Copro 15065F Protocol Jeugdhulp 2015 Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Zorg - Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten Dit protocol is bestemd voor opdrachtnemers en hun accountants van Jeugdhulp 2015 7 oktober 2015
Blad: 2 Inhoud Deel 1 Algemeen 1.1 Inleiding 3 1.2 Doelstelling 3 1.3 Uitgangspunten 3 1.4 Definities 4 Deel 2 Verantwoordingsprotocol 2.1 Relevante regelgeving 6 2.2 Verantwoordingsprocedure 6 Deel 3 Accountantsprotocol 3.1 Rechtmatigheid en getrouwheid 7 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit 8 3.3 Werkzaamheden accountant 8 Deel 4 Modellen en tabellen 4.1 Model controleverklaring bij de Verantwoording Declaraties 10 4.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen 11 4.3 Tabel Verantwoording declaraties 2015 12 Bijlage 1 Relevante artikelen over verantwoording uit de Overeenkomsten 14 Bijlage 2 Modeloplegger VNG 14
Blad: 3 Deel 1 Algemeen 1. 1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2015 is de Jeugdwet 2015 van kracht. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid voor het leveren van ondersteuning onder de Jeugdwet bij de gemeenten. Om aan de ondersteuning te kunnen voldoen hebben de 23 Groninger gemeenten onder de Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Zorg (GR PG&Z) met de Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (RIGG) als Opdrachtgever, deze ondersteuning ingekocht bij Hulp/Zorgaanbieders (verder Opdrachtnemer). De contractering vond plaats in de vorm van een enkelvoudige onderhandse inkoopprocedure. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen budgetgefinancierde opdrachtnemers en tariefgefinancierde opdrachtnemers. Dit Protocol Jeugdhulp 2015 (verder: Protocol) is vastgesteld om de eisen van de Opdrachtgever ten aanzien van de verantwoording van de Opdrachtnemer en de controle werkzaamheden van de accountant te verduidelijken. Het Protocol is bestemd voor de Opdrachtnemer en diens accountant en heeft betrekking op verantwoordingsjaar 2015. Het Protocol is opgebouwd uit vier delen: 1. Algemeen: geeft een algemene inleiding, de doelstelling, de uitgangspunten en de definities. 2. Verantwoordingsprotocol: bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures en de verantwoordingseisen. 3. Accountantsprotocol: beschrijft de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. 4. Modellen en tabellen: bevat de modelrapporten voor de accountant en de verantwoordingstabellen voor de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit Protocol aan zijn accountant. Het Controleprotocol is afgestemd met de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). 1. 2 Doelstelling Dit Protocol heeft een tweeledig doel: - Het geeft de voorschriften voor de verantwoording door de Opdrachtnemer (deel 2 Verantwoordingsprotocol); - Het geeft aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant (deel 3 Accountantsprotocol). 1.3 Uitgangspunten Dit protocol is aanvullend op de wettelijke verplichting tot het opstellen van een Jaardocument 1 en de daaraan (regulier) verbonden werkzaamheden en verklaring van de accountant. De werkzaamheden inzake het Jaardocument maken géén deel uit van dit protocol. 1 Het opstellen van een Jaardocument is als verplichting voor aanbieders van jeugdhulp en gecertificeerde instellingen opgenomen in de Jeugdwet, de paragrafen 4.3 en 8.3. In de Regeling Jeugdwet zoals gepubliceerd in de Stcrt. 2014, 36816 d.d. 19 december 2014, paragraaf 4, zijn nadere voorschriften opgenomen. Solistisch werkende jeugdhulpaanbieders (zelfstandig gevestigde beroepsbeoefenaren) zijn vrijgesteld van verantwoording via het Jaardocument. Voor nadere informatie: www.jaarverslagenzorg.nl
Blad: 4 De Opdrachtnemer levert uiterlijk 1 februari 2016 de eindrapportage of - declaratie aan over 2015. We onderscheiden bij de hierbij twee soorten opdrachtnemers. 