Gemeente Leidschendam-Voorburg - afdeling WVL Overleg Participatieraad Datum: 17 september 2008 Locatie: Herenstraat 72 te Voorburg Verslag: de heer M. den Exter van Het Notuleercentrum Aanwezig: Mevrouw J. de Boer (voorzitter) De heer P. Hendrickx Mevrouw C. Knapen Mevrouw A.J. Jager De heer J. Dekkers (penningmeester) Mevrouw C. Schaap Mevrouw J. Polders (vice voorzitter) De heer A. Goossens De heer J. Dekeling De heer E. van Duren De heer P.L.J. Wapenaar De heer H. van Sintmartensdijk De heer C. Attah Mevrouw M. van Kesteren Mevrouw Z. Killy De heer Abdul Rahmani Mevrouw I. Kortbeek Mevrouw M.P.F. Driessen De heer C.C. Altay Afwezig m.k.: De heer C. v.d. Meij (vice voorzitter) De heer T.G. Vierhout zelfstandig Deelraad M toehoorder/adspirant lid Na afloop van de vergadering van de Participatieraad ten behoeve van de ceremoniële start van de Participatieraad: G. Rensen Wethouder Sociale Leefbaarheid en Wijkwethouder Aanwezige ambtenaren Marcella Braamskamp Marlies Bruinstroop Trix Dalebout Hans van Elk Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid- Voorzieningen: Minderheden; Integratiebeleid; Maatschappelijke opvang (huiselijk geweld); Opvang ex-gedetineerden Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid- Wonen: Woonservicezones; Wonen met zorg (subsidies); Voorzitter Toetsingscommissie Wonen Sociale Zaken: Inburgering; Hoogwaardig handhaven (fraudebestrijding en -preventie) i.s.m. omliggende Gemeenten en Sociaal Rechercheurs Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid- Voorzieningen: Wijkverenigingen; Vrijwilligers (Maatschappelijke stage); Buurtbemiddeling; Kulturhus Stompwijk Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 1/7
Marjolein van der Enk Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) - Jeugd: Speelruimteplannen; de Brede School; Integrale Jeugdgezondheidszorg; Leerplicht; Schooluitval; WMO-nota (jeugd); Centra voor Jeugd en Gezin Caroline van Enst Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid - Voorzieningen: Subsidierelaties met Welzijn Oud En Jong (WOEI) en met Algemeen maatschappelijk werk (Stichting Florence); WMO-nota (versterking sociale samenhang in de wijken); Subsidiebeleidskaders Aak Geers Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid: Aanspreekpunt Seniorenraad en Stichting Seniorenbelang Michel Grimbergen Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid: Projectleider Woonservicezones (levensloopbestendigheid, toegankelijkheid, voorzieningen) Remco Herfst Sociale Zaken:Arbeidsmarktbeleid; Re-integratie (participatie) Leny van Luling Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid Directie Stad:Coördinatie: WMO; Lokaal Gezondheidsbeleid Marit Segond Sociale Zaken: Minimabeleid (ooievaarspas); Terugdringing niet-gebruik van voorzieningen Patricia Tevreden Mohamed Ziani Servicecentrum:Zorgloket; WMO-voorzieningen Servicecentrum: Aanbesteding hulpmiddelen; Hulp in de huishouding Afwezige ambtenaren Jan Piet Verhoeven Alice Imthorn Roelien Heemsbergen Sociale Zaken: Minimabeleid (ooievaarspas); Terugdringing niet-gebruik van voorzieningen, DSW Wonen, Voorzieningen en Leefbaarheid- Voorzieningen: Mantelzorg Sociale Zaken: Afdelingshoofd, voert periodiek overleg met deelraad SZ 1. Opening en mededelingen Mevrouw De Boer opent de vergadering om 15.00 uur en heet de aanwezigen van harte welkom. Zij spreekt de hoop uit dat de zaal een comfortabele vergadering mogelijk maakt. Zij licht toe dat de vergadering een openbare bijeenkomst is en dat toehoorders van harte welkom zijn. Voorts introduceert zij mevrouw L. van Luling die in de komende tijd vanuit haar ambtelijke functie zal fungeren als trait d'union tussen de Gemeente en de Participatieraad. De heren Van der Mey en Vierhout zijn afwezig met bericht van verhindering. Mevrouw Poldervaart heeft haar lidmaatschap van de opgezegd. Zij ziet geen kans de taken te combineren met andere werkzaamheden. Zij wordt bedankt voor haar inzet. De functie van mevrouw Poldervaart is nu vacant. 2. Vaststelling agenda Mevrouw De Boer stelt voor punt 10, 'Termijnkalender', te behandelen voor de rondvraag. Na de vergadering zullen diverse ambtenaren worden verwelkomd en geïntroduceerd waarna de ceremoniële start van de Participatieraad vorm krijgt door de overhandiging van het Huishoudelijk Reglement aan wethouder G. Rensen. De agenda wordt vervolgens vastgesteld. Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 2/7
