Privacyverklaring Wij van Stimuliz wijden ons toe aan het respecteren en beschermen van de correctheid, vertrouwelijkheid en beveiliging van jouw persoonlijke informatie. Wij zorgen ervoor dat jij je veilig voelt als je onze website bezoekt, onze applicatie gebruikt en gebruik maakt van onze diensten. In deze privacyverklaring beschrijven wij hoe wij omgaan met het verzamelen, gebruiken, beschikbaar maken en beschermen van persoonlijke informatie die wij ontvangen van jou als gebruiker van onze website, applicatie en diensten. Ben je op zoek naar andere juridische informatie? Kijk dan even bij onze juridische informatie. Voor de goede orde; onder persoonlijke informatie verstaan wij in deze privacyverklaring alle informatie van een identificeerbaar individu (jij dus) zoals gedefinieerd vanuit de EU middels de General Data Protection Regulation (of AVG in het Nederlands). Scope van ons privacybeleid Deze privacyverklaring hebben wij opgesteld om jou te informeren over ons privacybeleid; wat wij doen om ervoor te zorgen dat jij veilig gebruik maakt van onze website, applicatie en diensten. Bovendien informeren we jou over wat we doen om ons te conformeren aan de AVG regels en ISO 27001 normen. Ons privacybeleid is van toepassing op al ons gebruik van jouw persoonlijke informatie. We beschrijven de voor ons minimale en noodzakelijke standaard om jouw persoonlijke informatie te kunnen verwerken. Dat betekent niet dat we het hier bij laten. We streven er altijd naar om het maximaal haalbare te bereiken. Tijden veranderen, en daarmee ook regels. We kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij ingrijpende veranderingen brengen we jou op de hoogte via onze website en applicatie, en sturen we jou indien mogelijk een e-mail bericht. Dat is wel zo fatsoenlijk. Na wijzigingen van ons privacybeleid ga jij met het gebruik van onze website, applicatie en diensten en elke opvolgende invoer van persoonlijke informatie door jou als gebruiker of bezoeker automatisch akkoord met de meest actuele versie van ons privacybeleid middels de verklaring die jij op dit moment leest. Verantwoordelijkheden Wij zijn verantwoordelijk voor jouw persoonlijke informatie dat binnen de scope van ons beheer valt en nemen alle stappen die redelijkerwijs in onze macht liggen om deze informatie eerlijk te behandelen en ervoor te zorgen dat we hiermee voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving vanuit Nederland en de EU. Hiermee maken we dus ook meteen een afspraak met elkaar; wij doen wat wij moeten doen, en jij doet wat jij moet doen. Privacyverklaring van Stimuliz - Versie 201707 Pagina 1 van 6
Om dit te kunnen doen hebben wij een Security Officer in ons team die erop toeziet dat zowel wijzelf als jij bewust zijn van de voorwaarden en verantwoordelijkheden die gelden. Wij conformeren ons aan de normen die gelden voor de AVG en ISO 27001 standaard. Hoe wij jouw persoonlijke informatie verwerken Door gebruik te maken van onze website, applicatie en diensten kunnen we jouw persoonlijke informatie gebruiken, bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt via de applicatie, of jij je inschrijft via een formulier op onze website. We spannen ons in om jou op deze momenten zo goed als mogelijk te informeren over de reden en wijze van ons gebruik van jouw persoonlijke informatie, en dat je als bezoeker of gebruiker begrijpt wat dit inhoudt. Indien wij informatie willen gebruiken voor zaken die buiten de scope vallen van het oorspronkelijke doel, dan informeren wij jou hierover en vragen wij expliciet toestemming van jou om dit te mogen doen. Deze toestemming kan zowel mondeling, als schriftelijk en elektronisch worden gegeven door jouzelf of door een door jou geautoriseerd individu. Toestemming kan pas worden gegeven wanneer jij door ons voldoende bent geïnformeerd over onze intentie om persoonlijke informatie te gebruiken voor andere specifieke doeleinden. Anderzijds kan toestemming worden gegeven als het doel van verzamelen, gebruik en beschikbaar stellen van persoonlijke informatie wordt beschouwd als logisch en jij vrijwillig deze informatie met ons deelt. Doelen voor het verzamelen van persoonlijke informatie Wij verzamelen, gebruiken en stellen persoonlijke informatie beschikbaar voor specifieke derde partijen voor de volgende primaire doeleinden: - het ontwikkelen, beheren en beschikbaar stellen van onze producten en diensten aan onze bezoekers en gebruikers; - het communiceren met bezoekers en gebruikers, direct of via resellers, om onze diensten aan te bieden; - het direct communiceren met onze bezoekers en gebruikers over producten en diensten en optimalisaties die relevant voor hen kunnen zijn; - het direct communiceren met onze bezoekers en gebruikers over support werkzaamheden; - het garanderen van onze hoge kwaliteitsstandaard van onze dienstverlening aan bezoekers en gebruikers; - het beschikbaar kunnen stellen van (anonieme) statistische gegevens over testpersonen, trends en ontwikkelingen; - het voldoen aan wet- en regelgeving; - het verifiëren van de identiteit van een bezoeker of gebruiker. Privacyverklaring van Stimuliz - Versie 201707 Pagina 2 van 6
