REGLEMENT AUDITCOMMISSIE AVENTUS CB14.129 notities 14 Aventus\CB14.129.reglement auditcommissie ROC Aventus PvB versie 1.0 goedgekeurd RvT 01.12.2014.
INHOUDSOPGAVE ARTIKEL 1 VASTSTELLING EN REIKWIJDTE REGLEMENT 3 ARTIKEL 2 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN 3 ARTIKEL 3 SAMENSTELLING EN ORGANISATIE 4 ARTIKEL 4 INWERKINGTREDING EN PUBLICATIE 5 ARTIKEL 5 SLOTBEPALING 5 Historie document: reglement auditcommissie Aventus Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende revisies en bespreekmomenten van dit document. Versie Datum Status Versie 1.0 CB14.129 01-12-2014 Goedkeuring rvt Reglement auditcommissie, versie 1.0 december 2014 2
REGLEMENT AUDITCOMMISSIE AVENTUS Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1.1 Dit reglement is een uitwerking van artikel 7.3 van het huishoudelijk reglement van de raad van toezicht. 1.2 Dit reglement kan door de raad van toezicht bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen besluit worden gewijzigd. Artikel 2 Taken en bevoegdheden 2.1 De auditcommissie - hierna verder te noemen de commissie - is een vaste voorbereidingscommissie van de raad van toezicht. De commissie ondersteunt binnen haar taakgebied de raad van toezicht bij besluitvorming. De commissie heeft geen zelfstandige beslissingsbevoegdheid. De commissie rapporteert haar overwegingen, bevindingen en aanbevelingen aan de raad van toezicht, waarbij de raad van toezicht geheel verantwoordelijk blijft voor zijn taken en de door de commissie uitgevoerde werkzaamheden. 2.2 De commissie is namens de raad van toezicht belast met het toezicht op de onderstaande deelgebieden: Interne verslaggeving: algemeen De commissie houdt toezicht op: a. de wijze waarop het college van bestuur omgaat met de P&C-cyclus en de voortgang in de realisatie van het strategische plan; b. de wijze waarop het college van bestuur tussentijdse cijfers en informatie tot stand brengt, alsmede over de mate waarin de externe accountant dergelijke informatie beoordeelt; c. de gebieden waarop de grootste risico s worden gelopen en in de wijze waarop het college van bestuur deze risico s effectief beheerst en wint daartoe informatie in bij het college van bestuur, de dienst Audit & Compliance en de externe accountant; d. eventuele fraude, onwettig handelen, tekortkomingen in de externe beheersing of andere soortgelijke zaken en wint daartoe informatie in bij het college van bestuur, de dienst Audit & Compliance en de externe accountant; e. eventuele juridische zaken die de jaarrekening/verslaglegging en beeldvorming in belangrijke mate zouden kunnen beïnvloeden. Externe verslaggeving: jaarverslag en jaarrekening De commissie houdt toezicht op: a. de jaarrekening en bespreekt deze en de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant met de raad van toezicht en de externe accountant; b. complexe en/of ongebruikelijke transacties in de jaarrekening; c. gebieden waarbij de oordeelsvorming een belangrijke rol speelt, bijvoorbeeld waardering van activa en passiva, voorzieningen en overige (niet uit de balans blijkende) verplichtingen; d. de overige onderdelen van het jaarverslag waarbij voorafgaand aan bekendmaking wordt nagegaan of de informatie begrijpelijk is en in overeenstemming is met de kennis die de leden van de raad van toezicht over Aventus en haar activiteiten hebben. Reglement auditcommissie, versie 1.0 december 2014 3
Externe accountant a. de door de externe accountant voorgestelde reikwijdte en aanpak van de controle en zorgt ervoor dat met betrekking tot die reikwijdte geen onterechte restricties of beperkingen zijn opgelegd; b. het functioneren van de externe accountant; c. het tijdig ondervangen en bespreken van belangrijke bevindingen en aanbevelingen van de externe accountant; d. de mate waarin het college van bestuur reageert op aanbevelingen van de externe accountant en of aanbevelingen zijn geïmplementeerd. Risicobeheersing a. de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen; b. het audit statuut en het auditjaarplan. Toepassingen van ICT-middelen De commissie houdt toezicht op de wijze waarop de ICT wordt aangewend ter verbetering van de interne processen binnen Aventus. Strategische huisvesting De commissie houdt toezicht op de investeringen en financiële risico's die samenhangen met strategische huisvestingsvraagstukken. 2.3 De commissie heeft de bevoegdheid binnen de reikwijdte van haar werkzaamheden ieder onderzoek in te stellen dat zij nodig acht om haar taken te vervullen en kan in dat kader, in samenspraak met de raad van toezicht en na het in kennisstellen van het CvB, iedere persoon uitnodigen van wie men de aanwezigheid noodzakelijk acht en/of juridisch of ander professioneel advies inwinnen tegen een met de commissie overeengekomen vergoeding die ten laste van Aventus komt. De commissie zal het college van bestuur vooraf in kennis stellen van een dergelijk onderzoek. 2.4 De commissie doet aanbevelingen voor het benoemen van een externe accountant, en doet in dat kader aanbevelingen voor het pakket van eisen t.b.v. de aanbesteding, en participeert in de aanbesteding. 2.5 De commissie rapporteert aan de raad van toezicht. Zij informeert de raad van toezicht over haar belangrijkste overwegingen, bevindingen en aanbevelingen, alsmede over de omstandigheden en vraagstukken die van wezenlijk belang zijn voor de besluitvorming door de raad van toezicht. 2.6 De commissie evalueert tweejaarlijks en actualiseert zo nodig het reglement auditcommissie en legt wijzigingen terzake ter goedkeuring voor aan de raad van toezicht. 3. Samenstelling en organisatie 3.1 De commissie wordt samengesteld uit de raad van toezicht en bestaat uit ten minste twee leden. De raad van toezicht benoemt en ontslaat de leden van de commissie. De raad van toezicht wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter. Het voorzitterschap van de commissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van toezicht. 3.2 De leden van de commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming. Reglement auditcommissie, versie 1.0 december 2014 4
3.3 De commissie vergadert ten minste driemaal per jaar en voorts zo vaak als één of meer van zijn leden noodzakelijk acht. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden. De externe accountant mag een vergadering bijeenroepen indien hij dit noodzakelijk acht. 3.4 De vergaderingen worden bijgewoond door het college van bestuur. 3.4 De secretaris van de commissie is een daartoe aangewezen medewerker van de dienst Bedrijfsvoering van Aventus. 3.5 De secretaris maakt van elke vergadering een verslag dat wordt vastgesteld door de voorzitter indien alle leden van de commissie met de inhoud van het verslag instemmen. Het verslag wordt na vaststelling tijdig ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de raad van toezicht, alsmede aan het college van bestuur en de manager van de dienst Bederijfsvoering. Artikel 4 Inwerkingtreding en publicatie 4.1 Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van de raad van toezicht d.d.1 december 2014. Het reglement treedt in werking op 2 december 2014. 4.2 Het reglement van de commissie wordt op de website van Aventus geplaatst. Artikel 5 Slotbepaling In de gevallen waarin dit reglement noch de statuten voorzien, beslist de raad van toezicht met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Dit reglement kan door de raad van toezicht bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen besluit worden gewijzigd. Reglement auditcommissie, versie 1.0 december 2014 5