3. Ingekomen stukken Agenda Programma van Eisen Huisvesting Participatieraad, versie 15-9-2008 Functieomschrijving Ambtelijk Secretaris Participatieraad, concept 15-9-2008 Huishoudelijk Reglement, definitief concept 10-9-2008 Actieprogramma vierde kwartaal 2008 4. Huishoudelijk Reglement Het bijgevoegde document is de versie met wijzigingen naar aanleiding van besprekingen in de beide Deelraden. Deze versie van het Huishoudelijk Reglement is vervaardigd door de heren Goossen en Wapenaar van de en de dames Poldervaart en Kortbeek van de. Deze versie is in beide Deelraden besproken Van het document worden de tekstuele wijzigingsvoorstellen besproken. Pagina 6, artikel 13: In de titel staat nog achterban. Voorgeteld wordt hier niet de tekst relevante maatschappelijke organisatie te gebruiken om toch enig recht te doen aan dat begrip. Pagina 6, artikel 13, lid 5: Naar aanleiding van dit artikel wordt opgemerkt dat bij communicatie rekening moet worden gehouden met hen die de taal niet machtig zijn. Afgesproken wordt dat er zoveel mogelijk rekening mee te houden om zo iedereen te bereiken. Pagina 6, artikel 13, lid 5: De Deelraden treden ook afzonderlijk naar buiten. Afgesproken wordt deze werkwijze aan het College voor te leggen. Actie 1 Na dank aan de samenstellers stemt de vergadering in met de tekst van het Huishoudelijk Reglement. Nadat dit Reglement aan het College van B&W is voorgelegd welen beide gremia wat zij van elkaar mogen verwachten. 5. Verkiezing vice-voorzitter Participatieraad De vice-voorzitter heeft een taak bij afwezigheid van de Voorzitter. De voorzitter heeft inhoudelijk en procedureel overleg met de vice-voorzitter. De draagt mevrouw Polders voor de functie van vice-voorzitter en de draagt de heer Van der Mey voor als plaatsvervangend vice-voorzitter. Er is geen verzoek tot schriftelijke stemming. Beide kandidaten worden met algemene stemmen verkozen. 6. Verkiezing Penningmeester Participatieraad Er is een jaarlijks budget dat beheerd moet worden en waaruit betalingen worden verricht. De Ambtelijk Secretaris zal de dagelijkse boekhouding voeren. De tekenbevoegdheid wordt door het dagelijks bestuur (Voorzitters, Secretaris en Penningmeester) nog besproken. Actie 2 De draagt de heer Dekkers voor. Er is geen verzoek tot schriftelijke stemming. De kandidaat wordt met algemene stemmen verkozen. 7. Programma van eisen huisvesting Participatieraad Het is van groot belang dat de Participatieraad op korte termijn passende huisvesting vindt. De huidige plek boven de Schuitejager is niet geschikt. Het plan is gebaseerd op Gemeentelijke standaarden en de ARBO-wetgeving. Dat houdt in dat er voldoende ruimte moet zijn voor technische zaken zoals kantoorapparatuur. De vergadering benadrukt de noodzaak van voldoende manoeuvreerruimte voor rolstoelen en scootmobiels. Mevrouw De Boer zal nagaan of de ruimte in Forum Kwadraat voldoet aan de wensen. Actie 2 Mevrouw De Boer zal deze problematiek voorleggen aan het College van B&W. Actie 4 Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 3/7
8. Concept functieomschrijving Ambtelijk Secretaris Participatieraad De functieomschrijving is voorbereid door mevrouw Kortbeek en ligt nu voor als richtlijn. De vergadering benadrukt de wens om zo spoedig mogelijk een Secretaris in functie te hebben. Het is nog een punt van overweging of de taak door één of twee personen (in verband met ziekte en afwezigheid) moet worden ingevuld. Vanuit de Gemeentelijke organisatie kan wellicht ook worden bijgesprongen. De vergadering benadrukt dat de betreffende functionaris op HBO-niveau moet functioneren vanwege de beleidsinhoudelijke ondersteuning en tegelijk in praktische zin in staat moet zijn een kantoor op te zetten