1. Budget-gefinancierde opdrachtnemers; zij verantwoorden zich via een eindrapportage over 2015 volgens het format kwartaalrapportage van de RIGG. 2. Tarief-gefinancierde opdrachtnemers; zij verantwoorden zich via een jaarafsluiting en einddeclaratie 2015, inclusief het Onderhanden werk. Indien een aanbieder de wettelijke verplichting heeft tot het opstellen van een Jaardocument, dan leveren zij tevens de productiegegevens aan via de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 (paragraaf 4.3). De accountant voorziet de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 van een controleverklaring. De Tabel Verantwoording Declaraties inclusief controleverklaring dient uiterlijk 1 maart van het jaar volgend op het verantwoordingsjaar te worden aangeleverd. Het bovenstaande is in afwijking van hetgeen is gesteld in de Overeenkomsten (zie bijlage 1). Deze afwijkingen zijn: - De Opdrachtnemer levert uiterlijk 1 februari 2016 de eindrapportage (budget-gefinancieerd) of einddeclaratie (tarief-gefinanceerd) aan bij de Opdrachtnemer. - De Opdrachtnemer die wettelijk verplicht is tot het opstellen van een Jaardocument, dient de aangeleverde gegevens in de Tabel Verantwoording Declaraties te voorzien van een verklaring van de accountant en uiterlijk 1 maart 2016 aan te leveren. 1.4 Definities In aanvulling op, dan wel conform de Overeenkomst gelden voor het Protocol de volgende definities: Accountant: De door Opdrachtnemer aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Controle: Voor zover dit protocol de term controle gebruikt wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800 Bijzondere overwegingen - controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden. Controleverklaring: Verklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 Bijzondere overwegingen - controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden. Cliënt: Persoon, die jegens het College van Burgemeester en Wethouders aanspraak kan maken op ondersteuning binnen de kaders van de Overeenkomst. Financiële rechtmatigheid: Het voldoen aan de voorwaarden van de Overeenkomst. Dit betekent dat de bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de Overeenkomst. Concreet richt de financiële rechtmatigheid zich op de levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de
Blad: 5 Zorgtoewijzing en het Ondersteuningsplan. Anders gezegd: de verantwoorde bedragen moeten voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden), hoogte (volgens het afgesproken tarief indien van toepassing) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan de voorwaarden van de Overeenkomst zijn ze financieel rechtmatig. Jaardocument: Hiermee wordt bedoeld het door het ministerie van VWS gepubliceerde Jaardocument Jeugd 2015. Dit is het document waarmee aanbieders van jeugdhulp, gecertificeerde instellingen en particuliere Justitiële Jeugdinrichtingen jaarlijks verantwoording afleggen. Instellingen die naast jeugdhulp ook zorg bieden die jaardocumentplichtig is op grond van de WTZi (zoals GGz) behoeven slechts één jaardocument aan te leveren. Het jaardocument valt buiten de reikwijdte van dit protocol. Onderhanden werk: Het deel van het (nog niet afgeronde) Ondersteuningsplan, dat al is uitgevoerd voor 1-1-2016. De kosten hiervan worden ten laste gebracht van het verantwoordingsjaar 2015. Ondersteuning: Diagnose, hulp, zorg en ondersteuning in het kader van de Jeugdwet 2015, gebaseerd op de resultaatgebieden in de Zorgtoewijzing en het bijbehorend Ondersteuningsplan aan ingezetenen van de Groninger gemeenten. Ondersteuningsplan: Een plan waarin de Opdrachtnemer in overleg met de Jeugdige of diens wettelijk vertegenwoordiger daadwerkelijk de concrete inhoud, vorm, omvang, start, evaluaties, resultaten en duur van de benodigde jeugdhulp vastlegt. Verder wordt aangegeven wie de ondersteuning levert, de verantwoordelijke casemanager en de verdere ondersteuning die van toepassing is. Overeenkomst: De tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer gesloten overeenkomst inzake de levering van Ondersteuning. De Overeenkomst vormt de basis voor de jaarlijkse verantwoording door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever en voor de controle door de accountant. Productiegegevens: Hiermee wordt bedoeld de in de Verantwoording Declaraties 2015 opgenomen gedeclareerde ondersteuning en gedeclareerde inzet voor basisteams en expertpool. Registratie van de ondersteuning: Vastlegging van de toegewezen ondersteuning in de vorm van een gespreksverslag, actiepunten of evaluatie-verslag. Dit is van belang voor cliënten met contuinuiteitsrecht, indien er geen Ondersteuningsplan is. Resultaatgebied: Het gebied waarop de Ondersteuning zich richt, zoals vastgelegd in de Zorgtoewijzing. Zorgtoewijzing: Het besluit tot het toekennen van ondersteuning, waarin is opgenomen de aard, het beoogde resultaat, de ingangsdatum, de duur en de wijze waarop de ondersteuning wordt verstrekt.
