Intergemeentelijke maatschappij voor openbare gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen Besluiten Raad van bestuur Imog Beknopte omschrijving van de besluiten van de raad van bestuur van 17 december 2013 1- Verslag vorige vergadering. De notulen nr. 501/13 van de bestuursvergadering van 19 november 2013 worden goedgekeurd. 2- Vuilverbranding. 2.1- Werking en onderhoudswerken, verslag en stand van zaken. 2.2- Goedkeuren afrekening stilstand juli 2013 De Raad van Bestuur verleent goedkeuring aan de eindafrekening van de onderhoudswerken aan de verbrandingsinstallatie te Harelbeke, uitgevoerd tijdens de stilstand van juli 2013. 2.3- Varia 2.3.1 Slibverbranding De raad van bestuur neemt kennis van de overeenkomst die werd gesloten met Aquafin voor de verbranding van slib afkomstig van de waterzuiveringsinstallatie te Harelbeke. De overeenkomst loopt over een periode van 10 jaar met een dosering van minstens 6000 ton/jaar. De slibdoseringsinstallatie, die eerder werden toegewezen aan Engicon nv, Broelstraat 20 te 8530 Harelbeke zal tegen begin september 2014 geplaatst worden zodat de aanvoer van slib kan starten. 2.3.2 Electrawinds De raad van bestuur neemt kennis van de situatie waarin Electrawinds zich momenteel bevindt en de invloed van deze situatie op het lokale afvalbeleid in West-Vlaanderen. Er wordt kennis genomen van de nota die werd opgemaakt door de West-Vlaamse afvalverbrandingsinstallaties en VVSG. 3- Warmterecuperatie met elektriciteitsproductie. 3.1- Werking en onderhoudswerken verslag en stand van zaken. 3.2- Warmtenetten, voorstel indienen subsidiedossier De raad van bestuur neemt kennis van het besluit van de Vlaamse regering ivm de steun voor groene warmte en de Call die werd gelanceerd voor het indienen van een subsidiedossier; De raad van bestuur beslist, rekening houdend met de restwarmte die nog ter beschikking is op de site te Harelbeke en Moen en in overleg met de distributienetbeheerder verder te onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor Imog voor het indienen van een dossier ter subsidiëring van een lokaal warmtenet. De raad van bestuur machtigt de algemeen directeur Johan Bonnier tot het indienen van een subsidiedossier in functie van de mogelijkheden van dit steunmechanisme. 3.3- Varia 4- Rookgasreiniging. 4.1- Rookgasreiniging en beheersing van emissies, werking en stand van zaken. RvB 17 december 2013 1
4.1.1 Resultaten metingen dioxines De raad van bestuur neemt kennis van de resultaten van de metingen op de rookgassen. 4.2- Varia 5- Algemeen bestuur en overleg met gemeenten-vennoten. 5.1- Verslag directiecomité van woensdag 4 december 2013 De raad van bestuur neemt kennis van de agenda van het directiecomité van 4 december 2013. 5.1.2 Verslag van het bijzonder directiecomité van 27 november 2013 De raad van bestuur neemt kennis van het verslag van het bijzonder directiecomité en de resultaten van de SWOT-analyse. Vanuit de resultaten van de SWOT-analyse zal worden onderzocht welke actiepunten kunnen gekoppeld worden per categorie. Deze zullen in het voorjaar van volgend jaar worden voorgelegd. 5.2- Voorbereiding buitengewone algemene vergadering 17 december 2013 Aansluitend aan de vergadering van de raad van bestuur wordt om 19.30 uur de buitengewone algemene vergadering gehouden met volgende agenda: Agenda 1- Strategie, beleids- en actieplan 2014 2- Begroting 2014 3- Varia. 5.3- Varia Er worden verder geen agendapunten onder deze rubriek behandeld. 6 Personeel. 6.1- Stand van zaken werfreserves, ontslagen, aanwervingen, invullingen De raad van bestuur neemt kennis van en verleent goedkeuring aan de voorstellen inzake werfreserves, ontslagen, aanwervingen en invullingen 6.2- Varia 6.2.1 Aanvraag loopbaanonderbreking De raad van bestuur neemt kennis van en verleent goedkeuring aan de voorstellen inzake loopbaanonderbrekingen 7- Container(parken en Klein Chemisch Afval. 