Meldingsprocedure (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid

Meldingsprocedure (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid

Het is voor de bereidheid van medewerkers om een (vermoeden van) een misstand en/of onregelmatigheid te melden van belang dat er sprake is van interne transparantie over de wijze waarop de organisatie feitelijk met meldingen omgaat. Om deze reden heeft de directie, met instemming van de ondernemingsraad, de Meldingsprocedure (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid vastgesteld. De meldingsprocedure stelt de directie in staat om op integriteit te sturen door te streven naar een eenduidige en iteratieve afhandeling van meldingen. Daarnaast leert de ervaring dat een interne meldingsregeling drempelverlagend werkt en kan voorkomen dat zaken publiekelijke escaleren. Het uitgangspunt van de meldingsprocedure is dat een werknemer een (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid eerst intern bij zijn werkgever meldt. De werkgever onderzoekt vervolgens een (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid en treft zo nodig maatregelen. Als het vermoeden bestaat dat de directie bij een vermoede misstand en/of onregelmatigheid is betrokken, kan de melding bij de voorzitter van de raad van commissarissen worden gedaan. Daarnaast biedt de op 1 juli 2016 in werking getreden wet Huis voor Klokkenluiders de mogelijkheid om een vermoede misstand en/of onregelmatigheid bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders te melden. De melder kan bij deze afdeling terecht als hij het niet eens is met de bevindingen van de directie en/of raad van commissarissen. De afdeling kan op verzoek van een melder ook een onderzoek instellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens de melder heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid. 1. Begripsbepalingen Werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht. Werkgever: AEB Exploitatie B.V. welke krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten. Directie: het orgaan of de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de organisatie van AEB. Raad van commissarissen: het orgaan dat binnen de organisatie van AEB op de directie toezicht houdt. Integriteitscoördinator: degene die is aangewezen om als zodanig voor de werkgever te fungeren. De taken van de integriteitscoördinator bestaan uit: het zorgen voor uitvoering en bekendmaking van integriteitsbeleid, -instrumenten en regelingen; het ondersteunen/adviseren van directie en leidinggevenden bij het toepassen en borgen van het integriteitsbeleid; het organiseren van activiteiten/trainingen op het gebied van integriteit; het verzorgen van registraties en periodieke rapportages over integriteit; het verzorgen van de communicatie over integriteit. Melder: degene die een vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid op grond van deze procedure heeft gemeld. Onderzoekers: degenen aan wie het onderzoek naar een vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid wordt opgedragen. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, wet Huis voor Klokkenluiders; 2

Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer dat binnen de organisatie van werkgever of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover: 1e. het vermoeden op redelijke gronden is gebaseerd, die uit de kennis die de werknemer bij werkgever heeft opgedaan voortvloeiden of uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en 2e. het maatschappelijk belang in het geding is bij: de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen, een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu, een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten, een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift, (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i t/m vi hierboven genoemde feiten. vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt; melding: interne melding door een werknemer van een concreet vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid; Daar waar in deze procedure de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen. 2. Uitgangspunt meldingsprocedure (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid Iedere werknemer heeft de verplichting concrete vermoedens van een misstand en/of onregelmatigheid intern aan de orde te stellen. Een ieder die over informatie ten aanzien van de melding beschikt, de persoon waarover is gemeld en de verder bij het onderzoek betrokken personen, is ter bescherming van de indiener van de melding verplicht om op een voortvarende, vertrouwelijke en zorgvuldige wijze met die informatie om te gaan. Zo wordt de informatie over de melding zodanig bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. Bovendien wordt de identiteit van de melder niet bekendgemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder. 3. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer Elke werknemer kan zich te allen tijde tot de vertrouwenspersoon wenden voor informatie, advies of ondersteuning indien sprake is van een vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid. 4. De melding De meldingsprocedure Elke werknemer die een vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid heeft kan daarvan melding doen bij iedere leidinggevende, iedere manager of bij de integriteitscoördinator. Als de werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de directie daarbij is betrokken, kan hij de melding bij de voorzitter van de raad van commissarissen doen, zoals verder beschreven onder paragraaf 8. 3