Blad: 6 Deel 2 Verantwoordingsprotocol 2.1 Relevante regelgeving Voor de Opdrachtnemer is de volgende wet- en regelgeving van toepassing: - de van toepassing zijnde bepalingen van de Jeugdwet 2015 - de voorwaarden uit de Overeenkomst en eventuele addenda - deel 1 en deel 2 van dit Protocol voor wat betreft de jaarlijkse verantwoording 2.2 Verantwoordingsprocedure De Opdrachtnemer levert uiterlijk 1 februari 2016 de eindrapportage of einddeclaratie aan over 2015. We onderscheiden bij de verantwoording twee soorten Opdrachtnemers: a) Budget-gefinancierde opdrachtnemers; zij verantwoorden zich via een eindrapportage over 2015 volgens het format kwartaalrapportage van de RIGG. b) Tarief-gefinancierde opdrachtnemers; zij verantwoorden zich via een jaarafsluiting en einddeclaratie 2015, inclusief Onderhanden werk. De Opdrachtnemer met een wettelijke verplichting tot een Jaardocument levert vóór 1 maart 2016 de Tabel Verantwoording Declaraties 2015, onderdeel A Productiegegevens en onderdeel B Bestuurlijke verantwoording (paragraaf 4.3) aan bij de Opdrachtgever. Het bestuur van de Opdrachtnemer geeft via de Tabel Verantwoording declaraties, onderdeel B Bestuurlijke verantwoording een toelichting op: a) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; b) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties getrouw zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Zorgtoewijzing en het Ondersteuningsplan; c) eventuele bijzonderheden. Tevens verklaart het bestuur dat zij de informatie naar waarheid heeft ingevuld en dat zij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving ( zie paragraaf 2.1) heeft nageleefd. De Opdrachtnemer voorziet de Tabel Verantwoording Declaraties van een dagtekening en de handtekening van de daartoe bevoegde persoon bij de Opdrachtnemer. De accountant van de Opdrachtnemer voorziet de Tabel Verantwoording Declaraties van een controleverklaring en, indien van toepassing, een rapportage van geconstateerde afwijkingen. De Opdrachtgever beoordeelt de ontvangen Tabel Verantwoording Declaraties 2015 deel A en deel B, de controleverklaring en, indien van toepassing, de rapportage van geconstateerde afwijkingen.
