Privacyverklaring Infrax 1 Wat doet Infrax? Infrax CVBA, met zetel gevestigd te Koning Albert II-laan 37, 1030 Brussel, is een dochtermaatschappij van de hierna vermelde nutsmaatschappijen die actief zijn in de erbij vermelde sectoren (en die verder in deze verklaring als netbeheerders aangeduid worden): Elektriciteit Gas Kabeldistributie Riolering Infrax Limburg o.v.* X X X X Infrax West o.v. X X X X Iveg o.v. X X X PBE CVBA X X Riobra o.v. X *Infrax Limburg is op haar beurt aandeelhouder in de opdrachthoudende verenigingen Inter-aqua, Inter-energa en Inter-media die resp. eigenaar zijn van de riolerings-, elektriciteits- en gas- en kabeldistributienetten in Limburg. Via Infrax Limburg, treedt Infrax CVBA ook voor deze maatschappijen op. Infrax is actief in 126 gemeenten, waarvan 122 gemeenten gelegen zijn in het Vlaams Gewest en 4 gemeenten gelegen zijn in het Waals Gewest. Infrax legt de netwerken voor verdeling van energie, televisiesignalen en riolering aan, beheert en onderhoudt deze netten en sluit er klanten op aan. Naast deze technische activiteiten, verzorgt Infrax ook de verzameling van de meetgegevens, voor overdracht naar de energieleveranciers. Infrax staat ook in voor de openbare dienstverplichtingen, zoals sociale openbare dienstverplichtingen en acties voor rationeel energiegebruik (REG) en rationeel watergebruik (RWG). De welbepaalde investerings-, beheers- en exploitatietaken die Infrax verzorgt met betrekking tot de kabeldistributienetten gelegen in haar gebied, worden uitgevoerd in opdracht van Telenet. Infrax doet voor haar exploitatie-opdracht beroep op het personeel van de netbeheerders. Voor welbepaalde aangelegenheden doet Infrax ook beroep op derden (aannemers, studiebureau s, consultants, ). 1 9
2 Het gebruik van uw persoonsgegevens? Om haar wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen na te komen dient Infrax bij de uitvoering van haar activiteiten gebruik te maken van de persoonsgegevens van haar klanten. Deze persoonsgegevens omvatten onder meer (afhankelijk van de doelstelling en de noodzaak): identiteitsgegevens, adresgegevens, rijksregisternummer, verbruiksgegevens, gegevens over de technische aansluiting, gegevens met betrekking tot de uitbetaalde REG- en RWG-premies, eventueel: bedrijfsgegevens zoals het ondernemingsnummer en / of BTW nummer, voor zover het betrokken gegeven een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon betreft. Zij worden verder in deze verklaring aangeduid als gegevens. De privacy verklaring is van toepassing op alle activiteiten die Infrax voor de klanten uitvoert. 3 Hoe gaat Infrax om met uw gegevens? 3.1 Algemeen Infrax hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. In het kader van de activiteiten van Infrax worden gegevens ofwel bij de klant rechtstreeks opgevraagd, ofwel bekomen van derden, met name de energieleverancier, de drinkwatermaatschappij of Telenet. De gegevens die Infrax bijhoudt met betrekking tot haar klanten, worden opgeslagen in één of soms meerdere bestanden, zoals, maar niet hiertoe beperkt: een klantenbestand, een toegangsregister, een GIS-systeem, boekhouding. Infrax behandelt de gegevens overeenkomstig de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Volgende algemene principes zijn hierop van toepassing. Zij worden verder uitgewerkt in de rubrieken 2 tot en met 10: - De gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden: - de uitvoering van de wettelijke opdrachten van de netbeheerder; - de uitvoering van de reglementaire of contractuele verhouding(en) tussen de klant en de netbeheerder; - de uitvoering van de activiteiten die noodzakelijk zijn ingevolge de overeenkomst tussen de klant enerzijds en de energieleverancier, drinkwatermaatschappij en / of Telenet anderzijds; - enquêtering over uitgevoerde werken, leveringen of diensten bij de klanten, teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. 2 9
