1. 21.10.2013 ZITTING VAN DE GEMEENTERAADSCOMMISSIE VAN DONDERDAG 21 OKTOBER 2013 in de gewone vergaderzaal van het gemeentehuis De gemeenteraadscommissie van Zedelgem, regelmatig bijeengeroepen, is op donderdag 21 oktober 2013 om 20 uur bijeengekomen in de raadzaal van het gemeentehuis. Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: Peter Haesaert, schepen, Katrien Walcarius-De Maré, Tom Maes, Valerie Roelens, Bart Haesaert, Dominiek Sneppe, Gunter Boffel, Martine De Meester, Jef Bogaert, Ann Allemeersch,, commissieleden, Brigitte Himpens, voorzitter, Kurt Ryheul, gemeentesecretaris De voorzitter verklaart de vergadering voor geopend. Zij verwelkomt de commissieleden, alsook burgemeester Patrick Arnou die de eerste commissiezitting bijwoont. De commissie gaat over tot de agenda. OPENBAAR 1. Secretariaat - Overzicht van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en vertegenwoordigers De lijst van samenwerkingsverbanden wordt overlopen.
2. 21.10.2013
3. 21.10.2013 2. Secretariaat - De gemeenteraadscommissie - wettelijk kader Het wettelijk kader wordt toegelicht, waarbij vooral de nadruk wordt gelegd op volgende aspecten: Gemeentedecreet, artikel 39, 1. De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. In elke gemeente wordt minstens een commissie opgericht die waakt over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente. De gemeente richt hiertoe ofwel een aparte commissie op, ofwel integreert zij deze taak in de verschillende bestaande commissies. Decreet Intergemeentelijke Samenwerking, artikel 39, De wijzigingen in de statuten en in de bijlagen worden artikelsgewijs aangebracht door de algemene vergadering met een drievierde meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten, en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt. Uiterlijk negentig kalenderdagen voor de algemene vergadering die de statutenwijzigingen moet beoordelen, wordt een door de raad van bestuur opgesteld ontwerp aan alle deelnemers voorgelegd. De beslissingen terzake van hun raden die de oorspronkelijke statuten hebben goedgekeurd, bepalen het mandaat van de respectieve vertegenwoordigers op de algemene vergadering en worden bij het verslag gevoegd. De deelnemers die nalaten binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen en voor te leggen, worden geacht zich te onthouden. De onthouding bepaalt het mandaat van hun vertegenwoordiger op de algemene vergadering. Decreet Intergemeentelijke Samenwerking, artikel 44, Afgezien van de jaarvergadering waarvan sprake is in artikel 65, tweede lid, van dit decreet, wordt nog minstens één buitengewone algemene vergadering belegd in de loop van het laatste trimester van elk jaar, om de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het volgende boekjaar te bespreken. Een door de raad van bestuur opgestelde begroting staat op de agenda van deze vergadering. 3. Secretariaat - Huishoudelijk reglement - beslissing De voorzitter licht het voorstel tot huishoudelijk reglement toe, dat in grote mate is gebaseerd op het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. De voorzitter geeft aan dat bij de toewijzing van de commissievoorzitter in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad verkeerdelijk werd aangegeven dat de gemeenteraadsvoorzitter eveneens commissievoorzitter is. Tom Maes zal het voorzitterschap waarnemen, en wordt als dusdanig ook aangenomen in het reglement. Alle commissieleden gaan akkoord met het voorstel om op de gemeenteraad van oktober een aanpassing in het huishoudelijk reglement door te voeren in die zin dat de commissie zelf haar voorzitter aanstelt. Het huishoudelijk reglement van de commissie wordt ter zitting aangepast en goedgekeurd als volgt: Voorzitterschap Artikel 1.- Raadslid Tom Maes neemt het voorzitterschap van de commissie waar. Artikel 2.- Bij tijdelijke verhindering of als de voorzitter bij een welbepaalde aangelegenheid betrokken partij is, beslist de commissie over de aanstelling van een vervanger. Bijeenroeping en agenda Artikel 3.- De voorzitter van de gemeenteraadscommissie beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraadscommissie en stelt de agenda van de vergadering op. De oproeping bepaalt dag en uur en omvat de agendapunten. Artikel 4.- De agenda bevat in ieder geval de punten die door de voorzitter worden meegedeeld. Deze punten worden voornamelijk bepaald door bijeenkomsten van de organen van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en de agenda van deze bijeenkomsten. Punten kunnen toegevoegd worden aan de agenda door alle commissieleden. Artikel 5.- De oproeping voor de gemeenteraadscommissie gebeurt via e-mail naar de commissieleden ten minste acht kalenderdagen voor de zitting. Eventuele aanvullende agendapunten worden ook via e-mail aan de commissieleden bezorgd. Het commissielid dat een schriftelijke versie van de oproeping wenst te ontvangen vraagt dit aan in het secretariaat van de gemeente.