Blad: 7 Deel 3 Accountantsprotocol 3.1 Rechtmatigheid en getrouwheid Het onderzoek van de accountant richt zich op de financiële rechtmatigheid en de juistheid van de gerapporteerde Ondersteuning, die is opgenomen in de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 onderdeel A. Concreet betekent dit dat voor het onderzoek van de accountant de volgende vier toetsingscriteria 2 gelden: 1. Het recht op het verstrekken van zorg; 2. De bepaling van de omvang van de zorg; 3. De vereisten aan de declaratie; 4. Het aantonen van de levering van zorg. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij de productiegegevens toetst aan alle in paragraaf 2.1 genoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in deze paragraaf. Toelichting Ad 1. Het recht op het verstrekken van zorg Er is een Zorgtoewijzingsbericht aanwezig o Voor overgangcliënten (startdatum ondersteuning vóór 2015) is bij de Opdrachtnemer een indicatie van een bevoegde instantie of persoon (zoals CiZ, BJZ, huisarts) of rechtelijke maatregel aanwezig. o Voor nieuwe cliënten (startdatum ondersteuning in 2015) is er een opdracht van de gemeente, een geaccepteerd verzoek tot zorgtoewijzing of een rechterlijke maatregel aanwezig. Het wettelijk woonplaatsbeginsel is administratief onderbouwd. Ad 2. De bepaling van de omvang van de zorg De omvang van de zorg is conform de Zorgtoewijzing, tenzij een afwijking is vastgesteld en vastgelegd tussen Opdrachtnemer en gemeente. Ad 3. De vereisten aan de declaratie De productiegegevens (bedragen) zijn rekenkundig juist. Hetgeen is gedeclareerd stemt overeen met het/de soort(en) product(en) volgens de Zorgtoewijzing en het Ondersteuningsplan. De geleverde Ondersteuning is juist verwerkt in de declaratie. Indien van toepassing, is het gedeclareerde tarief gelijk aan het vastgestelde en overeengekomen RIGG-tarief. Ad 4. Het aantonen van de levering van zorg De geleverde Ondersteuning is conform de Zorgtoewijzing of enig bericht van een gemeente en het Ondersteuningsplan of een Registratie van de ondersteuning (zie definities pagina 5). In de administratie zijn een Zorgtoewijzing en een Ondersteuningsplan aanwezig voor de cliënten waaraan de Opdrachtnemer Ondersteuning verleent. 2 In bijlage 2 worden de grenzen van de toetingscriteria nader geduid.
Blad: 8 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant dient zijn onderzoek naar de productiegegevens zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze informatie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de gedeclareerde bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Hierbij geldt als omvangsbasis het totaal bedrag dat is gedeclareerd. Soort oordeel Goedkeurend Met beperking Oordeelonthou ding Afkeurend Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de controle/verantwoording 1% > 1% < 3% n.v.t. 3% 3% > 3% < 10% 10% n.v.t. Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapporteringstolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de Opdrachtnemer niet-gecorrigeerde afwijkingen moeten worden gemeld. Het Protocol hanteert hierbij als uitgangspunt, dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de Opdrachtnemer moeten worden gecorrigeerd. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen (paragraaf 4.2) bij de Verantwoording Declaraties 2015 alleen uit te brengen als sprake is van afwijkingen boven de rapportagetolerantie. De Opdrachtnemer is verplicht om ook deze rapportage naar de Opdrachtgever te sturen (zie paragraaf 2.1). Voor de toetspunten 1 tot en met 4 in paragraaf 3.1 Rechtmatigheid en getrouwheid geldt een rapporteringstolerantie die gelijk is aan de percentages in bovenstaande materialiteitstabel (fouten > 1% en/of onzekerheden > 3% van het totaal gedeclareerde bedrag). Indien de rapporteringstolerantie op basis van bovenstaande percentages groter is dan 50.000, dient 50.000 als minimumgrens te worden gehanteerd. Niet-gecorrigeerde verschillen beneden de rapporteringstolerantie hoeven niet gerapporteerd te worden. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de Opdrachtgever. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De Opdrachtgever stelt de Opdrachtnemer en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte. 3.3 Werkzaamheden accountant Object van de controle door de accountant is Onderdeel A van de Tabel Verantwoording Declaraties 2015. De bestuurlijke verantwoording in Onderdeel B van de Tabel Verantwoording Declaraties vormt hierbij het uitgangspunt voor de controle.
Blad: 9 De accountant geeft over de bestuurlijke verantwoording als zodanig echter géén oordeel. Overeenkomstig paragraaf 2.2 punt 2 geeft het bestuur van de Opdrachtnemer hierin een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten bij het invullen van de tabel; (2) de wijze waarop in de organisatie is geborgd dat de ingediende declaraties juist zijn en financieel rechtmatig, dat wil zeggen dat de gedeclareerde Ondersteuning is geleverd conform de Zorgtoewijzing en het Ondersteuningsplan; (3) eventuele bijzonderheden. Om vast te stellen of de Opdrachtnemer aan de toetsingscriteria heeft voldaan, zal de accountant de verantwoording van de Opdrachtnemer toetsen aan de realiteit. Hiervoor zal hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie en declaratie van Ondersteuning. De accountant zal hierbij alleen de inzet van de Ondersteuning kunnen toetsen, omdat hij niet beschikt over voldoende deskundigheid om de inhoud daarvan te controleren, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt daarom gen expliciet oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch detailcontroe op dossier- of cliëntniveau. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij de controleaanpak inricht, hoe hij de controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controle-informatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de productiegegevens en de bedragen in Onderdeel A van de Tabel Verantwoording Declaraties in alle van materieel belang zijnde aspecten juist zijn weergegeven in overeenstemming met de Overeenkomst en dit Protocol. Hiermee wordt voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid.
