begrip passende arbeid en over de controle op de uitvoering van de sollicitatieplicht. 28 HANDBOEK COLLEGE
Gedurende de eerste drie maanden na het aftreden bestaat de mogelijkheid vrijwillig te kiezen voor planmatige begeleiding en ondersteuning. De organisatie die de gewezen politieke ambtsdrager de vrijwillige outplacement wil laten uitvoeren, dient ook aan de eisen te voldoen die zijn neergelegd in artikel 3.2 van het Besluit sollicitatieplicht Appa voor gewezen politieke ambtsdragers. Voor de vrijwillige outplacement is een vergoeding mogelijk van maximaal 20% van de laatsgenoten bezoldiging. De sollicitatieplicht is van toepassing op alle nieuw- en herbenoemde wethouders na de verkiezingen in 2010. De sollicitatieplicht is niet van toepassing op degenen die na ontslag weer een nieuw politiek ambt gaan bekleden waarvan het salaris tenminste 70% bedraagt van het laatstverdiende salaris. 7.6.7 Sollicitatieplicht - Rotterdamse praktijk In Rotterdam heeft het hoofd van dienst van de Servicedienst de bevoegdheid tot de uitvoering van de reïntegratie. Daarnaast is zoals uit de APPA voortvloeit, een extern reïntegratiebedrijf ingeschakeld. In Rotterdam is het bedrijf POSG geselecteerd als het reïntegratiebedrijf voor de politieke ambtsdragers. In grote lijnen worden de volgende stappen doorlopen: het reïntegratiebedrijf POSG stelt in overleg met de gewezen politiek ambtsdrager een plan op: op welke wijze de gewezen politieke ambtsdrager wordt begeleid; welke sollicitatieactiviteiten hij/zij gaat verrichten; eventueel welke opleidingen en cursussen hij/zij gaat volgen; welke overige activiteiten worden ondernomen; het tijdpad, wijze waarop en de frequentie waarin de contacten tussen de politieke ambtsdrager en het re-integratiebedrijf zullen plaatsvinden; of planmatige begeleiding en ondersteuning (outplacement) verplicht gesteld worden; indien uit het intakegesprek naar voren komt dat de politieke ambtsdrager geen planmatige begeleiding nodig heeft, dan wordt dit genoteerd in het plan en wordt beschreven wat de politieke ambtsdrager zelf gaat doen; de voortgang van de in de beschrijving opgenomen activiteiten wordt gevolgd via regelmatige evaluaties tussen het reïntegratiebedrijf, de gewezen politieke ambtsdrager en hoofd van het Concern Mobiliteits centrum (CMc); zowel het plan als de beschrijving van activiteiten dient vastgesteld te worden. Dit gebeurt door het hoofd CMc. HANDBOEK COLLEGE 29
Contactpersonen Reïntegratiebedrijf POSG: telefoonnummer 073-5039320 Service Dienst Rotterdam, HR-diensten - inhoudelijk: mevrouw B. Engel 010-2676563 Service Dienst Rotterdam, HR-diensten - betaling: mevrouw L.A. Vinke-Stoopman 010-2676667 mevrouw A. Kuijper 010-2676610 7.6.8 Wethoudersarchief Per wethouder wordt er door de wethouderssecretaresse een archief gevormd. Tot archief worden in dit verband gerekend papieren documenten, documenten die als mail of per mail zijn ontvangen of verstuurd en de hele e-mail-account. Het archief wordt na het vertrek van de wethouder aangeboden aan het hoofd van de afdeling DIM van de stafafdeling Interne Zaken Bestuursdienst. Deze beoordeelt of en op welke wijze de documenten gearchiveerd worden. De afdeling DIM voert vanaf dat moment het beheer over deze documenten. Voor vragen: Servicedesk DIM 010-2673600 7.7 Pensioen Geldende regelgeving: burgemeesters : Algemene Pensioenwet (ABP) wethouders : Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Pensioenwet De burgemeester valt onder het pensioenreglement van de Stichting Pensioenfonds ABP, de wethouders onder dat van het APPA. Deze reglementen bieden een ouderdomspensioen en een nabestaandenpensioen. Voor de betaling van de pensioenpremie is het regime van de ambtenaren van toepassing: de premies worden verplicht door de gemeente op de bezoldiging ingehouden. De mogelijkheid bestaat het nabestaandenpensioen om te zetten in een hoger ouderdomspensioen. Indien gewenst dient deze keuze bekend gemaakt te worden vóór de ingang van het ouderdomspensioen. De keuze is onherroepelijk. 7.7.1 Pensioenopbouw Het pensioensysteem gaat uit van een eindloonstelsel met een maximale pensioenopbouw van 70%. De basis voor het pensioen is de laatste bezoldiging, inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering als wethouder. Dit is de bezoldiging zoals van toepassing op de dag voor het aftreden. De pensioengrondslag wordt telkens aangepast aan de hand van de gewogen gemiddelde salarismaatregelen voor het overheidspersoneel. 30 HANDBOEK COLLEGE
