Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Met terugwerkende kracht vaststellen: Verordening en Reglement basisregistratie personen (brp) en de Regeling Beheer & Toezicht brp Programma / Programmanummer Dienstverlening & Burgerzaken / 1011 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Samenvatting Als gevolg van de vervanging van de Wet GBA (wet gemeentelijke basisadministratie personen) door de Wet basisregistratie personen (Wbrp) per 6 januari 2014 dient een aantal zaken geregeld te worden. Te weten: 1. Een nieuwe Verordening BRP (basisregistratie personen); 2. Een nieuw Reglement BRP (basisregistratie personen); 3. Het regelen van het beheer van de oude GBA-voorzieningen waarmee de gemeente Nijmegen de Wbrp uitvoert: Regeling Beheer en Toezicht BRP 2014; 4. De oude Verordening en Regelingen in te trekken. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PU20, Marc Peters, 3570 Datum ambtelijk voorstel 6 augustus 2014 Registratienummer 14.0007422 Ter besluitvorming door het college Onder voorbehoud van vaststelling van de Verordening basisregistratie personen (BRP) 2014 door de raad: 1. Het Reglement BRP vast te stellen. 2. De Regeling Beheer en Toezicht BRP vast te stellen. 3. Regeling GB2013-096 in te trekken. Aan de Raad voor te stellen 1. De Verordening basisregistratie personen (BRP) 2014 vast te stellen en met terugwerkende kracht per 6 januari 2014 in werking te laten treden. 2. Op het moment van inwerkingtreding van de Verordening basisregistratie personen (BRP) 2014, de oude verordening GB09-123 in te trekken. Steller M.J.A.M. Peters Paraaf akkoord Datum 6-8-14 Alleen ter besluitvorming door het College Ook ter besluitvorming door de Raad Besluit B&W d.d. 26 augustus 2014 nummer: 3.7 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder
Collegevoorstel 1 Probleemstelling Als gevolg van de vervanging van de Wet GBA door de Wet basisregistratie personen (Wbrp) per 6 januari 2014 dient een aantal zaken geregeld te worden: Een nieuwe Verordening en Reglement voor de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen (brp); Het regelen van het beheer van de oude GBA-voorzieningen waarmee de gemeente Nijmegen de Wbrp uitvoert; Het aanwijzen van toezichthouders. 2 Juridische aspecten Wet en regelgeving op het gebied van de privacybescherming, in het bijzonder de Wet bescherming persoonsgegevens en de privacybepalingen in sectorale wetgeving en de Wet basisregistratie personen. 3 Doelstelling Formaliseren van de bestaande praktijk van verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen en het beheer van de gemeentelijke voorzieningen waarmee de BRP wordt gevoerd; Door het aanwijzen van toezichthouders is de gemeente Nijmegen in staat controle uit te voeren op de nakoming van de verplichtingen die een burger heeft op grond van de Wbrp. 4 Argumenten A. Nieuwe Verordening BRP Nijmegen 2014 Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet basisregistratie personen (Wbrp), stellen we voor dat de gemeenteraad een nieuwe Verordening voor de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen vaststelt. De bestaande Verordening, GB09-123, gebaseerd op de Wet gemeentelijke basisadministratie personen (GBA) is van rechtswege komen te vervallen. Om die reden is het noodzakelijk een nieuwe Verordening voor de gegevensverstrekkingen uit de basisregistratie personen vast te stellen. Met de Verordening gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen geeft het college opdracht de verstrekking van gegevens aan organisatieonderdelen van de gemeente Nijmegen en aan derden nader te regelen. De reden om het college op te dragen de verstrekkingen nader te regelen, is om snel en meer flexibel te kunnen reageren op de voortdurend toenemende maar ook wisselende vraag om persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor de levering van gegevens in het sociaal domein. 1. Nieuw Reglement BRP Nijmegen 2014 Het Reglement gegevensverstrekking basisregistratie persoonsgegevens bevat de nadere regeling. Dit Reglement kan pas inwerkingtreden op het moment dat de Verordening gegevensverstrekking van kracht is geworden en werkt terug tot en met 6 januari 2014. De terugwerkende kracht is noodzakelijk, omdat in de tijd die ligt tussen de oude Verordening en de thans voorgestelde Verordening de verstrekkingen van gegevens zijn doorgegaan. Die verstrekkingen moesten doorgaan, omdat er anders een onwerkbare situatie zou zijn ontstaan. De continuïteit van de dienstverlening en de bedrijfsvoering zijn afhankelijk van gegevens uit de basisregistratie personen. Daarnaast zouden verstrekkingen aan derden, die deze gegevens ook in hun bedrijfsprocessen nodig hebben, onmogelijk zijn. De wet stelt immers als voorwaarde dat lokale verstrekkingen (aan met name derden) slechts mogelijk zijn als daarin voorzien is bij Verordening.