Blad: 10 Deel 4 Modellen en Tabellen 4.1 Model controleverklaring verantwoording declaraties CONTROLEVERKLARING VERANTWOORDING DECLARATIES Afgegeven ten behoeve van de Gemeenschappelijke Regeling Publieke Gezondheid en Zorg Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (GR PG&Z-RIGG) Aan: <Naam instelling> Wij hebben de bijgevoegde en gewaarmerkte Tabel Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van... (naam instelling) te... (vestigingsplaats) gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van Tabel Verantwoording Declaraties 2015 in overeenstemming met de Overeenkomst en eventuele addenda... (referentie en datum) en het Protocol Jeugdhulp 2015 van de GR PG&Z-RIGG, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de Tabel Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Protocol Jeugdhulp 2015 van de GR PG&Z-RIGG, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig dienen te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de Tabel Verantwoording Declaraties 2015. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 door de instelling, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de instelling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de Tabel Verantwoording Declaraties 2015, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een
Blad: 11 onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de Tabel Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van... (naam instelling) de hierin opgenomen bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Overeenkomst en eventuele addenda en het Protocol Jeugdhulp 2015 van de GR PG&Z-RIGG, specifiek deel 2 Verantwoordingsprotocol. Overige aangelegenheden 3 Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat wij naast deze controleverklaring een aparte rapportage hebben uitgebracht over geconstateerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie volgens hoofdstuk 3.2 van het Protocol Jeugdhulp 2015 van de GR PG&Z-RIGG. Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring De Tabel Verantwoording Declaraties 2015 is opgesteld voor de GR PG&Z-RIGG met als doel... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden van de Overeenkomst... (referentie en datum). Hierdoor is de Tabel Verantwoording Declaraties 2015 mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de GR PG&Z-RIGG en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant 3 Alleen opnemen als een rapportage over geconstateerde afwijkingen is uitgebracht. Zie paragraaf 3.2 en 4.3
Blad: 12 4.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN Afgegeven ten behoeve van de de Gemeenschappelijke Regeling Publieke Gezondheid en Zorg Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (GR PG&Z-RIGG) Aan: <Naam instelling> Opdracht Wij hebben op.. (datum) een controleverklaring afgegeven bij de Tabel Verantwoording Declaraties 2015, Onderdeel A van... (naam instelling) te... (vestigingsplaats). Overeenkomstig het Protocol Jeugdhulp 2015 van de GR PG&Z-RIGG, specifiek deel 3 Accountantsprotocol dienen wij naast de verklaring een afzonderlijke rapporage uit te brengen over tijdens onze controle vastgestelde, nietgecorrigeerde afwijkingen. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld, wij hebben hiervoor geen aparte werkzaamheden verricht. Dit betekent dat deze rapportage geen volledig beeld hoeft te geven van alle afwijkingen. