PRIVACYREGLEMENT Huisartsenpraktijk Franssens & Hassink- Franke Doel en reikwijdte van het privacyreglement Doel van het reglement is een vastlegging van de maatregelen die huisartsenpraktijk Franssens & Hassink- Franke heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met patiëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd en niet- geautomatiseerd) van patiëntgegevens, die in een bestand zijn of worden opgenomen. Afspraken 1. Verzamelen en verwerken van patiëntgegevens a) Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld. b) Gegevens kunnen worden verzameld tijdens (telefonische) consulten, behandelingen of anderszins. c) Doeleinden zijn: - Kernfunctie: gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht); - Gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en de praktijkaccreditering. Gegevens zullen dan alleen geanonimiseerd gebruikt worden; - Andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen (informatie aan bijv. verzekering. Hiertoe dienst er een schriftelijk en ondertekend toestemmingsformulier van de patiënt aanwezig te zijn). 2. Verwerking van algemene patiëntgegevens, gezondheidsgegevens, erfelijke gegevens a) Algemene patiëntgegevens worden alleen in de praktijk verwerkt, indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan: - de patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend; - verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt; - verwerking is noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen. Dat kan bijvoorbeeld zijn bij infectieziekten, met gevaar voor besmetting van andere mensen(zgn. meldingsplichtige infectieziekte 1 ); - verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt. b) Gezondheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan: - verwerking gebeurt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening waar de patiënt een behandelrelatie mee heeft of zal krijgen na verwijzing: - verwerking gebeurt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel 1 http://www.rivm.nl/onderwerpen/m/meldingsplicht_infectieziekten/welke_infectieziekten_zijn_melding splichtig
- - - - voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst. Hiervoor dient een ondertekende toestemmingsverklaring van de patiënt aanwezig te zijn, een mondelinge toestemmingsverklaring volstaat niet. Het is een vaste gewoonte in onze praktijk om patiënten ten behoeve van het invullen gegevens in deze situatie op consult uit te nodigen. Er wordt altijd een kopie van de verstrekte informatie bewaard op de praktijk. Verwerking gebeurt op verzoek van de GGD bij besmettelijke ziektes, die de wettelijke verplichting tot melding met zich mee brengen. Verwerking gebeurt op verzoek van instanties als politie en advocaat uitsluitend na schriftelijke toestemming van de patiënt. Verwerking op verzoek van de Raad van Kinderbescherming gebeurt volgens de wettelijke regels en de Meldcode Kindermishandeling en huiselijk geweld 2. Verwerking gebeurt op verzoek van familieleden ook alleen met toestemming van de patiënt. c) Erfelijkheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende patiënt zelf, tenzij: - een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of - de verwerking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek. 3. Organisatie van de informatiebeveiliging De huisartsenpraktijk heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld. a) Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding. b) Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk. c) Patiëntgegevens worden bij leven van de patiënt bewaard zolang de patiënt bij ons staat ingeschreven. Na verzoek tot overschrijving van de patiënt naar een andere huisarts wordt het originele dossier overgedragen aan de nieuwe huisarts. Voor zover mogelijk gebeurt dit elektronisch via beveiligde verbinding via Zorgfile. Het eventueel aanwezige papieren dossier wordt per aangetekende post verstuurd naar de nieuwe huisarts. d) Na overlijden van de patiënt worden de gegevens gearchiveerd. De Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Geneeskunst (KNMG) adviseert de gegevens te bewaren zoveel langer dan 15 jaar als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. In de meeste gevallen is het echter niet te voorspellen of zich een vraag van familieleden m.b.t. erfelijkheidskwesties zal voordoen. Indien dit wel het geval is, zal er gehandeld worden conform de richtlijn van de KNMG. e) De digitale gegevens verzameling wordt vastgelegd in het elektronisch patiënten dossier (Omnihis ). Dit elektronisch patiënten dossier wordt via ASP (Application Service Provider) van Futec onderhouden. Deze organisatie hanteert een hoge mate van betrouwbaarheid, veiligheid en beschikbaarheid van hun computer- servers en verbindingen via VPN van Futec naar de praktijk en naar de thuiswerkplekken. Tevens wordt gezorgd voor back- up van de gegevens. Ze voldoet aan de door de overheid verplichte normering van een GBZ (Goed Beheerd Zorgsysteem). Daarnaast wordt er ook 2 http://knmg.artsennet.nl/publicaties/knmgpublicatie-meldcode/61650/meldcode-kindermishandelingen-huiselijk-geweld-2014.htm