Collegevoorstel Vervolgvel 2 2. De Regeling Beheer en Toezicht BRP. In tegenstelling tot de Wet GBA schrijft de Wbrp voor het beheer van de systemen waarmee de basisregistratie wordt gevoerd, niet meer expliciet een beheerregeling voor. Desondanks moet het beheer van de brp toch geregeld worden uit oogpunt van verantwoordelijkheid voor de inhoud en vanwege beveiliging. De beheerregeling zoals die gold onder het regime van de Wet GBA en de daarin vastgelegde rollen, taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer van de gemeentelijke (voormalige) GBA-voorzieningen is volledig vernieuwd. De voorgestelde Regeling Beheer en Toezicht BRP voldoet niet alleen aan de eisen van de Wbrp maar sluit ook aan op de baseline informatiebeveiliging gemeenten die door KING is uitgebracht en waaraan onze gemeente zich heeft geconformeerd. In de beheerregeling is tevens de rol van de toezichthouder beschreven, waarover hierna een nadere toelichting. Met vaststelling van de beheerregeling wijzen wij ook de functionarissen aan die invulling geven aan de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het aanwijzen van toezichthouders De Wbrp draagt in artikel 4.2 burgemeester en wethouders op om toezichthouders aan te wijzen die belast worden met het toezien op de naleving van de verplichtingen door de burger. Doel daarbij is het correcte bijhouden van de gegevens die de gemeente heeft over een burger in de basisregistratie. Daarnaast zijn de toezichthouders bevoegd om rapporten op te stellen bij het opleggen van een bestuurlijke boete. De toezichthouder ontleent zijn bevoegdheden aan de Algemene wet bestuursrecht (artikelen 5:15-5:19). De toezichthouder kan van deze bevoegdheden gebruik maken van voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van de taak nodig is (artikel 5:13 Awb). Daarbij kan gedacht worden aan adresonderzoek en identiteitsonderzoek. Sommige bevoegdheden, mag een toezichthouder pas inzetten, wanneer het onderzoek niet de instemming van betrokkene heeft. Voorgesteld wordt aan te wijzen als toezichthouder in de zin van artikel 4.2 van de wet de buitendienstmedewerkers Publiekszaken en de senior specialisten Burgerzaken. Deze taak zal aan het functieprofiel worden toegevoegd. Door vaststelling van de Regeling Beheer en Toezicht BRP zijn de toezichthouders aangewezen. 5 Klimaat De klimaatparagraaf is op dit voorstel niet van toepassing. 6 Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. 7 Participatie en Communicatie Het College Bescherming Persoonsgegevens wordt geïnformeerd voor vermelding in het Wbp-meldingenregister. 8 Uitvoering en evaluatie De regeling zal gepubliceerd worden op de in de gemeente gebruikelijke wijze. 9 Risico Er zijn geen risico s aan dit voorstel verbonden. Bijlagen: Raadsvoorstel, Verordening BRP 2014, Reglement BRP 2014, Regeling Beheer en Toezicht BRP
Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 17 september 2014 / 96/2014 Fatale termijn: besluitvorming vóór: 17-09-14 Onderwerp Vaststellen Verordening basisregistratie personen (BRP) 2014 Programma / Programmanummer Dienstverlening & Burgerzaken / 1011 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 26 augustus 2014 Samenvatting Als gevolg van de vervanging van de Wet GBA (wet gemeentelijke basisadministratie personen) door de Wet basisregistratie personen (Wbrp) per 6 januari 2014, dient met terugwerkende kracht de nieuwe Verordening BRP vastgesteld te worden. Voorstel om te besluiten 1. De Verordening basisregistratie personen (BRP) 2014 vast te stellen en met terugwerkende kracht per 6 januari 2014 in werking te laten treden. 2. Op het moment van inwerkingtreding van de Verordening basisregistratie personen (BRP) 2014, de oude verordening GB09-123 in te trekken.
Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Vanaf 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Dit heeft als gevolg dat het bestaande gemeentelijke kader voor de GBA-systemen moet worden aangepast. Onder de GBA diende het gemeentebestuur bij verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBA-gegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens van zogenaamde vrije derden. Op grond van de Wbrp is het gemeentebestuur nog slechts verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden. De bestaande verordening GB09-123, gebaseerd op Wet GBA is van rechtswege komen te vervallen. Om die reden is het noodzakelijk met terugwerkende kracht met ingang van 6 januari 2014 een nieuwe Verordening BRP vast te stellen. 1.1 Wettelijk kader of beleidskader Wet- en regelgeving op het gebied van de privacybescherming, in het bijzonder de Wet bescherming persoonsgegevens en de privacybepalingen in sectorale wetgeving en de Wet basisregistratie personen (Wbrp). 2 Doelstelling Formaliseren van de bestaande praktijk van verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen en het beheer van de gemeentelijke voorzieningen waarmee de brp wordt gevoerd; 3 Argumenten Voldoen aan de wettelijke eisen. Als gemeente moeten wij daaraan meewerken bij het verstrekken van gegevens. Op deze manier voldoen we aan de wettelijke eisen. Op 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor het gebruik van de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Hiermee regelen we de bevoegdheid voor het verstrekken van gegevens aan derden. Op grond van de Wbrp is het gemeentebestuur verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden. 4 Risico s Er zijn geen andere risico s aan dit voorstel verbonden, dan degene die genoemd is onder 1, de noodzaak van de terugwerkende kracht. 5 Financiën Het betreft hier de formalisering van de bestaande praktijk en gegevensvestrekking, waarvoor geen middelen benodigd zijn. 6 Participatie en Communicatie Het College Bescherming Persoonsgegevens wordt geïnformeerd voor vermelding in het Wbp-meldingenregister. De regeling zal gepubliceerd worden op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlagen: Verordening BRP 2014, Raadsbesluit
Raadsbesluit De Raad van de, Gelezen het voorstel van College van Burgemeester en Wethouders van datum voorstel: 26 augustus 2014; voorstel tot vaststelling met terugwerkende kracht van de Verordening basisregistratie personen 2014 (Verordening BRP 2014). Gelet op Artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen en de Wet bescherming persoonsgegevens Besluit Vast te stellen de Verordening BRP 2014 Aldus vastgesteld door de gemeenteraad in de openbare vergadering van: 17 september 2014 De Burgemeester, De raadsgriffier, Drs. H.M.F. Bruls Drs. M.M.V. Mientjes
Verordening BRP 2014 De raad der gemeente Nijmegen Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders op 26 augustus 2014 Gelet op de Artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen Wet bescherming persoonsgegevens BESLUIT: Vast te stellen de volgende: Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente Het college van burgemeester en wethouders geeft, met inachtneming van het besluit als bedoeld in artikel 3.2 van de Wet basisregistratie personen voor de gemeente Nijmegen, nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie aan organen van de gemeente Nijmegen; Artikel 2: Verstrekkingen aan derden 1. Het college van burgemeester en wethouders kan op verzoek van een derde over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Nijmegen en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van de gemeente Nijmegen was, gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan derden, als de verstrekking voldoet aan het bepaalde in artikel 3; 2. Het college van burgemeester en wethouders kan over een ingezetene van de gemeente Nijmegen gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt; 3. De verstrekking als bedoeld in lid 1 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan; 4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 3: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden Het college van burgemeester en wethouders wijst aan: 1. de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en 2. de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie. 3. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden slechts aangewezen de werkzaamheden die samenhangen met een overheidstaak, strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, of waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de basisregistratie gerechtvaardigd is. pagina 1 van 5
Verordening BRP 2014 Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze Verordening treedt in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari 2014. 2. Deze Verordening kan worden aangehaald als: Verordening basisregistratie personen van de gemeente Nijmegen (Verordening BRP 2014). Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 17 september 2014 De griffier, De voorzitter, mevrouw drs. M.M.V. Mientjes de heer drs. H.M.F. Bruls pagina 2 van 5
Verordening BRP 2014 Toelichting algemeen Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid. De wetgever vervangt met ingang van 6 januari 2014 het wettelijk kader voor de GBA door de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Voor de zeer korte termijn heeft dit als gevolg, dat het bestaande gemeentelijk kader voor de GBA-systemen aangepast moet worden aan de nieuwe wet en dat landelijk gegevens beschikbaar komen van personen die een relatie hebben met de Nederlandse overheid en/of niet in Nederland woonachtig zijn. Onder de GBA diende de gemeenteraad bij verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBAgegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens aan bepaalde derden. Op grond van de Wbrp is de gemeenteraad verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden. De wetgever laat het aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt. De onderhavige Verordening voorziet er in dat het college van burgemeester en wethouders nadere invulling geeft aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan de organen van de gemeente Nijmegen. Deze Verordening voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet de gemeente Nijmegen aan de vereisten zoals gesteld in de Wbrp. Begripsbepalingen De begrippen uit de Wbrp die relevant zijn voor de inhoud van deze Verordening, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wbrp. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde. Basisregistratie Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeenten beheerde voorzieningen. In de loop van de komende jaren zullen de lokale voorzieningen opgaan in één centrale voorziening. Ingeschrevene en ingezetene De ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de basisregistratie. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland woonachtig zijn, maar wel een relatie hebben met de pagina 3 van 5
Verordening BRP 2014 Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Nijmegen. Derde Een derde is elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Nijmegen woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Nijmegen op grond van artikel 3.2 Wbrp. Zolang de Wbrp door de gemeente Nijmegen wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Nijmegen beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Nijmegen woonachtig zijn, dient de gemeente Nijmegen het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen. Artikelen 2 en 3. Gegevensverstrekking aan derden Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wbrp. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeenteraad bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Nijmegen. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren. De aanwijzing van de hiervoor genoemde werkzaamheden en de categorieën van derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet. Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders de volgende criteria als uitgangspunt te nemen. Het moet gaan om werkzaamheden: die samenhangen met een overheidstaak, strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, of waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de basisregistratie gerechtvaardigd is. Derden met schriftelijke toestemming Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd. pagina 4 van 5
Verordening BRP 2014 Beperkt set aan gegevens Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wbrp kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel De Verordening basisregistratie personen (brp) Nijmegen 2014, waarmee deze Verordening kan worden geciteerd, treedt in werking op de dag na haar bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari 2014. Gelet op de invoeringstermijn, is het noodzakelijk deze Verordening met terugwerkende kracht vast te stellen. pagina 5 van 5
Reglement BRP 2014 Burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen Gelet op de Artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wbrp) Verordening basisregistratie personen (BRP) Nijmegen 2014 Wet bescherming persoonsgegevens Gelet op artikel 156 Gemeentewet BESLUITEN: Vast te stellen het: Reglement basisregistratie personen (Reglement BRP 2014) Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente 1. Met inachtneming van het besluit als bedoel in artikel 3.2 van de Wet basisregistratie personen, kunnen gegevens uit de basisregistratie aan organen van de gemeente Nijmegen worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken; 2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door spontane verstrekkingen en selectie; 3. Het hoofd van de afdeling Publiekszaken geeft in een uitvoeringsregeling nadere invulling aan de organen van de gemeente aan wie gegevens kunnen worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, de gegevensset en de wijze van verstrekking. Artikel 2: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belang en categorieën derden 1. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijke belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 1 van dit Reglement; 2. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 1; Artikel 3: Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit Reglement treedt in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari 2014. 2. Dit Reglement kan worden aangehaald als: Reglement basisregistratie personen van de gemeente Nijmegen (Reglement BRP 2014). Aldus vastgesteld in de vergadering van 26 augustus 2014 de secretaris, de burgemeester, drs. B. van der Ploeg drs. H.M.F. Bruis pagina 1 van 3
Reglement BRP 2014 Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de brp zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Nijmegen woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente op grond van artikel 3.2 Wbrp. Zolang de Wbrp door de gemeente Nijmegen wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Nijmegen beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de brp zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Nijmegen woonachtig zijn, dient de gemeente Nijmegen het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen. Gelet op de regelmatige wijzigingen in organisatie en processen van de gemeente Nijmegen is het praktischer om de dagelijkse informatievoorziening in persoonsinformatie te mandateren aan de beheerder van de basisregistratie personen, het hoofd afdeling Publiekszaken. Artikel 2. Gegevensverstrekking aan derden Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de brp aan een groot aantal derden reeds voorzien in de Wbrp. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Nijmegen. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren. Op grond van artikel 3.9 juncto 3.3 lid 2 kunnen slechts werkzaamheden aangewezen worden die samenhangen met een overheidstaak, strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, of waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de basisregistratie gerechtvaardigd is. Derden met schriftelijke toestemming Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd. Beperkt set aan gegevens Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de wet kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel Het Reglement BRP 2014, waarmee dit reglement kan worden geciteerd, treedt inwerking op de dag dat de Wbrp inwerking treedt. Gelet op de invoeringstermijn, is het noodzakelijk dit reglement met terugwerkende kracht vast te stellen tot en met 6 januari 2014. pagina 2 van 3