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen voor de toetsingscriteria juistheid en rechtmatigheid; de niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de percentages in de materialiteitstabel in paragraaf 3.2 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit (fouten > 1% en/of onzekerheden > 3% van het totaal gedeclareerde bedrag). Indien de rapporteringstolerantie op basis van deze percentages groter is dan 50.000, dient 50.000 als minimumgrens te worden gehanteerd. Nietgecorrigeerde verschillen beneden de rapporteringstolerantie hoeven niet gerapporteerd te worden. Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle van de Tabel Verantwoording Declaraties zijn de volgende afwijkingen geconstateerd die door de Opdrachtnemer niet zijn gecorrigeerd: 1... 2... Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de GR PG&Z-RIGG aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant
Blad: 13 4.3 Tabel Verantwoording Declaraties 2015 Gegevens Opdrachtnemer Naam Adres Postcode Plaats Contactpersoon Telefoon E-mail Onderdeel A: Productiegegevens Tabel Jeugdhulp 2015 - niveau instelling voor RIGG Instelling Gedeclareerde Ondersteuning in Totaal Gedeclareerde Onderhanden werk in Totaal Gedeclareerde Inzet voor basisteams e/o expertpool in Totaal TOTAAL Totaal in Onderdeel B: Bestuurlijke verantwoording Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten: [ ] 2. Borging van juistheid en levering: [ ] 3. Eventuele bijzonderheden: [ ] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd. Datum en Ondertekening namens de instelling Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie
Blad: 14 BIJLAGE 1 Artikelen zoals opgenomen in de Overeenkomsten Deze artikelen zijn vervangen door de in dit protocol opgenomen aanwijzingen inzake de verantwoording en controle van productiegegevens. Budgetaanbieders Artikel 17.5 Opdrachtnemer levert vóór 1 april 2016 de productiegegevens aan, voorzien van een accountantsverklaring. Het jaardocument inclusief de productiegegevens van het afgelopen kalenderjaar is per 31 mei 2016 beschikbaar en voorzien van een accountantsverklaring, waarbij de accountant in zijn controle ook de rechtmatigheid van de geleverde Jeugdhulp heeft meegenomen (in overeenstemming met het BADO). De rechtmatigheidscontrole van de verantwoording dient uitgevoerd te worden in overeenstemming met het nog te ontwikkelen controleprotocol van de Opdrachtgever. Tariefaanbieders boven 100K Artikel 16.5. Opdrachtnemer levert vóór 1 april 2016 de productiegegevens 2015 aan. Het jaardocument inclusief de productiegegevens van het afgelopen kalenderjaar is per 31 mei 2016 beschikbaar en voorzien van een accountantsverklaring. Tarief aanbieders onder 100K Artikel 16.5. Opdrachtnemer levert vóór 1 april 2016 de productiegegevens 2015 aan. Het jaardocument inclusief de productiegegevens van het afgelopen kalenderjaar is per 31 mei 2016 beschikbaar. Opdrachtgever kan een accountantsverklaring eisen. BIJLAGE 2 Modeloplegger VNG De VNG heeft een modeloplegger Rechtmatigheidsvereisten Wmo 2015 en Jeugdwet opgesteld in samenwerking met de brancheorganisaties van Wmo- en Jeugdhulp aanbieders en het ministerie van VWS. De NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) heeft advies gegeven over de inhoud. De modeloplegger is ontwikkeld om op lokaal niveau, samen met de aanbieders de rechtmatigheidgrenzen te bepalen en daarbinnen de administratieve lasten zoveel als mogelijk te beperken. We komen voor de regio Groningen tot de onderstaande grenzen van rechtmatigheid en getrouwheid in 2015. Mede gezien het bijzondere eerste jaar van de decentralisatie jeugdtaken zijn de criteria gematigd van inhoud. Voor het vaststellen van de rechtmatigheid en de getrouwheid worden vier thema s nader geduid, te weten: a) Het recht op het verstrekken van zorg; b) De bepaling van de omvang van de zorg; c) De vereisten aan de declaratie; d) Het aantonen van de levering van zorg.