7.1- Varia software diftarcontainerparken De raad van bestuur neemt kennis van de melding van de leverancier van de software voor de diftarparken dat de software Obsolete (achterhaald) is. Dit betekent : - Dat de basis software ( in dit geval windows XP) niet meer wordt ondersteund - Dat hierdoor ook met de diftarsoftware van BAM/RIS bij problemen geen oplossing meer gegarandeerd kan worden (vb PC vervangen zal niet meer kunnen) - Dat BAM (en de onderaannemer RIS) geen onderhoudscontract meer aanbieden en geen garanties meer kunnen aanbieden. Dat werd inmiddels gemeld aan de milieuambtenaren en werd aan de colleges meegedeeld. In het directiecomité van 4 september 2013 werd beslist: - De gemeenten te begeleiden bij deze upgrade van hun software - De markt van diftarsoftware hiervoor te onderzoeken en af te toetsen met het voorstel van onze huidige leverancier. - Terug te koppelen over het onderzoek via een op te richten werkgroep met milieuambtenaren (en medewerkers) uit de gemeenten die hierbij betrokken wensen te worden. - Vanuit deze onderzoeken vóór het einde van dit jaar een voorstel te kunnen aanbieden aan de gemeenten: o In functie van het marktonderzoek; o In functie van de vragen die er bij de gemeenten zijn over de gewenste toepassingen die het programma nu niet inhoudt; o In functie van de noodwendigheden die opduiken vanuit het materialenbeleid - ook de upgrade software hiervan te voorzien. RvB 17 december 2013 2
De raad van bestuur neemt kennis van het verslag van het overleg van 10/12/2013 en verleent goedkeuring aan het plan van aanpak als volgt: Plan van aanpak Werkgroep 1 Automatisatie containerparken : 10 december 2013. Uitleg plan van aanpak. Bedoeling om functionele analyse na te lezen en bemerkingen / voorstellen naar de toekomst toe mee te geven: medio januari 2014 Bij de gemeenten wordt navraag gedaan naar de techniciteit van hun diftarinstallatie (vb computer); hun wensen (vb rapportering, netwerk met gemeentehuis, inboeken bij financieel beheerder, eventueel later af te stemmen in de werkgroep containerparken Werkgroep 2 Automatisatie containerparken : 11 februari 2014. Voorstelling nieuwe software op basis van de bevraging. Bedoeling om voorstel na te lezen en bemerkingen mee te geven tegen eind februari 2014 Werkgroep 3 Automatisatie containerparken : begin maart 2014. Voorstel van vernieuwde software. Uitrol en implementatie tegen zomerverlof op 1 park (vb. Beveren-Leie) proefdraaien tijdens de zomer (periode nog vast te leggen) Na de proefperiode : tegen eind 2014 uitrol op andere CP-en voorzien 8- Geïntegreerde afvalverwerking te Moen. 8.1- Exploitatie stortplaats, stand van zaken. De aanvoer naar de stortplaats loopt zoals voorzien. 8.2- Investeringsprogramma, voorstellen 8.2.1 Pro memorie RvB 20 maart 2012, investeringsprogramma licht rollend materieel 2012-2015 De Raad van Bestuur neemt kennis van het huidige investeringsprogramma voor licht rollend materieel als volgt 2012 2013 2014 2015 Keermachine 1 Veegmachine 1 Monoperswagens 1 Duoperswagen 1 1 Containeroptrekwagen 1 1 Kraanophaalwagen 1 Trekker 1 Heftruck 1 1 1 8.2.2 Stand van zaken uitvoering investeringsprogramma licht rollend materieel 2012-2015 De raad van bestuur stelt vast dat er in 2012 niet werd geïnvesteerd in rollend materieel en dat in 2013 (beslissing DC 4 december 2013) 2 heftrucks werden aangekocht. De aankoop van de perswagens wordt voorgesteld in huidige vergadering. 8.2.3 Aankoop perswagens De Raad van Bestuur verleent goedkeuring aan het verslag van nazicht van de offertes van 12 december 2013 voor de opdracht Leveren van 2 afvalperswagens. Het verslag van nazicht van de offertes maakt integraal deel uit van deze beslissing. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Mol cy nv, Diksmuidesteenweg 68 te 8840 Staden-basis: Daf, tegen het nagerekende en verbeterde inschrijvingsbedrag van 378.260,00 excl. btw of 457.694,60 incl. 21% btw (inclusief optie eenvoudig weegsysteem). De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 2013/009. 8.2.4 Investeringsprogramma zwaar rollend materieel 2014-2016 De raad van bestuur beslist om in analogie met het investeringsprogramma voor licht rollend materieel, ook een investeringsprogramma voor zwaar rollend materieel op te maken voor de periode 2014-2016. Het plan, waarin de investeringen die in 2012 en 2013 werden uitgesteld zullen worden opgenomen, zal ter goedkeuring worden voorgelegd in een volgende vergadering 8.3- Varia 9 Groenafvalverwerking en thuiscompostering. 9.1- Compostering van groenafval- stand van zaken werking. RvB 17 december 2013 3
