INTERGEMEENTELIJKE OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING VOOR HUISVUILVERWERKING MEETJESLAND IVM O.V. Bijkomende vergadering directiecomité van dinsdag 9 augustus 2016 om 18.00 u. in de vergaderzaal (1 ste verdieping) van het administratief gebouw van de IVM-afvalenergiecentrale, Sint-Laureinsesteenweg 29 te 9900 Eeklo VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 1
OVERZICHTSLIJST BESLUITEN AANWEZIG: De heren Koen Loete, Voorzitter, Filip Huysman, Steven Van de Putte, Luc Deschamps, Johan Francque, Luc Lampaert, mevr. Bea Roos VERONTSCHULDIGD MET VOLMACHT: De heer Dirk Poriau SECRETARIS: De heer Jean Marie Staelens Ook de algemeen directeur, de heer Patrick Joos, de directeur exploitatie, de heer Johan Haegeman en het diensthoofd administratie en overheidsopdrachten, mevr. Annick Bobelyn, wonen de vergadering bij. AGENDAPUNTEN: 1. Goedkeuring verslag van de vergadering van het directiecomité dd. 5 juli 2016. 2. Goedkeuring overzichtslijst besluiten van de vergadering van het directiecomité van 5 juli 2016. 3. Kennisgeving bestelbonnen. 4. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie stand van zaken. 5. Bouw loods en magazijn: - stand van zaken - voorlopige oplevering bespreking. 6. Bouw loods en magazijn schuldvordering nr. 004 van Antea Belgium nv dd. 30 juni 2016: saldovordering fase 2 (opvolging bij de uitvoering der werken) bespreking. 7. Bouw loods en magazijn brief Antea Belgium nv dd. 1 juli 2016 inzake vergoeding meerwerken bespreking. 8. Optimalisatie afvalenergiecentrale bespreking bestek nr. 2016/09 (225299_002). 9. Optimalisatie afvalenergiecentrale voorontwerp saldoschuldvordering nr. 001 van Antea Belgium nv dd. 4 juli 2016 bespreking. 10. Optimalisatie afvalenergiecentrale lastenboek schuldvordering nr. 002 van Antea Belgium nv dd. 4 juli 2016 bespreking. 11. Rulingaanvraag stand van zaken. 12. Kruisparticipatie IVM/IMOG ontwerp bespreking. 13. Statutenwijziging ontwerp bespreking. 14. Agenda algemene vergadering dd. 7 december 2016 ontwerp. 15. Inzamelen en verwerken van asbest op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/13. 16. Inzamelen en verwerken van EPS op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/14. 17. Inzamelen en verwerken van gemengd niet-recycleerbaar niet-brandbaar afval op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/15. 18. Inzamelen en verwerken van kalkhoudend afval op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/16. 19. Inzamelen en verwerken van landbouwplastiek op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/17. 20. Inzamelen en verwerken van metalen op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/18. 21. Inzamelen en verwerken van oliën en vetten op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/19. 22. Inzamelen en verwerken van roofing en isolatiemateriaal op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/20. VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 2
23. Inzamelen en verwerken van zuiver steenpuin op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/21. 24. Transport grofvuil recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/22. 25. Inzamelen en verwerken van vlak glas op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/23. 26. Inzamelen en verwerken van zachte folies op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/24. 27. Verwerving ingezameld papier-karton in het werkingsgebied van IVM voorstel FOST Plus verlenging overeenkomst bespreking. 28. Aanmaak, druk en levering IVMMagazine verlenging overeenkomst (bestek nr. 2013/20) bespreking. 29. Addendum samenwerkingsovereenkomst IVM-Bebat bespreking. 30. Inzameling taxussnoeisel op recyclageparken: inkorting inzamelperiode op vraag dienstverlener bespreking. 31. Brief stad Eeklo dd. 28.06.2016 i.v.m. recyclagepark bespreking. 32. Leveren van compostvaten (bestek nr. 2012/28) definitieve oplevering + eindafrekening bespreking. 33. Analyseresultaten bedrijfsafvalwater IVM-groencompostering proces-verbaal van vaststelling en aanmaning LNE dd. 14 juli 2016 bespreking. 34. Geldelijk statuut protocol afgesloten door het overleg- en onderhandelingscomité dd. 15 juni 2016 bespreking. 35. Organogram protocol afgesloten door het overleg- en onderhandelingscomité dd. 15 juni 2016 bespreking. 36. Verslag overleg- en onderhandelingscomité dd. 6 juli 2016 kennisgeving. 37. Verlenging collectieve verzekering hospitalisatie en ernstige ziekte DIBISS ETHIAS kennisgeving. 38. Evaluatie mevr. Sharon De Wispelaere, administratief bediende. 39. Evaluatie dhr. Johan Huys, chauffeur. 40. Recyclageparken statuut personeel stand van zaken. 41. Diefstal papier & karton tijdens ophaalrondes bespreking. 42. Procedure voor RvS i.v.m. verwerking bodemas door IMOG Sita Treatment & Recycling vs. IVM kennisgeving. 43. Varia. - Vastlegging datum bijkomende vergadering directiecomité. VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 3