en te runnen. Dat geldt ook voor de op te zetten eigen internetsite en overige PR-activiteiten. Er wordt voor gepleit om het budget van 2008, dat hiervoor nog volledig beschikbaar is, te gebruiken om de startfase te intensiveren door meer uren in te zetten. In 2009 zou de reguliere invulling binnen het budget van dat jaar, op basis van 0,5 fte, moeten plaatsvinden. De vraag is of het thans beschikbare budget toereikend is voor de in de toekomst vermoedelijk toenemende omvang van de werkzaamheden. Daarbij wordt gedacht aan de inzet van praktische handvaardigheden en ondersteunende taken, aan beleidstechnische taken en de werkzaamheden rond met betrekking tot de vergaderingen. De zelfwerkzaamheid van de leden zal iets kunnen helpen. Mevrouw De Boer zal bovenstaande met de wethouder bespreken en tegelijk een evaluatiemoment over zes maanden afspreken. Actie 5 De organisatorische en hiërarchieke plaats van de functionaris is nog niet bepaald. Het Huishoudelijk Reglement bevat de passage de door het College benoemde ambtelijk Secretaris. Deze laat echter nog ruimte voor interpretatie. Een actueel budgetvraagstuk is de toepassing van de vergoedingsregeling voor Commissieleden. Er moet rekening gehouden worden met ongewenste inkomenseffecten. Hierover moet verder nagedacht worden. Actie 6 9. Werkwijze Participatieraad en Deelraden Men is het er over eens dat in de komende tijd gaandeweg de beste werkwijze wordt ontwikkeld. De vergaderschema s van de beide deelraden zijn nagenoeg gereed. De Participatieraad komt vier maal per jaar bijeen. De plaats op de kalender van deze bijeenkomsten is een puzzel. Mevrouw Polders komt hiervoor met een voorstel. Actie 7 De deelraadleden kunnen elkaars vergaderingen als toehoorder bijwonen. De agenda s, verslagen en stukken worden elkaar toegezonden zodat zichtbaar wordt wanneer er een overlap is. De voorzitters houden onderlinge contact. Er kunnen ook werkgroepen worden gevormd met leden uit beide deelraden. De vergadering stemt in met deze werkwijze. 10. Termijnkalender Mevrouw De Boer wijst er op dat het College zich in het laatste kwartaal van 2008 bezig houdt met de volgende relevante aangelegenheden: Plan van aanpak beleidsontwikkeling voorkomen en tegengaan van radicalisering en polarisatie Voorstel vrijwilligersverzekering Subdoelstellingen integratiebeleid verder uitwerken Drie pilots voor Woonservicezones in wijken Duivenvoorde, Prinsenhof en Bovenveen Subsidiebeleidskader wijkverenigingen en wijkcentra Prinsenhof: voorlopig ontwerp bouwwerk bouwspeelplaats park Prinsenhof Verkeersveiligheidsplan middelbare scholen De Participatieraad benadrukt dat ambtenaren oog moeten hebben voor de rol van de Participatieraad en bij voorkeur moeten denken in termen van co-produceren. De vergadering ondersteunt de gedachte om bouwplannen te toetsen met toegankelijkheidscriteria. Mevrouw Luling wijst er op dat de lijst voortdurend wordt aangepast. De Termijn kalender voor 2009 is nog niet gereed. 11. Rondvraag Mevrouw van Luling stelt voor de nieuwsbrieven te benutten om de instelling van de Participatieraad bekend te maken. Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 4/7
12. Sluiting vergadering Participatieraad Mevrouw de Boer sluit de vergadering van de Participatieraad om 16.20 uur. 13. Introductie ambtenaren werkzaam op het gebied van de Participatieraad Mevrouw De Boer verwelkomt de ambtenaren die de ceremoniële start van de Participatieraad bijwonen en vraagt hen zich voor te stellen en daarbij de relevante taken te noemen. Daar voegt zij aan toe dat de Participatieraad de wens heeft uitgesproken dat de ambtenaren bereid moeten zijn om deze Raad in een vroeg stadium te betrekken bij het beleidsontwikkelingsproces en te denken in termen van co-productie ten behoeve van een goed WMO- en SZ-beleid. Daartoe biedt zij de betrokkenheid, ervaring en deskundigheid van de leden aan. Vervolgens verwelkomt zij Wethouder G. Rensen De ambtenaren stellen zich voor en geven hun werkzaamheden aan zoals bovenin in dit verslag is weergegeven. Er wordt gevraagd of de Participatieraad betrokken wordt bij de lancering van het coördinatiepunt Mantelzorg. De heer Van Elk geeft aan dat het een presentatie is, dat de Participatieraad wordt uitgenodigd en dat de benodigde stukken zullen worden toegestuurd. Mevrouw De Boer memoreert dat sommige ambtenaren meewerken aan informatieavonden ten behoeve van cliëntgroepen. 