De exploitatie van de groencompostering op de site te Moen verloopt verder normaal. De raad van bestuur beslist een investeringsprogramma op te maken om systematisch de beschadigde membranen, die worden ingezet als afdekzeil op de groencompostering, te vervangen; Er zal een prijsvraag voor de levering van membranen worden gericht. Resultaten van deze prijsvraag met voorstellen zullen in volgende vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. 9.2- Varia, communicatie, sensibilisering rond composteren 10 Selectief inzamelen van droge afvalfracties. 10.1- Invulling restcapaciteit site Moen en Harelbeke, probleemstelling Er wordt verwezen naar de beslissing in vergadering van 19 november ivm de invulling van restcapaciteit te Moen en Harelbeke. Alle aannemers, werkzaam in de sector, worden opgelijst om tegen eind dit jaar te worden uitgenodigd voor een gesprek of het indienen van een offerte. Resultaten zullen in een volgende vergadering worden voorgelegd. 10.2- Varia Er zijn geen variapunten 11 Communicatie en diversen. 11.1- Mededelingen aan gemeenten-vennoten in november-december 2013. De Raad van Bestuur neemt kennis van de briefwisseling tussen Imog en de gemeenten-vennoten: 11.2- Bedeling restafvalzakken, toelichting en stand van zaken De raad van bestuur neemt kennis van de bestel- en leveringsmethodiek van de restafvalzakken voor verkooppunten, de flankerende maatregelen inzake preventie, de procedure voor intergemeentelijke inning en de communicatiecampagne. 11.3- Vrijgave van borgtochten voor diverse werken en leveringen. De Raad van Bestuur beslist de borgstelling, onderschreven door Sita Waste Service nv, Lilsedijk 19 te 2340 Beerse voor de huis-à-huis ophaling van tuinafvalbakken in de Imog-regio vlgs bestek 2012-009, volledig vrij te geven voor het bedrag van 10.140 euro. De Raad van bestuur beslist de borgstelling, onderschreven door Valvan Containers en milieutechniek nv, Moorselestraat 121 te 8930 Menen voor de levering van 1 perscontainer 30 m³, volgens bestek 09-003 volledig vrij te geven voor het resterende bedrag van 160 euro. 11.4- Nieuwsbrief december 2013, Krantenknipsels De raad van bestuur neemt kennis van de Imog-nieuwsbrief van december 2013. 11.4.2 Krantenknipsels De Raad van bestuur neemt kennis van de krantenartikelen die werden gepubliceerd omtrent afval, preventie, sensibilisering, enz 11.5- Varia Implementatie naar Dynamics AX 2012 Situering Imog maakt sinds 2002 gebruik van het programma Axapta als ERP-software versie 2.5 SP2 (Entreprise Resources Planning) in gebruik. Dit pakket beheert o.a. : - De boekhouding, - Het magazijn en aankoopbeheer, - Werkplanning en voorbereiding preventief onderhoud.(incl. ISO, KVM-opvolging) - Verwerking van alle weeggegevens. - Statistiek, - Facturatie - Contractbeheer - Kostenopvolging via projecten, - Koppelingen In 2007 werd een eerder technische upgrade uitgevoerd naar AX 4. RvB 17 december 2013 4
De voorbije jaren werd meer en meer gebruik gemaakt van de voordelen van een ERP-pakket waarna volgende functionaliteiten werden geïntegreerd: - CRM - Badgebeheer - Elektronische visering inkooporders en facturen, - Uitgebreide bedrijfsrapportering De officiële support voor onze versie wordt stopgezet Opportuniteit Momenteel is er een upgrade naar Dynamcis AX 2012 beschikbaar die in het programma fundamentele wijzigingen meebrengt. De raad van bestuur neemt kennis van de stand van zaken en mogelijkse opportuniteiten en beslist dieper te onderzoeken of een overschakeling van AX 4 naar AX 12 een meerwaarde kan hebben voor de Imog-werking en of dit financieel haalbaar is. 11.6- Datum en uur voor de volgende vergadering van de Raad van Bestuur. De eerstvolgende bestuursvergadering zal doorgaan in de vergaderzaal van de bedrijfszetel te Harelbeke op 21 januari 2014 om 18 uur gevolgd door de nieuwjaarsreceptie RvB 17 december 2013 5