Reglement BRP 2014 Bijlage 1 behorend bij artikel 2 Reglement BRP 2014 Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wbrp verzocht heeft om geheimhouding. Gewichtig maatschappelijk belang BRP Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners. Tegengaan analfabetisch. Terugvinden van nabestaanden i.v.m. begraven en cremeren van inwoners van de gemeente Categorie derde BRP Bibliotheken Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen Bevorderen cultuur en behoud van cultureel erfgoed Ondersteunen van organisaties in de gemeente die goede doelen voor de inwoners nastreven Maatschappelijke dienstverlening Algemene en geestelijke gezondheidszorg Kinderopvangwerk Jeugdwelzijnswerk Ouderenzorg Gehandicaptenzorg Sociale werkvoorziening Sociaal - Juridische zorgverlening Geestelijke en maatschappelijke zorg Schuldhulpverlening Bevorderen inburgering Migrantenhulp Ouderenondersteuning Onderlinge hulp patiënten Bevorderen van sportgezondheid Bevorderen van de zelfredzaamheid Maatschappelijke of filantropische doelen Bevordering vrouwenwelzijn Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en tegengaan woonfraude Patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg Cultuurorganisaties die een subsidie van de gemeente ontvangen Fondsverwervende organisaties met erkenning van het CBF Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van Kerken in de gemeente die geen gegevens ontvangen via de SILA Schuldhulpverleningsinstanties Niet-gemeentelijke inburgeringbureaus Migrantenorganisaties in de gemeente Ouderenorganisaties Patiëntenverenigingen Sportverenigingen en organisaties Thuiszorgorganisaties Instellingen, verenigingen en stichtingen op het gebied van maatschappelijke of filantropische doelen Vrouwenorganisaties Woningcorporaties Ziekenhuizen pagina 3 van 3
Toelichting op de Regeling Beheer en Toezicht BRP Versie : 2.3 Status : definitief Auteur : Marc Peters Datum : 22-7-14 BMC Implementatie pagina 1 van 19
Inhoud TOELICHTING OP REGELING BEHEER EN TOEZICHT BRP... 3 INLEIDING... 3 BEHEER ÉN TOEZICHT... 4 VERDELING BEHEER- EN TOEZICHTROLLEN... 4 BEVEILIGINGSBEHEER EN BEVEILIGINGSCONTROL... 4 PRIVACYBEHEER... 4 HOOFDSTUK 1... 6 LEESWIJZER... 6 REGELING BEHEER EN TOEZICHT BASISREGISTRATIE PERSONEN... 7 HOOFDSTUK 1 AANWIJZEN FUNCTIONARISSEN... 7 HOOFDSTUK 2 HET INFORMATIEBEHEER... 7 HOOFDSTUK 3 HET GEGEVENSBEHEER... 9 HOOFDSTUK 4 HET SYSTEEMBEHEER... 10 HOOFDSTUK 5 HET APPLICATIEBEHEER... 10 HOOFDSTUK 6 HET PRIVACYBEHEER... 11 HOOFDSTUK 7 DE GEGEVENSVERWERKING... 12 HOOFDSTUK 8 DE TOEZICHTHOUDER... 13 HOOFDSTUK 10 HET BEVEILIGINGSCONTROL... 15 HOOFDSTUK 11 SLOTBEPALINGEN... 16 BIJLAGEN... 17 BIJLAGE 1 BEGRIPPEN... 17 BIJLAGE 2: AANWIJZING VAN BEHEERFUNCTIONARISSEN DOOR BURGEMEESTER EN WETHOUDERS... 18 BIJLAGE 3: AANWIJZING VAN BEHEERFUNCTIONARISSEN DOOR DE... 19 INFORMATIEBEHEERDER... 19 pagina 2 van 19
Toelichting op regeling beheer en toezicht BRP Inleiding Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet organen ) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP. Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe BRP-voorziening, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI). Het feitelijk gebruik van de RNI is voorzien voor de zomer van 2014. In deze regeling wordt op dat gebruik geanticipeerd. Figuur 1: Distributie BRP-gegevens Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn pagina 3 van 19
wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1. Beheer én toezicht Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV. De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar de Wbp schrijft geen vergelijkbare regeling voor. Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een regeling voor informatievoorziening basisgegevens, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn. Verdeling beheer- en toezichtrollen Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK. De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden. Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control). Privacybeheer De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP. De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van pagina 4 van 19
verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien. pagina 5 van 19
Hoofdstuk 1 Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn. Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente. De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen. De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer. Leeswijzer Hoofdstuk 1 betreft de aanwijzing van de functionarissen door het college van burgemeester en wethouders en door de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 9 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10. In bijlage 1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd. De besluiten tot aanwijzing van de functionarissen die invulling geven aan de rollen in deze regeling door burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder zijn opgenomen in de bijlagen 2 en 3. pagina 6 van 19
Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen, Gelet op de Wet basisregistratie personen; Wet bescherming persoonsgegevens. Besluiten: Vast te stellen de navolgende regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Nijmegen: Hoofdstuk 1 Aanwijzen functionarissen Artikel 1 Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met het: 1. informatiebeheer 2. beveiligingsbeheer 3. privacybeheer 4. systeembeheer 5. toezicht 6. control informatiebeveiliging Artikel 2 1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met: a) gegevensbeheer; b) applicatiebeheer; c) gegevensverwerking; d) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring. Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer Artikel 3 De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit. Artikel 4 De informatiebeheerder voorziet in: a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten; b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures; c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef; d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien; e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders; f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen. pagina 7 van 19
Artikel 5 De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor: a. de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie; b. de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan het College bescherming persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 6 De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten: a) persoonsinformatievoorziening; b) beveiliging; c) gegevenskwaliteit; d) personeelsaangelegenheden. Artikel 7 De informatiebeheerder beslist: a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening; b) op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen; c) op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen; d) over de wijze van de verstrekking van gegevens 1 met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c. Artikel 8 De informatiebeheerder ziet er op toe dat: a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens; c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd; d) dat alle in artikel 2, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de senior ICT Beheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie; e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd. Artikel 9 De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen aangaan. 1 Verstrekkingsmogelijkheden zijn: van ad hoc vragen op persoon of adres, mutatieberichten op papier of via het gegevensmagazijn en selectieverstrekkingen. pagina 8 van 19
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer Artikel 10 1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen; b) het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen; c) de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking; d) het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen; e) het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen. 2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing. Artikel 11 De gegevensbeheerder voorziet in: 1. de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP; 2. controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen. Artikel 12 De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder BRP, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen. Artikel 13 1. Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 2. De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. 3. De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening. Artikel 14 De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. pagina 9 van 19
Hoofdstuk 4 Het systeembeheer Artikel 15 De senior ICT Beheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem). Artikel 16 De senior ICT Beheerder voorziet in: a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld; c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem; d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. Artikel 17 De senior ICT Beheerder is bevoegd: a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder; b) aanwijzingen te geven over: - beheer toepassingssystemen; - beheer van bestanden; - reconstructiemaatregelen. Artikel 18 De senior ICT Beheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer Artikel 19 De applicatiebeheerder BRP voorziet in: 1. de communicatie bij storingen in hard- en software; 2. een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; 3. de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder; 4. de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend; 5. het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; 6. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; 7. de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan; 8. een oplossing, eventueel door inschakeling van de senior ICT Beheerder of een derde, voor de onder 7 genoemde problemen en klachten; 9. de voorlichting aan de alle in artikel 2 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; 10. de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de senior ICT Beheerder; pagina 10 van 19
11. de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend; 12. de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; 13. een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde. Artikel 20 De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor: a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database; c) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen; d) het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel 21 De applicatiebeheerder BRP is bevoegd: a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen. Artikel 22 De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het plan Informatiebeveiliging. Artikel 23 De applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd. Artikel 24 De applicatiebeheerder BRP neemt deel aan: a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e; b) het externe gebruikersoverleg. Hoofdstuk 6 Het privacybeheer Artikel 25 1. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP. 2. De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: a) de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling; b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 26 De privacybeheerder adviseert over: a) de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage); b) de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet; c) de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming pagina 11 van 19