1. Goedkeuring verslag van de vergadering van het directiecomité dd. 5 juli 2016. Het verslag van de vergadering van het directiecomité dd. 5 juli 2016 wordt goedgekeurd. 2. Goedkeuring overzichtslijst besluiten van de vergadering van het directiecomité van 5 juli 2016. De overzichtslijst met besluiten van de vergadering van het directiecomité van 5 juli 2016 wordt goedgekeurd. 3. Kennisgeving bestelbonnen. Kennis wordt gegeven van de geplaatste bestelbonnen. 4. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie stand van zaken. Toelichting wordt gegeven bij de maandresultaten van juli en het jaaroverzicht 2016 betreffende de verbranding, de gft-ophaling en de groencompostering. 5. Bouw loods en magazijn: - stand van zaken Het directiecomité beslist aan de raad van bestuur de goedkeuring te vragen verdere besprekingen met de aannemer en het studiebureau te voeren. - voorlopige oplevering bespreking. Het directiecomité beslist het proces-verbaal van voorlopige oplevering opgemaakt op 9 augustus 2016 met inbegrip van de daarbij horende bijlagen 1 en 2, ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen. 6. Bouw loods en magazijn schuldvordering nr. 004 van Antea Belgium nv dd. 30 juni 2016: saldovordering fase 2 (opvolging bij de uitvoering der werken) bespreking. Beslist wordt deze schuldvordering ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen. 7. Bouw loods en magazijn brief Antea Belgium nv dd. 1 juli 2016 inzake vergoeding meerwerken bespreking. Het directiecomité beslist een informele bijeenkomst met Antea Belgium nv vast te leggen op 24 of 25 augustus 2016. 8. Optimalisatie afvalenergiecentrale bespreking bestek nr. 2016/09 (225299_002). Beslist wordt aan de raad van bestuur voor te stellen bevoegdheidsoverdracht aan het directiecomité te geven voor de goedkeuring van het bestek op een extra vergadering van het directiecomité. VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 4
9. Optimalisatie afvalenergiecentrale voorontwerp saldoschuldvordering nr. 001 van Antea Belgium nv dd. 4 juli 2016 bespreking. 10. Optimalisatie afvalenergiecentrale lastenboek schuldvordering nr. 002 van Antea Belgium nv dd. 4 juli 2016 bespreking. Daar op beide schuldvorderingen verwezen wordt naar het ontwerpen en bouwen van een loods/magazijn i.p.v. de optimalisatie van de afvalenergiecentrale, alsook beide schuldvorderingen niet ondertekend zijn, beslist het directiecomité aan de raad van bestuur voor te stellen de schuldvorderingen ter verduidelijking en ondertekening terug te sturen aan Antea Belgium nv. 11. Rulingaanvraag stand van zaken. Kennis wordt genomen van de formele goedkeuring door de FOD Financiën, Dienst Voorafgaandelijke beslissingen van onze rulingsaanvraag. 12. Kruisparticipatie IVM/IMOG ontwerp bespreking. Beslist wordt aan de raad van bestuur voor te stellen toe te treden tot IMOG en IMOG te aanvaarden als vennoot B, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de algemene vergadering van IVM op 7 december 2016 en van goedkeuring door de algemene vergadering van IMOG op 20 december 2016, en onder voorbehoud van goedkeuring door de toezichthoudende overheid (ABB). 13. Statutenwijziging ontwerp bespreking. De ontwerptekst van de toelichtingsnota die hedenavond aan de raad van bestuur zal worden voorgelegd, wordt besproken. 14. Agenda algemene vergadering dd. 7 december 2016 ontwerp. Beslist wordt de voorgelegde agenda voor de algemene vergadering van woensdag 7 december 2016 ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen. 15. Inzamelen en verwerken van asbest op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/13. 16. Inzamelen en verwerken van EPS op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/14. 17. Inzamelen en verwerken van gemengd niet-recycleerbaar niet-brandbaar afval op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/15. 18. Inzamelen en verwerken van kalkhoudend afval op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/16. VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 5