4. 21.10.2013 Artikel 6.- De begeleidende stukken worden digitaal ter beschikking gesteld aan de commissieleden via Google Drive. Bij wijziging van of toevoeging van documenten wordt dit bevestigd per mail. Inzage documenten Artikel 7.- De commissieleden hebben het recht alle documenten die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente te raadplegen. Hiertoe zullen zij minstens één dag vooraf de betrokken ambtenaar contacteren om in gezamenlijk overleg een datum en uur af te spreken. Bij de uitoefening van hun inzagerecht mogen de commissieleden de normale publiekswerking van de diensten niet hinderen. Het inzagerecht geldt uitsluitend voor dossiers van gemeentelijk of van gemengd belang. Artikel 8.- De stukken die betrekking hebben op de agendapunten van de gemeenteraadscommissie liggen vanaf de dag van verzending van de agenda tijdens de kantooruren ter inzage in het secretariaat. Wanneer een raadslid deze stukken buiten de gewone kantooruren wenst in te zien, dient hiervoor vooraf een afspraak te worden gemaakt met het secretariaat. De commissieleden mogen gebruik maken van het inzagelokaal in het gemeentehuis. Zij krijgen hiervoor een persoonlijke badge toegekend. Bij het gebruik van het inzagelokaal kunnen de commissieleden beschikken over een PC met toegang tot internet en over mogelijkheid tot printen en kopiëren. Artikel 9.- De elektronische inzage van documenten voor de commissie gebeurt voor alle commissieleden via Google Drive, ze worden gelijktijdig met de agenda op Google Drive geplaatst. Toelichting en technische uitleg Artikel 10.- Vertegenwoordigers in de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden worden op de gemeenteraadscommissie uitgenodigd om toelichting en feedback te geven bij geagendeerde punten. De commissieleden kunnen technische uitleg krijgen bij de dossiers en documenten door leden van de gemeentelijke administratie. Zij dienen hiervoor vooraf de betrokken ambtenaar te contacteren met een duidelijke omschrijving van hun precieze vraag. Er wordt een afspraak vastgelegd in onderling overleg tussen het raadslid en de ambtenaar. Afschriften Artikel 11.- De commissieleden kunnen gratis afschriften krijgen van de akten, stukken, digitale akten of stukken betreffende het bestuur van de gemeente. Zij mogen deze afschriften uitsluitend gebruiken voor de uitoefening van hun mandaat. De vraag om een afschrift te krijgen wordt gesteld aan de betrokken ambtenaar bevoegd voor het desbetreffende dossier. Artikel 12.- Afschriften van alle akten, stukken, digitale akten of stukken betreffende het bestuur van de gemeente worden voor eensluidend verklaard door de burgemeester en de secretaris. Uittreksels uit de notulen van de gemeenteraadscommissie worden voor eensluidend verklaard door de voorzitter en de secretaris van de commissie. Bezoekrecht Artikel 13.- De commissieleden hebben het recht om de gemeentelijke instellingen en diensten te bezoeken. Zij contacteren één week vooraf het bevoegde diensthoofd om de datum en het uur vast te leggen. Tijdens het bezoek aan een gemeentelijke inrichting moeten de commissieleden passief optreden, zij mogen de normale werking van de gemeentelijke instellingen niet hinderen. Het bezoekrecht van de commissieleden geldt niet aan zelfstandige instellingen met een eigen rechtspersoonlijkheid die ondergeschikt zijn aan de gemeente. Vraagstelling door de commissieleden Artikel 14.- De commissieleden hebben het recht schriftelijke en mondelinge vragen te stellen. Schriftelijke vragen waarop de commissieleden een antwoord wensen tijdens de zitting van de gemeenteraadscommissie worden ten laatste vijf dagen voor de zitting ingediend. Indien de vragen later worden ingediend, zullen deze eventueel pas op een volgende zitting worden beantwoord. Schriftelijke vragen van de commissieleden voor behandeling in de commissie worden ingediend via gemeenteraadscommissie@zedelgem.be met vermelding mededeling GRC + datum zitting. Mondelinge vragen van de commissieleden die gesteld worden ter zitting, worden - in de mate van het mogelijke - ter zitting beantwoord en uiterlijk op de daaropvolgende zitting van de commissie. Wijze van vergaderen Artikel 15.- De agendapunten en de aanvullende agendapunten worden in volgorde behandeld, tenzij de raad er anders over beslist. Artikel 16.- De agendapunten worden op de zitting van de commissie toegelicht door de vertegenwoordigers in de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Steeds worden de vertegenwoordigers in de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden uitgenodigd in functie van de geagendeerde punten. De voorzitter van de commissie kan aan de leden van de gemeentelijke administratie vragen om een technische toelichting te