De pensioenopbouw bedraagt: 2% voor elk jaar als wethouder; 2% voor de eerste vier uitkeringsjaren zonder korting neveninkomsten; 1% voor de volgende uitkeringsjaren zonder korting neveninkomsten; als de uitkering wegens inkomsten wordt gekort dan bedraagt de opbouw de helft van de bovenvermelde percentages; maximale opbouw van 70%. De uitkeringstijd is niet pensioengeldig indien: de uitkering wegens korting van inkomsten tot nihil is verminderd; betrokkene dat verzoekt. 7.7.2 Waardeoverdracht pensioen Binnen 6 maanden na aantreden kan een verzoek worden gedaan om het elders opgebouwde pensioen over te dragen aan de van toepassing zijnde pensioenuitvoerder. Het voert te ver om in het bestek van dit handboek inhoudelijk op deze uitgebreide materie in te gaan. Voor vragen kunt u terecht bij de contactpersonen van de Servicedienst. Service Dienst Rotterdam, HR-diensten: mevrouw L.A. Vinke-Stoopman 010-2676667 mevrouw A. Kuijper 010-2676610 HANDBOEK COLLEGE 31
32 HANDBOEK COLLEGE
8 Nevenfuncties wethouders en burgemeester Geldende regelgeving: Gemeentewet Rechtspositiebesluit burgemeesters Rechtspositiebesluit wethouders Gedragscode burgemeester en wethouders 8.1 Soorten nevenfuncties De Gemeentewet onderscheidt twee soorten nevenfuncties: Ambtsgebonden : nevenfuncties die geheel zijn verbonden aan het ambt (art 44 en 66 GW voor wethouders respectievelijk burgemeesters); Niet-ambtsgebonden : overige nevenfuncties, bezoldigd of onbezoldigd (art 41b en 67 GW voor wethouders respectievelijk burgemeesters). Om na te gaan of een nevenfunctie ambtsgebonden is, kan gebruikt gemaakt worden van een aantal criteria zoals verwoord in het afwegingskader in de Handreiking integriteit politieke ambtsdragers van de VNG, april 2011. Vooral van belang is dat er een aantoonbaar belang voor de gemeente is dat de functie vervuld wordt. De bestuurder die die functie vervult, behartigt daarmee de belangen van de gemeente. Daarnaast is een indicatie dat de nevenfunctie gekoppeld is aan inhoud en duur van het ambt. Bij beëindiging van het ambt stopt ook de nevenfunctie. Onder nevenfuncties worden bijvoorbeeld ook beschermheerschappen verstaan. De Gedragscode burgemeester en wethouders bepaalt dat de collegeleden geen nevenfuncties vervullen waarbij strijdigheid kan bestaan met het belang van de gemeente of waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van de functie. 8.2 Opgave vooraf De wethouders en de burgemeester verstrekken een opgave van hun nevenfuncties aan de gemeentesecretaris met daarop vermeld: de nevenfuncties een inschatting van het daarmee gemoeide tijdsbeslag of het bezoldigde of onbezoldigde functies betreft. 8.2.1 Melding aan gemeentesecretaris Bij aanvang van het collegelidmaatschap, alsmede bij elke voorgenomen wijziging of aanvaarding van nieuwe nevenfuncties wordt de gemeentesecretaris hiervan schriftelijk of per e-mail in kennis gesteld. 8.2.2 Melding aan gemeenteraad Een voorgenomen aanvaarding van een nevenfunctie door een wethouder wordt aan de gemeenteraad gemeld. HANDBOEK COLLEGE 33