19. Inzamelen en verwerken van landbouwplastiek op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/17. 20. Inzamelen en verwerken van metalen op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/18. 21. Inzamelen en verwerken van oliën en vetten op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/19. 22. Inzamelen en verwerken van roofing en isolatiemateriaal op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/20. 23. Inzamelen en verwerken van zuiver steenpuin op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/21. 24. Transport grofvuil recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/22. 25. Inzamelen en verwerken van vlak glas op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/23. 26. Inzamelen en verwerken van zachte folies op recyclageparken bespreking bestek nr. 2016/24. 27. Verwerving ingezameld papier-karton in het werkingsgebied van IVM voorstel Fost Plus verlenging overeenkomst bespreking. Beslist wordt aan de raad van bestuur voor te stellen akkoord te gaan met het voorstel van Fost plus om het contract verwerving papier-karton door VLAR Gent met ingang van 1 januari 2017 te verlengen voor één jaar. 28. Aanmaak, druk en levering IVMMagazine verlenging overeenkomst (bestek nr. 2013/20) bespreking. Beslist wordt aan de raad van bestuur voor te stellen de overeenkomst met Artoos voor de aanmaak, druk en levering van het IVMMagazine te verlengen. VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 6
29. Addendum samenwerkingsovereenkomst IVM-Bebat bespreking. Beslist wordt aan de raad van bestuur voor te stellen het addendum aan de samenwerkingsovereenkomst met Bebat goed te keuren. 30. Inzameling taxussnoeisel op recyclageparken: inkorting inzamelperiode op vraag dienstverlener bespreking. Beslist wordt aan de raad van bestuur voor te stellen de uitvoeringtermijn van de opdracht met 1 week in te korten. 31. Brief stad Eeklo dd. 28.06.2016 i.v.m. recyclagepark bespreking. Het directiecomité gaat er mee akkoord dat de mogelijkheden voor de uitbouw van een eerste intercommunaal recyclagepark in samenspraak met stad Eeklo worden onderzocht. 32. Leveren van compostvaten (bestek nr. 2012/28) definitieve oplevering + eindafrekening bespreking. Beslist wordt het proces-verbaal van definitieve oplevering en de eindafrekening ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen. 33. Analyseresultaten bedrijfsafvalwater IVM-groencompostering proces-verbaal van vaststelling en aanmaning LNE dd. 14 juli 2016 bespreking. Kennis wordt genomen van het proces-verbaal van vaststelling en aanmaning van LNE dd. 14 juli 2016 betreffende de analyseresultaten van het bedrijfsafvalwater van de IVM-groencompostering. Een eventuele wijziging van onze lozingsnormen zal samen met de externe milieucoördinator bekeken worden. 34. Geldelijk statuut protocol afgesloten door het overleg- en onderhandelingscomité dd. 15 juni 2016 bespreking. Beslist wordt het protocol ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen. 35. Organogram protocol afgesloten door het overleg- en onderhandelingscomité dd. 15 juni 2016 bespreking. Beslist wordt het protocol ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen. 36. Verslag overleg- en onderhandelingscomité dd. 6 juli 2016 kennisgeving. Kennis wordt genomen van het verslag van het overleg- en onderhandelingscomité dd. 6 juli 2016. 37. Verlenging collectieve verzekering hospitalisatie en ernstige ziekte DIBISS ETHIAS kennisgeving. Kennis wordt gegeven van de verlenging van de huidige verzekeringsovereenkomst tussen DIBISS (ex- RSZPPO) en Ethias. 38. Evaluatie mevr. Sharon De Wispelaere, administratief bediende. Gelet op de vertrouwelijkheid van de informatie, wordt deze niet opgenomen in het verslag. VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 7
39. Evaluatie dhr. Johan Huys, chauffeur. Gelet op de vertrouwelijkheid van de informatie, wordt deze niet opgenomen in het verslag. 40. Recyclageparken statuut personeel stand van zaken. Kennis wordt genomen van de uitnodiging van ACV OD aan personeelsleden van IVM-gemeenten, tewerkgesteld op de recyclageparken, voor een algemene personeelsvergadering. 41. Diefstal papier & karton tijdens ophaalrondes bespreking. Kennis wordt genomen van meldingen vanuit 2 gemeenten van diefstal van papier&karton tijdens ophaalrondes. Vanuit IVM wordt een brief gericht aan alle politiezones met de vraag om alert te zijn voor dergelijke illegale praktijken. 42. Procedure voor RvS i.v.m. verwerking bodemas door IMOG Sita Treatment & Recycling vs. IVM kennisgeving. Kennis wordt genomen van de laatste memorie met verzoek tot voorzetting die op 26 juli 2016 door onze raadsman werd ingediend. 43. Varia. - Vastlegging datum bijkomende vergadering directiecomité Beslist wordt op dinsdag 16 augustus 2016 om 18.00 uur een bijkomende vergadering van het directiecomité bijeen te roepen voor de bespreking van het bestek voor de optimalisatie van de afvalenergiecentrale. Jean Marie Staelens Secretaris Koen Loete Voorzitter VDC 9 augustus 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 8