14. Ceremoniële start van de Participatieraad Mevrouw De Boer memoreert dat de Participatieraad haar eerste vergadering had en dat daarin het Huishoudelijk Reglement is vastgesteld. Dit overhandigt zij bij wijze van ceremonie aan Wethouder Rensen omdat in de Verordening staat dat het College dit moet goedkeuren. Zij geeft daarbij aan dat er binnenkort besluiten genomen moeten worden ten aanzien van de huisvesting en de ambtelijke ondersteuning. De deelraden zetten gewoon hun werk voort. De heeft daarom op 15 september een brief naar het College gestuurd betreffende de Huishoudelijke Hulp. Tevens is er al een advies betreffende de Geestelijke Gezondheidszorg naar het College gezonden. Vervolgens geeft zij aan dat de Participatieraad zich veel voorstelt van co-productie en dat de Raad niet zal stilzitten. Zij noemt daartoe de punten van de termijnkalender zoals in de vergadering aan de orde is geweest. De heer Rensen is verrast dat er nu al twee ongevraagde adviezen liggen en zegt zich te realiseren dat hij ervoor moet oppassen de Raad niet te overvragen. Hij spreekt de hoop uit dat er op een constructieve manier wordt samengewerkt. De Participatieraad heeft veel deskundigheid in huis waarvan het College, gevraagd of ongevraagd, gebruik kan maken. Hij wijst op het aantal ambtenaren dat aangeeft hoe breed het werkterrein van de Participatieraad is. Het zal een kunst zijn om een goede selectie te maken van de echt belangrijke zaken. De Participatieraad vertegenwoordigt tegelijk een heleboel cliënten van de voorzieningen. De heer Rensen geeft aan dat hij het meest met de Raad te maken heeft als coördinerend wethouder WMO en inhoudelijk op de gebieden Wijkgericht Werken en Wonen, Welzijn, Zorg, Gezondheidszorg, Sport en Sociale Zaken. Daarnaast is wethouder Beimers verantwoordelijk voor Welzijnsbeleid, Vrijwilligersbeleid en Ouderenbeleid en wethouder Zwartepoorte is voor Jeugd. Nagenoeg het gehele College heeft met de Participatieraad te maken. Veel ambtenaren zijn actief op deelgebieden, mevrouw van Luling is dan het eerste aanspreekpunt, terwijl uiteindelijk Roelien Heemsbergen (SZ) en Carolien Luberti (WVL) ambtelijke eindverantwoordelijkheid dragen. Hij spreekt de hoop uit er samen iets moois van te kunnen maken en dat er binnen de budgettaire kaders snel een oplossing komt voor de ambtelijke ondersteuning en de huisvesting. Hij memoreert het afscheid van mevrouw Poldervaart. Hij vindt dat jammer en geeft aan dat het College daar nog aandacht aan zal besteden. Hij geeft aan dat er misschien nog wat tijd nodig zijn om alles soepel te laten verlopen en benadrukt dat het College daarvoor haar best zal doen. Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 5/7
Mevrouw De Boer dankt de heer Rensen voor zijn woorden. Zij geeft aan dat het wenselijk is dat de nu nog bestaande wensen van de Participatieraad snel worden vervuld. Afgesproken wordt om over een half jaar een evaluatie te doen. Mevrouw De Boer dankt de aanwezigen voor hun inbreng, nodigt iedereen uit te netwerken en sluit de bijeenkomst om 17.05 uur. Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 6/7
Actielijst Nr. Datum Wie Wat Wanneer 1 18-9-2008 De Boer Zelfstandigheid Deelraden voorleggen aan College z.s.m. 2 18-9-2008 Voorzitters Bespreken tekenbevoegdheid z.s.m. 3 18-9-2008 De Boer Beoordelen huisvesting Forum Kwadraat z.s.m. 4 18-9-2008 De Boer Bespreken huisvesting met College z.s.m. 5 18-9-2008 De Boer Bespreken taak, komst, plaats en budget Ambtelijk Secretaris inclusief afspraak over evaluatie 6 18-9-2008 De Boer Opstarten nadenken over negatieve inkomenseffecten Vrijwilligersvergoeding z.s.m. z.s.m. 7 18-9-2008 Polders Vergaderkalender z.s.m. Overleg Participatieraad, 17-9-2008 pagina 7/7