- De gegevens kunnen, onder bepaalde voorwaarden, aan derden overgemaakt worden, steeds met een maximaal respect voor de privacy. Als gegevens overdracht naar derden noodzakelijk is, zal de klant op voorhand geïnformeerd worden. - De gegevens worden niet bekend gemaakt aan andere derden dan de in deze privacyverklaring bedoelde derden en worden niet gebruikt voor onderzoek en ontwikkeling, promotionele, commerciële of direct marketing -doeleinden, zonder de uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming van de klant. - Toegang tot, controle van en eventuele verbetering van de gegevens zijn steeds mogelijk op eenvoudig, schriftelijk verzoek van de klant. - Infrax verbindt er zich toe om alle nodige maatregelen te treffen zodat de gegevens worden beschermd. 3.2 Wettelijk kader De verwerking van gegevens verloopt volgens de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de uitvoeringsbesluiten die hierbij horen. Infrax past de reglementering rond dataretentie en het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten toe indien van toepassing. Ingeval van vorderingen van een onderzoeksrechter of het openbaar ministerie, dient Infrax haar medewerking te verlenen. Onder bepaalde voorwaarden dienen gegevens overgemaakt te worden aan administratieve overheden die bevoegd zijn voor invordering van fiscale en sociaalrechtelijke vorderingen. Tot slot kan de behandelingen van de gegevens tevens onderworpen zijn aan de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en haar uitvoeringsbesluiten. 3.3 Samenwerking met derden Onze diensten kunnen gestart worden op basis van een aanvraag van een klant, of op initiatief van Infrax of op initiatief van een derde zoals de energieleverancier, de drinkwatermaatschappij, Telenet of een administratieve overheid. Dit gebeurt aan de hand van een aanvraagformulier op papier of via een aanvraag op internet, of een gegevensuitwisseling tussen Infrax en de derde. De gegevens kunnen in dat kader uitgewisseld worden met externe partijen zoals de energieleverancier, de drinkwatermaatschappij, Telenet, andere openbare besturen, op voorwaarde dat deze overdracht noodzakelijk is in het kader van de hierboven vermelde doeleinden. De klant wordt op voorhand geïnformeerd. In het kader van de energie- en telecom markt, hebben derden een specifieke taak in de dienstverlening. Zo staat de energieleverancier ondermeer in voor de levering en de facturatie van de verbruikte energie. De drinkwatermaatschappij draagt de decretale saneringsverplichting (afvoer 3 9
en zuivering van hemelwater en afvalwater). Telenet levert televisie- internet- en communicatieproducten aan haar klanten en geeft opdrachten aan Infrax tot het aansluiten van haar klanten en het uitbouwen van de netten. In het kader van sociale en ecologische openbaredienstverplichtingen (bijv.: de toekenning van een hoeveelheid gratis elektriciteit of de toekenning van premies voor energie- en waterbesparende investeringen) worden gegevens verkregen die in de bestanden van Infrax worden bijgehouden. Deze gegevens kunnen en moeten soms gedeeld worden met bepaalde overheidsinstanties (gemeente, provincie, Vlaams Gewest). De uitwisseling van gegevens met deze derden is noodzakelijk voor de realisatie van de integrale dienstverlening voor de klant. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen, kunnen de persoonsgegevens gebruikt worden voor enquêtering of voor informatiecampagnes met betrekking tot de wettelijke opdrachten van de netbeheerders en kunnen in dat verband overgemaakt worden aan derden waarop Infrax hiertoe beroep doet. De klant kan zich verzetten tegen dergelijk gebruik, bij het aanleveren van de gegevens aan Infrax. Bij een vermoeden van foutief gebruik door Infrax, dient de klant een schriftelijk, getekend en gedateerd verzoek te richten aan Infrax op het adres Koning Albert II-laan 37, 1030 Brussel. 3.4 Infrax website De toegang tot de websites van Infrax kan publiek of persoonsgebonden zijn. Bij publieke toegang kunnen een beperkt aantal gegevens rond uw surf profiel opgeslagen worden op het klantsysteem of in een centraal datasysteem. Dit gebeurt aan de hand van cookies of toegangslogging. De cookies worden gebruikt om de toegang tot sites te personaliseren, en zo vlugger en efficiënter te surfen. Elke browser kan ingesteld worden zodat cookies kunnen worden verwijderd, en uw surfprofiel niet kan gelezen worden. Volgende gegevens worden gelogd: IP adres, datum en uur van toegang. De gegevens verkregen uit cookies of logging worden gebruikt om de dienstverlening te optimaliseren en waar mogelijk bij te sturen. De persoongebonden toegang van de website wordt gebruikt voor het aanvragen van diensten aan Infrax, en kan leiden tot een reglementaire of contractuele verhouding tussen de klant en Infrax. De gegevens verkregen via deze weg, worden opgeslagen in de bestanden van Infrax en vallen onder de privacyverklaring. De gebruiksvoorwaarden inzake de website, zoals gepubliceerd op www.infrax.be en zoals van tijd tot tijd gewijzigd, zijn onverkort van toepassing. De laatste toepasselijke versie is terug te vinden op www.infrax.be. 4 9
3.5 Contactinformatie Om een goede dienstverlening te kunnen garanderen kan Infrax contactinformatie opvragen of bekomen van de klant, zoals het e-mail adres van de klant alsook diens telefoon- en/of gsm nummer. Deze gegevens kunnen opgeslagen worden voor interne verwerking en vallen onder de privacyverklaring. 3.6 Veiligheid en vertrouwelijkheid Infrax onderneemt de nodige stappen om de beveiliging van de gegevens te waarborgen. De maatregelen worden genomen op fysiek, elektronisch en organisatorisch vlak. Ze moeten ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies en ongeoorloofde wijziging uitsluiten. De maatregelen zijn opgenomen in een informatieveiligheidsbeleid van Infrax. De maatregelen inzake veiligheid van de gegevens en het informatieveiligheidsbeleid worden op geregelde tijdstippen onderworpen aan een externe audit teneinde hun doeltreffendheid te garanderen. 3.7 Termijn gedurende dewelke gegevens bijgehouden worden De aan de afnemers te verstrekken diensten dienen dagdagelijks geleverd te worden. Een permanente toegang tot en gebruik van de gegevens zijn noodzakelijk. De toegang wordt gevraagd voor een periode van 20 jaar vanaf 1 juli 2003 omdat rekening houdend met de verjaringstermijn vastgesteld in het Burgerlijk Wetboek (10 jaar) en met de bepalingen inzake stuiting en verjaring, het in geval van betwisting of rechtzetting nodig kan blijken om informatiegegevens tot 20 jaar terug in de tijd te controleren. 3.8 Recht op toegang en correctie De klant heeft recht op gratis toegang tot en consultatie van zijn gegevens. Eventuele onjuiste, onvolledige of niet pertinente gegevens kunnen desgevallend op verzoek van de klant verbeterd worden. Deze vraag dient gericht te worden aan Infrax door middel van een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek dat verzonden wordt aan Infrax CVBA, Koning Albert II-laan 37, 1030 Brussel. 5 9
3.9 Verantwoordelijkheid van de klant De door de klant ter beschikking gestelde gegevens worden opgeslagen in de systemen van Infrax. Het spreekt voor zich dat deze gegevens correct moeten zijn om een verdere, kwalitatieve dienstverlening mogelijk te maken. De klant wordt dus opgedragen juiste informatie te verstrekken, zorg te dragen voor de vertrouwelijkheid van eigen informatie (bijv.: toegangscodes), en actuele contactinformatie op te geven. 3.10 Overdracht van gegevens naar aanleiding van vragen van politie of gerechtelijke diensten In geval van een gerechtelijk onderzoek of een vraag van de politie, kunnen gegevens overgedragen worden in overeenstemming met de privacywetgeving, zonder voorafgaand akkoord van de klant. 6 9