5. 21.10.2013 geven. Ook externe deskundigen kunnen door de voorzitter gevraagd worden om de commissie te woord te staan over specifieke dossiers. De aanvullende agendapunten worden toegelicht door de indiener. Artikel 17.- Na de toelichting van het agendapunt vraagt de voorzitter wie wenst tussen te komen over het agendapunt. De voorzitter verleent het woord achtereenvolgens en in volgorde van de aanvraag. Wanneer afgeweken wordt van het onderwerp of de discussie eindeloos gerokken wordt, komt de voorzitter tussen. In dit geval beslist de voorzitter dat het raadslid wordt teruggeroepen tot de behandeling van het onderwerp of zelfs het woord verliest. Artikel 18.- Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, tenzij voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Elk lid dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Artikel 19.- Elke fractie mag wanneer ze aan het woord komt bij de bespreking van een agendapunt een tegenvoorstel formuleren of een amendement voorstellen. Het tegenvoorstel en/of de amendementen worden ter stemming gelegd vóór de stemming over het eigenlijke voorstel. Artikel 20.- Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van de commissie oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking. Artikel 21.- Wanneer de vergadering rumoerig wordt zodat het verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kan de voorzitter beslissen om de zitting te schorsen of te sluiten. De leden van de commissie moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten en van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Artikel 22.- Elk raadslid kan verzoeken om de zitting te schorsen voor overleg met zijn fractie. De voorzitter beslist over de schorsing en bepaalt de nodige duurtijd in overleg met de verzoeker. Stemming Artikel 23.- De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid klaar en duidelijk "ja", "nee" of "onthouding" te laten uitspreken in volgorde van hun zitplaats in de raad, te beginnen met rechts gezien van de plaats van de voorzitter. De voorzitter stemt het laatst. Tijdens de stemming mag niemand nog het woord nemen. Artikel 24.- Agendapunten waarover de commissieleden unaniem akkoord gaan worden door de voorzitter zonder afzonderlijke individuele mondelinge stemming als unaniem goedgekeurd verklaard. Artikel 25.- De geheime stemming geschiedt met stembriefjes. Voor de stemopneming wordt een bureau samengesteld bestaand uit de twee jongste commissieleden, bijgestaan door de secretaris. Elk raadslid mag als waarnemer de regelmatigheid van de stemopneming nagaan. Notulen Artikel 26.- De notulen vermelden in chronologische volgorde alle behandelde agendapunten. Er wordt geen woordelijk verslag gegeven van de bespreking, enkel een synthese van de verschillende opmerkingen en standpunten. Bij een unanieme stemming worden de namen van de commissieleden niet afzonderlijk in de notulen vermeld. Bij een verdeelde stemming vermelden de notulen de namen van de commissieleden die voor of tegen het voorstel stemden of zich onthielden. Een raadslid kan vragen om zijn tussenkomst (samengevat) en de rechtvaardiging van zijn stemgedrag in de notulen op te nemen. Artikel 27.- De ontwerpnotulen zijn ter inzage vanaf het ogenblik van verzending van de agenda voor de volgende zitting. Er wordt bij de opening van de vergadering geen lezing gegeven van de notulen van de voorgaande vergadering. De voorzitter vraagt op het einde van de zitting of de commissieleden opmerkingen hebben bij de notulen van de voorgaande vergadering. Indien er geen opmerkingen gemaakt worden voor het einde van de vergadering worden de notulen beschouwd als goedgekeurd. Vergoedingen Artikel 28.- Aan de commissieleden wordt een presentiegeld verleend voor hun aanwezigheid op elke vergadering van de commissie. Het presentiegeld van de commissieleden bedraagt 185 EUR per zitting, niet geïndexeerd. Artikel 29.- Commissieleden kunnen ten behoeve van de uitoefening van hun mandaat en voor de werking van de fractie gebruik maken van de infrastructuur van de gemeente (vergaderzalen, kopieertoestel, ) Zij dienen hiervoor de nodige afspraken te maken met het secretariaat. Artikel 30.- Als ondersteuning van de fracties worden o.a. de volgende naslagwerken aangeschaft door de gemeente: - gemeentedecreet - OCMW-decreet - praktisch handboek voor gemeenterecht Deze naslagwerken zullen door alle commissieleden geraadpleegd kunnen worden in het inzagelokaal. Openbaarmaking