8.3 Neveninkomsten Vanaf 2011 is het krachtens herziene rechtspositiebesluiten voor zowel de burgemeester als de wethouder verplicht om aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) via een door de minister van BZK aan te wijzen instantie een opgave te doen of een verklaring af te leggen over neveninkomsten. De aangewezen uitvoeringsinstantie is Deloitte Accountants B.V. Wegens een later invoeringsmoment van de landelijke administratieve organisatie dan oorspronkelijk beoogd door het Ministerie van BZK, wordt de gescheiden bedoelde opgave over verwachte en genoten neveninkomsten met betrekking tot de jaren 2010 en 2011 beperkt tot opgaven van de genoten inkomsten. 8.3.1 Uitzonderingen De verplichtingen en verrekeningen zoals beschreven in dit hoofdstuk zijn niet van toepassing op: wethouders die al op 10 maart 2010 wethouder waren en dat zonder onderbreking zijn gebleven; wethouders die hun ambt in deeltijd vervullen; burgemeesters die al op 10 maart 2010 burgemeester waren en dat zonder onderbreking zijn gebleven. 8.3.2 Omschrijving op te geven neveninkomsten De neveninkomsten waar dit hoofdstuk betrekking op heeft, zijn de inkomsten uit niet-ambtsgebonden nevenfuncties, ongeacht of het publieke of private functies zijn. De op te geven neveninkomsten hebben betrekking op: belastbaar loon uit tegenwoordige arbeid; belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden; winst uit onderneming. 8.3.3 Opgave Voor 1 april van elk jaar, of binnen 2 maanden na de beëdiging, wordt door de wethouder of de burgemeester een opgave gedaan van de verwachte neveninkomsten over het betreffende kalenderjaar. Zo snel mogelijk na afloop van het kalenderjaar wordt door de wethouder of de burgemeester een opgave gedaan van de in dat kalenderjaar genoten neveninkomsten. 8.3.4 Verklaring bij geen of weinig neveninkomsten In plaats van een opgave van de verwachte neveninkomsten kan er ook een verklaring afgegeven worden dat er geen neveninkomsten zullen zijn of dat ze minder zullen zijn dan 14% van de bezoldiging op jaarbasis. Voor 1 april van elk jaar wordt een opgave met de verwachte neveninkomsten over dat lopende jaar gedaan, terwijl zo snel mogelijk na afloop van het kalenderjaar een verklaring wordt 34 HANDBOEK COLLEGE
afgegeven dat er in het verstreken kalenderjaar géén genoten neveninkomsten waren dan wel dat deze minder dan 14% van de bezoldiging waren. 8.3.5 Opgave neveninkomsten in de praktijk Namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vraagt Deloitte als uitvoeringsinstantie door middel van een webapplicatie aan elk collegelid individueel een aantal gegevens in te vullen over de situatie van eventuele inkomsten uit mogelijke nevenfuncties. Deloitte geeft via een mailbericht aan op welk moment er gevraagd wordt om gegevens in de webapplicatie in te vullen. Afgezien van de eerste twee jaren (2010 en 2011), wordt er steeds tweemaal per jaar om informatie gevraagd. Een medewerker van de Bestuursdienst zorgt er als contactpersoon voor dat Deloitte over actuele contactgegevens van de collegeleden beschikt. In het verder uitwisselen van gegevens tussen elk individueel collegelid en Deloitte heeft niemand van de Bestuursdienst formeel een rol. Het collegelid wordt als eindverantwoordelijke geacht de vragen die betrekking hebben op inkomsten zelf in te vullen. Indien er sprake is van een te verrekenen deel van de bezoldiging, stuurt Deloitte de berekening naar zowel het betreffende collegelid als naar de contactpersoon. De contactpersoon zorgt ervoor dat deze berekening ter uitvoering bij de SSC-PSA terecht komt om voor de feitelijke verrekening met de bezoldiging te zorgen. In hoofdstuk 8.3.2 zijn de componenten beschreven waar een opgave van neveninkomsten betrekking op heeft. Indien het invullen van de webapplicatie tot vragen leidt, kan contact gelegd worden met de contactpersoon van de Bestuursdienst. Tevens is het mogelijk om vragen op het terrein van de loon- en inkomstenbelasting te stellen aan een fiscalist van het Bureau Rijksheffingen van de Gemeentelijke Belastingsdienst. Contactpersoon Bestuursdienst: De heer P. van Heijningen 010-2672917 Contactpersoon Gemeentelijke Belastingdienst, Bureau Rijksheffingen De heer L.J. Verhoeven 010-2676167 8.3.6 Verrekening neveninkomsten Voor inkomsten uit niet-ambtsgebonden nevenfuncties geldt een vrijstelling van 14% van de bezoldiging. Bezoldiging is inclusief vakantie-uitkering maar exclusief toelagen. Boven de 14% wordt de bezoldiging verminderd met de helft van de neveninkomsten. De verrekening is nooit meer dan 35% van de bezoldiging. HANDBOEK COLLEGE 35