Gebruik van persoonlijke informatie voor onze diensten De applicatie Stimuliz is een online webapplicatie waarmee jij informatie verzamelt over de ontwikkeling en gezondheid van kinderen. Dit doe je door in een beveiligde en persoonlijke online webomgeving testen uit te voeren en rapportages aan te maken waarbij automatisch scores en resultaten kunnen worden gegenereerd. Waar mogelijk plaats je opmerkingen of notities bij jouw testpersonen. De systeembeheerder van jouw organisatie bepaalt wie binnen deze omgeving toegang heeft tot specifieke informatie en de acties die personen hiermee kunnen uitvoeren. Jij bent als gebruiker verantwoordelijk voor het verkrijgen van noodzakelijke toestemmingen om deze acties uit te mogen voeren. Het stimuleren van een positieve leefstijl van kinderen begint met het genereren van structurele informatie over hun ontwikkeling. Wij maken het voor jou als gebruiker mogelijk om deze informatie op een snelle en eenvoudige manier te verzamelen en verwerken. Deze informatie is van jou, en van degene die jou toestemming hebben gegeven om dit te gebruiken. Wij gebruiken jouw persoonlijke informatie enkel en alleen voor correct kunnen laten functioneren van onze website, applicatie en diensten. Beperkingen in het verzamelen van informatie Wij beperken ons bij het gebruiken van persoonlijke informatie tot de informatie die voor ons noodzakelijk en relevant is voor legitieme doeleinden. Wij verzamelen geen excessieve persoonlijke informatie en beperken de doeleinden van het gebruiken van deze informatie tot datgene wij beschouwen als eerlijk en toepasselijk. Deze informatie wordt enkel verzameld met eerlijke en wettelijke middelen waarbij we ons inspannen voor een transparante communicatie en begrijpelijke taal naar jou toe als gebruiker. Beperkingen in het gebruik, openbaar stellen en bewaren van informatie De persoonlijke informatie zal door ons enkel worden gebruikt zoals we beschrijven in deze privacyverklaring, voor de doeleinden waarvoor de informatie wordt verzameld, of met jouw toestemming voor relevante doeleinden om onze diensten te kunnen uitvoeren. Het gebruik van persoonlijke informatie voor additionele doeleinden die afwijken van de oorspronkelijke doeleinden waarvoor geen toestemming door jou is verleend is uitgesloten. Wij verkopen geen persoonlijke informatie aan externe partijen zonder jouw expliciete toestemming. We kunnen persoonlijke informatie delen met onze medewerkers, opdrachtgevers, consultants, dienstverleners, business partners en andere partijen die deze informatie nodig hebben om ons te ondersteunen in het correct kunnen aanbieden van onze diensten aan jou. Voordat jij persoonlijke informatie beschikbaar stelt aan ons, achten wij dat je hiervan op de hoogte bent door onze voorwaarden en deze privacyverklaring te hebben gelezen en accepteren. Het gebruik van persoonlijke informatie kan betrekking hebben op het door ons overdragen van deze informatie over de Nederlandse landsgrenzen en buiten de European Economic Area. Als dit het geval is conformeren wij ons aan alle toepasselijke wet- en regelgeving voor de zogenaamde Privacyverklaring van Stimuliz - Versie 201707 Pagina 3 van 6
transborder datastromen. De looptijd voor het bewaren van jouw persoonlijke informatie betreft enkel de periode waarvan wij vinden dat dit noodzakelijk is om het correct gebruik van onze website, applicatie of diensten te kunnen borgen voor jou als gebruiker. Nauwkeurigheid Wij nemen alle stappen die redelijkerwijs in onze macht liggen om ervoor te zorgen dat de persoonlijke informatie die door ons wordt verzameld en gebruikt correct, volledig en actueel is om onze diensten te kunnen uitvoeren. Wij voeren geen routinematige updates uit van persoonlijke informatie tenzij het noodzakelijk is om een correct gebruik van de website, applicatie en diensten te kunnen garanderen. Jij bent als bezoeker of gebruiker verantwoordelijk voor het zorgvuldige en correcte gebruik van de website, applicatie en diensten. Ook ben jij verantwoordelijk voor een nauwkeurige en actuele invoer van persoonlijke informatie. Alle verzoeken om jouw persoonlijke informatie door ons te laten wijzigen of verwijderen dien jij schriftelijk of elektronisch bij ons in. We bellen en chatten graag, maar in dit geval hebben we de informatie graag even op (digitaal) papier. Hierbij lever je ons voldoende detailinformatie aan om de persoonlijke informatie te kunnen identificeren en wijzigen of verwijderen. Bescherming van persoonlijke informatie Wij zorgen voor effectieve maatregelen en maken gebruik van up-to-date, technische en organisatorische middelen om jouw persoonlijke informatie te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik en toegang, verlies, diefstal en soortgelijke veiligheidsrisico s door individuen, zowel intern