6. 21.10.2013 Artikel 31.- Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergaderingen van de commissie worden ter kennis gebracht van het publiek op de website van de gemeente. Na de installatievergadering wordt in de Info een artikel geplaatst om hier kennis van te geven. Artikel 32.- De pers en de belangstellende inwoners, die erom verzoeken, worden op de hoogte gesteld van de agenda van de gemeenteraadscommissie via e-mail. Ook de aanvullende agendapunten worden via e-mail overgemaakt aan de pers en de belangstellende inwoners. Artikel 33.- De lijst met besluiten van de commissie wordt bekendgemaakt via de website van de gemeente. 4. Secretariaat - Wijze van rapporteren - beslissing De wijze van rapporteren werd behandeld in het huishoudelijk reglement, in het bijzonder in artikel 16. 5. Secretariaat - Intercommunales - Statutenwijziging Imewo - voorbereiding standpunt gemeenteraad De statutenwijzigingen worden overlopen, en hebben vooral betrekking op noodzakelijke aanpassingen in het kader van decretale bepalingen. De commissie adviseert positief op de agenda en de statutenwijzigingen. 6. Secretariaat - Intercommunales - Statutenwijziging IVBO - voorbereiding standpunt gemeenteraad De statutenwijzigingen worden overlopen, en hebben vooral betrekking op noodzakelijke aanpassingen in het kader van decretale bepalingen. Commissielid Jef Bogaert vraagt om een aanpassing op de voorgestelde wijziging van artikel 31 van de statuten. In de statutenwijziging staat als voorstel: Op verzoek van een raadslid vraagt het deelnemende bestuur om de notulen en alle stukken waarnaar in de notulen wordt verwezen, elektronisch ter beschikking te stellen. De vereniging stelt de gevraagde stukken elektronisch ter beschikking aan het deelnemende bestuur en het deelnemende bestuur bezorgt ze aan het raadslid. Commissielid Jef Bogaert vraagt een amendement om te bekomen dat de vereniging deze document automatisch aan het deelnemende bestuur te bezorgen. Op deze manier kunnen deze stukken ter beschikking gesteld worden via Google Drive. De commissie adviseert positief op de agenda en de statutenwijzigingen. 7. Secretariaat - Intercommunales - Statutenwijziging WVI - voorbereiding standpunt gemeenteraad Commissielid Valerie Roelens licht het verslag van de algemene vergadering van vrijdag 24 mei 2013 toe. Daarin wordt vooral gewezen op het vernieuwings- en veranderingsproces dat WVI wil doorlopen in de periode 2013-2018. De statutenwijzigingen worden overlopen, die vooral betrekking hebben op noodzakelijke aanpassingen in het kader van decretale bepalingen. Commissielid Jef Bogaert vraagt om een aanpassing op de voorgestelde wijziging van artikel 13 van de statuten. In de statutenwijziging staat als voorstel: Behoudens andersluidende bepalingen in het decreet, wordt de door de Raad van Bestuur vastgestelde agenda van de Algemene Vergadering uiterlijk dertig kalenderdagen voor haar zitting aan alle deelnemers verstuurd. Deze 30 kalenderdagen zullen in een aantal gevallen onvoldoende zijn om voldoende tijd te hebben om geagendeerd en behandeld te worden op de gemeenteraad. Het voorstel is om van die 30 kalenderdagen 50 kalenderdagen van te maken. Burgemeester Patrick Arnou vraagt het woord, en geeft aan dat op dergelijke bijeenkomsten weinig ruimte is voor discussie, en dat een amendering ter zitting moeilijk is. Hij stelt voor een brief te richten aan de intercommunales met de vraag om ofwel die 50 dagen in de statuten op te nemen, ofwel deze 50 dagen in de praktijk te hanteren.
7. 21.10.2013 8. Secretariaat - Intercommunales - Buitengewone algemene vergadering Finiwo - voorbereiding standpunt gemeenteraad De agenda van de buitengewone algemene vergadering wordt besproken. De zitting wordt gesloten om 21.30 uur. NAMENS DE RAAD: secretaris voorzitter