VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN EEN BEURSPRESENTATIE IN EEN COLLECTIEVE IRO STAND 1. Aanmelding Deelname in een collectieve IRO stand is voorbehouden aan leden van IRO, tenzij het een beurs betreft die wordt gesubsidieerd door derden. In dat geval geldt voor iedere leverancier binnen de Nederlandse olie- en gasindustrie dat het mogelijk is om deel te nemen in de IRO stand. Met uw akkoord op deze voorwaarden, geeft u tevens aan dat u bevoegd bent om namens uw bedrijf de aanmelding voor deelname te doen. Indien het online aanmeldingsformulier door u is ingevuld en ontvangen door IRO, is de deelnemer gehouden te participeren. Bij annulering hierna blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd. IRO behoudt zich het recht voor deelname te weigeren zonder opgaaf van redenen. 2. Deelname Deelname in een collectieve IRO stand is mogelijk op 3 verschillende manieren, te weten: met brochures; met een wandpaneel en brochures; met één vertegenwoordiger per bedrijf, een wandpaneel en brochures. 2.1. Met brochures Wanneer men deel wil nemen met brochures, dient men dit aan te geven op het aanmeld-formulier. Maximaal 2 soorten brochures per bedrijf zijn toegestaan. De brochures dienen vóór de door IRO opgegeven datum op het IRO kantoor aanwezig te zijn, zodat deze mee kunnen met het collectief transport. 2.2. Met wandpaneel en brochures Er kan ook worden deelgenomen met een (1) wandpaneel en brochures (max. 2 soorten). Het wandpaneel dient aan een vast formaat van 90cm bij 90cm te voldoen. Dit paneel kan als poster worden aangeleverd of als hardboard plaat en dient goed verpakt te zijn. Samen met de brochures dient het wandpaneel vóór de gestelde datum op het IRO kantoor aanwezig te zijn voor het collectief transport. 2.3. Met een vertegenwoordiger, een wand-paneel en brochures Als derde optie kan men kiezen om deel te nemen met één vertegenwoordiger van uw bedrijf, een wandpaneel van 90cm bij 90cm en brochures (max. 2 soorten). Ook hier geldt dat de brochures en het wandpaneel tijdig (vóór de gestelde datum) op het IRO kantoor aanwezig dienen te zijn. Wanneer men kiest voor deze optie, kan er één vertegenwoordiger per bedrijf gelijktijdig aanwezig zijn in de IRO stand. 3. Overige regels voor deelname in een collectieve IRO stand Indien een deelnemer zelf direct brochures en/of een wandpaneel op de beurs aanlevert, dient dit uiterlijk de dag vóór aanvang van de beurs voor 12.00 uur s middags in de IRO stand op het beursterrein te geschieden. Na afloop van de beurs worden de overgebleven goederen (doorgaans) terug gestuurd naar het IRO kantoor, alwaar de deelnemer het meegestuurde paneel en de overgebleven brochures zelf moet ophalen binnen de gestelde termijn (tenzij anders afgesproken en schriftelijk vastgelegd).
Modellen, monsters, relatiegeschenken, enz. mogen alleen in de IRO stand worden opgesteld of meegebracht indien hier tevoren aparte schriftelijke afspraken over zijn gemaakt. IRO kan hiervoor een extra vergoeding in rekening brengen. IRO behoudt zich het recht voor deelname in de IRO stand te weigeren indien niet aan bovenstaande voorwaarden is voldaan. In dat geval blijft de volledige deelnemers-bijdrage aan IRO verschuldigd. Naast de brochures en het wandpaneel, dient ook rekening te worden gehouden met reis- en verblijfkosten. Deze zijn altijd voor eigen rekening. Voor eventuele vragen hierover kan contact worden opgenomen met IRO. Gedeponeerd bij de Arrondissentsrechtbank te s-gravenhage op 17 oktober 2007 onder nummer 81/2007.
VOORWAARDEN VOOR DEELNAME MET EEN EIGEN STAND AAN EEN DOOR IRO GEORGANISEERDE COLLECTIEVE BEURSPRESENTATIE 1. Aanmelding en deelname Met uw akkoord op deze voorwaarden, geeft u tevens aan dat u bevoegd bent om namens uw bedrijf de aanmelding voor deelname te doen. Indien het online aanmeldingsformulier door u is ingevuld en ontvangen door IRO, is de deelnemer gehouden te participeren. IRO behoudt zich het recht voor deelneming te weigeren zonder opgaaf van redenen. De deelnemer is verplicht zich te houden aan de voorwaarden van deelneming zoals gesteld door IRO en door de organisatoren van de beurs in kwestie. Genoemde voorwaarden zijn op verzoek verkrijgbaar bij IRO. 2. Betalingen Na ontvangst van het aanmeldingsformulier ontvangt de deelnemer een bevestiging van IRO met daarbij een voorlopige opgave van de gereserveerde m², de zaken die daarin zijn inbegrepen en een factuur voor de voorlopige kosten. De deelnemer aanvaardt de verplichting deze factuur, evenals doorberekeningen van ten behoeve van deelnemer gemaakte extra kosten, binnen 30 dagen na dagtekening te voldoen. Bij niet-tijdige betaling wordt onmiddelijk tot invordering van de uitstaande facturen overgegaan. Er kan door de deelnemer slechts rechten van deelname worden uitgeoefend bij volledige betaling van alle facturen vóór aanvang van de beurs. IRO behoudt zich het recht voor deelneming te weigeren bij niet-volledige betaling. 3. Planning IRO zal de deelnemer bij aanmelding een planning overhandigen met daarin een aantal deadlines aangegeven. Indien hieraan door de deelnemer niet wordt voldaan neemt IRO geen verantwoordelijk-heid voor ontstane problemen en/of kosten. 4. Verzekeringen Tentoonstellingsgoederen en overige eigendommen van de deel-nemer, schade als gevolg van transport, vertraging, diefstal, verlies, schade van enigerlei aard, alsmede persoonlijk letsel en gevolg-schade zijn niet door de verzekering van IRO gedekt. IRO aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid. De eventueel hiervoor benodigde verzekeringen dienen door de deelnemer zelf te worden afgesloten. 5. Standbouw De deelnemer is gehouden de standbouw te laten uitvoeren door een door IRO aangewezen standbouwer. De beursorganisatie, IRO en/of de standbouwer kunnen bindende eisen stellen aan het ontwerp, de uitvoering en de inrichting van de stand. 6. Kosten In de deelnemingssom begrepen zijn de kosten van: - voorbereiding en organisatie - huur expositieruimte - begeleiding door een IRO medewerker ter plaatse - vloerbedekking in een standaardkleur *) - standaard rompbouw (achter- en zijwanden in wit geplastificeerd materiaal, standafscheidingen, uniforme firmanaamvermelding op de fries in maximaal 20 karakters), decoraties, plafond- en/of standaard-standverlichting (1 spotlight c.q. 1 stopcontact per 3 m² standruimte) *) - transport van het rompbouw standmateriaal *) - algemene ruimten ten behoeve van de deelnemers *) *) = alleen bij standaard-standbouw
Niet in de deelnemingssom begrepen zijn de overige kosten als: - inrichting van de stand met bijvoorbeeld meubilair, vitrines, keukeninrichting, tekst- en/of fotopanelen, extra verlichting, audio & video apparatuur, machine-opstelling en -aansluiting, e.d. Bij de vooraf te houden standbespreking dienen de wensen hieromtrent te worden bekendgemaakt, waarna de gecontracteerde standbouwfirma vooraf offerte zal maken. - transport, laden, lossen, douanebehandeling en plaatsen van de eigen expositiegoederen van de deelnemer - aansluitingen voor internet, telefoon, telefax en gesprekskosten - aansluitingen voor water aan- en afvoer, waterverbruik, elektra-aansluitingen en -verbruik en overige bijzondere voorzieningen - catering - tolken, standhulpen e.d. - parkeer- en bezoekerskaarten - reis en verblijf van de deelnemer De kosten van deze en andere extra dienstverleningen worden aan de deelnemer in rekening gebracht met inachtneming van het bepaalde in artikel 2. 7. Annulering door de deelnemer In geval van annulering door de deelnemer blijft de wettelijke verplichting tot betaling van het totaalbedrag van de deelnemers-bijdrage onverminderd van kracht, aangezien IRO deze kosten niet op de beursorganisatie kan verhalen. Deze verplichting is ook van kracht op kosten gemaakt door of namens de door IRO gecontracteerde firma's. IRO zal zich echter te allen tijde inspannen restitutie ten behoeve van de deelnemers te verkrijgen. Indien dit lukt, zal alleen een annuleringsvergoeding in rekening worden gebracht. 8. Annulering door IRO IRO behoudt zich het recht voor de collectieve presentatie te annuleren. De deelnemer zal niet bevoegd zijn zich uit de overeenkomst terug te trekken, noch om schadevergoeding te eisen. Indien de beurs worden afgelast, zal IRO niet aansprakelijk zijn voor eventuele verliezen of ander nadeel door de deelnemer dientengevolge geleden. Bij annulering zal de deelnemingssom worden gerestitueerd onder aftrek van de door IRO op dat ogenblik gemaakte kosten voor aangegane verplichtingen. 9. Toewijzing van standruimte Toewijzing van standruimte door IRO is bindend. IRO behoudt zich het recht voor wijzigingen in locatie aan te brengen, indien dit de collectieve presentatie ten goede komt of indien dit door de beursorganisatie wordt bepaald. IRO behoudt zich om redenen van praktische aard tevens het recht voor bij de definitieve stand-indeling een beperkt aantal m² meer of minder toe te wijzen dan door de deelnemer is aangevraagd. Bij de toewijzing van standruimte kan rekening worden gehouden met de (beurs)anciënniteit van de deelnemer, alsmede met het feit of de deelnemer al dan geen lid is van IRO. 10. Valutarisico Teneinde valutarisico s te vermijden, behoudt IRO zich het recht voor (een deel van) de kosten van een internationale beurs in buitenlandse valuta te factureren. De deelnemer is gehouden deze factuur in de desbetreffende valuta te betalen. Indien hieraan niet wordt voldaan, kan IRO deelname aan de beurs weigeren. 11. Algemene aansprakelijkheid Partijen vrijwaren elkaar over en weer voor aansprakelijkheid als gevolg van persoons- en/of zaakschade, evenals voor eventuele mede daarmee samenhangend gevolgschade, voortvloeiend uit de aanmelding voor een collectieve beurspresentatie zoals hierboven omschreven.
12. Toepasselijk recht Op deze voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing. Bij geschillen hier uit voortkomend is de competente rechter in Den Haag bevoegd. Gedeponeerd bij de Arrondissentsrechtbank te s-gravenhage op 17 oktober 2007 onder nummer 81/2007.