Blad: 15 A. Het recht op verstrekken van zorg Opdrachtverstrekking buiten het afgesproken proces Situatie: Het kan voorkomen dat in de praktijk wordt afgeweken van het verstrekken van de opdracht via een toewijzingsbericht, bijvoorbeeld vanwege de (tijdelijke) beperkingen in de ICT-infrastructuur. Bepaling: In aanvulling op de in de contracten genoemde vormen (en kanalen) worden de volgende vormen als rechtmatig geaccepteerd: een toewijzing via mail, papier of mondelinge opdracht. Tijdigheid van de beschikking / besluit / toewijzing Situatie: Door diverse redenen kan in 2015 dienstverlening binnen de overeenkomst zijn gestart voordat de in de overeenkomst afgesproken Zorgtoewijzing aanwezig is. Bepaling: In aanvulling op de in de Overeenkomst genoemde grondslagen voor rechtmatige zorgverlening is er sprake van rechtmatige zorgverlening: indien de Zorgtoewijzing is verstrekt, maar het moment waarop is niet relevant mits in 2015. Overgangsrecht Jeugdwet Situatie: De overeenkomst eist dat ook voor zorgverlening onder het overgangsrecht voor jeugdigen per 1-1-2015 een nieuwe zorgtoewijzing moet zijn afgegeven. Het is mogelijk dat deze niet of niet tijdig is afgeven. Bepalingen: Voor de zorgverlening aan jeugdigen vallend onder het overgangsrecht zijn de oude vormen van zorgtoewijzing van kracht. De zorgaanbieder heeft een indicatie van een bevoegde instantie of persoon (zoals CiZ, BJZ, huisarts) of rechtelijke maatregel. Voor nieuwe clienten (startdatum ondersteuning in 2015) is er een opdracht van de gemeente, een geaccepteerd verzoek tot zorgtoewijzing of een rechterlijke maatregel aanwezig. Woonplaatsbeginsel Jeugdwet In de Jeugdwet speelt de woonplaats van de gezagsdrager een zeer belangrijke rol met een verantwoordelijkheidsverdeling tussen aanbieder en gemeente. Situatie: De aanbieder is in eerste instantie verantwoordelijk voor het toepassen van het woonplaatsbeginsel. Nadere duiding: De aanbieder dient aan te tonen dat hij de woonplaats van de gezagsdrager heeft vastgesteld op basis van de eigen administratie of, indien op basis van waarneming, de aard van deze waarneming. Daarna neemt de gemeente de verantwoordelijkheid dat de declaratie wordt betaald en indien nodig wordt doorgestuurd aan een andere gemeente. B. Omvang van de zorg (op cliëntniveau) Situatie: De omvang van zorg geleverd aan een cliënt wijkt af van de omvang in de Zorgtoewijzing. Bepaling: Afwijkingen kunnen voorkomen. Zij worden tussen aanbieder en gemeente vastgesteld en vastgelegd en worden daarna niet door de gemeente beschouwd als onrechtmatig. C. Declaratie De tarief-gefinancierde aanbieders declareren op basis van de RIGG-tarieven 2015. Deze zijn gepubliceerd op www.rigg.nl. In uitzonderingsgevallen kan daarvan worden afgeweken, indien toestemming van de RIGG aanwezig is.
Blad: 16 De budget-gefinancieerde aanbieders krijgen een maandelijks budgetdeel en verantwoorden zich via de standaard kwartaalrapportages over onder andere de aantallen en onder/overproductie ten opzichte van het toegewezen budget. Vorm van declaratie De RIGG hanteert een vastgestelde vorm van declaratie. Afwijkingen leiden tot een niet-uitbetaling. Aansluiting bij de toewijzing. De declaratie moet aan de toewijzing te koppelen zijn, via het zorgtoewijzingsnummer, om vast te stellen dat wat gedeclareerd wordt, ook besteld is. Daarbij moet ook de zorgcategorie en zelfs de productcode en/of het volume overeen komen. Situatie: Door proceskeuzes of door transitieproblemen kan geen koppeling worden gemaakt tussen de toewijzing (opdrachtverlening) en de declaratie. Bepaling: Wanneer de declaratie op een andere manier dan via het zorgtoewijzingsnummer aan de toewijzing te koppelen is, bijvoorbeeld door BSN of naam en geboortedatum, wordt de declaratie als rechtmatig beschouwd. Tijdigheid van de declaratie De RIGG heeft geen tijdigheidscriterium op het indienen van de declaratie D. Levering Situatie: Controle op levering (van de zorg) is onderdeel van de rechtmatigheidscontrole. Bepaling: De levering van de gedeclareerde Ondersteuning conform de Zorgtoewijzing. Rechtmatigheid van de levering volgt uit de aanwezigheid van een vastlegging, door Registratie (gespreksverslag, actiepunten, evaluatie-verslag) of een Ondersteuningsplan bij de zorgaanbieder. Hetgeen is geleverd en gedeclareerd stemt overeen met het/de soort(en) product(en) volgens de Zorgtoewijzing en de registratie of het Ondersteuningsplan.