als extern van Stimuliz. De soorten maatregelen en instrumenten die wij inrichten variëren afhankelijk van de aard en gevoeligheid van de persoonlijke informatie, de mate van risico dat gepaard gaat met incorrect gebruik of verlies en hoe het wordt opgeslagen. We maken gebruik van een fysiek en elektronisch beveiligde werk- en ontwikkelomgeving, beveiligde apparatuur, gelimiteerde rechten en rollen voor teamleden (afhankelijk van rol en functie), digitale identificatie, wachtwoorden, servers met beperkte toegang, firewalls en encryptie van informatie. Wij screenen actief de normen en contractuele verplichtingen van onze dienstverleners om te conformeren aan de hoge kwaliteitseisen die wij zelf stellen. We zorgen voor toepasselijke maatregelen bij het verwijderen of vernietigen van persoonlijke informatie om ongeautoriseerde toegang of gebruik te voorkomen. Al onze teamleden zijn op de hoogte van het belang van betrouwbaarheid en correct uitvoeren van werkzaamheden die de bescherming van persoonlijke informatie raken. Al onze teamleden, opdrachtgevers, consultants en dienstverleners met toestemming voor toegang tot persoonlijke Privacyverklaring van Stimuliz - Versie 201707 Pagina 4 van 6
informatie namens Stimuliz worden geacht om kennis te hebben genomen van ons privacybeleid en toepasselijke wet- en regelgeving en zich hieraan te houden. Wij monitoren het naleven van ons privacybeleid en zullen vermoedelijke inbreuk of misbruik direct onderzoeken. In geval van een geconstateerde inbreuk, misbruik en data gevoelige incidenten conformeren wij ons aan alle toepasselijke datalek wetgeving, inclusief het melden van incidenten bij relevante autoriteiten en informeren van betrokken individuen. Wij zullen bij vragen en verzoeken van Nederlandse en Europese autoriteiten correct en spoedig reageren conform de gestelde wet- en regelgeving. We screenen structureel of ons privacybeleid voldoet aan de actuele wet- en regelgeving rondom informatiebeveiliging en privacy in het kader van technologische ontwikkelingen en veranderingen. Transparantie Deze privacyverklaring is beschikbaar en openbaar via onze website zodat deze ten alle tijde kan worden geraadpleegd. Verzoeken tot toegang en toelichting Jij hebt als bezoeker of gebruiker van onze website, applicatie of diensten het recht van toegang tot jouw persoonlijke informatie, met beperkte uitzonderingen onder toepasselijke wet- en regelgeving en met ondersteuning van onze Security officer. Hieronder verstaan we: - identificatie van en toegang tot al jouw persoonlijke informatie dat wordt beheerd door ons; - toelichting hoe deze persoonlijke informatie door ons wordt verzameld, gebruikt en beschikbaar wordt gesteld; - namen van individuen en organisaties waaraan jouw persoonlijke informatie door ons beschikbaar is gesteld. Alle verzoeken tot toegang en toelichting dienen schriftelijk of elektronisch te worden ingediend. Wederom, in dit geval geen telefoontjes of chatberichten. Hierbij lever je ons voldoende detailinformatie aan om de persoonlijke informatie te kunnen identificeren en wijzigen of verwijderen. We kunnen in dit geval additionele informatie opvragen om verdere identificatie van de aanvrager en specificatie van het ingediende verzoek vast te stellen. We reageren binnen maximaal 30 dagen (na dagtekening) op deze verzoeken. Je mag er van uitgaan dat we dit sneller doen. Na ontvangst van een verzoek zullen wij 1) de opgevraagde informatie en toelichting beschikbaar maken binnen het termijn van 30 dagen of 2) jou voorzien van een schriftelijke reactie waarin we aangeven dat additionele tijd nodig is om aan het verzoek te voldoen. Indien wij niet of onvolledig aan jouw verzoek kunnen voldoen zullen wij jou hiervan een schriftelijke reactie bezorgen met toelichting op de redenen en eventuele mogelijke vervolgstappen. Privacyverklaring van Stimuliz - Versie 201707 Pagina 5 van 6
Klachten, opmerkingen en vragen Klachten, opmerkingen en vragen over ons privacybeleid kunnen bij ons worden ingediend via e-mail naar info@stimuliz.nl of schriftelijk naar Stimuliz Licensing B.V., Smedestraat 2, 6411 CR Heerlen onder vermelding van het onderwerp Privacybeleid van Stimuliz. Specifieke details over de klacht, opmerking en vraag zijn voor ons noodzakelijk om correct en adequaat te kunnen reageren. Wil je een snelle en adequate reactie van ons? Zorg dan dat je concreet en specifiek bent in jouw communicatie. Alle ingediende klachten, opmerkingen en vragen worden zorgvuldig onderzocht. Indien wij geen gepast gehoor kunnen geven aan het verzoek kunnen wij, indien van toepassing, het verzoek voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Publicatie en wijzigingen Wij publiceren ons privacyverklaring sinds 1 juli 2016 via onze website en is voor het laatst gewijzigd op 28 juli 2017. De voornaamste wijzigingen omvatten de uitbreiding van ons privacybeleid en veranderingen in lijn met de AVG. Privacyverklaring van Stimuliz - Versie 201707 Pagina 6 van 6