Bescherming van de melder tegen benadeling De werknemer die te goeder trouw en conform de bepalingen van deze procedure heeft gehandeld, wordt op geen enkele wijze vanwege zijn melding in zijn positie benadeeld. Als de werknemer zich niet tegen benadeling beschermd voelt, kan hij zich tot de raad van commissarissen wenden. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling De volgende functionarissen worden op geen enkele wijze als gevolg van het uitoefenen van hun taken krachtens deze procedure in hun positie benadeeld: 1. de integriteitscoördinator; 2. de onderzoekers in dienst van de werkgever; 3. de werknemer die door de onderzoekers wordt gehoord; 4. de werknemer die documenten aan de onderzoekers verstrekt die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek. Doorsturen, informeren en ontvangstbevestiging van de melding Als een werknemer bij een leidinggevende of manager een melding doet, geven deze de melding aan de integriteitscoördinator door. Als de melding rechtstreeks bij de integriteitscoördinator wordt gedaan, stelt deze de betreffende manager op de hoogte, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat dat de betreffende manager bij de melding betrokken is. In dat geval betrekt de integriteitscoördinator alleen de directie bij de melding. Als er een redelijk vermoeden bestaat dat de directie bij de melding betrokken is, wordt de melding gedaan aan de voorzitter van de raad van commissarissen. De integriteitscoördinator bevestigt aan de melder dat de melding is ontvangen en geeft in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding inclusief vermelding van de datum van ontvangst. De integriteitscoördinator registreert de melding in het meldsysteem integriteit. Standpunt over instellen onderzoek De integriteitscoördinator informeert de melder binnen twee weken na ontvangst van de melding hoe de melding wordt opgepakt en of de directie al dan niet een onderzoek zal instellen. Als de directie besluit geen onderzoek in te stellen, geeft de integriteitscoördinator tevens de grond aan van dat besluit. In geval de directie besluit een onderzoek in te stellen, informeert de integriteitscoördinator door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De integriteitscoördinator informeert tevens de manager over de wijze waarop de melding wordt opgepakt. 5. Het onderzoek De opdracht Na overleg tussen de directie, de betreffende manager en de integriteitscoördinator wordt de opdracht tot het verrichten van het onderzoek schriftelijk vastgelegd. De opdracht bevat in ieder geval de aanleiding, een duidelijk omschreven doelstelling, de onderzoeksvragen en de kosten die aan het onderzoek zijn verbonden. Bevoegdheden De integriteitscoördinator voert onder verantwoordelijkheid van de directie of de raad van commissarissen het onderzoek uit. Tijdens de uitvoering van de onderzoeken kan de integriteitscoördinator, met toestemming van de directie, gebruik maken van de onderzoeksbevoegdheden zoals deze onder het kopje Onderzoeksmethodiek zijn omschreven. Bij het bepalen van de procedures, strategieën en methoden van onderzoek worden de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit toegepast. Onder subsidiariteit wordt verstaan dat bij de afweging welke procedure/strategie/methode dient te worden toegepast voor de variant wordt gekozen die het minst ingrijpend is. Volgens het proportionaliteitsbeginsel wordt gekeken naar een redelijke verhouding tussen middel en doel (evenredigheid). 4