gewerkt met de meest recente NEN- normering voor ICT- beveiliging. Onder meer is daar in geborgd, dat de medewerkers van Futec geheimhoudingsplicht hebben en tevens is onbevoegde toegang tot de vestiging van Futec niet mogelijk. f) Via de bovenvermelde ASP leverancier hebben we in de HAGRO (HuisArtsenGROep) BunnikOdijkWerkhoven ook de onderlinge waarneming tijdens vakanties en andere waarneemsituaties geregeld. Daarbij wordt er gewerkt in het elektronische dossier van de eigen huisarts, uiteraard na (mondelinge) toestemming van de patiënt. De patiënt geeft bij inschrijving schriftelijk (aanvinken op het inschrijfformulier) aan dat zij akkoord gaan met inzage door de huisartsen en diens assistente tijdens waarneming. g) De praktijk levert anoniem gegevens aan Preventzorg (www.preventzorg.nl) een coöperatie ten behoeve van kwaliteitsbevordering van de zorg aan chronisch zieken: Diabetes Mellitus, COPD en astma en Hart- en Vaatziekten. Door deze verzameling van gegevens kan er aan zogenaamde benchmarking worden gewerkt (onze positie ten opzichte van andere praktijken op een aantal kwaliteitskenmerken). Tevens wordt de verzameling van gegevens verplicht gesteld door de verzekeraars in het kader van kwaliteitsbevordering. Deze gegevens worden verzameld via IPCI (Interdisciplinary Processing of Clinical Information), die hoge normen gebruikt ter anonimiseren van de patiënten gegevens. 4. Rechten van de patiënt a) De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem zijn verzameld en verwerkt. b) De patiënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een schriftelijk verzoek van de patiënt en de praktijk kan hiervoor een redelijke en gangbare vergoeding vragen. c) De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn. d) De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens. e) Verwijdering, aanvulling of correctie van gegevens kunnen in zeldzame gevallen door de praktijk worden geweigerd als dit noodzakelijk is ter bescherming van een aannemelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van en (wettelijk) voorschrift vereist is. Er moeten dus zwaarwegende medische of juridische bezwaren zijn. f) Wanneer de patiënt vindt dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk. De klacht kan schriftelijk of mondeling bij de praktijk ingediend worden, of via de website www.franssenshassink.uwartsonline.nl. g) Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats. 5. Gedrag medewerkers in de praktijk a) Alle medewerkers van de huisartsenpraktijk Franssens&Hassink- Franke worden geacht te handelen in het kader van het medisch beroepsgeheim; dit geldt zowel voor medewerkers in dienstverband als voor medewerkers die waarnemen/stage lopen. Dit beroepsgeheim ziet de huisartsenpraktijk als een voornaam gegeven in het kader van onze zorgverlening. b) Voor medewerkers in dienst is dit medisch beroepsgeheim vast gelegd in hun contract. Voor medewerkers niet in vast dienstverband is, een formulier opgesteld waarmee dit schriftelijk wordt vastgelegd. Zie bijlage.
c) Dit medisch beroepsgeheim geldt voor alle informatie over patiënten die de medewerker ter kennis komt, en geldt voor onbepaalde tijd (dus ook als medewerker niet mee in dienst is). d) Alle medewerkers binnen onze praktijk wordt geacht grote zorgvuldigheid te betrachten in de gesprekken met de patiënten aan de balie of elders ter waarborging van een maximum aan privacy voor de patiënt. Tevens wordt er voor gewaakt dat er geen patiëntgegevens van andere patiënten zichtbaar zijn voor bezoekers van de praktijk. 6. Publicatie privacyreglement Dit privacy reglement van huisartsenpraktijk Franssens&Hassink- Franke treedt in werking op 15-08- 2015 en is gepubliceerd op de website van de praktijk www.franssenshassink.uwartsonline.nl en is tevens ter inzage in de praktijk. Er wordt kennis gegeven van dit document via een mededeling in de wachtkamer en op onze website. Bijlagen: Ondertekening vaste praktijkmedewerkers Verklaring medisch beroepsgeheim tijdelijke praktijkmedewerker
Ondertekening Privacy reglement Vaste medewerkers huisartsenpraktijk Franssens&Hassink- Franke M. Franssens, huisarts L.J.A. Hassink- Franke, huisarts G.H. van Vliet- Hiensch, assistente J.M.M. Onwezen, assistente J.A. Markusse, praktijkondersteuner H.M.G. Vernooij, praktijkondersteuner
Beroepsgeheim tijdelijk medewerker Ondertekening tijdelijke praktijkmedewerker huisartsenpraktijk Franssens&Hassink- Franke. Hierbij verklaar ik dat ik gedurende mijn werkzaamheden in bovenvermelde huisartsenpraktijk mijzelf houd aan het medisch beroepsgeheim. Tevens verklaar ik dat ik ook na mijn werkzame periode bij bovengenoemde praktijk, alle informatie die tijdens deze werkzaamheden in vertrouwen tot mij is gekomen, geheimhouding zal betrachten. Naam en geboortedatum: Plaats en Datum: Handtekening: