SCHRIFTELIJKE VRAAG nr. 366 van BART SOMERS datum: 8 juli 2015 aan GEERT BOURGEOIS MINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING, VLAAMS MINISTER VAN BUITENLANDS BELEID EN ONROEREND ERFGOED Auditcomité Vlaamse administratie - Auditplanning 2015 (2) Op 18 oktober 2013 keurde de Vlaamse Regering het besluit goed tot oprichting van het IVA Audit Vlaanderen, dat zowel de Vlaamse administratie als de lokale besturen als werkterrein zal hebben. Het agentschap IAVA werd in het agentschap Audit Vlaanderen geïntegreerd. Blijkens de notulen van het auditcomité van de Vlaamse administratie van 9 december 2014 werd op 9 december 2014 de auditplanning van het eerste semester 2015 goedgekeurd. In zijn antwoord op mijn schriftelijke vraag van 16 februari 2015 gaf de minister een overzicht van de geplande audits die het agentschap Audit Vlaanderen in het eerste semester van 2015 zou uitvoeren bij de Vlaamse administratie. In het antwoord op voormelde schriftelijke vraag stelde de minister verder: De planning voor het tweede semester is momenteel in voorbereiding en zal geagendeerd worden op het Auditcomité van de Vlaamse Administratie van juni 2015. 1. Wat is de stand van zaken m.b.t. de auditplanning voor het eerste semester 2015? Werden alle geplande audits uitgevoerd? Zo neen: a) welke audits werden uitgevoerd en gefinaliseerd; b) welke audits zijn nog in uitvoering; c) welke audits werden eventueel uitgesteld? 2. Kan de minister een overzicht geven van de auditplanning 2015 (tweede semester) voor het auditcomité van de Vlaamse administratie? Graag een toelichting (timing, type audit, voorwerp van de audit, aanleiding enzovoort). Op basis van welke elementen werd de auditplanning als dusdanig opgesteld? 3. Kan de minister een overzicht geven van de auditplanning 2015 voor wat het auditcomité van de lokale besturen betreft? Graag een toelichting (timing, type audit, voorwerp van de audit, aanleiding enzovoort). Op basis van welke elementen werd de auditplanning als dusdanig opgesteld? 4. Gezien de overdracht van een reeks bevoegdheden in het kader van de zesde staatshervorming is het audituniversum van Audit Vlaanderen aanzienlijk uitgebreid wat de Vlaamse administratie betreft. a) Hoe zal deze uitbreiding van het audituniversum worden opgevangen? Welke stappen werden dienaangaande reeds gezet?
b) Zal het audituniversum voldoende kunnen worden afgedekt? c) Zijn reeds audits gepland in het kader van de overgedragen bevoegdheden? Graag desgevallend een toelichting. 5. Kan de minister een overzicht geven van de middelen die in 2015 in de Vlaamse begroting zijn opgenomen voor het IVA Audit Vlaanderen? Graag een overzicht voor respectievelijk de audit van de Vlaamse administratie en de audit van de lokale besturen. 6. Kan de minister een overzicht geven van de andere inkomsten die in 2015 zijn uitgetrokken voor het IVA Audit Vlaanderen (bijvoorbeeld eigen inkomsten)? Graag een overzicht voor respectievelijk de audit van de Vlaamse administratie en de audit van de lokale besturen. 7. Kan de minister een jaarlijks overzicht geven van de middelen die in de periode 2010-2014 jaarlijks werden toegekend uit de Vlaamse begroting aan het toenmalige IAVA? 8. Kan de minister een overzicht geven van de personeelsbezetting bij het IVA Audit Vlaanderen? Hoeveel personeelsleden telt het agentschap? Graag een overzicht voor respectievelijk de audit van de Vlaamse administratie en de audit van de lokale besturen.
GEERT BOURGEOIS MINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING, VLAAMS MINISTER VAN BUITENLANDS BELEID EN ONROEREND ERFGOED ANTWOORD op vraag nr. 366 van 8 juli 2015 van BART SOMERS 1. De onderstaande tabel geeft de stand van zaken (d.d. 18/08/2015) weer m.b.t. de uitvoering van de planning voor de audit van de Vlaamse administratie in het eerste semester van 2015. Uit het overzicht blijkt welke auditopdrachten inmiddels afgewerkt werden en welke nog in uitvoering zijn. Er werden geen auditopdrachten uitgesteld. Beleidsdomein Entiteit Tyoe opdracht Korte omschrijving Status opdracht Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Cultuur, Jeugd, Sport en Media Leefmilieu, Natuur en Energie Internationaal Vlaanderen Economie, Wetenschap en Innovatie Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezonheid Agentschap Jongerenwelzijn Agentschap Bloso Agentschap OVAM indicatiestelling in de zorgsector (vervolg van auditopdracht 2014) indicatiestelling in de zorgsector (vervolg van auditopdracht 2014) Subsidiëring sportfederaties door Bloso Aflevering bodemattesten Departement Internationaal Vlaanderen Controle op in- uit- en doorvoer strategische goederen Plantentuin Meise Organisatieaudit Volledige organisatie-audit van het systeem van organisatiebeheersing Uitges teld Voo rbere iding Te rre inwe rk Rapporte ring Afge slote n 1 uitwerken van aanpak en selectie van entiteiten Beleidsdomeinoverschrijdend Detectie-audit overheidsopdrachten 2 uittesten van aanpak bij 1 of meerdere piloten - Piloot Agentschap Natuur en Bos 3 Uitrol van aanpak bij X-entiteiten (in 2de semester 2015 1 uitwerken van aanpak en selectie van entiteiten Thema-audit projectmanagement 2 uittesten van aanpak bij 2-tal projecten: - Project 1: versnellen investeringsprojecten - Project 2: modern HR-beleid 3 Uitrol van aanpak bij x-projectaudits (einde 1ste-2de semester 2015) 2. De volgende tabel geeft het overzicht weer van de geplande audits voor het tweede semester van 2015 die in de Vlaamse administratie zullen uitgevoerd worden door het agentschap Audit Vlaanderen. Deze auditplanning werd goedgekeurd door het auditcomité van de Vlaamse administratie op 16 juni 2015. Per beleidsdomein/entiteit zijn telkens het type van de audit, een korte omschrijving van het voorwerp van de audit en de vermoedelijke timing vermeld. Forensische en ad-hocaudits zijn niet opgenomen in dit planningsoverzicht vermits zij door hun specifieke aard niet op voorhand kunnen ingepland worden.
De volgende elementen lagen aan de basis van deze auditplanning: de krachtlijnen betreffende de auditstrategie; een overleg met het werkterrein; de afstemming met de planning van het Rekenhof. 3. In de onderstaande tabel is de stand van zaken (d.d. 17/08/2015) weergegeven m.b.t. de uitvoering van de door het auditcomité van de lokale besturen goedgekeurde auditplanning voor het eerste semester van 2015, samen met een aantal geplande en lopende opdrachten voor het tweede semester. Uit dit overzicht blijkt welke auditopdrachten inmiddels afgewerkt werden en welke nog in uitvoering zijn. Forensische audits zijn hierin niet opgenomen.
Overzicht 2015 - per audittype Toestand op: 17.08.2015 Status Uitges teld Voo rbere iding Te rre inwe rk Rapporte ring Afge slote n Thema-audits Gemeentelijke belastingen en retributies - globaal rapport Gemeentelijke belastingen en retributies Oudenburg Gemeentelijke belastingen en retributies Waarschoot Gemeentelijke belastingen en retributies Kortessem Gemeentelijke belastingen en retributies Waasmunster Gemeentelijke belastingen en retributies Bilzen Gemeentelijke belastingen en retributies Putte Gemeentelijke belastingen en retributies Puurs Gemeentelijke belastingen en retributies Koksijde Gemeentelijke belastingen en retributies Kampenhout Gemeentelijke belastingen en retributies Machelen Gemeentelijke belastingen en retributies Lierde Gemeentelijke belastingen en retributies Mesen Gemeentelijke belastingen en retributies Zelzate Gemeentelijke belastingen en retributies Oostende Gemeentelijke belastingen en retributies Scherpenheuvel-Zichem Gemeentelijke belastingen en retributies Beveren Gemeentelijke belastingen en retributies Stekene Aankoopbeheer - controleprogramma Aankoopbeheer Gemeente De Panne Aankoopbeheer Gemeente Overijse Aankoopbeheer organisatie x (nader te bepalen) Detectie-audits Controleprogramma: Financiële systemen OCMW - controleprogramma Betalingen sociale dienst OCMW Ruiselede Betalingen sociale dienst OCMW Vilvoorde Betalingen sociale dienst OCMW Bonheiden Betalingen sociale dienst OCMW Ardooie Betalingen sociale dienst OCMW Eeklo Betalingen sociale dienst OCMW Nazareth Betalingen sociale dienst OCMW Kaprijke Betalingen sociale dienst OCMW Merchtem Betalingen sociale dienst OCMW Kapellen Betalingen sociale dienst OCMW Ieper Betalingen sociale dienst OCMW Oudenaarde Betalingen sociale dienst OCMW Destelbergen Betalingen sociale dienst OCMW Duffel Betalingen sociale dienst OCMW Lebbeke Betalingen sociale dienst OCMW Menen Betalingen sociale dienst OCMW Ternat Betalingen sociale dienst OCMW Brecht Betalingen sociale dienst OCMW Haacht Betalingen sociale dienst OCMW Leopoldsburg Betalingen sociale dienst OCMW Oostkamp Betalingen sociale dienst OCMW Sint-Truiden Organisatie-audits Stad Zottegem Gemeente en OCMW Drogenbos Gemeente Mol OCMW Mol Gemeente Boutersem Gemeente Merksplas Stad Waregem Stad Oudenaarde Gemeente Sint-Katelijne-Waver OCMW Waregem Stad en OCMW Beringen Gemeente Kasterlee Gemeente Aalter Globaal rapport van de eerste golf organisatie-audits Gemeente Deerlijk OCMW Deerlijk OCMW Kasterlee OCMW Sint-Katelijne-Waver Gemeente Opwijk OCMW Opwijk OCMW Oudenaarde OCMW Grobbendonk
Audit Vlaanderen voert drie soorten audits uit: organisatie-audits, waarbij de management- en de ondersteunende processen van de organisatie worden geëvalueerd. De Leidraad Organisatiebeheersing is hiervoor het kader. Deze audits vinden plaats in lokale besturen waar minstens één van de organisaties (gemeente of OCMW) BBC-piloot van 2011 of 2012 is (BBC: Beleidsen beheerscyclus). Verder zijn er wat grootte of ligging betreft geen specifieke criteria. De bedoeling is dat vanaf eind 2015 - begin 2016 de te auditeren besturen geselecteerd worden aan de hand van een risicoanalyse; forensische audits, naar aanleiding van aanwijzingen voor fraude binnen de organisatie. Deze audits kunnen worden opgestart na een vooronderzoek van de aanwijzing. Het spreekt voor zich dat het voorwerp van deze audit afhankelijk is van de aanwijzingen; thema- of detectie-audits, waarbij gefocust wordt op één afgebakend thema of risico. Deze audits worden steeds uitgevoerd bij meerdere lokale besturen. Naast de individuele rapporten van de betrokken besturen wordt ook een omvattend rapport opgemaakt met overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen. De selectie van besturen waar deze audits plaatsvinden, gebeurt aan de hand van een aantal parameters, zodat deze audits plaatsvinden in organisaties waar een audit relevant kan zijn. Tegelijkertijd is de selectie zo georganiseerd dat de besturen toch voldoende representatief zijn voor de totaliteit van de lokale besturen in Vlaanderen. De selectie van het te auditeren thema komt samen met het werkveld tot stand, en uiteraard in samenspraak met het auditcomité. 4. De impact van de zesde staatshervorming op het audituniversum wordt momenteel in kaart gebracht met het oog op de voorbereiding van de auditplanning voor 2016 en de volgende jaren. De prioriteiten en keuzes zullen gemaakt worden door het auditcomité van de Vlaamse administratie, rekening houdend met de uitgangspunten van de auditstrategie, de risicoanalyse en de beschikbare auditcapaciteit. Organisaties die grondige wijzigingen ondergaan door de staatshervorming en/of bepaalde risicovolle processen/bevoegdheden die overgekomen zijn, zullen in deze risicoanalyse hoger gerangschikt zijn dan andere. In 2015 werden nog geen audits gepland met betrekking tot overgekomen bevoegdheden. 5. Hieronder volgt het overzicht van de toegekende middelen in 2015, verdeeld over de audit van de Vlaamse administratie enerzijds en van de lokale besturen anderzijds. BA2015 Vlaamse administratie Lokale besturen Totaal 2.047.000 euro 2.668.000 euro 4.715.000 euro 209.000 euro 840.000 euro 1.049.000 euro Totaal 2.256.000 euro 3.508.000 euro 5.764.000 euro 6. De andere inkomsten van Audit Vlaanderen zijn afkomstig uit de vergoedingen, aangerekend aan de entiteiten van de Vlaamse administratie waarin forensische auditopdrachten plaatsvinden. Deze vergoedingen worden door de betrokken entiteiten betaald aan de specifiek daartoe opgerichte DAB Audit Vlaanderen. Voor 2015 (toestand op 25/08/2015) gaat het om de volgende bedragen: auditopdracht Forensische audit departement Bestuurszaken Forensische audit agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust vergoeding 19.186,71 euro 40.749,00 euro Voor de audits bij de lokale besturen kan Audit Vlaanderen geen vergoeding aanrekenen.
7. Hieronder volgt het overzicht van de middelen die in de periode van 2010 tot 2013 toegekend zijn aan het toenmalige IAVA (Interne Audit van de Vlaamse Administratie) en, voor 2014, het deel van de middelen die toegekend werden aan het agentschap Audit Vlaanderen voor de audit van de Vlaamse administratie. Totaal 2010 2010 1.923.000 euro 269.000 euro 2.192.000 euro Totaal 2011 2011 1.945.000 euro 283.000 euro 2.228.000 euro Totaal 2012 2012 2.261.000 euro 263.000 euro 2.524.000 euro Totaal 2013 2013 2.043.000 euro 274.000 euro 2.317.000 euro Totaal 2014 2014 2.086.000 euro 221.000 euro 2.307.000 euro 8. Op 8 september 2015 telt het agentschap Audit Vlaanderen 41 personeelsleden op de werkvloer. Dit personeelsbestand is als volgt samengesteld: Management 5 Omkadering 3 Communicatie en Informatie 2 Auditoren Vlaamse administratie 10 Auditoren lokale besturen 15 Auditoren forensische opdrachten 6 Totaal 41