Inlichten van de persoon in kwestie De integriteitscoördinator stelt de persoon in kwestie op de hoogte van het feit dat er een onderzoek naar zijn handelwijze is of wordt ingesteld. In de regel gebeurt dit zodra het onderzoeksbelang zich daar niet (meer) tegen verzet en voordat de intern of extern betrokkenen is verzocht mondeling informatie te verschaffen. Zodra het onderzoeksbelang het toelaat, wordt de persoon in kwestie verzocht zijn medewerking aan het onderzoek te verlenen. Informatieverstrekking Voorafgaand aan, gedurende en na afloop van het onderzoek stelt de integriteitscoördinator geen informatie aan derden ter beschikking, tenzij een wettelijk voorschrift of gerechtelijke uitspraak daartoe verplicht. De directie is te allen tijde eigenaar van de onderzoeksinformatie en kan in die hoedanigheid onderzoeksinformatie aan derden verschaffen, met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens Onderzoekers Indien nodig gaat de integriteitscoördinator over tot het inschakelen van derden met een specifieke deskundigheid. Medewerking aan een onderzoek In geval van een (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid, dient de persoon in kwestie als werknemer te voldoen aan elk redelijk verzoek van zijn werkgever, zoals het meewerken aan een onderzoek door het verschaffen van informatie. 1 De persoon in kwestie heeft daarentegen het recht om zijn medewerking aan het onderzoek te weigeren voor zover hij zichzelf hierdoor zou belasten. Indien hij geen medewerking verleent, dan kan dat strijdigheid met de norm van het goed werknemerschap opleveren en leiden tot rechtspositionele maatregelen. Dat is het geval indien er sprake is van gerechtvaardigde, ernstige twijfel aan de integriteit van de persoon in kwestie en/of wanneer zijn functie bijzondere eisen stelt aan de integriteit en door zijn weigering om mee te werken deze twijfel blijft bestaan. Ook de intern betrokkene dient in beginsel te voldoen aan elk redelijk verzoek van zijn werkgever. De weigering van een intern betrokkene om mee te werken aan het onderzoek, vanwege een andere reden dan het zichzelf belasten, kan strijdigheid met de norm van het goed werknemerschap opleveren en leiden tot rechtspositionele maatregelen. Er kunnen tevens rechtspositionele maatregelen worden genomen als blijkt dat de persoon in kwestie of een intern betrokkene bewust onjuiste informatie heeft verstrekt of opzettelijk relevante informatie heeft achtergehouden. Onderzoeksmethodiek De integriteitscoördinator kan tijdens een onderzoek gebruik maken van de onderstaande bevoegdheden. Het verkrijgen van informatie van personen De werkgever kan tijdens een onderzoek de werknemer om informatie verzoeken over zijn functie, of datgene wat hij uit hoofde van zijn functie weet of heeft waargenomen. Een verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in een: a. verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten en/of omstandigheden; 1 Artikel 7:660 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de werknemer verplicht is zich te houden aan de voorschriften omtrent het verrichten van de arbeid alsmede aan die welke strekken ter bevordering van de goede orde in de onderneming van de werkgever, door of namens de werkgever binnen de grenzen van algemeen verbindende voorschriften, of overeenkomst aan hem, al dan niet tegelijk met andere werknemers, gegeven. 5

b. verzoek tot het ter beschikking stellen van/inzage geven in schriftelijke stukken en/of andere goederen. ad a) een verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten en/of omstandigheden Onderzoeksgesprekken Een belangrijk deel van het onderzoek bestaat uit het voeren van onderzoeksgesprekken met de persoon in kwestie en de in- en extern betrokkenen. Voor aanvang worden zij zoveel mogelijk op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het gesprek. Daarnaast wordt medegedeeld dat zij het recht hebben een raadsman of een andere persoon naar keuze ter ondersteuning aanwezig te laten zijn bij het gesprek. Deze persoon is slechts toehoorder en geen gespreksdeelnemer. In de regel is de integriteitscoördinator bij de onderzoeksgesprekken aanwezig. De integriteitscoördinator staat er voor in dat alle gesprekspartners op een respectvolle wijze worden behandeld. Verslaglegging In beginsel wordt tijdens het gesprek een verslag opgemaakt. Indien de gesprekspartner en de integriteitscoördinator het eens zijn over de inhoud van het verslag, ondertekenen zij het verslag voor akkoord. In bijzondere gevallen kan door de integriteitscoördinator worden besloten een onderzoeksgesprek op een geluidsdrager vast te leggen. In dat geval wordt de gesprekspartner hiervan vooraf in kennis gesteld. De opnamen worden bewaard zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna worden zij vernietigd. Van de vernietiging wordt de gesprekspartner in kennis gesteld. ad b) een verzoek tot het ter beschikking stellen van/ inzage geven in schriftelijke stukken en/of andere goederen Degene die verzocht is schriftelijke stukken en/of andere goederen aan werkgever te overhandigen zorgt er voor dat de gewenste stukken en/of goederen zo spoedig mogelijk in het bezit van de integriteitscoördinator zijn. Voor de overige onderzoeksmethoden die de integriteitscoördinator zou kunnen inzetten, wordt verwezen naar het Protocol onderzoeksfaciliteiten. 6. De resultaten van het onderzoek Wederhoor Zodra het onderzoek is afgerond, wordt de persoon in kwestie in de gelegenheid gesteld mondeling of schriftelijk te reageren op de uitkomsten ervan. Daartoe wordt hem in redelijkheid de gelegenheid geboden zijn oordeel over het onderzoeksrapport te kunnen vormen. Het onderzoeksrapport bevat in elk geval een korte weergave van de resultaten van het onderzoek, de conclusies en eventuele aanbevelingen. De persoon in kwestie wordt nadat hij de documenten heeft ingezien in de gelegenheid gesteld om daarop zijn reactie te geven. Van deze reactie wordt door de integriteitscoördinator een schriftelijk verslag gemaakt. Rapportage Het onderzoeksrapport bevat alle relevante gespreksverslagen en overige feitelijke informatie die gedurende het onderzoek zijn verkregen. Bovendien wordt in het rapport over de wijze waarop de informatie is vergaard verantwoording afgelegd. Zo krijgt de persoon in kwestie de mogelijkheid 6