Het project Slimme meters 1 Algemeen Infrax voert onder impuls van de Europese Unie in overleg met en onder toezicht van de Vlaamse regulator voor de elektriciteits- en gasmarkt (VREG) een onderzoeksproject uit dat de plaatsing inhoudt van zgn. slimme meters bij de klanten aangesloten op haar elektriciteits- en aardgasnetten. De doelstelling van het gebruik van slimme meters is een antwoord te bieden op het veranderende energielandschap in de processen gaande vanaf de producent naar de klant. Decentrale productie waaronder de productie via zonnepanelen vereisen een betere netwerkcontrole om de kwaliteit van de spanning en de dienstverlening op peil te houden. Dit vereist een slim net, waar de slimme meter een integraal deel van uitmaakt. De uiteindelijke doelstelling die men hiermee wil bereiken is een aanzienlijke toename van energie-efficiëntie en energiebesparing voor de klant. Meer informatie over dit onderzoeksproject kan u terugvinden op www.slimmemeters.be (website in beheer van de VREG). 2 Privacy en slimme meters Infrax is in nauw overleg met de Privacycommissie over de uitrol van de slimme meters. De Privacycommissie heeft al principieel gesteld dat zij zich achter de doelstelling schaart die aan de basis ligt voor de uitrol van de slimme meters (komen tot meer energie-efficiëntie en energiebesparing) De Privacycommissie heeft reeds een aanbeveling opgemaakt met betrekking tot de na te leven beginselen bij slimme meters (Aanbeveling nr. 04/2011 van 15 juni 2011). Infrax zal de beginselen in de Aanbeveling van de Privacycommissie maximaal naleven. 3 Concreet Bij het veranderen van de klassieke meters naar slimme meters ( onder impuls van Europa) worden een aantal activiteiten uitgevoerd die een impact hebben op de persoonsgegevens. 3.1 Onderzoeksproject In het kader van een onderzoeksproject worden een 50 000-tal (waaronder 10 000 voor Infrax) slimme meters geplaatst bij klanten over gans Vlaanderen. De verzameling van verbruiksgegevens bij deze klanten verloopt op een dubbele manier: de meteropnemer komt periodiek langs en tegelijkertijd zal de meterstand digitaal uitgelezen worden. Zodra bevestigd is dat het automatisch uitlezen 100% correct werkt, komen meteropnemers niet meer lokaal opnemen. 7 9
3.2 Uitrol van het project In een eerste fase wordt het werk voor plaatsing van de slimme meter voorbereid. Bij de werkvoorbereiding kunnen foto s genomen worden van de meteropstelling, deze foto s worden gebruikt voor de kwalitatieve en efficiënte plaatsing van de slimme meter. Wij nemen een foto van de meetinstallatie voor en na de uitvoering van de werken voor de plaatsing en installatie van de slimme meter teneinde in het voordeel van beide partijen nadien iedere discussie uit te sluiten over eventuele schade die hiermee zou gepaard gaan. Wij dragen er zorg voor dat bij het nemen van de foto geen andere delen van de ruimte gefotografeerd worden dan onze eigen installatie. U kan dit onmiddellijk ter plekke controleren en desnoods vragen de foto te wissen en een nieuwe foto te nemen. Ook nadien heeft u ten allen tijde het recht op toegang tot, controle en verbetering van deze gegevens. Voorbeeld van foto voor de plaatsing: 8 9
Foto van de meetinstallatie: Infrax zal de gemaakte foto s niet langer bewaren dan absoluut noodzakelijk is met het oog op de gestelde doelstellingen. 4 Gebruik van de slimme meters De verbruiksgegevens van een slimme meter worden om het kwartier via een datanetwerk naar een centraal verwerkingssysteem opgeladen. De waardes voor elektriciteit zijn maximaal 1 keer per kwartier, de waardes voor gas maximaal om het uur. Tijdens het onderzoeksproject zal blijken of deze frequentie moet aangepast worden. Tijdens het onderzoeksproject worden de persoons- en gebruiksgegevens niet verstuurd naar de respectievelijke energieleveranciers en blijven deze exclusief bij Infrax. De aanrekening van energie blijft dus op de traditionele manier verlopen. Na deze onderzoeksfase zullen meetgegevens van klanten via een automatisch meter management systeem worden overgedragen aan energieleveranciers. 9 9