om de rechtmatigheid van de onderzoeksmethoden te (laten) beoordelen. Onderzoeksbevindingen aan werkgever Het rapport wordt samen met de weergave van de wederhoor van de persoon in kwestie aan de directie overhandigd. Het is de verantwoordelijkheid van de directie om te bepalen of de persoon in kwestie de beschikking krijgt over het rapport en de weergave van de wederhoor. 7. Privacybescherming De verwerking van persoonsgegevens (= elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon) van de bij het onderzoek betrokken personen geschiedt in overeenstemming met de privacywetgeving. 8. Raad van commissarissen Melding bij de raad van commissarissen Een melder kan een melding doen bij de voorzitter van de raad van commissarissen indien het vermoeden bestaat dat de directie bij de vermoede misstand en/of onregelmatigheid is betrokken. De raad van commissarissen bevestigt de ontvangst van de melding. Daarnaast brengt de raad van commissarissen de directie en de integriteitscoördinator op de hoogte van de melding. Onderzoek door de raad van commissarissen De raad van commissarissen bepaalt aan de hand van de melding en/of de aangeleverde informatie of hij voor het vormen van zijn advies nadere informatie nodig heeft. Indien dat het geval is, kan de raad van commissarissen een nader onderzoek instellen waarop de bepalingen van hoofdstuk 5 t/m 8 van toepassing zijn. 9. Externe melding van een (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders Na het doen van een interne melding van een (vermoeden van) misstand en/of onregelmatigheid, kan de melder een externe melding doen bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders indien: a. de melder het niet eens is met de bevindingen van de directie en/of raad van commissarissen; b. de melder het niet eens is met de wijze waarop de werkgever zich jegens de melder naar aanleiding van de melding van de vermoede misstand heeft gedragen. De melder kan direct een externe melding doen indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van: acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; een redelijk vermoeden dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van werkgever bij de vermoede misstand en/of onregelmatigheid betrokken is; een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding; een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand en/of onregelmatigheid, die de misstand en/of onregelmatigheid niet heeft weggenomen. Wanneer de afdeling onderzoek van het Huis de melding in behandeling neemt, zal deze afdeling het vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid onderzoeken. Als de afdeling onderzoek vaststelt dat inderdaad sprake is van een misstand en/of onregelmatigheid met een maatschappelijk belang, zal de afdeling ook kijken naar de oorzaken en de gevolgen van deze misstand. 7

Een werknemer die meent dat hij wordt benadeeld in zijn arbeidspositie als gevolg van zijn melding, kan de afdeling onderzoek van het Huis vragen onderzoek te doen naar de wijze waarop de werkgever zich tegenover de melder heeft gedragen. De werkgever is in beginsel verplicht volledig en naar waarheid inlichtingen te verstrekken en inzage te geven in de stukken die nodig zijn voor het doen van het onderzoek. De afdeling onderzoek van het Huis stelt van het onderzoek een rapport op. Nadat de werkgever en de melder op het concept hebben kunnen reageren, maakt de afdeling onderzoek het rapport openbaar. 10. Verantwoording De integriteitscoördinator stelt jaarlijks een rapportage op. In de rapportage worden, waar nodig, de volgende geanonimiseerde gegevens opgenomen: het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand en/of onregelmatigheid; het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat is uitgebracht; het aantal onderzoeken dat in opdracht van de directie is verricht; het aantal onderzoeken dat in opdracht van de raad van commissarissen is verricht. De directie stuurt het concept van de rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad, waarna dit in een overlegvergadering met de ondernemingsraad wordt besproken. De ondernemingsraad wordt in de gelegenheid gesteld zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en/of onregelmatigheden, de uitvoering van deze procedure en de rapportage kenbaar te maken. De integriteitscoördinator verwerkt het standpunt van de ondernemingsraad in de rapportage en legt de verwerkte rapportage ter goedkeuring aan de ondernemingsraad voor. De definitieve rapportage maakt onderdeel uit van het AEB jaarverslag dat aan de raad van commissarissen en de aandeelhouder ter vaststelling wordt gestuurd. 8